Uniwersytet Medyczny Im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu DO-217/14 Zarządzenie nr 101/2014 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 21 listopada 2014 roku w sprawie zmiany regulaminów wprowadzonych zarządzeniem Nr 8/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie ustalenia: Regulaminu Audytu Wewnętrznego oraz Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego, zmienionych zarządzeniami Rektora Nr 10/2014 z dnia 13 lutego 2014 roku oraz Nr 45/13 z dnia 28 sierpnia 2013 roku Na podstawie art. 44 ust. 2 pkt 3) Statutu Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, w związku z art. 274 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27. 07. 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 12402104 ze zm.), zarządza się co następuje: 1 1. W załączniku nr 2 Księga procedur i zasad audytu wewnętrznego, do zarządzenia nr 8/13 Rektora Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu z dnia 20 lutego 2013 roku w sprawie ustalenia: Regulaminu Audytu Wewnętrznego oraz Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego wprowadza się następujące zmiany: 1) Zmiany w Rozdziale III pkt 2 ppkt. 2.6 b) zostały opisane w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Zmianie ulega Załącznik nr 1, do Księgi Procedur i Zasad Audytu Wewnętrznego, który otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się Audytorowi Wewnętrznemu. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Prof. dr hab. Jacek Wysocki
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 101/14 z dnia 21 listopada 2014 roku 2.6. W Uczelni analiza ryzyka prowadzona będzie przy pomocy metody matematycznej i mieszanej z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych. ( ) b) Metoda mieszana. 1 Jest to metoda przeprowadzana wyłącznie przez audytora wewnętrznego, w oparciu o wzory matematyczne z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych. Metoda ta jest subiektywna w doborze faktów, ustaleniu znaczenia tych faktów, ustaleniu wag czynników ryzyka oraz interpretowaniu wyliczonych ryzyk, audytor dokonuje tzw. profesjonalnego osądu. Metoda ta umożliwia porównanie własnego osądu audytora do uzyskanej podczas przeprowadzenia analizy ryzyka metodą matematyczną opinii od kierownictwa Uczelni, jak również kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni. Etapy planowania rocznego/strategicznego Wyodrębnienie obszarów działania Uczelni. Obszary działania Uczelni wyodrębnione przy tej metodzie są adekwatne do obszarów branych pod uwagą przy metodzie matematycznej. Wyodrębnionych zostało siedem obszarów działania Uczelni: I. Proces dydaktyczny (zawierający 4 systemy). II. Działalność naukowo-badawcza (zawierający 2 systemy). III. Współpraca międzynarodowa (zawierający 2 systemy). IV. Działalność gospodarcza i majątek Uczelni (zawierający 4 systemy). V. Polityka personalna (zawierający 3 systemy). VI. Zarządzanie i organizacja (zawierający 2 systemy). VII. Finanse Uczelni (zawierający 2 systemy). 1 Na przykładzie metody opracowanej przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów.
Wyszczególnienie systemów w poszczególnych obszarach. Tak jak w przypadku obszarów systemy zostały również wyszczególnione spójnie z systemami z metody matematycznej. Wyszczególnionych zostało 14 następujących systemów: 1. Kształcenie studentów stacjonarne i niestacjonarne (określający 6 zadań). 2. Kształcenie podyplomowe i doktoranckie (określający 5 zadania). 3. Obsługa procesu dydaktycznego (określający 5 zadań). 4. Jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane (określający 7 zadań). 5. Podstawowa działalność naukowo-badawcza (określający 2 zadania). 6. Komercyjna działalność naukowo-badawcza (określający 2 zadania). 7. Fundusze Unijne (określający 2 zadania). 8. Umowy międzynarodowe (określający 2 zadania). 9. Mienie Uczelni (określający 4 zadania). 10. Działalność administracyjno-gospodarcza (określający 3 zadania). 11. Ochrona i zabezpieczenie Uczelni (określający 4 zadania). 12. Zaopatrzenie Uczelni (określający 5 zadań). 13. Pracownicy administracyjni (określający 4 zadań). 14. Nauczyciele akademiccy (określający 5 zadania). 15. Umowy cywilnoprawne (określający 3 zadania). 16. Zarządzanie strategiczne i operacyjne (określający 4 zadania). 17. Działania marketingowe i promocyjne (określający 2 zadania). 18. Budżet (określający 3 zadań). 19. Obsługa finansowa - księgowa (określający 8 zadań). Określenie zadania w poszczególnych systemach. Odpowiednio jak przy metodzie matematycznej określone zostały także zadania w obrębie danego systemu. Określonych zostało 100 następujących zadań: 1. Prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów (m.in. przygotowanie planów studiów, powierzanie zajęć i obsada kadrowa, realizacja procesu dydaktycznego, rozliczanie godzin dydaktycznych, ewidencja A studentów, obsługa studentów, dyplomowanie) 2. Rekrutacja (zasady, przygotowanie, jednostki odpowiedzialne, przebieg, obsługa kandydatów) B 3. Pomoc materialna i stypendia C
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 19. (regulaminy, podział środków, przyznawanie stypendiów i zapomóg, stypendia naukowe: regulaminy, podział środków, przyznawanie) Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa (regulaminy studiów, decyzje administracyjne, przygotowanie oferty dydaktycznej, uruchamianie kierunków studiów, akredytowanie kierunków, przygotowanie i modyfikacja programów studiów, odpowiedzialność dyscyplinarna studentów) Praktyki studenckie (praktyki zawodowe i przygotowanie studentów do wejścia na rynek pracy) Odpłatności za studia (ustalenie kosztów kształcenia, opłaty za studia, rozliczanie wpłat w systemie dziekanatowym) Prowadzenie dokumentacji i przebieg studiów podyplomowych i doktoranckich (powierzanie zajęć i obsada kadrowa, realizacja procesu dydaktycznego, ewidencja słuchaczy, obsługa słuchaczy, dyplomowanie) Rekrutacja studia podyplomowe i doktoranci (zasady, przygotowanie, jednostki odpowiedzialne, przebieg, obsługa kandydatów) Odpłatności za studia podyplomowe i doktoranci (ustalenie kosztów kształcenia, opłaty za studia, rozliczanie wpłat) Pomoc materialna i stypendia dla studentów studiów podyplomowych i doktoranckich (regulaminy, podział środków, przyznawanie stypendiów i zapomóg, stypendia naukowe: regulaminy, podział środków, przyznawanie) Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów podyplomowych i doktorantów i ich zgodność z przepisami prawa (regulaminy studiów, decyzje administracyjne, przygotowanie oferty dydaktycznej, uruchamianie studiów podyplomowych, doktoranckich i kursów, przygotowanie i modyfikacja programów, odpowiedzialność dyscyplinarna studentów podyplomowych, doktorantów i kursantów) Współpraca z bazą kliniczną (działalność Działu Nadzoru i Współpracy ze Szpitalami Klinicznymi) Działalność domów studenckich (koszty funkcjonowania, regulaminy, przydział miejsc, ustalanie odpłatności) Działalność systemu biblioteczno informacyjnego oraz inne działania upowszechniające naukę, kulturę i technikę (regulaminy, koszty funkcjonowania, informacja naukowo-techniczna, działalność wydawnicza, muzeum, konferencje i pozostałe formy) Konkursy, nagrody, tytuły naukowe (procesy uzyskiwania stopni i tytułów naukowych: doktoryzowanie, habilitacje, profesury, procedury dotyczące konkursów, procedury dotyczące nagród) Działania na rzecz studentów (studenci niepełnosprawni, działalność organizacji i agend studenckich oraz kół naukowych) Studium Języków Obcych (działalność i organizacja w poszczególnych sekcjach językowych, regulaminy i zasady dotyczące zaliczania przedmiotów, organizacja kursów językowych) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu (działalność i organizacja pracy SWFiS, regulaminy i zasady zaliczania zajeć D E F G H I J K L Ł M N O P R
sportowych, zajęcia sportowe dla pracowników) Centrum Nauczania w Języku Angielskim 20. (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania, organizacja zajęć, rekrutacja studentów, zasady odpłatności, szkolenie podyplomowe) Centrum Symulacji Medycznej 21. (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) 22. Centrum Innowacyjnych Technik Kształcenia (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Pracownia Oceny Jakości Kształcenia 23. (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Międzywydziałowe laboratorium Biologii Medycznej 24. (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Badania naukowe (procedury kategoryzacji, badania w ramach dotacji na działalność statutową, 25. projekty badawcze: strategiczne, rozwojowe i inne, proces badań naukowych w kontekście możliwości praktycznego wykorzystania efektów, pozyskiwanie środków, dokumentowanie i ewidencja prac badawczych i rozwojowych) Współpraca naukowa 26. (zawieranie porozumień i umów, realizacja, staże pracowników, konferencje i sympozja) Komercjalizacja i transfer 27. (oferta Uczelni, zawieranie i realizacja umów, udzielanie licencji, pozostałe formy komercjalizacji) Zarządzanie kapitałem intelektualnym (zarządzanie własnością intelektualną, polityka ochrony praw podmiotowych i 28. własności intelektualnej, identyfikowanie i ewidencja własności intelektualnej, prawa autorskie wynikające z realizacji zadań w ramach stosunku pracy, ochrona praw własności przemysłowej, aspekty etyczne ochrony własności intelektualnej) Pozyskiwanie funduszy z UE 29. (wewnętrzne uregulowania, działalność i zasady funkcjonowania Działu Funduszy Strukturalnych, projekty unijne) Wydatkowanie funduszy z UE 30. (procedury prowadzenia projektów finansowanych z UE, ewidencja wydatków, kwalifikacja kosztów) Wyjazdy zagraniczne oraz wymiana studentów 31. (wyjazdy zagraniczne pracowników naukowych, praktyki zagraniczne, studia zagraniczne) Projekty międzynarodowe 32. (umowy o współpracy, umowy międzynarodowe) Środki trwałe oraz inne składniki majątku 33. (działalność Działu Inwentaryzacji Ciągłej, ewidencja) Budynki i budowle 34. (ewidencja, wycena, inwentaryzacja) 35. Inwestycje (planowanie, przygotowanie, realizacja) 36. Darowizny rzeczowe (uregulowania wewnętrzne, ewidencja) 37. Centralna Stolarnia AH S T U V W X Y Z Ź Ż AA AB AC AD AE AF AG
38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. (wewnętrzne uregulowania i zasady funkcjonowania, ewidencja, rozliczanie) Remonty, naprawy i bieżąca eksploatacja (działalność Działu Technicznego, działalność Rejonów Obsługi Konserwatorskiej) Wynajem oraz dzierżawa majątku Uczelni (najem, dzierżawa, użyczenie) Zabezpieczenie i ochrona majątku Uczelni (ubezpieczenia) Ochrona zasobów informatycznych (zarządzanie zasobami informatycznymi, obsługa informatyczna, bezpieczeństwo IT, procesy i projekty informatyczne) Ochrona zasobów ludzkich (BHP, ochrona Przeciw pożarowa, inspektorat ds. obronnych, ochrona środowiska) Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych (dane osobowe, informacje niejawne) Zakupy materiałów i usług (planowanie, realizacja, rozliczanie) Zakupy aparatury i sprzętu (planowanie, realizacja, rozliczanie) Gospodarka magazynowa (ewidencja, dostawa, rozliczanie) Gospodarka transportowa (planowanie, ewidencja, rozliczanie) Zamówienia publiczne (wewnętrzne procedury, realizacja) Zatrudnianie pracowników administracyjnych (dokumentacja kadrowa, umowy o pracę, urlopy, dyscyplina pracy) Awans i rozwój zawodowy pracownika administracyjnego (system motywacyjny, ocena pracownika, podnoszenie kwalifikacji) Wynagrodzenie i inne świadczenia pracownika administracyjnego (polityka wynagrodzeń, świadczenia pozapłacowe) Pomoc materialna dla pracowników administracyjnych (działalność socjalna) Zatrudnianie nauczycieli akademickich (dokumentacja kadrowa, urlopy, dyscyplina pracy, umowy o pracę) Prawa i obowiązki nauczycieli akademickich (przepisy ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym, ocena nauczyciela) Pensum dydaktyczne (planowanie, rozliczanie, godziny ponadwymiarowe) Wynagrodzenie i inne świadczenia nauczycieli akademickich (polityka wynagrodzeń, świadczenia pozapłacowe) Pomoc materialna dla nauczycieli akademickich (działalność socjalna) Umowy cywilnoprawne z pracownikami administracyjnymi (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) Umowy cywilnoprawne z nauczycielami akademickimi (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) AI AJ AK AL. AŁ AM AN AO AP AR AS AT AU AV AW AX AY AZ AŹ AŻ BA BB
60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. Umowy cywilnoprawne z osobami niebędącymi pracownikami Uczelni (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) Organizacja pracy Uczelni (struktura organizacyjna, podział kompetencji, planowanie i monitoring zadań, system zarządzania i organizacja Uczelni, sprawozdawczość: MF, MZ i inne) Obieg dokumentów i przepływ informacji (obsługa kancelaryjna, archiwizacja) Zarządzanie operacyjne (radcy prawni, obsługa zewnętrzna, audyt wewnętrzny, kontrola wewnętrzna) Zarządzanie strategiczne (kontrola zarządcza, strategia Uczelni) Dział promocji (materiały promocyjne, biuro karier, biuro prasowe, prowadzenie stron internetowych, inne formy promocji) Dział Analizy i Rozwoju (obsługa systemu POL-on, sprawozdanie z działalności Uczelni, obsługa systemu APAP i ENAP, system WISUS, informatyczny rozwój Uczelni) Przychody (plan rzeczowo-finansowy, z działalności dydaktyc\znej, z działalności badawczej, z działalności gospodarczej, darowizny pieniężne, z udziałów i odsetek, z wynagrodzenia) BC BD BE BF BG BH BI BJ 68. Koszty (z działalności operacyjnej) BK 69. 70. 71. 72. 73. Fundusze uczelniane (fundusz zasadniczy, fundusz rezerwowy z aktualizacji wyceny środków trwałych, fundusz pomocy materialnej, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, plan kont zespół 8) Aktywa trwałe (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, długoterminowe aktywa finansowe, odpisy aktualizacyjne, odpisy umorzeniowe, środki trwałe w budowie) Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe (kasa, rachunki bankowe krajowe, rachunki bankowe walutowe, akredytywy, kredyty i pożyczki inwestycyjne krajowe, rachunki lokat terminowych, krótkoterminowe aktywa finansowe) Rozrachunki i roszczenia (z dostawcami krajowymi, z odbiorcami krajowymi, z odbiorcami i dostawcami zagranicznymi, publicznoprawne, z pracownikami, wewnątrzzakładowe z dostawcami i odbiorcami, leasing, pożyczki, ze studentami, rozliczenie wynagrodzeń, odpisy aktualizacyjne) Materiały i towary (zakupy materiałów, skrypty, materiały w magazynie, materiały w obcym przerobie, odchylenia od cen ewidencji materiałów) BL BŁ BM BN BO
74. 75. 76. 77. 78. Koszty wg rodzaju i ich rozliczenie (koszty proste, rozliczenie kosztów) Koszty wg typów działalności (koszty działalności dydaktycznej i naukowo-wychowawczej, badania własne, działalność statutowa, granty, umowną działalność naukowo-badawczą, koszty finansowania specjalnych programów badawczych, programy pomocy zagranicznej UE, koszty działalności wspomagającej badania, projekty międzynarodowe niewspółfinansowane, koszty konferencji i zjazdów, koszty pozostałe jednostek organizacyjnych, koszty wydziałowe, koszty działalności pomocniczej-transport, koszty działalności socjalnej, koszty ogólnouczelniane) Produkty i rozliczenia międzyokresowe (wyroby gotowe, produkcja niezakończona, czynne i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem (przychody z działalności naukowo-dydaktycznej i wychowawczej, przychody z badań własnych, przychody z działalności statutowej, przychody z grantów, przychody z umownej działalności naukowo-badawczej, przychody z prac badawczych SPB, przychody programów pomocy zagranicznej UE, przychody z działalności wspomagającej badania, przychody ze skryptów, przychody z projektów międzynarodowych, przychody konferencji i zjazdów, przychody z pozostałej działalności, koszt własny działalności dydaktycznej, koszt własny badań własnych, koszt własny działalności statutowej, koszt własny projektów badawczych-grantów, koszty działalności naukowo-badawczej, koszt własny specjalnych urządzeń badawczych, koszt własny prac finansowanych z pomocy zagranicznej UE, koszt własny działalności wspomagającej badania, koszt własny sprzedanych skryptów, koszt własny projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych, koszt własny konferencji i zjazdów, koszt własny pozostałej działalności jednostek, koszt własny z działalności socjalnej, przychody z operacji finansowych, koszty operacji finansowych, pozostałe przychody operacyjne, pozostałe koszty operacyjne, sprzedaż wewnętrzna, zyski nadzwyczajne, straty nadzwyczajne Konta pozabilansowe (środki trwałe dzierżawione, środki trwałe obce, środki trwałe zwolnione z cła, niskocenne składniki rzeczowe, zbiory biblioteczne, eksponaty muzealne, środki trwałe w użyczeniu, grunty w użytkowaniu wieczystym, ustanowione hipoteki, należności i zobowiązania dotyczące ZFŚS, zobowiązania warunkowe-weksle własne, materiały importowane zwolnione z cła, akt poddania się egzekucji) BP BR BS BT BU Przypisanie wag zidentyfikowanych w ramach sytemu zadaniom. Wagi zadaniom nadaje audytor wewnętrzny na podstawie tzw. profesjonalnego osądu. Suma poszczególnych wag musi być równa 100%. Waga musi odzwierciedlać ważność i znaczenie danego zadania.
Ocena ryzyka wartość natężenia danego zadania w systemie. Określenie wartości natężenia danego zadania w systemie następuje w oparciu o czterostopniową skalę: 1 niska, 2 średnia, 3 wysoka, 4 bardzo wysoka. Obliczenie ryzyka ważonego dla każdego zadania. Algorytm obliczeń Iloczyn wyniku oceny każdego zadania i przypisanej wagi. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp. Zadanie 1. 2. 3. suma ryzyk ważonych (d): Nazwa systemu Waga Ocena ryzyka Ryzyko ważone a b c=a b waga w % - suma z poszczególnych zadań daje 100% ocena ryzyka - punktowo: 1 niskie, 2 średnie, 3 wysokie, 4 - b. wysokie. Obliczenie średniego poziomu ryzyka ważonego dla systemu. Algorytm obliczeń Suma wartości ryzyk ważonych dla każdego zadania wyszczególnionego w danym systemie / liczba ocenianych zadań w systemie.
Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp. 1. 2. Nazwa systemu Nazwa obszaru Suma ryzyk ważonych dla systemu Liczba zadań Ryzyko ważone dla systemu d e f=d/e suma ryzyk ważonych dla obszaru I (g): Przyporządkowanie systemów do poszczególnych obszarów. Schemat przyporządkowania poszczególnych zadań do systemów oraz systemów do obszarów w formie graficznej przedstawiono poniżej: Nazwa Jednostki Obszar System System 1 Zadanie Zadanie A Zadanie B Zadanie C Zadanie D Zadanie E System 2 Zadanie F Zadanie G Zadanie H Zadanie I Zadanie J System 3 Zadanie K Zadanie L Zadanie Ł Zadanie M Zadanie N System 4 Zadanie O Zadanie P Zadanie R Zadanie S Zadanie T Zadanie U Zadanie V Zadanie W OBSZAR II System 5 Zadanie X Zadanie Y System 6 Zadanie Z Zadanie Ź OBSZAR III System 7 Zadanie Ż Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu OBSZAR I
Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu OBSZAR IV OBSZAR V OBSZAR VI OBSZAR VII System 8 System 9 system 10 System 11 system 12 System 13 System 14 System 15 System 16 System 17 System 18 System 19 Zadanie AA Zadanie AB Zadanie AC Zadanie AD Zadanie AE Zadanie AF Zadanie AG Zadanie AH Zadanie AI Zadanie AJ Zadanie AK Zadanie AL. Zadanie AŁ Zadanie AM. Zadanie AN Zadanie AO Zadanie AP Zadanie AR Zadanie AS Zadanie AT Zadanie AU Zadanie AV Zadanie AW Zadanie AX Zadanie AY Zadanie AZ Zadanie AŹ Zadanie AŻ Zadanie BA Zadanie BB Zadanie BC Zadanie BD Zadanie BE Zadanie BF Zadanie BG Zadanie BH Zadanie BI Zadanie BJ Zadanie BK Zadanie BL Zadanie BŁ Zadanie BM Zadanie BN Zadanie BO Zadanie BP Zadanie BR Zadanie BS
Zadanie BT Zadanie BU Obliczenie ryzyka ważonego dla obszaru. Algorytm obliczeń Suma wartości ryzyk ważonych dla każdego systemu wyszczególnionego w danym obszarze / liczba ocenianych systemów w obszarze. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp. 1. 2. 3. Nazwa obszaru Suma ryzyk ważonych dla obszaru Liczba systemów w obszarze Ryzyko ważone dla obszaru g h j=g/h Uporządkowanie obszarów według wartości ryzyka ważonego. Po ustaleniu kolejności obszarów, w których wartość ryzyka ważonego była największa audytor wewnętrzny przy ocenie i wyznaczeniu obszarów, z których przeprowadzone zostaną zadania zapewniające, uwzględnia ilość kontroli przeprowadzonych w danym obszarze przez Dział Kontroli Wewnętrznej w Uczelni oraz ilość kontroli zewnętrznych przeprowadzonych również w danym obszarze. Wyniki przedstawiamy w formie tabelarycznej: Lp. Nazwa obszaru kolejność ilość kontroli wewnętrznych w roku ilość kontroli zewnętrznych w roku suma kontroli ostateczna kolejność 1.
2. 3.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 101/14 z dnia 21 listopada 2014 roku Załącznik nr 1 Poznań, dnia...... UNIWERSYTET MEDYCZNY IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU UL. FREDRY 61 701 POZNAŃ ROCZNY PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 1. Jednostka sektora finansów publicznych objęta audytem. Lp. Nazwa jednostki 1. Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu 2. Wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka. Wyniki analizy ryzyka przy użyciu metody matematycznej przedstawia poniższa tabela: Lp. Obszary Audytu Zadania audytowe w ramach wyodrębnionych obszarów ryzyka (systemów) I Proces dydaktyczny System 1: Kształcenie Studentów stacjonarne i niestacjonarne A B C D Prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów (m.in. przygotowanie planów studiów, powierzanie zajęć i obsada kadrowa, realizacja procesu dydaktycznego, rozliczanie godzin dydaktycznych, ewidencja studentów, obsługa studentów, dyplomowanie) Rekrutacja (zasady, przygotowanie, jednostki odpowiedzialne, przebieg, obsługa kandydatów) Pomoc materialna i stypendia (regulaminy, podział środków, przyznawanie stypendiów i zapomóg, stypendia naukowe: regulaminy, podział środków, przyznawanie) Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów i ich zgodność z przepisami prawa (regulaminy studiów, decyzje administracyjne, przygotowanie oferty dydaktycznej, uruchamianie kierunków studiów, akredytowanie kierunków, Priorytet ryzyka wysoki-3 średni-2 niski-1
przygotowanie i modyfikacja programów studiów, odpowiedzialność dyscyplinarna studentów) Praktyki studenckie E (praktyki zawodowe i przygotowanie studentów do wejścia na rynek pracy) Odpłatności za studia F (ustalenie kosztów kształcenia, opłaty za studia, rozliczanie wpłat w systemie dziekanatowym) System 2: Kształcenie podyplomowe i doktoranckie Prowadzenie dokumentacji i przebieg studiów podyplomowych i doktoranckich G (powierzanie zajęć i obsada kadrowa, realizacja procesu dydaktycznego, ewidencja słuchaczy, obsługa słuchaczy, dyplomowanie) Rekrutacja studia podyplomowe i doktoranci H (zasady, przygotowanie, jednostki odpowiedzialne, przebieg, obsługa kandydatów) Odpłatności za studia podyplomowe i doktoranci I (ustalenie kosztów kształcenia, opłaty za studia, rozliczanie wpłat) Pomoc materialna i stypendia dla studentów studiów podyplomowych i doktoranckich J (regulaminy, podział środków, przyznawanie stypendiów i zapomóg, stypendia naukowe: regulaminy, podział środków, przyznawanie) Uregulowania wewnętrzne dotyczące studentów podyplomowych i doktorantów i ich zgodność z przepisami prawa (regulaminy studiów, decyzje administracyjne, przygotowanie oferty K dydaktycznej, uruchamianie studiów podyplomowych, doktoranckich i kursów, przygotowanie i modyfikacja programów, odpowiedzialność dyscyplinarna studentów podyplomowych, doktorantów i kursantów) System 3: Obsługa procesu dydaktycznego Współpraca z bazą kliniczną L (działalność Działu Nadzoru i Współpracy ze Szpitalami Klinicznymi) Działalność domów studenckich Ł (koszty funkcjonowania, regulaminy, przydział miejsc, ustalanie odpłatności) Działalność systemu biblioteczno informacyjnego oraz inne działania upowszechniające naukę, kulturę i technikę M (regulaminy, koszty funkcjonowania, informacja naukowo-techniczna, działalność wydawnicza, muzeum, konferencje i pozostałe formy) Konkursy, nagrody, tytuły naukowe (procesy uzyskiwania stopni i tytułów naukowych: doktoryzowanie, N habilitacje, profesury, procedury dotyczące konkursów, procedury dotyczące nagród) Działania na rzecz studentów O (studenci niepełnosprawni, działalność organizacji i agend studenckich oraz kół naukowych) System 4: Jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane Studium Języków Obcych (działalność i organizacja w poszczególnych sekcjach językowych, P regulaminy i zasady dotyczące zaliczania przedmiotów, organizacja kursów językowych) R Studium Wychowania Fizycznego i Sportu
(działalność i organizacja pracy SWFiS, regulaminy i zasady zaliczania zajeć sportowych, zajęcia sportowe dla pracowników) Centrum Nauczania w Języku Angielskim (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania, S organizacja zajęć, rekrutacja studentów, zasady odpłatności, szkolenie podyplomowe) Centrum Symulacji Medycznej T (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Centrum Innowacyjnych Technik Kształcenia U (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Pracownia Oceny Jakości Kształcenia V (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) Międzywydziałowe laboratorium Biologii Medycznej W (działalność i organizacja pracy, regulaminy i zasady funkcjonowania) II Działalność naukowo-badawcza System 5: Podstawowa działalność naukowo-badawcza Badania naukowe (procedury kategoryzacji, badania w ramach dotacji na działalność statutową, projekty badawcze: strategiczne, rozwojowe i inne, proces badań naukowych X w kontekście możliwości praktycznego wykorzystania efektów, pozyskiwanie środków, dokumentowanie i ewidencja prac badawczych i rozwojowych) Współpraca naukowa Y (zawieranie porozumień i umów, realizacja, staże pracowników, konferencje i sympozja) System 6: Komercyjna działalność naukowo-badawcza Z Ż Komercjalizacja i transfer (oferta Uczelni, zawieranie i realizacja umów, udzielanie licencji, pozostałe formy komercjalizacji) Zarządzanie kapitałem intelektualnym (zarządzanie własnością intelektualną, polityka ochrony praw podmiotowych i własności intelektualnej, identyfikowanie i ewidencja własności intelektualnej, prawa autorskie wynikające z realizacji zadań w ramach stosunku pracy, ochrona praw własności przemysłowej, aspekty etyczne ochrony własności intelektualnej) System 7: fundusze unijne Ź AA III Współpraca międzynarodowa Pozyskiwanie funduszy z UE (wewnętrzne uregulowania, działalność i zasady funkcjonowania Działu Funduszy Strukturalnych, projekty unijne) Wydatkowanie funduszy z UE (procedury prowadzenia projektów finansowanych z UE, ewidencja wydatków, kwalifikacja kosztów) System 8: Umowy międzynarodowe AB Wyjazdy zagraniczne oraz wymiana studentów (wyjazdy zagraniczne pracowników naukowych, praktyki zagraniczne, studia
AC zagraniczne) Projekty międzynarodowe (umowy o współpracy, umowy międzynarodowe) System 9: Mienie Uczelni IV Działalność gospodarcza i majątek Uczelni Środki trwałe oraz inne składniki majątku AD (działalność Działu Inwentaryzacji Ciągłej, ewidencja) Budynki i budowle AE (ewidencja, wycena, inwentaryzacja) Inwestycje AF (planowanie, przygotowanie, realizacja) Darowizny rzeczowe AG (uregulowania wewnętrzne, ewidencja) System 10: Działalność administracyjno-gospodarcza AH AI AJ Centralna Stolarnia (wewnętrzne uregulowania i zasady funkcjonowania, ewidencja, rozliczanie) Remonty, naprawy i bieżąca eksploatacja (działalność Działu Technicznego, działalność Rejonów Obsługi Konserwatorskiej) Wynajem oraz dzierżawa majątku Uczelni (najem, dzierżawa, użyczenie) System 11: Ochrona i zabezpieczenie Uczelni Zabezpieczenie i ochrona majątku Uczelni AK (ubezpieczenia) Ochrona zasobów informatycznych AL. (zarządzanie zasobami informatycznymi, obsługa informatyczna, bezpieczeństwo IT, procesy i projekty informatyczne) Ochrona zasobów ludzkich AŁ (BHP, ochrona Przeciw pożarowa, inspektorat ds. obronnych, ochrona środowiska) Ochrona informacji niejawnych i danych osobowych AM (dane osobowe, informacje niejawne) System 12: Pozostałe gospodarowanie ogólnouczelniane Zakupy materiałów i usług AN (planowanie, realizacja, rozliczanie) Zakupy aparatury i sprzętu AO (planowanie, realizacja, rozliczanie) Gospodarka magazynowa AP (ewidencja, dostawa, rozliczanie) Gospodarka transportowa AR (planowanie, ewidencja, rozliczanie) Zamówienia publiczne AS (wewnętrzne procedury, realizacja) V Polityka personalna System 13: Pracownicy administracyjni
Zatrudnianie pracowników administracyjnych AT (dokumentacja kadrowa, umowy o pracę, urlopy, dyscyplina pracy) Awans i rozwój zawodowy pracownika administracyjnego AU (system motywacyjny, ocena pracownika, podnoszenie kwalifikacji) Wynagrodzenie i inne świadczenia pracownika administracyjnego AV (polityka wynagrodzeń, świadczenia pozapłacowe) Pomoc materialna dla pracowników administracyjnych AW (działalność socjalna) System 14: Nauczyciele akademiccy Zatrudnianie nauczycieli akademickich AX (dokumentacja kadrowa, urlopy, dyscyplina pracy, umowy o pracę) Prawa i obowiązki nauczycieli akademickich AY (przepisy ustawy Prawo o Szkolnictwie Wyższym, ocena nauczyciela) Pensum dydaktyczne AZ (planowanie, rozliczanie, godziny ponadwymiarowe) Wynagrodzenie i inne świadczenia nauczycieli akademickich AŹ (polityka wynagrodzeń, świadczenia pozapłacowe) Pomoc materialna dla nauczycieli akademickich AŻ (działalność socjalna) System 15: Umowy cywilnoprawne Umowy cywilnoprawne z pracownikami administracyjnymi BA (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) Umowy cywilnoprawne z nauczycielami akademickimi BB (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) Umowy cywilnoprawne z osobami niebędącymi pracownikami Uczelni BC (sporządzanie i ewidencja, wynagrodzenie, rozliczanie, rozwiązanie stosunku pracy) VI Zarządzanie i organizacja System 16:Zarządzanie strategiczne i operacyjne Organizacja pracy Uczelni (struktura organizacyjna, podział kompetencji, planowanie i monitoring BD zadań, system zarządzania i organizacja Uczelni, sprawozdawczość: MF, MZ i inne) Obieg dokumentów i przepływ informacji BE (obsługa kancelaryjna, archiwizacja) Zarządzanie operacyjne BF (radcy prawni, obsługa zewnętrzna, audyt wewnętrzny, kontrola wewnętrzna) Zarządzanie strategiczne BG (kontrola zarządcza, strategia Uczelni) System 17: Działania marketingowe i promocyjne Dział promocji BH (materiały promocyjne, biuro karier, biuro prasowe, prowadzenie stron internetowych, inne formy promocji) Dział Analizy i Rozwoju BI (obsługa systemu POL-on, sprawozdanie z działalności Uczelni, obsługa systemu APAP i ENAP, system WISUS, informatyczny rozwój Uczelni)
VII Finanse Uczelni System 18: Budżet Przychody (plan rzeczowo-finansowy, z działalności dydaktyc\znej, z działalności BJ badawczej, z działalności gospodarczej, darowizny pieniężne, z udziałów i odsetek, z wynagrodzenia) BK Koszty (z działalności operacyjnej) Fundusze uczelniane (fundusz zasadniczy, fundusz rezerwowy z aktualizacji wyceny środków BL trwałych, fundusz pomocy materialnej, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, plan kont zespół 8) System 19: Obsługa finansowo - księgowa Aktywa trwałe (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, długoterminowe aktywa BŁ finansowe, odpisy aktualizacyjne, odpisy umorzeniowe, środki trwałe w budowie) Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe BM (kasa, rachunki bankowe krajowe, rachunki bankowe walutowe, akredytywy, kredyty i pożyczki inwestycyjne krajowe, rachunki lokat terminowych, krótkoterminowe aktywa finansowe) Rozrachunki i roszczenia (z dostawcami krajowymi, z odbiorcami krajowymi, z odbiorcami i BN dostawcami zagranicznymi, publicznoprawne, z pracownikami, wewnątrzzakładowe z dostawcami i odbiorcami, leasing, pożyczki, ze studentami, rozliczenie wynagrodzeń, odpisy aktualizacyjne) Materiały i towary BO (zakupy materiałów, skrypty, materiały w magazynie, materiały w obcym przerobie, odchylenia od cen ewidencji materiałów) Koszty wg rodzaju i ich rozliczenie BP (koszty proste, rozliczenie kosztów) Koszty wg typów działalności (koszty działalności dydaktycznej i naukowo-wychowawczej, badania własne, działalność statutowa, granty, umowną działalność naukowobadawczą, koszty finansowania specjalnych programów badawczych, BR programy pomocy zagranicznej UE, koszty działalności wspomagającej badania, projekty międzynarodowe niewspółfinansowane, koszty konferencji i zjazdów, koszty pozostałe jednostek organizacyjnych, koszty wydziałowe, koszty działalności pomocniczej-transport, koszty działalności socjalnej, koszty ogólnouczelniane) Produkty i rozliczenia międzyokresowe BS (wyroby gotowe, produkcja niezakończona, czynne i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem (przychody z działalności naukowo-dydaktycznej i wychowawczej, BT przychody z badań własnych, przychody z działalności statutowej, przychody z grantów, przychody z umownej działalności naukowo-badawczej, przychody z prac badawczych SPB, przychody programów pomocy
BU zagranicznej UE, przychody z działalności wspomagającej badania, przychody ze skryptów, przychody z projektów międzynarodowych, przychody konferencji i zjazdów, przychody z pozostałej działalności, koszt własny działalności dydaktycznej, koszt własny badań własnych, koszt własny działalności statutowej, koszt własny projektów badawczychgrantów, koszty działalności naukowo-badawczej, koszt własny specjalnych urządzeń badawczych, koszt własny prac finansowanych z pomocy zagranicznej UE, koszt własny działalności wspomagającej badania, koszt własny sprzedanych skryptów, koszt własny projektów międzynarodowych niewspółfinansowanych, koszt własny konferencji i zjazdów, koszt własny pozostałej działalności jednostek, koszt własny z działalności socjalnej, przychody z operacji finansowych, koszty operacji finansowych, pozostałe przychody operacyjne, pozostałe koszty operacyjne, sprzedaż wewnętrzna, zyski nadzwyczajne, straty nadzwyczajne Konta pozabilansowe (środki trwałe dzierżawione, środki trwałe obce, środki trwałe zwolnione z cła, niskocenne składniki rzeczowe, zbiory biblioteczne, eksponaty muzealne, środki trwałe w użyczeniu, grunty w użytkowaniu wieczystym, ustanowione hipoteki, należności i zobowiązania dotyczące ZFŚS, zobowiązania warunkowe-weksle własne, materiały importowane zwolnione z cła, akt poddania się egzekucji) Wyniki analizy ryzyka przy użyciu metody mieszanej przedstawia poniższa tabela: Lp. 1. 2. 3. Nazwa obszaru kolejność ilość kontroli wewnętrznych w roku ilość kontroli zewnętrznych w roku suma kontroli ostateczna kolejność 3. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych. Wyszczególnienie 1. Zadania audytowi, w tym: - zadania zapewniające - czynności doradcze - czynności sprawdzające 2. Audyt zlecony 3. Komitet Audytu 4. Szkolenia i rozwój zawodowy 5. Planowanie i sprawozdawczość 6. Czynności organizacyjne 7. Pozostałe dni wolne (w tym soboty, niedziele i święta, urlopy itp.) RAZEM Osobodni 4. Lista obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające.
Lp. Nazwa obszaru Nazwa systemu Poziom ryzyka w systemie 2 1. 2. 3. 5. Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających. Lp. Planowane zadania zapewniające Planowany czas w osobodniach 1. 2. 3. 6. Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych. Lp. Planowane czynności doradcze Planowany czas w osobodniach 1. 2. 3. 7. Informacja na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających. Lp. 1. 2. 3. Planowane czynności sprawdzające Planowany czas w osobodniach 8. Informacja na temat cyklu audytu. 1. Liczba wszystkich obszarów ryzyka 8 2. Liczba obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w r. 3. Cykl audytu.. lat 2 Poziom ryzyka w systemie określany jest co roku przy przeprowadzaniu analizy ryzyka, na podstawie sporządzonej skali procentowej, określonej w załączniku nr 2 do niniejszego plany audytu
(data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/ koordynatora komórki audytu wewnętrznego) (data) (pieczątka i podpis kierownika jednostki)