ZARZ^DZENIE NR../!?./2013 STAROSTY BYDGOSKIEGO z dnia fr?.. czerwca 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZ^DZENIE NR../!?./2013 STAROSTY BYDGOSKIEGO z dnia fr?.. czerwca 2013 r. w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy. Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzaxizie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r., poz.595) oraz 43 ust.4 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy stanowi^cego zalaeznik do Uchwaly Nr 261/XXIV/12 Rady Powiatu Bydgoskiego z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przyjecia regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy zarzqdzam, co nast^puje: 1. Celem zapewnienia funkcjonalnosci adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarzadczej okresla si? i wprowadza do biez^cego stosowania stanowi^ce zal^cznik do niniejszego Zarz^dzenia -,,Zasady ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy". 2. Traca^ moc: 1) Zarz^dzenie Nr 38/2011 Starosty Bydgoskiego z dnia 3 pazdziernika 2011 r. w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy; 2) Zarz^dzenie Nr 2/2012 Starosty Bydgoskiego z dnia 11 stycznia 2012 r. zmieniajaee Zarz^dzenie Nr 38/2011 Starosty Bydgoskiego z dnia 3 pazdziernika 2011 r. w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy. 3. Wykonywanie Zarzadzenia powierzam Skarbnikowi Powiatu. 4. Zarz^dzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania. Stq K)sta Bydgo iech Por

2 Zalqcznik do Zarzqdzenia Nr..?.T./2013 Starosty Bydgoskiego z dnia %. czerwca 2013r. Zasady ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy. 1 Podstawe regulacji przyj?tych w,,zasadach ewidencji i kontroli drukow scistego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy" stanowia ponizsze akty prawne: 1) ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzadzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U.z 2003 r.,poz. 595), 2) ustawa z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z pozn. zm.), 3) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o fmansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z pozn. zm.), 4) komunikat Nr 23 Ministra Finansow z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardow kontroli zarzadczej dla sektora fmansow publicznych (Dziennik Urz?dowy Ministra Finansow, Nr 15, poz. 84). 2 llekroc w Zarz^dzeniu jest mowa o: 1) Staroscie - rozumie sie przez to Staroste Bydgoskiego, 2) Skarbniku - rozumie sie przez to Skarbnika Powiatu Bydgoskiego, 3) Starostwie - rozumie sie przez to Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy, 4) Osrodku - rozumie si? przez to osrodki zamiejscowe Wydzialu Komunikacji Starostwa Powiatowego w Bydgoszczy, 5) Zasadach - rozumie sie przez to,,zasady ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy" Druki scislego zarachowania s$ formularzami powszechnego uzytku, w zakresie ktorych obowi^zuje specjalna ewidencja, majaea zapobiegac ewentualnym naduzyciom wynikajacym z ich stosowania. 2. Druki scislego zarachowania uzywane w Starostwie podlegajq oznakowaniu tj. nadaniu odpowiednich cech identyflkacyjnych poprzez ich ponumerowanie, ewidencj?, kontrol? i zabezpieczenie. 3. W Starostwie do drukow scislego zarachowania zalicza si? wymienione ponizej formularze: 1) czeki gotowkowe, 2) dowody wplat (kwitariusze przychodowe), 3) arkusze spisu z natury, 4) legitymacje ubezpieczeniowe, 5) dowody rejestracyjne, 6) karty pojazdu, 7) nalepki kontrolne na szyby pojazdu, 8) prawajazdy, 9) pozwolenia czasowe, 10) znaki legalizacyjne na tablice rejestracyjne, 11) miedzynarodowe prawo jazdy,

3 12) pozwolenie do kierowania tramwajem, 13) pozwolenie czasowe badawcze, 14) legitymacje instruktora, 15) karty parkingowe dla osob fizycznych, 16) karty parkingowe dla firm, 17) licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy, 18) wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy, 19) licencje na wykonywanie krajowego transportu drogowego osob, 20) wypisy z licencji na wykonywanie krajowego transportu osob, 21) zaswiadczenia na przewozy drogowe na potrzeby wlasne, 22) wypisy z zaswiadczenia na przewozy drogowe na potrzeby wtasne, 23) zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozow osob, 24) wypisy z zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozow osob, 25) zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozow osob, 26) wypisy z zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych przewozow osob, 27) karty wedkarskie, karty lowiectwa podwodnego. 4 Ewidencje drukow scisiego zarachowania, za wyjatkiem drukow spersonalizowanych prowadzi si? rownolegle w systemach komputerowych i w specjalnie do tego zalozonej, nalezycie opisanej, trwale przesznurowanej, z ponumerowanymi stronami, opieczetowanej pieczeci^ Starostwa oraz podpisanej przez Starost? i Skarbnika -,,Ksiedze drukow scisiego zarachowania". Ewidencj? drukow spersonalizowanych prowadzi si? wylacznie w systemach komputerowych. Ewidencje drukow scisiego zarachowania o ktorych mowa w 4 ust. 1 i 2 polegaj^ na: 1) przyjeciu drukow scisiego zarachowania niezwlocznie po ich otrzymaniu, 2) biez^cym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasow drukow w ksiedze drukow scisiego zarachowania lub w ewidencji komputerowej, 3) oznaczeniu drukow nie posiadajacych serii i numcrow nadanych przez drukarnie: - numerem ewidencyjnym, - pieczatk^ wg wzoru okreslonego w 6 ust. I (nie dotyczy kart wedkarskich i kart lowiectwa podwodnego). 5 Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidiowa^ gospodark?, oznaczenie, ewidencje i zabezpieczenie drukow scisiego zarachowania jest pracownik ktoremu powierzono wykonywanie tych czynnosci: 1) w odniesieniu do drukow wymienionych w 3 ust. 3 pkt 1-2 wyznaczony pracownik Wydziahi Finansowo - Ksi?gowego, 2) w odniesieniu do drukow wymienionych w 3 ust. 3 pkt 3-4 wyznaczony pracownik Wydzialu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, 3) w odniesieniu do drukow wymienionych w 3 ust. 3 pkt 5-26 wyznaczeni pracownicy Wydziam Komunikacji, 4) w odniesieniu do drukow wymienionych w 3 ust. 3 pkt 27 wyznaczony pracownik Wydzialu Ochrony Srodowiska, Rolnictwa i Lesnictwa. Pracownicy, o ktorych mowa w 5 ust. 1 pkt 1-4 zobowi^zani s^ ztozyc i podpisac oswiadczenie wedlug wzoru stanowiacego Zal^cznik Nr 1 do Zasad, ktore przechowuje si? w ich aktach osobowych.

4 3. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej, o ktorej mowa w 5 ust. 1 pkt 1-4, druki scislego zarachowania oraz cala dokumentacja z nimi zwiazana podlega przekazaniu na podstawie protokotu zdawczo - odbiorczego nowo wyznaczonemu pracownikowi Zaewidencjonowanie drukow scislego zarachowania, ktore nie posiadaja nadanych przez drukarni? serii i numerow, dokonuje si? poprzez oznaczenie kazdego egzemplarza druku kolejnym numerem ewidencyjnym i przystawienie zastrzezonej do tego celu pieczatki wedlug wzoru:,,druk scistego zarachowania Starostwo Powiatowe w Bydgoszczy" 2. W przypadku drukow broszurowych (w blokach) nalezy na okladce kazdego bloczku przystawic pieczatk?, o ktorej mowa w 6 ust.l i odnotowac (dotyczy to rowniez drukow posiadajacych serie i numery nadane w drukarni): 1) numer kolejny bloku, 2) numer kart bloku od nr do nr, 3) liczb? kart kazdego bloku, pos wiadczona^ podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodark? drukami scistego zarachowania. 3. Bloki dowodow wplaty nalezy ponumerowac w momencie przyjecia i zaprzychodowac w ksi?dze drukow scislego zarachowania. Poszczegolne karty blokow nalezy ponumerowac bezposrednio przed wydaniem ich do uzytku, w celu zachowania ci^glosci numerow w okresie roku. 4. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu nast^pnego, na okladce nalezy wpisac okres, w ktorym druki zostaly wykorzystane. 5. Arkusze spisu z natury oznakowuje sie zgodnie z ustaleniami zawartymi w 6 i tak: 1) arkusze w bloku oznakowuje si? przed ich wydaniem, 2) arkusze generowane z programu komputerowego do inwentaryzacj i o nazwie STOCK oznakowuje si? po zakonczeniu prac zwiazanych z ostatecznym rozliczeniem inwentaryzacj i i wydrukowaniu wszystkich arkuszy spisu z natury. 6. Z procedury, o ktorej mowa w 6 ust. 1-5 wyl^cza si? druki znakow legalizacyjnych na tablice rejestracyjne tymczasowe. 7. Niedopuszczalne jest wydawanie do uzytku drukow scislego zarachowania nie uj?tych w ewidencji oraz nie posiadajacych wszystkich przyj?tych w jednostce oznaczen. 8. Piecz^tk?, o ktorej mowa w 6 ust.l nalezy przechowywac w szafie ogniotrwalej Kasy Starostwa, mieszcz^cej si? w budynku przy ul. Konarskiego 3 w Bydgoszczy. Za jej zabezpieczenie odpowiedzialny jest pracownik Kasy Starostwa albo pracownik zast?pujacy go w obowi^zkach na czas nieobecnosci. 7 Szczegolowe zasady post?powania z drukami scislego zarachowania w Wydziale Komunikacji Starostwa: 1) druki wymienione w 3 ust. 3 pkt ewidencjonowane sa na podstawie odr?bnych przepisow wyl^cznie w elektronicznym ogolnopolskim systemic rejestracji pojazdow oraz uprawnien do kierowania pojazdami, 2) druki wymienione w 3 ust. 3 pkt ewidencjonowane s^ w ksi?dze drukow scislego zarachowania i wydawane uprawnionym pracownikom osrodkow, ktorzy wlasnor?cznym podpisem kwituja w ewidencji ich pobranie. Po wydaniu partii drukow scislego zarachowania uprawnionemu pracownikowi lub osobie otrzymujacej druki, niezwlocznie przewozi sie przesylk? w zamkni?tej paczce. Przewoz przesylki

5 planuje si$ w taki sposob, aby zostala dostarczona w mozliwie najkrotszym czasie do osrodka zamiejscowego. W czasie przewozenia drukow niedopuszczalne jest pozostawienie jej bez nadzoru osoby uprawnionej. W przypadku uszkodzenia przesylki osoba uprawniona zabezpiecza }$ w celu niedopuszczenia do dalszych uszkodzen i ujawnienia jej zawartosci oraz sporz^dza protokol w sprawie uszkodzenia przesylki w dwoch egzemplarzach, z ktorych pierwszy jest dla adresata przesylki, drugi pozostaje w siedzibie starostwa. W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych okolicznosci, mogacych miec wplyw na bezpieczeristwo przesylki, osoba uprawniona niezwlocznie zawiadamia dyrektora Wydzialu Komunikacji oraz podejmuje odpowiednie do okolicznosci dzialania zmierzaj^ce do ochrony przesylki. W przypadku zagini^cia paczki (zagubienia lub kradziezy) stosujemy procedure okreslona^ w 10 niniejszych Zasad. Pobrane druki sq nastepnie rownolegle ewidencjonowane w systemic komputerowym przez pracownikow osrodkow. Otrzymana do wykorzystania partia drukow zarowno w starostwie jak i w osrodkach przechowywana jest w metalowych, zamykanych na klucz i plombowanych szafach. Za uprawnionego pracownika uwaza sie tak^ osob?, ktora w swoim zakresie obowi^zkow posiada wpis o wykonywaniu czynnosci z zakresu rejestracji pojazdow, wydawaniu uprawnien komunikacyjnych lub z zakresu transportu drogowego. 3) druki wymienione w 3 ust. 3 pkt ewidencjonowane s^ w ksiedze drukow scislego zarachowania prowadzonej w Wydziale Komunikacji i przekazywane pracownikom Starostwa prowadzacym sprawy wydawania praw jazdy, na identycznych zasadach jak w 7 pkt 2, 4) druki wymienione w 3 ust. 3 pkt ewidencjonowane sa wytacznie w ksiedze drukow scislego zarachowania, osobno dla kazdego rodzaju druku, w ktorej na zasadach ogolnych odnotowywany jest przychod i rozchod Podstaw^ zapisow w ksiazce drukow scislego zarachowania stanowi^: 1) dla przychodu - dowod wystawiony przez wystawc^ (faktura VAT, rachunek), arkusze spisu z natury generowane s^ z programu komputerowego STOCK, 2) dla rozchodu - pokwitowanie osoby upowaznionej do odbioru drukow. 2. Zapisy w ksiedze drukow scislego zarachowania powinny bye dokonywane czytelnie atramentem lub dlugopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, przerabianie lub zamazywanie korektorem omylkowych zapisow. Omylkowy zapis nalezy przekreslic tak, aby mozna go bylo odczytac i wpisac zapis prawidlowy. Pracownik dokonuj^cy poprawki powinien obok skreslenia umiescic swoj podpis i dat dokonania tej czynnosci. 3. Wydanie drukow scislego zarachowania moze nast^pic wylacznie na podstawie pisemnego upowaznienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez Starost^. Wzor upowaznienia stanowi Zal^cznik nr 2 do Zasad. 4. Pracownicy, o ktorych mowa w 5 ust. 1 pkt 1-4 prowadza_ rejestr upowaznien do pobierania/pobrania drukow scislego zarachowania. Wzor rejestru stanowi Zal^cznik nr 3 do Zasad Druki scislego zarachowania, w tym druki anulowane, ksiajzki drukow scislego zarachowania oraz wszelka_ dokumentacje dotycza^ gospodarki drukami scislego zarachowania (zapotrzebowania, upowaznienia, rejestry itp.), nalezy przechowywac w sposob zabezpieczajqcy przed zniszczeniem lub kradzieza.

6 2. Blednie wypelnione druki powinny bye anulowane przez wpisanie adnotacji,,anulowano" wraz z dat^ i czytelnym podpisem osoby dokonuj^cej tej czynnosci. Anulowane druki, o ile 54 broszurowane nalezy pozostawic w bloku, natomiast luzne druki nalezy przechowywac w przeznaczonym do tego segregatorze lub teczce. 3. Wykorzystane oraz anulowane druki scislego zarachowania, a takze dokumentacje zwiazanq. z nimi nalezy przechowywac przez okres 5 lat. 4. Likwidacja anulowanych drukow scislego zarachowania, lub kopii drukow scislego zarachowania odbywa sie komisyjnie w wydziale Starostwa, ktory je przechowuje. Fizycznej likwidacji dokonuje si$ przez pociecie drukow za pomocq niszczarki. Z czynnosci tych sporzejdza si? protokol likwidacji, ktory przechowuje osoba odpowiedzialna za gospodarke drukami scislego zarachowania wymieniona w 5 ust. 1 pkt W przypadku zaginiecia (zagubienia lub kradziezy) drukow scislego zarachowania nalezy niezwlocznie przeprowadzic inwentaryzacje drukow scislego zarachowania, ustalaj^c liczb? i cechy (numery, serie, rodzaje pieczeci) zaginionych drukow, a nastepnie: 1) sporz^dzic protokol zaginiecia, 2) w przypadku zaginiecia czekow zawiadomic niezwlocznie bank finansuj^cy, ktory czeki wydal, 3) w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie przestepstwa zawiadomic Staroste, a nastepnie Policj$. 2. Wszystkie zawiadomienia o zagini^ciu drukow scislego zarachowania powinny zawierac nast^puj^ce dane: 1 ) liczb^ zaginionych drukow luznych, wzglednie blokow z podaniem ilosci egzemplarzy w kazdym komplecie drukow, 2) dokladne cechy zaginionych drukow - numer, seria nadana przez drukarnie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczeci, 3) date zaginiecia druku, 4) okolicznosci zaginiecia druku, 5) miejsce zaginiecia druku, 6) nazwisko osoby odpowiedzialnej za druki, 7) nazw^ i dokladny adres jednostki ewidencjonuj^cej druki. 3. W przypadku ewentualnego zniszczenia drukow scislego zarachowania nalezy sporz^dzic protokol, ktory powinien bye przechowywany w aktach prowadzonych przez pracownika o ktorym mowa w 5 ust. 1 pkt 1-4. Druki scislego zarachowania powinny bye inwentaryzowane nie rzadziej niz raz w roku na zasadach przyjetych w Instrukcji inwentaryzacyjncj Starostwa. Komisja inwentaryzacyjna jest obowi^zana ustalic Stan faktyczny drukow scislego zarachowania. W arkuszach spisu z natury nalezy podac serie, numery drukow oraz wymienic ich ilosc. Skarbnik Powiabf Bydgpskiego S%fc*% Grazyna^Czepanko

7 Zalqcznik Nr I do zasad ewidencji I kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy (Nazwa jednostki-piecz^c) Oswiadczenie osoby odpowiedzialnej za gospodark^ drukanii scislego zarachowania Oswiadczam, ze znana mi jest tresc Zarz^dzenia Starosty Bydgoskiego Nr z dnia w sprawie zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy. Jednoczesnie zobowi^zuje sie do przestrzegania obowi^zuj^cych przepisow w tym zakresie, dotycz^cych ewidencjonowania, przechowywania i archiwizacji powierzonych mi drukow scislego zarachowania i dokumentacji z tym zwia_zanej. ( Miejscowosc i data) (Podpis pracownika)

8 Zaiqcznik nr 2 do zasad ewidencji i kontroii drukow scisiego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy (Nazwajednostki-piecz^c) Upowaznienie Nr / do pobierania/pobrania* drukow scisiego zarachowania Upowazniam: (Imi? i na/wisko pracownika. stanowisko sluzbowe) (Nazwa wydzialu) do pobrania nast^puj^cych drukow scisiego zarachowania (podac rodzaj i ilosc): Upowaznienie wydaje si^ na okres: (MiejscowoSc i data) (Podpis kierownikajednostki) * niepotrzebne skreslic

9 Zalqcznik nr 3 do zasad ewidencji i kontroli drukow scislego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Bydgoszczy (Na/wajednostki-piecz$c) Rejestr upowaznieh do pobierania/pobrania drukow scislego zarachowania Lp. Nr upowaznienia Data wystawienia Czas obowiqzywania Osoba upowazniona