Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Transkrypt

1 MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO DEPARTAMENT ZARZĄDZANIA PROGRAMAMI KONKURENCYJNOŚCI I INNOWACYJNOŚCI Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Warszawa, maj 2009 r.

2 Instytucją uprawnioną do składania wniosku beneficjenta o płatność jest Instytucja Pośrednicząca (IP) będąca beneficjentem PT PO IG. Wniosek beneficjenta o płatność przedkładany jest w celu : 1) rozliczenia wydatków poniesionych ze środków budŝetowych ; 2) przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza beneficjent wypełnia w pkt. 2 dane beneficjenta, informację o osobach wyznaczonych do kontaktu, a takŝe osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, nazwie projektu, numerze projektu, numerze umowy/decyzji o dofinansowanie poz. 1-7, a takŝe część sprawozdawczą wniosku o płatność, tj. poz ). Rozliczenie wydatków jest dokonywane przez Instytucję Zarządzającą (IZ) na podstawie wniosku beneficjenta o płatność złoŝonego przez IP i sporządzonego w aktualnej wersji Generatora Wniosków o Płatność udostępnionej na stronie internetowej Wniosek beneficjenta o płatność powinien uwzględniać wydatki poniesione przez IP oraz właściwe dla IP Instytucje WdraŜające (IW). Dokument musi być złoŝony w wersji papierowej stanowiącej oryginał, kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem oraz wersji elektronicznej. Wersja elektroniczna musi być toŝsama z wersją papierową. ToŜsamość obu wersji wniosku o płatność potwierdza suma kontrolna. Wniosek naleŝy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz opatrzyć imienną pieczątką. Wniosek podpisuje osoba upowaŝniona do reprezentowania beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. W przypadku zmiany osoby upowaŝnionej beneficjent zobowiązany jest załączyć aktualne upowaŝnienie. Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami: a) niezbędnymi do prawidłowej realizacji Projektu b) wskazanymi w Harmonogramie rzeczowo-finansowym c) faktycznie poniesionymi w okresie kwalifikowalności wydatków d) zweryfikowanymi i zatwierdzonymi przez IP e) prawidłowo udokumentowanymi Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami związanymi wyłącznie z realizowanym projektem (kwalifikowane jak i niekwalifikowane ). W przypadku nieponiesienia przez beneficjenta wydatków w okresie sprawozdawczym, w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent musi złoŝyć wniosek, w którym pkt pozostają niewypełnione wniosek stanowi wówczas narzędzie umoŝliwiające monitorowanie postępu rzeczowego finansowego realizacji projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji Priorytetu. W przypadku, gdy wniosek zawiera tylko część sprawozdawczą naleŝy w zakładce nr 3 Projekt zaznaczyć pole Sprawozdanie Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Pola te wypełnia pracownik instytucji dokonującej weryfikacji złoŝonego wniosku. 2

3 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA POSZCZEGÓLNYCH POZYCJI WNIOSKU Kiedy beneficjent powinien złoŝyć wniosek o płatność. Czy beneficjent wykazał poniesione koszty i odpowiadające im wydatki (wydatki poniesione najpóźniej przed terminem złoŝenia wniosku? Czy beneficjent musi złoŝyć kwartalny wniosek o płatność? Czy beneficjent musi złoŝyć półroczny wniosek o płatność? TAK TAK NIE I kwartał NIE NIE NIE TAK TAK TAK II kwartał NIE NIE TAK TAK TAK NIE III kwartał NIE NIE NIE TAK TAK TAK IV kwartał NIE NIE TAK Uwaga! Wnioski o płatność pośrednią rozliczające wydatki poniesione przez Regionalne Instytucje Finansujące (RIF) będą składane za pośrednictwem IP do IZ z kwartalnym opóźnieniem czyli wydatki RIF za I kwartał będą umieszczane we wniosku IP za II kwartał, wydatki za II kwartał w III kwartale. Zasada ta nie ma zastosowania do wniosków o płatność końcowa Wydatki RIF za IV kwartał muszą być ujęte we wniosku o płatność końcową IP. 1. NaleŜy podać datę początkową oraz końcową okresu, za jaki składany jest wniosek (format: rrrr - mm dd). a) przy pierwszym wniosku o płatność pośrednią: datą początkową jest data rozpoczęcia realizacji projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie datą końcową jest: - data zakończenia kwartału kalendarzowego (np , ) jeśli we wniosku wykazano poniesione w I kwartale koszty i odpowiadające im wydatki (wydatki poniesiono najpóźniej przed terminem złoŝenia wniosku) - data zakończenia półrocza kalendarzowego (np ) jeśli we wniosku nie wykazano poniesienia kosztów w I kwartale i odpowiadających im wydatków b) przy kolejnym wniosku o płatność pośrednią: datą początkową jest: - data rozpoczęcia kolejnego kwartału kalendarzowego występującego po kwartale kalendarzowym, którego zakończenie było datą końcową poprzedniego wniosku o płatność pośrednią (patrz pkt. a; np , 3

4 ) jeśli w pierwszym wniosku o płatność pośrednią wykazano poniesienie wydatków w I kwartale - data rozpoczęcia kolejnego kwartału kalendarzowego występującego po półroczu kalendarzowym, którego zakończenie było datą końcową pierwszego wniosku o płatność pośrednią (patrz pkt. a; np ) jeśli we wniosku o płatność pośrednią za półrocze kalendarzowe nie wykazano poniesienia wydatków w I kwartale datą końcową jest: - data zakończenia kwartału kalendarzowego (np , ) jeśli w okresie za który składany jest wniosek poniesiono koszty a odpowiadające im wydatki poniesiono przed terminem złoŝenia wniosku, w którym są wykazywane c) przy wniosku o płatność końcową: datą początkową jest: - data rozpoczęcia kolejnego kwartału kalendarzowego występującego po kwartale kalendarzowym, którego zakończenie było datą końcową poprzedniego wniosku o płatność pośrednią jeśli w poprzednim wniosku o płatność pośrednią wykazano poniesienie wydatków w III kwartale - data rozpoczęcia półrocza kalendarzowego (np ) jeśli we wniosku nie wykazano poniesienia kosztów w III kwartale i odpowiadających im wydatków datą końcową jest data zakończenia okresu rzeczowej realizacji projektu - faktura/rachunek/inny dokument księgowy na podstawie, której/którego powstało zobowiązanie musi być wystawiony niepóźniej, niŝ w terminie realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie projektu, a zapłata musi być dokonana przed terminem złoŝenia wniosku o płatność końcową. Termin złoŝenia wniosku o płatność końcową upływa 50 dni po dniu zakończenia okresu rzeczowej realizacji Zatem naleŝy zwrócić uwagę na to, Ŝe w przypadku kolejnego wniosku o płatność, jego data początkowa to data następująca po ostatnim dniu okresu, którego dotyczył poprzedni wniosek (nawet w przypadku gdy faktura została zapłacona w kolejnym kwartale). Datę końcową okresu (pole do ) w przypadku wniosków o płatność pośrednią stanowi data ostatniego dnia kwartału. W sytuacji gdy składany jest wniosek z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą, datą końcową jest koniec półrocza kalendarzowego. Okresy wniosków beneficjenta nie mogą na siebie nachodzić, czyli jeśli wniosek składany jest od do wówczas kolejny wniosek musi być złoŝony za okres od do i tak dalej. Przykład: 1) W przypadku poniesienia przez IP lub IW w ramach Projektu w danym kwartale wydatków kwalifikujących się do rozliczenia, IP składa do IZ wniosek o płatność pośrednią wraz z załącznikami uwzględniającym równieŝ zatwierdzone wydatki IW, wypełniając część dotyczącą informacji finansowej wraz z częścią sprawozdawczą, w terminie do 35 dni od zakończenia kwartału. JeŜeli dotyczy to I kwartału okres ten zapisujemy jako: od do , a wniosek naleŝy złoŝyć 35 dni po zakończeniu kwartału, czyli do Jeśli faktura/dokument o równowaŝnej wartości dowodowej jest wystawiony a zapłacony wówczas beneficjent umieszcza go we wniosku za I kwartał, poniewaŝ bierzemy pod uwagę okres rzeczowej realizacji projektu. 4

5 Przy rozliczeniu kwartału II i III beneficjent postępuje jak w przypadku I kwartału. JeŜeli dotyczy to IV kwartału (płatności końcowej) okres ten zapisujemy jako: od do , przy czym wniosek ten moŝe być złoŝony w ciągu 50 dni od zakończenia rzeczowej realizacji projektu określonej w umowie o dofinansowanie 2) W przypadku, jeśli w danym pierwszym półroczu IP i/lub IW nie poniosły wydatków kwalifikujących się do rozliczenia w ramach Projektu, IP po uprzednim zatwierdzeniu części sprawozdawczej wniosku o płatność, złoŝonego przez IW jest zobowiązana złoŝyć wniosek o płatność pośrednią, w którym wypełnia jedynie jego część sprawozdawczą odnoszącą się do realizacji Projektu przez IP i IW, w terminie do 35 dni od zakończenia półrocza. 3) W przypadku, jeśli w II kwartale IP i IW nie poniosły wydatków kwalifikujących się do rozliczenia w ramach Projektu (jednocześnie w I kwartale wydatki zostały poniesione), IP po uprzednim zatwierdzeniu części sprawozdawczej wniosku o płatność, złoŝonego przez IW jest zobowiązana złoŝyć wniosek o płatność pośrednią, w którym wypełnia jedynie jego część sprawozdawczą odnoszącą się do realizacji Projektu przez IP i IW, w terminie do 35 dni od zakończenia II kwartału. 4) W przypadku, jeśli w III kwartale IP i IW nie poniosły wydatków kwalifikujących się do rozliczenia w ramach Projektu (jednocześnie w I i/lub II kwartale wydatki zostały poniesione), IP po uprzednim zatwierdzeniu części sprawozdawczej wniosku o płatność, złoŝonego przez IW jest zobowiązana złoŝyć wniosek o płatność pośrednią, w którym wypełnia jedynie jego część sprawozdawczą odnoszącą się do realizacji Projektu przez IP i IW, w terminie do 35 dni od zakończenia III kwartału. Uwaga!. W przypadku wydatków cyklicznych takich jak rozmowy telefoniczne, abonament telefoniczny czy wynajem pomieszczeń biurowych wyznacznikiem zakwalifikowania wydatku do wniosku o płatność za dany okres jest data wystawienia dokumentu a nie termin poniesienia kosztu opisany na fakturze. Np. jeśli faktura za rozmowy telefoniczne za grudzień jest wystawiona w styczniu następnego roku, wówczas taką fakturę beneficjent powinien umieścić w kolejnym Planie Działań, poniewaŝ decyduje data wystawienia dokumentu. 2. W pierwszym wierszu naleŝy podać dane beneficjenta zgodne z umową. Nazwa beneficjenta musi być zgodna z nazwą występującą w zarejestrowanej w KSI umowie/decyzji o dofinansowanie realizacji projektu. W dalszych wierszach naleŝy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego, jak i rzeczowego. W miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru rachunku bankowego oraz polu Prowadzony w: beneficjent wpisuje nie dotyczy. 3. NaleŜy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, czyli 9. Pomoc techniczna. 4. NaleŜy podać numer i nazwę działania, w ramach którego realizowany jest projekt, czyli: 9.1 Wsparcie zarządzania lub 9.2 WyposaŜenie instytucji lub 9.3 Informacja i promocja lub 9.4 Ewaluacja 4a. W miejscu dotyczącym Poddziałania beneficjent zostawia puste miejsce. 5

6 5. NaleŜy podać nazwę/tytuł projektu określony w umowie/decyzji o dofinansowanie realizacji projektu. 6. NaleŜy podać numer projektu/wniosku o dofinansowanie określony w umowie/decyzji o dofinansowanie realizacji projektu (numer musi być zgodny z numerem w KSI (SIMIK )) 7. NaleŜy podać numer umowy/decyzji (numer musi być zgodny z numerem w KSI (SIMIK )). W przypadku jeŝeli umowy/decyzje były aneksowane beneficjent w tym polu musi wpisać numer ostatniego aneksu/ostatniej decyzji obowiązującego/obowiązującej w dniu składania wniosku. Uwaga! Pkt wypełniane są tylko wtedy, gdy we wniosku beneficjent wykazuje poniesienie kosztów i odpowiadających im wydatków. W przypadku, gdy wniosek pełni tylko funkcję sprawozdawczą, naleŝy zaznaczyć pole Sprawozdanie 8. NaleŜy rozwinąć zakładkę i wybrać rodzaj płatności: płatność zaliczkowa nie ma zastosowania w przypadku beneficjenta PT PO IG (nie naleŝy wybierać tej opcji); płatność pośrednia słuŝy rozliczeniu poniesionych wydatków w danym okresie; płatność końcowa beneficjent zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu. 9. NaleŜy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem. Kwota ta jest równa sumie wartości wykazanych w tabeli z pkt. 11, w kolumnie 8. Kwota wydatków kwalifikowanych moŝe zostać pomniejszona w wyniku weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji weryfikującej wniosek: o wydatki uznane za niekwalifikowane, oraz inne korekty finansowe (w tym w szczególności kwoty odzyskane). W przypadku gdy IP stwierdzi wystąpienie we wniosku i zestawieniu wydatków IW błędów formalnych, rachunkowych, merytorycznych, IP jako instytucja dokonująca weryfikacji dokumentów przedkładanych przez IW, moŝe dokonać korekty wydatków. Dokonanie korekty potwierdzane jest wypełnieniem zestawienia (jak niŝej). O dokonaniu korekty IP niezwłocznie informuje IW. 6

7 Wzór zestawienia do wypełniania przy korekcie wydatków IW/IP dokonywanych przez IP/IZ. nazwa Instytucji Pośredniczącej KOREKTA do wniosku o płatność nr L.p. nazwa IW poz. z Tabeli A poz. z Tabeli B kwota wydatków kwalifikowanych (zł) kwota zakwestionowanych wydatków (zł) w tym VAT kwota EFRR w wydatkach uznanych za niekwalifikowane (zł) uzasadnienie * RAZEM: Miejscowość: Data: Pieczęć i podpis: * naleŝy wyjaśnić dlaczego wydatek został uznany za niekwalifikowany, np. (1) wydatek nie dotyczy okresu za jaki składany jest wniosek beneficjenta o płatność, (2) wydatek nie ujęty w Planie Działań, (3) wydatek niekwalifikowany w ramach Pomocy technicznej PO IG 10 Kwota wnioskowana = Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem, czyli równa kwocie z punktu 9 wniosku. INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku 11 Tabela: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. W tabeli powinny być wykazane wydatki związane wyłącznie z projektem (wydatki kwalifikowane, jak i niekwalifikowane). W zestawieniu naleŝy wpisać dane z dokumentów księgowych - faktur lub dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej, przy czym kwoty brutto i kwoty netto powinny odnosić się tylko do tych kategorii wydatków, które są poświadczane w danej pozycji w przypadku, gdy faktura odnosi się np. do trzech towarów/usług, a tylko jeden/jedna z nich odnosi się do projektu, naleŝy wpisać kwotę brutto i netto odnoszącą się tylko do tego jednego wydatku, nie moŝna natomiast w takiej sytuacji wpisywać kwoty brutto i kwoty netto faktury. Dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej to m. in.: Rachunki, Noty księgowe, Listy płac, Polecenia wyjazdu słuŝbowego wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki. Faktura proforma wraz z potwierdzeniem przekazania środków nie stanowi dowodu poniesienia wydatku kwalifikowanego, gdyŝ istotą faktury pro forma jest funkcja informacyjna, faktura proforma nie dokumentuje dokonania Ŝadnej czynności. Do wydatków kwalifikowanych nie zalicza się wydatków poniesionych przed dniem rozpoczęcia realizacji projektu. 7

8 Kwoty umieszczone w tabeli pkt_11 wniosku muszą odnosić się do konkretnej grupy kosztów z faktury, która jest zgodna z grupą wskazaną w Harmonogramie Rzeczowo-Finansowym Realizacji Projektu do Planu Działań Pomocy Technicznej, będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie projektu oznacza, to, Ŝe kwota brutto musi być właściwa dla tej konkretnej grupy kosztów i nie wpisujemy kwoty brutto odnoszącej się do wydatków niezwiązanych z projektem. Faktury i dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej zamieszczone we wniosku o płatność muszą być zapłacone w kwocie brutto. Przykład: Jeśli po zrealizowaniu procedury przetargowej i podpisaniu umowy zakupu sprzętu komputerowego, Ministerstwu wystawiono fakturę na kwotę ,00 PLN, ale tylko 50% wartości zakupionego sprzętu będzie zapłacone ze środków pomocy technicznej PO IG, beneficjent przedstawia we wniosku o płatność tylko kwotę PLN (podawana jest ona w punkcie 11 w pozycji kwota brutto oraz jako kwota wydatków kwalifikowanych), kwota netto to PLN, a VAT w kwocie wydatków kwalifikowanych wynosi PLN. W wierszu w tabeli pkt_11 wniosku, w kolumnie kwota dokumentu brutto i kwota dokumentów netto nie naleŝy wpisywać wydatków nieodnoszących się do projektu IP uzupełnia Tabelę 11 wpisując dokumenty potwierdzające poniesione wydatki zarówno swoje, jak i podległych jej IW w następującym porządku: najpierw wykazywane są wydatki IP, a następnie wydatki IW. Do wniosku o płatność beneficjenci, zgodnie z Umową o dofinansowanie dołączają zestawienie/a wydatków stanowiący/e załącznik/i do wniosku. IP do wniosku o płatność załącza swoje zestawienie wydatków (Tabela A i Tabela B wg. wzoru) oraz kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem zestawienie/a wydatków IW (Tabelę A i Tabelę B). W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki naleŝy podać: 1) numer dokumentu - naleŝy wpisać numer faktury/dokumentu księgowego o równowaŝnej wartości dowodowej potwierdzającego wydatkowanie środków (nie więcej niŝ 240 znaków); 2) numer księgowy lub ewidencyjny - naleŝy podać numer dokumentu nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3) data wystawienia dokumentu - naleŝy wpisać w kolejności rok miesiąc dzień (format rrrr-mm-dd); 4) data zapłaty - naleŝy podać datę dokonania zapłaty w kolejności rok miesiąc - dzień ((format rrrr-mm-dd);wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego dowodu płatności. JeŜeli występuje więcej dat zapłaty naleŝy kolejno wpisać wszystkie w danym wierszu; 5) nazwa towaru lub usługi - naleŝy wpisać nazwę towaru lub usługi wykazaną w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. JeŜeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, moŝliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. W przypadku wystąpienia róŝnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego pozycje z dokumentu naleŝy pogrupować według stawek VAT i wpisać kaŝdą z grup w odrębnym wierszu, z tymŝe dane wprowadzone w pozycji Nr 8

9 dokumentu, Data wystawienia dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same wartości we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego; 6) kwota dokumentu brutto - naleŝy wpisać tylko kwotę brutto wydatków związanych z zakupem towaru/usługi wykazywanego w danym wierszu Tabeli 11. Kwota ta musi być związana wyłącznie z realizacją projektu. 7) kwota dokumentu netto - naleŝy wpisać tylko kwotę netto wydatków związanych z zakupem towaru/usługi wykazywanego w danym wierszu Tabeli 11 (róŝnica pomiędzy wartościami w ust. 6 i 7 wynikać moŝe wyłącznie z podatku VAT); 8) kwota wydatków kwalifikowanych - naleŝy wpisać kwotę odnoszącą się do wydatków wykazanych w kolumnie 6 (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowany) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowany); 9) w tym VAT - naleŝy wpisać kwotę podatku VAT stanowiącą część wydatku kwalifikowanego ujętego w kolumnie 8, tylko wtedy gdy VAT jest kosztem kwalifikowanym Przykład jak wypełnić tabelę_11 Lp nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT Fa VAT 2/ Fa VAT 1/ Fa VAT 15/ /fa Opłata za wynajem pomieszczeń biurowych za miesiąc styczeń 2010 r. (umowa nr 15/2000 z dnia 10 lutego 2000r.) 17/fa Wykonanie ekspertyzy Analiza kryteriów wyboru projektów,zgodnie z umową nr z dnia. 20/fa Opłata za szkolenie p.a.kowalskiej w dniu , temat: Audyt wewnętrzny , , , ,00 Jeśli VAT jest kwalifikowany i kwota VAT 0 to kwota brutto = kwota wydatków kwalifikowanych = kwota netto + kwota VAT kwalifikowanego , , , , , , ,00 0,00 W przypadku poświadczania wynagrodzeń w kolumnach 6 i 7 wpisujemy kwotę wydatków kwalifikowanych. Kwota brutto nie odnosi się do płacy brutto, ale do kwoty wydatków kwalifikowanych 4 Fa VAT 17/ Fa VAT 26/01/ /fa Zakup usługi cateringowej na posiedzenie w dniu 20 stycznia 2010 r. 30/fa Zakup sprzętu komputerowego na potrzeby IP (zgodnie z umową. z dnia ) 750,00 700,93 750,00 49, , , , ,00 6 LP-1 LP , , wynagrodzenie za m-c styczeń , , ,00 0,00 suma ogółem w PLN , ,07 9

10 Szare pole pod tabelą wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność naleŝy potwierdzić liczbę załączonych kopii dokumentów i dowodów zapłaty z niniejszego zestawienia. 12 Uzyskany dochód beneficjent zostawia puste miejsce. PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU (część sprawozdawcza) 13 Część wniosku o płatność dotycząca postępu rzeczowo-finansowego projektu pełni funkcję sprawozdania z postępów realizacji Planu Działań PT PO IG. Wniosek łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach Planu Działań (PD) z opisem rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Ta część wniosku zawiera informacje dotyczące: postępu rzeczowo-finansowego realizacji PD, problemów i trudności we wdraŝaniu PD (oraz podjętych środków zaradczych), prognozy realizacji PD w kolejnym okresie sprawozdawczym, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe. W części sprawozdawczej wniosku o płatność naleŝy uwzględnić informacje, które bezpośrednio odnoszą się do wydatków w nim przedstawionych w ramach postępu finansowego. W kolumnie 2 tabeli w pkt. 13 beneficjent powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z umową o dofinansowanie/decyzją. W przypadku zadań, które nie zostały rozliczone w danym okresie sprawozdawczym, informacje ich dotyczące zostaną szczegółowo przedstawione w kolejnym wniosku o płatność, w których nastąpi ich rozliczenie, zaś w bieŝącym wniosku beneficjent przedstawia informację, iŝ realizowane zadanie jest w toku. Jeśli zadanie rozliczane jest etapami, na bieŝąco naleŝy przedstawić informacje dotyczące postępu finansowego i rzeczowego w odniesieniu do zapłaconych faktur. W celu rzetelnego monitorowania PD wskazane jest, by w obydwu przypadkach beneficjent dodatkowo zawarł informację o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją całego zadania oraz zadania, którego rozliczenie opóźnia się. W kolumnach 3 i 4 naleŝy przedstawić odpowiednio dane o planowanych wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym (umową/decyzją) powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów. W kolumnach 5 i 6 naleŝy wpisać wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu. W kolumnach 7 i 8 naleŝy wpisać wydatki z bieŝącego wniosku o płatność w części ogółem oraz części wydatków kwalifikowalnych. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Wiersz Razem przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań/etapów projektu. IP uzupełnia tabelę wpisując dane zarówno swoje, jak i podległych jej IW. 10

11 Przykład jak wypełnić Tabele 13 dla Działania 9.1 Zadania/cele załoŝone w umowie/decyzji o dofinansowanie Stan realizacji Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w harmonogramie rzeczowofinansowym stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie ogółem kwalifikowaln Wydatki od początku realizacji projektu Wydatki objęte bieŝącym wnioskiem % realizacj i ogółem kwalifikowaln ogółem kwalifikowaln e e e =(6/4)* Zatrudnienie Opisana sytuacja musi być zgodna z ewentualnymi zmianami, tj. przesunięciami środków w ramach danej kategorii pomiędzy kwartałami i załączonym zmienionym harmonogramie rzeczowo-finansowym (jeśli to nie wymaga akceptacji IZ) 2. Umowy cywilnoprawne. Razem Planowana kwota wydatków IP łącznie z IW z aktualnego harmonogramu rzeczowofinansowego Suma IP i IW z aktualnego harmonogramu rzeczowofinansowego Planowana kwota wydatków IP łącznie z IW z aktualnego harmonogram u rzeczowofinansowego Suma IP i IW z aktualnego harmonogram u rzeczowofinansowego Suma wydatków z wszystkich wniosków o płatność Suma wydatków z powyŝszych pozycji Przykład jak wypełnić Tabele B)dla Działania 9.1 dla IP bądź IW Zadania/cele załoŝone w umowie/decyzji o dofinansowanie Stan realizacji Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w harmonogramie rzeczowofinansowym stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie ogółem kwalifikowaln Suma wydatków z wszystkich wniosków o płatność Suma wydatków z powyŝszych pozycji. Kwota nie moŝe przekroczyć wartości całego projektu. Wydatki od początku realizacji projektu Suma wydatków bieŝącego wniosku IP łącznie z IW Suma wydatków bieŝącego wniosku IP i IW Suma wydatków bieŝącego wniosku IP łącznie z IW Suma wydatków bieŝącego wniosku IP i IW Wydatki objęte bieŝącym wnioskiem % realizacj i ogółem kwalifikowaln ogółem kwalifikowaln e e e =(6/4)* Zatrudnienie Opisana sytuacja musi być zgodna z ewentualnymi zmianami, tj. przesunięciami środków w ramach danej kategorii pomiędzy kwartałami i załączonym zmienionym harmonogramem rzeczowo-finansowym (jeśli to nie wymaga akceptacji IZ) 2. Umowy cywilnoprawne. Razem Planowana kwota wydatków tylko IP bądź IW z aktualnego harmonogramu rzeczowofinansowego Planowana kwota wydatków tylko IP bądź IW z aktualnego harmonogram u rzeczowofinansowego Suma wydatków z wszystkich Tabeli (B) tylko IP bądź IW Suma wydatków z wszystkich Tabeli (B) tylko IP bądź IW Suma wydatków z bieŝącego wniosku wszystkich Tabeli (B) tylko IP bądź IW Suma wydatków z bieŝącego wniosku wszystkich Tabeli (B) tylko IP bądź IW 11

12 14. Beneficjent powinien opisać w sposób wyczerpujący zadania/etapy/działania, jakie planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złoŝenia kolejnego wniosku o płatność. 15. NaleŜy wpisać wskaźniki zawarte w PD. Tabela dotyczy katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie. Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla kaŝdego wniosku o płatność zawierającego część sprawozdawczą. W przypadku pierwszego wniosku z częścią sprawozdawczą wartości w kolumnach 5 i 6 są takie same, podobnie w przypadku działań, w których występuje jedynie wniosek o płatność końcową. Wartość bazowa wskaźnika dla kaŝdego projektu wynosi 0. Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zobowiązał się osiągnąć w wyniku wdroŝenia projektu na podstawie PD oraz umowy/decyzji. Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuły zawartej w kolumnie 7 tabeli dla wskaźników produktu. Beneficjent wpisuje sumę dla wszystkich wskaźników Instytucji (IP + IW). Wskaźniki te muszą się zgadzać z wskaźnikami zapisanymi w PD (stan aktualny na dzień składania wniosku z uwzględnieniem zmian). 16. NaleŜy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymŝe okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemoŝliwiających realizację konkretnych zadań. NaleŜy wskazać sposób oraz przewidywany czas rozwiązania napotkanych problemów. W przypadku zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego beneficjent razem z wnioskiem o płatność powinien załączyć aktualny harmonogram. W przypadku wniosku o płatność końcową, naleŝy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia załoŝonego w projekcie poziomu wskaźników. 17. NaleŜy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Planowana kwota nie moŝe przewyŝszyć całkowitej wartości realizowanego projektu. Dane przedstawione w poz. 17 powinny umoŝliwić sporządzenie prognoz dla całego Priorytetu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. W sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku, pierwszy wypełniany przez beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego kwartału danego roku (kwiecień-czerwiec), a nie dla trzech kolejnych miesięcy (luty kwiecień). 12

13 W przypadku końcowego wniosku o płatność beneficjent nie wypełnia poz.17 wniosku o płatność. 18. Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie naleŝy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie/decyzji. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wyboru pola Nie) naleŝy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie naleŝy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. 19. NaleŜy zamieścić opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Opis powinien dotyczyć okresu od dnia złoŝenia poprzedniego wniosku beneficjenta zawierającego informacje w tym zakresie lub w przypadku, gdy jest przedstawiany po raz pierwszy od początku realizacji projektu. 20. NaleŜy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. Ministerstwo, departament finansowy gdzie znajdują się oryginalne dokumenty oraz departament merytoryczny odpowiadający za realizacje projektu). 21. Załącznikami do wniosku są kopie faktur lub dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (zgodne z poz. 11 wniosku) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną, jak równieŝ poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie. IP oraz IW dołącza załącznik zestawienie wydatków (Tabela A i Tabela B). Tabele (A) naleŝy wypełnić z uwzględnieniem odpowiedniego podziału na instytucje oraz kategorie wydatków. Przykład wypełnienia Tabeli A dla Działania 9.1 przez IP Lp nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT EFRR kwoty wydatków kwalifikowalnych Zatrudnienie IP 1 2 suma ogółem w PLN Umowy cywilnoprawne IP 1 2 suma ogółem w PLN SUMA WSZYSTKICH KATEGORII WYDATKÓW 13

14 Opis faktury lub dokumentu księgowego o równowaŝnej wartości dowodowej KaŜdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) naleŝy opisać wskazując następujące informacje: nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; odnosi się wydatek dokumentowany fakturą naleŝy wpisać nazwę odpowiedniej pozycji z Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego Realizacji Projektu do Planu opis związku wydatku z umową o dofinansowanie naleŝy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie Działań Pomocy Technicznej; informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeŝeli nie wynika to z dokumentu). W przypadku zakupów i usług w ramach działania 9.2 dotyczących: sprzętu biurowego i komputerowego, mebli biurowych, materiałów biurowych, najmu oraz remontu powierzchni biurowych, abonamentów oraz opłat za usługi telefoniczne i internetowe, pozostałych usług, których wartość wydatków kwalifikowanych obliczana jest na podstawie współczynnika zaangaŝowania etatowego zgodnie z Instrukcją Wykonawczą Pomocy Technicznej na opisie dokumentu księgowego wymagane jest wpisanie poziomu współczynnika zaangaŝowania etatowego, według którego została wyliczona wysokość wydatków kwalifikowanych poniesionych na finansowanie wyŝej wymienionych usług i zakupów w ramach PO IG kalkulacja musi być uzasadniona i przedstawiona w sposób nie budzący Ŝadnych wątpliwości. Do wniosku o płatność naleŝy dołączyć załącznik nr 11 do PD Wyliczanie współczynnika zaangaŝowania etatowego do Planu Działań w ramach pomocy technicznej PO IG uzupełnioną o rzeczywiste zaangaŝowanie etatowe w danym kwartale która ma na celu weryfikację prawidłowości wyliczenia współczynnika. Uwaga! Źródłem finansowania wszystkich zobowiązań (dotyczy wydatków kwalifikowanych) powinny być środki zabezpieczone przez dysponentów w paragrafach z końcówkami 8 i 9, czyli środki na finansowanie i współfinansowanie projektów realizowanych w ramach PO IG. Na fakturach wyraŝonych w walutach obcych naleŝy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. Dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, kwota w PLN powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty tzn. iŝ naleŝy stosować zasadę refundowania wydatków fatycznie poniesionych, 14

15 według kursu z dnia, w którym beneficjent opłacił fakturę (nie naleŝy stosować kursu z dnia zaksięgowania faktury). Przykład jak opisać dokument księgowy Załącznik do faktury/rachunku nr:. OPIS DOKUMENTU Warszawa, Wydatek zrealizowany w ramach Planu Działań Pomocy Technicznej PO IG nr.:..tytuł:.. Wydatek został obliczony w oparciu o współczynnik zaangaŝowania etatowego wynoszący. Środki budŝetowe: (wpisać kod klasyfikacji). -Wkład EFRR 85% wydatków: Środki budŝetowe: (wpisać kod klasyfikacji).. -Współfinansowanie 15% wydatków: KWOTA:.. kwota: kwota:. Wydatek poniesiony zgodnie z umową o dofinansowanie nr..... z dnia Opis dokumenty (rodzaj wydatku):.. Kategoria wydatku (zgodnie z Planem Działań):. Wydatek zgodny z projektem Usługa/dostawa zrealizowana Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym: Sporządził:. (podpis) Zatwierdził:. (podpis i pieczątka) jeśli dotyczy Działania

16 Dowód zapłaty Do przedstawionych faktur/ dokumentów księgowych o równowaŝnej wartości dowodowej naleŝy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty naleŝności tj. Dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Dowodami zapłaty potwierdzającymi dokonanie płatności bezgotówkowej są wyciągi z rachunku bankowego lub przelewy bankowe. Jako dowody zapłaty gotówkowej będą uznawane: raporty kasowe, KW (kasa wypłaci), rozliczenie zaliczki pobranej, polecenie wyjazdu słuŝbowego. W/w informacje mogą być umieszczone na drugiej stronie dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie w/w informacji potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upowaŝnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w róŝnych programach operacyjnych. Uwaga! Wniosek o płatność wraz z załącznikami musi spełniać następujące wymogi: - dokument powinien być trwale spięty; - kaŝda strona wniosku o płatność musi być opatrzona sumą kontrolną. Dokumenty przekazywane do IZ wraz z wnioskiem o płatność powinny być uporządkowane i przedkładane do weryfikacji w kolejności zgodnej z numerami odpowiadającymi ich pozycji w tabeli_11 wniosku beneficjenta o płatność. W przypadku dokumentów przedstawiających wydatki IP na dokumencie księgowym (fakturze/rachunku/innym dokumencie o tej samej wartości dowodowej), w prawym górnym rogu dokumentu, naleŝy wpisać (ręcznie w kółku) kolejny nr dokumentu nadany w tabeli_11 wniosku. Do kaŝdego tak opisanego dokumentu naleŝy załączyć potwierdzenie dokonania płatności oraz dokumenty uzupełniające (umowy, protokoły odbioru itp.). W przypadku, gdy dokumenty uzupełniające odnoszą się do wielu dokumentów, naleŝy je załączyć do pierwszego dokumentu, którego dotyczą, a do następnych dokumentów naleŝy załączyć oświadczenie, Ŝe dokumenty uzupełniające zostały dołączone do dokumentów przedstawionych w pozycji np. 5 wniosku o płatność. NaleŜy pamiętać, Ŝe staranne dokumentowanie wydatków kwalifikowanych stwarza warunki do sprawnego i terminowego rozliczenie projektu Wnioski nie spełniające warunków poprawności formalnej nie będą sprawdzane i będą odsyłane do beneficjenta bez szczegółowego wskazywania zastrzeŝeń IZ. 16