Gdynia, dnia 18 grudnia 2012 roku ZAPYTANIE OFERTOWE na umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym numer sprawy:186/zo/2012 I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO, NUMER TELEFONU, NUMER FAKSU, DNI I GODZINY PRACY: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia numer telefonu: 0-58-623-33-12 numer faksu: 0-58-623-30-22 Dni i godziny pracy Zamawiającego: poniedziałek-piątek (dni robocze) w godz. 8.00 14.00 II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): 1. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym. a) Warunki minimalne jakie powinien spełniać serwer: procesor o minimalnej prędkości 2GHz, oraz nie mniej niż 2 fizyczne rdzenie; pamięć minimum 2 GB RAM; 50 GB przydzielonej pamięci dyskowej na dyskach SCSI lub SAS ponad wymagania dotyczące oprogramowania zainstalowanego na serwerze; możliwość dowolnego podziału powierzchni; transfer minimum 25 Mb/s; posiadanie innego łącza internetowego od innego dostawcy o minimalnej przepustowości 2 Mb/s, które będzie uruchamiane na wypadek awarii łącza podstawowego miesięczny limit ruchu z/do serwisu 600 GB; własny unikalny adres IP; zasilanie awaryjne min. 4 godziny; zamawiający dopuszcza serwer wirtualny, ale o parametrach wyszczególnionych w specyfikacji. b) oprogramowanie i specyfikacja serwera: system operacyjny Linux; PHP 5.3.x; PostgreSQL 9.0 serwer MySQL 5.1.x; dostęp SSH do konta administratora; 1/10
obsługa szyfrowanych połączeń (SSL); Image Magic; CGI; Perl 5.8.x; dostęp do wybranych stron przy użyciu haseł; statystyki użytkowania serwisu www; konta na serwerze FTP bez ograniczeń liczby kont; dostęp do logów serwera WWW i FTP; panel administracyjny - istnieje już gotowy panel administracyjny do zarządzania serwisem www.wybieramekotransport.pl. Funkcjonalność panelu polega na możliwości wgrywania plików, zamieszczania i edycji aktualności itd. Zadaniem Wykonawcy będzie umieścić panel, który został wcześniej utworzony na serwerze, zachowując jego funkcjonalność, Zamawiający nie musi mieć pełnego dostępu do serwera na poziomie Administratora. 2. WYKONAWCA będzie zobowiązany do: a) Utrzymywania gotowości przyjęcia zgłoszenia od Zamawiającego dotyczącego awarii serwisu: telefonicznie: 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu elektronicznie: poniedziałek piątek od 9.00 do 17.00 b) Zapewnienia pełnego dostępu do serwisu (modyfikacja, kopiowanie, kasowanie, tworzenie nowych plików i katalogów wraz z udostępnieniem wszelkich niezbędnych do tego celu loginów i haseł). c) Zapewnienia dostępu do serwisu oraz wszelkiej pomocy w zakresie prawidłowego funkcjonowania serwisu podmiotom wskazanym przez Zamawiającego w zakresie ustalonym przez Zamawiającego. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był wykonany zgodnie z warunkami określonymi we WZORZE UMOWY (stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego). III. WARUNKI PŁATNOŚCI: wskazane we wzorze umowy stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego. IV. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. 2/10
V. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Ofertę (na FORMULARZU OFERTY stanowiącym załącznik numer 2 do zapytania ofertowego) wraz z załącznikami należy złożyć w formie: - pisemnej (osobiście, listownie) na adres: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnie. 3. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie do obrotu prawnego) lub jego upełnomocnionego przedstawiciela (pełnomocnictwo winno zostać złożone wraz z ofertą w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii). 4. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej następującymi napisami: ZAPYTANIE OFERTOWE - znak: 186/ZO/2012 Oferta HOSTING NAD SERWISEM INTERNETOWYM ZKM W GDYNI (DOMENA: WWW.WYBIERAMEKOTRANSPORT.PL) Nazwa i siedziba Wykonawcy:. Nie otwierać przed: 27 GRUDNIA 2012 ROKU GODZ. 9. 30 W PRZYPADKU UMIESZCZENIA OFERTY W KOPERCIE NIE ZAWIERAJĄCEJ WYŻEJ WYMIENIONYCH OZNACZEŃ ZAMAWIAJACY NIE BĘDZIE PONOSIŁ ŻADNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI Z TYTUŁU OTWARCIA KOPERTY PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT. VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT, MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT, TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Miejsce składania ofert: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia Sekretariat Termin składania ofert: 27 grudnia 2012 roku do godz. 9.00 2. Miejsce otwarcia ofert: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia Sekretariat Termin otwarcia ofert: 27 grudnia 2012 roku o godz. 9.30 3. Termin związania ofertą do dnia 20 stycznia 2013 roku. 3/10
VII. WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ WYKONAWCY: Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą: 1) oświadczeń (na załączniku numer 2 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY) potwierdzających, że Wykonawca: zapoznał się z zapytaniem ofertowym numer sprawy: 186/ZO/2012 (w tym - opisem przedmiotu zamówienia) i nie wnosi do niego zastrzeżeń, posiada uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego), posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje lub będzie dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, jest związany ofertą do dnia 20 stycznia 2013 roku; 2) oświadczeń (na załączniku numer 2 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY) potwierdzających, że w stosunku do Wykonawcy: - nie otwarto likwidacji lub nie ogłoszono upadłości (chyba, że po ogłoszeniu upadłości Wykonawca zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego); 3) wypełnionego FORMULARZA OFERTY stanowiącego załącznik numer 2 do zapytania ofertowego. Każdy z Wykonawców jest zobowiązany złożyć dokumenty wymagane przez Zamawiającego w jednej z następujących form: - oryginały - kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę VIII.KRYTERIUM OCENY OFERT I JEGO ZNACZENIE: 1/ cena 100 % 2/ cena cena musi obejmować wartość przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego) w skali jednego miesiąca (opisanego w ust. II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) oraz należny podatek VAT. UWAGA : cena musi być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, czyli z dokładnością do jednego grosza. 3/ W okresie obowiązywania umowy cena netto za usługi stanowiące przedmiot zapytania ofertowego nie może ulec zmianie na niekorzyść Zamawiającego. Wysokość stawki należnego podatku VAT może ulec zmianie wskutek jej urzędowej zmiany na usługi stanowiące przedmiot niniejszego zamówienia. W takim przypadku nowa stawka podatku VAT obowiązywać będzie od daty wejścia w życie przepisów zmieniających jej wysokość. IX. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 1/ p. Janusz Wensierski strona merytoryczna tel: 58-660-54-12 (dni robocze w godzinach: 9.00-14.00); 2/ p. Maciej Wiśniewski strona formalno-prawna - tel.: 58-660-54-06 (dni robocze w godzinach: 10.00-13.00). 4/10
ZAŁĄCZNIK NUMER 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO WZÓR UMOWY UMOWA NUMER 186/ZO/2012 zawarta z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych art. 4 ust.8 w dniu...2012 roku w Gdyni pomiędzy: 1/ Zarządem Komunikacji Miejskiej w Gdyni (jednostką budżetową Gminy Gdynia) (81-244), ul. Zakręt do Oksywia 10, NIP: 586-10-51-214, REGON: 190606287, reprezentowanym przez: prof. dr hab. Olgierda Wyszomirskiego Dyrektora zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM, a: 2/ imię i nazwisko.../ adres głównego miejsca wykonywania działalności... / adres do doręczeń... / prowadzący działalność gospodarczą pod firmą.../nip.../ REGON.../ lub firma... / siedziba.../ wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez.../ pod numerem./ NIP.../ REGON./wysokość kapitału zakładowego... ( pokryty w całości)/, reprezentowana przez... zwanym dalej WYKONAWCĄ - o następującej treści: 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest umieszczenie, utrzymanie i nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym. 2 WYKONAWCA zobowiązany jest do: 1. Umieszczenia, utrzymania i nadzoru nad serwisem ZAMAWIAJĄCEGO na serwerze internetowym. a) Warunki minimalne, jakie powinien spełniać serwer: procesor o minimalnej prędkości 2GHz, oraz nie mniej niż 2 fizyczne rdzenie; pamięć minimum 2 GB RAM; 50 GB przydzielonej pamięci dyskowej na dyskach SCSI lub SAS ponad wymagania dotyczące oprogramowania zainstalowanego na serwerze; możliwość dowolnego podziału powierzchni; transfer minimum 25 Mb/s; posiadanie innego łącza internetowego od innego dostawcy o minimalnej przepustowości 2 Mb/s, które będzie uruchamiane na wypadek awarii łącza podstawowego miesięczny limit ruchu z/do serwisu 600 GB; własny unikalny adres IP; zasilanie awaryjne min. 4 godziny; zamawiający dopuszcza serwer wirtualny, ale o parametrach wyszczególnionych 5/10
w specyfikacji. b) oprogramowanie i specyfikacja serwera: system operacyjny Linux; PHP 5.3.x; PostgreSQL 9.0 serwer MySQL 5.1.x; dostęp SSH do konta administratora; obsługa szyfrowanych połączeń (SSL); Image Magic; CGI; Perl 5.8.x; dostęp do wybranych stron przy użyciu haseł; statystyki użytkowania serwisu www; konta na serwerze FTP bez ograniczeń liczby kont; dostęp do logów serwera WWW i FTP; panel administracyjny - istnieje już gotowy panel administracyjny do zarządzania serwisem www.wybieramekotransport.pl. Funkcjonalność panelu polega na możliwości wgrywania plików, zamieszczania i edycji aktualności itd. Zadaniem Wykonawcy będzie umieścić panel, który został wcześniej utworzony na serwerze, zachowując jego funkcjonalność, Zamawiający nie musi mieć pełnego dostępu do serwera na poziomie Administratora. 2. Utrzymywania gotowości przyjęcia zgłoszenia od ZAMAWIAJĄCEGO dotyczącego awarii serwisu: telefonicznie: 24h na dobę przez 7 dni w tygodniu elektronicznie: poniedziałek piątek od 9.00 do 17.00 3. Zapewnienia pełnego dostępu do serwisu (modyfikacja, kopiowanie, kasowanie, tworzenie nowych plików i katalogów wraz z udostępnieniem wszelkich niezbędnych do tego celu loginów i haseł). 4. Zapewnienia dostępu do serwisu oraz wszelkiej pomocy w zakresie prawidłowego funkcjonowania serwisu podmiotom wskazanym przez ZAMAWIAJĄCEGO w zakresie ustalonym przez ZAMAWIAJĄCEGO. 3 1. WYKONAWCA może dokonywać zmian w serwisie wyłącznie na żądanie i za zgodą ZAMAWIAJĄCEGO wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Aktualizacja serwisu przez ZAMAWIAJĄCEGO będzie dokonywana przy wykorzystaniu panelu administracyjnego. 4 1. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się dokonywać opłat miesięcznych na usługi stanowiące przedmiot niniejszej umowy w wysokości... zł (słownie:...). Do kwoty tej zostanie doliczony należny podatek VAT (w obowiązującej wysokości). Płatności następować będą w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od daty otrzymania faktury VAT. 2. Kwota określona w 4 pkt. 1 została ustalona na podstawie oferty złożonej przez WYKONAWCĘ w zapytaniu ofertowym znak: 186/ZO/2012. 3. Strony ustalają, że w trakcie obowiązywania umowy kwoty określone w 4 pkt. 1 i załączniku numer 1 do umowy nie mogą ulec zmianie na niekorzyść 6/10
ZAMAWIAJĄCEGO. Wysokość stawki należnego podatku VAT może ulec zmianie wskutek jej urzędowej zmiany na usługi stanowiące przedmiot niniejszej umowy. W takim przypadku nowa stawka podatku VAT obowiązywać będzie od daty wejścia w życie przepisów zmieniających jej wysokość. 4. Płatność wynagrodzenia określonego w 4 pkt. 1 następować będzie miesięcznie, przelewem na rachunek bankowy WYKONAWCY:.. 5. Strony zgodnie stanowią, że terminem płatności będzie data obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO. 6. W przypadku ewentualnej zwłoki w terminie płatności określonym w 4 pkt. 1 WYKONAWCY przysługuje prawo żądania odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki. 7. W razie opóźnienia w przywróceniu działania serwisu z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY z zastrzeżeniem 2 pkt.7 jest on zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 1 000 zł (słownie: tysiąc złotych). Ostatecznym dowodem stwierdzenia przerwy w działaniu serwisu będą wydruki uzyskane przez ZAMAWIAJĄCEGO z oprogramowania służącego do monitorowania dostępności serwisów www. 5 Do kontaktów i przekazywania informacji związanych z realizacją niniejszej umowy strony wyznaczają następujące osoby: a/ ze strony ZAMAWIAJĄCEGO: imię i nazwisko: stanowisko służbowe: dni pracy: godziny pracy: numer faksu: numer telefonu /numery telefonów/: b/ ze strony WYKONAWCY imię i nazwisko /imiona lub nazwiska/: stanowisko służbowe /stanowiska służbowe/: dni pracy: godziny pracy: numer faksu /numery faksu/: numer telefonu /numery telefonów/: 6 Zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 7 1. Serwis www ZAMAWIAJĄCEGO, tj. domena, struktura logiczna i funkcjonalna, projekt graficzny oraz wszelkie informacje w nim zawarte stanowią własność ZAMAWIAJĄCEGO. 2. Umowa niniejsza została zawarta na czas określony i obowiązuje od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. 3. ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od umowy w przypadku, jeżeli nastąpi przerwa w działaniu serwisu dłuższa niż 12 (słownie: dwanaście) godzin. 7/10
8 Spory mogące wyniknąć w toku wykonywania niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądom właściwym ze względu na siedzibę ZAMAWIAJĄCEGO. 9 Integralną część umowy stanowią: a) zapytanie ofertowe dotyczące postępowania numer: 186/ZO/2012 b) oferta WYKONAWCY złożona w zapytaniu ofertowym numer: 186/ZO/2012 10 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 11 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 8/10
ZAŁĄCZNIK NUMER 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY......, dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ OFERTA na umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym I.DANE WYKONAWCY: numer sprawy: 186/ZO/2012... [ imię i nazwisko / nazwa Wykonawcy]... [ adres / siedziba Wykonawcy ] numer telefonu...numer faksu... REGON:...NIP... PESEL:... (dotyczy osób fizycznych ) NUMER WPISU DO podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sadowego) KRS :... (dotyczy podmiotów NUMER RACHUNKU BANKOWEGO :... II. CENA: Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia ( zapytania ofertowego) za: - cenę brutto*:...(słownie:......) złotych Cena musi obejmować wartość przedmiotu zamówienia w skali jednego miesiąca (opisanego w ust. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ) oraz należny podatek VAT. 9/10
Dodatkowe informacje: cena netto :...(słownie;.... złotych) wysokość stawki podatku VAT:...% (słownie:...procent ) III. OŚWIADCZENIA: Oświadczam, że: - zapoznałem się z zapytaniem ofertowym numer sprawy:186/zo/2012 (w tym - opisem przedmiotu zamówienia) i nie wnoszę do niego zastrzeżeń, - posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, - posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję lub będę dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, - zobowiązuję się do zawarcia umowy zgodnej ze WZOREM UMOWY stanowiącym załącznik numer 1 do zapytania ofertowego w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. - jestem związany ofertą do dnia 20 stycznia 2013 roku. Oświadczam, że w stosunku do Wykonawcy: - nie otwarto likwidacji lub nie ogłoszono upadłości (chyba, że po ogłoszeniu upadłości Wykonawca zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego). IV. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU Z ZAMAWIAJĄCYM (kontakt, przekazywanie wzajemnych uwag wynikających z realizacji ewentualnej umowy oraz nadzór nad realizacją ewentualnej umowy): imię i nazwisko... stanowisko służbowe... numer telefonu... numer faksu... dni i godziny pracy... V. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO PODPISANIA UMOWY : imię i nazwisko... stanowisko służbowe......... / pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ 10/10