PROTOKÓŁ z przeprowadzonej kontroli w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym Elektron w Szczakach za 2011 r. w dniach 13 17 luty 2012 r. Działając na podstawie statutu POD paragraf 47, paragraf 48, paragraf 49 Komisja Rewizyjna w składzie : 1. Danuta Łazowska - Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej 2. Mirosław Długołęcki - Wiceprzewodniczący Komisji Rewizyjnej 3. Zdzisław Antos - Członek Komisji Rewizyjnej nieaktywny Podczas przeprowadzania kontroli wyjaśnień udzielili : 1. Konrad Dzięciołowski - Prezes Zarządu ROD Elektron 2. Teresa Frąckiewicz - Kierownik ROD Elektron 3. Barbara Kietlińska - Biuro Rachunkowe Kietlińska Barbara Helena Kontrolą została objęta działalność : 1. Organizacyjno gospodarcza 2. Księgowa Ad 1. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Podjęte uchwały i ich realizacja 2. Zakup materiałów 3. Wykonanie usług i ich celowość 4. Umowy zlecenia i umowy o dzieło 1.1.Komisja zapoznała się z uchwałami podjętymi przez Zarząd w 2011 r. i stwierdza, że : 7 uchwał dotyczyło spraw organizacyjnych, 17 uchwał dotyczyło spraw gospodarczych, 5 uchwał dotyczyło spraw finansowych 15 uchwał dotyczyło spraw i kar regulaminowych, 68 uchwał dotyczyło zmian właściciela działki, 2 decyzje o pozbawieniu członkowstwa Łącznie podjęto 112 uchwał i dwie decyzje. 1.1.2. Udostępniony Komisji segregator z uchwałami zawiera opis realizacji uchwał oraz faktur dotyczących kosztów ich realizacji, uzasadnienia, umowy, protokoły odbioru itp.
2 Kształtowanie się kosztów w 2011 roku 1.2. Zakupy materiałów (konto 401) 1.2.1. Zakup materiałów w 2011 r. zrealizowano w następujących pozycjach: - materiały biurowe - papier ksero - materiały czystościowe - inne materiały Łącznie wydatkowano w 2011 r. 39.144.53 Plan na 2011 r. 23.830.00 Środki wydatkowane na materiały są większe od zaplanowanych o kwotę 15.314.53 Komisja nie jest w stanie stwierdzić, czy ilość zakupionych materiałów była niezbędna do funkcjonowania Ogrodu. 1.3. Wykonane usługi i ich celowość (konto 402) 1.3.1. Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na następujące usługi na rzecz Ogrodu w następujących pozycjach: - usługi telefoniczne - wywóz gałęzi - dyżury policji i ochrony - wynajem Sali na walne zebranie - strona internetowa ogrodu - badanie wody - przegląd Ppoż. - koszenie trawy - i inne pozostałe usługi Łącznie w 2011 r. wydatkowano na usługi kwotę 285.478.69 Planowane w 2011 r. 315.664.00 Łącznie środki na usługi zostały zmniejszone o 30.185.31 1.3.2. Analizując poszczególne umowy i wystawione faktury, brak do części uzasadnienia o celowości ich realizacji oraz wysokości poniesionych wydatków.
3 1.4. Opłaty i podatki (konto 403) 1.4.1. Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na opłaty i podatki w następujących pozycjach: - podatek radiowo telewizyjny - podatek leśny - ubezpieczenia - opłaty sądowe wykonanie w 2011 r. 838.93 plan na 2011 r. 1250.00 Łącznie środki wydatkowane na opłaty i podatki są mniejsze o kwotę 417.07 1.5. Wynagrodzenie, umowy zlecenia i umowy o dzieło (konto 404) 1.5.1. Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów ( listy płac i umów zlecenia), stwierdzono wydatkowanie środków na: - wynagrodzenia podstawowe - prace zlecone dozorcy, elektryka, kasjer, prezes, pozostałe zlecenia wykonanie 2011 r. 128.766.00 plan na 2011 r. 144.264.00 Łącznie środki wydatkowane na wynagrodzenia, umowy zlecenia i umowy o dzieło wydatkowano mniej o kwotę 15.498.00 1.6. Składki od wynagrodzeń, ubezpieczenia społeczne (konto 405) 1.6.1. Na podstawie dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na ubezpieczenia społeczne: wykonanie 2011 r. 11.982.62 plan 2011 r. 15.000.00 Łącznie środki wydatkowane od wynagrodzeń i ubezpieczenia społeczne są mniejsze o kwotę 3017.38 1.7. Pozostałe koszty (konto 409) 1.7.1. Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów, stwierdzono wydatkowanie środków na pozostałe koszty w następujących pozycjach: - świadczenia dla Zarządu i Komisji - pozostałe koszty ( wynajem sali i nagłośnienie, itp.) wykonanie 2011 r. 18.789.62 plan 2011 r. 27.450.00
4 Łączne środki wydatkowane na pozostałe koszty są mniejsze od zaplanowanych o kwotę 8.660.38 1.8. Fundusz oświatowy B.O. 4.455.35 wpływy - 1408.00 koszty - 720.00 Stan na 31.12.2011 r. - 5143.39 1.9. Fundusz rozwoju (konto 810) stan na 1.01.2011 r. 41.573.29 wpływy ogółem 157.996.82 wykorzystanie środków funduszu w 2011 r. 124.489.32 stan środków na 31.12 2011 r. 75.080.79 Planowane środki na 2011 r. i wykorzystanie w roku 2011 w kompetencji Zarządu 2.0. Przychody działalności statutowej ( konto 710, 711, 712) plan na 2011 r. 557.443.42 koszty 2011 r. 473.017.77 wynik za rok 2011 84.425.65 Ad 2. Badanie bilansu i Rachunku Wyników za 2011 r. dokonano zgodnie z Regulaminem RDO Elektron, uchwalonego przez KR PZD w dniu 07.04.2004 r. W czasie badania dokonano wyrywkowej kontroli dokumentów: - zapisów na kartach syntetycznych i analitycznych, wg wydruków komputerowych zgodnie z planem kont - kompletności dokumentów - raportów kasowych - protokołów spisów z natury i podjętych uchwał W wyniku kontroli stwierdzono: - prawidłowe kwalifikowanie dokumentów zgodnie z planem kont - przed zaksięgowaniem są sprawdzane pod względem merytorycznym (członek zarządu lub osoba odpowiedzialna za realizację zadania), rachunkowym biuro rachunkowe - raporty kasowe (wyrywkowo)
5 - na dn. 31.12.2011 r. przeprowadzono inwentaryzację majątku trwałego zgodnie z uchwałą Zarządu nr.z dn - wnioski z walnego zebrania i posiedzeń Zarządu były wykonywane systematycznie Bilans i Rachunek Wyników sporządzono zgodnie z obowiązującymi przepisami zamykając się jednakową kwotą pasywów i aktywów Wn. 815.718.74 Ma. 815.718. 74 Wniosek Komisji Rewizyjnej: Komisja Rewizyjna wnioskuje o zatwierdzenie Bilansu za rok 2011 ROD Elektron w Szczakach. Podpisy Zarząd ROD Elektron Komisja Rewizyjna ROD Elektron Danuta Łazowska
6 Zalecenia: 1. Rozpatrzeć umowę z policją odnośnie zmniejszenia kwoty kosztów. 2. Przestrzegać przepisów obowiązujących w Rodzinnym Ogrodzie Działkowców. 3. Analizować plan i wykonanie w kwartałach.