MS Access 1. Opis systemu MS Access. Prawie cała baza danych w MS Access na ogół jest zapisywana w jednym pliku o rozszerzeniu.mdb. Ponadto ważne są również pliki *.ldb, zawierające informacje o blokowaniu rekordów w trakcie pracy wielodostępnej. Pliki *.mdw zawierają informacje o kontach indywidualnych i hasłach oraz o grupach użytkowników. Pliki *.mde zawierają bazę skompilowaną, w której nie ma dostępu do kodów źródłowych procedur pisanych w VBA, nie ma też możliwości wykonywania zmian w formularzach i raportach. Pliki *.adp zawierają tzw. projekty MS Access. Są to aplikacje typu klient odwołujące się do serwera baz danych MS SQL Server lub MSDE. W MS Access zmiany danych zapisywane są automatycznie, niejawnie, bez ingerencji użytkownika. Stąd na początku pracy z nową bazą danych należy określić nazwę pliku bazy (*.mdb). Po ustaleniu nazwy pliku bazy w MS Access otwiera się główne okno tzw. okno bazy danych. Na poniższym rysunku utworzona baza nazywa się kadry0 i zapisana jest w pliku kadry0.mdb. W oknie bazy danych widoczne są zakładki Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty, Strony, Makra i Moduły.
Powyższy rysunek odzwierciedla obraz okien w MS Access 2000, w innych wersjach systemu zakładki umieszczone są inaczej (np. w MS Access 97 poziomo). W wersji 2000 pojawiła się zakładka Strony nie ma jej we wcześniejszych wersjach. Zakładki reprezentują podstawowe rodzaje obiektów, z których składa się baza danych MS Access. Tabele to jedyne obiekty przechowujące dane. Kwerendy (inaczej zapytania) przechowują wzory zapytań kierowanych do tabel w bazie. Zapytania służą do wyszukiwania informacji. Formularze to interfejsy graficzne ułatwiające oglądanie i edycję danych w tabelach. Formularze mogą również zawierać elementy sterowania pracą aplikacji, np. przyciski poleceń, listy wyboru itp. Raporty służą do drukowania danych uzyskanych z bazy. Strony umożliwiają dostęp do bazy przez przeglądarki sieci WWW. Makra zawierają szeregi akcji, które wykonywane są automatycznie jedna za drugą (z ewentualnym wykonaniem warunkowym) w odpowiedzi na zdarzenie, które wystąpiło w systemie. Takim zdarzeniem może być np. kliknięcie myszką, wskazanie myszką, otwarcie formularza, zamknięcie formularza itd. Moduły zawierają kody procedur pisanych w języku Visual Basic for Applications. Procedury takie mogą być uruchamiane jawnym poleceniem w kodzie innej procedury lub automatycznie w odpowiedzi na zdarzenie (tak jak makra). Procedury typu Function mogą być również uruchamiane w wyrażeniach MS Access, np. w polach obliczanych w kwerendach, w polach tekstowych prezentujących dane na formularzach i raportach. W MS Access jest też inne miejsce (miejsca), gdzie znajdują się procedury VBA: z każdym formularzem i raportem mogą być przechowywane procedury, uruchamiane automatycznie w odpowiedzi na zdarzenie wygenerowane dla danego formularza lub raportu. Dane w Ms Access oraz w innych systemach relacyjnych przechowywane są w obiektach zwanych tabelami. W jednej bazie danych znajduje się na ogół więcej niż jedna tabela. Zaprojektowanie tabel nie jest na ogół zadaniem łatwym. Aby system bazy danych działał poprawnie, zaprojektowane tabele muszą być zgodne z tzw. modelem relacyjnym i muszą spełniać szereg warunków. Podstawy projektowania tabel w systemach relacyjnych zostaną omówione później. Na potrzeby bieżącego wykładu podane zostaną reguły przybliżone. Bardzo często stosowanie tych zasad wystarcza do skonstruowania bazy danych. Przykład tabeli oglądanej w widoku Arkusz danych : 2
Terminologia teoretyków baz danych różni się od terminologii praktyków. Na samą tabelę teoretycy mówią relacja. (Niestety tłumacze polskiej wersji MS Access terminem relacja określili połączenie między tabelami będzie o tym mowa później). Pole Rekord kolumna tabeli (teoretycy systemów baz danych mówią: atrybut) wiersz tabeli (teoretycy: krotka) Tabela na ogół zawiera dane opisujące obiekty jednakowego rodzaju (np. pracowników firmy, działy, wypożyczenia książek itd.) Konstruując tabelę należy przede wszystkim określić, jakiego rodzaju obiekty będą reprezentowane w tabeli i jakie cechy tych obiektów będą nas interesować. Każda cecha będzie przechowywana w innym polu w tabeli. Pola powinny zawierać wartości elementarne (tzn. nie rozkładalne, nie listy wartości). Każda tabela w MS Access musi mieć swoją nazwę. Dobrym nawykiem jest stosowanie nazw znaczących, np.: Pracownicy, Działy. Nazwa tabeli może się składać z maksymalnie 64 znaków, mogą wśród tych znaków występować odstępy i polskie litery (ą, ę itd.). W nazwach nie wolno stosować kropki (.), apostrofu ( ) i nawiasów ([]). Ogólnie odpowiedź na pytanie jakie tabele powinniśmy umieścić w bazie nie jest prosta. Będzie o tym mowa w module poświęconym projektowaniu bazy. Na razie wystarczą nam wskazówki podane wyżej. 3
Dla każdego pola w tabeli należy zdefiniować nazwę (zasady nazywania takie jak dla tabel), określić typ danych oraz cały szereg dodatkowych właściwości. Okno definiowania pól tabeli: Dostępne typy danych w Ms Access: 1) Tekst. Maksymalna długość wpisywanych danych to 255 znaków. Można wpisywać wszystkie dostępne z klawiatury znaki. Często wpisuje się też cyfry, na których nie wykonuje się operacji arytmetycznych, np. telefon. Pole zajmuje tyle bajtów, ile znaków wpiszemy. W MS Access 2000 do kodowania tekstów używany jest Unicode, w którym każdy znak zajmuje dwa bajty. Wówczas wśród właściwości pola w dolnej części okna można ustawić kompresję. 2) Liczba. Należy zawsze dodatkowo ustawić własność Rozmiar pola : bajt, liczby całkowite z przedziału 0..255, zajmuje 1 bajt liczba całkowita, zakres od 32 768 do 32 767 (bez ułamków), zajmuje 2 bajty liczba całkowita długa, zakres od 2 147 483 648 do 2 147 483 647, zajmuje 4 bajty pojedyncza precyzja, 7 cyfr znaczących, zajmuje 8 bajtów, podwójna precyzja, 15 cyfr znaczących, zajmuje 16 bajtów, 4
3) Data/czas, lata 100 do 9999, zajmuje 8 bajtów, data zapamiętywana jest razem z godziną jako liczba zmiennoprzecinkowa, przy czym część całkowita mówi ile dni upłynęło od 30 grudnia 1899 roku, część ułamkowa reprezentuje część doby, jaka już upłynęła. 4) Waluta, dokładność 15 cyfr z lewej strony przecinka, 4 z prawej, operacje stałoprzecinkowe, zajmuje 8 bajtów. 5) Tak/nie, 1 bit, 6) Obiekt OLE, grafika, dźwięki, fragmenty arkusza Excela, dokumenty Worda 7) Hiperłącze, adres WWW. 8) Nota, pole znakowe, dłuższe teksty do 65 535 znaków, często np. pole Uwagi itp. Pewnych operacji nie da się wykonać na polu Memo, np. nie można w pełni indeksować tego pola (patrz niżej), pole to nie może być kluczem podstawowym (patrz niżej). 9) Autonumerowanie, pole to będzie uzupełniane przez system kolejnymi lub losowo wybranymi (zależy to od ustawień we właściwościach pola) liczbami naturalnymi. Przykładowo do kolejno wpisywanych trzech rekordów w pole autonumerowanie MS Access wpisze 1, 2, 3. Po skasowaniu rekordu z numerem 2 nie nastąpi przenumerowanie! Raz użyta liczba nie powtórzy się już w tabeli. Istnieją metody na przenumerowanie pól oraz na wpisanie określonych wartości do pola (ale tak, by się nie powtarzały). Wymaga to użycia kwerend akcji. Przegląd właściwości pól dla różnych typów danych. Po nazwaniu pola, ustawieniu typu danych należy w dolnej części okna ustalić dodatkowe właściwości pola. Lista właściwości podzielona jest przy pomocy zakładek na dwie części: ogólne oraz odnośnik. Na początek zajmiemy się własnościami ogólnymi. Ze względu na obszerność zagadnienia poniżej przedstawiono skrótowo właściwości pól dla różnych typów danych. Szczegóły, np. dokładną listę wszystkich symboli formatujących lub tworzących maskę można zawsze odnaleźć w systemie pomocy MS Access. System ten działa analogicznie do podobnych systemów z MS Office. Pomoc kontekstową można uzyskać przez wciśnięcie klawisza F1 po umieszczeniu kursora na obiekcie (np. właściwości pola), o którym chcemy uzyskać informacje. Rozmiar pola. Dla pól tekstowych oznacza maksymalną liczbę znaków, które można wpisać do pola. Własność ta pomaga czasem w utrzymaniu poprawności wpisywanych danych, np. w przypadku, gdy pole przechowuje dwuznakowy kod pewnego obiektu. Format. Typ danych decyduje o sposobie przechowywania danych w bazie, np. Data/godzina nie jest przechowywana jako ciąg znaków, tylko pewna liczba. Natomiast Format decyduje o sposobie prezentowania danych na ekranie. Dla pewnych typów danych, np. Liczba czy Data/godzina istnieją predefiniowane (już zdefiniowane w systemie) formaty wyświetlania i są one dostępne na liście rozwijalnej po kliknięciu myszką w linię, gdzie definiowany jest format. Dla każdego typu danych można również ustawić swój wymyślony format wyświetlania. Polega to na wpisaniu pewnego ciągu znaków, tzw. ciągu formatującego. Ciąg formatujący składa się ze specjalnych znaków, przy czym część tych znaków jest wspólna dla wszystkich typów danych, część jest specyficzna dla konkretnego typu. Przykład dla pól liczbowych: #,##0.00 [Zielony]; #.0 [Czerwony]; Zero ; Brak danych 5
Ciąg ten podzielony jest na cztery sekcje oddzielone znakiem średnika. Kolejne sekcje definiują sposób wyświetlania wartości dodatnich, ujemnych, zera i tzw. wartości Null, czyli pól nie uzupełnionych (pustych). W powyższym przykładzie liczby dodatnie będą wyświetlone na zielono, przy czym użyty będzie znak rozdzielający tysiące (ustawiony w systemie Windows), przynajmniej jedna cyfra będzie wyświetlona z lewej strony przecinka (a dokładnie z lewej strony znaku rozdzielającego część całkowitą liczby od ułamkowej, ustawionego w systemie Windows) i dokładnie dwie cyfry z prawej strony przecinka. Liczby ujemne wyświetlone będą na czerwono, nie będzie użyty separator tysięcy, z lewej strony przecinka będą normalnie wyświetlone cyfry z wyjątkiem przypadku, kiedy jedyną cyfrą jest zero, wtedy będzie wyświetlony tylko przecinek. Po przecinku będzie wyświetlona dokładnie jedna cyfra. Jeśli w polu jest wpisana liczba zero, to pojawi się napis Zero. W polu pustym (nie uzupełnionym) pojawi się napis Brak danych. Przykład dla pól tekstowych: > Ten jednoznakowy ciąg formatujący spowoduje zamianę wszystkich liter małych na duże. Dotyczy to tylko sposobu prezentacji danych na ekranie! W rzeczywistości w bazie napis będzie zawsze zapamiętany tak, jak został wpisany. Tytuł. W nazwie pola nie można używać pewnych znaków, na przykład kropki. W tytule wszystkie znaki są dozwolone. Jeśli zdefiniowany jest tytuł pola, wówczas wszędzie tam, gdzie prezentowane są dane (w arkuszu danych, na formularzu, w raporcie) pojawi się tytuł a nie nazwa pola. Oprócz użycia specjalnych znaków, właściwość tytuł wykorzystywane jest też w inny sposób. Ze względu na to, że we wszystkich wzorach w MS Access (takie wzory pojawiają się np. w polach obliczanych lub w kodzie VBA) należy używać nazw pól, projektanci baz w MS Access używają nazw skrótowych np. data_u zamiast data urodzenia. Aby jednak w miejscach, gdzie prezentowane są dane nie pojawiał się być może niezrozumiały napis, należy wpisać odpowiedni tytuł. Maska wprowadzania. Pomaga we wpisywaniu danych przez wyświetlenie np. dla pola kod pocztowy znaków: -, dla telefonu - - itp. Maski wprowadzania wymagają wpisania odpowiedniego ciągu znaków specjalnych w linii maska we właściwościach pola. Znaki te mają inne znaczenie niż znaki we własności Format. Ciąg znaków tworzących maskę może być utworzony bez znajomości ich znaczenia poprzez odpowiednio kreator maski wprowadzania. Cały system MS Access posiada sporo wbudowanych kreatorów, które ułatwiają tworzenie różnych obiektów. Zwykle korzystanie z kreatora wymaga tylko uważnego czytania komunikatów na ekranie. Najczęściej kreator wymaga kilku kroków do utworzenia obiektu. Przejście do następnego kroku wymaga wciśnięcia przycisku następny. Wartość domyślna. Można wpisać pewne wartości jako domyślne, wówczas pojawią się one w polach w ostatniej linii w tabeli, która służy do dopisywania nowego rekordu. Reguła poprawności. Umożliwia sprawdzanie poprawności wpisywanych danych. Reguły poprawności wpisuje się jako wyrażenia logiczne, tj. takie, których wartość jest albo Prawda albo Fałsz. W wielu systemach zarządzania bazami danych, w tym w MS Access, dodatkowo wyrażenia mogą mieć wartość NULL. Znaczenie tej wartości w wyrażeniach będzie jeszcze wyjaśnione w dalszej części kursu. Na razie przyjmijmy tylko wartości Prawda i Fałsz. 6
W regułach poprawności na ogół pojawiają się operatory porównania (>, >=, <, <=, <>,=) ich znaczenie jest podobne jak w C (z tym, że nie równe oznacze się przez <>). Dla pól liczbowych i walutowych mogą pojawić się też operatory arytmetyczne (+, -, *, /). Często pojawiają się wbudowane funkcje systemu MS Access np. dla pola typu data/godzina może to być funkcja Date(), która zwraca bieżącą datę. W MS Access po nazwie funkcji zawsze pojawiają się nawiasy okrągłe, w których ewentualnie podaje się argumenty funkcji. Bardziej rozbudowane reguły można konstruować używając funkcji logicznych AND, OR, NOT. Przykładowe reguły poprawności: >300 należy wpisać liczbę większą od 300, <=300 należy wpisać liczbę mniejszą lub równą 300, >#15-10-2001# należy wpisać datę późniejszą niż 15 października 2001, >=Date() należy wpisać datę dzisiejszą lub późniejszą, >300 And <1000 należy wpisać liczbę większą od 300 i mniejszą od 1000, <300 Or > 1000 należy wpisać liczbę mniejszą od 300 lub większą od 1000. Można używać operatora Between... And..., który jest równoważny zapisowi >=... And <=... Dla pól tekstowych używa się operatora LIKE, który można tłumaczyć jako Podobny do wzorca. Wzorce wpisuje się w cudzysłowie i konstruuje się z użyciem specjalnych znaków: * oznacza dowolny ciąg znaków, # oznacza dowolną cyfrę, [acx] oznacza dowolną jedną literą: a lub c lub x, [a-cp-z] oznacza dowolną literę z zakresu a-c lub p-z, [a,b] oznacza jeden znak: a albo b albo przecinek, [!ac] oznacza dowolny znak, tylko nie literę a ani c (wykrzyknik zaprzecza), [-ax] oznacza dowolny znak spośród trzech: - lub a lub c (myślnik jest na początku), Uwaga! Wielkość liter nie ma znaczenia! Przykładowe reguły poprawności dla tekstów: Like [ab]* dowolny napis, z tym, że pierwsze litery muszą być a lub b, Like *[ab] dowolny napis kończący się na literę a lub b. Like Krak[oó]w napis Krakow lub Kraków, Like ##[a-ż][a-ż] napis składający się z dwóch cyfr i dwóch liter Pełną listę wszystkich operatorów można uzyskać w systemie pomocy. Komunikat o błędzie. Jeśli wprowadzone dane nie spełniają reguły poprawności, wówczas wyświetlone jest okno komunikatu z napisem, jaki wpiszemy w tej właściwości pola. Wymagane. Odpowiada na pytanie czy zezwolić na wprowadzenie rekordu z pustą wartością w rozważanym polu. Zerowa długość. Dla pól tekstowych można rozróżnić wprowadzenie ciągu znaków o długości zero (wprowadza się go wpisując dwa cudzysłowy jeden za drugim, bez odstępu między nimi) od pola pustego, do którego nie wprowadzono żadnej wartości. Klasycznym zastosowaniem jest pole telefon: jeśli nie wiemy, czy ktoś ma telefon, wówczas zostawiamy pole puste, jeśli wiemy, że nie ma, to zamiast wpisywać napis nie ma, który składa się aż z siedmiu znaków, wpisujemy ciąg znaków o długości zero. Poprzez odpowiednie ustawienie 7
formatu wyświetlania istnieje możliwość wyświetlania ciągów znaków o długości zero oraz wartości pustych (nie wpisanych) jako pewne napisy (patrz własność Format). Aby taki wpis był możliwy, należy ustawić własność zerowa długość na tak. Indeksowane. Indeks jest strukturą (też mechanizmem) przyśpieszającą wyszukiwanie danych w tabeli, analogiczną do skorowidza w książce. Istnienie indeksów spowalnia wykonywanie zmian w bazie na wartościach pól tworzących indeks. Przy obecnej szybkości komputerów, w małych tabelach, liczących np. kilkaset czy kilka tysięcy rekordów, tworzenie indeksów nie jest konieczne. Przyśpieszenie operacji wyszukiwania danych może tu być niezauważalne. Zawsze warto robić testy szybkości wykonania różnych operacji w bazie przy włączeniu różnych indeksów. Własność Indeksowane można ustawić na Tak bez powtórzeń (wówczas w polu nie będzie można wpisać wartości już występującej w poprzednio wpisanych rekordach), Tak z powtórzeniami oraz Nie. Indeksy można budować w oparciu o jedno pole bądź wiele pól (tak jak w skorowidzu moglibyśmy przechowywać same nazwiska, lub razem nazwisko i imię). Ustawienie wartości Indeksowane na Tak powoduje zawsze utworzenie indeksu prostego (składającego się z jednego pola). Indeksy wielopolowe można ustawiać w oknie Indeks, dostępnym po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Klucze, klucz podstawowy. W tabeli powinno być określone jedno pole lub zbiór pól, których wartość będzie zawsze inna w każdym rekordzie tabeli. Mówimy, że takie pole lub zbiór pól jednoznacznie identyfikuje rekord i nazywamy je kluczem. W przypadku, gdy kluczem jest zbiór pól żaden podzbiór tego zbioru nie może być kluczem. Generalnie w tabelach może być więcej pól (lub ich zbiorów), które jednoznacznie identyfikują rekord. Wśród nich jeden wybrany stanowić będzie klucz podstawowy. W MS Access wyboru dokonujemy zaznaczając pole (należy kliknąć myszką z lewej strony nazwy na tzw. selektorze wiersza), następnie przyciskając przycisk z kluczem w pasku narzędziowym. Zaznaczanie kilku pól można wykonać z wciśniętym klawiszem Ctrl, działa też standard Windows zaznaczania zakresów z wciśniętym klawiszem Shift. Klucz podstawowy można również ustawić wykorzystując okno Indeks dostępne po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku na pasku narzędziowym. Pole wybrane jako klucz podstawowy prosty, tj. składający się z jednego pola, ma zawsze automatycznie ustawioną własność Indeksowane na Tak. Dla kluczy złożonych, składających się z wielu pól, ustawiany jest automatycznie indeks złożony. 8