wersja z marca 2011 r. Wytyczne Koordynatora Krajowego dla polskich Wnioskodawców Spis treści Wprowadzenie 1 Wykaz skrótów 1 1.PODSTAWOWE INFORMACJE O PROGRAMIE 2 2. CELE GŁÓWNE I SZCZEGÓŁOWE PRIORYTETÓW I DZIAŁAŃ 7 3. ZASADA PARTNERA WIODĄCEGO 9 4. FORMALNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ PARTNERÓW 10 5. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW 12 6. PROCEDURA OCENY I WYBORU PROJEKTÓW 31 7. PROCEDURA ZAWIERANIA UMÓW 33 8. ZAŁĄCZNIKI 33 Wprowadzenie Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013, zwany dalej Programem, będący kontynuacją Programu Inicjatywy Wspólnotowej Interreg III A Polska (Województwo Zachodniopomorskie) / Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia 2000-2006, słuŝyć ma wsparciu gospodarczej, społecznej i kulturalnej współpracy polsko niemieckich regionów przygranicznych. Celem głównym Programu jest równomierny i zrównowaŝony rozwój obszaru wsparcia poprzez transgraniczne zbliŝenie mieszkańców, przedsiębiorstw i instytucji. Projekty zgłaszane w ramach Programu powinny zmierzać do poprawy konkurencyjności regionalnej oraz podniesienia poziomu jakości Ŝycia. Niniejsze Wytyczne stworzone zostały z myślą o potencjalnych beneficjentach Programu. Mają one na celu przybliŝenie zasad Programu, poprzez przedstawienie poszczególnych etapów składania i wyboru projektów oraz procedur rzeczowej i finansowej realizacji przedsięwzięć. Podstawę Wytycznych stanowi dokument Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013 zatwierdzony przez Komisję Europejską w dniu 28 marca 2008 r. Wytyczne są zgodne z rozporządzeniami WE, właściwym ustawodawstwem krajowym oraz innymi przepisami związanymi z udzielaniem dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR). Wytyczne udostępnione są do pobrania na stronach: www.interreg4a.info, www.ewt.gov.pl i www.ewt.wzp.pl.. Wykaz skrótów Skróty EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego 1
IA IC Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca IZ KE KK KM LFI Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Turystyki Meklemburgii Pomorza Przedniego) Komisja Europejska Koordynator Krajowy polski Koordynator Krajowy - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego brandenburski Koordynator Krajowy Ministerstwo Gospodarki Kraju Związkowego Brandenburgii Komitet Monitorujący Landesförderinstitut (Krajowy Instytut Wspierania Finansowego Meklemburgii Pomorza Przedniego) PO Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013 PW RPK UMWZ ZUW UE WE WST Partner Wiodący Regionalny Punkt Kontaktowy Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki Unia Europejska Wspólnota Europejska Wspólny Sekretariat Techniczny 1.PODSTAWOWE INFORMACJE O PROGRAMIE Podstawowym załoŝeniem realizacji Programu jest partnerstwo. Partnerstwo bazuje na współpracy pomiędzy Partnerami z obu państw biorących udział w Programie, tzn. kaŝdorazowo w projekcie musi być zaangaŝowany przynajmniej jeden Partner polski i jeden niemiecki z obszaru wsparcia. Partnerstwo moŝe opierać się na wspólnym przygotowaniu, wspólnej realizacji, wspólnym finansowaniu lub ustanowieniu wspólnego personelu. Działania te są kryteriami oceny projektu, tzw. kryteriami transgraniczności. Aby projekt mógł uzyskać dofinansowanie, musi spełnić przynajmniej dwa z tych kryteriów. WSPÓLNE PRZYGOTOWANIE regularne spotkania lub uzgodnienia dotyczące przygotowania projektu, wspólne opracowanie treści projektu, jego celów i harmonogramu czasowego, wspólne opracowanie dokumentacji projektowej itp. WSPÓLNY PERSONEL kaŝdy z Partnerów projektu posiada personel na potrzeby realizacji zadań w projekcie. Partnerzy projektu zatrudniają personel dodatkowy lub oddelegowują do prac w projekcie personel własny i np. WSPÓLNA REALIZACJA działania wszystkich Partnerów uzgodnione czasowo i merytorycznie; wspólne prowadzenie/wykorzystanie, wspólne kierowanie projektem, kaŝdy z Partnerów przejmie przynajmniej jedno zadanie cząstkowe itp. WSPÓLNE FINANSOWANIE wspólny plan kosztów i finansowania Partnerów projektu, w którym kaŝdy z Partnerów przejmuje obowiązek wniesienia wkładu własnego oraz kaŝdy z Partnerów projektu prefinansuje swoje koszty w 2
finansują go wspólnie. projekcie itp. a) RóŜnice pomiędzy Programem Interreg III A 2004 2006 a Programem Operacyjnym Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013 Przy tworzeniu Programu uwzględniono doświadczenia i reguły wypracowane podczas realizacji Programu Interreg IIIA 2004 2006, dlatego teŝ główne cele i zasady funkcjonowania obu Programów są podobne. JednakŜe Program 2007 2013, wdraŝany będzie zgodnie z nowymi zasadami wprowadzonymi przez Komisję Europejską 1. Inicjatywa Wspólnotowa Interreg nie istniała wcześniej jako odrębny cel Funduszy Strukturalnych. Europejska Współpraca Terytorialna natomiast jest sama w sobie celem na równi z dwoma pozostałymi celami polityki spójności Unii Europejskiej: Celem Konwergencja i Konkurencyjność regionalna i zatrudnienie. Przez to właśnie wyraŝa się wyŝszy status i oddziaływanie programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej. PoniŜej przedstawione zostały główne róŝnice pomiędzy tymi programami. Program Interreg III A Meklemburgia- Program Operacyjny Celu 3 Pomorze Przednie/ Brandenburgia Europejska Współpraca Terytorialna Rzeczpospolita Polska (Województwo - Współpraca Transgraniczna Krajów Zachodniopomorskie) 2004-2006 Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007-2013 istniał obowiązek przygotowania Uzupełnienia Programu, które zatwierdzał Komitet Monitorujący i przykazywany był do wiadomości Komisji Europejskiej; główne instytucje programu mogły być zlokalizowane w kaŝdym z państw uczestniczących w tym programie; funkcjonował Komitet Monitorujący (podejmujący najwaŝniejsze decyzje dotyczące realizacji programu) oraz Komitet Sterujący (odpowiedzialny za wybór projektów do dofinansowania z EFRR); w czasie realizacji całego programu obowiązywała zasada N+2; zniesiono obowiązek przygotowania Uzupełnienia Programu; główne instytucje programu są wspólne; funkcjonuje tylko Komitet Monitorujący, który przejmie funkcję Komitetu Sterującego; w latach 2007-2010 obowiązuje zasada N+3, w latach 2011-2013 zasada N+2; współfinansowanie z EFRR wynosiło maksymalnie 75% kosztów kwalifikowalnych; współfinansowanie z EFRR wyniesie maksymalnie do 85% kosztów kwalifikowanych; Projekt musi mieć charakter partnerski i spełniać min. 2 z 4 kryteriów współpracy 1 Rozporządzenie w sprawie EFRR, tj. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, z późniejszymi zmianami, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 210/1 z 31 lipca 2006 r., Rozporządzenie ogólne, tj. Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 210/25 z dnia 31 lipca 2006 r., Rozporządzenie wykonawcze, tj. Rozporządzenie Komisji nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 371/127 z dnia 27 grudnia 2006 r. 3
transgranicznej: wspólne przygotowanie, wspólna realizacja, wspólny personel, wspólne finansowanie; b) Zasięg terytorialny - obszar wsparcia Programu Do uzyskania wsparcia w ramach programu uprawnieni są Partnerzy pochodzący z obszarów połoŝonych wzdłuŝ granicy polsko - niemieckiej i określonych zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Ogólnego na poziomie NUTS III. Zatem obszar wsparcia programu obejmuje następujące jednostki terytorialne NUTS III: Po stronie polskiej: podregion szczeciński powiaty: policki, gryfiński, kamieński, gryficki, goleniowski, stargardzki, pyrzycki, myśliborski, choszczeński, łobeski, powiaty grodzkie Szczecin i Świnoujście, podregion koszaliński powiaty: drawski, białogardzki, kołobrzeski, koszaliński, sławieński, szczecinecki, świdwiński, wałecki i powiat grodzki Koszalin Po stronie niemieckiej: powiat Rügen (Rugia) powiat Nordvorpommern (Północne Pomorze Przednie) powiat Ostvorpommern (Wschodnie Pomorze Przednie) powiat Uecker-Randow powiat Uckermark powiat Barnim powiat grodzki Stralsund powiat grodzki Greifswald oraz zgodnie z art. 21 rozporządzenia EFRR ( zasada 20% ) powiat Demmin powiat Meklemburgia - Strelitz powiat grodzki Neubrandenburg powierzchnia obszaru wsparcia wynosi: 38.318 km² liczba mieszkańców obszaru wsparcia: 2.731.542 (stan w 2005) c) Realizacja projektów poza obszarem wsparcia / udział Partnerów spoza obszaru wsparcia Co do zasady projekt powinien być realizowany na obszarze wsparcia Programu. Dopuszczalna jest jednak moŝliwość, iŝ część projektu realizowana jest poza obszarem wsparcia lub z udziałem Partnera pochodzącego spoza obszaru. Jeśli w związku z realizacją części projektu poza obszarem wsparcia pojawią się koszty, wówczas są one kwalifikowane w wyjątkowych przypadkach, o ile w inny sposób nie moŝna osiągnąć celów projektu (wg art. 21 punkt 1 podpunkt 1 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ). Tym samym koszty generowane poza obszarem wsparcia zgodnie ze swoim przeznaczeniem muszą być ukierunkowane na powodzenie realizacji projektu na obszarze wsparcia. Muszą się one się wpisywać, co do swojej treści i zakresu, w projekt zasadniczy. W przypadku targów i wystaw odbywających się poza obszarem wsparcia, naleŝy udokumentować, Ŝe udział w nich był niezbędny dla osiągnięcia celów projektu. 4
JeŜeli realizacja projektu w znaczących częściach odbywa się takŝe na innym obszarze wsparcia i jeŝeli części z obu obszarów wsparcia, pomimo Ŝe merytorycznie ze sobą powiązane, mogą zostać wyodrębnione jako samodzielne projekty, wówczas dla obu obszarów wsparcia naleŝy złoŝyć osobne wnioski o dofinansowanie (np. w przypadku cyklu wydarzeń na określony temat odbywających się w obu obszarach wsparcia). Przy składaniu wniosków naleŝy wskazać na ten fakt, aby umoŝliwić dokonanie uzgodnień pomiędzy instytucjami odpowiedzialnymi za programy. Uczestnictwo w projekcie Partnera pochodzącego z innego obszaru wsparcia jest moŝliwe zgodnie z art. 19 punkt 1 zdanie 2 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, jeŝeli projekt realizowany jest przez Partnerów z co najmniej dwóch państw, z których przynajmniej jedno jest państwem członkowskim. Obszar wsparcia: 5
c) Ramy czasowe Programu W ramach Programu mogą być współfinansowane wydatki, które zostały faktycznie poniesione pomiędzy 1.01.2007 a 30.06.2015. Program nie uwzględnia przedsięwzięć zakończonych przed rozpoczęciem terminu kwalifikowalności. d) Ramy finansowe Programu Całkowity budŝet programu - 156 250 208 euro w tym wysokość środków z EFRR - 132 812 670 euro. e) Wysokość dofinansowania projektów Ze środków EFRR Partnerzy mogą uzyskać dofinansowanie w wysokości do 85% kosztów kwalifikowanych projektu. Środki EFRR są przekazywane w postaci bezzwrotnej refundacji. f) Grupy docelowe i beneficjenci końcowi Beneficjentami Programu mogą być: jednostki samorządu terytorialnego i ich związki organy administracji rządowej jednostki sektora finansów publicznych podmioty prawa publicznego osoby prawne poŝytku publicznego (stowarzyszenia, związki, fundacje) zakłady budŝetowe jednostek samorządowych nie prowadzące działalności komercyjnej, komunalne związki celowe towarzystwa i organizacje wspierania gospodarki, centra technologiczne, placówki badawczo-rozwojowe szkoły wyŝsze, placówki naukowo-dydaktyczne placówki kultury i sportu, placówki słuŝby zdrowia i pomocy społecznej pozostałe organizacje pozarządowe (NGO) MŚP 2 - zarówno po stronie polskiej jak i niemieckiej są tzw. beneficjentami końcowymi, którzy nie mogą bezpośrednio starać się o dofinansowanie swoich przedsięwzięć ze środków Programu. MŚP stanowią grupy docelowe, do których skierowane są efekty projektów oraz które są uprawnione do korzystania z produktów projektów zrealizowanych przez bezpośrednich beneficjentów Programu. W ramach Programu MŚP wspierane są w realizacji takich przedsięwzięć jak m.in. udział w targach, giełdach kooperacyjnych, wchodzenie na nowe rynki w kraju partnerskim, tworzenie wspólnych produktów regionalnych, tworzenie sieci powiązań między szkołami wyŝszymi a przedsiębiorstwami, etc. Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania organizacje samorządów gospodarczych, zawodowych i rolniczych Lasy Państwowe (w Polsce) 2 Definicja małych i średnich przedsiębiorstw opiera się na Załączniku I do Rozporządzenia (WE) nr 364/2004 (Dziennik Urzędowy WE L 63/22 z dnia 25. lutego 2004) z późniejszymi zmianami. Warunkiem przyznania wsparcia jest nie korzystanie przez wspierane przedsiębiorstwo z innego rodzaju pomocy w ramach pomocy de-minimis w rozumieniu rozporządzenia (WE) nr 1998/2006 Komisji z dnia 15. grudnia 2006 roku o stosowaniu Artykułu 87 i 88 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską do pomocy de minimis (Dziennik Urzędowy KU L 379 z dnia 28. grudnia 2006), która nie przekracza pułapu 200000 EUR w okresie trzech kolejnych lat budŝetowych. Pułap wynoszący 200.000 dotyczy wszystkich form pomocy publicznej (np. dotacje, poŝyczki, poręczenia, udziały), które zostały wymienione jako pomoc de minimis w cytowanym rozporządzeniu. 6
2. CELE GŁÓWNE I SZCZEGÓŁOWE PRIORYTETÓW I DZIAŁAŃ Priorytet 1 Wspieranie działań na rzecz infrastruktury słuŝącej współpracy transgranicznej i poprawie stanu środowiska na obszarze pogranicza Działanie: 1) Poprawa transgranicznych połączeń komunikacyjnych (drogi, linie kolejowe, drogi wodne, ścieŝki rowerowe) w szczególności poprzez: przyłączenie do Transeuropejskiej Sieci Transportowej i ponadregionalnych sieci dróg, np.: obwodnice, mosty, drogi gminne, powiatowe, wojewódzkie i krajowe, połączenia komunikacyjne obszarów turystycznych działania na rzecz rozwiązań technicznych i organizacyjnych poprawiających bezpieczeństwo ruchu drogowego transgraniczne projekty naukowe i inne działania imprezy w zakresie transportu, planowania przestrzennego na poziomie lokalnym i regionalnym, rozwoju/ modernizacji miast Działanie: 2) Wsparcie transgranicznej struktury gospodarczej w szczególności poprzez: transgraniczne działania infrastrukturalne (budowa/ rozbudowa/przebudowa) na obszarach miejskich i wiejskich (m.in. odprowadzanie ścieków, zaopatrzenie w energię, telekomunikacja) wsparcie infrastruktury turystycznej, szczególnie turystyki wodnej działania inwestycyjne na rzecz dalszego rozwoju oferty turystycznej i poprawy jakości istniejącej infrastruktury turystycznej (turystyka rowerowa, wodna, konna, przyrodnicza i kulturalna) Działanie: 3) Poprawa jakości wody, ochrony środowiska, krajobrazu, klimatu, ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko oraz ryzyka związanego ze środowiskiem naturalnym w szczególności poprzez: poprawę jakości wody w obszarze pogranicza, szczególnie w obszarze rzeki Odry, Zalewu Szczecińskiego i innych waŝnych dla turystyki akwenów prewencję przeciwpowodziową w zakresie rzek granicznych transgraniczne działania na rzecz ochrony fauny i flory i zachowania/poprawy dziedzictwa naturalnego współpracę instytucjonalną w zakresie zaopatrzenia publicznego i utylizacji(woda pitna, odprowadzanie ścieków, gospodarka odpadami, systemy zaopatrzenia energetycznego) integrację działań przyjaznych środowisku w dziedzinie rozwoju miast, planowania transportu i planowania przestrzennego kontynuację działań w zakresie ochrony przeciwpoŝarowej oraz przeciwdziałaniu klęskom Ŝywiołowym tworzenie transgranicznej elektronicznej bazy danych geograficznych stworzenie wspólnego sytemu monitoringu wód powierzchniowych na obszarze wsparcia stworzenia wspólnego systemu oceny jakości powietrza z uwzględnieniem pomiarów emisji zanieczyszczeń i tworzeniem modeli 7
Priorytet 2 Wspieranie transgranicznych kontaktów gospodarczych i zacieśnienie współpracy gospodarczo naukowej Działanie: 1) Wspieranie polsko- niemieckich kontaktów gospodarczych i sieci współpracy gospodarczej w szczególności poprzez: giełdy kooperacyjne i konferencje branŝowe w szczególności w ramach regionalnych klastrów branŝowych; centra serwisowe- pomoc w nawiązywaniu kontaktów wraz z opieką doradcy, tworzenie i aktualizacja transgranicznych baz danych gospodarczych wzajemne prezentacje gospodarcze krajów Meklemburgia- Pomorze Przednie, Brandenburgia i Województwa Zachodniopomorskiego współpracę organizacji i związków przedsiębiorców, izb rzemieślniczych, izb przemysłowo - handlowych wspieranie wspólnego certyfikowania wspieranie rozwoju przedsiębiorczości, podejmowania działalności gospodarczej o charakterze transgranicznym (kwalifikacje, doradztwo, coaching) wspieranie rozwoju regionalnych transgranicznych łańcuchów kreacji wartości dodanej wspieranie MŚP przy wchodzeniu na nowy rynki w kraju partnerskim oraz polsko niemieckich kooperacji przedsiębiorstw w przypadku wspólnego wchodzenia na nowe rynki (np. udział w targach, coaching, usługi tłumaczenia ustnego i pisemnego) Działanie: 2) Transgraniczny marketing turystyczny i pozyskiwanie inwestorów w szczególności poprzez: działania w zakresie trwałego rozwoju regionalnego w polsko- niemieckim obszarze pogranicza ze szczególnym naciskiem na rozwój kompetencji w dziedzinie transgranicznego zarządzania regionalnego, dywersyfikacji i przekształcania produkcji rolnej w działalność pozarolniczą, m.in. poprzez wspieranie agroturystyki wiejskich turystyki przyrodniczej rozwój dalszych ośrodków turystycznych i wielkoprzestrzennych obszarów chronionych w ramach współpracy Partnerów turystycznych na obszarze wsparcia transgraniczny marketing terenów pod działalność gospodarczą w polskoniemieckim obszarze przygranicznym tworzenie wspólnych produktów turystycznych Działanie: 3) Wspieranie transgranicznej współpracy i sieci ośrodków naukowych, badawczych i technologicznych celem ułatwienia dostępu do wiedzy i transferu technologicznego w szczególności poprzez: budowę transgranicznego systemu wspierania innowacji i transferu technologii wspieranie innowacyjnych technologii w dziedzinie produkcji, techniki informacyjnej i komunikacyjnej tworzenie sieci powiązań między szkołami wyŝszymi a przedsiębiorcami działania na rzecz tworzenia sieci w dziedzinie mediów technologii informatycznych działania na rzecz wprowadzenia transgranicznych platform internetowych, banków danych i e-commerce Priorytet 3 8
Transgraniczny rozwój zasobów ludzkich oraz wsparcie współpracy transgranicznej w zakresie ochrony zdrowia, kultury i edukacji Działanie: 1) Wspólne projekty w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, wydawania świadectw i uprawnień zawodowych w polsko-niemieckim obszarze wsparcia, edukacji ekologicznej w szczególności poprzez: tworzenie i rozwój transgranicznej współpracy w dziedzinie edukacji tworzenie i zastosowanie modułów kształcenia w zakresie kompetencji interkulturowych jako trwałego elementu kształcenia naukę języków obcych (polski / niemiecki) i transgraniczną wymianę uczniów i uczniów zawodu (współpraca ośrodków edukacyjnych) testowanie i tworzenie transgranicznych programów kształcenia wspieranie kształcenia zawodowego w środowisku gospodarczym we współpracy z niemieckimi i polskimi instytucjami branŝ przemysłowych(obróbka i przetwórstwo metali), turystycznych oraz z sektora usług, m.in. ochrona zdrowia, ochrona środowiska, technologie innowacyjne Działanie: 2) Wspieranie współpracy jednostek samorządu terytorialnego oraz prywatnych ośrodków kulturalnych, stowarzyszeń i innych instytucji działających na rzecz rozwijania kontaktów transgranicznych i integracji społecznej w szczególności poprzez: wspólne strategie, koncepcje i studia badawcze dotyczące rozwoju polskoniemieckiego obszaru wsparcia działania na rzecz aktywizacji zawodowej i społecznej oraz przeciwdziałanie uzaleŝnieniom w ramach kooperacji transgranicznej transgraniczne imprezy na rzecz integracji mieszkańców polsko-niemieckiego obszaru wsparcia wspólne projekty kulturalne, sportowe i na rzecz szkół i inne działania na rzecz uczniów i młodzieŝy działania na rzecz publicznej transgranicznej infrastruktury rekreacyjnej, kulturalnej, sportowej i społecznej rozbudowę i modernizację ośrodków współpracy polsko- niemieckiej wspieranie projektów w dziedzinie ekonomiki zdrowia działania na rzecz popularyzacji własnego dziedzictwa kulturowego i przyrodniczego w państwie sąsiednim wzajemne prezentacje krajów związkowych Meklemburgii Pomorza Przedniego, Brandenburgii i Województwa Zachodniopomorskiego ochrona miejsc i zabytków o szczególnym znaczeniu kulturowym dla regionu rozbudowę i rozwój transgranicznych ośrodków edukacji ekologicznej i innych publicznych ośrodków edukacyjno- rekreacyjnych 3) Fundusz Małych Projektów (FMP) 3. ZASADA PARTNERA WIODĄCEGO Zgodnie z art. 20 Rozporządzenia w sprawie EFRR (WE) nr 1080/2006 Partnerzy kaŝdego projektu wybierają spośród siebie Partnera Wiodącego. PW ponosi całkowitą odpowiedzialność organizacyjną, merytoryczną i finansową za projekt w stosunku do Instytucji Zarządzającej i jest jedyną stroną umowy z Instytucją Zarządzającej. Ustala on warunki regulujące stosunki między nim a pozostałymi beneficjentami zaangaŝowanymi w przedsięwzięcie w formie Porozumienia partnerskiego. Partner Wiodący: 9
koordynuje przygotowywania projektu, dokonuje ustaleń dotyczących jego relacji z Partnerami uczestniczącymi w projekcie w formie tzw. Porozumienia partnerskiego, dba o kompletność wniosku, jego podpisanie przez upowaŝnioną osobę i złoŝenie do WST, w przypadku zatwierdzenia wniosku przez KM podpisuje umowę o dofinansowanie projektu z IZ reprezentowaną przez Krajowy Instytut Wsparcia Meklemburgii Pomorze Przedniego (LFI), odpowiada za zapewnienie realizacji całego projektu, zarządza projektem i dba o sprawozdawczość w ramach projektu, zarządza środkami EFRR w ramach projektu oraz dba o prawidłowe wydatkowanie środków w ramach całego projektu, równieŝ przez Partnerów biorących udział w projekcie, dopilnowuje, by wydatki przedstawione przez Partnerów uczestniczących w projekcie zostały poniesione na realizację projektu i odpowiadały czynnościom uzgodnionym między tymi Partnerami, weryfikuje, czy wydatki przedstawione przez Partnerów uczestniczących w projekcie zostały zatwierdzone przez kontrolerów, w ustalonych okresach rozliczeniowych składa wniosek o płatność wraz z certyfikatami potwierdzającymi faktycznie poniesione wydatki poszczególnych Partnerów, otrzymuje wkład EFRR na poziomie Programu i odpowiada za przekazanie wkładu EFRR pozostałym Partnerom. 3.1. Porozumienie partnerskie Porozumienie partnerskie podpisywane jest przez wszystkich Partnerów przed złoŝeniem wniosku projektowego w celu dokonania regulacji wzajemnych stosunków oraz ustalenia praw i obowiązków Partnerów wynikających z realizacji projektu. Porozumienie oprócz minimalnych wymagań narzuconych przez rozporządzenia UE zawiera propozycje sformułowań zapisów do wyboru, które Partnerzy mogą dostosować do konkretnych potrzeb ich projektu. Zapisy te dotyczą odpowiedzialności za prawidłowe wydatkowanie środków i postępowania w przypadku konieczności zwrotu. Partnerzy mogą regulować w Porozumieniu partnerskim wszystkie inne kwestie dotyczące ich współpracy, które uwaŝają za konieczne. Propozycje sformułowania zapisów do porozumienia partnerskiego znajdują się w Załączniku IV do niniejszych Wytycznych. 4. FORMALNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ PARTNERÓW Mimo Ŝe Partner Wiodący bierze odpowiedzialność za wdraŝanie projektu przed Instytucją Zarządzającą, inni Partnerzy projektu powinni mieć aktywny udział w zarządzaniu, wdraŝaniu, jak równieŝ w działaniach informacyjnych i komunikacyjnych projektu. PoniŜsza tabela przedstawia podział obowiązków pomiędzy Partnerem Wiodącym a pozostałymi Partnerami projektu. Formalna odpowiedzialność Partnerów Etap projektu Opracowanie projektu i przygotowanie wniosku Odpowiedzialność Partnera Wiodącego Koordynacja wkładu Partnerów. Przygotowanie projektu i złoŝenie wniosku do WST Odpowiedzialność Partnerów Pomysły na projekt i wniosek o dofinansowanie powinny być tworzone wspólnie i przy akceptacji Partnerów. Wszyscy Partnerzy projektu wspólnie uzgadniają, kto będzie PW. Zawarcie Zapewnia zawarcie Porozumienie partnerskie musi 10
Porozumienia partnerskiego Współfinansowani e Kontraktowanie WdraŜanie Finanse i raportowanie Płatności Nieprawidłowości porozumienia i złoŝenie go wraz z wnioskiem projektowym do WST. PW zabezpiecza współfinansowanie na swoje wydatki w projekcie i zapewnia, Ŝe wszyscy Partnerzy złoŝyli oświadczenia (Oświadczenie o współfinansowaniu) o swoim wkładzie. PW podpisuje dwujęzyczną Umowę o dofinansowanie z LFI. PW ponosi całkowitą odpowiedzialność za wdraŝanie całego projektu. PW zapewnia koordynację projektu (zarządzanie projektem, monitoring, itd.) PW ponosi zaplanowaną część wydatków w projekcie. PW jest odpowiedzialny za zapewnienie, Ŝe jego wydatki są potwierdzone przez właściwego kontrolera z art. 16 Rozporządzenia w sprawie EFRR. PW sprawdza, czy wydatki Partnerów zostały zatwierdzone przez właściwego kontrolera z art. 16 Rozporządzenia w sprawie EFRR oraz dopilnowuje czy odpowiadały czynnościom uzgodnionym między Partnerami. PW składa wspólny wniosek o płatność w oparciu o skontrolowane wydatki Partnerów. PW przyjmuje płatności z Programu i przesyła środki do pozostałych Partnerów projektu bez zbędnej zwłoki zgodnie z kwotami zawartymi we wniosku o płatność. PW jest zobowiązany do zwrotu do budŝetu Programu wydatków, jeŝeli były one wydatkowane niezgodnie z załoŝeniami zarówno przez niego jak i Partnerów projektu. PW pokrywa te wydatki z pieniędzy tego z Partnerów, u być podpisane przez wszystkich Partnerów projektu. Są oni zobowiązani do realizacji wszystkich zaakceptowanych działań i ponoszenia odpowiedzialności finansowej. Zabezpieczają współfinansowanie swoich wydatków w projekcie oraz składają oświadczenia o współfinansowaniu wraz z wnioskiem projektowym. PW przekazuje kopię Umowy o dofinansowanie projektu kaŝdemu Partnerowi projektu. KaŜdy Partner jest odpowiedzialny za prowadzenie działań, zapisanych we wniosku i wypełnianie postanowień Porozumienia partnerskiego. KaŜdy Partner ponosi swoją część wydatków zaplanowanych w projekcie. KaŜdy Partner jest odpowiedzialny za zapewnienie, Ŝe jego wydatki są potwierdzone przez kontrolera wg. art. 16. Partnerzy projektu powinni zapewnić złoŝenie certyfikatów i innych niezbędnych dokumentów do PW przed ostateczną datą wyznaczoną przez PW. KaŜdy Partner projektu zgodnie z Porozumieniem partnerskim ponosi odpowiedzialność za jakąkolwiek nieprawidłowość w zadeklarowanych wydatkach. 11
którego wykryto nieprawidłowości. W celu zapewnienia efektywnego wdraŝania projektu PW musi stworzyć właściwy system zarządzania i koordynacji. Osoba odpowiedzialna za organizację, wdraŝanie i koordynację realizacji projektu powinna być wyznaczona jako koordynator projektu. Zaleca się, by osoba ta miała wiedzę z zakresu zarządzania projektem finansowanym z UE oraz doświadczenie w pracy w międzynarodowym zespole. NiezaleŜnie od zakresu odpowiedzialności (np. monitorowanie procesu postępu, odpowiedzialność za kontakty, zapewnianie odpowiedniego przepływu informacji pomiędzy partnerami, itd.) koordynator powinien być zdolny do działania zgodnie z Porozumieniem partnerskim i mobilizować Partnerów do realizacji zadań zawartych we wniosku projektowym. Ze względu na znaczącą rolę koordynatora projektu powinien on być włączony do projektu na etapie jego opracowania. Dodatkowo wskazane jest, aby władał dobrze językiem niemieckim i polskim. 5. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW a) Ogłoszenie o naborze projektów Za przeprowadzenie naboru projektów odpowiada Wspólny Sekretariat Techniczny (WST). WST we współpracy z Regionalnym Punktem Kontaktowym zajmuje się doradztwem, konsultuje propozycje projektowe, prowadzi szkolenia i informuje potencjalnych beneficjentów o moŝliwościach uzyskania wsparcia z Programu. W WST przyjmowane są wnioski projektowe. WST weryfikuje je pod względem formalnym, rejestruje i koordynuje przeprowadzenie oceny merytorycznej projektów (m.in. kontaktuje się z Partnerami Wiodącymi projektów oraz instytucjami włączonymi w proces oceny projektów). WST wspiera Komitet Monitorujący, w tym przygotowuje posiedzenia i materiały dla Komitetu Monitorującego. W WST zaangaŝowani są pracownicy polscy i niemieccy, którzy udzielają informacji Partnerom z Polski w języku polskim, a Partnerom z Niemiec w języku niemieckim. WST mieści się na obszarze wsparcia w: siedzibie Związku Gmin Euroregionu Pomerania (Kommunalgemeinschaft POMERANIA e.v.) ulica E.-Thälmann-Str. 4 D-17321 Löcknitz tel: +49 (0397) 54 52 915 faks: +49 (0397) 54 52 929 Strona internetowa WST: www.interreg4a.info Wsparciem dla WST w zakresie doradztwa dla podmiotów zainteresowanych uzyskaniem wsparcia w ramach Programu jest Regionalny Punkt Kontaktowy (RPK). RPK jest instytucją pomocniczą działającą przy Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego, która prowadzi działania informacyjne i promocyjne, zapewnia powszechny dostęp do informacji o moŝliwościach uzyskania wsparcia, udostępnia dokumenty programowe wraz z wytycznymi dla Partnerów oraz prowadzi forum poszukiwania Partnerów do realizacji projektów. RPK współpracuje blisko z WST. RPK mieści się w: Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego, Wydział WdraŜania Regionalnego Programu Operacyjnego, ul. Kolumba 60 a 70-035 Szczecin Tel. +48 91 44 11 123 Fax. +48 91 48 89 987 Strona internetowa RPK: www.ewt.wzp.pl 12
Treść ogłoszenia o rozpoczęciu naboru projektów, identyczna dla polskich i niemieckich wnioskodawców, określana jest przez WST w uzgodnieniu z IZ i KK. Ogłoszenie zawiera przynajmniej następujące informacje: nazwa programu priorytety Programu wymóg polsko niemieckiego partnerstwa dla kaŝdego projektu kwalifikowalny obszar realizacji projektów potencjalni beneficjenci przybliŝona dostępna kwota środków EFRR miejsce i termin składania wniosków odniesienie do strony internetowej Programu, gdzie umieszczone są dokumenty określające szczegółowe zasady związane z przygotowaniem, oceną, wyborem oraz realizacją projektów. Nabór w Programie będzie miał tzw. charakter ciągły. Oznacza to, Ŝe wnioski projektowe mogą być składane przez cały okres trwania Programu. Nabór nowych projektów będzie kontynuowany do momentu wyczerpania środków finansowych. KaŜdorazowo po posiedzeniu KM publikowane są informacje o zatwierdzonych projektach. Informacje te dostępne są na stronie internetowej Programu www.interreg4a.info. Wszelka komunikacja WST z wnioskodawcą (Partnerem Wiodącym projektu) na etapie naboru i oceny wniosków odbywać się będzie w języku narodowym właściwym dla danego Partnera Wiodącego. b) Pakiet aplikacyjny Następnym krokiem jest zapoznanie się z zasadami Programu. Dokumenty niezbędne do złoŝenia wniosku moŝna znaleźć w pakiecie aplikacyjnym, który jest opublikowany i będzie aktualizowany na stronie internetowej Programu oraz stronach instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie Programu (MRR, Ministerstwo Gospodarki Kraju Związkowego Brandenburgii, UMWZ, Euroregion Pomerania): www.interreg4a.info, www.ewt.gov.pl, www.ewt.wzp.pl. Pakiet aplikacyjny zawiera następujące dokumenty: ogłoszenie o naborze wniosków zawierające moŝliwe wskazówki KM/ IZ/ WST, wzór wniosku projektowego wraz z załącznikami, wytyczne do sporządzenie porozumienia partnerskiego, wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w Programie, Wytyczne Koordynatora Krajowego dla polskich wnioskodawców. Zanim wniosek zostanie sporządzony niezbędne jest uwaŝne zapoznanie się z wszystkimi informacjami kluczowymi dla wypełniania wniosku zawartymi w ww. dokumentach Programu. c) Działania szkoleniowo-promocyjne WST i Regionalny Punkt Kontaktowy wspierają potencjalnych Beneficjentów na kaŝdym etapie realizacji projektu od poszukiwania pomysłu i/lub Partnerów poprzez doradztwo przy wypełnianiu wniosku do wdraŝania projektu i jego zakończenia. W zaleŝności od moŝliwości personalnych oraz zasobów materialnych, WST przy współpracy RPK będzie przeprowadzał następujące działania: warsztaty, spotkania informacyjne, seminaria tematyczne dotyczące moŝliwości wsparcia w ramach Programu, codzienny kontakt z wnioskodawcami odnośnie Programu, np. pytania na temat kwalifikowalności działań i kosztów, kryteria wyboru projektów, aspekty budŝetu, warunki ubiegania się o wsparcie, itd., 13
konsultacje indywidualne z wnioskującymi, mające na celu przygotowanie dobrych transgranicznych projektów współpracy, itd., seminaria i szkolenia dla Partnerów Wiodących z nastawieniem na zarządzanie (np. zarządzanie projektem, zarządzanie finansowe, komunikacja). WST publikuje na stronie Programu propozycje projektowe i w ten sposób ułatwia nawiązywanie kontaktów między potencjalnymi wnioskodawcami. RPK umieszcza na swojej stronie internetowej propozycje projektów oraz informacje na temat poszukiwania Partnerów do projektu. Działania informacyjno-promocyjne oraz doradztwo i szkolenia dla potencjalnych beneficjentów przeprowadzane są dla wnioskodawców po polskiej i niemieckiej stronie granicy. Szkolenia mają charakter otwarty dla wszystkich potencjalnych beneficjentów Programu. Szkoleniom towarzyszą inne działania promocyjne, polegające m.in. na dystrybucji na obszarze wsparcia materiałów informacyjnych i promocyjnych, takich jak broszury, ulotki itd. W działania te zaangaŝowany jest WST oraz RPK, które to instytucje przygotowują niezbędne materiały. d) Przygotowanie projektu Pomysł > nawiązanie partnerstwa > wspólne opracowanie pomysłu projektu > wniosek o dofinansowanie Podstawą dobrego projektu jest pomysł, który stanowiłby odpowiedź na kluczowe problemy obszaru wsparcia oraz proponował sposób ich rozwiązania. Idea projektu powinna się wpisywać nie tylko w potrzeby regionu, ale równieŝ w załoŝenia Programu. Wokół takiej idei projektowej powinno zawiązać się partnerstwo, składające się z Partnerów zainteresowanych realizacją projektu i osiągnięciem wspólnych celów. Partnerzy powinni zdefiniować działania, które będą realizowane w projekcie oraz grupy docelowe, wyróŝnić części składowe projektu, podzielić zadania, obliczyć budŝet, itd. Wniosek powinien być przygotowany ponadto w porozumieniu przez wszystkich Partnerów. W trakcie przygotowywania wniosku zaleca się konsultacje z pracownikami WST i RPK. Ostateczną odpowiedzialność za przygotowanie, podpisanie i złoŝenie wniosku projektowego do WST ponosi Partner Wiodący. Wskazówki dotyczące wypełniania formularza wniosku projektowego Wniosek powinien być przygotowany w dwóch wersjach językowych: niemieckiej i polskiej. Wypełnienie wniosku w jednym lub innym języku jest jednoznaczne z uznaniem go za niekwalifikowany. Wniosek jest dostarczony do WST przez Partnera Wiodącego w wersji papierowej wraz z załącznikami i elektronicznej (np. na płycie CD). Do WST składany jest oryginał wniosku w języku polskim i niemieckim, oraz załączniki w języku polskim (w przypadku polskich Partnerów) lub niemieckim (przez Partnerów niemieckich). Dwie kopie wniosku (w obu językach) i załączników - w języku polskim (w przypadku polskich Partnerów) lub niemieckim (w przypadku Partnerów niemieckich) potwierdzone za zgodność z oryginałem składane są po rejestracji wniosku. Rejestracja moŝliwa jest w przypadku pozytywnego zakończenia oceny formalnej wg listy sprawdzającej (lista ta stanowi załącznik nr 6 do Wytycznych). Zawartość wniosku projektowego 1. Dane dotyczące Wnioskodawcy (Partnera Wiodącego), osoby upowaŝnionej do podpisania umowy oraz osoby do kontaktu 2. Opis projektu (tytuł, opis, miejsce realizacji, określenie właściwego priorytetu) 3. Partnerzy projektu i ich rola oraz opis sposobu zarządzania projektem przez PW 4. Dane dotyczące projektu (stan wyjściowy, działania, etapy realizacji, powiązanie z innymi projektami) 5. Plan wydatków 14
Tabela Plan wydatków dla całego projektu (w EURO) Aby przygotować budŝet projektu naleŝy zapoznać się z Wspólnymi uzgodnieniami dotyczącymi kwalifikowalności wydatków w projektach (tzw. Wytyczne kwalifikowalności, stanowią załącznik nr 3 do Wytycznych), w których ustalono zasady kwalifikowalności wydatków. Niniejsze Wytyczne kwalifikowalności odnoszą się zarówno do polskich, jak i niemieckich Partnerów projektów. W przypadku, gdy pewne kwestie nie zostały uregulowane w Wytycznych, wówczas naleŝy stosować przepisy krajowe obowiązujące na terenie kaŝdego z Partnerów projektu. W takiej sytuacji będzie oznaczało to, Ŝe dla Partnera projektu po drugiej stronie granicy będą obowiązywały zasady kwalifikowalności wydatków określone przez państwo członkowskie, z którego pochodzi. Takie rozwiązanie wynika z faktu, iŝ weryfikacja ponoszonych przez beneficjenta wydatków przeprowadzana jest przez kontrolerów kraju, w którym ma on siedzibę. Dla Partnerów polskich w takim przypadku mają zastosowanie Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013" (dostępne na stronie internetowej Programu www.interreg4a.info oraz na www.ewt.gov.pl). Tabela Plan wydatków dla całego projektu (w EUR) zawiera podział na następujące linie budŝetowe: Koszty osobowe Koszty osobowe Koszty rzeczowe (np. materiały biurowe, komunikacja) Koszty usług zewnętrznych Koszty inwestycyjne Koszty marketingu Koszty pozostałe Do tej kategorii kosztów zalicza się: - wynagrodzenia, - podatek od wynagrodzeń, - obciąŝenia pracodawcy z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych. Koszty te kalkulowane są zgodnie z prawodawstwem krajowym danego Partnera. Wynikają one z umów o pracę zawieranych przez instytucję danego Partnera. Koszty rzeczowe Koszty usług zewnętrznych Do tej kategorii kosztów zalicza się np. materiały biurowe, koszty administracyjne. koszty najmu, dzierŝawy, poczta, faks, telefon, koszty ksero itd. W przypadku, gdy istnieje konieczność zlecenia wykonania ekspertyz lub usługi, która nie moŝe być wykonana w ramach danej instytucji, musi być ona rozliczona w ramach tej kategorii kosztów. Do tej kategorii kosztów zalicza się: - koszty zewnętrznych wykładowców i uczestników w spotkaniach projektowych i imprezach, - wynajem pomieszczeń na spotkania i catering, - tłumaczenia, - przygotowanie studiów, - przygotowanie dokumentacji technicznej, - ekspertyzy/honoraria, - plany, koncepcje, 15
- doradztwo, coaching, - doradca podatkowy/biegły rewident, Ekspert zewnętrzny moŝe być opłacony na podstawie: - umowy i rachunku/faktury Aby koszty te były kwalifikowalne muszą spełniać następujące kryteria: usługa musi być elementem wdraŝania projektu, koszty nie mogą przekraczać ceny rynkowej za podobną usługę/ekspertyzę w kraju / regionie, gdzie ma siedzibę Partner projektu, zawierający umowę, muszą być spełnione wymogi wspólnotowe i krajowe odnośnie zamówień publicznych, muszą być przestrzegane zasady przejrzystości, obiektywizmu i braku dyskryminacji musi być wybrana najlepsza oferta. Koszty inwestycyjne Do tej kategorii kosztów naleŝą: - dostawy (sprzęt, wyposaŝenie, umeblowanie) - roboty związane z budową bądź naprawą wykonywane w ramach projektu na podstawie umów i opłacane na podstawie faktur. Rodzaje inwestycji powinny być zgodne z celami Programu i powinny być konieczne dla osiągnięcia celów projektu. Koszty inwestycyjne są kwalifikowalne, jeŝeli: nie były finansowane z innych instrumentów finansowych (UE, krajowych, itd.), zostały nabyte zgodnie z prawem zamówień publicznych, powstały w trakcie kwalifikowalnego okresu wdraŝania projektu i nie zostały całkowicie zamortyzowane, są oznakowane zgodnie z zasadami dotyczącymi informacji publicznej, zawartymi w rozporządzeniu WE nr 1828/2006, w szczególności w art. 9 i aneksie nr 1, wszystkie wymogi prawa UE lub krajowego nt. inwestycji są spełnione (np. wpływ na środowisko, pozwolenie na budowę). Koszty marketingu Promocja projektu / Informowanie opinii publicznej W trakcie planowania budŝetu naleŝy uwzględnić koszty informacji i promocji projektu. Do tej kategorii kosztów naleŝą: - organizacja spotkań* (najem pomieszczeń i wyposaŝenia, tłumaczenie, druk, posiłki, jeśli nie są pokrywane z diet itd.), których koszty ponoszone są na podstawie umów i w oparciu o faktury od zewnętrznych dostawców, *organizacja spotkań promujących projekt na zakończenie prac budowlano-inwestycyjnych jak np. oficjalne zakończenie budowy, przecinanie wstęgi, święto zawieszenia wiechy nie jest kosztem kwalifikowanym. - publikacje i ogłoszenia prasowe, inne publikacje nie związane z konkretnymi wydarzeniami czy seminariami, - ulotki, broszury, newslettery, materiały promocyjne, - obsługa strony internetowej i serwera, marketing projektu, 16
- programy telewizyjne, Koszty te powinny być ponoszone na podstawie umów z wykonawcami i w oparciu o faktury wystawione przez dostawców usług. Pozostałe koszty Do tej kategorii kosztów naleŝą: - koszty przygotowawcze (do 5% łącznych kosztów), W ramach kosztów przygotowawczych mogą być finansowane działania bezpośrednio i wyraźnie związane z przygotowaniem projektu. Koszty te powinny być dobrze uzasadnione i opłacone przed zatwierdzeniem projektu przez Komitet Monitorujący. Koszty przygotowawcze mogą obejmować usługi, w tym ekspertyzy zewnętrzne (np. tłumaczenia, w tym tłumaczenie wypełnionego wniosku), przygotowanie studiów, dokumentacji technicznej, innych ekspertyz itp.), podróŝe i zakwaterowanie, spotkania i wydarzenia (np. wynajem sali na spotkanie). - podróŝe (pociągiem, autobusem, samochodem, itd.), Co do zasady naleŝy korzystać z najbardziej ekonomicznych środków transportu. Koszty diet i zakwaterowania powinny być zgodne z kryteriami stosowanymi w danych państwach członkowskich w odniesieniu do instytucji publicznych. Koszty podróŝy naleŝy podzielić na podróŝe krajowe i zagraniczne. Koszty podróŝy muszą być bezpośrednio związane z wdraŝaniem projektu lub realizacją zadań projektowych i pokrywać koszty transportu środkami publicznymi klasy ekonomicznej. - koszt zuŝycia nieruchomości lub wyposaŝenia, - koszty transakcji finansowych Kwalifikowalne są wydatki związane z przekazywaniem środków między Partnerami projektu. Zgodnie z Rozporządzeniem 1828/2006 istnieje moŝliwość kwalifikowania wkładu niepienięŝnego, np. w postaci wolontariatu. W celu uznania wolontariatu za wydatek kwalifikowalny, wolontariat musi: być niezbędny dla projektu i odnosić się tylko do działań projektowych (np. uczestnictwo w imprezie promocyjnej projektu nie będzie uznawane za kwalifikowane), być poparte wypełnionymi kartami czasu pracy, bazować na porozumieniu, Ŝe będzie włączony przed rozpoczęciem określonych działań projektu. Porozumienie powinno określać prawa i obowiązki wolontariusza i powinno być stworzone przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie z PW, być obiektywnie wyznaczony, uwzględniać przeciętną kwotę zapłaty za taki rodzaj pracy w organizacji projektowej lub podobnej instytucji w regionie, przedstawione w formie listy w kaŝdym raporcie z postępu realizacji, wsparty niezbędnymi dokumentami (karty czasu pracy, itd.), Uwaga: jeśli wydatek wynika z rzeczywiście wypłaconych wynagrodzeń, nie jest uznawany za wkład rzeczowy, lecz za wkład gotówkowy, który powinien być poparty określonymi dokumentami. 6. Plan finansowania Na etapie składania wniosku nie naleŝy odejmować przychodów netto generowanych przez projekt od kosztów łącznie, a jedynie je wykazać w przewidywanej wysokości 17
(szacunkowo). Rozliczenie przychodu jest moŝliwe w momencie składania wniosków o płatność w trakcie realizacji projektu. 7. Okres realizacji 8. Koszty całkowite z podziałem na lata 9. Pomoc publiczna i inna 10. Jakość współpracy transgranicznej (wspólne planowanie, realizacja, personel, finansowanie) 11. Wkład projektu w realizację celu Programu (wpływ na rozwój regionu, środowisko naturalne, równość szans kobiet i męŝczyzn, zatrudnienie) 12. Trwałość projektu Zgodnie z postanowieniami art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, Ŝe operacja zachowuje wkład funduszy, wyłącznie jeŝeli operacja ta, w terminie pięciu lat od zakończenia operacji ( ) nie zostanie poddana zasadniczym modyfikacjom. Trwałość projektu współfinansowanego ze środków funduszy strukturalnych musi być zachowana przez okres pięciu lat od daty zakończenia projektu. Poprzez datę zakończenia projektu naleŝy rozumieć termin realizacji projektu określony w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu. 1.Przez zachowanie trwałości projektu rozumie się niepoddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji, tj.: a) modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz b) wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. W myśl definicji przedstawionej w Wytycznych krajowych znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b, a ponadto pomiędzy tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (tzn. lit. b to przyczyna, a lit. a skutek). PowyŜsze przepisy dotyczą w szczególności projektów infrastrukturalnych oraz projektów, w których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposaŝenia. 13. Oświadczenia Wnioskodawcy 14. Załączniki Instrukcja do załączników, które mają być dołączone do wniosku projektowego Partner polski 1. Szczegółowy opis przedsięwzięcia (cele projektu, efekt transgraniczny, Partnerzy projektu i ich współpraca) NaleŜy tu szczegółowo opisać realizację projektu. NaleŜy unikać powtarzania informacji zawartych w opisach wymaganych we wniosku projektowym. Opis ten ma równieŝ słuŝyć ocenie, czy wydatki przewidziane w projekcie są kwalifikowane. 2. Szczegółowy plan kosztów i finansowania wg lat w podziale na Partnerów projektu KaŜdy z Partnerów przedstawia tu swoje wydatki, jakie poniesie w trakcie realizacji projektu, 18
zgodnie z podziałem zadań i wydatków uzgodnionym między Partnerami (w podziale na lata, ewentualnie na kwartały/miesiące). 3. Ewent. plany budowlane (zgodnie z regulacjami krajowymi) Plany budowlane są przedkładane w przypadku projektów dotyczących budowy budynkow, dróg, mostów, portów lub innych obiektów przestrzennych wymienionych w Ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane Dz.U. z 2006 r. Nr 156 poz. 1118, z późn. zm. jeŝeli w momencie składania wniosku o dofinansowanie nie dostarczono pozwolenia na budowę / zgłoszenia robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę / aktualnego pozwolenia na prowadzenie robót budowlanych przy obiekcie budowlanym wpisanym do rejestru zabytków lub na obszarze wpisanym do rejestru zabytków Dokumenty dotyczące zagospodarowania przestrzennego (opcjonalnie a. b lub c) Dokumenty te powinny zostać uzyskane w oparciu o Ustawę z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. a) potwierdzenie zgodności projektu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego / / wypis / wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego b) kopia decyzji o warunkach zabudowy c) kopia decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego Uwaga: Załącznik nr 3 nie dotyczy inwestycji juŝ posiadających pozwolenie na budowę oraz przedsięwzięć, dla których wg art. 29 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2006 r. Nr 156 poz. 1118, z późn. zm.), nie ma obowiązku uzyskiwania pozwolenia na budowę. Wyciąg z dokumentacji technicznej: Wnioskodawca moŝe dołączyć do wyboru dokument a, b lub c. Dokument d jest dołączany obowiązkowo a) projekt architektoniczno-budowlany (o ile został sporządzony) b) projekt zagospodarowania działki lub terenu (o ile jest w posiadaniu) c) kopia programu funkcjonalno-uŝytkowego (w przypadku projektów "zaprojektuj i wybuduj", zanim zostanie sporządzona dokumentacja techniczna) d) wyciąg z kosztorysu inwestorskiego (tabela elementów) 4. Mapy opisujące projekt oraz schemat Mapa powinna: a) sytuować projekt w województwie i pokazywać jego lokalizację na pograniczu b) szczegółowo lokalizować projekt w najbliŝszym otoczeniu (w mieście, gminie, powiecie). JeŜeli Wnioskodawca uzna to za wskazane, moŝe załączyć dodatkowe mapy lub szkice opisujące projekt i podkreślające jego znaczenie dla obszaru pogranicza. W przypadku inwestycji liniowych naleŝy dostarczyć mapę sytuującą projekt na terenie powiatów, gmin i miejscowości, gdzie zlokalizowana będzie inwestycja. W przypadku specyficznych typów projektów (np. drogi) Wnioskodawca zobowiązany jest oznaczyć na mapie takŝe inne istotne z punktu widzenia oceny projektu elementy (np. strefy aktywności gospodarczej, granice obszarów prawnie chronionych). Nie naleŝy w ramach tego załącznika dostarczać mapy sytuacyjno-wysokościowej lub mapy do celów projektowych. 5. Pozwolenia na budowę i dane na temat stanu i konieczności pozyskania pozwolenia 19
na budowę (ewent. najpierw zapytanie) Pozwolenie na budowę moŝna dołączyć po przyjęciu projektu przez Komitet Monitorujący przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. JednakŜe posiadanie pozwolenia na budowę świadczy o gotowości projektu do realizacji i w przypadku, gdy Wnioskodawca uzyskał ww. dokument przed złoŝeniem wniosku o dofinansowanie, zobowiązany jest go dołączyć do wniosku. NaleŜy dostarczyć (do wyboru z listy podanych poniŝej dokumentów, w zaleŝności od specyfiki projektu): a) prawomocne pozwolenie na budowę (jeśli dotyczy) Pozwolenie na budowę obiektu budowlanego moŝe być wydane wg art. 32 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane po uprzednim przeprowadzeniu oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko albo oceny oddziaływania przedsięwzięcia na obszar Natura 2000, jeŝeli jest ona wymagana przepisami Ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko. Dla projektów budowlanych inwestycyjnych pozwolenie na budowę (wydawane w oparciu o Ustawę z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane Dz.U.z 2006 r. Nr 156 poz. 1118, z późn. zm.) nie jest wymagane na etapie składania wniosku o dofinansowanie, lecz po podjęciu decyzji przez Komitet Monitorujący zanim podpisana zostanie umowa o dofinansowanie. Wnioskodawcy nie posiadający pozwolenia na budowę w dniu składania wniosku o dofinansowanie, obligatoryjnie muszą ww. dokumenty dostarczyć w przypadku projektu zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Posiadanie pozwolenia na budowę, w przypadkach gdy jest ono wymagane, jest warunkiem niezbędnym do podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Załączone dokumenty powinny być ostateczne (zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071, z późn. zm.) i dotyczyć wnioskowanej inwestycji. Nazwa inwestycji realizowanej w ramach projektu powinna odpowiadać nazwie inwestycji zawartej w pozwoleniu na budowę. Oznacza to, iŝ część tytułu pozwolenia na budowę lub dokumentacji projektowej musi zawierać się w tytule wniosku. Ponadto tytuł projektu musi być adekwatny do jego zakresu. Pozwolenie na budowę musi być takŝe aktualne: Wg art. 37 Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2006 r. Nr 156 poz. 1118, z późn. zm.) pozwolenie na budowę wygasa, jeŝeli budowa nie została rozpoczęta przed upływem 3 lat od dnia*, w którym decyzja ta stała się ostateczna lub budowa została przerwana na czas dłuŝszy niŝ 3 lata. Zgodnie z interpretacją GUNB dotyczy to wyłącznie decyzji wydanych po dniu 23 sierpnia 2008 r. Do tej daty obowiązuje okres 2 lat. *aby udokumentować moment rozpoczęcia budowy naleŝy przełoŝyć dokumentów świadczące o rozpoczęciu inwestycji, jak np. kserokopię Dziennika Budowy b) aktualne pozwolenie na prowadzenie robót budowlanych przy obiekcie budowlanym wpisanym do rejestru zabytków lub na obszarze wpisanym do rejestru zabytków (jeśli dotyczy) Prowadzenie robót budowlanych przy obiekcie budowlanym wpisanym do rejestru zabytków lub na obszarze wpisanym do rejestru zabytków wymaga, przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę, uzyskania pozwolenia na prowadzenie tych robót, wydanego przez właściwego wojewódzkiego konserwatora zabytków wg art. 39 Ustawy z dnia 7 lipva 1994 Prawo budowlane. Pozwolenie to moŝe zostać dostarczone przez wnioskodawcę po podjęciu decyzji przez Komitet Monitorujący. c) pozwolenie wodno-prawne (jeŝeli dotyczy) 20