REGULAMIN ORGANIZACYJNY WARMIŃSKO MAZURSKIEGO ZARZĄDU PRZEJŚĆ GRANICZNYCH Z SIEDZIBĄ W GRZECHOTKACH I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 12/2010 z dnia 20 kwietnia 2010 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY WARMIŃSKO MAZURSKIEGO ZARZĄDU PRZEJŚĆ GRANICZNYCH Z SIEDZIBĄ W GRZECHOTKACH I POSTANOWIENIA OGÓLNE Warmińsko - Mazurski Zarząd Przejść Granicznych z siedzibą w Grzechotkach, zwany dalej,,zarządem, działa jako gospodarstwo pomocnicze do obsługi międzynarodowych, drogowych, kolejowych, morskich i lotniczych przejść granicznych położonych na terenie Województwa Warmińsko Mazurskiego. 2. Zarząd działa na podstawie: a. Zarządzenia Wojewody Warmińsko-Mazurskiego Nr 131a z dnia r. w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego do obsługi międzynarodowego drogowego osobowo - towarowego przejścia granicznego w Bezledach, ze zmianami. b. Zarządzenia Nr 279 dnia r. w sprawie zmiany nazwy, siedziby i statutu Zakładu Obsługi Międzynarodowych Przejść Granicznych z siedzibą w Bezledach, c. Statutu Zarządu, d. Niniejszego Regulaminu Organizacyjnego Przedmiotem działalności Zarządu jest zabezpieczenie obsługi przejść granicznych Województwa Warmińsko-Mazurskiego, za których stałe utrzymywanie odpowiada Wojewoda Warmińsko-Mazurski: a. drogowych w Bezledach, Gołdapi, Gronowie i Grzechotkach, b. kolejowych w Braniewie, Głomnie, Skandawie c. morskich w Elblągu, Fromborku, d. lotniczego w Szymanach. 2. Zabezpieczenie obsługi przejść granicznych oparte jest na przepisach art.17 ustawy o ochronie granicy państwowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 226, poz. 1944) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2005 r. w sprawie obowiązków wojewody w zakresie finansowania i utrzymywania przejść granicznych, przejść turystycznych, miejsc przekraczania granicy na szlakach turystycznych oraz punktów nocnego postoju na rzekach granicznych, ich wyposażenia w sprzęt, a także organów właściwych do osadzania i utrzymywania znaków granicznych na morskich wodach wewnętrznych (Dz. U. z 2005 roku, Nr 256, poz. 2145) i polega w szczególności na: a. stałym utrzymywaniu drogowych, kolejowych, morskich i lotniczych przejść granicznych, znajdujących się na obszarze województwa w stanie umożliwiającym 1

2 polskim organom kontroli przeprowadzanie sprawnej i skutecznej kontroli granicznej, celnej, sanitarnej, weterynaryjnej, fitosanitarnej, chemicznej i radiometrycznej oraz jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, b. administrowaniu obiektami przejść granicznych, w tym oddawanie nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo jej użyczanie w drodze umowy, c. nieodpłatne udostępnianiu organom kontroli pomieszczeń, urządzeń i sprzętu technicznego niezbędnego do przeprowadzenia sprawnej, skutecznej kontroli granicznej, d. nieodpłatnym zapewnieniu organom kontroli utrzymania pomieszczeń, sprzętu i urządzeń w odpowiednich warunkach sanitarno-higienicznych, oświetlenia, ogrzewania, sprzątania, klimatyzacji i wentylacji, jeżeli wynika to z przepisów odrębnych oraz dostaw wody i energii elektrycznej, e. udostępnianiu i utrzymywaniu urządzeń zapewniających bezawaryjne zasilanie w energie elektryczną, zakładanie telefonów sieci wewnętrznej, okablowania strukturalnego obiektów oraz sygnalizacje alarmową i system monitoringu oraz systemów przeciwpożarowych, a także administrowaniu obiektami pozostającymi w zarządzie Wojewody Warmińsko-Mazurskiego, które znajdują się na przejściach granicznych, II. ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH Zarządem kieruje Dyrektor, zatrudniany i zwalniany przez Wojewodę Warmińsko- Mazurskiego. 2. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Zarządu. 3. Dyrektor Zarządu wykonuje prawa i obowiązki pracodawcy wobec pracowników Zarządu, w tym ich zatrudnia i zwalnia. 4. Dyrektor kieruje Zarządem przy pomocy Zastępcy Dyrektora ds. Technicznych, Głównego Księgowego i Kierowników Przejść Dyrektor zapewnia, sprawne funkcjonowanie Zarządu, warunki jego działania i organizacji pracy, a w szczególności: a) ustala plan działalności Zarządu, b) przekazuje Wojewodzie plan finansowy Zarządu na następny rok budżetowy, c) zatwierdza plan finansowy Zarządu na dany rok budżetowy, d) przedkłada Wojewodzie kwartalne sprawozdania z działalności Zarządu, e) dysponuje środkami finansowymi będącymi w dyspozycji Zarządu i zarządza jego mieniem, f) nadzoruje stosowanie postępowania i udzielania zamówień publicznych przy dysponowaniu środkami publicznymi, g) wykonuje wobec pracowników Zarządu czynności z zakresu prawa pracy, h) współdziała z organami przeprowadzającymi kontrolę, 2

3 i) stwarza warunki techniczne i organizacyjne do zachowania poufności danych osobowych oraz ochronę informacji niejawnych w komórkach organizacyjnych Zarządu, j) wydaje regulaminy, zarządzenia i instrukcje, k) wykonuje inne zadania zlecone przez Wojewodę. 2. W razie nieobecności Dyrektora jego obowiązki wykonuje Zastępca Dyrektora ds. technicznych lub Główny Księgowy. 3. Dyrektor może upoważnić pracownika Zarządu do wykonywania określonych czynności w jego imieniu ZASTĘPCA DYREKTORA ds. technicznych: a) sprawuje nadzór nad przeglądami okresowymi budynków, budowli, dróg i urządzeń technicznych znajdujących się na przejściach granicznych, b) przygotowuje plany konserwacji i remontów budynków, budowli i urządzeń technicznych znajdujących się na przejściach granicznych, c) współdziała z producentami urządzeń i obiektów zainstalowanych na przejściach granicznych, występuje o odpowiednie certyfikaty na eksploatacje urządzeń znajdujących się na przejściach granicznych, d) nadzoruje prawidłowe prowadzenie przez Kierowników Przejść dokumentacji związanej ze stanem technicznym obiektów i urządzeń znajdujących się na przejściach granicznych, e) wykonuje inne zadania zlecone przez Dyrektora Główny Księgowy Zarządu prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: a) nadzoruje i organizuje pracę służbom finansowym Zarządu, b) nadzoruje terminowe i prawidłowe wykonywanie zadań podległych mu pracownikom, c) organizuje inwentaryzację mienia i zasobów magazynowych, d) dokonuje okresowych analiz wykorzystania środków finansowych Zarządu, e) opracowuje projekty przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości Zarządu, f) opracowuje sprawozdania statystyczne oraz z wykonania budżetu i projektów planów finansowych Zarządu, g) składa kontrasygnatę na oświadczeniach woli w imieniu Zarządu powodujące powstawanie zobowiązań finansowych, h) wszczyna windykację wobec dłużników, i) nadzoruje przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Zarządu w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi, j) współdziała z właściwym wydziałem ds. finansów Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. 3

4 2. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego jego obowiązki wykonuje wyznaczony pracownik Zarządu. III. WEWNĘTRZNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZARZĄDU I. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Zarządu wraz z jego obsadą etatową (schemat struktury stanowi załącznik do regulaminu): KIEROWNICTWO ZARZĄDU - Dyrektor 1 etat - Zastępca Dyrektora ds. Technicznych 1 etat - Główny Księgowy 1 etat 2. DZIAŁ TECHNICZNY - Kierowca 1 etat - Główny Specjalista ds. Teleinformatycznych 1 etat - Informatyk 3 etaty 3. SEKRETARIAT DYREKTORA - Referent 2 etaty 4. DZIAŁ FINANSOWY - Główny księgowy 1 etat -St. Specjalista ds. księgowości 1 etat -St. Specjalista ds. administracyjnych 1 etat - Księgowa 1 etat - Referent 1 etat - Główny magazynier 1 etat 5. DZIEŁ ORGANIZACYJNY - Starszy specjalista ds. kadr 1 etat - Referent/Inspektor 2 etaty 6.SŁUŻBA BHP - Starszy specjalista ds. bhp 1 etat 7. SŁUŻBA PPOŻ. - Starszy Inspektor ds. ppoż. 1 etat 8. DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - Specjalista/St. Specjalista 1 etat 4

5 - Inspektor 1 etat RAZEM 22 ETATY DROGOWE PRZEJŚCIE GRANICZNE W GOŁDAPI - Kierownik 1 etat - Referent 1 etat - Rzemieślnik-Specjalista 1 etat - Rzemieślnik 5 etaty - Robotnik gospodarczy/sprzątaczka 15 etatów RAZEM 23 ETATY DROGOWE PRZEJŚCIE GRANICZNE W BEZLEDACH - Kierownik 1 etat - Referent/Starszy Referent 1 etat - St. Rzem. Specjalista/ Rzemieślnik-Specjalista 1 etat - Kierowca 2 etaty - Rzemieślnik 13 etatów - Robotnik gospodarczy 9 etatów - Sprzątaczka 12 etatów RAZEM 39 ETATÓW DROGOWE PRZEJŚCIE GRANICZNE W GRONOWIE - Kierownik 1 etat - Referent 1 etat - Kierowca 1 etat - Rzemieślnik 5 etatów - Robotnik gospodarczy 2 etaty - Sprzątaczka 7 etatów - Rzemieślnik Specjalista 1 etat RAZEM 18 ETATÓW DROGOWE PRZEJŚCIE GRANICZNE W GRZECHOTKACH - Kierownik 1 etat - Główny specjalista ds. technicznych 1 etat - Specjalista/Starszy specjalista 4 etaty - Starszy rzemieślnik-specjalista 2 etaty - Rzemieślnik- specjalista 25 etatów - Rzemieślnik 20 etatów - Robotnik gospodarczy 17 etatów 5

6 - Sprzątaczka 12 etatów - Referent 1 etat RAZEM 83 ETATY MORSKIE PRZEJŚCIE GRANICZNE W ELBLĄGU I FORMBORKU - Kierownik 1 etat - Starszy referent 1 etat - Rzemieślnik Specjalista 1 etat - Robotnik gospodarczy 2 etat RAZEM 5 ETATÓW 14. KOLEJOWE PRZEJŚCIE GRANICZNE W BRANIEWIE, GŁOMNIE I SKANDAWIE (KORSZACH) - Kierownik 1 etat - Referent/ Straszy referent 1 etat - Sprzątaczka 1 etat - Robotnik gospodarczy 2 etaty RAZEM 5 ETATÓW ŁĄCZNIE WMZPG 195 ETATÓW IV. ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ZARZĄDU Do zadań Sekretariatu Dyrektora należy: a) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie ewidencji w dziennikach podawczych, c) wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w Zarządzie zgodnie z instrukcją kancelaryjną, d) prowadzenie zbioru wewnętrznych aktów prawnych Zarządu, e) obsługa gospodarcza zebrań, f) zaopatrzenie w materiały biurowe, g) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora, jego zastępcę lub Głównego Księgowego. 2. Do zadań Działu Finansów należy: a) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej Zarządu, b) sporządzanie projektów i planów budżetu Zarządu, c) prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia Zarządu, coroczną wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego Zarządu, d) naliczanie płac pracowników oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej, 6

7 e) naliczanie i rozliczanie składek na Fundusze i podatki, f) prowadzenie dokumentacji związanej z naliczeniem podatku VAT, g) rozliczane dzierżawców i najemców, h) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, i) sporządzanie sprawozdań finansowych, j) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, k) współdziałanie z kadrami. 3.Do zadań Działu Organizacyjnego należy: a) prowadzenie akt osobowych pracowników Zarządu, b) gromadzenie i przechowywanie akt osobowych Zarządu, c) prowadzenie ewidencji czasu pracy, d) przechowywanie list obecności i innej dokumentacji kadrowej pracowników Zarządu, e) nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki ochrony indywidualnej i odzież roboczą, f) nadzór nad zapewnianiem pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów, g) współdziałanie z księgowością, h) prowadzenie ewidencji i przechowywanie umów na dostawy, usługi i dzierżawę, i) opisywanie faktur, j) współpraca z działem zamówień publicznych i działem finansowym Do zadań SŁUŻBY BHP należy wykonywanie obowiązków określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 2007 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (jt. Dz. U z 2003 r. Nr 169 poz.1650 ze zmianami) Do zadań SŁUŻBY PPOŻ. należy wykonywanie obowiązków określonych w Ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (jt. Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz.1380 ze zmianami). 11. Do zadań DZIAŁU TECHNICZNEGO należy w szczególności: a) przegląd okresowy budynków, budowli, dróg i urządzeń technicznych znajdujących się na przejściach granicznych, b) przygotowywanie planów konserwacji i remontów budynków, budowli i urządzeń technicznych znajdujących się na przejściach granicznych, c) współdziałanie z producentami urządzeń i obiektów zainstalowanych na przejściach granicznych, występowanie o odpowiednie certyfikaty na eksploatacje urządzeń znajdujących się na przejściach granicznych, d) obsługa wewnętrznej sieci teleinformatycznej WMZPG, aktualizacja BIP, itp. e) dokonywanie przeglądów systemów teleinformatycznych zainstalowanych w WMZPG w Grzechotkach, 7

8 f) reprezentowanie Zarządu podczas przeglądów gwarancyjnych z zakresu teleinformatyki, g) Występowanie w imieniu Zarządu wobec wykonawców, serwisantów i innych instytucji współpracujących z Zarządem w dziedzinie teleinformatyki. h) Analiza kosztów ponoszonych na usługi telekomunikacyjne oraz prowadzenie działań mających na celu ich redukcję oraz podnoszenie standardu usług. i) Przeprowadzanie inwentaryzacji istniejącej infrastruktury teleinformatycznej.- Wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora oraz Zastępcę Dyrektora ds. Technicznych WMZPG w zakresie teleinformatyki. 12. Do zadań DZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH należy prowadzenie wszystkich spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 Prawo Zamówień publicznych (tj. Dz. U. Nr 223 z 2007 r.poz.1655 ze zmianami), ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz.1240), aktami wykonawczymi do tych ustaw oraz wewnętrznymi regulacjami Zarządu Do zadań wszystkich KIEROWNIKÓW DROGOWYCH, KOLEJOWYCH, MORSKICH I LOTNICZYCH PRZEJŚĆ GRANICZNYCH należy w szczególności: a) prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem budynkami, urządzeniami i terenem przejścia granicznego, b) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne i narzędzia, c) organizacja, nadzór i kierowanie osobami zatrudnionymi w Zarządzie a wykonującymi pracę na przejściu, d) prowadzenie ksiąg kontroli obiektów i urządzeń, e) opracowywanie zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych w oparciu o zarządzenia Dyrektora f) wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora lub Głównego Księgowego. 2.Kierownik Drogowego, Kolejowego, Morskiego i Lotniczego Przejścia Granicznego wykonuje swoje zadania przy pomocy podległych mu pracowników, dla których z upoważnienia Dyrektora Zarządu jest ich zwierzchnikiem służbowym. 3. Podczas nieobecności Kierownika jego obowiązki wykonuje wyznaczony, przez Dyrektora WMZPG, pracownik Do zadań MAGAZYNIERA należy w szczególności: a) nadzór nad gospodarką magazynową, b) przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone materiały i pomieszczenia magazynowe na podstawie spisu inwentaryzacyjnego i protokołu zdawczo odbiorczego 8

9 c) przyjmowanie i wydawanie towaru, d) prowadzenie kartotek ilościowych, ilościowo-wartościowych magazynu, e) składanie zapotrzebowań na zakupy materiałowe i eksploatacyjne, f) wykonywanie innych czynności związanych z prawidłowym prowadzeniem gospodarki magazynowej, g) wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika. 2. Do zadań KIEROWCY należy w szczególności: a) zapewnienie sprawności eksploatacyjnej powierzonych środków transportowych, b) dokonywanie planowanych przeglądów gwarancyjnych i okresowych pojazdów, c) wykonywanie obsługi codziennej, d) prowadzenie kart drogowych, kart pracy sprzętu i przedstawianie danych do miesięcznych rozliczeń paliwa, e) dokonywanie drobnych napraw sprzętu pomocniczego, f) dokonywanie zakupów materiałów i wyposażenia na polecenie Kierownika, 3. Do zadań GŁÓWNEGO MAGAZYNIERA WMZPG należy w szczególności: a) całokształt czynności związanych z magazynowaniem mienia Zarządu zgodnie z instrukcją magazynową, b) przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone materiały i pomieszczenia magazynowe na podstawie spisu inwentaryzacyjnego i protokołu zdawczo odbiorczego, c) przyjmowanie materiałów dostarczonych do magazynu, ustalenie ilości przyjmowanych materiałów, czuwanie nad ich odbiorem technicznym (jakościowym), d) sporządzanie prawidłowej dokumentacji na podstawie sprawdzonych dowodów dostawy i podpisywanie dowodów przyjęcia, e) rozmieszczenie i ułożenie przyjętych materiałów w magazynie, zabezpieczenie ich przed ubytkami, zniszczeniem i kradzieżą, f) stosowanie odpowiednich zabiegów konserwacyjnych, utrzymywanie porządku i czystości w magazynie, g) Wydawanie materiałów na podstawie prawidłowych, sprawdzonych dokumentów rozchodowych, h) prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencji ruchu i stanów zapasów (ilościowej ewidencji magazynowej) oraz innych wymaganych ewidencji, rejestrów, wykazów, sprawozdań, i) przestrzeganie zasad obiegu dokumentacji i porządku w przechowywaniu dokumentów magazynowych, j) kontrolowanie zgodności rzeczywistego stanu zapasów ze stanem ewidencyjnym, k) rozliczanie się z powierzonego majątku na podstawie inwentaryzacji 4. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy RZEMIEŚLNIK/RZEMIEŚLNIK SPECJALISTA/STARSZY RZEMIEŚLNIK SPECJALISTA należy w szczególności: a) konserwacja urządzeń i instalacji wodnej, elektrycznej, urządzeń chłodniczych zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, b) obsługa agregatu prądotwórczego, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, 9

10 c) nadzór nad kotłownią c.o. i składanie zapotrzebowania na paliwo, zgodnie z uprawnieniami, d) usuwanie awarii i dokonywanie napraw drobnego sprzętu i wyposażenia, e) konserwacja obiektów kubaturowych ( roboty budowlane), f) składanie zapotrzebowań na materiały konserwatorskie i budowlane, g) wykonywanie prac wspomagających utrzymanie porządku i czystości na terenie przejść granicznych, h) wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika. 5. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ROBOTNIK GOSPODARCZY/SPRZĄTACZKA należy w szczególności: a) utrzymywanie czystości terenów przejść granicznych ( drogi i place), b) dozór mienia, c) odśnieżanie, d) utrzymywanie terenów zielonych, e) utrzymywanie czystości pomieszczeń w budynkach przejść, f) utrzymywanie czystości w obiektach szaletów, dozór mienia tam znajdującego się i utrzymywanie porządku na terenach wokół szaletów, g) wywóz nieczystości, h) racjonalne gospodarowanie środkami czystości, i) wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika. 6. Do zadań REFERENTA/STARSZEGO REFERENTA DROGOWYCH, KOLEJOWYCH, MORSKICH I LOTNICZYCH PRZEJŚĆ GRANICZNYCH należy w szczególności: a) sporządzanie zapotrzebowań i dokonywanie zakupów na potrzeby przejścia, b) prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz sporządzanie protokołów likwidacyjnych, c) prowadzenie dokumentacji w zakresie eksploatacji pojazdów, d) prowadzenie list obecności i rozkładów czasu pracy, e) prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów środków czystości, f) prowadzenie spraw związanych z obsługą kancelaryjną przejścia, g) obsługa gospodarcza spotkań kierownika, h) wykonywanie innych prac zleconych przez Kierownika. 7. Do zadań GŁÓWNEGO SPECJALISTY ds. TECHNICZNYCH należy w szczególności: a) Nadzorowanie kompletności i aktualności dokumentacji technicznej maszyn i urządzeń, b) Koordynacja i współpraca techniczna z kontrahentami poprzez ustalanie warunków technicznych i nadzór nad ich przestrzeganiem c) Przeprowadzanie kontroli technicznych budynków, planowanie i kontrolowanie działań zapewniających prawidłową eksploatację budynków, d) Nadzorowanie zakupów oraz odbiór techniczno-jakościowy maszyn i urządzeń dla WMZPG e) Nadzorowanie prawidłowego, zgodnego z przepisami i wymaganiami sanitarnymi, przeciwpożarowymi funkcjonowania podległych sobie obiektów, f) Podejmowanie niezbędnych działań zapewniających zgodną z przepisami eksploatację obiektów, 10

11 g) Z upoważnienia Kierownika DPG Grzechotki zapewnianie należytej organizacji pracy, właściwego nadzoru i kierowania podległymi pracownikami w zakresie spraw technicznych. 8. Do zadań GŁÓWNEGO SPECJALISTY ds. TI należy w szczególności: a) konfigurowanie usług sieciowych lokalnej sieci komputerowej Zarządu (serwer, DHCP, WINS, NTP, serwer plików, kontroler domeny) b) konfigurowanie bezpiecznego punktu styku z siecią Internet (serwerproxy, zapora sieciowa, sonda IDS), c) zapewnienie przestrzegania procedur bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych w sieci teleinformatycznej zgodnie z Polityką bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi w tym zakresie, d) przeprowadzanie audytu bezpieczeństwa sieci LAN WMZPG w Grzechotkach e) zarządzanie i aktualizacja strony zarządzanie i aktualizacja BIP WMZPG w Grzechotkach, f) dokonywanie przeglądów systemów teleinformatycznych zainstalowanych w WMZPG z siedzibą w Grzechotkach, g) reprezentowanie Zarządu podczas przeglądów gwarancyjnych z zakresu teleinformatyki, h) występowanie w imieniu Zarządu wobec wykonawców, serwisantów i innych instytucji współpracujących z Zarządem w dziedzinie teleinformatyki, i) analiza kosztów ponoszonych na usługi telekomunikacyjne oraz prowadzenie działań mających na celu ich redukcję oraz podnoszenie standardu usług, j) przeprowadzenie inwentaryzacji istniejącej infrastruktury teleinformatycznej, 9. Do zadań INFORMATYKA należy w szczególności: h) Zarządzanie aktualizacjami oprogramowania stacji roboczych, i) Zarządzanie aktualizacjami oprogramowania antywirusowego j) Usuwanie usterek sprzętowych stacji roboczych, usuwanie usterek oprogramowania stacji roboczych, k) Wykonywanie raz w tygodniu kopii zapasowych oprogramowania kadrowo - księgowego l) Zarządzanie, konserwacja, konfiguracja sprzętu sieciowego, m) Utrzymanie serwisu poczty elektronicznej, utrzymanie i aktualizacja serwisu WWW WMZPG, pomoc w redagowaniu serwisu BIP WMZPG n) Help desk dla użytkowników systemów informatycznych WMZPG o) Wykonywanie innych poleceń Kierownika DPG w Grzechotkach oraz Głównego specjalisty ds. TI 10. Do zadań STARSZEGO SPECJALISTY DS. ADMINISTRACYJNYCH należy w szczególności: a) Analiza i opracowywanie na podstawie danych dostarczonych przez Kierowników drogowych, kolejowych i morskich przejść granicznych zbiorczego zestawienie opłat za korzystanie ze środowiska b) Monitorowanie danych związanych z ochroną środowiska w zakresie gospodarki odpadami i gospodarki wodno-ściekowej na drogowych, kolejowych i morskich przejściach granicznych, a w szczególności: 11

12 Statystyka dotycząca ochrony środowiska na terenie całego zakładu, Przygotowywanie zestawień tabelarycznych zawierających dane na temat ilości hydrantów, oczyszczalni, kotłów, separatorów na terenie WMZPG, Zbieranie danych i sporządzanie sprawozdań na temat emisji spalin i innych zanieczyszczeń powstałych w wyniku eksploatacji kotłów, separatorów, oczyszczalni, itp. Monitorowanie terminów badań dotyczących ochrony środowiska, Sporządzanie zestawień statystycznych na temat odpadów I kategorii w ujęciu miesięcznym i rocznym. c) Prowadzenie spraw związanych z dzierżawami gruntu i najmem lokali, wystawianie faktur VAT za najem i dzierżawę, współpraca z księgowością. d) Prowadzenie ewidencji analitycznej do kont: 011- środki trwałe 013 pozostałe środki trwałe 020 wartości niematerialne i prawne 071 umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. e) Naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych f) Rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych objętych ewidencją księgową i pozaksięgową. g) Wykonywanie innych prac zleconych przez Głównego Księgowego lub Dyrektora 11. Do zadań KSIĘGOWEJ należy w szczególności: a) Prowadzenie ewidencji syntetycznej wszystkich przejść granicznych, b) Prowadzenie ewidencji analitycznej wszystkich przejść granicznych do kont: zespołu 2 rozrachunki i roszczenia, zespołu 4 koszty według typów działalności i ich rozliczanie, zespołu 7 przychody i koszty uzyskania, zespołu 8 fundusze, rezerwy i wynik finansowy, konto pozabilansowe 995 zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, c) Sporządzanie miesięcznych zestawień kosztów poszczególnych przejść granicznych, d) Prowadzenie ewidencji syntetycznej funduszu świadczeń socjalnych, e) Prowadzenie ewidencji analitycznej funduszu świadczeń socjalnych do kont: zespołu 2 rozrachunki i roszczenia zespołu 8 fundusze, rezerwy i wynik finansowy. f) Rozliczanie inwentaryzacji poza rzeczowych składników majątkowych (konta zespołu 2 rozrachunki i roszczenia ), g) Rozliczanie dochodów z tytułu najmu przypadających dla budżetu państwa, przekazywanie dochodów do budżetu państwa, h) Naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat należności, windykacja należności, i) Wystawianie faktur dla Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego z tytułu kosztów utrzymania przejść granicznych, j) Rozliczanie podatku VAT, sporządzanie deklaracji podatku VAT, przekazywanie podatku VAT, k) Wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora i Głównego Księgowego, l) Współpraca z innymi pracownikami księgowości i kadr w granicach zakresu obowiązków, 12. Do zadań REFERENTA W DZIALE KSIĘGOWOŚCI należy w szczególności: 12

13 a) Sprawdzanie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym, b) Dokonywanie przelewów z tytułu zobowiązań i należności, c) Sporządzanie list płatniczych wynagrodzenia i zasiłki, d) Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych, e) Naliczanie składek ZUS, FP, PFRON, f) Sporządzanie deklaracji na podatek dochodowy od osób fizycznych, sporządzanie deklaracji na ZUS, FP, PFRON, g) Sporządzanie informacji o osiągniętych dochodach i naliczonym podatku dochodowym od osób fizycznych, h) Wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach, prowadzenie kart wynagrodzeń, i) Weryfikacja zakupu paliwa, j) Rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych objętych ewidencją księgową i pozaksięgową, bieżąca kontrola ewidencji ilościowej materiałów i towarów podlegających magazynowaniu, k) Wykonywanie innych prac zleconych przez Głównego Księgowego lub Dyrektora, l) Współpraca z innymi pracownikami księgowości i kadr w granicach zakresu obowiązków. 13. Do zadań STARSZEGO SPECJALISTY DS. KADR należy w szczególności: a) Prowadzenie akt osobowych pracowników Zarządu, b) Gromadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników, c) Prowadzenie ewidencji czasu pracy, d) Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej pracowników Zarządu, e) Nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki ochrony i odzież roboczą f) Nadzór nad zapewnieniem pracownikom posiłków profilaktycznych i napojów, g) Współpraca z Działem Finansowym Oprócz zadań i czynności wymienionych w niniejszym Regulaminie do obowiązków pracowników Wszystkich Działów oraz Kierowników DPG, MPG, KPG i LPG oraz innych pracowników należą następujące zadania i czynności natury ogólnej: a) stosowanie i przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, jednolitego rzeczowego wykazu akt, b) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnej i przepisów o ochronie danych osobowych, V. OBIEG DOKUMENTÓW W ZARZĄDZIE Obieg dokumentów wykonuje się za pośrednictwem Sekretariatu, 2. Sekretariat kieruje dokument bezpośrednio do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem punktów zatrzymania, 3. Sekretariat przedkłada wpływające dokumenty i pisma do wglądu i dekretacji Dyrektorowi, a następnie zgodnie z dekretacją rozdzielają pomiędzy pracowników, 4. Pracownicy rejestrują pismo załatwiają sprawy merytorycznie, zgodnie z dekretacją i informują Dyrektora o sposobie załatwienia sprawy, 13

14 5. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy, 6. Każdy znak sprawy składa się z czterech części i stanowi stałą cechę rozpoznawczą sprawy: symbolu literowego komórki organizacyjnej, liczbowego symbolu klasyfikacyjnego hasła z rzeczowego wykazu akt, kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,(lub kolejnego numeru nadawanego przez sekretariat z dziennika korespondencyjnego), dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana, 7. Dokumenty i korespondencja między działami przekazywana jest za pokwitowaniem, 8. Przy znakowaniu akt używa się symboli komórek organizacyjnych: 1. Dyrektor Zarządu ZD 2. Dział Techniczny ZDT 3. Główny Księgowy ZGK 4. Dział Finansowy ZDF 5. Dział Organizacyjny ZDO 6. Dział Zamówień Publicznych ZZP 7. Służba BHP ZB 8. Służba PPOŻ. ZPP 9. Główny Specjalista ds. Teleinformatycznych/Informatyk ZTI 10. Drogowe Przejście Graniczne w Gołdapi DPI 11. Drogowe Przejście Graniczne w Bezledach DPII 12. Drogowe Przejście Graniczne w Gronowie DPIII 13. Drogowe Przejście Graniczne w Grzechotkach DPIV 14. Kolejowe Przejście Graniczne w Braniewie, Głomnie i Skandawie KPI 15. Morskie Przejście Graniczne w Elblągu i Fromborku MPI 16. Lotnicze Przejście Graniczne w Szymanach LPI 17. Do spraw nie uregulowanych niniejszym Regulaminem w zakresie: postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, i kwalifikowania, zasad i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych ma zastosowanie Instrukcja Kancelaryjna dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U.161,poz.1109 ze zmianami). VI. ZASADY PODPISYWANIA PISM Wszystkie pisma wychodzące z Zarządu podpisuje Dyrektor, 2. W czasie nieobecności Dyrektora pisma podpisuje Zastępca Dyrektora ds. Technicznych, Główny Księgowy lub upoważniony pracownik, 3. Dyrektor może upoważnić do podpisywania Kierowników Działów i Przejść Granicznych pism dotyczących bieżącej działalności tych komórek organizacyjnych Zarządu, 4. Dokumenty dotyczącego obrotu pieniężnego o charakterze rozliczeniowym stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych podpisuje Dyrektor i Główny Księgowy. 14

15 VII. ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ System kontroli w Zarządzie obejmuje wszystkie komórki organizacyjne, 2. Dyrektor może powołać doraźny Zespół Kontrolny do kontroli określonej komórki organizacyjnej, 3. Czynności kontrolne, w ramach okresowej kontroli wewnętrznej swoich komórek organizacyjnych, wykonują Kierownicy Działów i Przejść Granicznych. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 20. Zmiany Regulaminu Organizacyjnego Warmińsko Mazurskiego Zarządu Przejść Granicznych z siedzibą w Grzechotkach dokonuje Dyrektor Zarządu w trybie właściwym do jego wydania. 21. Regulamin wchodzi w życie 14 dni od wywieszenia go na tablicy ogłoszeń. ZATWIERDZAM: 15