IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Część nr 1 Moduł WYJAZDY SŁUŻBOWE a) Wprowadzenie Zamawiany moduł delegacje musi współpracować z posiadanym przez Zamawiającego i użytkowanym przez niego oprogramowaniem Xpertis CMS (rozszerzenie portalu internetowego) w szczególności w zakresie wymiany danych z tym oprogramowaniem oraz aktualizacji danych pomiędzy poszczególnymi modułami tego oprogramowania. b) Wymagania ogólne 1. Dostęp do portalu muszą mieć następujące osoby (zwane dalej użytkownikami): pracownicy Instytutu, osoby niebędące pracownikami, np. wykonawcy umów cywilno-prawnych, mające zgodę na wyjazd finansowany przez Instytut (na podstawie zawartej umowy) dostęp na czas trwania umowy. 2. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencje nienazwane (bezstanowiskowe) na jednoczesny dostęp do modułu dla minimum 100 użytkowników. 3. Konta użytkownika portalu są zakładane, modyfikowane i likwidowane przez Zamawiającego. W portalu muszą być zaimplementowane narzędzia dostępne dla Zamawiającego umożliwiające powyższe czynności bez udziału Wykonawcy zamówienia albo innego podmiotu zewnętrznego. 4. Jeżeli Zamawiający podejmie decyzję o założeniu konta, portal musi umożliwiać automatyczne zaciągnięcie danych użytkownika z modułu kadrowego Xpertis z możliwością wyłączenia tego mechanizmu przez Zamawiającego w odniesieniu do dowolnych osób. 5. Muszą istnieć dwa niezależne obiegi dokumentów: dla ICHB i PCSS (zwanych dalej jednostkami). Każdy użytkownik musi mieć przypisaną jedną z ww. jednostek albo obie według decyzji Zamawiającego. Wymaga się, aby dane zapisane w bazie systemu i słownikach były wyodrębnione dla obu jednostek pracownicy PCSS nie powinni np. mieć wglądu do danych dotyczących ICHB i odwrotnie, chyba że Zamawiający nada danej osobie odpowiednie uprawnienia. Moduł musi zawierać narzędzia umożliwiające nadanie takich uprawnień przez Zamawiającego bez udziału Wykonawcy zamówienia albo innego podmiotu zewnętrznego. 6. W module musi istnieć słownik wspólny dla jednostek ICHB i PCSS, zawierający stawki poszczególnych diet, które będą wykorzystywane podczas obliczeń dokonywanych w ramach obiegu wniosków o wyjazd służbowy oraz podczas rozliczania wyjazdów. Zapisy wspomnianego słownika muszą pozostawać do modyfikacji przez Zamawiającego. 7. Do wszystkich przycisków musi być przypisana pomoc użytkownika np. w postaci dymków wyświetlanych na żądanie użytkownika. 8. Nie można przejść do następnego pola w ramach danej zakładki bez wypełnienia poprzedniego. Nie można przejść do kolejnej zakładki bez wypełnienia wymaganych pól w poprzedniej zakładce. Zakładki muszą mieć na dole opcje wstecz oraz dalej, które przenoszą użytkownika pomiędzy zakładkami. 9. System musi automatycznie nadawać numerację delegacji niezależną dla jednostek PCSS i ICHB: PCSS: osobną dla krajowych i zagranicznych, po ich zatwierdzeniu, ICHB: osobną dla krajowych i zagranicznych, po ich zatwierdzeniu 10. Wymagania dotyczące portalu w dalszej części niniejszego opisu zostały wyspecyfikowane, jako wspólne dla obu jednostek, a ewentualne różnice występujące w poszczególnych zakładkach i formularzach zostały wyszczególnione i opisane. c) Wymagania dotyczące interfejsu modułu 1. Menu główne Po zalogowaniu na portal użytkownik musi widzieć zestawienie tabelaryczne zawierające informację o delegacjach zgodne z jego poziomem uprawnień nadanych przez Zamawiającego. W zależności od nadanych uprawnień użytkownik portalu ma dostęp do różnych danych dotyczących delegacji: albo tylko swoich danych albo również danych innych osób (np. kierownik danej komórki organizacyjnej miałby Strona 1 z 29
dostęp do danych delegacyjnych osób mu podlegających). Poziomy uprawnień zdefiniowane są przez Zamawiającego w punkcie III.11 Zamawiający musi mieć możliwość zmiany poziomów uprawnień (wskazania istotnych cech określających poziom uprawnień) za pomocą narzędzi zaimplementowanych w module. Przykładowy wygląd zestawienia tabelarycznego zaoferowany moduł musi zawierać co najmniej niżej wymienione informacje: Jednostka organizacyjna (Zakład/Dział/ itp.) Rodzaj delegacji (krajowa / zagraniczna) Nr delegacji Osoba delegowana Kraj wyjazdu Miejsce wyjazdu (miasto) Data początkowa delegacji Data końcowa delegacji Kolumny w tabeli muszą mieć możliwość filtrowania oraz sortowania według dowolnych kryteriów zawartych w tabeli. Informacje dostępne dla użytkownika w tabeli muszą być zależne od nadanych mu uprawnień oraz etapu obróbki danej delegacji (wskazywanie użytkownikowi kolejnych pól do wypełnienia lub modyfikacji). Delegacje wyświetlane w tabeli muszą być wyróżniane kolorem w zależności od ich statusu (np. delegacje zamknięte powinny mieć kolor neutralnie szary). Kolory zostaną ustalone z Wykonawcą na etapie implementacji modułu. Pod tabelą powinny być umieszczone niżej wymienione wirtualne przyciski dające dostęp do narzędzi dostępnych dla danego użytkownika. Ścieżka PCSS a) Wnioskowanie: Wnioskujący Dyrektor (tylko jeżeli we wniosku jako środek komunikacji został wskazany samochód prywatny) Akceptujący (Bezpośredni przełożony) Kierownik Projektu Osoba koordynująca wyjazdy służbowe Opiekun Finansowy Kadry Zatwierdzenie Księgowość (do wiadomości) b) Rozliczenie: Osoba delegowana Osoba koordynująca wyjazdy służbowe Zamówienia Publiczne Opiekun Finansowy Kierownik Projektu Księgowość Zatwierdzenie c) Faktura zbiorcza Osoba koordynująca wyjazdy służbowe Zamówienia Publiczne Opiekun Finansowy Kierownik Projektu Księgowość Zatwierdzenie Ścieżka ICHB a) Wnioskowanie Delegacje krajowe Wnioskujący Dyrektor (tylko jeżeli we wniosku jako środek komunikacji został wskazany samochód prywatny) Akceptujący (Bezpośredni przełożony) Sekretarz Projektu Kierownik Projektu Kadry Zatwierdzenie Księgowość (do wiadomości) Osoba koordynująca wyjazdy służbowe Delegacje zagraniczne Wnioskujący Sekretariat Naukowy Akceptujący (Bezpośredni przełożony) Sekretarz Projektu Kierownik Projektu Kadry Zatwierdzenie Księgowość (do wiadomości) b) Rozliczenie Delegacje krajowe Osoba delegowana Sekretarz Projektu Kierownik Projektu Zamówienia Publiczne Księgowość Zatwierdzenie Delegacje zagraniczne Osoba delegowana Sekretariat Naukowy Sekretarz Projektu Kierownik Projektu Zamówienia Publiczne Księgowość Zatwierdzenie Strona 2 z 29
c) Faktura zbiorcza Osoba koordynująca wyjazdy służbowe Sekretarz Projektu Kierownik Projektu Zamówienia Publiczne Księgowość Zatwierdzenie 2. Menu funkcyjne Aktywne narzędzia na poszczególnych poziomach uprawnień. Wnioskujący Nowy wniosek Zapisz Uzupełnij / Popraw Wyślij Wycofaj Komunikaty Historia Rozlicz Akceptujący (Bezpośredni Przełożony) Wycofaj (do wybranego etapu) Akceptuj Komunikaty Budżet Historia Kierownik Projektu Wycofaj (do wybranego etapu) Akceptuj Komunikaty Budżet Historia Osoba koordynująca wyjazdy służbowe/sekretariat Naukowy(ICHB) Wycofaj Uzupełnij / Popraw Akceptuj Komunikaty Historia (do wybranego etapu) Opiekun Finansowy/Sekretarz Projektu(ICHB) Wycofaj Akceptuj Komunikaty Budżet Historia (do wybranego etapu) Kadry Wycofaj (do wybranego etapu) Księgowość Wycofaj (do wybranego etapu) Zamówienia Publiczne Wycofaj (do wybranego etapu) Akceptuj Komunikaty Historia Akceptuj Komunikaty Historia Akceptuj Komunikaty Historia Zatwierdzenie Wycofaj (do wybranego etapu) Zatwierdź Komunikaty Historia Opis funkcjonalności przycisków. Nowy wniosek możliwość złożenia nowego wniosku na delegację. Uzupełnij/Popraw a) wnioskujący do chwili wysłania wniosku i po ewentualnym wycofaniu wniosku w pełnym zakresie. b) osoba koordynująca wyjazdy służbowe/sekretariat Naukowy(ICHB) możliwość wprowadzania i modyfikowania danych we wniosku na każdym etapie w pełnym zakresie. Zapisz zapisywanie aktualnego stanu wniosku z możliwością powrotu do wprowadzanych danych za pomocą funkcji Uzupełnij/Popraw. Wyślij przekazanie wniosku na kolejny etap (do akceptacji kolejnej osoby funkcyjnej). Wycofaj możliwość wycofania wniosku, przy czym po wybraniu tej funkcji powinno pojawić się okno umożliwiające użytkownikowi wybór etapu, na który wniosek ma zostać wycofany wraz z obowiązkowym wprowadzeniem powodu wycofania. Jednocześnie inni uczestnicy, którzy brali udział w tworzeniu wniosku otrzymują komunikat e-mail informujący o jego wycofaniu na kolejny etap. Opcja dostępna tylko do momentu ostatecznej akceptacji wniosku. Komunikaty opcja umożliwiająca dodanie przez użytkowników informacji do konkretnego wniosku będącego w obiegu a nadto muszą być wyświetlane wszystkie poprzednie komunikaty. Strona 3 z 29
Akceptuj przekazanie wniosku na kolejny etap (do akceptacji kolejnej osoby funkcyjnej). Budżet możliwość weryfikacji budżetu projektów, do których danych użytkownik ma uprawnienia, w celu weryfikacji czy są dostępne środki do pokrycia kosztów wyjazdu. Zatwierdź zatwierdzenie wniosku przez uprawnioną osobę do realizacji. Zmiany/anulacja możliwość zmiany terminów lub anulacji wyjazdu służbowego. Historia opis dotychczasowego obiegu wniosku ze wskazaniem daty, użytkownika i rodzaju wykonanej czynności. Rozlicz zapoczątkowanie procedury rozliczenia wniosku po odbytej delegacji przez osobę delegowaną. Rejestr wniosków o wyjazd służbowy przejście do zestawień zatwierdzonych (do wyjazdu) delegacji; zestawienia te muszą być osobne dla delegacji krajowych i zagranicznych dla każdej z jednostek. 3. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku tworzenia nowego wniosku o wyjazd służbowy. Użytkownik wybierając opcję Nowy wniosek zostaje przeniesiony do pierwszego okna. System musi umożliwiać, co najmniej wyświetlenie następujących informacji: użytkownikowi informacji tylko jego dotyczących (imię, nazwisko, jednostka organizacyjna) oraz rodzaju delegacji do wyboru z rozwijanej listy, 1. Osoba delegowana (zaciągane automatycznie z modułu Kadry i Płace) 2. Jednostka organizacyjna (zaciągane automatycznie z modułu Kadry i Płace) 3. Rodzaj delegacji (rozwijana lista) Krajowa; Zagraniczna osobie posiadającej uprawnienia na poziomie opiekun działu informacji wskazanych poniżej w tabeli. 1. Osoba delegowana (rozwijana lista) 2. Jednostka organizacyjna (rozwijana lista) Baza osób posiadających aktualnie trwające umowy o pracę lub cywilno-prawne (+ możliwość dopisania osoby na umowie cywilno-prawnej) Na podstawie obowiązującej w systemie struktury organizacyjnej 3. Rodzaj delegacji (rozwijana lista) Krajowa; Zagraniczna Rozwijana lista w danej pozycji po kliknięciu pojawia się lista możliwych opcji do wyboru lub do uzupełnienia. Jeżeli wniosek wypełniany jest przez osobę posiadającą uprawnienia do wystawienia wniosku dla innej osoby, to dodatkowo w ścieżce obiegu wniosek musi być w przekazany w pierwszej kolejności do osoby wskazanej we wniosku jako osoba delegowana, a w dalszej kolejności do akceptacji zgodnie ze ścieżką obiegu. 4. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku tworzenia nowego wniosku o wyjazd służbowy krajowy. Moduł musi umożliwiać wprowadzenie przez użytkownika niżej wymienionych informacji wskazanych w tabelach poglądowych poniżej. Strona 4 z 29
1. Miejscowość 2. Termin wyjazdu od do - w tym urlop płatny - w tym urlop bezpłatny od do od do 3. Cel wyjazdu 4. Środek komunikacji 5. Źródło finansowania 1 6. Źródło finansowania 2 7. Źródło finansowania 3 (znaczniki - z możliwością zaznaczenia kilku opcji) Samolot; Kolej; Autokar; Samochód służbowy; Samochód prywatny; Samochód wynajęty; Pasażer; Inny środek komunikacji Zakładka źródła finansowania musi działać w powiązaniu z podziałami dla controllingu funkcjonujących aktualnie w systemie Xpertis. Lista dostępnych źródeł finansowania musi zawierać nazwę skróconą i numer konta księgowego. Pole edycji musi być wyposażone w mechanizm autouzupełniania (po wpisaniu początkowych znaków musi pojawić się podpowiedź z listy znanych już systemowi nazw skróconych i numerów kont księgowych; listy te muszą być generowane odrębnie dla ICHB i PCSS). Nadto wybór konta księgowego musi skutkować powiązaniem z odpowiadającym mu modelem controllingowym. Użytkownik musi mieć możliwość wprowadzenia maksymalnie trzech źródeł finansowania. W przypadku więcej niż jednego źródła finansowania musi być możliwość wskazania różnych źródeł finansowania dla poszczególnych odcinków podróży służbowej a także możliwość określenia udziału poszczególnych źródeł w finansowaniu danego odcinka podróży służbowej. Wszystkie pola w tej części wniosku są obowiązkowe, a w zależności od wyboru opcji z pkt. 4 powinny się pojawiać kolejne pola do wypełnienia. Strona 5 z 29
Kolej / Autokar / Samolot 8. Przejazdy (możliwość dodania dowolnej ilości przejazdów)(po wybraniu opcji "+" pojawia się nowe okno, w którym użytkownik wypełnia 3 poniższe dane; po zatwierdzeniu przenoszą się one do nowego wiersza) - Trasa (lokalizacja początkowa) (lokalizacja docelowa) - Data wyjazdu - Godzina wyjazdu - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) - Źródło finansowania (znaczniki) 9. Klasa / Zniżka Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie 10. Informacje dodatkowe (Nie dotyczy - znacznik) Jeżeli nie zostanie zaznaczony znacznik - pole edytowalne Samochód służbowy 8. Marka samochodu / nr rejestracyjny 9. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie Samochód wynajęty 8. Przewidywana łączna liczba kilometrów 9. Wynajem obejmie również kierowcę samochodu Tak; Nie 10. Uzasadnienie 11. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie Strona 6 z 29
Samochód prywatny 8. Czy zawarta została umowa umożliwiająca wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych? Tak; Nie Jeżeli "Tak" Jeżeli "Nie" 9. Właściciel / marka samochodu / nr rejestracyjny 10. Numer umowy (wypełniane automatycznie) Nie dotyczy 11. Marka samochodu (wypełniane automatycznie) 12. Numer rejestracyjny (wypełniane automatycznie) 13. Pojemność silnika (cm3) (wypełniane automatycznie) 14. Przewidywana łączna liczba kilometrów 15. Przewidywany koszt przy wykorzystaniu środków komunikacji publicznej zamiast samochodu prywatnego 16. Uzasadnienie 17. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie wprowadzenia udziału Inny środek komunikacji 8. Forma transportu - Trasa (lokalizacja początkowa) (lokalizacja docelowa) - Data wyjazdu - Godzina wyjazdu - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) Źródła wybrane w poprzedniej - Źródło finansowania (znaczniki) zakładce + umożliwienie Wypełnienie ww. pól musi być powiązane z szablonem rezerwacji biletu dla osoby delegowanej oraz dokumentami dotyczącymi użycia samochodu prywatnego lub służbowego w celu odbycia wyjazdu służbowego (przeniesienie danych z modułu do właściwych pól w szablonach i dokumentach). W module muszą być zaimplementowane narzędzia, które pozwalają Zamawiającemu samodzielnie zmienić (zaktualizować) szablon lub dokument i jednocześnie powiązać z takim szablonem lub dokumentem przeniesienie danych z modułu. Szablon rezerwacji biletu i dokumenty dotyczące użycia samochodu prywatnego lub służbowego zostaną przekazane przez Zamawiającego podczas wdrożenia. W module musi być stworzona baza danych dotyczących samochodów służbowych oraz prywatnych, przy czym: a) baza musi funkcjonować odrębnie dla ICHB i PCSS, b) musi być wskazany podział na samochody służbowe i prywatne (osobne listy pojazdów), c) dodawanie nowych pozycji do listy pojazdów musi być zastrzeżone tylko dla użytkowników z określonymi uprawnieniami, Strona 7 z 29
d) baza musi zawierać następujące dane pojazdów: marka samochodu, model, pojemność silnika, numer rejestracyjny, właściciel, numer umowy (nadawany automatycznie). Po wypełnieniu powyższych informacji użytkownik zostaje przeniesiony do kolejnej zakładki, w której dodaje załączniki do wniosku, ewentualne uwagi oraz w dane dotyczące zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu służbowego (kwota zaliczki wraz z uzasadnieniem dla tej zaliczki). 1. Załączniki (wybór pliku z dysku lokalnego) 2. Uwagi 3. Zaliczka (pole edytowalne - stały dopisek PLN) 4. Uzasadnienie zaliczki Po zatwierdzeniu powyższych kroków wszystkie wcześniej wypełniane okna muszą być dostępne dla użytkownika w formie zakładek w trybie tylko do przeglądania po wybraniu wniosku z tabeli. Po zakończeniu przeglądania użytkownik musi zostać przeniesiony do osobnego okna, w którym znajdują się informacje ważne dla danego wyjazdu (np. skąd odebrać druk, przypomnienie o obowiązku potwierdzenia pobytu lub konieczności rozliczenia się z ilości przebytych kilometrów przy wykorzystaniu samochodu prywatnego, itp.). 5. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku tworzenia nowego wniosku o wyjazd zagraniczny. Moduł musi umożliwiać wprowadzenie przez wnioskodawcę niżej wymienionych informacji poglądowych w tabelach. ICHB 1. Tytuł i stopień naukowy 2. Stanowisko 3. Słuchacz Studium Doktoranckiego 4. Numer paszportu 5. PESEL (wypełniane automatycznie) (wypełniane automatycznie) (wypełniane automatycznie) (wypełniane automatycznie) (wypełniane automatycznie) PCSS 1. Tytuł i stopień naukowy 2. Stanowisko 3. Słuchacz Studium Doktoranckiego 4. Numer paszportu (wypełniane automatycznie) (wypełniane automatycznie) Nie dotyczy (wypełniane automatycznie) 5. PESEL (wypełniane automatycznie) Dane wymienione w poz. 1,2,4,5 muszą być zaciągane automatycznie z modułu Kadry i Płace. Po ich wypełnieniu użytkownik jest przenoszony do sekcji dotyczącej informacji o miejscu wyjazdu. Strona 8 z 29
1. Kraj wyjazdu + dodaj 2. Miejscowość docelowa + dodaj 3. Jednostka przyjmująca + dodaj 4. Cel i uzasadnienie wyjazdu + dodaj Okres pobytu w danym kraju od do + dodaj od 5. Przewidywana agenda spotkania/konferencji godzina do (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) + dodaj godzina (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) od 6. Okres pobytu za granicą + dodaj do od - w tym urlop płatny + dodaj do od - w tym urlop bezpłatny + dodaj do 7. 8. Środek lokomocji związany z przekroczeniem granic Środek lokomocji związany z kontynuacją podróży na terenie kraju (nie dotyczy komunikacji miejskiej, taksówek, itp.) (znaczniki - z możliwością zaznaczenia kilku opcji) (znaczniki - z możliwością zaznaczenia kilku opcji) Samolot; Kolej, Autokar, Samochód służbowy, samochód prywatny; Inny środek komunikacji) Samolot; Kolej, Autokar, Samochód służbowy, samochód prywatny; samochód wynajęty; Inny środek komunikacji) + dodaj Strona 9 z 29
9. Dodatkowe ubezpieczenie (kontrola czy kraj należy do UE - jeśli tak - dodatkowy komunikat o ubezpieczeniu w ramach NFZ) Tak; Tak (+ choroby przewlekłe); Nie Jeżeli wybrano środek lokomocji (pkt. 7): samochód służbowy, samochód prywatny, inne, to powinny się pojawić pkt. 10-11. Jeżeli wybrano samolot, autokar lub kolej - pkt. 10-11 wypełniane na etapie późniejszym 10. Termin przekroczenia granicy (wyjazd) Data Godzina (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) + dodaj 11. Termin przekroczenia granicy (powrót) Data Godzina (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) + dodaj 12. Źródło finansowania 1 13. Źródło finansowania 2 14. Źródło finansowania 3 Pojęcie dodaj kolejny oznacza kontynuację podróży służbowej (do kolejnego kraju lub do kolejnej miejscowości w ramach tego samego kraju) i wymaga to wypełnienia poz. od 1 do 11. W przypadku wyboru środka lokomocji (pkt. 7): samochód prywatny, samochód służbowy lub inne, pkt. 10 i 11 wypełnia użytkownik. W pozostałych przypadkach osoba uprawniona. W zależności od wyboru opcji środka lokomocji (pkt. 7), użytkownik wypełnia dalszą część wniosku, analogicznie do wniosku o delegację krajową. Samochód służbowy 15. Marka samochodu / nr rejestracyjny 16. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie Inny środek komunikacji 15. Proszę określić środek komunikacji, wykorzystany w celu udania się w delegację Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + 16. Źródło finansowania (znaczniki) umożliwienie Strona 10 z 29
Kolej / Autokar / Samolot 15. Przejazdy (możliwość dodania dowolnej ilości przejazdów)(po wybraniu opcji "+" pojawia się nowe okno, w którym użytkownik wypełnia 3 poniższe dane; po zatwierdzeniu przenoszą się one do nowego wiersza) - Trasa (lokalizacja początkowa) (lokalizacja docelowa) - Data wyjazdu - Godzina wyjazdu - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) - Źródło finansowania (znaczniki) 16. Klasa / Zniżka Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie 17. 18. Numer telefonu na czas wyjazdu Informacje dodatkowe - Przedział dla niepalących - Miejsce przy oknie - Inne (znacznik do odhaczenia)(domyślnie - zaznaczone) (znacznik do odhaczenia) Samochód prywatny 15. Czy zawarta została umowa umożliwiająca wykorzystanie samochodu prywatnego do celów Tak; Nie Jeżeli "Tak" 16. Właściciel / marka samochodu / nr rejestracyjny 17. Numer umowy (wypełniane automatycznie) 18. Marka samochodu (wypełniane automatycznie) 19. Numer rejestracyjny (wypełniane automatycznie) 20. Pojemność silnika (cm3) (wypełniane automatycznie) 21. Przewidywana łączna liczba kilometrów 22. Przewidywany koszt przy wykorzystaniu środków komunikacji publicznej zamiast samochodu prywatnego 23. Uzasadnienie Jeżeli "Nie" Nie dotyczy 24. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie Strona 11 z 29
W zależności od wyboru opcji środka lokomocji związanego z kontynuacją wyjazdu służbowego na terenie kraju docelowego (pkt. 8), użytkownik wypełnia dalszą część wniosku. W zależności od wybranych opcji, użytkownik wypełnia pola analogiczne jak te dostępne po wyborze w pkt.7 dla środków: autokar, kolej, samolot, samochód służbowy, samochód prywatny, inny środek komunikacji. Dla opcji samochód wynajęty, program musi wyświetlić poniższe pola. Samochód wynajęty 15. Przewidywana łączna liczba kilometrów 16. Wynajem obejmie również kierowcę samochodu Tak; Nie 17. Uzasadnienie Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + 18. Źródło finansowania (znaczniki) umożliwienie Po wypełnieniu zakładki, użytkownik musi zostać przeniesiony do zakładki dotyczącej finansowania zewnętrznego wyjazdu służbowego. W zależności od ilości krajów docelowych wybranych we wcześniejszej zakładce, program musi wyświetlać odpowiednią ilość kolumn, umożliwiającą wypełnienie pól niezależnie dla każdego kraju. Koszty pokrywane przez stronę zagraniczną Kraj 1 Kraj 2 1. Nie dotyczy (znacznik) (znacznik) Jeżeli zaznaczono znacznik w pkt. 1 - kolejne punkty nie powinny się pojawiać 2. Nocleg 3. Wyżywienie śniadania śniadania obiady obiady kolacje kolacje 4. Diety pobytowe Tak; Nie Tak; Nie 5. Diety dojazdowe Tak; Nie Tak; Nie 6. Diety komunikacyjne Tak; Nie Tak; Nie 7. Transport 8. Ubezpieczenie Automatycznie wyświetlane opcje wybrane we wcześniejszej części wniosku Automatycznie wyświetlane opcje wybrane we wcześniejszej części wniosku (znaczniki) (znaczniki) Automatycznie wyświetlane opcje wybrane we wcześniejszej części wniosku (znaczniki) Strona 12 z 29
Koszty pokrywane w ramach opłaty konferencyjnej Kraj 1 Kraj 2 1. Nie dotyczy (znacznik) (znacznik) Jeżeli zaznaczono znacznik w pkt. 1 - k olejne punkty nie powinny się pojawiać 2. Udział Tak; Nie; Nie dotyczy Tak; Nie; Nie dotyczy 3. Nocleg śniadania śniadania 4. Wyżywienie obiady obiady kolacje kolacje 5. Kwota 6. Finansujący (Strona zagraniczna; PCSS/ICHB) Jeżeli wybrano PCSS/ICHB, to pojawiają się poniższe pola: (Strona zagraniczna; PCSS/ICHB) 7. Sposób płatności (Gotówka; Przedpłata) (Gotówka; Przedpłata) Jeżeli wybrano Przedpłata, to pojawiają się poniższe pola: - Faktura/Rachunek; Potwierdzenie rezerwacji, Karta kredytowa prywatna; Karta kredytowa służbowa Faktura/Rachunek; Karta kredytowa prywatna; Karta kredytowa służbowa Jeżeli wybrano Karta kredytowa służbowa, to pojawiają się poniższe pola: - (lista rozwiana) Wybór opcji z bazy w programie (lista rozwiana) Wybór opcji z bazy w programie 8. Źródło finansowania (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie Po wypełnieniu zakładki, użytkownik musi zostać przeniesiony do zakładki dotyczącej zaliczki. W zależności od ilości krajów docelowych wybranych we wcześniejszej zakładce, program musi wyświetlać odpowiednią ilość kolumn, umożliwiającą wypełnienie pól niezależnie dla każdego kraju. Zakładka musi umożliwiać wprowadzenie przez użytkownika niżej wymienionych informacji wskazanych w tabelach poglądowych. Strona 13 z 29
1. Waluta Kraj 1 (automatycznie na podstawie wybranego kraju) Kraj 2 (automatycznie na podstawie wybranego kraju) 2. Wnioskowana zaliczka (na podstawie kalkulacji kosztów) Wyszczególnienie Wyliczenie Wyliczenie - Diety pobytowe - Diety dojazdowe - Diety komunikacyjne (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Inne - Nocleg - Źródło finansowania (znaczniki) (pole edytowalne w obowiązkowym formacie liczbowym xx,yy) (automatyczne wyliczenie na podstawie ilości dni, opcji wybranych we wcześniejszej części wniosku, oraz limitu określonego w przepisach) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie (pole edytowalne w obowiązkowym formacie liczbowym xx,yy) (automatyczne wyliczenie na podstawie ilości dni, opcji wybranych we wcześniejszej części wniosku, oraz limitu określonego w przepisach) (znaczniki) Źródła wybrane w poprzedniej zakładce + umożliwienie - Opłata konferencyjna (automatyczne wyliczenie na podstawie opcji wybranej w poprzedniej części wniosku) (automatyczne wyliczenie na podstawie opcji wybranej w poprzedniej części wniosku) Podsumowanie - wnioskowana zaliczka (suma) (suma) Przelicz zaliczkę Podsumowanie - wnioskowana zaliczka (lista rozwijana - PLN /EUR /USD/ Waluta kraju 1 / Waluta kraju 2 / itd. (suma) waluta (wybrana) Jeśli zaznaczono - 3. Zaliczka na konto (znacznik) wprowadzić numer rachunku Dodatkowo po obliczeniu zaliczki, program musi umożliwiać przeliczenie jej na jedną wybraną walutę. W przypadku wyboru opcji zaliczka na konto, program musi wyświetlać komunikat informacyjny o możliwym występowaniu różnic kursowych i opłat bankowych, którymi może być obciążony użytkownik, a które nie podlegają zwrotowi przez Instytut). W module musi być możliwość: a) wskazania wyboru źródła finansowania zaliczki spośród źródeł zawartych w bazie danych stanowiącej element modułu aktualizowanej na bieżąco przez Zamawiającego (automatycznie zaciąganej z systemu Xpertis); b) generowania przelewu na rachunek bankowy użytkownika (osoby delegowanej) albo wydania polecenia wypłaty w kasie; c) automatycznie musi blokować możliwość zmiany tego parametru. Po zatwierdzeniu powyższych kroków wszystkie wcześniej wypełniane okna muszą być dostępne dla użytkownika w formie zakładek w trybie tylko do przeglądania po wybraniu wniosku z tabeli. Strona 14 z 29
Po zakończeniu przeglądania użytkownik musi zostać przeniesiony do osobnego okna, w którym znajdują się informacje ważne dla danego wyjazdu (np. skąd odebrać druk, przypomnienie o obowiązku potwierdzenia pobytu lub konieczności rozliczenia się z ilości przebytych kilometrów przy wykorzystaniu samochodu prywatnego). 1. Załączniki do pobrania - Letter od confirmation - Karta przebiegu pojazdu Użytkownik po wypełnieniu wniosku wysyła go do dalszej akceptacji wybierając umieszczony pod tabelą przycisk Wyślij. Program musi na podstawie wypełnionych we wniosku danych generować zakładkę źródła finansowania. Zakładka ta musi zawierać zbiorcze przedstawienie informacji dotyczących źródeł finansowania danego wyjazdu służbowego, wybieranych wcześniej w poszczególnych zakładkach wraz z podsumowaniem tych kosztów. Program musi jednocześnie umożliwiać uzupełnienie informacji w zakładce (każdego wymienionego źródła finansowania) o dane dotyczące kategorii wydatku oraz zadania realizowanego w ramach danego źródła, w zależności od modelu controllingowego, jaki przypisany jest do danego źródła w systemie posiadanym przez Zamawiającego. Edycja zakładki musi być możliwa tylko dla użytkowników z określonymi uprawnieniami. Jeżeli osoba wnioskująca o wyjazd służbowy zagraniczny jest zatrudniona tylko na podstawie umowy cywilnoprawnej, co program musi identyfikować na podstawie danych przypisanych do konta użytkownika, to na etapie Kadry w ścieżce obiegu, program musi wyświetlić dodatkowe pole umożliwiające wprowadzenie numeru umowy na podstawie której jest zatrudniony wnioskujący w momencie wyjazdu. 6. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku zmiany lub anulowania zatwierdzonego wniosku. Moduł musi umożliwiać przeprowadzenie przez użytkownika, co najmniej następujących czynności: 1) Jeśli zmiana dokonywana jest przed terminem wyjazdu służbowego tylko zgłoszenie zmiany terminu rozpoczęcia lub zakończenia wyjazdu służbowego, zmiana trasy, zmiana środka lokomocji, anulacji wyjazdu służbowego. Po wybraniu przycisku Zmiana/anulacja, wyświetlać się, więc musi okno, w którym użytkownik ma możliwość wyboru opcji: nowy termin rozpoczęcia/zakończenia wyjazdu służbowego wraz z uzasadnieniem zmian program wyświetla okno z polami do zmiany terminów rozpoczęcia/zakończenia wyjazdu i wpisania uzasadnienia, Kraj 1 Kraj 2 1. 2. Okres pobytu za granicą Uzasadnienie zmiany terminu od od do do zmiana trasy moduł wyświetla okno z wybranym we wniosku środkiem komunikacji (tabele opisane w pkt. 4 i 5) oraz pole w które należy wprowadzić uzasadnienie zmiany, zmiana środka lokomocji program wyświetla okno z listą środków lokomocji do wyboru oraz pole w które należy wprowadzić uzasadnienie zmiany; po dokonaniu wyboru środka lokomocji program odsyła użytkownika do tabel opisanych w pkt. 4 i 5 Strona 15 z 29
anulacja wyjazdu służbowego wraz z uzasadnieniem program wyświetla okno wraz z polem do wpisania uzasadnienia, Takie uzupełnienie musi trafić do obiegu tak jak wniosek jednakże moduł nie może takiemu uzupełnieniu nadawać nowego numeru wniosku, lecz musi go przypisać do numeru już nadanego dla tego wyjazdu służbowego. Moduł musi dokonać jednocześnie zmiany danych dotyczących wniosku i/lub statusu (tj. zatwierdzenie wprowadzonych zmian na wszystkich etapach (przez wszystkich uprawnionych) musi skutkować aktualizacją wszystkich informacji zawartych w tabeli). 2) Jeśli zmiana dokonywana jest po odbyciu wyjazdu służbowego moduł musi umożliwiać wprowadzenie zmiany terminu wyjazdu służbowego wraz z uzasadnieniem, zmiany środka transportu wraz z uzasadnieniem lub zmiany/dodania celu, kraju, miejsca docelowego, jednakże moduł nie może takiemu uzupełnieniu nadawać nowego numeru wniosku, lecz musi go przypisać do numeru już nadanego dla tego wyjazdu służbowego. Moduł musi dokonać jednocześnie zmiany danych dotyczących wniosku i/lub statusu (tj. zatwierdzenie wprowadzonych zmian na wszystkich etapach (przez wszystkich uprawnionych) musi skutkować aktualizacją wszystkich informacji zawartych w tabeli). 3) Moduł musi umożliwiać użytkownikom uczestniczącym w obiegu podgląd zmian przypisanym do wniosków o których mowa w pkt. 2 i 3. 7. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku zapoczątkowania procesu rozliczania wyjazdów służbowych. Moduł musi umożliwiać rozliczenie wyjazdu służbowego. Użytkownik wybiera z tabeli wyjazd służbowy, który ma podlegać rozliczeniu, po czym wybiera przycisk rozlicz. W zależności od tego, czy jest to delegacja krajowa czy zagraniczna, użytkownik zostaje przeprowadzony przez kolejne zakładki na zasadzie takiej jak opisano w przypadku składania nowego wniosku. 8. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku rozliczania wyjazdu służbowego krajowego. W przypadku wybrania do rozliczenia wyjazdu służbowego krajowego, program musi wyświetlić zakładkę, zawierająca informacje przedstawione w tabeli poglądowej, a w zależności od wyboru opcji w poszczególnych punktach wyświetlać kolejne pola. Strona 16 z 29
1. Termin wyjazdu 2. Termin powrotu Data Godzina Data Godzina 3. Środek komunikacji (automatycznie wypełniane na podstawie danych z wniosku - z możliwością edycji - lista + znaczniki) Jeżeli w rozliczeniu nastąpiła zmiana wstosunku do wniosku to pojawia się dodatkowe pole - Uzasadnienie 4. Nocleg (rozwijana lista) - Źródło finansowania (znaczniki) N/d; Ryczałt; Faktura (opcja dodania załącznika); Faktura zbiorcza Jeżeli wybrano "Faktura" lub "Faktura zbiorcza" - obowiązek wprowadzenia kwoty brutto oraz zaznaczenia dodatkowego pola spośród opcji: gotówka, przelew, karta 1, karta 2, itd. Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Jeżeli wybrano opcję "faktura zbiorcza" muszą zostać wyświetlone dodatkowe pola (zaznaczone kolorem zielonym, które nie podlegają edycji) - Numer faktury (zaciągane automatycznie z delegacji w ramach której rozliczana jest faktura) - Koszt przypadający na delegację (zaciągane automatycznie z delegacji w ramach której rozliczana jest faktura) - Podgląd faktury Opcja pozwalająca wyświetlić plik z fakturą dodany w ramach delegacji przy której faktura jest rozliczana 5. Komunikacja lokalna (rozwijana lista) Ryczałt; Bilety (możliwość Jeżeli wybrano "Bilety" - obowiązek dodania załącznika) wprowadzenia łącznej wartości biletów Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość - Źródło finansowania (znaczniki) wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 6. Opłata konferencyjna (rozwijana lista) Jeżeli wybrano "Opłacona " - Opłacona przed wyjazdem; obowiązek wprowadzenia kwoty brutto Opłacona podczas wyjazdu; N/d faktury Jeżeli wybrano Opłacona przed wyjazdem, to pojawiają się poniższe pola: - Faktura/Rachunek; Karta kredytowa prywatna; Karta kredytowa służbowa Strona 17 z 29
Jeżeli wybrano Karta kredytowa służbowa, to pojawiają się poniższe pola: - (lista rozwiana) Wybór opcji z bazy w programie dodać opcje dotyczące przedpłaty (która karta, itp.) - Źródło finansowania (znaczniki) Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 7. Bezpłatne wyżywienie (w tym opłacone w ramach noclegu lub konferencji) - Śniadania - Obiady - Kolacje 8. Inne - Źródło finansowania (znaczniki) 9. Załączniki (pole edytowalne - ilość) (pole edytowalne - ilość) (pole edytowalne - ilość) Obowiązek wprowadzenia kwoty brutto dokumentu Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie (możliwość wgrania pliku z dysku lokalnego) 10. - Trasa Jeżeli środkiem komunikacji był samochód prywatny, to wyświetlane są dodatkowe pola: Rozliczenie podróży samochodem prywatnym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Data - Liczba kilometrów - Źródło finansowania (znaczniki) Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Jeżeli środkiem komunikacji był samochód służbowy to wyświetlane są dodatkowe pola: 10. Rozliczenie podróży samochodem służbowym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Trasa - Data - Liczba kilometrów - Źródło finansowania (znaczniki) Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 11. Samochód Wybór z bazy danych systemu Strona 18 z 29
10. - Trasa Jeżeli środkiem komunikacji był samochód wynajęty to wyświetlane są dodatkowe pola: Rozliczenie podróży samochodem wynajętym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Data - Liczba kilometrów - Źródło finansowania (znaczniki) 11. Koszt wynajmu 12. Wynajem obejmował kierowcę samochodu Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Obowiązek wprowadzenia kwoty brutto dokumentu Tak; Nie Rozliczenie podróży koleją / autokarem / samolotem (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią 10. powiązanych - dodawane w ramach nowego okna) (lokalizacja - Trasa (lokalizacja docelowa) początkowa) - Data wyjazdu Jeżeli środkiem komunikacji były kolej / autokar / samolot to wyświetlane są dodatkowe pola: - Godzina wyjazdu - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) - Źródło finansowania (znaczniki) Rozliczenie podróży innym środkiem komunikacji (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią 10. powiązanych - dodawane w ramach nowego okna) (lokalizacja - Trasa (lokalizacja docelowa) początkowa) - Data wyjazdu Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Jeżeli środkiem komunikacji był "inny środek komunikacji" to wyświetlane są dodatkowe pola: - rodzaj środka - Źródło finansowania (znaczniki) Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Jeżeli w opcji środek komunikacji wybrano "pasażer", to wyświetlane są dodatkowe pola 10. Wybór osoby, która rozlicza koszty transportu Baza pracowników Opcja faktura zbiorcza jest wprowadzana niezależnie przez osobę koordynującą wyjazdy służbowe/sekretariat Naukowy. Obieg został opisany w III.10. Po zatwierdzeniu, użytkownik musi zostać przeniesiony do kolejnej zakładki zawierającej podsumowanie rozliczenia. Rozliczenie delegacji 1. Nocleg (automatyczne wyliczenie) 2. Diety (automatyczne wyliczenie) 3. Komunikacja lokalna (automatyczne wyliczenie) Pola wyświetlają się w zależności od wypełnionych wcześniej danych - pojawiają się tylko te, które faktycznie występują w rozliczeniu Strona 19 z 29
4. Transport (automatyczne wyliczenie - uwzględniane tylko: samochód prywatny, samochód wynajęty) 5. Opłata konferencyjna (automatyczne wyliczenie) 6. Inne (automatyczne wyliczenie) Pola wyświetlają się w zależności od wypełnionych wcześniej danych - pojawiają się tylko te, które faktycznie występują w rozliczeniu Podsumowanie (automatyczne wyliczenie) Pobrana zaliczka (automatycznie z wniosku) Jeżeli w rozliczeniu użytkownik dodał załączniki, to program automatycznie powinien uwzględnić w ścieżce obiegu Dział Zamówień Publicznych. W ramach etapu Zamówienia Publiczne program powinien wyświetlać następujące dane przedstawione w tabeli poglądowej, których liczba musi być zależna od ilości załączników dodanych w rozliczeniu: Zamówienia Publiczne Wyszczególnienie Podgląd Tryb realizacji Podstawa prawna Załącznik 1 Wyświetl dokument Załącznik 2 Wyświetl dokument Załącznik "n" Wyświetl dokument Pola tryb realizacji i podstawa prawna muszą się odnosić do słownika funkcjonującego w systemie Xpertis. 9. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku rozliczania wyjazdu służbowego zagranicznego. W przypadku wybrania do rozliczenia wyjazdu służbowego zagranicznego, program musi wyświetlić zakładkę, zawierająca informacje przedstawione w tabeli poniżej. 1. Waluta (automatyczna podpowiedź z wniosku) 2. Termin wyjazdu Data Godzina 3. Termin przekroczenia granicy (wyjazd) Data Godzina 4. Miejsce przekroczenia granicy (wyjazd) Strona 20 z 29
5. Termin przekroczenia granicy (powrót) Data Godzina 6. Miejsce przekroczenia granicy (powrót) 7. Termin powrotu Data Godzina 8. Środek transportu (automatyczne uzupełnienie danych z wniosku z opcją ich edycji w formie rozwijanej listy z opcjami do wyboru) Jeżeli w rozliczeniu nastąpiła zmiana wstosunku do wniosku to pojawia się dodatkowe pole - Uzasadnienie 9. Nocleg (rozwijana lista) N/d; Ryczałt; Faktura (opcja dodania załącznika); Faktura zbiorcza Jeżeli wybrano "Faktura" lub "Faktura zbiorcza" - obowiązek wprowadzenia kwoty brutto oraz zaznaczenia dodatkowego pola spośród opcji: gotówka, przelew, karta 1, karta 2, itd. Jeżeli wybrano opcję "faktura zbiorcza" muszą zostać wyświetlone dodatkowe pola (zaznaczone kolorem zielonym, które nie podlegają edycji) - Numer faktury - Koszt przypadający na delegację - Podgląd faktury (zaciągane automatycznie z delegacji w ramach której rozliczana jest faktura) (zaciągane automatycznie z delegacji w ramach której rozliczana jest faktura) Opcja pozwalająca wyświetlić plik z fakturą dodany w ramach delegacji przy której faktura jest rozliczana 10. Komunikacja lokalna (rozwijana lista) 11. Dieta dojazdowa (rozwijana lista) 12. Opłata konferencyjna (rozwijana lista) 13. Inne opłaty 14. Ubezpieczenie Ryczałt; Bilety, Wynajem samochodu; Nie dotyczy (możliwość dodania załącznika) Jeżeli w pozycji 10 wybrano opcję "Wynajem samochodu" pozycja 11 jest nieaktywna Ryczałt; Ryczałt 1/2; Bilety, Taksówka; Wynajem samochodu; Nie dotyczy (możliwość dodania załącznika) Opłacona przed wyjazdem; Opłacona podczas wyjazdu; N/d (pole edytowalne z opcją dodania załącznika (pisma z uzasadnieniem)) (automatyczna podpowiedź z wniosku) Jeżeli wybrano "Bilety" lub "Wynajem samochodu"- obowiązek wprowadzenia łącznej wartości biletów, lub kwoty faktury Jeżeli wybrano "Bilety" lub "Taksówka" - obowiązek wprowadzenia łącznej wartości biletów lub rachunku/paragonu/faktury Jeżeli wybrano "Opłacona podczas wyjazdu" - obowiązek wprowadzenia kwoty brutto oraz zaznaczenia dodatkowego pola spośród opcji: gotówka, przelew, karta 1, karta 2, itd. Konieczność wprowadzenia wartośći opłat 15. Zapewnione wyżywienie (np. w ramach opłaty konferencyjnej, ceny noclegu, itp.) - Śniadania - Obiady - Kolacje (automatyczne uzupełnienie danych z wniosku z opcją ich edycji w formie rozwijanej listy z opcjami do wyboru) (automatyczne uzupełnienie danych z wniosku z opcją ich edycji w formie rozwijanej listy z opcjami do wyboru) (automatyczne uzupełnienie danych z wniosku z opcją ich edycji w formie rozwijanej listy z opcjami do wyboru) W przypadkach, w których we wniosku został dodany więcej niż jeden kraj wyjazdu, system musi generować wszystkie pola analogicznie jak w rozliczeniu dla pierwszego kraju. Ponadto muszą zostać dodane pola dotyczące okresu pobytu w danym kraju, które system wyświetli pod punktem 7, wg widocznego poniżej schematu. Strona 21 z 29
Termin pobytu w danym kraju Data od Godzina od Data do Godzina do (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) Opcja faktura zbiorcza jest wprowadzana niezależnie przez osobę koordynującą wyjazdy służbowe/sekretariat Naukowy. Obieg został opisany w III.10. Wszystkie pola w tej części wniosku są obowiązkowe, a w zależności od wyboru opcji z pkt. 8 powinny się pojawiać kolejne pola do wypełnienia. 16. Rozliczenie podróży samochodem prywatnym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Trasa - Data - Liczba kilometrów 16. Rozliczenie podróży samochodem służbowym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Trasa - Data - Liczba kilometrów 17. Samochód Wybór z bazy danych systemu 16. Rozliczenie podróży samochodem wynajętym (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna, całość wyświetlana wraz z podsumowaniem liczby kilometrów) - Trasa - Data - Liczba kilometrów 17. Koszt wynajmu 18. 16. Wynajem obejmował kierowcę samochodu - Trasa (lokalizacja początkowa) Obowiązek wprowadzenia kwoty brutto dokumentu Tak; Nie Rozliczenie podróży koleją / autokarem / samolotem (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna) (lokalizacja docelowa) - Data wyjazdu - Godzina wyjazdu - Data przyjazdu - Godzina przyjazdu (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) (pole edytowalne wg narzuconego schematu GG:MM i formatu 24h) 16. Rozliczenie podróży innym środkiem komunikacji (możliwość dodania nieograniczonej liczby tras i danych z nią powiązanych - dodawane w ramach nowego okna) - Trasa (lokalizacja początkowa) (lokalizacja docelowa) - Data wyjazdu - Rodzaj środka Strona 22 z 29
16. Rozliczenie podróży jako pasażer - Wybór osoby, która rozlicza koszty transportu Baza pracowników Po wypełnieniu wymaganych danych, użytkownik musi zostać przeniesiony do zakładki sprawozdania. System musi automatycznie importować z rozliczenia danego wyjazdu służbowego dane wskazane poniżej w tabeli z uwzględnieniem krajów, w których przebywał delegowany. System musi umożliwiać wydruk sprawozdania bezpośrednio z portalu w tym także na wybranej formatce projektowej. Sprawozdanie z wyjazdu 1. Kraj wyjazdu 2. Miasto docelowe 3. Jednostka przyjmująca 4. Data wyjazdu 5. Rodzaj wyjazdu (rozwijana lista) 6. Cel wyjazdu 7. Opis merytoryczny wyjazdu 8. Letter of confirmation 9. Inne załączniki (automatyczna podpowiedź z wniosku) (automatyczna podpowiedź z wniosku) (automatyczna podpowiedź z wniosku) (automatyczna podpowiedź z wniosku) Badawczy; Szkolenie; Konferencja; Staż naukowo-badawczy; Staż szkoleniowy; Wizyta; Inne - pole edytowalne (automatyczna podpowiedź z wniosku) (możliwość dodania pliku z dysku lokalnego) (możliwość dodania pliku z dysku lokalnego) generuj plik Po zatwierdzeniu, użytkownik musi zostać przeniesiony do kolejnej zakładki zawierającej podsumowanie rozliczenia. W zależności od ilości krajów wskazanych przez delegowanego we wniosku, program musi wyświetlać odpowiednie kolumny obrazujące rozliczenie zaliczek pobranych w każdej walucie (opcja zaznaczona kolorem szarym). Rozliczenie delegacji Waluta 1 Waluta 2 1. Nocleg (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Pola wyświetlają się w zależności od wypełnionych wcześniej danych - pojawiają się tylko te, które faktycznie występują w rozliczeniu Strona 23 z 29
2. Diety (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 3. Komunikacja lokalna (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 4. Dieta dojazdowa (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 5. Samochód prywatny (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Pola wyświetlają się w zależności od wypełnionych wcześniej danych - pojawiają się tylko te, które faktycznie występują w rozliczeniu 6. Opłata konferencyjna (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie 7. Inne (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) - Źródło finansowania Podsumowanie Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie (automatyczne wyliczenie) Źródła finansowania wprowadzone we wniosku + możliwość wprowadzenia nowego źródła + umożliwienie (automatyczne wyliczenie) Zaliczka (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) Rozliczenie zaliczki (automatyczne wyliczenie) (automatyczne wyliczenie) Do zwrotu / Do wypłaty Zwrot na rachunek bankowy (znacznik) Jeżeli zaznaczono - podać numer rachunku Strona 24 z 29
W końcowym podsumowaniu program musi przedstawiać rozliczenie pobranej zaliczki, a także posiadać opcję umożliwiającą użytkownikowi wybór, czy rozliczenie zaliczki ma być przekazane na jego rachunek bankowy czy wypłacone gotówką w kasie. Jeżeli w rozliczeniu użytkownik dodał załączniki, to program automatycznie powinien uwzględnić w ścieżce obiegu Dział Zamówień Publicznych. W ramach etapu Zamówienia Publiczne program powinien wyświetlać następujące dane przedstawione w tabeli poglądowej, których liczba musi być zależna od ilości załączników dodanych w rozliczeniu: Zamówienia Publiczne Wyszczególnienie Podgląd Tryb realizacji Podstawa prawna Załącznik 1 Wyświetl dokument Załącznik 2 Wyświetl dokument Załącznik "n" Wyświetl dokument Pola tryb realizacji i podstawa prawna muszą się odnosić do słownika funkcjonującego w systemie Xpertis. 10. Zakres informacji, których Zamawiający wymaga w przypadku zapoczątkowania procesu obiegu faktury zbiorczej. Po wybraniu opcji system wyświetla tabelę, w której wyświetlane są wszystkie faktury zbiorcze wprowadzane do systemu w ramach jednostki do której przypisany jest użytkownik (PCSS/ICHB). Program wyświetla dokumenty w tabeli według następujących filtrów: a) tryb: rejestracja dla użytkowników, którzy wprowadzają nowe pozycje do obiegu, akceptacja dla użytkowników akceptujących dokumenty w obiegu, b) zakres uprawnień: wszystkie dokumenty, tylko dokumenty przypisane do użytkownika, c) działanie: niezaakceptowane, zaakceptowane, odrzucone, wszystkie. Dane w tabeli zawierają następujące kolumny: a) symbol dokumentu, b) data dokumentu, c) wartość dokumentu, d) waluta, e) etap w obiegu na którym znajduje się dokument. System musi umożliwiać posortowanie i przefiltrowanie danych zawartych w tabeli według dowolnej kolumny. Użytkownik wprowadzający fakturę do systemu musi wprowadzić następujące informacje: a) symbol dokumentu, b) data sprzedaży, c) data wystawienia, d) data otrzymania, e) forma płatności (na podstawie słownika dostępnego w systemie), f) termin płatności, g) kontrahent (na podstawie bazy kontrahentów dostępnej w systemie Xpertis), Strona 25 z 29