Załącznik Nr 2 do Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-ch w ZBK w Czeladzi... (nazwa jednostki pieczęć) arz obiegu dokumentów ch oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów ch Do działu księgowości spływają dokumenty finansowe z następujących komórek: 1. Kadry 2. Dział Finansowy 3. Starszy Księgowy d/s. wynagrodzeń 4. Kancelaria 5. Dział Techniczny 6. Dział Gospodarki Lokalami 7. Dział Organizacyjny
KADRY Lp. Określenie Rodzaj 1. AngaŜe pracowników nowo zatrudnionych, Umowa Aneks Na bieŝąco zmiany w angaŝach, przesunięcia pracowników 2. Zasiłki chorobowe druki L4 Druk L 4 Na bieŝąco oraz inne zaświadczenia dotyczące Zaświadczenie wypłaty z tytułu chorobowego z adnotacją okresu zatrudnienia i miejsca pracy 3. Wykaz pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych Wykaz Na bieŝąco 4. Wykaz osób uprawnionych Wykaz Do 30 stycznia do nagrody jubileuszowej kaŝdego roku 5. Wykaz osób uprawnionych Wykaz Do 30 stycznia do odprawy emerytalnej i rentowej kaŝdego roku 6. Dane o stanie zatrudnienia Wykaz Do 5-go dnia zakończenia kwartału Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest : Specjalista ds. Kadr. 2
DZIAŁ FINANSOWY Lp. Określenie Rodzaj 1. Rachunki gotówkowe sprawdzone Rachunki pod względem formalnym i rachunkowym podpisane gotówki z kasy, banku, 2. Delegacje, ryczałty samochodowe, rozliczenie zakupów, wypłaty z ZFŚS, itp. skompletowane i podpisane gotówki z kasy, banku 3. Rachunki i faktury dotyczące obrotu bezgotówkowego sprawdzone i podpisane gotówki z kasy, banku 4. Sprawozdania z dochodów i wydatków budŝetowych, deklaracje podatku VAT, itp. wymagalnych Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Starszy Księgowy. 3
STARSZY KSIĘGOWY D/S. PŁAC Lp. Określenie Rodzaj 1. Listy płac dotyczące wypłat Listy płac na koniec miesiąca, skompletowane i zatwierdzone do wypłaty 2. Zbiorcze zestawienie wszystkich Zbiorcze list płac danego miesiąca zestawienie 3. Deklaracje rozliczeniowe ZUS przygotowane do dokonania Przelewu 4. Szczegółowy wykaz potrąceń Wykaz z wynagrodzeń celem dokonania przelewów 5. Rozliczenie składek PZU druki do zatwierdzenia 6. Deklaracje ZUS druk oryginał do zatwierdzenia 7. Informacja o zarobkach dla celów emerytalno-rentowych Do końca kaŝdego miesiąca 8. Oświadczenia, informacje, deklaracje podatkowe 9. Wnioski, oświadczenia dla celów wypłat z ZUS 10. Deklaracje, wnioski dla celów wypłat z PZU Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest ds. płac. 4
KANCELARIA Lp. Określenie Rodzaj 1. Korespondencja finansowa Pisma Codziennie po zadekretowaniu Główny przez dyrektora 2. Dowody finansowe wpływające Rachunki, faktury Codziennie Główny Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Kierownik kancelarii. BUDOWNICTWO Lp. Określenie Rodzaj 1. Umowy, zlecenia przygotowane do podpisu umów, zleceń Na bieŝąco Główny pod względem finansowym 2. Rachunki; faktury za roboty Rachunki, faktury W ciągu 7 dni budowlano-montaŝowe, projekty, dokumentacje inwestycyjne i inne wraz z załącznikami (kosztorysy, protokoły odbioru) sprawdzone i podpisane pod względem merytorycznym od daty otrzymania 3. Wystawienie dowodów przyjęcia środka trwałego do uŝytkowania, przekazanie środka trwałego OT, PT Na bieŝąco, główny uŝytkownik Za dotrzymanie wyznaczonych spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Kierownik Działu Technicznych, Kierownik Działy Gospodarki Lokalami, Kierownik Działu Organizacyjnego.. 5