Koordynator projektu: Kaja Latko

Koordynator projektu: Kaja Latko Redakcja tekstów: Kaja Latko Michał Wójcicki Szymon Krasuski Jarosław Jaworski Wojciech Karcz Dominika Foretek Jan Krzysztoforski Łukasz Drożdż Korekta i edycja tekstów: Michał Wójcicki Kaja Latko Grafika: Przemysław Giza Jakub Rostkowski Skład: Łukasz Drożdż Podziękowania dla: Autorów IKNiOS 2007/2008 Wydawca: SSPW "Urodziłeś/łaś się po to, by wieść nadzwyczajne życie, robić nadzwyczajne rzeczy i pomóc nadzwyczajnej liczbie ludzi." Mike Litman 1

Spis Treści Stopka redakcyjna Spis Treści Wstęp I. Jak założyć Koło? Podstawy prawne istnienia Koła Naukowego Od czego zacząć? II. Dobre praktyki w Kole Walne zgromadzenie Integracja Pomieszczenie Następcy i ciągłość władzy Kontakty z WRS Współpraca między Kołami Koło może być częścią Rady Wydziału Archiwizacja dokumentów Rekrutacja Kandydowanie do Parlamentu Alumni III. Zarządzanie Myślenie na papierze Misja i cele długoterminowe O wyznaczaniu celów Zarządzanie Kołem w czasie Analiza SWOT Podstawy myślenia projektowego Przywództwo Motywacja Skuteczne delegowanie do zadań Zasady udzielania konstruktywnej krytyki Twórcze rozwiązywanie problemów IV. Narzędzia Podstawy dobrej prezentacji Forum Aplikacje Google Ankiety internetowe V. Promocja Sposoby na promocję Wizerunek Koła Promocja w mediach studenckich PW Tablica informacyjna Plakat 2 1 2 3 5 6 7 12 13 14 17 18 19 20 21 22 23 27 29 30 31 32 33 35 38 41 44 46 49 52 55 72 73 75 76 77 79 80 81 85 86 87 Promocja w liceach VI. Finanse Źródła Finansowania Jak wnioskować o dofinansowanie? ewniosek2 (ew2) VII. Projekty Szkolenia Organizacja konferencji Cykle wykładów Wnioski patentowe Organizacja imprez Zaliczanie prac przejściowych i dyplomowych projektami w Kole Konkursy Wyjazdy na konferencje Dodatkowe przedmioty Cykliczne projekty naukowe VIII. Rozwój Koła we współpracy z instytucjami wspomagającymi rozwój nauki Zespół Rzeczników Patentowych przy Politechnice Warszawskiej s.c. Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Venture Capital Kontakty z instytucjami naukowymi Podsumowanie IX. Rada Kół Naukowych Czym jest Rada Kół Naukowych PW i jak działa? W czym Rada Kół Naukowych może się okazać pomocna dla naszego Koła? Projekty RKN PW X. Struktury Uczelni Struktury PW Struktury SSPW Jednostki Współpracujące Administracja Centralna XI. Jak pisać? Zaproszenie Upoważnienie Porozumienie XII. Papierkologia 88 90 91 108 127 130 131 133 139 141 143 144 145 146 147 148 150 151 152 154 155 156 157 158 159 160 164 165 167 172 173 176 177 178 179 181

PO CO POWSTAŁ TEN PORADNIK? Skoro czytasz ten tekst, to zapewne posiadasz już motywację aby chociaż zajrzeć do tego poradnika. Coś dla siebie znajdą w nim zarówno działacze Kół Naukowych rozpoczynający swoją aktywność, jak i Ci chcący ją usystematyzować i dowiedzieć się czegoś więcej. Poradnik może się okazać również przydatny jako pomoc "dydaktyczna" podczas przekazywania doświadczenia i wiedzy młodszym stażem członkom Koła, przez tych bardziej wprawionych w bojach. Głównym celem powstania tego poradnika było zebranie w jednym miejscu informacji potrzebnych do zakładania, rozwijania i prowadzenia Koła Naukowego. WSTĘP Pomimo natłoku zajęć na Uczelni, dodatkowej pracy, czy też godzin spędzanych na imprezowaniu, wielu studentów Politechniki Warszawskiej należy do Kół Naukowych. Przynależność do tych grup to naprawdę wartościowe doświadczenie, wiążące się z wieloma korzyściami. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na możliwość pracy z fascynującymi ludźmi, podzielającymi nasze zainteresowania oraz poglądy na życie. Poprzez działalność w organizacjach możemy rozwijać swój krąg znajomych o osoby ze starszych lat studiów, a nawet innych wydziałów. Miło jest idąc po kampusie spotykać znajomych co krok. Koła Naukowe pozwalają też na realizację ciekawych, nowatorskich projektów (np. budowa satelitów oraz robotów, badania enzymów itp. - wszystkiego na co nasza wyobraźnia będzie sobie w stanie pozwolić), które pomagają nam się rozwijać i stanowią ciekawy wpis do CV, co ostatnio stało się dosyć istotne. Dzięki nim możemy brać udział w pokazach promujących 3

naukę, wyjazdach i konferencjach - innymi słowy już jako studenci zacząć budować swój dorobek naukowy. Będąc aktywnym działaczem przestajemy być anonimowi, co ma ogromne znaczenie podczas kontaktów z wykładowcami lub dziekanem, a nawet przy okazji spotkań z potencjalnym pracodawcą. Chcąc aktywnie włączyć się w życie Uczelni, mamy do wyboru trzy drogi: Samorząd Studentów, Organizacje Studenckie lub Koła Naukowe - o tych ostatnich traktuje ten poradnik. Koła Naukowe, jak sama nazwa wskazuje, powstają, abyśmy mogli realizować za ich pomocą nasze ambicje naukowe. Będąc reprezentantem Koła, znacznie łatwiej uzyskać środki na prowadzenie badań, wykonanie projektu, czy też pracy na konkurs naukowy. Przekrój aktywności Kół na Politechnice jest równie duży, a nawet większy niż profil jej działalności. Zaangażowanie w życie Uczelni przyniesie Ci sporo ciężkiej i męczącej pracy, ale również o niebo więcej radości, satysfakcji oraz dobrej zabawy! 4

I. JAK ZAŁOŻYĆ KOŁO? 5

Podstawy prawne istnienia Koła Naukowego Podstawy prawne są nam potrzebne, aby wiedzieć jakie miejsce zajmujemy w większej strukturze jaką jest Uczelnia. Pozwalają nam one uprawomocnić działalność Koła oraz decyzje podejmowane w nim i względem niego. Podstawą prawną działania Kół Naukowych jest art. 204 ustawy z dnia 27 lipca 2005 - "Prawo o szkolnictwie wyższym". Zapisano w niej, że: "studenci mają prawo zrzeszania się w uczelnianych organizacjach studenckich, w szczególności w kołach naukowych..." Co z tego wynika? Zgodnie z tym artykułem Koła Naukowe, które zrzeszają wyłącznie studentów lub studentów i nauczycieli akademickich mają prawo do występowania z wnioskami do władz uczelni lub organów samorządu studenckiego. Uczelnia natomiast ma prawo przyznawać środki finansowe Kołom Naukowym, z wydatkowania których muszę się one sprawozdawać i rozliczać. Szczegółowe zasady funkcjonowania Kół Naukowych na Politechnice Warszawskiej określa Zarządzenie nr 33 Rektora PW [Patrz: Papierkologia]. Precyzuje ona sposób oraz warunki koniecznie do rejestrowania Koła oraz jego obowiązki względem Uczelni. Odwołania do tego zarządzenia będą wielokrotnie pojawiać się w tym rozdziale. 6

OD CZEGO ZACZĄĆ? Działania formalne Kiedy mamy pomysł na założenie Koła, określiliśmy czym ma się ono zajmować, oraz zgromadziliśmy ludzi chętnych podjęcia się tego przedsięwzięcia potrzebujemy wykonać 3 kroki formalne w celu jego rejestracji. Krok 1 - Znalezienie opiekuna. Posiadanie opiekuna przez Koło jest warunkiem koniecznym stawianym przez zarządzenie 33. Opiekun może wspierać Koło w następujący sposób: udzielać poparcia na forum wydziału i uczelni dla działań Koła ułatwiać kontakty między członkami i sympatykami Koła, a pracownikami Wydziału pomagać w ustalaniu programu działalności Koła pomagać w formułowaniu i zatwierdzaniu tematów prac badawczych, podejmowanych przez Koło udzielać pomocy organizacyjnej i dydaktycznej członkom Koła uczestniczyć w walnych zebraniach z głosem doradczym Opiekun naszego Koła powinien być osobą, która zaangażuje się w pracę Koła pozostawiając nam jednocześnie konieczną swobodę w działaniu. Warto zapytać wśród młodych doktorów czy podjęliby się pełnienia takiej funkcji, ponieważ często mają ku temu więcej chęci i zaangażowania. Możemy brać również pod uwagę starszych pracowników wydziału. Jeśli jest to osoba otwarta na inicjatywę ze strony studentów, będzie dobrym opiekunem, a ze względu na długi staż pracy łatwiej będzie jej załatwić niektóre formalności. 7

Koło może mieć więcej niż jednego opiekuna. Jeśli znaleźliśmy opiekuna dla naszego Koła powinniśmy poinformować władze wydziału i instytutu, że chcemy założyć Koło Naukowe. Krok 2 - Stworzenie regulaminu Koła. Regulamin jest instrumentem, który określa podstawy prawne funkcjonowania Koła. Regulamin powinien zawierać: nazwę organizacji cele organizacji i sposoby ich realizacji sposób nabywania i utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków organy organizacji, tryb dokonywania ich wyboru, odwołania i uzupełniania składu [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Walne zgromadzenie] kompetencje członków, a także warunki ważności uchwał sposób reprezentowania organizacji zasady dokonywania zmian regulaminu sposób rozwiązania organizacji W kolejnych latach swojej działalności możemy zauważyć, że potrzebujemy dodatkowych instrumentów, więc nasz regulamin będzie się rozbudowywał. Każdy regulamin musi zostać zatwierdzony przez Walne Zgromadzenie Koła oraz prawników PW. Akt ten powinien pozostawać w zgodzie z przepisami prawa i Statutem Politechniki Warszawskiej. Jasne i zrozumiałe postanowienia regulaminu pozwalają na uniknięcie ewentualnych konfliktów oraz ułatwiają sprawne zarządzanie. Przykładowy regulamin znajdziecie w rozdziale "Papierkologia". (Regulamin 8

nazywa się czasem Statutem, jednak poprawną nazwą wynikającą z treści Zarządzenia 33 jest Regulamin). Krok 3 - Wpis do Rejestru Kół i Organizacji PW. W myśl "Ustawy o szkolnictwie wyższym" uczelniane organizacje studenckie, w tym Koła Naukowe, podlegają rejestracji. Organem rejestrującym i prowadzącym rejestr jest Rektor. Wszystkie potrzebne dokumenty do rejestracji należy dostarczyć do Biura Rektora [patrz: Struktury PW -> Biuro Rektora], gdzie zostają sprawdzone i przedłożone Rektorowi. Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać wniosek o wpis do rejestru, zostały wskazane w 3 ust. 1 i 2 Zarządzenia 33. Zgodnie z wymienionym ustępem, wniosek powinien zawierać: nazwę naszej organizacji lub Koła Naukowego cel działania jednostkę organizacyjną Uczelni, przy której Koło będzie działać Wniosek podpisują osoby upoważnione przez założycieli do działania w ich imieniu albo członkowie zarządu. Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty: listę założycieli, zawierającą ich imiona i nazwiska, adresy zameldowania oraz własnoręczne podpisy regulamin listę członków zarządu oraz ewentualnie wykaz osób upoważnionych przez założycieli do działania w imieniu Organizacji do czasu jej zarejestrowania, zawierający ich adresy zameldowania zgodę pracownika Uczelni mającego pełnić funkcję opiekuna naukowego (dotyczy tylko Kół Naukowych) 9

zgodę kierownika jednostki organizacyjnej Uczelni (dziekan, dyrektor instytutu), przy której działać ma nasze Koło Naukowe Po skompletowaniu całej tej dokumentacji powinna ona trafić do Biura Rektora. Stamtąd zostanie przekazana prawnikom Politechniki Warszawskiej do weryfikacji. Jeśli wszystko będzie w porządku nasza jednostka zostanie zarejestrowana i będzie miała wszelkie prawa i obowiązki, jakie przysługują Kołom na naszej Uczelni. [Patrz: RKN -> Prawa i Obowiązki Koła]. Działania nieformalne Tworzenie Koła Naukowego może być projektem rozpisanym na wiele miesięcy pracy. Stopień złożoności tego przedsięwzięcia zależy od tego, jaką będziemy mieli wizję Koła np. liczbę członków, rozmach i zakres projektów (naukowe, dydaktyczne, promocyjne) itp. Aby Koło istniało dłużej niż okres studiowania "ojców założycieli" [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Następcy i ciągłość władzy] oraz było w stanie podejmować coraz ambitniejsze projekty koniecznie jest podjęcie działań na płaszczyznach innych niż naukowe. Należą do nich aspekty promocyjne, rekrutacyjne, integracyjne, zarządcze. Dlatego z działaniami formalnymi w czasie tworzenia Koła warto od razu prowadzić równolegle prace nad takimi elementami jak: 10

Promocja i wizerunek Koła: [patrz: Promocja] nazwa Koła strona internetowa i domena system identyfikacji wizualnej gablota na wydziałowym korytarzu Zarządcze: założenie forum internetowego lub innego środka wymiany informacji i kontaktów między członkami Koła [patrz: Narzędzia] określenie zasad rekrutacji oraz praw i obowiązków członków Koła (konieczne, bo tylko zaangażowani ludzie będą się przyczyniali do rozwoju Koła, a jasno określone zasady sprzyjają zaangażowaniu) wykorzystanie sprawdzonych narzędzi i podejmowania decyzji [patrz: Zarządzanie] planowania Integracyjne [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Integracja] inicjatywy sprzyjające wzajemnemu poznaniu się członków Koła wymiana kontaktów takich jak numery telefonów, numery GG itp. Znaczenie powyższych działań może być niejasne dla osób, które dopiero zaczynają swoja przygodę z zakładaniem Koła. Dlatego zawsze opłaca się nawiązać kontakty z osobami, które działają w Kołach od dawna i są nam w stanie opowiedzieć o wszystkim na zasadzie "studium przypadku". Korzystanie z pozytywnych i sprawdzonych wzorców może nam naprawdę zaoszczędzić wiele wysiłku i czasu. 11

II. DOBRE PRAKTYKI W KOLE 12

W tym rozdziale znajdują się omówienia zagadnień i problemów, z którymi każde Koło spotyka się na co dzień. Obok omówień tematu znajdują się przykładowe rozwiązania i rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Koło Naukowe jako organizacja może utrzymywać pewne standardy działania. W świecie biznesu określone są one normami ISO. Norma taka reguluje pewne powtarzalne wzorce i procedury działania organizacji. Aby sprostać oczekiwaniom współczesnego świata i być postrzeganym jako profesjonaliści, z którymi warto współpracować, my też powinniśmy utrzymywać takie standardy. W tym rozdziale znajdziemy kilka wartościowych procedur i norm działalności. WALNE ZGROMADZENIE Walne zgromadzenie jest najważniejszym organem w Kole. Skład walnego zgromadzenia, sposób jego zwoływania, oraz zakres praw jakimi dysponuje określa regulamin każdego Koła [patrz: Papierkologia -> Przykładowy regulamin]. Walne zgromadzenie może (ale nie musi) pełnić następujące funkcje: wybierać i odwoływać zarząd Koła tworzyć lub zmieniać regulamin Koła decydować o kwestiach spornych w Kole podejmować decyzję o przyjęciu nowych członków Przy organizowaniu walnego zgromadzenia, należy pamiętać o tym, aby: Poinformować zainteresowane osoby dużo wcześniej (zwyczajowo 2 tygodnie przed, z prośbą o potwierdzenie udziału) 13

powołać komisję skrutacyjną sporządzić protokół spotkania, a także listę obecności (wpisują się na nią wszystkie osoby na sali, a osoby z prawem głosu powinny to dodatkowo zaznaczyć) wszystkie nasze ustalenia muszą być spisane w formie uchwał (jeśli takowe przewiduje regulamin) oraz podpisane przez komisję skrutacyjną INTEGRACJA Często zdarza się, że nie znamy się wzajemnie w obrębie Koła. Nie mamy pojęcia, kto jak ma na imię, jakie są jego szczególne zainteresowania, mocne i słabe strony. Nie wiemy czego możemy oczekiwać po danej osobie. Taka sytuacja występuje regularnie np. po okresie naboru. Nowi członkowie często czują się zagubieni lub zawstydzeni, co może skutkować np. brakiem śmiałości przed publicznym wykazywaniem inicjatywy na forum Koła. Z tych powodów opłaca się włożyć trochę wysiłku w integrację Koła. Jej cele są następujące: umacnianie więzi nieformalnych pomiędzy członkami Koła zwiększanie wzajemnego zaufania i sympatii polepszenie komunikacji interpersonalnej zwiększenie grupowej skuteczności w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów 14

Ludzie, którzy się znają i mają dobre kontakty, realizują postawione przed nimi zadania sprawniej i z większym zaangażowaniem. Gdy identyfikujemy się z daną grupą jesteśmy zdolni do znacznie większych poświęceń na jej rzecz. Jeśli więc Koło cierpi na brak zaangażowania ze strony swoich członków być może jednym z rozwiązań jest sprawienie, aby identyfikowali się oni bardziej z Kołem do którego należą. Jest wiele prostych sposobów służących integracji: wspólny wyjazd, wyjście na imprezę lub organizacja "domówki" w małym gronie. Dobrze sprawdzają się grille Kołowe oraz nocne maratony filmowe. Przydatne są również gry zapoznawcze, którym zazwyczaj towarzyszy dużo śmiechu. Mogą one sprawić, że z łatwością nauczymy się swoich imion, co nie zawsze jest takie oczywiste w przypadku wspólnego wyjścia na imprezę. W codziennej pracy waszego Koła warto zadbać, aby spotkania członków Koła nie ograniczały się tylko do formalnej części. Po spotkaniu można wyjść na wspólne piwo lub kebab. Poniżej znajdują się przykładowe gry integracyjne, które można użyć do złamania pierwszych barier i wprowadzenia miłej zabawowej atmosfery: Gra 1. Animator bierze jakiś przedmiot i mówi,,mam na imię... np.: Monika, a to tutaj to krokodyl" i podaje go następnej osobie. Osoba, do której się zwrócił, bierze od niego ten przedmiot i mówi,,nazywam się... np.: Tomek, to jest krokodyl, dostałem go od Moniki. Następne osoby, biorąc przedmiot muszą powtórzyć imiona wszystkich poprzednich osób. Jeżeli graczy jest zbyt wielu, możemy wymienić imiona tylko pięciu lub dziesięciu graczy przed nami. Gra 2. Rzucamy w kręgu jakimś przedmiotem (piłka, kostka) i mówimy swoje imię i imię odbiorcy np.,,kasia do Ani",,,Ania do Basi". Można się umówić, że to czym rzucamy, to,,granat", 15

"bomba", "bakcyl" i dlatego należy go podawać jak najszybciej, i niezmiernie uważnie tak by go nie upuścić na podłogę i nikogo nie uderzyć. Gdy jednak upadnie, można głośno krzyczeć,,bum", lub wykonać padnij. Gra 3. Animator przedstawia się i rzuca (po ziemi) do jakiejś osoby siedzącej w kręgu kłębek wełny, trzymając jednak jego koniec. Osoba ta przedstawia się i rzuca kłębek do kogoś innego, trzymając jednocześnie nitkę przy sobie. Między osobami powstaje,,pajęcza sieć". Ostatnia osoba zaczyna zwijanie kłębka i mówi imiona kolejnych osób. Gra 4. Uczestnicy siedzą w kręgu. Prowadzący chodzi wewnątrz w takt skandowanego przez grupę jego imienia:,,to Darek, to Darek, to Darek... W tym czasie wskazuje następną osobę, która podchodzi do niego, kładzie mu ręce na ramiona i idą dalej. W tym czasie wszyscy wypowiadają imię,,nowego wagonika" skandując tak, jak poprzednio. Kolejno zapraszane osoby wchodzą do środka i tak powstaje pociąg. Gra 5. Wszyscy uczestnicy stoją w kole, na dany znak zamykają oczy, wyciągają przed siebie ręce i idą powoli do przodu, aż poczują, że mogą dosięgnąć osoby z naprzeciwka. Kiedy wszyscy są już w środku starają się poszukać jakiejś wolnej dłoni. Kiedy uczestnik ma już obie dłonie zajęte może otworzyć oczy. W ten sposób powstaje kłębowisko ciasno połączonych rąk i ciał. Teraz trzeba się z tego wyplątać, nie rozłączając dłoni. Jeśli się to uda, znowu powstaje Koło, (czasem dwa lub więcej). Jest to świetna zabawa dla wszystkich, jednak liczba uczestników nie może być zbyt duża. Sprzyja integracji gdyż trzeba się z innymi komunikować i pomagać im w,,trudnych sytuacjach". 16

Gra 6. Dzielimy graczy na dość liczne grupy (ok. 10 osób), ich zadaniem jest ustawić się w jednym rzędzie według różnych właściwości: wzrostu, wielkości butów, daty urodzenia, imion (alfabetycznie) itp. Trzeba to jednak zrobić nic nie mówiąc. POMIESZCZENIE Nie trzeba nikogo przekonywać, że dobrze jest posiadać pomieszczenie, w którym moglibyśmy się spotykać, pracować nad wspólnymi projektami oraz trzymać wszystkie drobiazgi. Tu mogą odbywać się eksperymenty naukowe, spotkania, szkolenia itd. Pomieszczenie to również świetny sposób na integrację. Spełnia ono swoją rolę nie tylko podczas oficjalnych spotkań Koła. Członkowie koła przychodzą tu na co dzień tworząc pewną społeczność. Na każdym wydziale znajdują się pomieszczenia, za które odpowiada dziekan, jak również te, których przydziały są autonomiczną decyzją instytutów. Aby je otrzymać trzeba więc wystąpić z oficjalną prośbą do właściwego adresata. Zanim jednak do tego przystąpimy przydaje się nieoficjalne zbadanie, jakie są szanse na powodzenie naszego planu. Zdobycie pomieszczenia jest łatwiejsze, gdy nasze Koło ma silną pozycję na wydziale. Jeśli więc nie mamy 100% gwarancji sukcesu, dobrze jest wykazać się naszą działalnością w oczach władz, w czym na pewno pomoże odpowiednio wcześnie rozpoczęta promocja Koła [patrz: Promocja]. Niestety rezultat naszych starań nie zawsze musi być kolorowy albo dzielimy pomieszczenie z innymi Kołami bądź doktorantami, albo w ogóle nie ma dla nas miejsca na macierzystym wydziale. Może zdarzyć się, że mimo obecności zagraconych i nie wykorzystywanych przez nikogo pomieszczeń nikt nie będzie chciał ich nam udostępnić, ponieważ instytuty traktują je jako potencjalny kapitał do zagospodarowania w przyszłości. "Najlepszą metodą przewidywania przyszłości jest jej tworzenie." Peter Drucker 17

Wtedy najlepszym sposobem jest udanie się do Centrum Ruchu Studenckiego [CRS] i porozmawianie o udostępnieniu miejsca na spotkania w CRSie. Będziemy dzięki temu mieli dostęp do wszystkiego, co jest związane z biurem. Na dodatek nasi starsi koledzy z innych organizacji, których będziemy często widywać, chętnie podzielą się swoimi doświadczeniami. Jeśli nasze starania zostaną uwieńczone sukcesem, będziemy potrzebowali trochę sprzętu biurowego. Z doświadczenia wynika, że można je uzyskać od instytutu (np. sprzęt skreślany ze stanu), lub zasobów własnych członków Koła. Sprzęty możemy również otrzymać składając wniosek o tzw. dosprzętowienie [Patrz: Finanse --> Jak wnioskować? --> Dosprzętowienie], natomiast materiały nietrwałe takie jak papier, nożyczki zdobędziemy z pieniędzy na tzw. działalność bieżącą [patrz: Finanse --> Skąd? --> Działalność bieżąca]. NASTĘPCY I CIĄGŁOŚĆ WŁADZY Sprawnie działający zarząd, pełen doświadczonych i aktywnych osób, jest na wagę złota. Taka grupa zapaleńców pozwala zmotywować innych do pracy, jest źródłem innowacyjnych pomysłów, a ich projekty są bardzo dobrze realizowane - Koło się rozwija. Jednak zarząd kończy kiedyś swoją działalność. Taka sytuacja może być problematyczna dla ciągłości działalności Koła. Aby temu zapobiec, musimy od początku patrzeć na Koło nie tylko z własnej perspektywy ("Co Ja mogę dać Kołu na dzień dzisiejszy?"), ale także z perspektywy bardziej odległej przyszłości naszej organizacji ("W którym kierunku ma zmierzać Koło, kiedy zakończę moją działalność w nim?"). Dlatego od początku kadencji powinniśmy poszukiwać następców. Osoby takie zwykle wykazują dużą aktywność i potencjał rozwojowy. Pozwala to na kontynuację działalności Koła, by po okresie rozwoju nie 18

nastąpiła stagnacja lub nawet spadek aktywności jednostki. Najlepiej będzie, gdy nowych członków będziemy wdrażali stopniowo w sposób funkcjonowania a także sprawy administracyjne i finansowe Koła. Nie powinniśmy się bać powierzać im części własnych obowiązków, przekazywać odpowiedzialności za coraz trudniejsze projekty [patrz: Zarządzanie -> Skuteczne delegowanie do zadań]. Poprzez tego typu działania, bardzo szybko zauważymy wyróżniające się osoby - wizjonerów, którzy mają mnóstwo pomysłów na usprawnienie pracy Koła, czy świetnych menadżerów, których umiejętności ułatwiają im sprawną koordynację projektów. Szczególnie takie osoby należy wdrażać w różne aspekty pracy zarządu. Zarząd powinni tworzyć ludzie z chęcią do działania [patrz: Zarządzanie -> Przywództwo]. Warty by część stanowiły osoby z doświadczeniem, które podzielą się nim z mniej doświadczonymi członkami zarządu. Pozwoli to na lepsze przygotowanie się młodszych stażem członków do przejęcia steru. Obecność w zarządzie to dla nich zarówno wyróżnienie jak i pewne zobowiązanie, co dodatkowo motywuje do rozwoju wiedzy i umiejętności. Byli członkowie zarządu stanowią źródło wiedzy, z którego warto korzystać. [patrz: Zbiór dobrych praktyk -> Alumni] Warto delegować cześć członków do pracy "na zewnątrz", szczególnie do RKN-u lub WRS-u, wtedy mogą uzyskane pomysły i doświadczenie wykorzystać w działalności w Kole. KONTAKTY Z WRS Podstawowym ośrodkiem aktywności studentów na Uczelni jest Samorząd Studentów, tworzą go wszyscy studenci Politechniki Warszawskiej. Szczególne znaczenie mają Wydziałowe Rady Samorządu (WRS), które koordynują działalność studentów na poziomie wydziałów. Współpraca między naszym Kołem Naukowym a WRS może przynieść obopólne korzyści, w tym wzmocnić pozycję Koła Naukowego i WRS na wydziale oraz stworzyć możliwość realizacji wspólnych, dużych projektów. "Jeśli chcesz gdzieś dojść, najlepiej znajdź kogoś, kto już tam doszedł." Robert Kiyosaki 19

Warto organizować wspólne projekty z WRS-em, bo pozwala to na zwiększenie ich skali oraz dotarcie do większego grona studentów. Dzięki WRS-owi nasz projekt nie jest odbierany wyłącznie jako projekt naukowy. Warto informować się wzajemnie o planowanych projektach, zapraszać przedstawicieli WRS na zebrania Koła oraz chodzić na zebrania WRS-u. Dzięki temu możemy wymieniać doświadczenia. Przy promowaniu naszych projektów możemy korzystać z kanałów komunikacji WRS-u (strona www, lista mailingowa, tablice ogłoszeniowe). Będzie nam się lepiej współpracowało, jeśli pomyślimy również o integracji członków Koła Naukowego i członków WRS - ognisko lub impreza pozwolą nam na luzie spotkać się po godzinach i poznać się bliżej. Wtedy więzi wykroczą ponad "relacje służbowe". Jest wiele możliwości wspólnych projektów: dni otwarte, wykłady fakultatywne, konferencje, wyjazdy dydaktyczne, imprezy integracyjne, juwenalia, targi i pikniki edukacyjne, pokazy... Wspólnymi siłami i budżetem można zdziałać znacznie więcej niż osobno. Wspólne doświadczenia pozwalają zrealizować projekt sprawniej, szybciej i z większym rozmachem. Poza tym w grupie siła, większe projekty i wspólnie wykonane są lepiej postrzegane przez władze uczelni i wydziału. WSPÓŁPRACA MIĘDZY KOŁAMI Na Politechnice Warszawskiej istnieje ponad 80 Kół Naukowych. Czasami projekt naszego Koła wykracza poza ramy dziedziny, którą się zajmujemy. Wtedy można poszukać pomocy wśród pozostałych Kół, które mogłyby nam w pewnej części projektu pomóc, bo znają się na tym znacznie lepiej od nas. 20

We współpracy między Kołami liczy się jeszcze jeden aspekt wszystkie Koła natrafiają na te same problemy np. natury organizacyjnej związanej z procedurami finansowymi, czy z ciągłością władzy. Rozmowy na ten temat mogą podsuwać rozwiązania problemów, z którymi inni spotkali się już wcześniej i znaleźli ich rozwiązanie. KOŁO MOŻE BYĆ CZĘŚCIĄ RADY WYDZIAŁU Rada jest najwyższą jednostką uchwałodawczą na wydziale. Statut Politechniki Warszawskiej ( 61, Pkt 1, Ust 6) mówi że studenci powinni stanowić minimum 19% Rady Wydziału: "...przedstawiciele studentów wydziału, wybrani z ich grona, w liczbie nie mniejszej niż 19%, w tym przewodniczący wydziałowej rady samorządu studentów..." Obsadzenie tych miejsc najczęściej leży w gestii Wydziałowej Rady Samorządu (WRS), chociaż zdarza się, że Dziekan wyraża życzenie co do obsadzenia tych miejsc i zaprasza np. Koła Naukowe. Przedstawiciele Kół Naukowych nominalnie nie są członkami Rady Wydziału. Gdy członkostwo zależy od dziekana lub decyzji Rady, to te dwie władze: kolegialna i osobowa mogą wykorzystać punkt statutu :,,Dziekan może zapraszać na posiedzenia rady wydziału inne osoby z własnej inicjatywy lub na wniosek rady wydziału". Dzięki poparciu waszego opiekuna naukowego lub rozmowie z dziekanem możecie dostać jako Koło prawo głosu, a wtedy zaczynacie się liczyć na wydziale, ponieważ dysponujecie głosem - czasem tym przeważającym szalę. Ewentualnie możemy rozmawiać z WRS-em, by jednym z reprezentujących studentów był członek Koła Naukowego. 21

Uczestniczenie w posiedzeniach Rady Wydziału pozwala również na otrzymywanie informacji z pierwszej ręki na temat podejmowanych inicjatyw i decyzji oraz na zaprezentowanie się Koła przed władzami wydziału. Bycie członkiem Rady to również prestiż. Akceptacja Rady Wydziału potrzebna jest też do przeprowadzenia takich projektów Kół Naukowych jak np. organizacja cyklu wykładów sygnowanego jako przedmiot dodatkowy na studiach. Wszelkie formalne informacje na temat Rady znajdziecie w Statucie Politechniki Warszawskiej: Rozdział 5, 57-62. http://www.pw.edu.pl/uczelnia/przepisy-i-zarzadzenia /Przepisy-ogolne ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Dokumenty konieczne do archiwizacji faktury rachunki gwarancje Przechowanie kopii wszystkich faktur na sprzęt zakupiony za pieniądze Funduszu Kulturalno-Wychowawczego [patrz: Finanse] przez okres 5-ciu lat jest obowiązkowe! W skrajnym przypadku, gdyby oryginały zaginęły, a zostałaby przeprowadzona kontrola, nie otrzymalibyśmy środków na następne zakupy. Kopie faktur ułatwiają również naszą wewnętrzną kontrolę wydatków. Do tego celu konieczne jest przechowywanie paragonów i rachunków. Dzięki temu każdy zarząd będzie miał możliwość wglądu do wydatków poczynionych przez poprzedników. 22

Pamiętajmy też, aby zbierać karty gwarancyjne zakupionego przez nas sprzętu. Będą one stanowić informację o przeglądach sprzętu (jeśli sprzęt tych przeglądów wymaga) i naprawach, które były wykonywane. Dokumenty warte archiwizacji dokumentacje projektów karty członkowskie itp. dyplomy, nagrody, wyróżnienia Dokumentacja projektów tworzy zaplecze merytoryczne, z którego można korzystać przy realizacji późniejszych projektów. Przejrzenie dokumentacji może zaoszczędzić wiele czasu osobom, które nigdy nie podejmowały podobnych projektów (i nie wiedzą jak się do nich zabrać), jak również tym, którzy zapomnieli już pewne szczegóły. Doświadczenie pokazuje, że takie sytuacje zdarzają się często i wtedy zarchiwizowane dokumenty bardzo się przydają. Wyróżnienia i nagrody takie jak: dyplom, statuetka, tabliczka itp. są chlubą Koła. Dobrze, kiedy nie giną, lecz pozostają w archiwum. Dyplomy można naturalnie oprawić i powiesić w pomieszczeniu Koła lub w tablicy informacyjnej na korytarzu. Ma to znaczenie dla promocji, motywacji i integracji Koła. [patrz: Promocja; Zarządzanie -> Motywacja; Zbiór dobrych praktyk -> Integracja] REKRUTACJA Rekrutacja nowych członków jest nieodzownym elementem życia Koła. Możemy to robić na dwa sposoby: 1. Nabór Ciągły. Do naszego Koła można zapisać się w każdej chwili. Jest to forma wygodna dla osób które chcą do nas dołączyć, ale wprowadza trochę zamieszania w dokumentacji. Doświadczenia pokazują, że w przypadku ciągłego naboru trudniej jest się zintegrować 23

z nowymi członkami Koła. Kiedy nowi ludzie dołączają do nas pojedynczo w różnych terminach trudniej jest im poświęcić wystarczająco dużo uwagi aby dobrze wprowadzić ich w bieżące sprawy. 2. Ustalone terminy rekrutacji. Koło ustala na zebraniu ile razy i jak często będzie prowadzić nabór. Po ustaleniu tego możemy umieścić terminarz rekrutacji na stronie Koła. Wtedy osoby chcące do nas dołączyć będą wiedziały kiedy mogą to zrobić. Terminarz naboru daje dodatkowe możliwości których nie daje nabór ciągły: Określony czas rekrutacji pozwala nam na poświęcenie większej ilości czasu kandydatom. Można w tym czasie troszkę zwolnić w pracach nad projektami i skupić się na wdrażaniu ich w struktury Koła. Alternatyw jest kilka, możemy stosować wiele naraz: zorganizować kilka spotkań z kandydatami do Koła gdzie będą mogli uzyskać odpowiedzi na pytania, które ich nurtują [Patrz: Dobre praktyki w Kole --> Rekrutacja --> Spotkanie rekrutacyjne] okres próbny - wtedy będziemy mogli zweryfikować potencjał i zapał kandydatów. Podczas okresu próbnego część z nich zapewne się wykruszy i zostaną Ci, którym najbardziej zależy na pracy w Kole. Spotkanie rekrutacyjne Co zrobić, aby zachęcić do wstąpienia w szeregi naszego Koła? Jak poprowadzić spotkanie rekrutacyjne? 1. Podstawowe informacje. Zazwyczaj zakładamy, że ludzie, którzy przyszli na spotkanie w sprawie wstąpienia do Koła wiedzą czym się zajmujemy. Jest to założenie dość słuszne, ale warto przybliżyć pewne rzeczy na spotkaniu: 24