Poznań, dnia 28 maja 2014 r. SO-225-3/2014 ZAPYTANIE OFERTOWE

Poznań, dnia 28 maja 2014 r. SO-225-3/2014 ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań informuje, że prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) na: Wsparcie merytoryczne dot. wyboru technologii świadczenia usług telefonii stacjonarnej w siedzibie OIP w Poznaniu oraz podległych oddziałach 1. Nazwa oraz adres zamawiającego: Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań Telefon: 61/85 99 000, faks: 61/85 99 003 Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek 7:30-15:30 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia w części dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia oraz szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług telefonii stacjonarnej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów. 2.2 Opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 2.1. powinien odpowiadać wybranej przez Zamawiającego technologii. Zamawiający rozważa 3 warianty wykonania zamówienia na świadczenie usług telefonii stacjonarnej w siedzibie OIP w Poznaniu oraz podległych oddziałach tj. a) Operator kablowy z wymianą central w oddziałach, w których jest to niezbędne,

b) Operator kablowy dla połączeń przychodzących i operator GSM dla połączeń wychodzących z wymianą central lub ich doposażeniem w oddziałach, w których będzie to możliwe, c) Operator VoIP z dostarczeniem central przez operatora. Wykonawca może zaproponować również inny wariant wykonania usługi. Zamawiający dokona wyboru technologii na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę pisemnego opracowania dotyczącego trzech wariantów. Opracowanie powinno dot. co najmniej poniższych zagadnień: a) możliwości i wymagania techniczne niezbędne do realizacji danej technologii, w tym opis łączy i ich przepustowości, b) wysokość nakładów finansowych koniecznych do poniesienia przez Zamawiającego (np. na zakup nowego sprzętu) w związku z realizacją usług telekomunikacyjnych w danej technologii, c) przewidywane roczne koszty eksploatacji danego wariantu (wymagane wyszczególnienie rodzajowe), d) wpływ zmiany lokalizacji siedziby OIP w Poznaniu lub oddziału na ciągłość funkcjonowania usług. Analiza możliwych rozwiązań technologicznych powinna uwzględniać istniejącą w siedzibie OIP i podległych oddziałach infrastrukturę telekomunikacyjną oraz konieczność rozszerzenia dostępu do linii miejskich. Opracowanie powinno być dostarczone na koszt Wykonawcy do siedziby OIP w Poznaniu. 2.3 Z przedstawionych przez Wykonawcę trzech wariantów realizacji usług telekomunikacji stacjonarnej Zamawiający wybierze jeden, który Wykonawca opracuje (w formie opisu przedmiotu zamówienia) w sposób szczegółowy i wyczerpujący. Opis przedmiotu zamówienia powinien być jednoznaczny, wyrażony za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniający wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Obowiązkiem Wykonawcy będzie również przygotowanie kalkulacji szacunkowej wartości opisanego przez siebie przedmiotu zamówienia. Zarówno opis przedmiotu zamówienia jak i szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia powinny być sporządzone zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Dokumenty powinny być sporządzone w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym np. CD i dostarczone na koszt wykonawcy do siedziby OIP w Poznaniu.

2.4 Na wyraźne, dodatkowe, pisemne polecenie Zamawiającego do obowiązków Wykonawcy, w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług telekomunikacji stacjonarnej, należeć będzie wsparcie eksperckie dla Zamawiającego, obejmujące udzielanie wyjaśnień na pytania potencjalnych wykonawców do opracowanego przez wykonawcę opisu przedmiotu zamówienia, dokonywanie ewentualnych uzupełnień i poprawek w opisie przedmiotu zamówienia oraz ocena złożonych ofert i rekomendowanie ich w zakresie zgodności z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ocena ofert polegać będzie na wydaniu pisemnej opinii w zakresie ich kompletności i prawidłowości i/lub o występujących brakach. 2.5 Wszystkie prace, szczegółowo opisane powyżej, mają być wykonane przez Wykonawcę z należytą starannością według najlepszej wiedzy fachowej, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej, obowiązującymi normami i przepisami. 2.6 Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii i uwag Zamawiającego oraz uczestnictwa w spotkaniach projektowych w roli eksperta. Zamawiający zobowiązuje się do udzielania Wykonawcy wszelkich niezbędnych informacji, których potrzeba wyłoni się w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 2.7 Wykonawca zobowiązany jest przenieść wszelkie majątkowe prawa autorskie do wykonanych opracowań stworzonych w ramach realizacji zamówienia oraz wszelkich innych dokumentów i projektów, które Wykonawca stworzy podczas wykonania przedmiotowego zamówienia na Zamawiającego. Koszt przeniesienia majątkowych praw autorskich na Zamawiającego oraz prawa do nieograniczonego dysponowania przez Zmawiającego z wykonanych opracowań stworzonych w ramach realizacji zamówienia oraz wszelkich innych dokumentów i projektów, które Wykonawca stworzy podczas wykonania przedmiotowego zamówienia należy wliczyć w cenę oferty. 2.8 Podstawą zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia jest podpisany przez obie strony protokół odbioru opisu przedmiotu zamówienia wraz z kalkulacją wartości przedmiotu zamówienia bez żadnych uwag oraz protokół zakończenia realizacji tzw. wsparcia eksperckiego (o którym mowa w pkt 2.4 zapytania), o ile Zamawiający zlecił jego realizację. 2.9 W ofercie należy przewidzieć wykonanie wszelkich prac niezbędnych do prawidłowej i kompleksowej realizacji zamówienia, w tym koszty dojazdów

Wykonawcy do siedziby OIP w Poznaniu jak i podległych oddziałów jeśli będzie to konieczne. 2.10 Wykaz posiadanych przez OIP w Poznaniu central telefonicznych oraz obecnych łączy telekomunikacyjnych stanowi załącznik nr 1 do zapytania. 3. Wymagane dokumenty i oświadczenia: 3.1 Pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w KRS/CEIDG jako osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 3.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3.3 Wykaz osób spełniających wymogi określone w załączniku nr 2, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4. Termin wykonania zamówienia: 4.1 Przygotowanie opracowań trzech wariantów świadczenia usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Poznaniu i podległych oddziałach w ciągu 21 dni kalendarzowych od podpisania umowy. 4.2 Przygotowanie właściwego opisu przedmiotu zamówienia oraz kalkulacji szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia w ciągu 21 dni kalendarzowych od zatwierdzenia przez Zamawiającego wybranej technologii świadczenia usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Poznaniu i podległych oddziałach. 4.3 Wsparcie eksperckie dla Zamawiającego w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług telefonii stacjonarnej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu i podległych oddziałów - obowiązki o których mowa w pkt 2.4 zapytania Wykonawca zobowiązany będzie wykonywać w formie pisemnej niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 4 dni kalendarzowych od otrzymania zlecenia od Zamawiającego. 5. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: 5.1 Cena 100% (łączna cena z podatkiem VAT). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto za wykonanie całości

zamówienia oraz która spełnia wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym w tym zawiera wszystkie wymagane dokumenty. 5.2 Cena oferty ma obejmować wszystkie koszty jakie zamawiający zobowiązany będzie ponieść w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty dojazdów Wykonawcy do siedziby Zamawiającego jak i podległych oddziałów jeśli będzie to konieczne. 5.3 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 5.4 W przypadku nie stawienia się, upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie na zawarcie umowy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu uprawniony jest dokonać ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty uprzednio wybranej. 6. Zasady uzupełnianie ofert, poprawiania omyłek w ofertach oraz odrzucania ofert: 6.1 W przypadku braku wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania a także w przypadku złożenia dokumentów zawierających błędy Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o ich uzupełnienie w określonym terminie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona). 6.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dot. dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania. 6.3 Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych polegających na błędnych obliczeniach matematycznych, a w konsekwencji wprowadzonych w ten sposób zmian poprawi końcową wartość oferty. Przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych zamawiający zawsze za prawidłową uzna cenę jednostkową netto określoną w ofercie przez Wykonawcę. 6.4 Zamawiający uprawniony będzie również do poprawy drobnych omyłek nie mających wpływu na treść złożonej oferty (np. uzupełnienie numeru telefonu, faksu, poprawa oczywistych omyłek pisarskich). 6.5 Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia.

7. Termin związania ofertą: Okres związania ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. 8. Istotne zasady realizacji zamówienia: 8.1 Przedmiot umowy tj. opis realizacji świadczenia usług telefonii stacjonarnej musi obejmować siedzibę Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu mieszczącą się przy ul. św. Marcin 46/50 oraz podlegle oddziały: Oddział OIP w Koninie ul. Obrońców Westerplatte 12; Oddział OIP w Lesznie ul. Magazynowa 4; Oddział OIP w Pile ul. Dzieci Polskich 26; Oddział OIP w Ostrowie Wlkp ul. Grabowska 29. 8.2 Wykonawca może przystąpić do realizacji obowiązków określonych w pkt. 2.4 zapytania (wsparcie eksperckie dla Zamawiającego w trakcie postępowania przetargowego) tylko na wyraźne, pisemne polecenie Zamawiającego. Zamawiający może zlecić wykonanie obowiązków, o których mowa w ciągu roku od dnia podpisania umowy. 8.3 Dokumentem potwierdzającym dokonanie odbioru dokumentacji stanowiącej przedmiot zamówienia jest przygotowany w dwóch egzemplarzach protokół odbioru podpisany bez żadnych uwag przez każdą ze stron. Dokumentem potwierdzającym zakończenie realizacji obowiązków określonych w pkt 2.4 zapytania jest odrębny protokół podpisany bez żadnych uwag przez każdą ze stron. 8.4 Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem w terminie 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. Podstawą wystawienia faktury są dokumenty opisane w pkt. 8.3 8.5 Strony umowy postanawiają, że wiążącą je formą odszkodowania będą kary umowne. 8.6 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,5 % wynagrodzenia umownego; b) w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego;

c) w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn, za które ponosi on odpowiedzialność Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego; d) jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody 8.7 W przypadku opóźnienia w zapłacie należności w stosunku do terminu określonego w pkt 8.4 Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 9. Termin, miejsce i sposób składania ofert: 9.1 Ofertę należy złożyć do dnia 9 czerwca 2014 r. do godziny 10.00. w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, piętro IX. 9.2 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na formularzu zgodnym z dołączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 3, oraz ma być podpisana przez osobę wskazaną w dokumentach rejestrowych (KRS/CEIDG). W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy do oferty załączyć stosowne pełnomocnictwo. 9.3 Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Wsparcie merytoryczne dot. wyboru technologii świadczenia usług telefonii stacjonarnej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów. Nie otwierać przed dniem 09.06.2014r., godz. 10:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. 9.4 W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Wsparcie merytoryczne dot. technologii świadczenia usług telefonii stacjonarnej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów. Nie otwierać przed dniem 09.06.2014r., godz. 10:00. W razie braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert.

9.5 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10. Osoby wyznaczone do kontaktów z Wykonawcami: Agnieszka Andrzejewska, Monika Pawłowska tel. 61 859 90 21 11. Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia. 12. Do zapytania ofertowego załączono: a) Załącznik nr 1 wykaz aktualnie użytkowanych central i linii telefonicznych; b) Załącznik nr 2 - wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia (potencjał kadrowy wykonawcy); c) Załącznik nr 3 formularz ofertowy.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Obecnie użytkowane centrale telefoniczne przez OIP Dane dot. centrali telefonicznej Własność centrali Siedziba OIP Ericsson Business Phone 250 Ostrowie Wlkp. Alfa plus0/20 z 2002 r. Koninie NTC 1248 z 2000 r. Lesznie Micra z 2011 r. Pile PBX Server Proxima Z 2013 r. Wynajmującego OIP OIP OIP OIP Obecna liczba użytkowanych linii cyfrowych i analogowych Siedziba OIP Ostrowie Wlkp. Koninie Lesznie Pile ISDN 4 3 2 1 1 DDI 80 MSN 30 4 10 9 LINIE ANALOGOWE 1 1

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego (pieczęć Wykonawcy) Wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia Zamawiający wymaga spełnienia przynajmniej poniższych kryteriów: 1) Min. 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie projektowania sieci telekomunikacyjnych lub doradztwa technicznego w tym obszarze, w tym dot. technologii VoIP i telefonii cyfrowej 2) Kwalifikacje w zakresie znajomości zasad funkcjonowania telefonii stacjonarnej w technologii ISDN PBX 3) Kwalifikacje w zakresie znajomości zasad funkcjonowania telefonii stacjonarnej w technologii IP PABX (VoIP) Lp. Opis kryterium Imię i Nazwisko osoby dedykowanej do realizacji zamówienia Opis posiadanego przez wskazaną osobę doświadczenia i kwalifikacji zawodowych, posiadanych uprawnień, ukończonych studiów lub kursów. Opis powinien pozwalać na zweryfikowanie spełniania kryterium 1. Min. 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie projektowania sieci telekomunikacyjnych lub doradztwa technicznego w tym obszarze, w tym dot. technologii VoIP i telefonii cyfrowej 2. Kwalifikacje w zakresie znajomości zasad funkcjonowania telefonii stacjonarnej w technologii ISDN PBX 3. Kwalifikacje w zakresie znajomości zasad funkcjonowania telefonii stacjonarnej w technologii IP PABX (VoIP).. (miejscowość, data) (podpis i imienna pieczątka upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego (pieczęć Wykonawcy) FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na ogłoszone przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu zapytanie ofertowe na : Wsparcie merytoryczne dot. wyboru technologii świadczenia usług telefonii stacjonarnej w siedzibie OIP w Poznaniu oraz podległych oddziałach oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawarcie umowy z zamawiającym, jeżeli moja oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. Dane Wykonawcy: Nazwa:.... Adres:.. NIP:.. Nr telefonu:. adres e-mail:.. Nr faksu:. FORMULARZ CENOWY Cena netto Stawka podatku Cena brutto VAT Opracowanie propozycji technologii świadczenia usług telefonii stacjonarnej oraz.. zł %... zł przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia Wsparcie eksperckie dla Zamawiającego w trakcie postępowania przetargowego.. zł %... zł

na świadczenie usług telefonii stacjonarnej Razem.. zł --------------. zł Oświadczam, że cena oferty wynosi... zł brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia określonego w zapytaniu ofertowym nr SO-225-3/2014 (tj. wykonanie trzech opracowań dot. propozycji świadczenia usług telefonii stacjonarnej, wykonanie właściwego opisu przedmiotu zamówienia na świadczenie usług telefonii stacjonarnej, wsparcie eksperckie w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia). 1) Oświadczam, że powyższa cena uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego oraz że cena nie zostanie zmieniona w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia. 2) Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią zapytania ofertowego oraz jego załącznikami i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz uzyskałem/łam informacje niezbędne do przygotowania oferty. 3) Akceptuje określone w zapytaniu ofertowym warunki płatności, wysokość i rodzaj kar umownych oraz oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty do realizacji zamówienia zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 4) Oświadczam, że Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. 5) Oświadczam, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie wymagane do realizacji przedmiotu zamówienia... (miejscowość, data) (podpis i imienna pieczątka upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)