Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 17A/2007 z dnia 29 10.2007r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZAKŁADU OBSŁUGI MIĘDZYNARODOWYCH PRZEJŚĆ GRANICZNYCH Z SIEDZIBĄ w BEZLEDACH Spis treści: str. 1. Postanowienia ogólne 2 2. Zasady wykonywania funkcji kierowniczych 3 3. Wewnętrzna struktura organizacyjna Zakładu 4 4. Zakres działania komórek organizacyjnych Zakładu 6 5. Obieg dokumentów w Zakładzie 10 6. Zasady podpisywania pism 11 7. Organizacja kontroli wewnętrznej 12 8. Postanowienia końcowe 12
I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Zakład Obsługi Międzynarodowych Przejść Granicznych z siedzibą w Bezledach, zwany dalej,,zakładem, działa jako gospodarstwo pomocnicze do obsługi międzynarodowych, drogowych, kolejowych, morskich i lotniczych przejść granicznych. 2. Zakład działa na podstawie: -Zarządzenia Wojewody Warmińsko-Mazurskiego Nr 250 dnia 24.11.2006r. zmienionego Zarządzeniem Nr 251 z dnia 30.11.2006r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego Zakład Obsługi Międzynarodowych Przejść Granicznych, - Statutu Zakładu, - Niniejszego Regulaminu Organizacyjnego. 2 1. Przedmiotem działalności Zakładu jest zabezpieczenie obsługi przejść granicznych województwa Warmińsko-Mazurskiego, za których stałe utrzymywanie odpowiada Wojewoda Warmińsko-Mazurski: a. drogowych w Bezledach, Gołdapi, Gronowie i Grzechotkach, b. kolejowych w Braniewie, Głomnie, Skandawie c. morskich w Elblągu, Fromborku, d. lotniczego w Szymanach. Zabezpieczenie obsługi przejść granicznych polega w szczególności, na: stałym utrzymywaniu drogowych, kolejowych, morskich i lotniczych przejść granicznych, znajdujących się na obszarze województwa w stanie umoŝliwiającym polskim organom kontroli przeprowadzanie sprawnej i skutecznej kontroli granicznej, celnej, sanitarnej, weterynaryjnej, fitosanitarnej, chemicznej i radiometrycznej oraz jakości handlowej artykułów rolno-spoŝywczych, administrowaniu obiektami przejść granicznych, w tym oddawanie nieruchomości lub jej części w najem, dzierŝawę albo jej uŝyczanie w drodze umowy, nieodpłatne udostępnianiu organom kontroli pomieszczeń, urządzeń i sprzętu technicznego niezbędnego do przeprowadzenia sprawnej, skutecznej kontroli granicznej, nieodpłatnym zapewnieniu organom kontroli utrzymania pomieszczeń, sprzętu i urządzeń w odpowiednich warunkach sanitarno-higienicznych, oświetlenia, ogrzewania, sprzątania, klimatyzacji i wentylacji, jeŝeli wynika to z przepisów odrębnych oraz dostaw wody i energii elektrycznej, udostępnianiu i utrzymywaniu urządzeń zapewniających bezawaryjne zasilanie w energie elektryczną, zakładanie telefonów sieci wewnętrznej, okablowania strukturalnego obiektów oraz sygnalizacje alarmową i system monitoringu oraz systemów przeciwpoŝarowych, a takŝe administrowaniu obiektami pozostającymi w zarządzie Wojewody warmińsko-mazurskiego, które znajdują się na przejściach granicznych,
- konserwacji i legalizacji oraz utrzymaniu w sprawności sprzętu, urządzeń technicznych i sanitarnych słuŝących do przeprowadzania sprawnej i skutecznej kontroli granicznej, zapewnianiu pracownikom Zakładu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, wyposaŝaniu w środki ochrony indywidualnej oraz dostarczaniu odzieŝy i obuwia ochronnego, zgodnie z Zakładowym Regulaminem Pracy. 2. Bezpośredni nadzór nad działalnością Zakładu, w imieniu Wojewody Warmińsko-Mazurskiego, sprawuje Dyrektor Wydziału Infrastruktury i Geodezji Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. II. ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH 3 1. Zakładem kieruje Dyrektor, zatrudniany i zwalniany przez Wojewodę Warmińsko- Mazurskiego. 2. Dyrektor jest zwierzchnikiem słuŝbowym wszystkich pracowników Zakładu. 3. Dyrektor zakładu wykonuje prawa i obowiązki pracodawcy wobec pracowników Zakładu, w tym ich zatrudnia i zwalnia. 4. Dyrektor kieruje Zakładem przy pomocy Głównego Księgowego i Kierowników Przejść. 4 1. Dyrektor zapewnia, sprawne funkcjonowanie Zakładu, warunki jego działania i organizacji pracy, a w szczególności: - ustala plan działalności zakładu, - przekazuje Wojewodzie plan finansowy zakładu na następny rok budŝetowy, - zatwierdza plan finansowy Zakładu na dany rok budŝetowy, - przedkłada Wojewodzie kwartalne sprawozdania z działalności zakładu, - dysponuje środkami finansowymi będącymi w dyspozycji Zakładu i zarządza jego mieniem, - nadzoruje stosowanie postępowania i udzielania zamówień publicznych przy dysponowaniu środkami publicznymi, - wykonuje wobec pracowników Zakładu czynności z zakresu prawa pracy, - współdziała z organami przeprowadzającymi kontrolę, - stwarza warunki techniczne i organizacyjne do zachowania poufności danych osobowych oraz ochronę informacji niejawnych w komórkach organizacyjnych Zakładu, - wydaje regulaminy, zarządzenia i instrukcje, - wykonuje inne zadania zlecone przez Wojewodę 2. W razie nieobecności Dyrektora obowiązki jego wykonuje Główny Księgowy. 3. Dyrektor moŝe upowaŝnić pracownika Zakładu do wykonywania określonych czynności w jego imieniu.
5 2. Główny Księgowy Zakładu prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: 1) nadzoruje i organizuje pracę słuŝbom finansowym Zakładu, 2) nadzoruje terminowe i prawidłowe wykonywanie zadań podległych mu pracownikom, 3) organizuje inwentaryzację mienia i zasobów magazynowych, 4) dokonuje okresowych analiz wykorzystania środków finansowych zakładu, 5) opracowuje projekty przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości Zakładu, 6) opracowuje sprawozdania statystyczne oraz z wykonania budŝetu i projektów planów finansowych Zakładu, 7) składa kontrasygnatę na oświadczeniach woli w imieniu Zakładu powodujące powstawanie zobowiązań finansowych, 8) wszczyna windykację wobec dłuŝników, 9) nadzoruje przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Zakładu w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budŝetowymi, 10) współdziała z właściwym wydziałem ds. finansów Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. 3. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego jego obowiązki wykonuje wyznaczony pracownik Zakładu. III. WEWNĘTRZNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZAKŁADU 6 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Zakładu wraz z jego obsadą etatową: 1.KIEROWNICTWO ZAKŁADU - Dyrektor - Główny Księgowy 1a.SEKRETARIAT DYREKTORA 2.Dział Finansów i Kadr 3.SłuŜba BHP 4.Informatyk - 3 etaty -1 etat
4.Drogowe Przejście Graniczne w Gołdapi -Kierownik -Referent -Starszy rzemieślnik/rzemieślnik -Robotnik gospodarczy, sprzątaczka Razem - 5 etatów - 14 etatów - 21 etatów 5.Drogowe Przejście Graniczne w Bezledach - Kierownik - Główny Specjalista ds. Technicznych - Referent - Starszy Rzemieślnik - Kierowca - 2 etaty - Rzemieślnik - 8 etatów - Robotnik gospodarczy, sprzątaczka - 19 etatów Razem - 33 etaty 6.Drogowe Przejście Graniczne w Gronowie -Kierownik -Referent -Kierowca -Rzemieślnik -Robotnik gospodarczy, sprzątaczka Razem - 5 etaty - 6 etatów - 14 etatów 7.Drogowe Przejście Graniczne w Grzechotkach -Starszy rzemieślnik-specjalista -Rzemieślnik- specjalista - 5 etatów -Rzemieślnik/starszy rzemieślnik - 7 etatów -Robotnik gospodarczy, sprzątaczka - 9 etatów Razem - 22 etaty 8.Morskie Przejścia Graniczne w Elblągu i Fromborku -Starszy referent ds MPG -Robotnik gospodarczy Razem - 2 etaty 9.Kolejowe Przejścia Graniczne w Skandawie, Głomnie i Braniewie -Kierownik IV. ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ZAKŁADU
7 1. Do zadań Sekretariatu Dyrektora naleŝy: przyjmowanie korespondencji przychodzącej do zakładu, wysyłanie korespondencji, prowadzenie ewidencji w dziennikach podawczych,- wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w Zakładzie zgodnie z instrukcją kancelaryjną, prowadzenie biblioteki Zakładowej, prowadzenie zbioru wewnętrznych aktów prawnych Zakładu, prowadzenie archiwum Zakładowego, obsługa gospodarcza zebrań, zaopatrzenie w materiały biurowe, wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora, jego zastępcę lub Głównego Księgowego. 8 1. Do zadań Działu Finansów i Kadr naleŝy: a) w zakresie księgowości: - prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej Zakładu, - sporządzanie projektów i planów budŝetu Zakładu, - prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia Zakładu, - coroczną wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego Zakładu, - naliczanie płac pracowników oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej, - naliczanie i rozliczanie składek na Fundusze i podatki, - prowadzenie dokumentacji związanej z naliczeniem podatku VAT, - rozliczanie dzierŝawców i najemców, - sporządzanie sprawozdań finansowych, - gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, - współdziałanie z pracownikami kadr. b) w zakresie kadr : - prowadzenie akt osobowych pracowników Zakładu, - gromadzenie i przechowywanie akt osobowych Zakładu, - prowadzenie ewidencji czasu pracy, - przechowywanie list obecności i innej dokumentacji kadrowej pracowników Zakładu, - wykonywanie czynności związanych z zamówieniami publicznymi na usługi, materiały, itp, - nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki ochrony indywidualnej i
odzieŝ roboczą, - nadzór nad zapewnianiem pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów - współdziałanie z księgowością. 9 1.Do zadań słuŝby BHP naleŝy wykonywanie obowiązków określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 02 września 1997 r. w sprawie słuŝby bhp (Dz.U.Nr 109 poz.704 ze zmianami). 10 1. Do zadań informatyka naleŝy w szczególności: -Obsługa teleinformatyczna ZOMPG-sieć wewnętrzna, BIP, strona www itp. - Dokonywanie przeglądów systemów teleinformatycznych zainstalowanych w ZOMPG w Bezledach -Reprezentowanie Zakładu podczas przeglądów gwarancyjnych z zakresu teleinformatyki, -Występowanie w imieniu Zakładu wobec wykonawców, serwisantów i innych instytucji współpracujących z Zakładem w dziedzinie teleinformatyki. -Analiza kosztów ponoszonych na usługi telekomunikacyjne oraz prowadzenie działań mających na celu ich redukcję oraz podnoszenie standardu usług. -Przeprowadzanie inwentaryzacji istniejącej infrastruktury teleinformatycznej. -Wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora ZOMPG w zakresie teleinformatyki. 11 1. Do zadań wszystkich Kierowników Drogowych Przejść Granicznych naleŝy w szczególności: - prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem budynkami, urządzeniami i terenem przejścia granicznego, - prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne i narzędzia, - organizacja, nadzór i kierowanie osobami zatrudnionymi w Zakładzie a wykonującymi pracę na przejściu, - prowadzenie ksiąg kontroli obiektów i urządzeń, - opracowywanie zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych w oparciu o zarządzenia Dyrektora - wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora lub Głównego Księgowego. - Kierownik Drogowego Przejścia Granicznego wykonuje swoje zadania przy pomocy podległych mu pracowników, dla których z upowaŝnienia Dyrektora zakładu jest ich zwierzchnikiem słuŝbowym. 2. Podczas nieobecności Kierownika jego obowiązki wykonuje wyznaczony pracownik. 12
1. Do zadań Starszego Rzemieślnika (Magazyniera) DPG w Bezledach naleŝy w szczególności: - przyjmowanie i wydawanie towaru., - prowadzenie kartotek ilościowych, ilościowo-wartościowych magazynu, - składanie zapotrzebowań na zakupy materiałowe i eksploatacyjne, - wykonywanie innych czynności związanych z prawidłowym prowadzeniem gospodarki magazynowej, - wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika. 2. Do zadań Kierowcy-Zaopatrzeniowca naleŝy w szczególności: - zapewnienie sprawności eksploatacyjnej powierzonych środków transportowych., - dokonywanie planowanych przeglądów gwarancyjnych i okresowych pojazdów, - wykonywanie obsługi codziennej, - prowadzenie kart drogowych, kart pracy sprzętu i przedstawianie danych do miesięcznych rozliczeń paliwa, - dokonywanie drobnych napraw sprzętu pomocniczego, - dokonywanie zakupów materiałów i wyposaŝenia na polecenie Kierownika, 3. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy Rzemieślnik/Starszy Rzemieślnik/Rzemieślnik -Specjalista/Starszy Rzemieślnik -Specjalista naleŝy w szczególności: 1) konserwacja urządzeń i instalacji wodnej, elektrycznej, urządzeń chłodniczych zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, 2) obsługa agregatu prądotwórczego, 3) nadzór nad kotłownią c.o. i składanie zapotrzebowania na paliwo, 4) usuwanie awarii i dokonywanie napraw drobnego sprzętu, wyposaŝenia, 5) konserwacja obiektów kubaturowych ( roboty budowlane), 6) składanie zapotrzebowań na materiały konserwatorskie i budowlane, 7) wykonywanie prac wspomagających utrzymanie porządku i czystości na terenie przejść granicznych, 8) wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika. 4. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy Robotnik Gospodarczy/ Sprzątaczka naleŝy w szczególności: - utrzymywanie czystości terenów przejść granicznych ( drogi i place), - dozór mienia, - odśnieŝanie, - utrzymywanie terenów zielonych, - utrzymywanie czystości pomieszczeń w budynkach przejść, - utrzymywanie czystości w obiektach szaletów, dozór mienia tam znajdującego się i utrzymywanie porządku na terenach wokół szaletów, - wywóz nieczystości, - racjonalne gospodarowanie środkami czystości, - wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika.
5. Do zadań Kierowcy naleŝy w szczególności: - zapewnienie sprawności eksploatacyjnej powierzonych środków transportowych., - dokonywanie planowanych przeglądów gwarancyjnych i okresowych pojazdów, - wykonywanie obsługi codziennej, - prowadzenie kart drogowych kart pracy sprzętu i przedstawianie danych do miesięcznych rozliczeń paliwa, - dokonywanie drobnych napraw sprzętu pomocniczego, - wywóz śmieci na wysypisko, - wykonywanie prac wspomagających utrzymanie czystości i porządku na przejściu, - wykonywanie innych poleceń Kierownika. 6. Do zadań Referentów Drogowych Przejść Granicznych naleŝy w szczególności: - prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz sporządzanie protokołów likwidacyjnych, - prowadzenie dokumentacji w zakresie eksploatacji pojazdów, - prowadzenie list obecności i rozkładów czasu pracy, - prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów środków czystości, - prowadzenie spraw związanych z obsługą kancelaryjną przejścia, - obsługa gospodarcza spotkań kierownika, -wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika. 7. Do zadań Głównego Specjalisty ds. Technicznych - Drogowego Przejścia Granicznego w Bezledach naleŝy w szczególności: - zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpoŝarowego budynkom, obiektom, i urządzeniom przejścia, - nadzór nad prowadzeniem gospodarki wodno-ściekowej zakładu zgodnie z obowiązującymi przepisami, - nadzór nad osobami zatrudnionymi na przejściu, - planowanie remontów bieŝących i konserwacji oraz zakupu materiałów i wyposaŝenia, - nadzór nad ochroną i zabezpieczeniem mienia Zakładu, nadzór nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji technicznej, maszyn i urządzeń, oraz zgłaszanie do przeglądów okresowych, - wykonywanie innych poleceń Kierownika. 8.Do zadań Starszego referenta ds Morskich Przejść Granicznych naleŝy w szczególności: -reprezentowanie ZOMPG na morskich przejściach granicznych w sprawach nie zastrzeŝonych dla Dyrektora, -sporządzanie zapotrzebowań i dokonywanie zakupów na porzeby MPG - prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz sporządzanie protokołów likwidacyjnych,
- prowadzenie list obecności i rozkładów czasu pracy, - prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów środków czystości, - prowadzenie spraw związanych z obsługą kancelaryjną przejścia, - obsługa gospodarcza spotkań na morskich przejściach granicznych, -wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora. 13 1. Oprócz zadań i czynności wymienionych w niniejszym Regulaminie do obowiązków pracowników Działu Finansów i Kadr, Kierowników DPG i innych pracowników naleŝą następujące zadania i czynności natury ogólnej: a) stosowanie i przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, jednolitego rzeczowego wykazu akt, b) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnej i przepisów o ochronie danych osobowych 14 1. Szczegółową organizację wewnętrzną komórek organizacyjnych Zakładu opracują Kierownicy Dziełów i przejść w postaci regulaminów wewnętrznych i przedłoŝą Dyrektorowi Zakładu do zatwierdzenia. 2. Wewnętrzne regulaminy mają określać w szczególności: a)wyszczególnienie stanowisk i etaty, b)zakres obowiązków na wszystkich stanowiskach pracy, c)organizację zastępstwa na stanowiskach pracy, d)zasady kontroli wewnętrznej. V. OBIEG DOKUMENTÓW W ZAKŁADZIE 15 1. Obieg dokumentów wykonuje się za pośrednictwem Sekretariatu. 2. Sekretariat kieruje dokument bezpośrednio do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem punktów zatrzymania. 3. Sekretariat przedkłada wpływające dokumenty i pisma do wglądu i dekretacji Dyrektorowi, a następnie zgodnie z dekretacją rozdzielają pomiędzy pracowników. 4 Pracownicy rejestrują pismo załatwiają sprawy merytorycznie, zgodnie z dekretacją i informują Dyrektora o sposobie załatwienia sprawy. 5. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. KaŜde nowe pismo dotyczące sprawy juŝ zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 6. KaŜdy znak sprawy składa się z czterech części i stanowi stałą cechę rozpoznawczą sprawy: - symbolu literowego komórki organizacyjnej, - liczbowego symbolu klasyfikacyjnego hasła z rzeczowego wykazu akt, - kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, (lub kolejnego numeru nadawanego przez sekretariat z dziennika korespondencyjnego),
- dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana. 7.Dokumenty i korespondencja między działami przekazywana jest za pokwitowaniem 8. Przy znakowaniu akt uŝywa się symboli komórek organizacyjnych: 1. Dyrektor Zakładu - GD/ 2. Główny Księgowy - GK/ 3. Dział Finansów i Kadr - GFK/ 4. SłuŜba BHP - GS/ 5. Informatyk - GI 6. Drogowe Przejście Graniczne w Gołdapi - GPI/ 7. Drogowe Przejście Graniczne w Bezledach - GPII/ 8. Drogowe Przejście Graniczne w Gronowie - GPIII/ 9. Drogowe Przejście Graniczne w Grzechotkach - GPIV/ 10. Kolejowe Przejście Graniczne w Braniewie,Głomnie i Skandawie - GKI/ 11. Morskie Przejście Graniczne w Elblągu i Fromborku - GMI/ 12. Lotnicze Przejście Graniczne w Szymanach - GL/ 16 Do spraw nie uregulowanych niniejszym Regulaminem w zakresie: postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, i kwalifikowania, zasad i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych ma zastosowanie Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu Organizacyjnego VI. ZASADY PODPISYWANIA PISM 17 1. Wszystkie pisma wychodzące z Zakładu podpisuje Dyrektor. 2. W czasie nieobecności Dyrektora pisma podpisuje Główny Księgowy lub upowaŝniony pracownik. 3. Dyrektor moŝe upowaŝnić do podpisywania Kierowników Działów i Przejść Granicznych pism dotyczących bieŝącej działalności tych komórek organizacyjnych Zakładu. 4. Dokumenty dotyczącego obrotu pienięŝnego o charakterze rozliczeniowym stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pienięŝnych podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy. VII. ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ.
18 System kontroli w Zakładzie obejmuje wszystkie komórki organizacyjne. 19 1. Dyrektor moŝe powołać doraźny Zespół Kontrolny do kontroli określonej komórki organizacyjnej. 2. Czynności kontrolne, w ramach okresowej kontroli wewnętrznej swoich komórek organizacyjnych, wykonują Kierownicy Działów i Przejść Granicznych zgodnie z własnym regulaminem wewnętrznym. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 20 Zmiany Regulaminu Organizacyjnego Zakładu Obsługi Międzynarodowych Przejść Granicznych z siedzibą w Bezledach dokonuje Dyrektor Zakładu w trybie właściwym do jego wydania. ZATWIERDZAM Bezledy 29.10.2007