INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI UNIA EUROPEJSKA UNIA EUROPEJSKA WYBRANE ZAGADNIENIA Z ZAKRESU KONTROLI PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW Piotr Makuch Wydział Kontroli Zamówień Publicznych NFOŚiGW Narodowy Narodowy Fundusz Fundusz Ochrony Ochrony Środowiska Środowiska i Gospodarki i Gospodarki Wodnej Wodnej
PROPOZYCJE ZAGADNIEŃ DO OMÓWIENIA: UNIA EUROPEJSKA 1. Kontrola procedur zawierania umów podstawowe regulacje, zasady, zakres działań NFOŚiGW, istotne elementy procedury. 2. Kontrola wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych prowadzona na etapie weryfikacji wniosku o płatność - aneksy, tryby niekonkurencyjne, w świetle wydanych zaleceń nr 12 i 15 oraz ostatnich pism MRR 3. Aktualizacja harmonogramów postępowań (wykazów zamówień) w ramach projektu i wewnętrznych regulaminów zawierania umów. 4. Wyłączenie z wniosków o płatność wydatków wynikających z umów objętych kontrolą procedur zawierania umów (dotyczy kontroli NFOŚiGW i Prezesa UZP). 5. Weryfikacja wyników kontroli Prezesa UZP. 6. Stanowisko MRR w zakresie stosowania taryfikatora przy ustalaniu stawki korekty oraz stosowania metody dyferencyjnej.
DOKUMENTY REGULUJĄCE ZASADY KONTROLI PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW W RAMACH POIiŚ 1) Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ (w tym załącznik nr 2). 2) Wytyczne z dnia 21.06.2011 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. 3) Zalecenia wydawane przez MRR: a) Nr 6 z 18.05.2010 r. dot. stosowania taryfikatora; b) Nr 9 z 26.11.2010 r. dot. naruszeń stwierdzonych przez audyt KE; c) Nr 12 z 16.12.2010 r. dot. kontroli wniosków o płatność; d) Nr 15 z 26.07.2011 r. dot. interpretacji pkt. 6.4.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków; e) Nr 16 z 26.07.2011 r. dot. interpretacji zasady jawności. 4) Instrukcja Wykonawcza rozdział 13 i 17, ale również 19, 21, 25 oraz załączniki 13-1.1, 13-1.2 i 13.1-3.
DZIAŁANIA KONTROLNE W ZAKRESIE PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW PROWADZONE PRZEZ WKZ Kontrole projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (kontrole doraźne); Kontrole procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem, w tym: Kontrole planowe; Kontrola zmian w umowach; Kontrola umów zawartych w trybach niekonkurencyjnych; Weryfikacja wewnętrznych procedur zawierania umów/regulaminów Kontrole na miejscu realizacji projektu (wspólnie z DT); Inne kontrole doraźne (nie ujęte w planie, na wniosek beneficjanta, koordynatora, w wyniku zmiany harmonogramu kontraktowania itp.); Czynności nie mające charakteru kontroli: analiza wyników kontroli Prezesa UZP i innych organów, wydawanie opinii dot. zgłaszanych wątpliwości lub problemów, weryfikacja pod kątem ustaleń audytu KE.
TRYBY KONTROLI Kontrola planowa prowadzona na podstawie planów kontroli (po podpisaniu umowy o dofinansowanie); Kontrola doraźna prowadzona poza planem kontroli, gdy konieczność jej przeprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie zatwierdzania planu kontroli; Kontrola ex-ante prowadzona przed podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą; Kontrola ex-post prowadzona po podpisaniu umowy z wykonawcą.
KONTROLE PROJEKTÓW ZAAWANSOWANYCH FINANSOWO LUB ZAKOŃCZONYCH PRZED PODPISANIEM UMOWY O DOFINANSOWANIE Celem kontroli jest upewnienie się, że projekt przed podpisaniem umowy o dofinansowanie był realizowany zgodnie z zasadami i regułami obowiązującymi w ramach POIiŚ; Zaawansowanie finansowe projektu jest oceniane według stanu na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie; Kontrole prowadzone są w trybie doraźnym po podjęciu decyzji o przyznaniu projektowi dofinansowania, a w przypadku dużych projektów po przekazaniu przez IZ wniosku o dofinansowanie do KE; Podstawą przeprowadzenia kontroli jest oświadczenie beneficjenta o poddaniu się kontroli załączane do wniosku o dofinansowanie; Zakończenie kontroli jest warunkiem podpisania z beneficjentem umowy o dofinansowanie (w szczególnych przypadkach możliwe jest przeprowadzenie kontroli po podpisaniu umowy lecz nie później niż przed realizacją pierwszego wniosku o płatność); Wynik kontroli powinien zostać uwzględniony przy określaniu kwoty wydatków kwalifikowanych.
KONTROLE PROJEKTÓW ZAAWANSOWANYCH FINANSOWO LUB ZAKOŃCZONYCH PRZED PODPISANIEM UMOWY O DOFINANSOWANIE Zasady doboru postępowań do kontroli: Dla umów objętych zakresem stosowania ustawy Pzp co najmniej jedna umowa dla każdego projektu zawarta na najwyższą kwotę oraz wszystkie postępowania prowadzone w trybie innym niż podstawowy; Dla umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp co najmniej jedna umowa zawarta na najwyższą kwotę. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrola może zostać rozszerzona na pozostałe umowy w ramach projektu. Kontrola jest prowadzona w trybie ex-post.
KONTROLE PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW DLA ZADAŃ OBJĘTYCH PROJEKTEM Celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia przez beneficjenta procedury, o której mowa w umowie o dofinansowanie projektu; Kontrola prowadzona jest na próbie umów - doboru próby dokonuje się poprzez wybranie do kontroli umowy o najwyższej wartości w ramach projektu z tych umów, które nie były kontrolowane i nie podlegają kontroli Prezesa UZP; W przypadku umów do których stosuje się Pzp, kontrola obejmuje wszystkie postępowania prowadzone w trybach inny niż podstawowy;
KONTROLE PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW DLA ZADAŃ OBJĘTYCH PROJEKTEM Minimalna wartość poddawanych w kontroli umów w ramach każdego projektu wynosi 20% z ogólnej planowanej przez beneficjenta szacunkowej wartości zamówień przedstawionej przez niego we wniosku o dofinansowanie (tabela D - Harmonogram realizacji projektu); Jeżeli wartość umów wybranych do kontroli w ramach projektu nie wyczerpuje 20% szacunkowej wartości zamówień przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, pozostałe umowy do kontroli są wybierane losowo; Umowy podlegają kontroli ex-ante albo ex-post (w przypadku umów, do których stosuje się Pzp) oraz ex-post (w przypadku umów, do których nie stosuje się Pzp.
INNE DZIAŁANIA KONTROLNE W ZAKRESIE PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW Kontrole doraźne nie ujęte w planie kontroli; Weryfikacja wewnętrznych procedur beneficjenta dot. procedur zawierania umów; Kontrola prawidłowości zawierania zmian do umów; Kontrola zawierania umów w trybach niekonkurencyjnych (w tym zamówień dodatkowych i uzupełniających) tylko w przypadku Pzp; Weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność ma na celu upewnienie się, że wydatki zostały poniesione na podstawie umów zawartych zgodnie z odpowiednimi procedurami (na podstawie wyników kontroli procedur zawierania umów przeprowadzonych zgodnie z metodyką wyboru umów do kontroli) Weryfikacja wyników obligatoryjnych kontroli przeprowadzonych przez Prezesa UZP Analiza postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed 24 października 2008 roku pod kątem ustaleń audytu KE.
WRAŻLIWE ELEMENTY PROCEDUR WYMAGAJĄCE SZCZEGÓLNEJ UWAGI 1. Opis procedur zawierania umów zawarty we wniosku o dofinansowanie. 2. Negocjacje odbywające się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (harmonogram kontraktowania, podział zamówień na części, tryby niekonkurencyjne, przewidywane problemy z kwalifikowaniem wydatków). 3. Właściwe przygotowanie dokumentacji przetargowej i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia. 4. Aktualizacja harmonogramu kontraktowania, informacji o kwalifikowaniu środków, kontrolach prowadzonych przez inne organy. 5. Czynności kontrolne przekazywanie dokumentów, udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień, proces odwoławczy, postępowanie z korektami. 6. Umowy nie podlegające kontroli zgodnie z procedurami: nie objęte planem kontroli, o wartości poniżej 14 tyś euro, nie objęte Pzp a zawierane w trybach niekonkurencyjnych, zmiany do umów zawartych na podstawie Kc.
SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W ŚWIETLE ART. 32 UST. 2 i 4 PZP Zamawiający zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy Pzp nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Zamawiający zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp, jeżeli dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W ŚWIETLE ART. 32 UST. 2 i 4 PZP W celu stwierdzenia, czy wartości zamówień należy sumować (innymi słowy uznać za jedno zamówienie, choć udzielone w częściach), należy wziąć pod uwagę zaistnienie w konkretnych okolicznościach faktycznych następujących przesłanek: - zamówienia mają takie same lub podobne przeznaczenie, - zamówienia są nabywane w celu realizacji z góry przyjętego zamierzenia, - zamówienia może zrealizować jeden wykonawca, - zamówienia nabywane są w przewidywalnym czasie. W przypadku zaistnienia ww. okoliczności, zamawiający jest uprawniony, zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp, udzielić danego zamówienia w częściach w toku odrębnych postępowań, ale zobowiązany jest w każdym z tych postępowań stosować przepisy właściwe dla łącznej wartości wszystkich części (Informacja z dnia 11 czerwca 2010 r. o wyniku kontroli Prezesa UZP postępowania o udzielenie zamówienia na Dostawę 5 stacji bazowych AIS wraz z aktualizacją oprogramowania sieciowego).
ISTOTNE ELEMENTY Z ZAKRESU PROCEDUR ZAWIERANIA UMÓW UNIA EUROPEJSKA Warunki udziału w postępowaniu czy są adekwatne do przedmiotu zamówienia (np. wymagane doświadczenie wykonawcy, zakres uprawnień i doświadczenie personelu, wymagania finansowe, dokumenty składane na potwierdzenie tych warunków) oraz czy nie mają charakteru ograniczającego dostęp do zamówienia lub naruszającego zasady uczciwej konkurencji; Opis przedmiotu zamówienia jego kompletność, nieuzasadnione stosowanie nazw własnych, niedopuszczenie rozwiązań równoważnych lub nieopisanie zasad równoważności, opis wskazujący na konkretne rozwiązania; Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy spójność umowy z postanowieniami SIWZ, szczególnie w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, terminów realizacji i zasad płatności. Poza tym: przewidywane możliwości dokonania zmian umowy, zasady ubezpieczania przedmiotu umowy, kary umowne, odbiór przedmiotu umowy, rękojmia i gwarancja. W przypadku zmian umów (aneksów) i umów w trybach niekonkurencyjnych: zgodność z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie, formalizm prawny (zachowanie formy pisemnej, reprezentacja stron), uzasadnienie potwierdzające wypełnienie przesłanek wynikających z Pzp
Kontrola wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych prowadzona na etapie weryfikacji wniosku o płatność - aneksy, tryby niekonkurencyjne, w świetle wydanych zaleceń nr 12 i 15 oraz ostatnich pism MRR i stanowiska NF przesłanego do MRR Główne postanowienia: - Opiniowanie pod kątem zgodności z Pzp wszystkich aneksów zwiększających wartość umowy podstawowej przed zatwierdzeniem wniosku o płatność; - Co do zasady niekwalifikowanie wydatków ponad wartość umowy podstawowej, - Niekwalifikowanie wydatków ponoszonych w trybach niekonkurencyjnych; - Zasady kwalifikacji wydatków poniesionych w związku z robotami dodatkowymi, zamiennymi, zwiększeniem obmiaru; - Ostatnio zmiana podejścia MRR warunkowe dopuszczenie możliwości kwalifikacji ww. wydatków w przyszłości (aktualnie trwają w tej sprawie konsultacje).
ZASADY KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW WYNIKAJĄCYCH ZE ZMIAN DO UMÓW I POSTĘPOWAŃ W TRYBACH NIEKONKURENCYJNYCH W UJĘCIU CZASOWYM 1. Zmiany i postępowania zawierane do 15.12.2010 r. kontrola zgodności z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie oraz pod kątem wypełnienia przesłanek wynikających z Pzp. 2. Zmiany i postępowania zawierane od 16.12.2010 r. do 21.07.2011r. kontrola zgodności z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie i przesłankami wynikającymi z Pzp oraz dodatkowo pod kątem zasad zawartych w Zaleceniach IZ nr 12/2010. 3. Zmiany i postępowania zawierane po 21.07.2011 r. kontrola zgodności z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie i przesłankami wynikającymi z Pzp oraz dodatkowo pod kątem zasad zawartych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków z 21.06.2011 r.
ZALECENIA NR 12/2010 UNIA EUROPEJSKA Objęcie pełną kontrolą (100%) wydatków wynikających ze zmian do umów w zakresie zwiększającym cenę w stosunku do umowy podstawowej i zamówień w trybach niekonkurencyjnych; Kwalifikowane są zwiększenia wynikające ze zmian obmiarowych (w ramach pozycji przedmiaru) i na zasadach określonych w umowie (np. waloryzacja); Wydatki wynikające ze zmian polegających na zwiększeniu zakresu (wprowadzenie nowej pozycji przedmiaru) winny podlegać tymczasowemu wyłączeniu; Wydatki związane z robotami zamiennymi mogą być kwalifikowane warunkowo (m.in. zawarcie aneksu, kwalifikacja do wysokości wartości robót zastąpionych); Wydatki związane z umowami w trybach niekonkurencyjnych wymóg przedłożenia protokołu z postępowania wraz z umową (ważne: protokół winien zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne).
WYTYCZNE Z 21.06.2011 r. UNIA EUROPEJSKA 1. Co do zasady niekwalifikowanie wydatków związanych z: zmianą do umów w zakresie zwiększającym cenę w stosunku do ceny umowy podstawowej; zamówień w trybie z wolnej ręki i negocjacji bez ogłoszenia; w zakresie zamówień na roboty- zmian do umów w zakresie prowadzącym do zwiększenia pozycji przedmiaru robót w stosunku do zakresu przewidzianego w kosztorysie ofertowym i w konsekwencji zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy (chodzi o nowe pozycje przedmiarowe). 2. Wydatki wskazane w pkt. 1 mogą być kwalifikowane warunkowo (patrz następna strona). 3. Niekwalifikowanie wydatków związanych ze zwiększeniem wynagrodzenia w umowach rozliczanych metodą ryczałtową. 4. Zmiany w umowach zawieranych na podstawie K.c. wydatki związane z wykonaniem robót podstawowych oraz robót dodatkowych (w rozumieniu pkt. 6.4.2 Wytycznych) są kwalifikowane do wartości zamówienia podstawowego).
WYTYCZNE Z 21.06.2011 r. WARUNKOWE KWALIFIKOWANIE WYDATKÓW 1. Właściwa IP wyrazi zgodę na deklarowanie tych wydatków (wniosek); 2. W przypadku zamówień w trybie z wolnej ręki beneficjent zamieści obligatoryjne ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, o którym mowa w art. 66 ust. 2 Pzp. 3. W przypadku trybów niekonkurencyjnych beneficjent przedłoży protokół z postępowania wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym. 4. Wydatek zostanie pozytywnie zaopiniowany przez IW pod kątem zgodności z prawem krajowym i wspólnotowym w dziedzinie zamówień publicznych. 5. W przypadku robót zamiennych: zostały zrealizowane na podstawie aneksu do umowy; dofinansowaniem mogą być objęte wydatki tylko do wysokości wartości zastąpionych elementów zamówienia podstawowego ujętych w kosztorysie ofertowym; produkt końcowy osiągnięty w wyniku zastosowania robót zamiennych jest zgodny z określonym w zamówieniu podstawowym.
INNE ZAGADNIENIA WYMAGAJĄCE PRZYPOMNIENIA I/LUB DOPRECYZOWANIA 1. Konieczność stałego śledzenia projektu pod kątem realizacji planowanych zamówień oraz pamiętanie o konieczności aktualizacji harmonogramów postępowań (wykazów zamówień) i wewnętrznych regulaminów zawierania umów (również w przypadku zmian Wytycznych). 2. Wyłączenie z wniosków o płatność wydatków wynikających z umów objętych aktualnie kontrolą procedur zawierania umów (dotyczy kontroli NFOŚiGW i Prezesa UZP). 3. Weryfikacja wyników kontroli Prezesa UZP obejmuje nie tylko wpływ stwierdzonych naruszeń na wynik (ważność) postępowania, ale również konsekwencje finansowe wynikające z taryfikatora (korekta). 4. Zalecenia MRR dot. stosowania taryfikatora przy ustalaniu stawki korekty: nie stosowanie metody dyferencyjnej, zmniejszanie maksymalnej stawki korekty jedynie w wyjątkowych przypadkach. 5. Wydatki poniżej progu Pzp (14 tyś euro) posiadanie dokumentów potwierdzających dokonanie rozeznania rynku, wprowadzenie zasad dokonywania rozeznania do procedur wewnętrznych beneficjenta oraz dostosowanie ich do zmienionych ostatnio Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. W przypadku przedkładania wraz z wnioskiem o płatność takich wydatków, należy dołączyć oświadczenie o dokonaniu w odniesieniu do nich rozeznania rynku zgodnie z Wytycznymi i wewnętrznymi regulacjami Beneficjenta.
Dziękuję za uwagę Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ul. Konstruktorska 3a 02-673 Warszawa www.nfosigw.gov.pl