ZARZqDZENlE Nr 861201 1 STAROSTY ROPCZYCKO-SEDZISZOWSKIEGO z dnia 17 listopada 201 1 r. w sprawie zasad organizacji obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Ropczycach. Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samonqdzie powiatowyrn (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z pdzn. zm.) oraz Zanqdzania Nr 15 Stamsty Ropczycko-Sqdziszowskiego z dnia 4 mama 201 1 r. w sprawie wskazania podstawowego sposobu dokumentowania pnebiegu zaktwiania i mzstnygania spraw oraz wyznaczenia koordynatora czynnodci kancelaryjnych w Stamsfwie Powiatowym w Ropczycach. zarzqdzam, co nastqpuje: 5l.Ustala siq zasady organizacji obiegu dokumentow w Starostwie Powiatowym w Ropczycach, w brzmieniu okreslonym w Zalqczniku Nr 1 do niniejszego zarzqdzenia. 52.Wykonanie zarzqdzenia powierza siq Dyrektorom Wydzialow, Kierownikom Biur, Zespolow i Referatow oraz samodzielnym stanowiskom pracy. 93.Nadzor nad wykonaniem zarzqdzenia powierza siq Sekretarzowi Powiatu. 54.Zarzqdzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania, z mocq obowiqzujqcq od dnia 01.04.2012 roku.
Zatqcznik Nr 1do Zarzqdzenia Nr 861201 1 Starosty Ropczycko-Sqdziszowskiego z dnia 17 listopada 201 1 r. Zasady organizacji obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Ropczycach Rozdzial I Przyjmowanie korespondencji ~l.l.dokumenty, akta i podania przyjmuje Biuro Obslugi Klienta i Sekretariat w Starostwie Powiatowym w Ropczycach. ' Ponadto korespondencja moie by6 przyjmowana: a. w Referacie Komunikacji w Sedziszowie Mlp., b. w Biurze Geodezji i Gospodarki Gruntami w Sedziszowie Mlp., a nastqpnie przekazywana jest do Sekretariatu w Starostwie Powiatowym w Ropczycach celem rejestracji. 2.Biuro Obslugi Klienta otwiera wszystkie przesytki, z wyjqtkiem: a. adresowanych imiennie, kt6re przekazuje adresatom, b. wartosciowych, ktore przekazuje wtasciwej osobie lub komorce organizacyjnej za potwierdzeniem, c. ofert w postqpowaniach o udzielenie zamowienia publicznego, d. ofert dotyczqcych naboru na stanowiska urzqdnicze, e. przesylek zawierajqcych informacje niejawne. 3.Przez korespondencje imiennq naleiy rozumiec korespondencje zawierajqcq na kopercie tylko imie i namisko adresata lub adnotacjq,,do rqk wlasnychn. 4. Biuro Obslugi Klienta po otwarciu koperty sprawdza: a. czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b. czy znajdujq siq w niej wszystkie pisma, ktorych symbole uwidoczniono na kopercie, c. czy ddqczone sq wymienione w pismie zalqczniki (brak zalqcznikow lub otrzymanie samych zalqcznikow bez pisma zasadniczego odnotowuje na danym pismie lub zalqczniku). 5.Ujawnione przy przesylkach lub pismach nie oznaczonych jako wartosciowe, pieniqdze itp. walory, po ustaleniu ich ilosci i wartosci oraz sporzqdzeniu protokolu pracownik Biura Obstugi Klienta przekazuje Dyrektorowi Wydziatu Administracyjno- Organizacyjnego i Kadr za potwierdzeniem, ktora zarzqdzi dalsze postqpowanie z przesylkq. 6.00 korespondencji ddqcza sie kopertq. Wyjqtek stanowiq zwykfe przesytki. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) ddqcza siq do pism:
a. niejawnych, wartosciowych, poleconych, priorytet6w1 za dowodem doreczenia, b. dla ktorych istotna jest data nadania (stempla pocztowego) np. skargi, odwdania itp., c. w ktorych brak nadawcy lub daty pisma, d. mylnie skierowanych, e. zalqczni kow nadeslanych bez pisma przewodniego, f. w razie niezgodnosci zapisow na kopercie z ich zawartosciq. 7.Biuro Obslugi Klienta przekazuje korespondencje do Sekretariatu celem rejestracji w dzienniku korespondencyjnym oraz dekretacji. Obieg korespondencji zewnetrznej i wewnqtrznej 92.1.Sekretariat po dokonaniu rejestracji przekazuje korespondencje Staroscie Powiatu i Sekretarzowi Powiatu, ktory dekretuje korespondencje na poszczegolne komorki organizacyjne starostwa i jednostki organizacyjne powiatu. Korespondencja adresowana imiennie przekazywana jest odpowiednio do Starosty Powiatu, Wicestarosty Powiatu i Etatowego Cztonka Zarzqdu zgodnie ze sprawowanym nadzorem wynikajqcym z Regulaminu Organizacyjnego. 2.Sekretariat korespondencje dotyczqcq Wydziatu Komunikacji i Transportu - zatrrymane dowody rejestracyjne, karty pojazdu, wyroki i prawa jazdy oraz dotyczqcq Wydzialu Geodezji - akty notarialne i odpisy zawiadomien o zalozeniu ksiegi wieczystej, bezposrednio dekretuje i przekazuje przedmiotowemu Wydzialowi. 3.Na korespondencji mozna umiescic dyspozycje stosujqc w szczegolnosci nastepujqce skroty: a. p.m. - oznacza prosbe o rozmowq w danej sprawie, b. a.a. - oznaczajqcy, i e pismo nalezy ddqczyc do akt sprawy. 4.Jezeli korespondencja dotyczy spraw wchodzqcych w zakres dzialania roznych komorek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych, oryginal przekazuje sie odpowiednio, do tej, do kt6rej naleiy odpowiedzialnosc za jej prowadzenie oraz zalatwienie, natomiast kopiq pisma do pozostatych komorek wsp6lpracujqcych. 5.Przydzielonq korespondencje przekazuje sie do Sekretariatu, ktory rozdziela jq na poszczegolne komorki organizacyjne i jednostki organizacyjne. Odbierajqca jq osoba potwierdza odbior w rejestrze korespondencji przychodzqcej prowadzonym przez Sekretariat. 6.Korespondencje przekazanq przez kancelarie niewlasciwej komorce organizacyjnej nalezy bemlocznie zwrocic do kancelarii. 7.W uzasadnionych przypadkach korespondencja wwajqca do urzqdu rejestrowana jest w oddzielnych rejestrach, prowadzonych przez poszczegolne komorki organizacyjne. 8.Korespondencje wewnqtrznq pomiedzy komorkami organizacyjnymi przekazuje sie za posrednictwem kancelarii lub bezposrednio danej komorce organizacyjnej. Korespondencja wewnqtrzna nie podlega rejestracji.
9.Sekretariat prowadzi wlasciwy i czytelny sposob przekazywania korespondencji wewnqtrznej pomiqdzy poszczegolnymi komorkami organizacyjnymi. 10.Z przesylkami przekazywanymi na nosnikach elektronicznych (plyta CD, pendrive i inne) postepuje sie w sposob wskazany w 46 instrukcji kancelaryjnej. Przesylki stanowiqce zalqcznik do pisma przekazanego na nosniku papierowym rejestruje siq w dzienniku korespondencyjnymi po dekretacji przekazuje siq odpowiednio, do tej komorki organizacyjnej, do ktorej nalezyodpowiedzialnosc za jej prowadzenie oraz zalatwienie. Na nosniku elektronicznym nalezy umiescic numer rejestracyjny nadany w Sekretariacie (umieszczonym w kopercie). 11.Kierownik komorki organizacyjnej przydziela korespondencjq do zalatwienia do wlasciwych pracowni kow. Rozdzial Ill Korespondencja w sprawie zamdwien publicznych 3.1.0ferty w sprawie zamowien publicznych sklada siq wylqcznie w Sekretariacie. 2.Kom6rki organizacyjne informujq Sekretariat o mozliwym wplywie korespondencji w sprawie zamowien publicznych. 3.Sekretariat nie otwiera ofert w postqpowaniach o udzielenie zamowienia publicznego (koperta musi bye odpowiednio oznaczona). Na kopercie oprocz podstawowych informacji wpisuje sie godzine wplywu. 4.Sekretariat powiadamia niemlocznie wlasciwq komorkq organizacyjnq o zlozeniu oferty lub o wptyniqciu odwotania w postqpowaniu o zamowienie publiczne. Rozdzial IV Korespondencja niejawna 94.1.Sekretariat po otwarciu koperty i stwierdzeniu, i e wewnqtrz znajduje siq druga koperta oznaczona odpowiedniq klauzulq tajnosci, rejestruje jq w rejestrze kancelaryjnym, nanoszqc na zewnqtrznej kopercie pieczec wplywu do Sekretariatu. 2.Koperty wewnqtrznej nie otwiera i powiadamia niezwlocznie o przyjsciu korespondencji niejawnej pracownika Referatu ds. Obronnych i Zarzqdzania Kryzysowego. Rozdzial V Obieg umdw 95.1.Wszystkie umowy zawierane przez Powiat Ropczycko-Sedziszowski i Starostq Powiatu, za wyjqtkiem umow o prace podlegajq rejestracji w Rejestrze Umow. 2.Rejestr Um6w prowadzi Wydzial Administracyjno-Organizacyjny i Kadr Starostwa
Powiatowego w Ropczycach. 3.Rejestracja w Rejestrze Umow odbywa siq po podpisaniu umowy przez obie strony. 4.Za zarejestrowanie umowy odpowiada Dyrektor Wydziatu odpowiedzialny za jej realizacjq. 5.Rejestr umow zawiera: liczbq porzqdkowq, numer umowy, rodzaj umowy, strony umowy, tresc (przedmiot umowy), date zawarcia i czas tnvania umowy, aneksy i uwagi. 6,Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie kazdego oryginalnego egzemplarza umowy, ktory pozostaje w dokumentacji strony pieczeciq z nadanym numerem umowy, datq zarejestrowania i podpisem osoby merytorycznie odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru umow. 7.Akceptacji umowy pod wzglqdem prawnym dokonuje radca prawny Starostwa Powiatowego poprzez odcisniecie pieczqci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie umowy. 8.Akceptacji umowy w zakresie oceny co do obowiqzku zastosowania procedury okreslonej ustawq - Prawo zamowien publicznych dokonuje specjalista do spraw publicznych, za wyjqtkiem Wydziaju Drog Powiatowych poprzez odcisniqcie odpowiedniej pieczqtki. 9.Akceptacji umowy w zakresie oceny co do obowiqzku zastosowania procedury okreslonej ustawq - Prawo zamowien publicznych w Wydziale Drog Powiatowych dokonuje osoba odpowiedzialna zatrudniona w tym Wydziale. 10.Umowa zatwierdzona pod wzglqdem prawnym musi posiadac kontrasygnatq Skarbnika Powiatu, jezeli z zawieranq umowq wiqzq sie skutki finansowe. Rozdziat VI Obieg faktur g6.l.faktury wplywajqce do urzqdu rejestrowane sq w Rejestrze Faktur, prowadzonym przez Sekretariat Starostwa Powiatowego w Ropczycach. 2.Na odwrocie faktur umieszcza siq nastqpujqce pieczqtki: a. wydatek strukturalny, b. sprawdzono pod wzglqdem merytorycznym, c. szacunkowa wartosc zamowienia nie przekracza 14000 EURO. Zamowienia dokonano zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamowieh publicznych. 3.Po zarejestrowaniu i zadekretowaniu faktury q przekazywane komorkom organizacyjnym odpowiedzialnym za merytorycznq realizacjq wydatku w celu ich weryfikacji i opisania. 4.Faktury sprawdzone pod wzglqdem merytorycznym oraz opisane w odpowiedni sposob przekazywane sq Wydzidowi Finansowemu do sprawdzenia pod wzglqdem formalno- rachunkowym oraz do koncowej realizacji i ksiqgowania. 5.Komorki organizacyjne uczestniczqce w obiegu faktur zobowiqzane sq do przestrzegania rygoru terminu i platnosci faktur.
Rozdzial VII Sposdb postqpowania z korespondencjq wplywajqcq na elektronicznq pocztq 7.1.Korespondencja wptywajqca do Starostwa Powiatowego w Ropczycach za posrednictwem po#ty elektronicznej bezposrednio na imienne skrzynki siuzbowe pracownikow oraz na adres glowny: ropqce@pro.onet.pl majqca istotne maczenie dla danej sprawy podlega rejestracji w formie papierowej w Biurze Obdugi Klientow. 2.Nie wymagajq rejestracji e-rnaile, ktore wysylanelotrzymywane sq w celu konsulta ji, zapytan, wyjasnien, itp., naleiy jednak wydruki e-maili umiescit w aktach danej sprawy. 3,Korespondencja wplywajqca do Starostwa Powiatowego w Ropcsycach za posrednictwem pocsty elektronicznej bezposrednio do Starosty Powiatu, Wicestarosty Powiatu i Etatowego Czlonka Zatzqdu weryfikuje osoba odpowiedzialna zatrudniona w Wydziale Administracyjno-Organizacyjnym i Kadr zgodnie z zasadami okreslonymi wpm1. Rozdzial Vlll Sposdb postqpowania z korespondencjq wplywajqcq na Elektronicznq Skrzy n kq Podawczq 9 8.1.Korespondencja (dokument elektroniczny) moze rowniez wplywac do Starostwa Powiatowego w Ropczycach za posrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej dostepnej na stronie internetowej www.spropczvce.pi. 2.Przekazanie dokumentu odbywa poprzez wypdnienie na stronie Elektronicznej Skrzynki Podawczej wlasciwego formularza (wniosku) i ddqczenie podpisanego elektronicznie dokumentu. 3.Dokumenty muszq spehiac nastqpujqce warunki: a. podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocq waznego, kwalifi kowanego certyfi katu wydanego przez podmiot uprawniony do Swiadczenia uslug certyfikacyjnych, b. opatrzone zgodnymi z prawdq danymi osobowymi osoby skladajqcej dokument, c. maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego akceptowany przez Elektronicznq Skrzynke Podawczq nie moze przekraczac 20MB1 d. nie mogq zawierac wszelkiego rodzaju zlosliwego oprogramowania. Dokumenty w postaci elektronicznej nie spdniajqce powyzszych wymogow nie bedq przetwarzane elektronicznie oraz nie zostanq podjete czynnosci zwiqzane z wszczqciem postepowania rozpatrywania sprawy. 4.Dokumenty wychodzqce wytworzone w sprawie zatozonej na podstawie dokumentu elektronicznego sq podpisywane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysylane do interesanta w formie elektronicznej. Wykaz osob, More mogq podpisywat, kontrasygnowat dokumenty wychodzqc na zewnqtrz: a. Starosta Powiatu, b. Wicestarosta Powiatu,
c. Skarbnik Powiatu, d. Przewodniczqcy Rady Powiatu, e. lnspektor w Wydziale Finansowym. Rozdzial IX Biuletyn lnfonnacji Publicznej 59.Przepisy prawa miejscowego, uchwaly, zarzqdzenia i ogloszenia zamieszczane sq w Biuletynie lnformacji Publicznej zgodnie z odrebnymi w tym zakresie przepisami. Wysylanie korespondencji ~10.1.Przygotowanie korespondencji do wysylki odbywa siq w komorkach organizacyjnych, dotyczy to takze adresowania kopert oraz zwrotnych potwierdzeri odbioru. 2.Zadaniem kierownikow komorek organizacyjnych oraz pracownikow przygotowujqcych korespondencje do wysylki jest dokonanie wlasciwej oceny i podzialu przesylek na: a. zwykle, b. zwykle priorytetowe, C. polecone, d. polecone priorytetowe, e. polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, f. polecone priorytetowe ze mrotnym potwierdzeniem odbioru, g. paczki pocztowe, 3.Korespondencja wychodzqca powinna zawierac: a. miejsce i date sporzqdzenia, b. symbol komorki organizacyjnej i numer pisma, zgodny z wykazem akt, c. dane adresata. 4.Korespondencje przeznaczonq do wyslania przekazuje sie do Biura Obslugi Klienta. 5.Pracownik Biura Obstugi Klienta: a. potwierdza przyjqcie korespondencji do wyslania na kopii, ktorq zwraca pracowni kowi wydzialu, kopia korespondencji wychodzqcej powinna zawierac parafq osoby odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie dokumentu oraz date jego sporzqdzenia (z lewej strony pod tresciq pisma), b. rejestruje korespondencjq przeznaczonq do wysylki w dzienniku korespondencji wychodzqcej (przesylki zwykle) i pocztowej ksiq2ce nadawczej (przesylki
priorytetowe i ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), c. wykonuje inne niezbqdne czynnosci. 6.Przygotowane przesytki, ktore majq zostac wystane danego dnia nalezy zlozyc w Biurze Obslugi Klienta do godziny 14.00. W szczegolnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza siq dostarczenie korespondencji pozniej, jednak po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie pracownikow Biura Obstugi Klienta, nie pozniej jednak niz do godziny 14.30. 7.Korespondencje wysyla siq zgodnie z dyspozycjq zamieszczonq na kopercie. Brak takiej dyspozycji oznacza, iz pismo ma by6 wyslane jako przesylka zwykla. 8.Korespondencjq pracownik Biura Obstugi Klienta przekazuje na pocztq lub osobiscie do wybranych instytucji.