3. Możliwość skorzystania ze wszystkich form wsparcia finansowego jest możliwa w okresie od 07 stycznia 2019 roku do 20 września 2019 roku.

Transkrypt

1 Regulamin przyznawania i wypłacania specjalnego stypendium naukowego dla uczestników programu stypendialnego Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, Program PROM Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej, nr umowy o dofinansowanie PPI/PRO/2018/1/00009/U/00 1. Celem Projektu jest doskonalenie kompetencji doktorantów i kadry akademickiej z Politechniki Gdańskiej i jednostek zagranicznych, w tym pochodzących spoza UE, poprzez międzynarodową wymianę naukową. 2. W ramach realizowanego Projektu możliwe są następujące formy wsparcia: a) Wsparcie udziału 27 doktorantów PG w międzynarodowych konferencjach naukowych. b) Wsparcie udziału 8 doktorantów PG w wyjazdach zagranicznych w celu przeprowadzenia badań naukowych (wyjazdy krótkoterminowe). c) Wsparcie udziału 21 doktorantów uczelni zagranicznych w szkołach zimowych lub letnich organizowanych przez PG lub pod jej patronatem. d) Wsparcie udziału 14 przedstawicieli kadry akademickiej uczelni zagranicznych w szkołach naukowych organizowanych przez PG lub pod jej patronatem oraz w przygotowaniu wspólnych wniosków grantowych z pracownikami PG. Wsparcie doktorantów dotyczy działań bezpośrednio związanych z ich pracami doktorskimi. UWAGA: Program PROM nie przewiduje możliwości podwójnego finansowania, tj. pokrywania kosztów wyjazdu z więcej niż jednego źródła. 3. Możliwość skorzystania ze wszystkich form wsparcia finansowego jest możliwa w okresie od 07 stycznia 2019 roku do 20 września 2019 roku. 4. Uczestnictwo doktorantów PG w konferencjach naukowych a) W części Projektu związanego z uczestnictwem w konferencjach naukowych planowany jest udział 27 doktorantów z PG. b) Zgodnie z założeniami Projektu wyjazd konferencyjny doktoranta PG może trwać do 6 dni (włączając w to czas podróży) i może być realizowana jedynie w instytucji zlokalizowanej w kraju OECD. c) Udział doktoranta PG w konferencji naukowej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie realizacji Projektu. d) Doktorantom PG, których wnioski zostały zakwalifikowane do tej formy wsparcia PG pokrywa ze środków Projektu: zryczałtowane finansowanie kosztów utrzymania w okresie 6 dni, zryczałtowane finansowanie kosztów podróży wyliczone na podstawie odległości w linii prostej między miejscem zamieszkania uczestnika a miejscowością pobytu (w km) (patrz Załącznik zryczałtowane_stawki.pdf), finansowanie opłaty konferencyjnej. 5. Uczestnictwo doktorantów PG w zagranicznych wyjazdach naukowych a) W części Projektu związanego z uczestnictwem doktorantów PG w zagranicznych wyjazdach naukowych planowany jest udział 8 doktorantów.

2 b) Zgodnie z zasadami Projektu wyjazd naukowy doktoranta PG może trwać do 30 dni (włączając w to czas podróży) i może być realizowany w instytucji zagranicznej zlokalizowanej w kraju OECD. c) Pobyt doktoranta PG w instytucji zagranicznej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie realizacji Projektu. d) Doktorantom PG, których wnioski zostały zakwalifikowane do tej formy wsparcia PG pokrywa ze środków Projektu: zryczałtowane finansowanie kosztów utrzymania w okresie 30 dni na wyjazdy do instytucji zlokalizowanych w krajach OECD, zryczałtowane finansowanie kosztów podróży w zależności od lokalizacji instytucji zagranicznej w kraju OECD oraz odległości w linii prostej między miejscem zamieszkania uczestnika a miejscowością pobytu (w km). 6. Uczestnictwo doktorantów uczelni zagranicznych w szkołach zimowych lub letnich organizowanych przez PG lub pod jej patronatem a) W części projektu związanego ze wsparciem udziału doktorantów uczelni zagranicznych w szkołach zimowych lub letnich organizowanych przez PG lub pod jej patronatem planowany jest udział 14 doktorantów. b) Zgodnie z założeniami Projektu udział doktoranta uczelni zagranicznej w szkole letniej lub zimowej może trwać 6 dni (włączając w to czas podróży). c) Udział doktoranta uczelni zagranicznej w szkole letniej lub zimowej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie realizacji Projektu. d) Doktorantom uczelni zagranicznych, których wnioski zostały zakwalifikowane do tej formy wsparcia PG pokrywa ze środków Projektu: zryczałtowane finansowanie kosztów utrzymania maksymalnie w okresie 6 dni, zryczałtowane finansowanie kosztów podróży w zależności od odległości w linii prostej między miejscem zamieszkania uczestnika a miejscowością pobytu (w km), finansowanie kosztów uczestnictwa (tj. opłaty uczestnictwa) w szkole letniej lub zimowej. 7. Uczestnictwo przedstawicieli kadry akademickiej uczelni zagranicznych w szkołach naukowych organizowanych przez PG lub jej patronatem oraz przygotowaniu wniosków grantowych wspólnie z pracownikami PG a) W części Projektu związanego udziałem przedstawicieli kadry akademickiej uczelni zagranicznych w szkołach naukowych organizowanych przez PG lub jej patronatem oraz przygotowaniu wniosków grantowych wspólnie z pracownikami PG planowany jest udział 14 pracowników uczelni zagranicznych. b) Zgodnie z założeniami Projektu udział przedstawiciela uczelni zagranicznej w tego typu działaniu może trwać maksymalnie 7 dni (włączając w to czas podróży). c) Udział przedstawiciela kadry akademickiej uczelni zagranicznej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie realizacji Projektu d) Przedstawicielom kadry akademickiej uczelni zagranicznych, których wnioski zostały zakwalifikowane do tej formy wsparcia PG pokrywa ze środków Projektu: zryczałtowane finansowanie kosztów utrzymania maksymalnie w okresie 7 dni,

3 zryczałtowane finansowanie kosztów podróży w zależności od odległości w linii prostej między miejscem zamieszkania uczestnika a miejscowością pobytu (w km). 8. Nabór wniosków na przewidziane w Projekcie formy wsparcia Nabór wniosków będzie ogłaszany zgodnie z harmonogramem prac Komisji Rekrutacyjnej do wyczerpania środków. Przewiduje się przynajmniej jedną rekrutację w miesiącu. Rekrutacja kandydatów trwać będzie 14 dni kalendarzowych. Sposób naboru wniosków uwzględniać będzie następujące zasady: a) 80% uczestników Projektu stanowić będą doktoranci niezatrudnieni na etacie naukowym, b) co najmniej 90% uczestników Projektu stanowić będą osoby poniżej 40 roku życia, c) zostanie zachowany równy udział kobiet i mężczyzn, zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata , której treść jest dostępna na stronie d) zostanie zachowany równy udział uczestników Projektu przyjeżdzających na PG i wyjeżdzających z PG za granicę, e) wszyscy uczestnicy Projektu muszą posiadać znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2. 9. Przyznane w Projekcie stypendia mogą obejmować: a) koszty dojazdu, b) koszty ubezpieczeń, c) koszt wiz, d) koszty utrzymania (wg stawek zryczałtowanych zgodnie z Tabelami stanowiącymi Załącznik zryczałtowane_stawki.pdf) e) opłaty niezbędne do uczestnictwa w wybranej formie działania (opłaty konferencyjne lub opłaty uczestnictwa w szkole). Wysokość stawek zryczałtowanych uzależniona jest od odległości w linii prostej między miejscem zamieszkania uczestnika a miejscowością pobytu oraz liczby dni pobytu. 10. Kwalifikacja uczestników Projektu a) Rekrutacja na wyjazdy ma charakter otwarty, tzn. wszyscy spełniający wymagania Regulamin Projektu mogą wziąć udział w Projekcie. b) Oceny merytorycznej wniosków dokonuje Komisja Kwalifikacyjna, w której skład wchodzi Kierownik Projektu oraz trzech Koordynatorów obszarowych. c) Rekrutacja wniosków prowadzona będzie w terminach każdorazowo określonych w ogłoszeniu o konkursie dostępnym na stronie www Projektu. d) Kandydaci zainteresowani udziałem w Projekcie powinni przedłożyć w Sekretariacie Projektu, w terminach wskazanych w ogłoszeniach o naborze wniosków, następujące dokumenty:

4 wniosek rekrutacyjny wypełniony i podpisany przez Kandydata oraz opiekuna naukowego/promotora, w przypadku doktorantów (Załącznik wniosek_rekrutacyjny.pdf), potwierdzenie ze strony organizatora międzynarodowej konferencji naukowej akceptacji/przyjęcia referatu lub plakatu (jeśli jest to możliwe) oraz informacji o konferencji (tematyce, wykładach plenarnych, komitecie naukowym/organizacyjnym, itp.) oraz jej programie (jeśli jest już dostępny), bądź zgoda/zaproszenie zagranicznego ośrodka naukowego na przyjęcie doktoranta i przeprowadzenie przez niego badań naukowych (tzw. Letter of Acceptance), regulamin udziału w Projekcie (stanowiący niniejszy dokument, Załącznik regulamin.pdf) parafowany na każdej stronie i podpisany na ostatniej stronie (podpisanie regulaminu oznacza akceptację jego treści), oświadczenie nr 1 Kandydata/klauzula informacyjna w ramach Projektu podpisane przez Kandydata (Załącznik wzor_oswiadczenia_uczestnika_rodo_prom.docx). oświadczenie nr 2 Kandydata/klauzula informacyjna w ramach Projektu podpisane przez Kandydata (Załącznik wzor_oswiadczenia_uczestnika_rodo_nawa_prom.docx). poświadczające znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 (certyfikat językowy lub zaświadczenie/oświadczenie), poświadczające osiągnięcia naukowe, w tym kopię pierwszej strony każdej z publikacji wykazanej we wniosku, kserokopię ważnej legitymacji doktoranckiej (warunek dotyczy tylko doktorantów PG), opinię wystawioną przez przełożonego lub opiekuna naukowego/promotora. e) Zgłoszenia niepełne, złożone po terminie lub przesłane w formie skanów będą odrzucane bez możliwości uzupełnień lub korekt. 11. Przy wyborze kandydatów na wyjazdy w ramach Projektu będą brane pod uwagę następujące kryteria: a) plan pobytu ocena wg punktacji od 0 do 5 punktów, b) założone rezultaty uzyskane dzięki uczestnictwu w Projekcie ocena wg punktacji od 0 do 5 punktów, c) motywacja i uzasadnienie uczestnictwa w Projekcie ocena wg punktacji od 0 do 5 punktów, d) opinia opiekuna naukowego/promotora lub przełożonego ocena wg punktacji od 0 do 5 punktów, e) stopień znajomości języka angielskiego ocena wg punktacji od 1 do 5 punktów (C1 C2 od 4 do 5 punktów, B2 od 1 do 3 punktów), f) dodatkowe 3 punkty będą przyznawane za znajomość języka obcego uznawanego jako język oficjalny kraju, do którego następuje wyjazd w takim przypadku kandydat powinien wykazać się znajomością języka obcego na poziomie minimum B2, g) inne osiągnięcia kandydata ocena wg punktacji od 0 do 10 punktów: naukowe (publikacje, koła naukowe) ocena wg punktacji od 0 do 6 punktów, organizacyjne ocena wg punktacji od 0 do 4 punktów.

5 Aby dana osoba została zakwalifikowana do wsparcia w ramach Projektu będzie musiała osiągnąć minimum punktowe określone w każdym konkursie przez Komisję Kwalifikacyjną. 12. Z posiedzenia Komisji Rekrutacyjnej sporządza się protokół, zawierający listę zakwalifikowanych kandydatów (lista główna). W przypadku większej liczby zgłoszeń niż miejsc, będzie tworzona lista rezerwowa. W przypadku rezygnacji z wyjazdu zakwalifikowanego kandydata, możliwy jest wyjazd kandydata z listy rezerwowej. 13. O wynikach rekrutacji osoby zakwalifikowane informowane są drogą elektroniczną w terminie wskazanym na stronie domowej Projektu ( 14. Od decyzji Komisji Rekrutacyjnej kandydatom przysługuje odwołanie do Kierownika Projektu w terminie 7 dni od otrzymania informacji. 15. Podpisanie umowy Uczestnik Projektu zawiera z Uczelnią Indywidualną Umowę co najmniej 14 dni przed planowanym wyjazdem. Załącznik do Umowy stanowi tzw. minimalny zakres danych osobowych patrz Załącznik formularz_zgloszeniowy_power_prom.docx. Na minimum 7 dni przed podpisaniem Uczestnik Projektu zobowiązany jest przesłać na adres mailowy Projektu następujące informacje: a) dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia pobytu w Instytucji Przyjmującej, b) zaplanowany zakres działań, c) dane bankowe (nazwa banku, dokładna nazwa posiadacza rachunku, pełen numer konta z IBAN/BIC, waluta prowadzenia rachunku), d) kopię ubezpieczenia na cały okres pobytu. 16. Wypłacanie stypendiów Stypendia są wypłacane Uczestnikom Projektu w formie dwuetapowej dotacji po podpisaniu indywidualnej Umowy i dostarczeniu jej do Sekretariatu Projektu jako: a) środki na pokrycie kosztów podróży związanej z wybraną formą wsparcia w ciągu 14 dni od dnia podpisania umowy, b) środki na pokrycie kosztów utrzymania do 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia udziału Uczestnika Projektu w wybranej formie wsparcia, c) pokrycia kosztów Udziału Uczestnika Projektu wybranej formie wsparcia (opłaty konferencyjne, koszty udziału w szkołach letnich lub zimowych) dokonuje Dział Obsługi Finansowej Projektu. d) W przypadku osób przyjeżdżających środki będą wypłacane uczestnikowi projektu w Kwesturze lub przelewem na konto dopiero po jego przyjeździe na PG. 17. Na minimum 7 dni przed wyjazdem Uczestnik Projektu (w przypadku doktorantów PG) wypełnia obowiązkowo wniosek o wyjazd na delegację zagraniczną w Dziale Obsługi Finansowej Projektu. 18. Rezygnacja oraz wypowiedzenie udziału w Projekcie

6 a) Rezygnacja z uczestnictwa w Projekcie wymaga złożenia przez wnioskodawcę oświadczenia w formie pisemnej pod rygorem nieważności. b) Wnioskodawca może wypowiedzieć zawartą Umowę udziału w Projekcie, co wiąże się z zakończeniem udziału w Projekcie, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. c) Beneficjent może wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym zawartą z Uczestnikiem umowę udziału w Programie w przypadku, gdy: informacje podane w Wniosku Rekrutacyjnym są niezgodne z prawdą, Wnioskodawca nie wypełnia obowiązków wskazanych w umowie udziału w Projekcie, rozwiązaniu ulegnie umowa o dofinansowanie Projektu zawarta z instytucją finansującą. d) Pozostałe postanowienia związane z rezygnacją oraz wypowiedzeniem udziału w Projekcie zawarte są w umowie z Uczestnikiem. e) W przypadku wypowiedzenia przez Beneficjenta Umowy udziału w Projekcie z winy Uczestnika, Beneficjent ma prawo żądać zwrotu kosztów związanych z jego udziałem w Projekcie oraz zwrotu kosztów ewentualnych kar za niewywiązanie się z umowy, a wynikających z zakończenia udziału w Projekcie przez Uczestnika Projektu. f) W sytuacji, gdy Uczestnik projektu utraci status doktoranta w trakcie realizacji umowy lub gdy nie może wypełniać obowiązków zawartych w umowie, Stypendium podlega zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia wydania decyzji nakazującej zwrot Stypendium. 19. Dokumentowanie wydatków Nie później niż 2 tygodnie po powrocie z pobytu w instytucji przyjmującej Uczestnik Projektu zobowiązany jest dostarczyć do Sekretariatu Projektu: a) Dokumenty potwierdzające udział w wymianie stypendialnej, b) Certyfikat odbytego stażu wraz z opisem efektów kształcenia (z podpisem opiekunem instytucji przyjmującej). W przypadku, gdy instytucja przyjmująca Uczestnika Projektu nie wystawia własnych certyfikatów, Uczestnik Projektu jest zobowiązany uzyskać potwierdzenie według Załącznika wzór_certyfikatu_ang.docx, c) Formularz uzyskanych rezultatów według Załącznika formularz_uzyskanych_rezultatów_ang.docx, d) Formularz rozliczenia finansowego według Załącznika formularz_rozliczenie_wyjazdu.xlsx, Uczestnik Projektu zobowiązany jest również do: e) Rozliczenia delegacji w Dziale Finansowym Projektu (wymagane są bilety na pociąg/samolot/autobus lub pisemne oświadczenie o stanie początkowym i końcowym licznika w przypadku podróży samochodem wraz ze wskazaniem numeru pojazdu), f) Wypełnienia elektronicznej ankiety ewaluacyjnej link do ankiety zostanie przekazany przez Sekretariat Projektu drogą mailową.