INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, KONTROLI l OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTU INDYWIDUALIZACJA ORZEŁKÓW" WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW EFS Rozdział l Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja określa zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowoksięgowych w ramach projektu Indywidualizacja orzełków". 2. Instrukcja została sporządzona na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli, obiegu i archiwizacji dokumentów księgowych na podstawie przepisów prawnych: 1) ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. Nr 152 póz. 1223 z późn.zmianami) 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U z 2009 r. Nr 157, póz. 1240, z późn.zmianami) 3) zasad finansowania PO KL 2007-2013, 4) komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standartów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Min.Fin. Nr 15, póz. 84). 3. Sprawy nieuregulowane niniejszą Instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy. Rozdział II Dowody księgowe 2 Pojęcie dowodu księgowego 1. Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi (dowodami źródłowymi). 2. Dowód księgowy jest dokumentem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym czasie i miejscu i stanowi podstawę do zaksięgowania go w wyodrębnionej ewidencji księgowej. 3. Każdy badany dowód księgowy powinien cechować: 1) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów /dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub czasie/, 2) trwałość wpisanej treści i liczb /zapobiega usunięciu, wymazaniu, poprawieniu, wyblaknięciu z upływem czasu/, 3) rzetelność danych /dane na dowodzie muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący/, 4) kompletność danych /dane na dowodzie muszą być kompletne, zawierać co najmniej elementy określone w 3 ust. 1 niniejszej Instrukcji/, 5) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych na jednym dowodzie księgowym można dokonywać operacje tego samego rodzaju lub jednorodne, za wyjątkiem faktur VAT/, 6) chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych /kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych/,
7) systematyczność numerowania dowodów księgowych /dowody tego samego rodzaju musza posiadać numerację kolejna od początku roku obrotowego/, 8) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego /np. dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym/, 9) poprawność formalna, tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją, 10)poprawność merytoryczna, tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar, ll)poprawność rachunkowa, tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki, przy czym wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem, 12)podmiotowość dowodu księgowego /każdy badany dowód księgowy musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy, oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy/. 4. Dowód księgowy winien spełniać funkcję: 1) dokumentu - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; 2) dowodową - opisane w nim operacje gospodarcze i finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym dowód w sensie prawa materialnego, 3) księgową - jest podstawą do księgowania, 4) kontrolną - pozwala na kontrolę analityczną /źródłową/ dokonanych operacji gospodarczych i finansowych. 3 Treść dowodu księgowego Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu, 2) numer identyfikacyjny dowodu, 3) określenie wystawcy i wskazanie stron /nazwy i adresy/ uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, 4) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy /jeżeli data operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty, 5) przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych, 6) podpis wystawcy dowodu jak również osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, 7) stwierdzenie sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym, potwierdzone podpisami osób odpowiedzialnych za sprawdzenie dowodu, 8) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych /dekretacja/ przez: -wskazanie kont, na których widnieje dokonany zapis, - własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej, jej kompletności i udokumentowanie.
4 Zasady sporządzania dowodów księgowych 1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien: 1) zawierać zapisy dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie /piórem, długopisem/ maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu, 2) kompletny, a treść i liczby w poszczególnych polach /rubrykach/ winny być nanoszone starannym pismem, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości, 3) poszczególne pola /rubryki/ wypełnione zgodnie z przeznaczeniem, 4) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych, 5) kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikający z operacji, którą dokumentuje, 6) zawierać elementy, o których mowa w 3, 7) zawierać pieczątki, daty oraz podpisy, 8) posiadać numeracje kolejno wystawionych dowodów księgowych - numeracja musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii /wg kolejności dat/ i przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych, 9) w przypadku zbiorczych dowodów księgowych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione, 10) pozbawione jakichkolwiek przeróbek, wymazywania. 2. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. 3. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych w języku polskim. 4. Jeśli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu ustala się na stałe, że oryginał dowodu stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych. 5. Błędy w dowodach księgowych poprawiać można wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną oraz tekst właściwy lub liczbę właściwą. 6. Poprawka teksu lub liczby w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w podpis osoby uprawnionej i datę. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje ustalony odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, natomiast nie wolno stosować do dowodów obcych, które mogą być poprawiane jedynie poprzez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne przesłane kontrahentowi mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.
Rozdział V Kontrola formalno-rachunkowa 7 1. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu czy: 1) dowód księgowy posiada cechy wymienione w 3, 2) czy dokonano kontroli merytorycznej, tj. czy dowód księgowy jest opatrzony odpowiednia klauzulą o dokonaniu tej kontroli oraz czy wynik dokonania kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych. 2. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne. 3. Kontroli formalno-rachunkowej osoby upoważnione przez kierownika jednostki. 4. Kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu na pieczątce sprawdzono pod względem formalnorachunkowym" datę dokonania kontroli i własnoręczny podpis. 5. Do kontrolującego pod względem formalno-rachunkowym należy również: 1) przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie klauzuli zatwierdzającej kwotę, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie oraz zadbanie o to, by dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony /przed zaksięgowaniem/ do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby upoważnione. 2) nadanie dowodowi księgowemu numeru identyfikacji wewnętrznej, 3) dekretacja dokumentu zgodnie z przyjętym w planem kont dla projektu. 6. Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokument jest podstawą stwierdzenia, iż wydatek podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym i zatwierdzenia do realizacji księgowej /zapłaty/ przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy. Wójt Gminy może upoważnić osoby do zatwierdzania dowodów księgowych. 7. Wzory podpisów osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania dokumentów umieszcza się w karcie wzorów podpisów, stanowiącej załącznik do niniejszej Instrukcji. Karta podlega aktualizacji w przypadku zmiany osób upoważnionych. Rozdział VI Obieg dokumentów projektu Indywidualizacja orzełków" 8 1. Dowody obce (faktury) wpływające do Urzędu Gminy za pośrednictwem Sekretariatu przekazywane są do Koordynatora Projektu. Dowody obce (faktury) są opatrzone pieczęcią wpływu. 2. Podstawą do zaksięgowania są oryginały dokumentów. 3. Faktury, listy wypłat i rachunki dotyczące kosztów kwalifikowanych zostają sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym według list sprawdzających. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje Koordynator Projektu lub Sekretarz Gminy potwierdzając ten fakt podpisem na pieczątce sprawdzono pod względem merytorycznym". Sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym dokonuje Inspektor ds. księgowości budżetowej, lub Skarbnik Gminy. Fakt sprawdzenia dokonywany jest podpisem na odwrocie dokumentu na pieczątce sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym". 4. Inspektor ds. księgowości budżetowej lub Skarbnik Gminy wpisuje na dowodzie (fakturze, liście, zestawieniu lub dokumencie PK.), nr ewidencji księgowej, nr
kont oraz klasyfikację budżetową (dekretacja może być prowadzona zbiorczo na dokumencie PK obejmując wszystkie dokumenty wyciągu bankowego) 5. Sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dokumenty, zatwierdza do wypłaty Wójt Gminy oraz kontrasygnuje Skarbnik Gminy. 6. Księgowanie faktury w Systemie Puma" firmy ZETO odbywa się w oparciu o dokonaną dekretację. 7. Inspektor ds. księgowości budżetowej lub Skarbnik przygotowuje dyspozycje płatnicze. 8. Pod dyspozycjami płatniczymi podpisy składają: osoby zgodnie z Kartą wzorów podpisów" 9. Wnioski o płatność w części finansowej przygotowuje skarbnik gminy natomiast w części sprawozdawczej z przebiegu realizacji projektu koordynator projektu, który sprawdza również czy wniosek przygotowany jest w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz po podpisaniu przez Wójta Gminy przesyła je do Instytucji Zarządzającej Rozdział VII Postanowienia końcowe 9 Nieprzestrzeganie niniejszej Instrukcji uprawnia Wójta Gminy do zastosowania regulaminowych środków służbowych, a w przypadku powstania strat i szkód do dochodzenia ich na drodze prawnej w stosunku do osób, które je spowodowały. W< Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do kontroli merytorycznej mgr Bogusław Slabicki Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe Mariusz Król Sekretarz Kazimierz Łysy Koordynator Projektu Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe zastępującego Jan Janusz z-ca Wójta Piotr Koszykowski Samodzielny referent Wzór podpisu f ^ / 9- ^X Wzór podpisu zastępującego /^ K^
Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do kontroli formalno - rachunkowej Imię i nazwisko oraz Imię i nazwisko oraz Wzór podpisu stanowisko służbowe stanowisko służbowe zastępującego Jolanta Statkiewicz Teresa Oczkoś Inspektor ds. Skarbnik Gminy księgowości budżetowej Elżbieta Noga Janina Szywała h Inspektor ds. płac Inspektor ds. księgowości budżetowej Wzór podpisu zastępującego (' > vj P Karta wzorów księgowych podpisu osób upoważnionych Imię i nazwisko osoby upoważnionej Bogusław Słabicki - Wójt Gminy Jan Janusz - Z- ca Wójta Teresa Oczkoś - Skarbnik Gminy Jolanta Statkiewicz - inspektor ds. księgowości budżetowej Cli? j n ^ JA^Ą \ A do zatwierdzania dokumentów Wzór podpisu L^^iiimy^' 1 "^ Q\ l^wr U Polityka rachunkowości dla Projektu pn. Indywidualizacja orzełków" współfinansowanego ze środków EFS w ramach PO KL I. ZASADY OGÓLNE: 1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu Indywidualizacja orzełków ". 2. W Urzędzie Gminy w Orłach dla potrzeb realizowanego projektu został otwarty odrębny rachunek bankowy w BS O/Orły nr 53 9113 1027 2005 3000 1342 0006. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Beneficjentem środków finansowych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu jest Gmina Orły, realizatorem Urząd Gminy w Orłach. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy w Orłach. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie Puma" firmy ZETO" z Rzeszowa, na wyodrębnionym dzienniku o nazwie Indywidualizacja orzełków" Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych.
W planie finansowym Urzędu Gminy wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza " rozdział 85495 Pozostała działalność". 4. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu dotacji na realizację projektu ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu) na wyodrębnionych kontach 133-009 i 901-006. Wpływ dokonywany jest na wydzielony dla Projektu rachunek bankowy. 6. Wydatki ujmuje się w rozbiciu na: środki unijne i środki z budżetu krajowego z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej. 7. Rachunkowość budżetu(organu) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość w Urzędzie Gminy - koszty, rozrachunki między kontrahentami i budżetem. 8. Pomoce dydaktyczne oraz rzeczowe przedmioty o wartości do 300 zł traktuje się jako materiały i bezpośrednio na podstawie faktur zakupu księguje na konto zespołu 4, z wyjątkiem mebli biurowych i sprzętu komputerowego. Przedmioty te ujmuje się w rejestrze prowadzonym dla projektu ilościowo. Rejestry oraz książki inwentarzowe prowadzą dyrektorzy szkół biorących udział projekcie. 9. Rzeczowe przedmioty o wartości od 300 zł do 3500 zł włącznie oraz sprzęt komputerowy do 3500 zł włącznie ujmuje się w książce inwentarzowej ilościowowartościowej. Środki te odnosi się bezpośrednio na konta zespołu 4 i umarza się w 100% w momencie ich zakupu i oddania do użytkowania. Książki inwentarzowe dla projektu prowadzone są przez dyrektorów szkół biorących udział w projekcie oraz GZEASz Orły. II.KLASYFIKACJA BUDŻETOWA Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla Projektu stosuje się czwartą cyfrę 7" i 9". III.EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW l OPERACJI FINANSOWYCH 1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych w ramach projektu Indywidualizacja orzełków" z wykorzystaniem środków europejskich w Urzędzie Gminy Orły, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Zespół O - Majątek trwały 013 - Pozostałe środki trwałe 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe 101 - Kasa 130-06 Rachunek bieżący jednostki 141 - Środki pieniężne w drodze Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
223 - Rozliczenie wydatków budżetowych 225 - Rozrachunki z budżetami 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 - Pozostałe rozrachunki Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 401 - Zużycie materiałów i energii 402 - Usługi obce 404 - Wynagrodzenia 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409 - Pozostałe koszty rodzajowe Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800- Fundusz jednostki 860 - Wynik finansowy Konta pozabilansowe 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Szczegółowy opis kont Konto 013 - "Pozostałe środki trwałe" Konto 013 służy do ewidencji pomocy dydaktycznych i wyposażenia o wartości powyżej 300 zł do 3500 zł włącznie, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się środki trwałe. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej. Pomoce naukowe i sprzęt przekazywany w chwili zakupu bezpośrednio do szkół biorących udział w projekcie ujmowane są w ewidencji prowadzonej przez GZEASz na poszczególne placówki. Ewidencja tego wyposażenia w Urzędzie nie jest prowadzona. Konto 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych " Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Konto 101 -"Kasa" Konto 101 służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasie jednostki. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki do kasy a na stronie Ma rozchody gotówki. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie. 10
Konto 130 - "Rachunek bieżący jednostki" Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym projektu Indywidualizacja orzełków" z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych: otrzymanych na realizację wydatków budżetowych w ramach projektu zgodnie z planem finansowym w korespondencji z kontem 223 Na stronie Ma konta 130 ujmuje się: zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych w korespondencji z właściwymi kontami zespołów 1, 2, 4, Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku, z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku. Wpływ środków (dotacji) z WUP na rachunek bankowy w księgach jednostki budżetowej Urzędu Gminy ujmuje się jako wpływ środków na realizację projektu w korespondencji z kontem 223, stosując równoległy zapis w księgach Organu (wpływ dotacji 133-901, oraz 223-133 przekazanie dotacji na realizację projektu. Konto 141 - "Środki pieniężne w drodze" Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane na bieżąco lub tylko na przełomie okresu sprawozdawczego. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze. Konto 201 - "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług. Na stronie Wn konta 201 ujmuje się spłatę zobowiązań i powstanie należności, natomiast po stronie Ma dokonuje się obciążeń z tytułu zobowiązań w korespondencji z kontami zespołu 4, oraz wpływ należności w powiązaniu z kontami zespołu 1 Ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia zobowiązań i należności według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Konto 223 - "Rozliczenie wydatków budżetowych" Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych wydatków w ramach i projektu. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się: kwartalne lub roczne przeniesienia, na podstawie sprawozdania Rb-28S, wydatków zrealizowanych w ramach projektu na konto 800; Na stronie Ma konta 223 ujmuje się: 11
wpływy środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków w ramach projektu Indywidualizacja orzełków", w korespondencji z kontem 130. Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków, lecz niewykorzystanych do końca okresu. Konto 225 - "Rozrachunki z budżetami" Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów. Konto 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań. Konto 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłat pieniężnych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, wypłacanych w ramach projektów wynagrodzenia za pracę wykonywaną na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności: przelewy wynagrodzeń; potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności: wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności: rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych; wpływy należności od pracowników. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów 12
rozrachunków. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników. Konto 240 - "Pozostałe rozrachunki" Konto 240 służy do ewidencji należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań. Konto 401 - "Zużycie materiałów i energii" Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i pomocy dydaktycznych w ramach projektu. Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów, a na stronie Ma konta 401 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów na konto 860. Konto 402 - "Usługi obce" Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych w ramach projektu. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860. Konto 404 - "Wynagrodzenia" Konto 404 służy do ewidencji kosztów z tytułu wynagrodzeń z pracownikami zatrudnionymi przy realizacji projektu na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Konto 405 - "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" Konto 405 służy do ewidencji kosztów świadczeń na rzecz pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników, zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, umowy o dzieło które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. 13
Konto 409 - "Pozostałe koszty rodzajowe" Konto 409 służy do ewidencji kosztów, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Konto 800 - "Fundusz jednostki" Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności: przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860; Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności: przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223; Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. Konto 860 - "Wynik finansowy" Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę: poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem: 401, 402, 404, 405 i 409; Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn - stratę netto, saldo Ma - zysk netto. Saldo jest przenoszone w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, na konto 800. Salda kont 800 i 860 po zrealizowaniu projektu, z dziennika projektu na koniec roku przenosi się do dziennika głównego. Konta pozabilansowe Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków ujętych w planie finansowym projektu danego roku budżetowego. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się: 1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych wdanym roku budżetowym; Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Jeśli wydatek nie był poprzedzony umową zaangażowanie księguje się na podstawie dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek. Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. 14
IV. SPRAWOZDAWCZOŚĆ l ROZLICZENIA LBeneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na Projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych. 3. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, jest wdrażany zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Projektu. 4. Wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania na wyodrębnionym dzienniku. 5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna. 6.Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 7. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania. V. PRZECHOWYWANIE l ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU 1. Wydział Finansowo - księgowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Urzędu Gminy Orły. 3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Orły i dokumentujące wydatki poniesione w ramach projektu tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Wydziale Finansowo Księgowym. 4. Po zakończeniu realizacji Projektu i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe Projektu oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy w Orłach. 5. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przechowywana będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu. i <,;s\> law Słabicki 15