MATERIAŁY SZKOLENIOWE ACCESS PODSTAWOWY

Transkrypt

1 MATERIAŁY SZKOLENIOWE ACCESS PODSTAWOWY 2013

2 MICROSOFT ACCESS - PODSTAWY Program Access jest systemem zarządzania bazami danych. Baza danych jest zbiorem powiązanych ze sobą informacji. W programie Access dane są przechowywane w tabelach. Wiersze tabeli to rekordy, kolumny pola. Tabele są podstawą każdej bazy danych. Kwerendy (zapytania) służą do prezentacji i zarządzania danymi przechowywanymi w tabelach. Formularze służą do wprowadzania danych, raporty do podsumowywania danych i wydruku informacji. Tabele, kwerendy, formularze i raporty nazywamy obiektami bazy danych. Aby utworzyć którykolwiek z obiektów należy najpierw utworzyć nową bazę danych lub otworzyć istniejącą. Wiąże się to ze wskazaniem miejsca na dysku i nazwy bazy. MS Access jest relacyjną bazą danych tzn. istotą jej działania jest oparcie się na relacjach (powiązaniach) między tabelami należącymi do danej bazy danych. PODSTAWOWE OPERACJE NA BAZACH DANYCH 1. Tworzenie nowej bazy - Plik/Nowa baza danych. 2. Otwieranie istniejącej bazy - Plik/Otwórz bazę danych. 3. Zamykanie bazy - Plik/Zamknij. Przy pierwszym uruchomieniu MS Access daje możliwość utworzenia nowej bazy ew. korzystając z kreatora lub otwarcia istniejącej bazy danych. str. 2

3 TABELE Tworzenie nowej tabeli Tworzenie nowej tabeli przebiega w dwóch etapach. Pierwszy polega na zaprojektowaniu układu tabeli (nazw, typów, parametrów pól), drugi na wprowadzeniu danych do tej tabeli. Projektowanie tabeli odbywa się w tzw. siatce projektowej. Wybieramy bazę danych, wskazujemy nazwę i miejsce dla pliku z tabelą. W karcie Tabela wybieramy opcję Nowy, a następnie Widok Projekt O.K. Następnie wpisujemy nazwę każdego pola, wybieramy typ danych i dodajemy ew. opis. Typy pól wybieramy z rozwijalnej listy przy każdym polu Typ Danych. Uzyskujemy jednocześnie informację na temat właściwości tego pola. W nazwach pól nie wolno używać znaków.! [ ]. Należy jeszcze ustawić klucz podstawowy tabeli. Klucz podstawowy to wybrane pole, wg którego MS Access może jednoznacznie identyfikować (rozróżniać) rekordy tabeli. Ustawianie klucza może odbyć się na żądanie systemu przed zapisem na dysk lub na własne życzenie : klikając na wybranym polu, Edycja/Klucz podstawowy. Zapis projektu bazy na dysk Plik/Zapisz, podać nazwę tabeli O.K. Wprowadzanie danych do tabeli Widok/Widok Arkusz danych i wprowadzamy dane do poszczególnych pól. Istnieje możliwość dopasowania szerokości kolumn do ilości danych (jak w Excelu). Modyfikowanie projektu tabeli Modyfikowanie projektu tabeli obejmuje usuwanie pola, dodawanie nowego pola, zmianę kolejności istniejących pól oraz zmianę parametrów pola. Usuwanie pola: Widok/Widok Projekt, kliknąć na wybrane do usunięcia pole, Edycja/Usuń wiersze. Usunięcie pola z danymi jest nieodwracalne. Dodawanie pola: Widok/Widok Projekt, klikamy na nazwie pola przed którym chcemy wstawić nowe pole, Wstaw/Wiersze, wpisujemy nazwę pola, typ. Zamknięcie tabeli i dowolnego obiektu Plik/Zamknij str. 3

4 Otwieranie istniejącej tabeli Po otwarciu bazy danych kliknąć na nazwie tabeli w karcie Baza Danych, Otwórz. Operacje na rekordach tabeli 1. Zaznaczanie rekordu klikamy na selektorze danego rekordu (szary przycisk przed każdym rekordem w Excelu znajdowały się tam numery wierszy). 2. Usuwanie rekordu zaznaczyć rekord i klawisz Del lub zaznaczyć i Edycja/Usuń rekord. 3. Dołączanie nowych rekordów Wstaw/Nowy rekord. 4. Sortowanie tabeli aby posortować tabelę malejąco lub rosnąco wg wybranego pola Rekordy/Filtr/Zaawansowany filtr/sortowanie, wybieramy pole przez dwukrotne kliknięcie, podajemy porządek sortowania poprzez wybór w rubryce Sortuj, Filtr/Zastosuj filtr/sortowanie. 5. Filtrowanie rekordów czyli wyświetlanie wg wybranego kryterium. Rekordy/Filtr/Zaawansowany filtr/sortowanie, wpisujemy lub klikamy pole wg którego filtrujemy, wpisujemy w rubryce Kryteria wartość wg której filtrujemy, Filtr/Zastosuj filtr/sortowanie. Przywrócenie wyświetlania całej bazy Rekordy/Usuń filtr/sortowanie. Przykładowa TABELA spożywcze Identyfikator Kategoria Artykuł Cena AB101 nabiał ser biały 4,00 zł AB102 nabiał ser żółty 5,00 zł AB103 nabiał Mleko 1,00 zł AB201 pieczywo Chleb 2,00 zł AB202 pieczywo Bułka 0,50 zł AB301 napój Mirinda 2,00 zł AB302 napój Cola 3,00 zł str. 4

5 KWERENDY Kwerendy tworzy się najczęściej na podstawie tabel. Tabela, która służy do tworzenia kwerendy jest obiektem źródłowym dla tej kwerendy. Kwerenda umożliwia wybór informacji z obiektu źródłowego według kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika oraz łączenie informacji z kilku źródeł. Tworzenie kwerendy wybierającej Służy do wyświetlania wybranych informacji z obiektu źródłowego. Pierwszy etap polega na stworzeniu kwerendy, która w tym przypadku wybiera określone pola z tabeli. W oknie Bazy Danych wybieramy kartę Kwerendy, Nowy, Widok Projekt O.K. W oknie dialogowym Pokaż tabelę wybrać kartę Tabele i wybraną przez nasz tabelę jako obiekt źródłowy, Dodaj, Zamknij. W oknie projektowym kwerendy należy umieścić wybrane przez nas pola z obiektu źródłowego poprzez dwukrotne kliknięcie na ich nazwach. Drugi etap polega na wyświetleniu informacji wybranych za pomocą kwerendy czyli uruchomienie kwerendy. Kwerenda/Uruchom. Kwerendę należy zapisać pod wybraną nazwą. Plik/Zapisz jako/eksportuj nazwa kwerendy O.K. Tworzenie kwerendy podsumowującej W widoku Projekt wybieramy przycisk Sumy. W dodatkowym wierszu Podsumowanie wybieramy zamiast Grupuj według jedną z funkcji podsumowujących. Funkcje podsumowujące: Suma, Średnia, Minimum, Maksimum, Policz zwraca licz be wierszy, w których pole ma wartość różną od null. OdchStd oblicza odchylenie standardowe wszystkich wartości pola w ramach grupy. Działa tylko na polach typu numerycznego i walutowego. Wariancja oblicza wariancję wszystkich wartości pola. Działa tylko na polach typu numerycznego i walutowego. Pierwszy - zwraca wartość pola w pierwszym wierszu spełniającym warunek, Ostatni - zwraca wartość pola w ostatnim wierszu spełniającym warunek, Modyfikowanie projektu kwerendy Zmian dokonujemy w oknie projektu kwerendy (poprzez wybranie nazwy z karty Kwerendy) używając Widok/Widok Projekt. str. 5

6 Przykładowe kryteria wyboru rekordów W oknie Bazy Danych na karcie Kwerendy kliknąć nazwę wybranej kwerendy, Otwórz, Widok/Widok Projekt. W rubryce Kryteria dla wybranego pola wpisać warunek wyboru. Przykładowe warunki wyboru: proste - najczęściej wpisanie określonej wartości we wskazane pole i wybranie rekordów, które mają tę samą wartość w swoim polu (np. osoby mieszkające w Łodzi - dla których pole miejscowość ma wartość Łódź). Łatwe jest również posortowanie rekordów wg wybranego pola w określonym porządku rubryka Sortuj. złożone stanowiące np. koniunkcję lub alternatywę warunków (np. osoby z Łodzi, które przekroczyły 18 rok życia). Jeśli w wierszu Kryteria albo Lub zdefiniowane są warunki dla kilku pól kwerendy Access interpretuje je jako iloczyn logiczny (AND). W przypadku wpisania w różnych wierszach (Kryteria, Lub) traktowane jest to jako suma logiczna (OR). Wprowadzanie złożonych kryteriów wyboru wiąże się z używaniem operatorów. BEETWEN umożliwia podanie przedział wartości. Np.: between #4-1-99# and Date() IN umożliwia zdefiniowanie listy dopuszczalnych wartości pola. LIKE pozwala wyszukiwać rekordy na podstawie wzorca tekstowego.? oznacza dowolny znak zero lub więcej znaków # dowolna cyfra [ ] nawiasy ograniczają zakres znaków, który może wystąpić na danej pozycji! na początku ciągu znakowa oznacza negację. Przykłady: LIKE [!0-9BMQ]*#### ciąg znaków z czterema cyframi na końcu i dowolnym znakiem różnym od cyfry i liter BMQ na początku. W kwerendzie można utworzyć pole, którego wartość będzie wyliczana na podstawie dowolnych pól tabeli źródłowej czyli będzie wyrażeniem. Operatory używane w wyrażeniach: + - * / podstawowe, \ wynik dzielenia całkowitego, MOD reszta z dzielenia całkowitego, ^ potęga, & połączenie dwu ciągów znakowych. W przypadku złożonych wyrażeń można korzystać z Konstruktora wyrażeń. (Klikamy prawym przyciskiem puste pole w siatce projektu kwerendy, przycisk Buduj, Konstruktor wyrażeń.) str. 6

7 Dodatkowo możemy potrzebować funkcji daty i godziny: Day (data) zwraca numer dnia miesiąca. Month (data) zwraca numer miesiąca. Year (data) zwraca rok (liczba od 100 do 9999) Weekday (data) numer dnia tygodnia (1-niedziela, 2 pon...) Hour (data) zwraca godzinę (od 0 do 23). DatePart(okres,data) zwraca numer okresu, w którym wypada podana data (od 1 do 4 gdy okresem jest kwartał kod q ; liczba od 1 do 53 gdy okresem jest tydzień kod ww ) Date zwraca bieżącą datę systemową. Przed datą i po podajemy # Np. #12-lis-2002#, # # Po wpisaniu warunku wyboru Kwerenda/Uruchom. Następnie zapisujemy kwerendę z nową nazwą, odpowiednią do jej działania Plik/Zapisz jako/eksportuj O.K. Tworzenie kwerendy wielotabelowej Kwerenda wielotabelowa umożliwia otrzymanie zestawu danych pochodzących z kilku różnych tabel. Polega to na wybraniu odpowiednich pól z kilku źródłowych tabel i przedstawieniu w postaci nowego zestawu danych. W oknie Bazy Danych wybieramy na karcie Kwerendy Nowy/Widok Projekt O.K., w oknie dialogowym Pokaż tabelę dwukrotnie klikamy na nazwach tabel źródłowych dla kwerendy, Zamknij. W tym momencie zostanie utworzona i wyświetlona relacja między tabelami oraz wyświetlona siatka projektowa, w której należy podać wybrane pola z tabel. Można również wybrać porządek sortowania dla konkretnego pola. Następnie uruchamiamy kwerendę Kwerenda/Uruchom i zapisujemy odpowiednią nazwę dla właśnie utworzonej kwerendy Plik/Zapisz jako/eksportuj, Plik/Zamknij. Uwaga! Aby pomyślnie utworzyć kwerendę wielotabelową, konieczne jest utworzenie relacji. Jest to możliwe tylko w przypadku istnienia w tabelach, które mają podlegać relacji identycznych pól stanowiących klucze wiodące. Kwerendy działające na kilku tabelach dają (w większości przypadków) możliwość aktualizowania tych tabel z poziomu odpowiadających im kolumn kwerendy. Źródłem danych dla kwerendy mogą być inne kwerendy. Inne przykłady kwerend kwerendy wyszukujące puste komórki pola w celu np. uzupełnienia ich stałą wartością; kwerendy z wyrażeniem wiążącym np. dwa pola tekstowe w jedno pole; str. 7

8 kwerendy parametryczne. Projektując kwerendę nie trzeba wpisywać danych bezpośrednio w siatce projektu. Można zdefiniować w kwerendzie parametr, dzięki któremu po każdym uruchomieniu kwerendy program będzie prosił o podanie kryteriów. Aby dodać parametr, zamiast konkretnej wartości należy wpisać w wierszu Kryteria nazwę lub dłuższy tekst i ująć ją w nawiasy kwadratowe. Warunek wyboru wprowadzany jest w trakcie uruchamiania kwerendy bez każdorazowej zmiany w jej projekcie; kwerendy krzyżowe umożliwiające opracowanie zestawu zawierającego kombinacje danych niedostępne w tabeli macierzystej (z funkcjami sumującymi: zlicz, min, max, pierwszy, ostatni); Kwerenda krzyżowa jest typem kwerendy podsumowującej, wyświetlającej policzone wartości w postaci zbliżonej do arkusza danych; kwerendy funkcjonalne umożliwiające zmiany w wielu rekordach obiektu źródłowego jednocześnie; kwerendy aktualizujące dane w określonych polach i rekordach obiektu źródłowego nowymi wartościami; kwerendy powielające (tworzące tabelę) umożliwiają przekształcenie przygotowanego zestawu danych na tabelę (np. w wyniku działania kwerendy wielotabelowej); kwerendy usuwające dane wg określonego kryterium; kwerendy dołączające dodają całe rekordy z tabeli dołączanej do innej tabeli. Kwerendy podsumowujące i krzyżowe można tworzyć z użyciem wielu tabel. Sprzężenia zewnętrzne Sprzężenie zewnętrzne pozwala zobaczyć wszystkie wiersze tabeli, nawet jeśli nie istnieją pasujące do nich wiersze w tabeli powiązanej. Aby utworzyć sprzężenie zewnętrzne należy zmodyfikować właściwości sprzężenia. (Widok Projekt, w oknie Kwerenda klikamy linie łączącą obie tabele, w oknie dialogowym Właściwości sprzężenia i wybieramy opcję 2.) str. 8

9 INNE OPERACJE NA BAZACH DANYCH Zmiana nazwy obiektu, usuwanie obiektu Można dokonywać zmiany nazwy obiektu bazy danych, usuwać obiekt. Np. zmiana nazwy tabeli Nazwiska na Pracownicy. W oknie bazy danych na karcie Tabele klikamy prawym przyciskiem myszy na nazwę tabeli i wybieramy z wyświetlonego menu podręcznego Zmień nazwę. Usunięcie tabeli z menu podręcznego Usuń. Kopiowanie obiektów między różnymi bazami danych MS Access umożliwia kopiowanie obiektów między różnymi bazami danych, również utworzonymi w innym programie. Kopiowanie to może odbywać się w dwóch kierunkach: z innej bazy do bieżącej (importowanie) lub z bieżącej bazy do innej (eksportowanie). Kopiowanie może dotyczyć zarówno samej struktury obiektu (wtedy powielany jest tylko projekt) jak i danych (projekt+zawarte informacje). Importowanie tabeli - Plik/Pobierz dane zewnętrzne, Importuj, wybierz miejsce i nazwę źródła, Importuj, karta Tabele, kliknąć na nazwie wybranej tabeli, Opcje/Definicje i dane, Importuj. Eksportowanie tabeli przebiega analogicznie z możliwością nadania innej nazwy eksportowanej kopii tabeli źródłowej. str. 9

10 FORMULARZE Formularze służą do innej prezentacji danych zawartych w tabeli lub kwerendzie, często też są używane do dołączania danych do tabeli źródłowej. Każdy formularz można wyświetlać na trzy sposoby: Widok Projekt, Widok Formularz, Widok Arkusz danych. Dostępne typy formularzy: jednokolumnowy (wyświetla pojedynczy rekord), tabelaryczny (pola z wielu rekordów w układzie kolumn i wierszy), wykres, zespolony (dane z dwóch powiązanych ze sobą tabel lub kwerend), autoformularz (jak w układzie jednokolumnowym przy wykorzystaniu wszystkich pól tabeli lub kwerendy). Każdy formularz składa się z: nagłówka formularza (zawiera np. tytuł), szczegółów (informacji o rekordach i polach), stopki formularza (dodatkowe informacje na dole formularza). W każdej części formularza mogą wystąpić formanty. Formant to pojedynczy element składowy, używany do tworzenia poszczególnych części formularza. Formantami są pola tekstowe i etykiety. Pole tekstowe służy do wyświetlania określonej wartości pobieranej z pola tabeli czy kwerendy. Etykieta zawiera stały tekst (podpis, tytuł). Tworzenie formularza Karta Formularze, przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowy formularz wybieramy Widok Projekt i nazwę tabeli źródłowej ew. Widok/Nagłówek/Stopka formularza. Formanty dołączamy przez przeciąganie ich z listy pól (przycisk Lista pól Widok/Siatka). Wpisanie tytułu formularza: przycisk Przybornik/Etykieta. Zapisanie formularza Zapisz jako nazwa formularza. Wypełnianie formularza Modyfikowanie i dołączanie danych może się odbywać w Widoku Formularz lub Widoku Arkusz danych. Dołączanie rekordu w Widoku Formularz przycisk Nowy rekord. Usuwanie rekordu (Edycja/Zaznacz rekord, klawisz Delete. str. 10

11 Zmiana projektu formularza Zmiana projektu formularza odbywa się w Widoku Projekt (wybieramy przycisk Projektuj przy otwieraniu formularza). Podstawowe operacje, jakie można wykonać: powiększyć okno formularza (standardowo w Windows), zmienić położenie formantu (kliknąć na formant, wskazać myszą krawędź formantu-wskaźnik w kształcie dłoni, przytrzymać lewy przycisk myszy i przeciągnąć na wybrane miejsce), usunąć formant (zaznaczyć, klawisz Delete) i ew. zapisać zmodyfikowany projekt formularza pod nową nazwą (Zapisz jako/eksportuj), Sortowanie i filtrowanie rekordów w formularzu Sortować i filtrować informacje z formularza można tylko w Widoku Formularz lub Widoku Arkusz danych. Sortujemy podobnie jak w przypadku tabeli. (Zaznaczamy pole, według którego chcemy sortować, przycisk Sortuj rosnąco). Sortowanie wieloparametrowe przebiega na ustaleniu kilku kluczy sortowania w siatce projektowej sortowania/filtrowania. (Rekordy/Filtr/Zaawansowany filtr/sortowanie, wybrać pola-klucze sortowania, Sortuj, wybrać porządek sortowania, przycisk Zastosuj filtr). Filtrowanie danych umożliwia wyświetlanie tylko wybranych rekordów (Rekordy/Filtr/Zaawansowany filtr/sortowanie, Kryteria dla pola, według którego będą wybierane rekordy i wpisać warunek wyboru. Następnie przycisk Zastosuj filtr. Aby powrócić do wyświetlania wszystkich rekordów wybierz przycisk Usuń filtr, Plik/Zapisz jako/eksportuj. Modyfikowanie cech formantu Nadanie formantowi dodatkowego atrybutu lub zmianę istniejącego atrybutu dokonujemy za pomocą przycisku Właściwości. Definiowanie wyrażeń Podobnie jak w kwerendach również w formularzach można wykonywać obliczenia na danych liczbowych pobranych z pól obiektu źródłowego. Dołączanie pól obliczeniowych: - wydłużyć część Szczegóły formularza, - przycisk Pole tekstowe na przyborniku, - gdy na formularzu wskaźnik myszy przyjmie kształt przycisku pole tekstowe, narysować prostokąt przy wciśniętym lewym przycisku myszy w części Szczegóły, - wpisać wyrażenie obliczeniowe na słowie Niezwiązany, wpisać nową etykietę na słowie Tekst*, str. 11

12 - nadać odpowiedni format (przycisk Właściwości) Linie i ramki w formularzu W Widoku Projekt nacisnąć na Przyborniku Prostokąt. Narysować ramkę i wybrać Szerokość linii/obramowania i ew. Kolor wypełnienia tła/przezroczysty. Formularze można uzupełniać wykresami. (najprościej Kreator wykresów) RAPORTY Raport służy do prezentacji danych na wydruku. Projektując raport użytkownik ma wpływ na szatę graficzną wydruku. W raportach można porządkować i grupować informacje według zadanych kryteriów. Dane umieszczane w raporcie mogą być wynikiem obliczeń wykonanych na danych z obiektu źródłowego. Typy raportów: - kolumnowy - przypomina wykres kolumnowy, - tabelaryczny ukazuje dane w układzie tabeli, - podsumowujący - grupujący i podsumowujący dane według określonych kryteriów. - Autoraport tworzony automatycznie i wykorzystujący wszystkie pola obiektu źródłowego, - Wykres raport zawierający wykres, - Etykiety tworzący nalepki adresowe na koperty. Tworzenie raportu Projektowanie raportu, m.in. samodzielne dołączanie formantów w oknie projektowym, ustalanie nowych i zmiana istniejących formantów przebiega dokładnie tak samo jak w przypadku formularzy. Grupowanie informacji w raporcie Dane przedstawiane w raporcie mogą być grupowane według wybranego pola oraz sortowane w obrębie grupy. Podsumowania w raporcie Umieszczanie podsumowań w postaci wyrażeń dotyczące grup definiuje się w części Nazwa Grupy-stopka. Wyrażenia wprowadza się jak w przypadku formularzy. str. 12

13 NOTATKI: str. 13

14 NOTATKI: str. 14