Zasady prawidłowego przygotowywania wniosków o płatność w ramach Projektu Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej - teoria i praktyka

2011 Zasady prawidłowego przygotowywania wniosków o płatność w ramach Projektu Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej - teoria i praktyka Dorota Kocyk Paweł Zakrzewski

Plan prezentacji 1) Wybrane podstawy prawne 2) Funkcje i struktura wniosku o płatność, w tym rozliczenie i wydatkowanie transzy zaliczki 3) Dokumentowanie wydatków kwalifikowalnych 4) Najczęściej popełniane błędy ocena formalna 5) Najczęściej popełniane błędy ocena merytoryczna 6) Pozostałe uchybienia 7) Opis dowodów księgowych 8) Oświadczenie o kwalifikowalności VAT 9) Wniosek w wersji elektronicznej w formacie excel (np. na CD) 10) Załączniki do wniosku

Wybrane podstawy prawne 1) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 8 października 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013; 2) Umowa o dofinansowanie Projektu spełniającego kryteria, o których mowa w art. 39 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 w ramach PO RPW 2007-2013; 14 ust 17 Ponoszenie wydatków ; (ze wskazaniem obowiązujących dokumentów oraz aktów prawa wspólnotowego i krajowego); 3) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 (ze wskazaniem aktów prawnych i dokumentów regulujących zagadnienie kwalifikowalności); 4) Instrukcja do wniosku Beneficjenta o płatność dla projektu finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013;

Funkcje i struktura wniosku o płatność - informacje ogólne Zgodnie z 14, ust. 8 Umowy o dofinansowanie Beneficjent składa wniosek nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w formie pisemnej i w wersji elektronicznej. Rozliczenie przyznanego Beneficjentowi dofinansowania następuje przez złożenie wniosku o płatność i wypełnienie odpowiedniej jego części, służącej rozliczeniu dofinansowania. W przypadku, gdy Beneficjent nie rozliczył przekazanych w postaci zaliczki środków zgodnie z harmonogramem przekazywania dofinansowania w ramach umowy, IP PO RPW od środków pozostałych do rozliczenia nalicza odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków na rachunek bankowy Beneficjenta do dnia złożenia wniosku o płatność. Odsetki naliczane są proporcjonalnie dla części, w jakiej nierozliczone środki pochodzą z płatności oraz dotacji celowej.

Termin wydatkowania i rozliczenia transzy zaliczki W kontekście zapisów 14 Umowy o dofinansowanie terminem wydatkowania i rozliczenia transzy zaliczki jest okres czasu liczony od dnia przekazania transzy zaliczki do ostatniego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym zaliczka została przekazana na rachunek bankowy Beneficjenta. Jednocześnie należy mieć na uwadze obowiązujące przepisy ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.), nakładające na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek zgłoszenia/rozliczenia wydatku nie później niż w okresie 3 miesięcy od daty jego poniesienia.

Rozliczenie zaliczki Rozliczenie zaliczki następuje poprzez przedłożenie (tj. faktyczny wpływ do IP PO RPW) w powyższym terminie: 1) wniosku (albo wniosków) o płatność rozliczającego narastająco w danym okresie co najmniej 70% dotychczas otrzymanej zaliczki, lub 2) wykazanie mniejszego poziomu wydatkowania środków i zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Jeżeli przedkładane wnioski zawierają mniejsze wydatki kwalifikowalne (np. 60% zaliczki), to różnica do 70% powinna być zwrócona w ww. dacie przekazanego dofinansowania w przeciwnym wypadku od środków pozostałych do rozliczenia IP PO RPW naliczy odsetki jak dla zaległości podatkowych.

Rozliczenie zaliczki Jeżeli w wyniku weryfikacji złożonego w ww. terminie wniosku o płatność (rozliczającego przekazaną transzę zaliczki) okaże się, że część lub wszystkie wykazane wydatki są niekwalifikowalne, co spowoduje, że nie zostanie osiągnięty poziom wydatkowania co najmniej 70% dotychczas otrzymanej zaliczki Beneficjent zostanie wezwany do zwrotu kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy wartością wydatków uznanych za kwalifikowalne a kwotą stanowiącą równowartość 70% wydatkowania przekazanej transzy zaliczki wraz z odsetkami naliczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Środki europejskie na przełomie lat budżetowych - stanowisko Ministerstwa Finansów Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) nie przewiduje konieczności zwrotu środków europejskich (z EFRR) przekazywanych na przełomie lat budżetowych na rachunek Beneficjenta. Wskazują na to przepisy Rozdziału 6 ww. ustawy Wykonywanie budżetu środków europejskich podkreślające odmienny charakter tych środków; potwierdza to również brzmienie art. 184 ust. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym zasady rozliczania określone dla dotacji z budżetu państwa nie dotyczą środków europejskich.

Środki europejskie na przełomie lat budżetowych - stanowisko Ministerstwa Finansów Z kolei przepis art. 263 ww. ustawy określa w ust 1 generalną zasadę, iż niezrealizowane kwoty wydatków budżety jednostki samorządu terytorialnego wygasają z upływem roku budżetowego i przewiduje się od tej zasady w ust. 3 jedynie 2 odstępstwa. Chodzi tu o możliwość ustalenia wykazu wydatków niewygasających, w których organ stanowiący JST może ująć wydatki związane z realizacją umów: 1) w sprawie zamówienia publicznego; 2) które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. Jeżeli zatem JST realizuje zadania z udziałem środków europejskich, to organ stanowiący może ująć w wykazie wydatków niewygasających wydatki związane z realizacją tego zadania, ale tylko w przypadkach określonych w art. 263 ust. 3.

Funkcje i struktura wniosku o płatność - informacje ogólne Zlecenie płatności na rzecz Beneficjenta, wystawiane jest w terminie do 30 dni od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku o płatność. Zgłoszenie przez IP PO RPW uwag do wniosku wstrzymuje bieg tego terminu. Zgodnie z 12, ust. 2 Umowy o dof. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, a także zapewnienia, że środki są księgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Funkcje i struktura wniosku o płatność - informacje ogólne Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez Beneficjenta; wypełnia je IP PO RPW. Wszystkie kwoty i dane finansowe podawane we wniosku o płatność należy wyrażać w PLN z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli pole pozostaje niewypełnione należy wpisać - co oznacza, że pole nie dotyczy danego projektu lub 0 co oznacza, że pole dotyczy danego projektu, lecz osiągnięto wartość zerową.

Funkcje i struktura wniosku o płatność - funkcje wniosku Funkcje wniosku o płatność; ten sam formularz wniosku służy do: 1) wnioskowania o przyznanie płatności zaliczkowej (Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 15, 16, 19, 20, 21); 2) rozliczenia środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z możliwością wnioskowania o kolejne transze środków (Beneficjent wypełnia poz. 1-22); 3) wnioskowania o refundację wydatków sfinansowanych ze środków Beneficjenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-22); 4) rozliczenia wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-9, 11-22); 5) sprawozdania o postępie rzeczowym projektu (Beneficjent wypełnia pole poz. 1-7 i 14-22).

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 1 Wniosek za okres od. do.. Data wpłynięcia wniosku: Podpis i pieczęć: Nr wniosku: 2 DANE BENEFICJENTA Nazwa:. telefon:. faks:.. e-mail:... adres: NIP: Osoba wyznaczona do kontaktu: 1) w części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko:.. telefon: faks: e-mail:.. 2) w części dot. przebiegu realizacji projektu Imię i nazwisko:.. telefon: faks: e-mail:..

Wniosek o płatność - struktura 1) Wniosek za okres od do ; 2) Dane Beneficjenta (zgodnie z umową o dofinansowanie); 3) Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013; 4) Oś priorytetowa II Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego; 4.1. Działanie II.1 Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej; 5) Nazwa projektu (zgodnie z Umową o dof.); np. Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo warmińsko-mazurskie; 6) Nr projektu (zgodnie z Umową o dof.); 7) Umowa o dof. nr ;

3. Program Operacyjny: 4. Oś Priorytetowa: 4.1. Działanie:. 5. Nazwa projektu:. 6. Nr projektu:. 7. Umowa o dofinansowanie nr 8. Płatność końcowa (tak/nie)* * Niepotrzebne skreślić 8a Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem.. PLN 9 Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem PLN 9 (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki....pln 9 (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de - minimis...pln 9a Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji )..PLN 9a (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki (po autoryzacji)..pln 9a (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de - minimis (po autoryzacji)...pln 9b Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (odpowiadająca pomocy publicznej) PLN 9c Kwota wydatków bedących podstawą do certyfikacji... PLN 9d w tym kwota wydatków odpowiadajacych dofinansowaniu UE..PLN

Wniosek o płatność - struktura 8) Płatność końcowa (należy wskazać przez wykreślenie jednej z opcji właściwą odpowiedź); 8.a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowalnych jak i nie kwalifikowalnych), również tych nie wykazanych w pkt. 11; co do zasady kwota wykazana w pkt. 8a powinna być zgodna z kwotą wykazaną w tabeli nr 11 w podsumowaniu kolumny nr 11, tj. kwotą wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesioną w związku realizacją projektu brutto oraz kwotą wykazaną w tabeli nr 14 w podsumowaniu kolumny nr 5, tj. wydatkom ogółem zrealizowanym w okresie za który składany jest wniosek;

10 Wnioskowana kwota...pln 10 (1) w tym kolejna transza zaliczki PLN 10a Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji)..pln 10b Płatność pośrednia/końcowa PLN 10c Płatność zaliczkowa..pln 10d Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki.pln 10e Ogólna kwota do wypłaty (suma 10b i 10c) PLN Wartość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym PLN

Wniosek o płatność - struktura 9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność; kwota ta powinna być równa sumie wartości wykazanych w tabeli 11, w podsumowaniu kolumny 14 i jednocześnie zgodna z kwotą wykazaną w tabeli nr 14 w podsumowaniu kolumny nr 6, tj. wydatkom kwalifikowalnym zrealizowanym w okresie za który składany jest wniosek; (punktu nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność zaliczkową); 9 (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki należy podać kwotę odpowiadającą części wydatków, która była poniesiona w ramach otrzymanej zaliczki; 9 (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de-minimis należy podać kwotę wydatków poniesionych w ramach de-minimis (jeśli dotyczy);

Pkt. 10 Wnioskowana kwota Wniosek o płatność - struktura W przypadku projektów realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego, odsetki gromadzone na rachunkach bankowych, zgodnie z właściwymi przepisami ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t. jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 z późn. zm.) stanowią źródło ich dochodów własnych z uwagi na powyższe odsetki te nie będą podlegały zwrotowi do IP PO RPW. W przypadku, gdy płatności dla Beneficjenta przekazywane są w formie refundacji poniesionych wydatków należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty z poz. 9 przez montaż z umowy (zgodnie z Instrukcją wypełniania WNP). W przypadku gdy wniosek dotyczy również rozliczenia otrzymanej zaliczki i rozliczenie to pozwala na uzyskanie kolejnej transzy zaliczki, to w polu 10 należy uwzględnić poz. 9 (1) poprzez pomniejszenie o nią poz. 9 oraz ująć wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z harmonogramem przekazywania płatności w ramach umowy.

Wniosek o płatność - struktura Reasumując: Pkt. 10 Kwota wnioskowana = (poz. 9 poz. 9(1)) * (kwota dofinansowania wynikająca z umowy podzielona przez całkowite wydatki kwalifkowalne objęte umową) + wartość kolejnej transzy zaliczki wynikającej z harmonogramu. 10 (1) w tym kolejna transza zaliczki należy wpisać kwotę, o jaką wnioskuje Beneficjent, wynikającą z harmonogramu przekazywania płatności w ramach umowy, stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie.

Lp. Nr dokumentu Numer księgowy lub ewidencyjny Kategoria interwencji Data wystawienia Data zapłaty Sposób zapłaty Nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie NIP wystawcy dokumentu Kwota dokumentu brutto Kwota dokumentu netto Kwota wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesiona w związku z realizacją projektu brutto Kwota wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesiona w związku z realizacją projektu netto VAT dla wydatków w ramach wskazanego dokumentu w związku z realizacja projektu Kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku 11. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. suma ogółem w PLN ETAP/ZADANIE/KONTRAKT ETAP/ZADANIE/KONTRAKT

Wniosek o płatność - zestawienie dokumentów W tabeli 11 należy wykazać wyłącznie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne. W zestawieniu należy ująć wszystkie zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które stanowią udokumentowanie poniesienia wydatków kwalifikowalnych przez Beneficjenta w ramach projektu w okresie objętym danym wnioskiem. Nie wypełnia się zestawienia w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Zestawienie należy opatrzyć pieczęcią Beneficjenta na pierwszej stronie.

Wniosek o płatność - zestawienie dokumentów Kolumna 1 należy podać numer faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej a jeśli nie jest to możliwe, np. repertorium w przypadku aktu notarialnego; Kolumna 2 należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; Kolumna 3 należy wpisać nie dotyczy ; Kolumna 4 należy podać datę wystawienia dokumentu; Kolumna 5 należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej; w zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty; jeżeli np. faktura była opłacana ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę; dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność; Kolumna 6 należy wpisać nie dotyczy ;

Wniosek o płatność - zestawienie dokumentów Kolumna 7 należy podać nazwę towaru lub usługi odnoszących się do wydatku kwalifikowalnego wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym (w przypadku wystąpienia różnych stawek VAT w pozycjach w przedstawianym dokumencie pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT); Kolumna 8 należy podać NIP wystawcy przedstawianego dokumentu księgowego; w przypadku listy płac NIP Beneficjenta; Kolumna 9 należy podać kwotę dokumentu brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej; Kolumna 10 należy podać kwotę dokumentu netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej; (różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 9 i 10 wynikać może wyłącznie z podatku VAT).

Wniosek o płatność - zestawienie dokumentów Kolumna 11 Kolumna 12 Kolumna 13 należy podać kwotę brutto wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesionych w związku z realizacją projektu; w przypadku, gdy dokument opiewa na wyższą kwotę i obejmuje także wydatki niezwiązane z projektem, należy wpisać tylko tę część wydatków, która dotyczy projektu; należy podać kwotę netto wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesionych w związku z realizacją projektu; należy podać kwotę VAT wydatków w ramach wskazanego dokumentu (kolumna 11); Kolumna 14 należy podać kwotę wydatków kwalifkowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 11 (w przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowanym) lub w kolumnie 12 (w przypadku gdy VAT nie jest wydatkiem niekwalifikowanym); Kolumna 15 należy podać kwotę VAT, z kwoty wydatku kwalifikowalnego, uwzględnionego w kolumnie 14, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny;

Potwierdzam ilość załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zestawieniem** Imię i nazwisko:... data:... podpis:... ** IZ PO RPW dołącza do wniosku o płatność jedynie zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków 12. UZYSKANY DOCHÓD* oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność Lp. Rodzaj dochodu Kwota 1 2 suma ogółem w PLN: Odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność * w przypadku projektów objetych pomocą publiczną nie wypełnia się części dotyczących wyliczenia dochodu

Wniosek o płatność - dochód w projekcie Należy wykazać dochód rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 1-3 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07.2006); przy obliczeniach należy uwzględnić informacje zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW 2007-2013. Zgodnie z Częścią 6.10 Podrozdziałem 10 pn. Projekty generujące dochód ww. Wytycznych pod pojęciem przychodu netto (dochodu) należy rozumieć, z zastrzeżeniem pkt. 7, różnicę między oczekiwanymi przychodami (w przypadku ostatniego roku okresu referencyjnego, powiększonymi o wartość rezydualną) oraz oczekiwanymi kosztami operacyjnymi spodziewanymi w trakcie realizacji projektu oraz późniejszym okresie funkcjonowania. W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dof.

Wniosek o płatność - dochód w projekcie Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków ( ) W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu wystąpią incydentalne dochody, które nie zostały przewidziane w analizie finansowej dla projektu: a) w przypadku, gdy koszty związane z wygenerowanymi dochodami stanowią wydatki kwalifikowane w ramach projektu, uzyskany dochód (rozumiany jako różnica między przychodem a kosztem związanym z uzyskaniem tego przychodu) pomniejsza wydatki kwalifkowalne w ramach projektu; b) w przypadku, gdy koszty związane z wygenerowanymi dochodami nie stanowią wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, uzyskany dochód nie pomniejsza wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.

13. ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI** Lp. Źródło sfinansowania wkładu własnego beneficjenta Kwota 0 1 2 1= 2+3+4 Środki publiczne 2 - budżet państwa 3 - budżet jednostek samorządu terytorialnego 4 - inne krajowe środki publiczne 5 Środki prywatne 6 RAZEM Lp. Źródło Kwota wydatków ogółem Kwota wydatków kwalifikowalnych 0 1 2 3 1 Środki wspólnotowe 2=3+4+5 Krajowe środki publiczne 3 - budżet państwa 4 - budżet jednostek samorządu terytorialnego 5 - inne krajowe środki publiczne 6 Prywatne 7=1+2+6 suma ogółem w tym 8 - EBI ** Kwoty wydatków kwalifikowalnych powinny wynikać z kwot wykazanych w pkt 9a

Wniosek o płatność - źródła z których zostały sfinansowane wydatki W Tabeli nr 13 (część białą wypełnia Beneficjent) w kolumnie nr 2 Kwota należy wskazać kwotę przypisaną do danego źródła sfinansowania części wydatków pokrywanych wkładem własnym beneficjenta we wniosku o płatność. W pozycji budżet państwa należy wpisać tę część wkładu własnego, która została sfinansowana ze środków pochodzących bezpośrednio z budżetu państwa, np. wkład własny państwowych jednostek budżetowych. Do środków wykazywanych jako budżet jednostek samorządu terytorialnego (JST) należy zaliczyć w szczególności wydatki: 1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek organizacyjnych;

Wniosek o płatność - źródła z których zostały sfinansowane wydatki 1) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego; 2) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia JST, w których większość udziałów lub akcji posiada samorząd danego szczebla; 3) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego; W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m. in. środki funduszy celowych, środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra publicznego oraz środki własne szkół wyższych. W pozycji środki prywatne należy wpisać tę część wkładu własnego, która została pokryta ze środków własnych podmiotów prywatnych.

PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU 14. POSTĘP RZECZOWO - FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Zadania/cele założone w umowie/decyzji o dofinansowanie Stan realizacji dotyczy okresu za który składany jest wniosek Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowo - finansowym Wydatki zrealizowane w okresie za który składany jest wniosek Wydatki od początku realizacji projektu % realizacji Ogółem Kwalifikowalne Ogółem Kwalifikowalne Ogółem Kwalifikowalne 1 2 3 4 5 6 7 8 9=(8/4)*100 Etap/zadanie/kontrakt 1 (nazwa ) Etap/zadanie/kontrakt 2 (nazwa ) Ogółem W tym wydatki poniesione na zakup gruntów w tym wydatki poniesione na mieszkalnictwo*** wydatki związane z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo w tym cross-financing ** Kolumny nr 5 i 6 wypełnia IZ i IP PO RPW *** Zapis nie dotyczy projektów realizowanych w ramach PO RPW

Wniosek o płatność - postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu W Tabeli nr 14 w kolumnie nr 2 należy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów/zadań/kontraktów. Etapy/zadania/kontrakty projektu muszą być tożsame z wykazanymi w harmonogramie realizacji projektu i we wniosku o dofinansowanie. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z umową (aneksem) powinny być poniesione w ramach poszczególnych etapów/zadań/kontraktów, natomiast w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne zrealizowane w okresie, za który składany jest wniosek. W kolumnach 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu. Należy uwzględnić również dane z okresu bieżącego. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do wartości z kolumny 4.

15. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Planowane zamówienia publiczne w ramach realizacji projektu Zamówienia publiczne udzielone od początku realizacji projektu włączając okres sprawozdawczy Zamówienia publiczne udzielone w okresie sprawozdawczym % realizacji kontraktowania na poziomie Beneficjent - Wykonawcy Liczba Wartość Liczba Wartość Liczba Wartość Liczba Wartość 0 1 2 3 4 5 6 7=3/1*100 8=4/2*100... OGÓŁEM 16. PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOŻENIA KOLEJNEGO WNIOSKU

Wniosek o płatność - zamówienia publiczne Należy przedstawić informacje dotyczące liczby i wartości zamówień publicznych, w podziale na: zamówienia planowane do przeprowadzenia w ramach realizacji projektu, zamówienia publiczne udzielone od początku realizacji projektu, zamówienia udzielone w danym okresie sprawozdawczym, procent realizacji kontraktowania na poziomie Beneficjent-Wykonawcy. W kolumnie 0 należy wpisać poszczególne kategorie planowanych zamówień publicznych (roboty, dostawa, usługi). W pozostałych kolumnach należy odpowiednio uzupełnić dane dotyczące planowanej wartości zamówień. Jeśli zamówienie publiczne zostanie udzielone należy podać tytuł kontraktu. W takim przypadku w pozostałych kolumnach uzupełnia się również dane dotyczące wartości kontraktów wynikającej z rozstrzygniętego przetargu.

Wniosek o płatność - planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku Należy wskazać jaki etap/zadanie/kontrakt w ramach projektu wynikający z harmonogramu zostanie rozpoczęty lub zrealizowany, oraz jakie czynności w ramach etapu/zadania/kontraktu będą wykonywane do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność np. przygotowanie dokumentacji przetargowej, ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie lub kontynuacja robót itd. W tym punkcie powinna znaleźć się informacja odnosząca się do postępu prac w ramach każdego etapu/zadania/kontraktu projektu, którego realizacja jest planowana zgodnie z harmonogramem do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność.

17. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU*** Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność przez beneficjenta Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu Stopień realizacji wskaźnika (%) 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100 wskaźniki produktu 0 0 Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu Stopień realizacji wskaźnika (%) 1 2 3 4 5 6=((5-3)/(4-3))*100 wskaźniki rezultatu *** Tabela wypełniania w przypadku projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. W przypadku pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu wartośc w kolumnie 5 w części tabeli dotyczącej wskaźników produktu równa się wartości w kolumnie 6. 18. INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW NAPOTYKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU, ZADAŃ PLANOWANYCH, A NIEZREALIZOWANYCH W OKRESIE OBJETYM WNIOSKIEM ORAZ PRZYCZYNY EWENTUALNEGO NIEOSIĄGNIĘCIA/PRZEKROCZENIA ZAKŁADANEGO W PROJEKCIE POZIOMU WSKAŹNIKÓW

Wniosek o płatność - wskaźniki realizacji projektu Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność (za wyjątkiem kolumny 5, nie wypełnianej w przypadku pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu), natomiast część tabeli ze wskaźnikami rezultatu wyłącznie dla wniosku o płatność końcową. Nazwy wskaźników i ich miary muszą być zgodne z listą wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wskaźnika rezultatu projektodawca we wniosku o płatność końcową w kolumnie 5 (wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu) wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia projektu bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika - jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok). Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuł zawartych w następujących kolumnach tabeli: 7 dla wskaźników produktu i 6 dla wskaźników rezultatu.

Wniosek o płatność - wskaźniki realizacji projektu Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych. Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru). Wartość docelowa oznacza wartość, jaką Beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie). Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. Nazwy wskaźników SIMIK 07-13 powinny być tożsame z nazwami wskaźników wykazanymi w Załączniku nr 3, tj. Liście wskaźników kluczowych przechowywanych w Krajowym Systemie Informatycznym (SIMIK 07-13) do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia 10 stycznia 2008 roku nie należy ich modyfikować.

Wniosek o płatność - informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań (z wyszczególnieniem problemów dotyczących m. in. zamówień publicznych, wykonawców, płatności i innych).

Wniosek o płatność - harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały W kolumnie planowane wydatki kwalifikowalne należy wskazać kwotę wydatków kwalifikowalnych, które beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w czterech kolejnych kwartałach. Kwoty wykazane w tej kolumnie powinny być zgodne z kwotami wykazanymi w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowalne aktualnego Harmonogramu przekazywania płatności w ramach umowy, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie. W części Tabeli nr 19 wartość środków do wypłaty w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta należy przedstawić plan zapotrzebowania na wydatki kwalifikowane w ujęciu kwartalnym, jakie wnioskodawca planuje wykazać we wnioskach o płatność zaliczkową, pośrednią lub końcową składanych w czterech kolejnych kwartałach kalendarzowych, w podziale zaliczka/refundacja.

Wniosek o płatność - harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały Dane przedstawione w Tabeli nr 19, w części wartość środków do wypłaty w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta (kolumna razem) powinny umożliwić sporządzanie prognoz dla całego programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest aby informacje przedstawione przez Beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. Kwoty wykazane w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowalne nie muszą być równe kwotom wskazanym w części tabeli nr 19 wartość środków do wypłaty w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta.

19. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY Okres (rok, kwartał) Wartość środków do wypłaty przez Instytucje Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta (z wyłączeniem Pomocy Technicznej) rok kwartał Planowane wydatki kwalifikowalne Zaliczka Refundacja RAZEM 20.. kwartał 20.. kwartał 20.. kwartał 20.. kwartał 20. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki równych szans? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze

Wniosek o płatność - harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały W sytuacji, gdy dla przykładu wnioskodawca planuje złożenie wniosku o płatność pośrednią obejmującego wydatki poniesione do końca lutego, wypełniany przez Wnioskodawcę wiersz powinien zawierać dane dla pierwszego kwartału danego roku (styczeń marzec). W przypadku składania wniosku o płatność zaliczkową należy przewidzieć odpowiednie kwoty w kwartale kalendarzowym, w którym wniosek o płatność zaliczkową jest składany.

Wniosek o płatność - informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak, Nie lub Nie dotyczy należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty: zgodność z polityką równych szans; zgodność z polityką społeczeństwa informacyjnego; zgodność z polityką ochrony środowiska; zgodność z zasadami ochrony konkurencji; zgodność z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych; zgodność z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej; zgodność z polityką zatrudnienia; zgodność z polityką efektywności energetycznej; do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.

Wniosek o płatność - informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.

Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki społeczeństwa informacyjnego? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki ochrony środowiska? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki ochrony konkurencji? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze

Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki zamówień publicznych? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki pomocy publicznej? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki zatrudnienia? TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze

Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki efektywności energetycznej - pozytywny, neutralny - z uzasadnieniem TAK NIE NIE DOTYCZY W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze 21. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA: Ja niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone 1. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest 22. ZAŁĄCZNIKI: Zgodnie z odrebna listą załączników dołączoną do wniosku. Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko): 1 Niepotrzebne skreślić

Wniosek o płatność - oświadczenie Beneficjenta Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba Beneficjenta). Zapis w formularzu wniosku w pkt. 21, w brzmieniu: a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone nie dotyczy Beneficjenta, który wnioskuje o zaliczkę po raz pierwszy. W tym przypadku ww. zapis należy skreślić i podpisać Oświadczenie.

Wniosek o płatność - załączniki Jest to pole informacyjne, nie należy go uzupełniać. Do wniosku należy sporządzić odrębny wykaz załączników z zaznaczeniem okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (tożsamy z wykazanym na złożonym wniosku). Załącznikami do wniosku mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodnie z poz. 11 wniosku) wraz z dowodami zapłaty, jak również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie.

Wniosek o płatność - podpisy Wniosek musi być parafowany przez osobę do tego upoważnioną na każdej ze stron oraz opatrzony podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie przez przynajmniej jedną osobę, upoważnioną do podpisania wniosku wraz ze wskazaniem daty (używając koloru tuszu innego niż czarny). Dołączony do wniosku wykaz załączników powinien również być parafowany przez osobę do tego upoważnioną po stronie Beneficjenta.

W przypadku rozliczenia zaliczki bądź refundacji do wniosku załącza się następujące dokumenty: kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (np. rachunków, list płac, KP), potwierdzających poniesienie wydatków wyszczególnionych przez Beneficjenta w pkt. 11 wniosku wraz z kopiami dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanych prac (protokoły odbioru, Karty Czasu Pracy); potwierdzające poniesienie wydatków w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o dofinansowanie; faktury dotyczące robót budowlanych (których kopie dołączono do wniosku) zatwierdzone przez inspektora nadzoru; kopie wyciągów bankowych (WB) z rachunku Beneficjenta potwierdzające poniesienie wydatków, o których mowa w pkt. 11 wniosku; polecenia przelewów wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy faktury/innego dokumentu księgowego (w przypadku, gdy na WB nie wskazano numeru rachunku bankowego wierzyciela); wszystkie załączniki powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta;

Dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości: akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych; operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzający, że cena nabycia nieruchomości nie przekracza jej wartości rynkowej; oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych;

Dokumenty wymagane w przypadku nabycia środka trwałego: oświadczenie wystawione przez sprzedającego o tym, iż środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat; oświadczenie Beneficjenta, że środek został włączony w rejestr środków trwałych (OT dokument potwierdzający przyjęcie środka trwałego);

Dokumenty wymagane w przypadku nabycia sprzętu używanego: oświadczenie sprzedającego o tym, że sprzęt nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych w okresie ostatnich 10lat; oświadczenie, że dany sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do realizacji przedsięwzięcia objętego wsparciem oraz spełnia obowiązujące normy i standardy; oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena sprzętu używanego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego sprzętu; odpowiednie certyfikaty - jeżeli dany sprzęt wymaga takich dokumentów; oświadczenie sprzedającego określające pochodzenie sprzętu w postaci wskazania miejsca i daty zakupu, danych kupującego (nazwy i adresu);

Dokumenty wymagane w przypadku odpisów amortyzacyjnych: oświadczenie, iż środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat; oświadczenie Beneficjenta, że wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 o rachunkowości; oświadczenie Beneficjenta, że odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego niezbędnego do realizacji projektu; oświadczenie Beneficjenta, że kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu;

Dokumenty wymagane w przypadku udokumentowania wydatków na koszty osobowe: umowy z Pracownikami wraz z zakresem obowiązków oraz wskazaniem wysokości wynagrodzenia i wymiaru zaangażowania przy realizacji projektu; listy płac; karty czasu pracy; deklaracje ZUS P DRA, RCX oraz RSA; oświadczenie, że podatek dochodowy od osób fizycznych pracujących przy projekcie został zapłacony do Urzędu Skarbowego; oświadczenie o wykonywaniu pracy związanej z etapem przygotowawczym lub realizacyjnym projektu w ramach PO RPW zgodnie z Częścią 7.2.2. Sekcji 2 Koszty osobowe Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków ( ), w tym ust. 5. tabela uzupełniająca; WB potwierdzające zapłatę: wynagrodzeń netto; składek ZUS (na ubezpieczenie społeczne, zdrowotnej na FP i FGŚP); podatku dochodowego od osób fizycznych;

Dokumentowanie innych kategorii wydatków: o o w przypadku wkładu niepieniężnego - wycena wartości wkładu; kopia umowy leasingu oraz uzasadnienie, że leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą pozyskania środka trwałego; o kopie pisemnego oddelegowania pracowników do realizacji zadań, których koszty osobowe ujęto we wniosku; o kopie umów z wykonawcami potwierdzone za zgodność z oryginałem;

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 1) wniosek nie jest zgodny z obowiązującym formatem (aktualny formularz WNP jest dostępny na stronie IP PO RPW, tj. www.parp.gov.pl); 2) wniosek nie zawiera poprawnych danych identyfikacyjnych Beneficjenta i danych dotyczących umowy o dofinansowanie; 3) nie wszystkie pola wniosku zostały wypełnione; 4) do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków wyszczególnionych w pkt. 11 wniosku; 5) faktury nie zawierają poprawnych danych identyfikacyjnych Beneficjenta; 6) faktury/protokoły odbioru dotyczące robót budowlanych, których kopie dołączono do wniosku, nie są zatwierdzone przez inspektora nadzoru;

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 7) do wniosku nie dołączono kopii wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzających poniesienie wydatków, o których mowa w pkt. 11 wniosku; 8) wyciągi bankowe nie zawierają nazwy Beneficjenta, nr rachunku oraz tytułu płatności (wyjątkowo w przypadku braku tych danych można załączyć polecenie przelewu wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy faktury/innego dokumentu księgowego); 9) do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanych prac w danym okresie sprawozdawczym; 10) brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kopii dokumentów dołączonych do wniosku;

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 11) w przypadku nabycia nieruchomości do wniosku nie załączono: aktu (ów) notarialnego (ych) lub decyzji administracyjnych w przypadku wywłaszczenia, z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych; operatu szacunkowego sporządzonego przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzającego, że cena nabycia nieruchomości nie przekracza jej wartości rynkowej; deklaracji podmiotu zbywającego nieruchomość zabudowaną, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 7 lat przy wykorzystaniu środków publicznych.

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 12) w przypadku nabycia środka trwałego do wniosku nie załączono: deklaracji wystawionej przez sprzedającego o tym, że środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat; oświadczenie Beneficjenta, że środek trwały został włączony w rejestr środków trwałych (OT).

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 13) w przypadku nabycia sprzętu używanego do wniosku nie załączono: deklaracji sprzedającego o tym, że sprzęt nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat; oświadczenia, że dany sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do realizacji przedsięwzięcia objętego wsparciem oraz spełnia obowiązujące normy i standardy; oświadczenia Beneficjenta o tym, iż cena sprzętu używanego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego sprzętu; odpowiednich certyfikatów jeżeli dany sprzęt wymaga takich dokumentów; deklaracji sprzedającego określającej pochodzenie sprzętu w postaci wskazania miejsca i daty zakupu oraz danych kupującego (jego nazwy i adresu).

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 14) w przypadku odpisów amortyzacyjnych do wniosku nie załączono: oświadczenia, iż środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat; oświadczenia Beneficjenta, że wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 o rachunkowości; oświadczenia Beneficjenta, że odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego niezbędnego do realizacji; oświadczenia Beneficjenta, że kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu.

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 15) w przypadku wkładu niepieniężnego nie dołączono do wniosku wyceny wartości wkładu; 16) do wniosku nie dołączono kopii umowy leasingu oraz uzasadnienia, że leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą pozyskania środka trwałego; 17) do wniosku nie załączono kopii pisemnego oddelegowania pracownika do realizacji zadań, którego koszty osobowe ujęto we wniosku; 18) do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT; 19) załączone do wniosku dokumenty nie dotyczą okresu od daty rozpoczęcia realizacji projektu wskazanej w umowie o dofinansowanie do ostatniego dnia pełnego miesiąca objętego wnioskiem o płatność;

Najczęściej popełniane błędy - ocena formalna wniosku o płatność 20) wniosek nie został przesłany w terminie: pierwszy wniosek w ciągu 90 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie; wniosek o płatność pośrednią; wniosek rozliczający przekazaną transzę zaliczki nie rzadziej niż raz na 3 miesiące; wniosek o płatność końcową w ciągu 30 dni od dokonania przez Beneficjenta/podmiotu upoważnionego ostatniej płatności w projekcie; 21) wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta; 21) wniosek nie został złożony w wersji papierowej i elektronicznej (CD).

Najczęściej popełniane błędy - ocena merytoryczna wniosku o płatność 1) udokumentowanie wydatków wykazanych w pkt. 11 wniosku o dofinansowanie: faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opisane w prawidłowy sposób (nie podano nr i nazwy projektu, nr umowy z wykonawcą); faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opatrzone nr wyodrębnionej ewidencji księgowej lub odrębnym kodem księgowym tożsamym z numerem podanym w pkt. 11 wniosku; nie zostały faktycznie poniesione, tj. wyciągi bankowe nie poświadczają faktu zapłacenia kwoty wynikającej z zestawienia faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej z rachunków wskazanych w umowie o dofinansowanie; wyciągi bankowe nie pokazują faktu przekazania środków wystawcy faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej;

Najczęściej popełniane błędy - ocena merytoryczna wniosku o płatność nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o dofinansowanie; nie zostały poniesione przez Beneficjenta lub podmiot upoważniony do dokonywania wydatków w imieniu Beneficjenta; nie są bezpośrednio związane z realizowanym projektem/wynikają z umów z wykonawcami realizującymi prace w ramach projektu; nie są niezbędne do realizacji projektu; nie zostały wskazane w umowie o dofinansowanie; 2) wysokość wydatków nie jest uzasadniona; 3) dołączone do wniosku załączniki nie są sporządzone w prawidłowy sposób; 4) zakresy robót/dostaw/usług, za które zostały poniesione wydatki, zostały wykonane, ale brak zatwierdzenia faktury przez inspektora nadzoru/protokołu odbioru wykonanych robót/dostaw/usług;

Najczęściej popełniane błędy - ocena merytoryczna wniosku o płatność 5) wydatki (narastająco) związane z przygotowaniem projektu, uznane za kwalifikowalne przewyższają 8% wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu; 6) wydatki (narastająco) związane z zarządzaniem projektem przewyższają 3% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu; 7) wydatki związane z zakupem nieruchomości niezabudowanej przekraczają 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu; 8) koszty ogólne przypisane do projektu nie zostały obliczone zgodnie z metodologią wskazaną we wniosku o dofinansowanie; 9) wysokość kosztów osobowych pracownika nie jest zgodna z wymiarem jego zaangażowania w realizację projektu; 10) wysokość wydatków kwalifikowalnych dla kategorii wydatków Pozyskanie nieruchomości jest niezgodna z operatem szacunkowym;

Najczęściej popełniane błędy - ocena merytoryczna wniosku o płatność 11) wielkość powierzchni nieruchomości niezabudowanej nie jest niezbędna do realizacji projektu; 12) wkład niepieniężny kwalifikowany przewyższa wkład własny Beneficjenta; 13) rozliczenie przedstawione przez Beneficjenta w pkt. 14 Postęp rzeczowo -finansowy nie jest prawidłowe, w tym: podana kwota środków rozliczonych nie jest prawidłowa; pozostałe dane rozliczenia nie są prawidłowo obliczone; 14) postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu nie jest zgodny z obowiązującym harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, w tym: terminy poniesionych wydatków nie są skorelowane z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu; kwoty poniesionych wydatków nie są skorelowane z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;

Najczęściej popełniane błędy - ocena merytoryczna wniosku o płatność 15) dane dotyczące postępu rzeczowo-finansowego nie są kompletne i poprawne pod względem rachunkowym; 16) planowany przebieg realizacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym nie jest zgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie; 17) kwoty wykazane w harmonogramie wydatków na kolejne kwartały przekraczają łączną kwotę dofinansowania na projekt.

Pozostałe uchybienia 1) brak korygowanych wersji deklaracji ZUS P DRA, RCA, RSA; 2) błędy powodujące odrzucenie dokumentu pomocniczego omówienie załącznika; 3) w treści faktury w kolumnie Nazwa towaru/usługi powinna się znaleźć informacja o numerze umowy, wykonywana jest dostawa/usługa/roboty budowlane; 4) Tabela nr 11 WNP, w tym kolumna data zapłaty w przypadku list płac należy wpisać kilka dat (jeśli dotyczy);