Microsoft Access zajęcia 3 4 Tworzenie i wykorzystanie kwerend, formularzy i raportów Kwerendy służą do tworzenia unikalnych zestawów danych, niedostępnych bezpośrednio z tabel, dokonywania obliczeń zawartych w tabelach lub innych kwerendach oraz wszelkiego rodzaju grupowań i podsumowań. Ćwiczenie 1 Utworzyć kwerendę, która wyświetli tytuły i opisy wszystkich filmów dostępnych w wypożyczalni i nazwać ją Opisy. W oknie bazy danych Wypożyczalnia wybrać obiekt Kwerendy i kliknąć w przycisk. W oknie dialogowym Nowa kwerenda kliknąć opcję Widok projektu a potem OK. pojawi się okno dialogowe Pokazywanie tabeli, z którego będziemy wybierać potrzebne nam tabele. Po wybraniu tabeli Kasety zamykamy okno. Pozostanie okno projektowe kwerendy i w jego górnej części tabela Kasety z nazwami pól, a w dolnej części siatka projektowa z nazwami komórek siatki Rys. 1. Rys. 1 Dwukrotne kliknięcie nazwy pola Tytuł polski w tabeli umieszczonej w górnej części okna projektowego spowoduje, że pole przeskoczy do siatki projektowej w dolnej części okna. Powtarzamy czynność dla pola Krótki opis filmu. Znak oznacza, że dane z pola będą widoczne w zestawie danych. Rys. 2 W komórce siatki projektowej Tabela wskazana jest nazwa tabeli, z której pobrane są dane. Po utworzeniu kwerendy klikamy na przycisk zapisz. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wprowadzamy nazwę utworzonej kwerendy: Opisy. Zatwierdzamy OK. Rys. 3
Ćwiczenie 2 Utworzyć kwerendę o nazwie Osoby o imieniu rozpoczynającym się literą A: a) Kliknij zakładkę Kwerendy, przycisk Nowy, a następnie opcję Widok Projekt, b) Dodaj do widoku tabelę Osoby, c) Kliknij podwójnie na następujące pola: Imię, Nazwisko, Ulica, Telefon, d) W polu Kryteria przy polu Imię wpisz formułę: Like A*, e) W polu Sortuj przy polu Nazwisko wybierz opcję Rosnąca (wynik naszej kwerendy będzie posortowany według nazwiska osób), f) Zamknij projekt kwerendy, nadając jej nazwę: Osoby o imieniu rozpoczynającym się literą A Ćwiczenie 3 Rys. 4 Utwórz kwerendę Aktualnie wypożyczone kasety wyświetlającą tytuł filmu, imię i nazwisko osoby wypożyczającej oraz obliczającą wartość za wypożyczenie kasety (ilość dni * cena za dobę): a) Kliknij zakładkę Kwerendy, przycisk Nowy, a następnie opcję Widok Projekt, b) Dodaj do widoku tabelę Osoby, Wypożyczenia, Kasety, c) Kliknij dwukrotnie na pola: Tytuł polski, Data wypożyczenia, Imię, Nazwisko, d) W ostatniej wolnej kolumnie wpisz wyrażenie: Wartość:=[Wypożyczenia].[Ilość dni]*[kasety].[cena za dobę] e) Zamknij projekt kwerendy i nadaj jej nazwę: Aktualnie wypożyczone kasety. Rys. 5
Ćwiczenie 4 Utwórz kwerendę usuwającą z tabeli Wypożyczenia pozycję o podanym numerze kasety: a) Kliknij zakładkę Kwerendy, przycisk Nowy, a następnie opcję Widok Projekt, b) Dodaj do widoku tabelę Wypożyczenia, c) Z menu Kwerenda wybierz opcję Kwerenda usuwająca, d) Kliknij podwójnie na polu Nr kasety, e) W polu Kryteria wpisz wyrażenie: [Kaseta] f) Zamknij projekt kwerendy i nadaj jej nazwę: Kasowanie wypożyczeń po numerze kasety, g) Uruchom utworzoną kwerendę. Ćwiczenie 5 Utwórz formularz o nazwie o nazwie Przeglądanie kaset, który posłuży do przeglądania bazy kaset, modyfikowania danych oraz do dopisywania nowej kasety: a) wybierz zakładkę Formularze, b) kliknij na przycisk Nowy, c) wybierz Autoformularz kolumnowy (formularz utworzy się automatycznie), d) w dolnym pasku Wybierz tabelę lub kwerendę, z której pochodzą dane obiektu, wybierz tabelę Kasety, e) zamknij formularz i nadaj mu nazwę Przeglądanie kaset, f) przy pomocy stworzonego formularza dopisz do bazy kilka nowych kaset. Autoformularz jest to formularz utworzony automatycznie przez program Access bez żadnych dodatkowych pytań ze strony programu. Użytkownik nie ma wpływu na wygląd formularza, uwzględnione zostają wszystkie pola z tabeli (kwerendy źródłowej), a ich kolejność jest zgodna z kolejnością pól w tabeli. Wstępnie można jednak określić wzajemny układ pól. W formularzu Kolumnowym pola ustawione są jedno pod drugim (czyli w kolumnie), w formularzu Tabelarycznym jedno obok drugiego (czyli w wierszu), zaś formularz typu Arkusz danych wygląda dokładnie tak samo, jak arkusz danych tabeli. Rys.
Rys. 6 Access utworzy formularz w takim stylu jaki był ostatnio używany w programie podczas tworzenia formularza za pomocą kreatora. Ćwiczenie 6 Rys. 7 W podobny sposób utwórz formularz o nazwie Przeglądanie osób, służący do przeglądania bazy osób, modyfikowania danych oraz dopisywania nowej osoby; dopisz kilka osób do bazy. Ćwiczenie 7 Rys. 8 Utwórz raport Opisy wszystkich filmów, wyświetlający polski tytuł filmu oraz jego opis, należy wykorzystać kwerendę Opisy:
a) wybierz zakładkę Raporty, kliknij przycisk Nowy, wybierz Autoraport kolumnowy, b) następnie w dolnym pasku kwerendę Opisy, po utworzeniu raportu nadaj mu nazwę Opisy wszystkich filmów. Rys. 9 Zadania dodatkowe: 1. Utwórz samodzielnie kwerendę o nazwie Kto pożyczył na więcej niż jeden dzień, wyświetlającą imię i nazwisko osoby, która wypożyczyła kasetę na więcej niż jeden dzień (do widoku trzeba dodać dwie tabele: Osoby i Wypożyczenia). 2. W podobny sposób utwórz samodzielnie kwerendę o nazwie Drogie Filmy wyświetlającą tytuł filmu, dla którego wartość wypożyczenia za dobę jest większa niż 3,5 zł. 3. Utwórz kwerendę o nazwie Kto przetrzymał kasety wyświetlającą tytuł kasety, imię i nazwisko osoby, która kasetę przetrzymała dłużej niż zadeklarowała: a) Początek projektu kwerendy zrób samodzielnie (dodaj wszystkie tabele), b) Stwórz dwa nowe pola: Przetrzymał:=Date()-[Wypożyczenia].[Data wypożyczenia]-[wypożyczenia].[ilość dni] Dopłata:=[Przetrzymał]*[Kasety].[Cena za dobę] c) Kliknij prawym przyciskiem a utworzone pole Dopłata, wybierz opcję Właściwości, a następnie nadaj format walutowy. 4. Utwórz samodzielnie kwerendę usuwającą z tabeli Wypożyczenia pozycję o podanym numerze osoby. 5. Utwórz formularz o nazwie Edycja wypożyczeń, służący do dopisywania osób i kaset do bazy Wypożyczenia. Osoby wypożyczające mają być wybierane z bazy Osoby, przy pomocy pola Kombi, zaś kasety mają być wybierane z bazy Kasety także przy pomocy pola Kombi: a) wybierz zakładkę Formularze, kliknij przycisk Nowy, b) wybierz Autoformularz kolumnowy, jako źródło danych podaj tabelę Wypożyczenia, c) zamknij stworzony formularz nadając mu nazwę Edycja wypożyczeń, d) zaznacz stworzony formularz i kliknij przycisk Projektuj, jeśli widok projektu jest za mały rozszerz go na ekranie, e) wykasuj pole Nr kasety (zaznaczamy pole i naciskamy przycisk DEL), f) z przybornika wybierz pole Kombi i zaznacz (rysując prostokąt), w którym miejscu wybrane pole ma się znajdować (pole to musi znajdować się w miejscu wcześniej skasowanego pola Nr kasety),
g) w okienku kreatora pola wybierz opcję Pole kombi ma pobierać wartości z tabeli lub kwerendy, następnie wybierz przycisk Dalej, h) jako źródło formantu wybierz tabelę Kasety, i) wybierz pola jakie mają znajdować się w polu kombi: Nr kasety, Tytuł polski, Gatunek, Cena za dobę, kliknij Dalej, j) wybierz szerokość kolumn, tak, aby wszystko mieściło się na ekranie (rozszerz kolumnę Tytuł polski, zwęź kolumnę Nr kasety, Gatunek, Cena za dobę), pole Ukryj kolumnę klucz ma zostać puste, kliknij Dalej, k) jako pole, które jednoznacznie identyfikuje wiersz wybierz Nr kasety, kliknij Dalej, l) wybierz opcję Przechowaj tę wartość w polu Nr kasety, kliknij Dalej, m) w polu Jaka etykieta ma być przypisana do obiektu podaj nazwę: Nr kasety, kliknij przycisk Utwórz n) w podobny sposób (jak od punktu e ) utwórz pole kombi pod nazwą Nr osoby, z tą różnicą, że źródło formantu będzie brane z tabeli Osoby, do widoku dodaj następujące pola: Nr osoby, Nazwisko, Imię, Ulica, Telefon, pole, które jednoznacznie identyfikuje wiersz to Nr osoby, wartość należy przechować w polu Nr osoby, nazwa etykiety: Nr osoby, o) po utworzeniu zmian zamknij projekt formularza, dopisz lub skasuj parę wypożyczeń. 6. Stwórz formularz o nazwie Dopisz wypożyczenie, który tylko dopisuje nowe wypożyczenie spośród kaset, które są jeszcze wolne (nie wypożyczone): a) aby wiedzieć, które kasety są jeszcze nie wypożyczone musimy stworzyć kwerendę o nazwie Wolne kasety: - dodajemy do widoku projektu kwerendy tabele: Kasety i Wypożyczenia, - zmień typ relacji pomiędzy tabelami na: Uwzględnia wszystkie rekordy z Kasety i tylko te z Wypożyczenia, dla których związane pola są równe, - z tabeli Kasety dodaj do widoku pola:nr kasety, Tytuł polski, Gatunek, Cena za dobę, zaś z tabeli Wypożyczenia dodaj pole Nr kasety, - w kryteriach, przy polu Nr kasety z tabeli Wypożyczenia wpisz Is Null, zaś pole Pokaż ma pozostać nie zaznaczone, - zamknij projekt kwerendy nadając jej nazwę Wolne kasety, sprawdź jej działanie, b) wróć do zakładki Formularze, skopiuj formularz Edycja wypożyczeń pod nazwą Dopisz wypożyczenie (kliknij prawym przyciskiem na formularzu Edycja wypożyczeń, wybierz opcję kopiuj, następnie kliknij prawym przyciskiem na puste białe pole i wybierz opcję wklej, jako nazwa formularza podaj: Dopisz wypożyczenie), c) zaznacz utworzony formularz i wybierz przycisk Projektuj, d) wykasuj pole Nr kasety i wstaw ponownie pole kombi postępując podobnie jak od punktu 3e z tą różnicą, że źródłem formantu (opcja Z której tabeli lub kwerendy będą wprowadzane wartości do formantu) będzie kwerenda Wolne kasety, e) po utworzeniu pola kombi kliknij prawym przyciskiem na niebieskim pasku tytułu formularza i wybierz opcję Właściwości, a następnie zakładkę Wszystkie, f) w polu Wprowadzanie danych podaj wartość Tak, zaś w polu Przyciski nawigacyjne podaj wartość Nie, g) Sprawdź działanie formularza. 7. Utwórz formularz pod nazwą Główny z którego przy pomocy przycisków będą uruchamiane stworzone wcześniej formularze: a) otwórz nowy, pusty projekt formularza,
b) na samej górze wstaw etykietę (wybierając ją najpierw z przybornika) pod nazwą: WYPOŻYCZALNIA KASET WIDEO, wybierz czcionkę Arial CE, rozmiar 16, c) na dole wstaw następujące przyciski polecenia (wybierając je z przybornika): - przycisk Edycja osób: w kategoriach wybierz Operacje na formularzach, w akcji wybierz Otwórz formularz, jako formularz do otwarcia wybierz Przeglądanie osób, następnie wybierz opcję Otwieraj formularz i pokazuj wszystkie rekordy, na przycisku ma być umieszczony tekst Edycja osób, - przycisk: Edycja kaset, - przycisk: Edycja wypożyczeń, - przycisk: Dopisz wypożyczenie, - przycisk: Zakończ: kategorie: Operacje na formularzach, akcja: zamknij formularz, d) we właściwościach całego formularza (jak w punkcie 4f) w polu Przyciski nawigacyjne podaj wartość Nie, Selektory rekordów: Nie 1. Zmodyfikuj formularz Dopisz wypożyczenie dodając do niego przycisk Zamknij (jak w punkcie 5c) oraz przycisk Popraw, który usuwa wpisany rekord (kategoria przycisku Operacje na rekordach, akcja: Usuń rekord) 2. W podobny sposób zmodyfikuj formularze Edycja wypożyczeń, Przeglądanie kaset, Przeglądanie osób dodając do nich przyciski: - Do przodu (kategoria: Poruszanie się pomiędzy rekordami, akcja:idź do następnego rekordu), - Do tyłu (kategoria: Poruszanie się pomiędzy rekordami, akcja: Idź do poprzedniego rekordu), - Zakończ (kategoria: Operacje na formularzach, akcja: Zamknij formularz) - Po dodaniu przycisków we właściwościach formularza nadaj wartości: w polu Przyciski nawigacyjne podaj wartość Nie, Selektory rekordów: Nie, 3. Zmodyfikuj formularz główny dodając do niego przycisk Opisy filmów (kategoria: Operacje na raportach, akcja: Podgląd raportu).