STUDY TOURS TO POLAND DLA STUDENTÓW 2015

STUDY TOURS TO POLAND DLA STUDENTÓW 2015 Kolegium Europy Wschodniej im. Jana Nowaka-Jeziorańskiego we Wrocławiu i Fundacja BORUSSIA zapraszają doświadczone polskie organizacje pozarządowe do współpracy przy organizacji wizyt studyjnych w Polsce. Uczestnikami wizyt będą wyróżniający się studenci z Ukrainy, Białorusi, Mołdowy i Federacji Rosyjskiej. Study Tours to Poland dla studentów (dalej STP ) realizowany jest w ramach Programu STP Wizyty Studyjne w Polsce. Projekt finansowany jest ze środków Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności. Szczegółowych informacji na temat konkursu udziela koordynatorka programu dla studentów Ewa Romanowska, e-mail: ewa.romanowska@borussia.pl, tel. (89) 5340026 lub 510535916 w godz. 10.00 15.00 od poniedziałku do piątku. REGULAMIN KONKURSU 1 ORGANIZATORZY WIZYT STUDYJNYCH Do składania wniosków zapraszamy polskie organizacje pozarządowe mające: siedziby w miastach/aglomeracjach będących dużymi ośrodkami akademickimi, doświadczenie w realizacji projektów międzynarodowych (w szczególności z Europy Wschodniej), mające na swym koncie realizację programów edukacyjnych dla młodzieży. Dodatkowym atutem będzie doświadczenie w organizacji wizyty studyjnych. 2 TERMINY 1. Organizacje zainteresowane udziałem w konkursie wypełniają i przesyłają drogą elektroniczną wnioski wraz z niezbędnymi załącznikami zamieszczone na stronie: www.studytours.pl w zakładce NOWOŚCI. Na kompletne zgłoszenie do programu składa się: a) wniosek b) program wizyty c) budżet wizyty d) CV koordynatora projektu 1

przygotowane na formularzach programu. 2. Ocenie będą podlegały wyłącznie kompletne zgłoszenia złożone w czasie trwania konkursu tj. od 8 do 29 stycznia 2015 r. włącznie. Zgłoszenia prosimy przesyłać pocztą (po 1 egz.) we wskazanym wyżej terminie na adres: Fundacja BORUSSIA ul. Zyndrama z Maszkowic, 10-133 Olsztyn z dopiskiem Study Tours to Poland KONKURS DLA OPERATORÓW 2015 i jednocześnie mailem na adres: ewa.romanowska@borussia.pl. 3. O rezultatach konkursu poinformujemy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany we wniosku do 16 lutego 2015 r. 4. Warunkiem współpracy w ramach programu Study Tours to Poland w 2015 r. jest udział koordynatora wizyty (wskazanego we wniosku) w seminarium przygotowawczym, które odbędzie się w dniach 19-21 marca br. (możliwe są niewielkie przesunięcia tego terminu po konsultacjach z wybranymi organizacjami). Prosimy o uwzględnienie tego terminu w Państwa planach. Organizatorzy spotkania pokrywają koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia. Złożenie wniosku w ramach konkursu jest jednoznaczne z potwierdzeniem udziału w seminarium przygotowawczym. 5. W 2015 roku wizyty studyjne w ramach STP odbywać się będą w 2 edycjach: wiosennej (między 7 kwietnia a 31 maja) i jesiennej (między 1 października a 30 listopada). Prosimy o określenie we wniosku preferowanej daty wizyty bądź wizyt (aplikujące organizacje mogą ubiegać się o organizację wizyty w obu edycjach). Program musi obejmować 12 dni (10 pełnych dni programowych). 6. Organizacje przyjmujące wizyty zobowiązane będą do złożenia sprawozdania w nieprzekraczalnym terminie 4 tygodni od daty zakończenia wizyty. 3 WARUNKI OTRZYMANIA I ROZLICZENIA DOTACJI 1. Warunkiem otrzymania dotacji jest pozytywna ocena Komisji oceniającej wnioski w ramach konkursu. 2. Wprowadzenie w programie i budżecie wizyty wszelkich niezbędnych korekt/uzupełnień zgodnie z wytycznymi Komisji. 3. W uwagi na kluczową rolę koordynatora wizyty, w przypadku zmiany osoby na tym stanowisku w stosunku wniosku, organizacje administrujące Programem STP zastrzegają sobie prawo do ponownego rozpatrzenia zgłoszenia i podjęcia decyzji o kontynuowaniu bądź rezygnacji ze współpracy. 2

4. Zrealizowanie wszystkich elementów merytorycznych programu zaplanowanych na etapie zgłoszenia do udziału w projekcie. 4 CEL WIZYTY STUDYJNEJ 1. Celem wizyty jest zaprezentowanie Polski młodym obywatelom państw sąsiedzkich poprzez prezentację najważniejszych aspektów polskiej rzeczywistości społeczno-politycznej. 2. Ważnym elementem wizyt jest również stworzenie ich uczestnikom okazji do poznania polskich rówieśników poprzez udział we wspólnych przedsięwzięciach. Rekomendujemy włączenie polskich studentów, wolontariuszy do uczestnictwa w wizycie, np. udział we wspólnych warsztatach, wizyty na uczelniach wyższych, organizacja programu wieczornego itp. 5 UCZESTNICY WIZYT STUDYJNYCH 1. Program wizyt studyjnych w Polsce adresowany jest do wyróżniających się studentów z Białorusi, Ukrainy, Mołdowy i Rosji. Zapraszamy osoby w wieku 18-21 lat legitymujące się osiągnięciami w nauce i aktywnie działające w swoim środowisku (na uczelni, w organizacji pozarządowej itp.), którzy wyłonieni zostali w drodze otwartego konkursu prowadzonego przez Fundację BORUSSIA. 2. Wizyty organizowane będą w grupach trzynastoosobowych. W każdej z grup będą przedstawiciele trzech lub czterech państw objętych programem w proporcji odpowiadającej liczbie aplikacji złożonych w konkursie aplikacji. 3. Organizatorzy wizyt po zakwalifikowaniu do programu otrzymują imienną listę uczestników wizyty współpraca w ramach programu STP nie obejmuje zatem elementu rekrutacji uczestników. 6 OBOWIĄZKI ORGANIZACJI PROWADZĄCEJ WIZYTĘ STUDYJNEJ Koordynator wizyty (wpisany we wniosku) odpowiada ze realizację programu na jego każdym etapie. Koordynator jest dla administratorów Programu STP osobą kontaktową. 1. Przed wizytą: a) bieżący kontakt z zespołem administrującym Programem; dokonanie wszelkich niezbędnych korekt w programie i budżecie wizyty zgodnie z wytycznymi; b) po otrzymaniu imiennej listy uczestników nawiązanie kontaktu mailowego z uczestnikami: monitorowanie procesu otrzymywania polskich wiz przez uczestników danej wizyty; informowanie uczestników o programie, organizatorze wizyty, sposobie dotarcia do Polski zgodnie z wytycznymi Programu i innych elementach związanych bezpośrednio z wizytą; c) prowadzenie bieżącej korespondencji z uczestnikami wizyty; 3

d) w przypadku rezygnacji udziału w wizycie uczestnika kontakt z Fundacją BORUSSIA w celu wyznaczenia uczestnika z listy rezerwowej; e) przesłanie do Fundacji BORUSSIA krótkiej (500 znaków) informacji na temat organizacji przyjmującej (na stronę programu) wraz z logotypem organizacji. 2. W trakcie wizyty: a) w czasie podróży do Polski uczestników koordynator wizyty pełni CAŁODOBOWY dyżur telefoniczny pod podanym uczestnikom numerem telefonu komórkowego; b) przedstawiciele organizatora wizyty spotykają uczestników na dworcu i odprowadzają ich na dworzec w dniu wyjazdu; c) rozliczenie kosztów przyjazdu w ciągu pierwszych dwóch-trzech dni trwania wizyty; d) dbałość o integrację uczestników; e) prowadzenie ewaluacji programu zagwarantowanie wypełnienia przez uczestników ankiety ewaluacyjnej STP w pierwszy i ostatni dzień wizyty. f) promowanie programu Study Tours to Poland zgodnie z wytycznymi umowy o dofinansowanie projektu. 3. Po wizycie a) wysłanie do uczestników maila z podziękowaniem, b) przygotowanie sprawozdania merytorycznego i finansowego zgodnie z wytycznymi przesłanymi na ręce koordynatora projektu w ciągu 4 tygodni od dnia zakończenia wizyty studyjnej, c) przesłanie do Fundacji BORUSSIA pocztą elektroniczną krótkiej relacji z wizyty oraz dokumentacji fotograficznej (najpóźniej 10 dni po zakończeniu wizyty). 7 PROGRAM WIZYTY 1. Program wizyty musi trwać 12 dni (10 pełnych dni programowych) i obejmować następujące zagadnienia tematyczne: - administracja rządowa i samorządowa - organizacje pozarządowe - media - kultura - gospodarka - nauka i szkolnictwo wyższe - Polska w Unii Europejskiej Oczekujemy, że w każdym z programów wizyty znajdą się wszystkie z wymienionych zagadnień! Program wizyty powinien przyczynić się do wieloaspektowego poznania Polski oraz zainspirować jego uczestników do aktywnego życia i stawania się świadomymi obywatelami. 2. Jednocześnie chcielibyśmy podkreślić, że nie jest to katalog zamknięty i może zostać wzbogacony o te sfery, które z Państwa punktu widzenia są ważne dla zilustrowania współczesnej Polski lub wsparcia proeuropejskich i prodemokratycznych postaw młodego pokolenia obywateli krajów sąsiedzkich. 4

3. Pragniemy podkreślić, że wizyty w ramach Study Tours to Poland nie są wizytami wyspecjalizowanymi, tzn. nie mogą być poświęcone wyłącznie zagadnieniom społecznym, samorządowym czy funkcjonowaniu organizacji pozarządowych! Prosimy o proporcjonalne podzielenie dni programowych na prezentacje poszczególnych zagadnień tematycznych. 4. W związku z różnorodnością prezentowanych zagadnień rekomendujemy blokowy układ programu (dni poświęcone samorządności, mediom, organizacjom pozarządowym itd.). 5. W czasie pobytu w Polsce studenci powinni mieć także okazję do spotkania z przedstawicielami elit życia społecznego i politycznego, nawiązania kontaktów osobistych, które chcieliby podtrzymywać po zakończeniu pobytu w Polsce (prosimy o uwzględnienie tych elementów w programie wizyty). 6. W ramach wizyty uczestnicy powinni brać udział w różnego typu zajęciach: wykładach, dyskusjach, prezentacjach, warsztatach, wyjazdach studyjnych itp. (prosimy o równowagę w zastosowaniu poszczególnych form). Przy ocenie programu dużą wagę przywiązujemy do łączenia teoretycznego i praktycznego wymiaru (np. prezentując zagadnienia związane z samorządnością można zorganizować wykład prezentujący zakres zadań realizowanych przez samorządy, a następnie zorganizować spotkanie z prezydentem miasta połączone ze zwiedzaniem urzędu) oraz zastosowania aktywnych metod nauczania. 7. Oczekujemy zaplanowania działań programowych w czasie całej wizyty (nie przewidujemy dni wolnych dla uczestników). 8. Dodatkowym atutem programu będą wizyty poza miasto, w którym mieści się siedziba organizacji goszczącej uczestników (na przykład do sąsiedniego powiatu, regionów, aglomeracji). 8 PRZYGOTOWANIE BUDŻETU 1. Organizatorzy konkursu przewidują przyznanie dotacji do wysokości 32 500 zł na każdą trzynastoosobową grupę na program trwający 12 dni kalendarzowych (10 dni programowych). 2. Budżet wizyty należy sporządzić w złotówkach. 3. W budżecie powinny znaleźć się wszystkie niezbędne koszty związane z organizacją wizyty. Katalog kosztów wymienionych w formularzu konkursowym jest katalogiem otwartym. 4. Prosimy przy obliczaniu kosztów podróży uczestników do Polski przyjąć średnią kwotę 450 zł na osobę. Uczestnicy otrzymują częściowy zwrot kosztów podróży zgodnie z systemem stawek ryczałtowych obowiązującym w ramach programu. 5. W ramach programu STP Fundacja BORUSSIA przygotowuje zaproszenia dla uczestników niezbędne do otrzymania wiz wjazdowych do Polski. Występujemy o wizy bezpłatne, prosimy więc o nieuwzględnianie tej kategorii kosztów w budżecie wizyty. 5

6. Organizacje przyjmujące wizyty otrzymują materiały promujące program STP: teczki, notesy biurowe, długopisy, torby płócienne. Prosimy zatem o nieuwzględnianie zakupu tego rodzaju materiałów w budżecie wizyty. 7. Koszty ubezpieczenia medycznego oraz koszty ewentualnych podróży związanych z uzyskaniem wizy do Polski pokrywają uczestnicy wizyty, prosimy więc o nieuwzględnianie tej kategorii kosztów w budżecie wizyty. 8. Osobny dział kosztów stanowią koszty biurowe i administrowanie projektem (np. koordynator projektu, księgowość, czynsz za wynajem biura dotowanego, telefon, Internet, opłaty za media itp.). Koszty administracyjne to koszty realizatora projektu niezbędne dla zrealizowania i ściśle powiązane z projektem (np. nie jest kosztem kwalifikowanym ochrona, ubezpieczenie czy sprzątanie biura dotowanego). Koszty biurowe i administracyjne mogą stanowić maksymalnie 20% wartości dotacji. 9. Suma honorariów (w formie umów cywilnoprawnych i FV) w ramach kosztów administracyjnych i programowych projektu łącznie nie może przekroczyć 25% wartości dotacji. 10. Koszty prowadzenia rachunków bankowych nie stanowią kosztu kwalifikowanego. 11. Budżet powinien pokazywać wkład własny wnioskodawcy oraz źródła jego pochodzenia. W rubryce źródło finansowania należy określić pochodzenie wkładu własnego. Wkład własny (finansowy i/lub rzeczowy) powinien stanowić minimum 20% kosztów całkowitych realizacji projektu. 12. Wkład własny może stanowić wkład rzeczowy i/lub finansowy. Wkładem rzeczowym może być: wykorzystaniem sal, sprzętu lub pracą wolontariuszy, które należy wyliczyć dokładnie i w sposób realistyczny. Za wkład własny możemy uznać również udział w kosztach projektu np. samorządu lokalnego (zachęcamy do współpracy z samorządami, gotowymi wesprzeć wizyty studentów w różnoraki sposób, na przykład pokryć koszt biletów wstępu do muzeum, teatru, udostępnić salę, transport lub ufundować posiłek). Nie jest wkładem własnym zniżka na grupowy bilet kolejowy, który może otrzymać na podstawie obowiązujących taryf każda grupa pasażerów. 13. Budżet powinien być zaplanowany gospodarnie. Nie znaczy to, że należy zawsze szukać najtańszej ceny czy oferty. Nie ma jednak powodu, by niepotrzebnie przepłacać przy tej samej jakości towarów czy usług (kupując bilety kolejowe na tej samej trasie dla 13 osób warto kupić bilet zbiorowy, zamawiając noclegi w hotelu na tydzień dla kilkunastu osób marnotrawstwem byłoby zapłacenie tej samej ceny, jaką płaci indywidualny gość). Planując koszty przejazdów na terenie Polski rekomendujemy sprawdzenie lokalnych przepisów regulujących np. zniżki w środkach transportu lokalnego dla zagranicznych studentów. 14. Nie przewidujemy zakupu w ramach programu sprzętu oraz urządzeń biurowych. 15. Budżet przygotowany w ramach konkursu ma charakter wstępny. Aktualizacja budżetu nastąpi w ramach przygotowań do poszczególnych edycji wizyty studyjnych. 6

9 OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA DOTACJI 1. Przy realizacji projektu, prowadzeniu księgowości, a także administrowaniu środkami Dotowany zobowiązany jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w RP. 2. Dotacje wypłacane będą jednorazowo (na każdą edycję oddzielnie w przypadku podmiotów, które uzyskały dofinansowanie w wiosennej i jesiennej edycji programu). 3. Obsługa finansowa dotacji będzie wymagała wyodrębnienia rachunku bankowego (lub subkonta do już istniejącego rachunku), przeznaczonego wyłącznie do obsługi środków z dotacji Programu STP, a także wydzielenia odpowiednich pozycji w księgowym planie kont oraz przechowywania wszystkich dokumentów finansowych w jednym odrębnym segregatorze, oddzielnie od innych dokumentów finansowych nie związanych z dotacją. Posiadanie wydzielonego rachunku jest wymagane dopiero od momentu przyznania dotacji. W ramach sprawozdania finansowego Dotowany przekazuje kopie wszystkich dokumentów finansowych finansowanych z dotacji STP wraz z historią rachunku wyodrębnionego na potrzeby obsługi dotacji. 4. Dotowany powinien mieć system umożliwiający efektywną kontrolę wewnętrzną dotyczącą właściwego administrowania środkami pochodzącymi z dotacji. Zakres odpowiedzialności poszczególnych członków władz i pracowników oraz tryb obiegu dokumentów, powinny określać wewnętrzne pisemne uregulowania Dotowanego (np. instrukcja finansowo-księgowa, zakresy czynności służbowych, uchwały zarządu itp.). 5. Płatności związane z realizacją Umowy Dotacji powinny być w miarę możliwości dokonywane w formie bezgotówkowej - przelewami bezpośrednio z wydzielonego rachunku bankowego. Inne formy płatności dopuszczalne są w przypadkach, kiedy płatności przelewami są niemożliwe do wykonania (z różnych powodów) oraz w przypadkach wydatków ponoszonych za granicą. 7