BP.0114.25.2013 Katowice, 20 czerwca 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE (na podstawie pkt. 2.2.7. zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r. oraz wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14 sierpnia 2012 roku) Śląski Związek Gmin i Powiatów Biuro Projektu: Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych ul. Kościuszki 43/5, 40-048 Katowice NIP: 634-10-87-850 zaprasza do złożenia propozycji cenowej na zadanie pod nazwą: Świadczenie usług gastronomicznych oraz najem powierzchni szkoleniowej na potrzeby organizacji 5 warsztatów 1-dniowych kod CPV 55120000-7 usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji kod CPV 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest najem sal szkoleniowych oraz świadczenie usług gastronomicznych i noclegowych w terminach: a) 19.09.2013 r. w godzinach od 8.30 15.00 b) 24.09.2013 r. w godzinach od 8.30 15.00 c) 27.09.2013 r. w godzinach od 8.30 15.00 d) 08.10.2013 r. w godzinach od 8.30 15.00 e) 11.10.2013 r. w godzinach od 8.30 15.00 wg następującej specyfikacji: 1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją 5 warsztatów 1-dniowych z reprezentantami jednostek biorących udział w projekcie realizowanym przez Śląski Związek Gmin i Powiatów, współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Warsztaty prowadzone będą w następujących grupach: a) 19.09.2013 r. 50 osób b) 24.09.2013 r. 50 osób c) 27.09.2013 r. 40 osób d) 08.10.2013 r. 30 osób e) 11.10.2013 r. 30 osób
3. Wstępne programy każdego z warsztatów dotyczące usług gastronomicznych: TERMIN 19.09.2013 r. (czwartek) drobnych 10:45 serwis kawowy + dodatkowo ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 12.30 serwis kawowy + dodatkowo owoce (min. 5 rodzajów) + sałatka owocowa TERMIN 24.09.2013 r. (wtorek) drobnych 10.45 serwis kawowy + dodatkowo ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 12:30 serwis kawowy + dodatkowo owoce (min. 5 rodzajów) + sałatka owocowa TERMIN 27.09.2013 r. (piątek) drobnych 11:00 serwis kawowy + dodatkowo ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) TERMIN 08.10.2013 r. (wtorek) drobnych 10:45 serwis kawowy + dodatkowo ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) TERMIN 11.10.2013 r. (piątek) drobnych 11:00 serwis kawowy + dodatkowo ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 4. Sala szkoleniowa musi pomieścić, w komfortowych warunkach (wymagana sala widna z oknami ok. 70 m 2 ), minimum 35 osób oraz musi być wyposażona co najmniej w stoły wraz z krzesłami (ustawione w formie podkowy), flip-chart + pisaki, ekran, stolik dla prowadzącego oraz stolik pod projektor. Dodatkowo wymagany jest mikrofon i nagłośnienie. a. miejsce na serwis kawowy wraz z poczęstunkiem musi być zorganizowane na zewnątrz sali szkoleniowej w sposób umożliwiający skorzystanie z poczęstunku w pozycji siedzącej minimum 15 miejsc siedzących (pożądane są także stoliki kawowe). 5. Zamawiający planuje dokonać wstępnej rezerwacji 3 pokojów 1-osobowych przed każdym z warsztatów (łącznie 3 x 5 spotkań = 15 noclegów). Pokój musi być wyposażony m.in. w telewizor oraz łazienkę. Jeżeli cena pokoju obejmuje śniadanie, proszę o wyszczególnienie tego faktu w ofercie. UWAGA! Miejsca noclegowe (pokoje) muszą być zlokalizowane w tym samym budynku co sale szkoleniowe.
6. Proponowana cena BRUTTO musi być podana zgodnie ze specyfikacją z pkt. 3 wg następującego rozkładu: Kalkulacja kosztów ww. usług: TERMIN Rodzaj usługi Ilość 19.09.2013 24.09.2013 27.09.2013 08.10.2013 11.10.2013 uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 50 kanapki 3szt./osobę w tym 1 wegetariańska 50 ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 50 owoce (min. 5 rodzajów) + sałatka owocowa 50 uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 50 kanapki 3szt./osobę w tym 1 wegetariańska 50 ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 50 owoce (min. 5 rodzajów) + sałatka owocowa 50 uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 40 kanapki 3szt./osobę w tym 1 wegetariańska 40 ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 40 uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 30 kanapki 3szt./osobę w tym 1 wegetariańska 30 ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 30 uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 30 kanapki 3szt./osobę w tym 1 wegetariańska 30 ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 30 PODSUMOWANIE SPRAWDZAJĄCE: koszt rezerwacji pokojów 5 1. sale szkoleniowe 5 2. uwzględnieniem kawy, herbaty, wody, soków, drobnych 200 3. przerwa kanapkowa: kanapki 3szt./osobę w tym jedna wegetariańska 200 4. przerwa owocowa: owoce (min. 5 rodzajów) + sałatka owocowa 100 5. przerwa na ciasto: ciasto 2 szt./osobę (2 różne rodzaje) 200 6. koszt pokojów 5 Cena jedn. Brutto Razem: Razem: Cena ogółem brutto
WYMAGANIA W STOSUNKU DO WYKONAWCY: Siedziba Wykonawcy, w której znajduje się proponowana sala szkoleniowa oraz pokoje musi: posiadać dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej, być położona na terenie miasta Katowice (centrum miasta w odległości nie więcej niż 1,0 km od Rynku odległość będzie weryfikowana poprzez portal zumi.pl trasa pokonywana pieszo), posiadać status hotelu z zapleczem konferencyjnym o standardzie min. 3 gwiazdki, pożądane jest posiadanie min. 15 miejsc parkingowych aspekt dodatkowo punktowany. Nie dopuszcza się składania ofert przez restauracje, pensjonaty oraz hotele bez zaplecza konferencyjnego. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dotyczących wykonania poszczególnych punktów zamówienia wg zapytania. Oferta musi być kompletna i obejmować wszystkie części zamówienia. PROPOZYCJA POWINNA ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY: 1) ofertę cenową na formularzu ofertowych stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania 2) podpisane, opieczętowane oświadczenie o braku powiązań kapitałowych oraz osobowych z Zamawiającym 1 załącznik nr 2 3) przykładowe zdjęcia oferowanej sali konferencyjnej oraz pokoju, jeżeli Wykonawca nie posiada zdjęć na stronie internetowej, FORMA PŁATNOŚCI: a) zaliczka tytułem rezerwacji 5 terminów - przelew do 14 dni od otrzymania faktury proforma / faktury zaliczkowej, nie większa niż 40 % ogólnej ceny, b) płatność końcowa za zrealizowaną usługę obejmująca wszystkie terminy przelew do 14 dni od otrzymania faktury za całość usługi (tzn. za usługi w terminach 19.09, 24.09, 27.09, 08.10, 11.10 2013 r.). MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA PROPOZYCJI CENOWEJ: Propozycję cenową należy przesłać w formie elektronicznej na adres mpapis@silesia.org.pl do dnia 05.07.2013 r. (do godz. 13.00). Wykonawca zobowiązany jest do telefonicznego potwierdzenia otrzymania oferty przez Zamawiającego. Zamawiający nie odpowiada za problemy wynikające z niepoprawności działania systemu informatycznego, skutkiem których jest nie otrzymanie oferty przez Zamawiającego. Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje Zamawiającego do skorzystania z przedstawionej propozycji. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w programie godzinowym warsztatów. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmian w zamówieniu polegających na zwiększeniu zamówienia, w związku ze zwiększeniem liczby uczestników, lub zmniejszeniu, w związku z wycofaniem się części uczestników, maksymalnie o 10% osób. 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany liczby uczestników do 3 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego z warsztatów, bez skutków finansowych. 4. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z zarezerwowanych pokojów na 3 dni przed terminem każdego ze spotkań (bez skutków finansowych) oraz zwiększenia rezerwacji pokojów o +/- 3 pokoje. KRYTERIUM OCENY OFERT: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 10 pkt (100% = 10 pkt): 1) cena 80% (8 pkt.) 2) posiadanie min. 15 miejsc parkingowych 20% (2 pkt.) WZORY OBLICZEŃ: 1) cena cena najniższa / cena badanej oferty x 8 pkt. 2) miejsca parkingowe: TAK 2 pkt. / NIE 0 pkt. Za najlepszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. DODATKOWE INFORMACJE: Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast naprawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTÓW W SPRAWIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Monika Papis, Specjalista ds. komunikacji, szkoleń i zamówień, e-mail. mpapis@silesia.org.pl, tel. 032 77 60 160 (pon., śr., czw.) lub 608 50 10 95 (wt., pt.). Z poważaniem Mariusz Śpiewok Kierownik projektu