Biuletyn techniczny. Cechy towaru. COMARCH CDN XL wersja 10.2. Aktualizacja dokumentu: 2011-05-26. Copyright 1997-2011 COMARCH S.A.

Biuletyn techniczny Cechy towaru COMARCH CDN XL wersja 10.2 Aktualizacja dokumentu: 2011-05-26 Copyright 1997-2011 COMARCH S.A.

Lista zmian wprowadzonych w biuletynie Data wprowadzenia zmian 05.2011 Rozdział, w którym dokonano zmian Opis zmian Biuletyn uaktualniono do wersji 10.2 CDN XL. Informacja: Ostatnio wprowadzone zmiany wyświetlone są w biuletynie w kolorze czerwonym. Biuletyn techniczny 2

Spis treści 1 INFORMACJE OGÓLNE... 4 1.1 KLASY CECH I ICH WARTOŚCI... 4 1.2 DEFINIOWANIE PARAMETRÓW DLA CECH NA KARCIE TOWARU... 5 2 CECHY NA DOKUMENTACH MAGAZYNOWYCH ORAZ REALIZUJĄCYCH ZAMÓWIENIA I ZLECENIA... 7 2.1 DOKUMENTY MAGAZYNOWE... 7 2.2 ZAMÓWIENIA SPRZEDAŻY... 9 2.3 ZLECENIE KOMPLETACJI/DEKOMPLETACJI... 9 2.4 ZLECENIA SERWISOWE I REMONTOWE ZSE, ZRE... 10 3 NAJCZĘSTSZE PROBLEMY ZWIĄZANE Z CECHAMI TOWARU... 10 3.1 SPRZEDAŻ DOKONYWANA Z NIEZGODNA CECHĄ... 10 3.2 BRAK MOŻLIWOŚCI AUTOMATYCZNEGO UZUPEŁNIANIA LISTY CECH... 11 3.3 ZAKUP DOKONYWANY BEZ OKREŚLENIA CECHY ZASOBU... 11 3.4 NIEZGODNOŚD SPOSOBU POBIERANIA ZASOBU WG CECH... 11 3.5 KOPIOWANIE DOKUMENTÓW Z OCECHOWANĄ POZYCJĄ ZA POMOCĄ NOTATNIKA... 12 1 Biuletyn techniczny 3

Informacje ogólne 1.1 Klasy cech i ich wartości Cecha towaru jest dodatkowym parametrem, którego rolą jest różnicowanie towaru o tym samym kodzie. Różnicowanie to następuje w ramach określonej klasy cechy, np. koloru, numeru seryjnego itd., poprzez nadawanie poszczególnym partiom towaru określonych wartości cechy, np. dla klasy kolor, wartościami będą biały, czarny, itd. Definiowanie klasy i wartości cech następuje w module: Sprzedaż, z poziomu menu: Listy/Cechy. Rysunek 1 Lista cech zgrupowanych w klasy. Dla każdej klasy cechy dostępne są dwa parametry: Z listy oraz Zamknięta (możliwy do zaznaczenia wyłącznie, jeżeli wybrano wariant: Z listy), które w połączeniu z wybraną opcją sekcji: Przy sprzedaży, na karcie towaru (zakładka: Inne) decydują o możliwości edycji cech w subelementach dokumentów oraz o możliwości dodawania nowych wartości cech do listy cech z poziomu elementu dokumentu. Przykład: Karta towaru: Papier ma przypisaną klasę cechy: kolor, oraz zdefiniowane wartości cechy: biały i szary. Operator wprowadza do systemu dokument przychodowy, na przykład FZ, na towar: Papier określając jego cechę. Przy zaznaczonej opcji: a) Z listy oraz Zamknięta na zakładce dostawy można wybrać cechę jedynie z aktualnie zdefiniowanych na liście cech. Ponadto przy takim ustawieniu do klasy cechy nie będzie można dopisać nowej wartości cechy, na przykład cecha o wartości zielony. b) Z listy na zakładce dostawy można wybrać cechę z aktualnie zdefiniowanych na liście bądź wprowadzić nową z ręki, na przykład cechę o wartości zielony. Po wprowadzeniu nowej wartości cechy system zapyta operatora: Brak cechy. Czy chcesz dodać do spisu?. Odpowiedź twierdząca spowoduje automatyczne dopisanie wartości cechy do listy cech danej klasy. W przypadku gdy zarówno parametr Z listy i Zamknięta jest odznaczony wówczas na zakładce dostawy można wybrać cechę z aktualnie zdefiniowanych na liście cech danej klasy bądź Biuletyn techniczny 4

wprowadzić nową wartość cechy, na przykład cecha o wartości zielony. System w takim przypadku nie zaproponuje dodania wpisanej ręcznie nowej wartości cechy, taką operację należy przeprowadzić ręcznie. 1.2 Definiowanie parametrów dla cech na karcie towaru Dla prawidłowej obsługi cech na transakcjach z danym towarem niezbędne jest określenie parametrów na karcie towaru, na zakładce: Inne. Rysunek 2 Parametry dotyczące cech towaru na karcie towaru, na zakładce: Inne. Parametry dotyczące cech, to: Klasa, która następnie będzie dostępna na formatce elementu dokumentu, Parametr: Wymagaj przy zakupie, który decyduje o konieczności określenia cechy towaru na dokumencie przychodowym (FZ, PZ, PW, PZI) i magazynowym (PM). Zaznaczenie parametru: Wymagaj przy zakupie, oznacza, że zatwierdzenie dokumentu przychodowego czy magazynowego będzie niemożliwe, jeżeli nie określono cechy dla tworzonego tym dokumentem zasobu. W takiej sytuacji system poinformuje o braku wymaganej informacji, którą należy uzupełnić w przypadku dokumentów przychodowych na zakładce: Dostawy, elementu dokumentu, a w przypadku dokumentów magazynowych na zakładce: Ogólne, elementu dokumentu. Dla ww kontroli niezbędne jest również zaznaczenie parametru: Kontroluj cechy towaru, w konfiguracji Systemu (z poziomu menu: System/Konfiguracja, zakładka Sprzedaż/ Parametry 2), Biuletyn techniczny 5

Rysunek 3 Konfiguracja systemu Comarch CDN XL z zaznaczonym parametrem: Kontroluj cechy towaru. Opcje sekcji: Przy sprzedaży, która decyduje o możliwości edycji cechy na subelementach dokumentów, Opcje sekcji: Pobieranie zasobów wg cech, która decyduje o restrykcyjności programu podczas sprzedaży towaru o określonej cesze. Jeżeli na zakładce: Ogólne, elementu dokumentu rozchodowego (FS, WZ, FW, PA, FSE, WZE, RW, MM) wskazana zostanie wartość cechy, wówczas nastąpi pobieranie zasobu o wskazanej cesze oraz, w zależności od wybranych opcji: Preferuj, nie ostrzegaj w pierwszej kolejności zostanie pobrany zasób zgodny ze wskazaną cechą. Jeżeli ilość ta będzie niewystarczająca, towar zostanie pobrany zgodnie z metodą rozchodowania towaru (FIFO, LIFO, itd.), Preferuj, ostrzegaj j.w. z tym, że system poinformuje o tym, iż nie wszystkie rozchodowywane zasoby posiadają wskazaną cechę, Wymagaj system ustali ilość elementu na poziomie dostępnej ilości towaru o wskazanej cesze, nie pozwalając dokonać sprzedaży ponad tą ilość. Przykład: Na magazynie istnieją dostępne zasoby towaru: Papier tekturowy 50x100, który różnicowany jest wg kodu: Papier tekturowy 50x100 biały 100szt Papier tekturowy 50x100 szary 100szt Papier tekturowy 50x100 biały 20szt Operator wprowadza na element FS w/w towar, określając jego cechę biały i ilość 150szt - przy opcji wymagaj w karcie towaru system poinformuje o niewystarczającej ilości towaru i nie pozwoli na sprzedaż ilości większej niż 120szt, Biuletyn techniczny 6

- przy opcji preferuj, ostrzegaj i preferuj, nie ostrzegaj na elemencie transakcji pozostanie 150szt (120szt w kolorze białym, 30szt w kolorze szarym). UWAGA: Powyższy sposób pobierania zasobów dotyczy wymienionych dokumentów wystawionych ręcznie. W przypadku ich generowania ze zleceń lub zamówień zasada pobierania zasobów jest niezależna od parametrów z karty towaru i została omówiona w rozdziale 2. 2 Cechy na dokumentach magazynowych oraz realizujących zamówienia i zlecenia 2.1 Dokumenty magazynowe Na dokumencie magazynowym począwszy od wersji 6.0 systemu Comarch CDN XL została wprowadzona możliwość różnicowania towaru za pomocą klasy cechy oraz wartości cechy zdefiniowanej dla danej klasy. Dla dokumentów magazynowych klasę cechy oraz wartość cechy określa się na Elemencie transakcji, na zakładce: Ogólne (w przypadku dokumentów handlowych wartość cechy można również określić na zakładce: Dostawy). Rysunek 4 Określanie klasy cechy oraz wartości cechy na elemencie transakcji na dokumencie magazynowym. Dokumenty handlowe, na przykład FS czy FZ, które generowane są z dokumentów magazynowych, dziedziczą klasę cechy oraz wartość cechy jakie zostały określone na poszczególnych elementach transakcji tych dokumentów. Zmiana bądź usunięcie klasy cechy czy wartości cechy na elementach transakcji na tak powstałych dokumentach handlowych nie jest możliwa. Biuletyn techniczny 7

Przykład1: Operator przyjmuje na magazyn towar: Papier, który różnicowany jest według koloru: Papier biały 120szt Operator wprowadza na dokument PM ww towar, określając klasę cechy, na przykład kolor, oraz wartość cechy: biały w ilości 120szt. Dokument wyciąga z bufora i zatwierdza. Następnie operator generuje z dokumentu PM dokument fakturę zakupu. Na elemencie transakcji faktury zakupu, na zakładce: Dostawy w kolumnie Klasa oraz Cecha zostały automatycznie przypisane wartości pobrane z elementu transakcji dokumentu PM. Przykład2: Na magazynie istnieją dostępne zasoby towaru: Papier, który różnicowany jest według koloru: Papier biały 120szt Papier szary 100szt Operator wprowadza na dokument WM w/w towar, określając jego klasę cechy i wartość cechy. Następnie z tak utworzonego dokumentu generuje FS. Na Elemencie transakcji faktury sprzedaży na zakładce Dostawy w kolumnie Klasa oraz Cecha zostały automatycznie przypisane wartości pobrane z elementu transakcji dokumentu WM. To z jaką cechą został przyjęty zasób można sprawdzić z poziomu karty towarowej, zakładka: Zasoby, kolumna: Cecha. Rysunek 5 Karta towaru, zakładka: Zasoby. Biuletyn techniczny 8

2.2 Zamówienia sprzedaży Niezależnie od opcji pobierania zasobów zdefiniowanych na karcie towaru, w przypadku realizacji Zamówienia sprzedaży (ZS), system kontroluje cechy pobieranych zasobów z cechą zdefiniowaną na elemencie zamówienia. Jeżeli dostępna ilość towaru z tą cechą jest niewystarczająca, na dokument realizujący ZS zostanie pobrana ilość zgodna z dostępną ilością o tej cesze. W szczególności, jeżeli na ZS zaznaczono parametr: Realizuj zamówienie w całości, dokument nie zostanie wygenerowany. Przykład: Na magazynie istnieją dostępne zasoby towaru: Papier, który różnicowany jest według koloru: Papier biały 120szt Papier szary 100szt Operator wystawia dokument ZS na towar: Papier w ilości 150szt o cesze biały. W zależności od zaznaczonego (przypadek 1) bądź niezaznaczonego (przypadek 2) czeku Realizuj zamówienie w całości, przy generowaniu dokumentu handlowego, na przykład FS, system zachowa się w następujący sposób: Przypadek 1) dokument FS nie zostanie wygenerowany z powodu braku dostatecznej ilości, która umożliwiłaby zrealizowanie zamówienia w całości, Przypadek 2) dokument FS zostanie wygenerowany lecz system pobierze tylko 100 szt towaru: Papier o cesze biały. Zamówienie nie zostanie w całości zrealizowane. 2.3 Zlecenie kompletacji/dekompletacji Niezależnie od opcji pobierania zasobów zdefiniowanych na karcie towaru, w przypadku generowania dokumentów rozchodu dla zleceń produkcyjnych (RW na składniki dla zlecenia ZK, lub na produkt dla zlecenia ZD) system preferuje zasoby o wskazanej na elemencie cesze. W przypadku niewystarczającej ilości zasobów z taką cechą pobrany zostanie zasób o innej niż wskazana cecha, zgodnie z zasadą rozchodu towaru (FIFO, LIFO itd.). W przypadku gdy zlecenia produkcyjne realizowane są dokumentami magazynowymi, informacja o wartości cechy na elemencie zlecenia jest ignorowana. Przykład: Na karcie towaru: Długopis, na zakładce: Receptury operator dodaje recepturę typu kompletacja. Na zakładce: Składniki wprowadza trzy składniki: Obudowa w ilości 100szt, klasie cechy kolor oraz wartości cechy żółty, a także Wkład w ilości 100szt i Sprężynę w ilości 100szt bez określenia klasy cechy i wartości cechy. Do skompletowania 1szt długopisu potrzeba 1szt obudowy, 1szt Sprężyny oraz 1szt Wkładu. Następnie operator wystawia dokument ZK na produkt: Długopis. Na pozycji zlecenia wskazuje klasę cechy: kolor, wartość cechy: żółty. Rozważmy dwa przypadki w odniesieniu do składnika Obudowa: 1 Ze Zlecenia kompletacji operator generuje dokumenty rozchodowe: 1.1 Na magazynie istnieje 100szt składnika: Obudowa o wartości cechy żółta, 100szt 1.2 Na magazynie istnieje 100szt składnika: Obudowa, z których 50szt ma wartość cechy: żółta, 50szt biała, 2. Ze Zlecenia kompletacji operator generuje dokumenty magazynowe. Biuletyn techniczny 9

Ad 1.1 Na dokument RW zostanie pobranych 100szt składnika: Obudowa o wartości cechy żółta. Generując dokument PW otrzymamy 1szt towaru Długopis o wartości cechy: żółta. Ad 1.2 Na dokument RW zostanie pobranych 50szt składnika: Obudowa o wartości cechy żółta oraz 50szt tego składnika o wartości cechy biała. Generując dokument PW otrzymamy 1szt towaru Długopis o wartości cechy: żółta. Ad 2 Na dokument WM zostanie pobranych 100szt składnika: Obudowa zgodnie z zasadą rozchodu towaru, bez względu na wartość cechy jaka została zdefiniowana na elemencie zlecenia. 2.4 Zlecenia serwisowe i remontowe ZSE, ZRE Niezależnie od opcji pobierania zasobów zdefiniowanych na karcie towaru, w przypadku generowania dokumentów rozchodowych na materiały zlecenia ZSE i ZRE, system pobiera w pierwszej kolejności zasób o zdefiniowanej na elemencie zlecenia cesze. Jeżeli ilość ta jest niewystarczająca, wówczas pobierane są towary o innej cesze, zgodnie z metodą rozchodu towaru. Jeżeli materiał ze zleceń zrealizowany jest za pomocą dokumentu magazynowego WM, wówczas cecha zapisana na elemencie zlecenia jest ignorowana. Zatem system zachowa się analogicznie jak w przypadku zlecenia kompletacji czy dekompletacji. 3 Najczęstsze problemy związane z cechami towaru 3.1 Sprzedaż dokonywana z niezgodna cechą Problem1: Pomimo zaznaczonego parametru konfiguracyjnego kontroluj cechy towaru system pozwala sprzedać towar z niewłaściwą cechą. Problem2: Na karcie towaru określono opcję Przy sprzedaży/z zasobu, następnie na elemencie dokumentu FS, na zakładce: Ogólne, określono wartość cechy. Pomimo to, system pozwolił na sprzedaż towaru z inną niż wskazana cechą. Odpowiedź: Parametr konfiguracyjny: Kontroluj cechy towaru, nie wpływa na zachowanie programu podczas pobierania zasobów na dokument rozchodowy, nie decyduje również o tym opcja: Z zasobu, w sekcji: Przy sprzedaży, definiowana na karcie towaru. Funkcjonalność kontroli cech sprzedawanego towaru dostępna jest pod warunkiem zachowania następujących zasad: Na karcie towaru należy zaznaczyć odpowiednią opcję w sekcji: Pobieranie zasobów według cech, opisaną w Rozdziale 1.2. Jeżeli sprzedawane mają być wyłącznie towary o wymaganej cesze, należy wybrać opcję: Wymagaj Na zakładce: Ogólne, Elementu transakcji, należy zdefiniować wartość cechy [Rysunek 6] w przypadku zapisu elementu i ponownej jego edycji, wartość cechy na zakładce: Ogólne, nie jest pamiętana, wobec czego, jeżeli operator zwiększa ilość elementu, a nadal istotna jest cecha sprzedawanego towaru, należy ponownie ją określić na elemencie transakcji. Biuletyn techniczny 10

Rysunek 6 Cecha: Czarny, zdefiniowana na Elemencie transakcji. 3.2 Brak możliwości automatycznego uzupełniania listy cech Problem: Nowa cecha wpisywana na zakładce: Dostawy, Elementu transakcji dokumentu handlowego nie jest zapamiętywana przez system. Przy nowej transakcji nie można jej wybrać z listy, lecz operator musi ją znowu wpisywać samodzielnie. Odpowiedź: O tym, czy wpisywana przez operatora wartość cechy zostanie dodana do listy wartości cech dla danej klasy decydują parametry: Z listy i Zamknięta, definiowalne dla każdej klasy cech oraz opcje: Przy sprzedaży, definiowalne na karcie towaru. Dodawanie wartości cech do listy cech danej klasy z poziomu elementu dokumentu jest możliwe na dokumentach rozchodowych, natomiast nie jest możliwe na dokumentach przychodowych. 3.3 Zakup dokonywany bez określenia cechy zasobu Problem: Na towarze zdefiniowano klasę cechy oraz zaznaczono parametr: Wymagaj przy zakupie, lecz system pozwala na zapisanie dokumentu PZ bez określenia wartości cechy. Odpowiedź: Oprócz parametru na karcie towaru, niezbędne jest również zaznaczenie parametru konfiguracyjnego: Kontroluj cechy towaru, w oknie: Konfiguracja/Sprzedaż/Parametry 2. 3.4 Niezgodność sposobu pobierania zasobu wg cech Problem 1: Pomimo ustawienia na karcie towaru opcji: Preferuj, ostrzegaj, w sekcji: Pobieranie zasobów wg cech, realizując ZS dokumentem handlowym zamówienie to jest realizowane częściowo, tj. w ilości towaru z tą cechą. Odpowiedź: Zgodnie z Rozdziałem 2.1. Problem 2: Pomimo zdefiniowania na karcie składnika opcji: Wymagaj, w sekcji pobierania zasobów wg cech, podczas pobierania składników do produkcji (generowania RW) system pobiera towar niezgodny z cechą wpisaną na elemencie zlecenia. Odpowiedź: Zgodnie z Rozdziałem 2.2. Biuletyn techniczny 11

3.5 Kopiowanie dokumentów z ocechowaną pozycją za pomocą Notatnika Problem: Operator wystawił dokument FZ na towar: Papier określając wartość cechy. Następnie posłużył się Notatnikiem w celu skopiowania dokumentu. Nowy dokument jaki powstał w skutek skopiowania zawierał pozycję towaru Papier, o nieokreślonej wartości cechy. Odpowiedź: Informacje na temat klasy cechy oraz wartości cechy nie są przenoszone na nowy dokument powstały w skutek kopiowania. Biuletyn techniczny 12

Rysunek 1 Lista cech zgrupowanych w klasy.... 4 Rysunek 2 Parametry dotyczące cech towaru na karcie towaru, na zakładce: Inne.... 5 Rysunek 3 Konfiguracja systemu Comarch CDN XL z zaznaczonym parametrem: Kontroluj cechy towaru.... 6 Rysunek 4 Określanie klasy cechy oraz wartości cechy na elemencie transakcji na dokumencie magazynowym.... 7 Rysunek 5 Karta towaru, zakładka: Zasoby.... 8 Rysunek 6 Cecha: Czarny, zdefiniowana na Elemencie transakcji....11 Biuletyn techniczny 13