Raport z narzędzi wspomagania projektu Obsługa zadań i problemów Funkcjonalność: trouble tickets, messages, milestones Janusz Lisiecki Adrian Słowik
1. Trouble tickets W systemie assembla obsługa aktualnych zadań projektowych oraz naprawa błędów odbywa się poprzez tzw. tickety. - tworzenie ticketu Aby stworzyć nowy ticket należy wybrać przycisk new ticket znajdujący się w lewym górnym rogu panelu Tickets. Następnie należy wypełnić formularz, tworząc nazwę i opis zadania, przydzielić osobę odpowiedzialną za daną funkcjonalność, przydzielić odpowiedni priorytet, określić estyma tę czasu który trzeba będzie poświęcić na dany ticket. Zadanie można także przydzielić do odpowiedniego komponentu w projekcie, oraz określić do której wersji projektu zostało ono przydzielone. W załączniku do ticketu można także wysłać i otagować pliki. Po kliknięciu przycisku Create ticket zostaje stworzone nowe zadanie ze statusem New. - przeglądanie ticketów i zmiana ich stanu Po przejściu do zakładki Tickets pojawia się lista aktualnych zadań i problemów. Aby ułatwić sobie przeglądanie listy ticketów należy wybrać odpowiedni filtr, poprzez listę znajdującą się w prawym górnym rogu: Dzięki temu w łatwy sposób można przeglądać zadania przydzielone konkretnym użytkownikom, zadania przydzielone dla danej wersji programu, zadania podzielone ze względu na ich aktualny stan(active, closed, ready to test). Po wybraniu danego ticketu z listy otwiera się jego okno. Znajdują się w nim podstawowe dane dotyczące zadania, aktualny raport aktywności(zmiany statusu, zmiany dotyczące czasu ukończenia, komentarze itp.) W prawym dolnym rogu znajduje się form pozwalający zmienić stan ticketu:
Do zarządzania większą ilością ticketów służy zakładka Batch Update. Dzięki niej w szybki sposób można przenieść grupę zadań do innego Milestone, przydzielić je innemu użytkownikowi, zmienić status itp. Aby zobaczyć szczegółowe statystyki dotyczące aktywności użytkowników, a także zestawienie aktywnych ticketów o wysokim priorytecie należy przejść do zakładki Metrics Dostępne są między innymi wykresy słupkowe przedstawiający procentowy podział ticketów ze względu na aktualny stan, priorytet, przypisany komponent, przypisanego użytkownika itp. Na dole strony znajduje się zestawienie aktywnych ticketów o najwyższym priorytecie. 2. Messages Do przeglądania i wysyłania wiadomości grupowych służy zakładka Messages - przeglądanie wiadomości Z prawej strony znajduje się form dzięki któremu można wybrać sposób filtrowania wiadomości.
I tak: - Thread Headlines: Wyświetlenie jedynie nagłówków pierwszych wiadomości głównych wątków, posortowanych w kolejności od najnowszej do najstarszej. - Recent messages: Wyświetlenie najnowszych wiadomości we wszystkich wątkach. - Issues by Priority: Wyświetlenie jedynie tych wiadomości, dla których został ustawiony priorytet. Wiadomości są uszeregowane według priorytetu. - Complete Threads : Wylistowanie wszystkich wiadomości z podziałem na wątki. - Opcja Show Body: Wyświetlenie całej zawartości każdej wiadomości. - tworzenie wiadomości Aby stworzyć nową wiadomość, należy kliknąć przycisk Add a Message znajdujący się z prawej strony. Po wypełnieniu pól dotyczących tytułu i treści wiadomości, istnieje możliwość ustawienia jej priorytetu, a także przypisania jej konkretnemu użytkownikowi. Do wiadomości można podobnie jak do ticketu dodać załączniki. Aby poinformować użytkowników mailowo o nowej wiadomości, należy wybrać odpowiedni checkbox Notify all, lub zaznaczyć nazwę danego użytkownika. Aby odpowiedzieć na wiadomość i utworzyć dyskusję, należy w oknie przeglądanej obecnie wiadomości kliknąć przycisk Reply a następnie wypełnić odpowiednie pola podobnie jak w przypadku tworzenia nowej wiadomości.
3. Milestones Aby mieć większą kontrolę nad postępem prac nad projektem, przyjęło się podzielić wszystkie zadania na tzw. kamienie milowe. Milestone y są pewnego rodzaju grupami ticket ów, które mogą umiejscawiać przypisane zadania w czasie. Zazwyczaj są to kolejne etapy powstawania projektu. (np. wersja 1.0, wersja 1.1, itp.) - przeglądanie listy kamieni milowych Serwis Assembla w przejrzysty sposób wyświetla wszystkie zdefiniowane w projekcie kamienie milowe. Na liście milestone ów znajdziemy informacje o ilości otwartych oraz zamkniętych ticket ów przypisanych do danego kamienia milowego, a także graficzną reprezentację w postaci kolorowego paska postępu. W przypadku zaległych milestone ów otrzymamy informację w postaci czerwonego tła i alarmującej ikony. Niektóre firmy dość specyficznie prowadzą działania na milestone ach. Podział na kamienie milowe i planowanie funkcjonalności w kolejnych wersjach jest ściśle określone. I tak np. podczas numerowania wersji, każda paczka poprawek (bugfix) inkrementuje 3 liczbe wersji (1.0.X). Każda mniejsza paczka aktualizacyjna, inkrementuje drugi numer wersji (1.X.0), a każda poważna zmiana aplikacji inkrementuje pierwszy numer wersji (X.0.0). Nie zawsze wiemy ile będzie takich wersji w przyszłości więc żeby zapewnić sobie wygodę przydzielania ticket ów w przyszłych kamieniach milowych tworzy się np. specjalne mileston y dla każdej przyszłej paczki kolejno: - next minor release - next mini release - next main release
Osoba nadzorująca projekt przydziela do tych milestone ów kolejno zadania, które będą miały być zrealizowane w bliżej nieokreślonej przyszłości. Gdy zakończą się prace nad aktualnym kamieniem milowym i istnieją zadania przewidziane do wykonania w przyszłości, osoba odpowiedzialna tworzy nowy milestone o odpowiednim, konkretnym następnym numerze wersji i przydziela do niego wybraną pulę przyszłościowych zadań. Takie podejście sprawia, że żadne tickety nie zostaną pominięte (zapomniane) w realizacji w przyszłości oraz ułatwia to planowanie przyszłych wersji i release ów projektu. - kalendarz kamieni milowych Widok listy kamieni milowych nie jest jedynym rozwiązaniem na sprawdzanie zbliżających się milestonów. Innym sposobem jest zaimplementowany kalendarz, w którym zobaczymy kamienie milowe oznaczone w konkretnych dniach jako deadliny. Dzięki możliwości exportu kalendarza do formatu ical istnieje możliwośc synchronizacji kalendarzy desktopowych z serwisem assembla co sprawia, że w jednym zbiorczym kalendarzu możemy śledzić zbliżające się terminy nieograniczonej liczby projektów.
- Lista ticketów milestone a i wykres wypalania Lista ticketów, nie odbiega od zwykłej listy. Jedyną różnicą jest fakt, iż mamy od razu ofiltrowane tickety dla danego kamienia milowego. Na uwagę zasługuje jedynie wykres wypalania kamienia milowego. Wykres wypalania jest bardzo dobrym narzędziem kontroli postępów w projekcie. Na poziomej osi mamy czas (od startu danego projektu / kamienia milowego do przewidywanego końca. Jeśli koniec nie jest znany, brana pod uwagę jest aktualna data). Na pionowej osi mogą znajdować się zarówno ilość ticket ów lub ilość roboczogodzin do zrealizowania. Gdy mamy określony przedział czasu w jakim mamy wykonać projekt objęty wykresem wypalania możemy bardzo łatwo ocenić czy prace nad naszym projektem przebiegają zgodnie z planem, czy mamy jakieś opóźnienia, czy pracujemy szybciej niż harmonogram przewiduje. Idealny przebieg wypalania projektu to linia prosta łącząca lewy górny i prawy dolny róg wykresu. Projekt z takim przebiegiem wykonywany był zgodnie z harmonogramem bez żadnych opóźnień i przyspieszeń. W praktyce, nie zdarza się osiągnąć tak idealnego stanu. Jednak może być to dla teamleader a stan odniesienia. Jeśli linia wypalania projektu w danym okresie znajduje się nad linią odniesienia to oznacza, że mamy w tym czasie opóźnienia a nasz zespół ma problem z wykonaniem powierzonych im zadań w ustalonym terminie. Jeśli wykres wypalania znajduje się poniżej stanu odniesienia, to prace nad projektem przebiegają szybciej niż zostało to ustalone. Oba przypadki są łatwo dostrzegalne przez lidera i pozwalają mu na reakcję (np. zmiany osób odpowiedzialnych za dane zadania lub zmiany pod względem ilości osób biorących udział w danym projekcie. Jeśli dla jednego projektu mamy opóźniony wykres wypalania a dla innego jest on optymistyczny, możemy część drugiego zespołu przydzielić do pierwszego projektu by zredukować opóźnienie.