dr Ewa Perłakowska Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH dr Ewa Perłakowska Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Ogólnopolska Konferencja Praktyczne aspekty nowej instrukcji kancelaryjnej na przykładzie wdrożenia w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku ymstoku. Białystok, 7 kwietnia 2011 r.

instrukcja kancelaryjna jednolity rzeczowy wykaz akt instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)

wykaz haseł wyrażający klasyfikację całości dokumentacji danej jednostki organizacyjnej niezależnie od jej struktury organizacyjnej oparty o dziesiętny sposób sygnowania tych haseł oraz zawierający kwalifikację archiwalną dokumentacji

Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) art. 14 1 Sprawy należy załatwia atwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) art. 6 ust. 1 Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający cy przebieg załatwiania atwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) art. 5 ust. 1 i 2 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie: 1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych; 2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu. 2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) 3 ust. 1 i 2 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt". 2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) art. 6 ust. 2 W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. po 1 stycznia 2011 r.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) art. 6 ust. 2b

Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 22 grudnia 1975 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej; Zarządzenie Nr 15 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej oraz Zarządzenie Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej

rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związk zków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), wydane na podstawie art. art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074), wydane na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym; rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073), wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa; rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109), wydane na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie

warsztaty Praktyka postępowania z dokumentacją przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), w podmiotach stosujących instrukcjękancelaryjną w dn. 21 października 2009 r., zorganizowane przez DKN NDAP warsztaty dla pracowników archiwów państwowych z udziałem przedstawicieli administracji samorządowej i rządowej; szkolenie dla kierowników nadzoru archiwalnego z funkcjonowania systemu EZD w instytucji na przykładzie NDAP-4 lutego 2010 r.;

http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument- elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343- postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniuelektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.html zakładka Dokument elektroniczny Materiały szkoleniowe Praktyka pracy przy zastosowaniu EZD

grudzień2009 r. przygotowanie założeńpilotażu przez MSWiA, dwa urzędy wojewódzkie, NDAP, archiwa państwowe w: Białymstoku i Rzeszowie; Zespółdo monitorowania pilotażowego wdrożenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku i w Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim w Rzeszowie decyzja nr 1 NDAP z dn. 13 stycznia 2010 r. wizytacje studyjne styczeńi luty 2010 r.; czynności nadzorcze ze strony archiwów państwowych; wstępne podsumowanie efektów pilotażu kwiecień 2010 r.

luty 2009 r. utworzenie wspólnej grupy roboczej przez NDAP i MSWiA do prac nad projektami przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla administracji publicznej; skład grupy (otwarty): przedstawiciele NDAP, MSWiA, urzędów miast w Częstochowie, Łodzi, Poznaniu, Siemianowicach, Warszawie, Zabrzu, Krakowie, urzędów wojewódzkich podlaskiego, wielkopolskiego i małopolskiego, AP Kraków, a także zainteresowani projektem przedstawiciele MSZ, MG, NSA, Sejmu, MF (Dep. Służby Celnej); spotkania i korespondencja mailowa w 2009 r.

EZD elektroniczne zarządzanie dokumentacją system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją; model graficzny w wersji z dnia 3 lipca 2009 r. model graficzny w wersji z dnia 11 sierpnia 2009 r. model graficzny w wersji z dnia 3 listopada 2009 r. szczegółowe objaśnieniado ważniejszych czynności opisanych w modelu graficznym (wersja z 18 kwietnia 2010 r.)

udostępnianie efektów prac grupy roboczej na portalu interoperacyjności epuap http://epuap.gov.pl/wps/portal/epuap/pi bezpośredni link do wątku na forum dyskusyjnym: http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist/on/30 4.page#474

Zespółdo przygotowania materiałów do projektu aktu wykonawczegowydanego na podstawie upoważnienia z projektowanego art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach spraw decyzja nr 2 NDAP z dn. 1 lutego 2010 r. zaangażowane archiwa państwowe: Białystok Koszalin Opole Toruń Bydgoszcz Kraków Płock Warszawa Częstochowa Lublin Poznań Wrocław Katowice Olsztyn Szczecin

analiza stanu prawnego; współpraca z urzędami administracji publicznej w terenie, w tym ekspertyzy i konsultacje; kilkanaście spotkańuzgodnieniowych, w tym 6 z udziałem DKN NDAP.

Organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki Organy powiatu oraz starostwa powiatowe Organy samorządu województwa oraz urzędy marszałkowskie Organy zespolonej administracji rządowej w województwie oraz urzędy obsługujące te organy art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; 3 ust. 3 i 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

budowa - 4 ust. 1, 4-8, 10-11; opis załączników - 4 ust. 2; kierunek zmian w JRWA - 4 ust. 3 i 9 przepisy przejściowe i dostosowujące: podwyższenie kategorii archiwalnej - 6 ust. 3 podstawa kwalifikacji dokumentacji, która wcześniej nie miała określonej kwalifikacji - 6 ust. 4 załączniki nr 2-5

ust. 1 Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie JRWA przez: oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

ust. 4 Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, systemie klasyfikacji dziesiętnej, ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt

ust. 5 Jednolitość klasyfikacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu

0 1 2 3 4 5... 8 9 20 21 22 220 221 222 223 2210 2211 2212

0 00 00 00 00 000 000 000 000 0000 0000 0000 0000 0001 0001 0001 0001 001 001 001 001 0010 0010 0010 0010 0011 0011 0011 0011 01 01 01 01 010 010 010 010 011 011 011 011 1 10 10 10 10 11 11 11 11

ust. 7 Ustalenie kwalifikacji polega na przyporządkowaniu klasom końcowym oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

4 ust. 6 rozporządzenia Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej cowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw

3 instrukcji kancelaryjnej W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. 4 instrukcji kancelaryjnej Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: tworzącą akta spraw; nietworzącą akt spraw.

5 instrukcji kancelaryjnej Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw. Znak sprawy: ABC.123..123.77 77.2011 ABC-D-II II.123..123.77 77.2011..2011.MP ABC.123 123.78 78.3.2011

6 instrukcji kancelaryjnej Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

7 pkt 12 instrukcji kancelaryjnej Spis spraw narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej (dane w spisie spraw w systemie EZD - 27 dane w spisie spraw w systemie tradycyjnym - 53)

5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. dotyczy zarówno systemu EZD, jak i systemu tradycyjnego

DOP.0531.1.2011

DOP.0531.2.1.2011.2011

2 pkt 15 instrukcji kancelaryjnej teczka aktowa materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej. 53 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt dotyczy systemu tradycyjnego

53 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej teczki wieloletnie 53 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej teczki dla przedmiotu lub podmiotu sprawy w obrębie tej samej grupy rzeczowej 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej teczki zbiorcze 53 ust. 7 instrukcji kancelaryjnej teczki dla akt jednej sprawy dotyczy systemu tradycyjnego

.......................... DOP.403 kat.a DOP.403 kat.a DOP.403 kat.a DOP.403 kat.a... spis spraw 2011... Szkoła Podstawowa nr 245... Przedszkole nr 5 sprawy nr 2, 5, 8, 11... Gimnazjum nr 67 sprawy nr 3, 6, 9, 12 sprawy nr 1, 4, 7, 10 2011 2011 2011

.................. DOP.403 kat.a WKS.220 kat.be50 DOP.403.3.2011 kat.a... Akta osobowe Weronika Musiał... 2011-2013 1999-2012 2011

Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 1 instrukcji archiwalnej

Dokumentacja w archiwum musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych ( 2 ust. 1 instrukcji archiwalnej) Podstawą kwalifikacji są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej ( 2 ust. 2 instrukcji archiwalnej) Dyrektor archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji ( 2 ust. 3 instrukcji archiwalnej)

37 instrukcji kancelaryjnej Po 2 latach dokumentacja spraw zakończonych staje się dokumentacją archiwum zakładowego 38 instrukcji kancelaryjnej przesyłki na nośniku papierowym ze składu chronologicznego (ust. 1) dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych ze składu informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do EZD (ust. 2) dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do EZD (ust. 3)

62 instrukcji kancelaryjnej Opis teczek aktowych 63 instrukcji kancelaryjnej Po 2 latach teczki aktowe zawierające akta spraw zakończonych przekazuje się do archiwum zakładowego

11 instrukcji archiwalnej Przejęcie dokumentacji polega na przejęciu nadzoru nad nią w systemie poprzez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej 12 instrukcji archiwalnej Informatyczne nośniki danych ze składu informatycznych nośników danych 13 instrukcji archiwalnej Dokumentacja w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego

14 instrukcji archiwalnej Sposób sporządzania spisów zdawczoodbiorczych 15 instrukcji archiwalnej Sposób porządkowania dokumentacji

17 instrukcji archiwalnej rejestracja spisów zdawczo-odbiorczych i nadawanie sygnatur archiwalnych 18 instrukcji archiwalnej sposób prowadzenia ewidencji, jeżeli nie ma narzędzi informatycznych

19 instrukcji archiwalnej zabezpieczanie informatycznych nośników danych 20 instrukcji archiwalnej zabezpieczanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD 21-22 instrukcji archiwalnej zabezpieczanie dokumentacji nieelektronicznej 23 instrukcji archiwalnej postępowanie w przypadku włamania, zalania lub zniszczenia dokumentacji

24 instrukcji archiwalnej zakres skontrum 25 instrukcji archiwalnej przebieg skontrum 26 instrukcji archiwalnej wyłączenie ze skontrum dokumentacji w systemie EZD 27 instrukcji archiwalnej porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym

28-34 instrukcji archiwalnej udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum 35-37 instrukcji archiwalnej wycofywanie dokumentacji z archiwum 38-42 instrukcji archiwalnej brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 43-45 instrukcji archiwalnej przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 46 instrukcji archiwalnej sprawozdawczość archiwum zakładowego