Tabele w programie Microsoft Access

Transkrypt

1 Tabele w programie Microsoft Access 1. Obiekty bazy danych Microsoft Access W systemie zarządzania relacyjną bazą danych Microsoft Access wyróżniamy następujące obiekty, które składają się na aplikację bazy danych utworzoną w tym systemie: tabele są podstawą każdej bazy danych; składają się z pól (kolumn) i rekordów (wierszy), kwerendy polecenia, za pomocą których użytkownik może przeglądać i wyszukiwać dane, a także modyfikować i analizować dane na różne sposoby; stanowią źródło danych dla formularzy, raportów i stron dostępu do danych, formularze tworzą (graficzny) interfejs bazy danych, raporty umożliwiają wyprowadzanie danych na zewnątrz poprzez ich wydruk, strony (dostępu do danych) są specyficznym rodzajem stron WWW, które zostały zaprojektowane w celu przeglądania i opracowywania danych (przechowywanych w bazie Microsoft Access lub Microsoft SQL Server) dostępnych przez Internet, makra umożliwiają w sposób automatyczny wykonanie pewnych czynności w bazie, np. otwarcie formularza, wydruk raportu, itd. ; składają się z jednej bądź kilku akcji. moduły zbiory deklaracji i procedur języka Visual Basic, które są przechowywane jako pojedyncza jednostka programowa. 2. Podstawowe informacje o tabelach Tabela jest pojemnikiem na dane dotyczące konkretnego tematu, np. informacje dotyczące pracowników lub faktury sprzedaży. Każdy rekord w tabeli zawiera informacje dotyczące konkretnego przypadku w danym temacie, np. informacje dotyczące wybranego pracownika. Rekordy w tabeli składają się z pól, zawierających szczegółowe dane, np. nazwiska czy numery telefonów. Rekordy w tabeli mogą zawierać różne kategorie informacji. Do tabeli należy dodać pole dla każdej kategorii informacji, które mają być w niej przechowywane. Np. tabela przechowująca rekordy dotyczące pracowników może zawierać pola przeznaczone na nazwisko, imię, adres i numer telefonu. 3. Definiowanie tabel w Microsoft Access W Microsoft Access istnieje pięć różnych sposobów utworzenia nowej pustej tabeli: kreator bazy danych za pomocą jednej operacji pozwala utworzyć wszystkie tabele, formularze i raporty, które są potrzebne w bazie danych; kreator ten tworzy nową bazę danych, ale nie pozwala dodawać nowych tabel, formularzy, czy raportów do istniejącej bazy danych. kreator tabel umożliwia wybór pól z licznego zbioru już zdefiniowanych typowych tabel jak, np. kontakty biznesowe, sprzedaż, szkoła, itp. widok projektu tabeli możliwość samodzielnego definiowania od podstaw nowej tabeli, 1

2 arkusz danych tabeli bezpośrednie wpisanie danych do pustej tabeli; po zapisaniu arkusza danych przeprowadzana jest analiza zapisanych w nim danych i po niej każdej kolumnie jest przypisywany odpowiedni format i typ danych, CREATE TABLE polecenie języka SQL, które należy zastosować w nowej kwerendzie w widoku SQL. UWAGA. Tabelę (z danymi) można utworzyć importując dane lub załączając zewnętrzną tabelę do własnej bazy danych, np. jeśli dane znajdują się w innej aplikacji bazodanowej, czy też w arkuszu Excela, czy pliku tekstowym. Należy wykorzystać w tym celu polecenie Importowanie z odpowiednią opcją. 4. Tworzenie pustej tabeli w Microsoft Access za pośrednictwem opcji Widok Projektu tabeli Okienko projektowe nowej pustej tabeli składa się z dwóch części: okienka górnego umożliwia określenie struktury tabeli, tj. liczby pól, ich formatu oraz opisu, okienka dolnego w którym są ustawiane właściwości każdego pola tworzącego tabelę, 5. Dodawanie i nazywanie pól Tworzenie tabeli rozpoczyna się od określenia pól, począwszy od pierwszego wiersza górnej części okna tabeli. Do każdego wiersza należy koniecznie wprowadzić nazwę pola i typ danych. Można także dołączyć opcjonalny opis pola, pojawiający się następnie na pasku stanu, w trakcie wprowadzania danych do pola. Pierwszą czynnością związaną z dodawaniem pola jest wpisywanie jego nazwy w kolumnie Nazwa pola. Nazwy pól mogą zawierać maksymalnie 64 znaki (litery lub cyfry), ze spacjami włącznie. Należy zadbać o to, aby nazwy pól miały charakter opisowy, co ułatwia ich identyfikację w trakcie przeglądania lub edycji rekordów. Przykładami poprawnych nazw pól mogą być: Nazwisko, Adres, Telefon domowy, itp. UWAGA. Wprawdzie opisowe nazwy pól są łatwiejsze do rozpoznania niż nazwy skrócone i z tego powodu zalecane w większości przypadków, są one jednak trudniejsze do stosowania w wyrażeniach, instrukcjach SQL i w języku Visual Basic. Jeśli w bazie danych wykorzystuje się takie zaawansowane techniki, wygodniejsze mogą się okazać krótkie, zwarte nazwy, łatwiejsze do zapamiętania i wpisywania. Np. nazwy wymienionych wyżej pól mogą przybrać następującą postać: Nazw i Teldom. 6. Typy danych w Microsoft Access Po nazwaniu pola należy wybrać typ danych, które mają być przechowywane w polu. 2

3 Typy danych w Microsoft Access różnią się nieco od standardu SQL. Wybierając typ danych pola jednocześnie określa się: rodzaj wartości, które mogą być przechowywane w polu, np. nie można przechowywać tekstu w polu o typie danych Liczba. rozmiar obszaru pamięci przydzielonego dla wartości przechowywanych w polu. np. każda wartość typu Waluta zajmuje 8 bajtów pamięci. typ operacji, które mogą być wykonywane na wartościach przechowywanych w tym polu, np., można obliczyć sumę wartości w polu o typie danych Liczba lub Waluta, ale nie na wartościach typu Tekst lub Obiekt OLE. czy można wykonywać indeksowanie lub sortowanie wartości w polu - nie można sortować ani tworzyć indeksów dla pól typu Nota lub Obiekt OLE. Dodawane pole ma automatycznie przypisany typ danych Tekst. Jeśli w polu mają być przechowywane dane innego typu, należy zaznaczyć żądany typ danych w polu listy w kolumnie Typ danych dla tego pola. 7. Typy danych w Microsoft Access Typ danych Wartości przechowywane Rozmiar Tekst Znaki alfanumeryczne do 255 bajtów (1bajt na znak) Nota Znaki alfanumeryczne (zwykle pewna liczba zdań lub akapitów) do bajtów Liczba Wartości liczbowe (wartości całkowite lub ułamkowe) 1, 2, 4 lub 8 bajtów Data/Godzina Daty i godziny 8 bajtów Waluta Wartości pieniężne 8 bajtów Autonumerowanie Wartości liczbowe, zwiększane automatycznie dla każdego nowego rekordu 4 bajty Tak/Nie Wartości logiczne 1 bit (8 bitów = 1 bajt) Obiekt OLE Obiekty OLE, grafika lub inne dane binarne do 1Gigabajta (ograniczony jednak przez rozmiar dysku) Hiperłącze Hiperłącza (np. adresy internetowe) do bajtów Kreator list wyboru Odwołanie do danych z innej tabeli lub listy zadanych wartości; wybór wartości za pomocą pola kombi; określenie tego typu dla pola uruchamia automatycznie kreator równy rozmiarowi klucza głównego zbioru wartości do wyboru (zazwyczaj 4 bajty) 8. Opisywanie pól UWAGA. Do przechowywania numerów telefonów, numerów części i innych numerów, które nie będą wykorzystywane do obliczeń matematycznych, należy wybrać typ danych Tekst, a nie Liczba. 3

4 Opisywanie pól Aby tabele były bardziej czytelne i łatwiejsze do aktualizacji, do każdego pola w tabeli można dołączyć opis, np. jeśli tabela zawiera pole typu Waluta, nazwane Cena, może być celowe wyjaśnienie przeznaczenia pola. Należy wówczas wprowadzić do kolumny Opis np. komentarza: Aktualna detaliczna cena jednostkowa. W trakcie wprowadzania danych do pola lub do elementu sterującego związanego z polem, jego opis jest wyświetlany na pasku stanu. 9. Klucz podstawowy tabeli Przed zapamiętaniem tabeli pod podaną nazwą, program Microsoft Access zapyta o klucz główny tabeli, o ile nie został on do tej pory ustawiony. Program Microsoft Access działa efektywniej, jeśli w tabel jest określony klucz podstawowy. Klucz podstawowy tabeli składa się z jednego lub wielu pól, jednoznacznie identyfikujących każdy rekord przechowywany w tabeli. Należy zawsze określać klucz podstawowy dla tabeli. Tabela z tak określonym kluczem podstawowym ma następujące zalety: w programie Microsoft Access jest automatycznie tworzony indeks dla klucza podstawowego. Indeks przyśpiesza działanie zapytań i innych operacji. jeśli rekordy są przeglądane w formularzu lub arkuszu danych, to są one wyświetlane w porządku według swych kluczy podstawowych. dodanie do tabeli rekordu o wartości klucza podstawowego, która już istnieje w tabeli, nie jest akceptowane. Dzięki temu każdy rekord jest identyfikowany jednoznacznie. określenie klucza podstawowego jest konieczne również wtedy, gdy ma być utworzona domyślnie relacja pomiędzy tabelami lub gdy równocześnie mają być aktualizowane dwie lub więcej tabel, powiązanych ze sobą relacjami. 10. Ustawianie klucza podstawowego Aby ustawić klucz podstawowy należy zaznaczyć pole (kliknąć jego selektor), które ma być użyte jako klucz podstawowy. Następnie można ustawić klucz główny następującymi sposobami: kliknąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie klucz główny; z menu Edycja wybierz polecenie Klucz podstawowy; kliknąć przycisk klucza na desce narzędziowej. Aby utworzyć wielopolowy klucz podstawowy, trzymając naciśnięty klawisz CTRL kliknij selektor po lewej stronie każdego pola, które mają być użyte. Po lewej stronie pola lub pól, określonych jako klucz podstawowy, zostanie dodany wskaźnik klucza. UWAGA. Więcej niż jeden symbol klucza nie wskazuje, iż w tabeli jest więcej niż jeden klucz główny. Takie oznaczenie wskazuje, że w tabeli istnieje wielopolowy klucz główny. Klucz podstawowy można także edytować i usuwać w oknie indeksów. 4

5 11. Zapamiętanie tabeli Po dodaniu pól do tabeli, należy zachować projekt, zanim będzie możliwe dodanie do niej jakichkolwiek rekordów. Po zachowaniu tabeli, jej tytuł pojawi się na liście tabel w oknie bazy danych. Przed zachowaniem nowej tabeli należy nadać jej nazwę, która opisuje zawarte w niej informacje. Nazwa tabeli może zawierać maksymalnie 64 znaki (litery lub cyfry), włącznie ze spacjami. UWAGA. Należy staranie dobierać nazwy tabel. Powinny one jasno określać ich zawartość informacyjną. Z tego punktu widzenia powinny być zatem opisowe. Należy jednak pamiętać, iż tabele są podstawą wszystkich obiektów tworzonych w bazie danych, a ponadto są wykorzystywane w podprogramach języka Visual Basic, a zatem z tego punktu widzenia nie powinny być zbyt długie. 12. Ustawianie właściwości pola Użytkownik może ustalać wygląd danych, zapobiegać wprowadzaniu niepoprawnych danych, określać wartości domyślnie oraz przyśpieszać wyszukiwanie i sortowanie ustawiając właściwości pola w widoku Projekt tabeli. Np. można formatować liczby, aby były bardziej czytelne lub ustawiać warunki, które muszą spełniać dane, aby mogły być wprowadzane do pola. Ustawienia właściwości pola są wykorzystywane w trakcie przeglądania i edycji danych. Ustawione właściwości Format, Maska wprowadzania i Tytuł pojawiają się w arkuszach danych tabel i zapytań, a także w elementach sterujących formularzy i raportów, wykorzystujących tabelę jako podstawę i przejmujących domyślnie te właściwości. Inne właściwości są wykorzystywane do ustawiania reguł dotyczących wprowadzania danych lub określenia wymagań wprowadzenia danych do pól. Są one aktywne podczas każdego wprowadzania lub edycji danych w tabeli. UWAGA. Należy pamiętać o następującej zasadzie: właściwości pola ustawiamy, jeśli: zapobiegnie to wprowadzaniu niepoprawnych wartości do tego pola, przyśpieszy to wprowadzanie danych do pola. Zawsze to musimy mieć na myśli i, jeśli żadna z tych zasad nie jest spełniona, to lepiej nie zmieniać właściwości danego pola. 13. Właściwości pól w tabelach Microsoft Access Właściwość pola Rozmiar pola Format Miejsca dziesiętne Maska wprowadzania Tytuł Wartość domyślna Zastosowanie Ustawienie rozmiaru pola Tekst lub ograniczanie zakresu dopuszczalnych wartości w polu typu Liczba Wyświetlanie dat i liczb w pewnym formacie, np. Data długa lub Procentowy Wyświetlanie określonej liczby miejsc po przecinku dziesiętnym w przypadku zastosowania formatu dla pola typu Liczba i Waluta Wyświetlanie znaków formatujących w polu, aby zbędne ich wprowadzanie i zapewnienie, że wprowadzane dane pasują do maski Określanie etykiet innych niż domyślne (nazwa pola) dla nowych formularzy i raportów. Automatyczne wpisywanie pewnej wartości do pola w nowych rekordach dodawanych do tabeli. 5

6 Reguła poprawności Komunikat o błędzie Wymagane Zerowa długość? Indeksowanie Ograniczenie danych wprowadzanych do pola, do wartości spełniających pewne wymagania. Gdy te ograniczenia nie są spełnione jest wyświetlany komunikat ustawiony we właściwości komunikat o błędzie Wymaganie wprowadzenia danych do pola. Dopuszczenie przechowywania ciągów znaków o zerowej długości w polach typu Tekst i Nota Przyśpieszenie wyszukiwania w często przeszukiwanych polach. 14. Właściwość Rozmiar pola pól tekstowych Właściwość Rozmiar pola jest charakterystyczna tylko dla pól tekstowych i liczbowych. Ustawienie właściwości Rozmiar pola gwarantuje, że w polu można przechowywać dowolne żądane wartości oraz że wprowadzane liczby nie są większe niż to było przewidziane. Pole tekstowe Dla pól o typie danych Tekst można ustawić właściwość Rozmiar pola w celu określenia maksymalnej liczby znaków, które mogą być przechowywane w polu. Właściwości Rozmiar pola w przypadku pola tekstowego można przypisać wartość z zakresu od 1 do 255 domyślnym ustawieniem jest 50 (w rzeczywistości jest wykorzystywana tylko taka przestrzeń na dysku, jaka jest niezbędna do przechowywania faktycznie wprowadzonego tekstu, nawet jeśli ustawienie rozmiaru pola dopuszcza większą wartość). UWAGA. Należy zachować ostrożność przy zmniejszaniu rozmiarów pól tekstowych w tabelach, które już zawierają dane. Jeśli istniejące w tabeli wartości tekstowe są dłuższe niż nowookreślony rozmiar pola, nie mieszczące się w polu znaki z prawej strony, zostaną utracone. 15. Właściwość Rozmiar pola pól liczbowych Pola numeryczne Dla pól numerycznych, właściwość Rozmiar pola pozwala określić zakres wartości, które mogą być przechowywane w polu oraz czy można wprowadzać wartości ułamkowe. Domyślnie dla pól numerycznych ustawiana jest Podwójna precyzja, toteż w polu można przechowywać praktycznie dowolną wartość. W tabeli poniżej przedstawiono ustawienia właściwości Rozmiar pola dla pól numerycznych i zakres dopuszczalnych wartości odpowiadających tym ustawieniom. Ustawienie właściwości Zakres Miejsca Rozmiar pamięci Rozmiar pola dziesiętne Bajt 0 do 255 znaków brak 1 bajt Liczba całkowita do brak 2 bajty Liczba całkowita podwójnej do brak 4 bajty długości 6

7 Pojedyncza precyzja -3, do 3, bajty Podwójna precyzja -1, do 1, bajtów Identyfikator replikacji 16-bajtowe unikatowe identyfikatory brak 16 bajtów unikalne dla każdego rekordu Dziesiętne do brak 12 bajtów 16. Właściwość Rozmiar pola pól liczbowych Program Microsoft Access działa szybciej przy mniejszych rozmiarach pól numerycznych, rozsądnie jest zatem ograniczać ich rozmiar do najmniejszych niezbędnych wartości, np. dla pola przechowującego tylko małe liczby całkowite należy wybrać rozmiar Bajt, zaś dla pola przechowującego duże liczby całkowite, takie jak numery faktur, należy wybrać rozmiar Liczba całkowita lub Liczba całkowita podwójnej długości. Aby przechować liczby dziesiętne, trzeba przypisać właściwości Format ustawienie Pojedyncza precyzja albo Podwójna precyzja. Jednak dla pola przechowującego wartości pieniężne należy wybrać typ Waluta, a nie Liczba. UWAGA. Należy zachować ostrożność przy zmniejszaniu rozmiarów pól numerycznych w tabelach, które już zawierają dane. Jeśli ustawienie właściwości Rozmiar pola zostanie zmienione z typu Pojedyncza precyzja lub Podwójna precyzja na typ Bajt, Liczba całkowita lub Liczba całkowita podwójne długości, nastąpi automatyczne zaokrąglenie liczb dziesiętnych do najbliższej liczby całkowitej, a cała część ułamkowa liczby zostanie utracona. Jeśli nastąpi zmiana ustawienia Rozmiar pola pola numerycznego na zbyt małe dla istniejących danych, w chwili zachowywania tabeli pojawi się komunikat ostrzegawczy. Po wybraniu przycisku OK, wartości zbyt duże będą zastąpione wartościami NULL i dane zostaną utracone. 17. Ustawianie formatów wyświetlania Aby określić format wyświetlania dla danych z pola, należy ustawić właściwość Format. Jeśli właściwość ta nie zostanie ustawiona, wartości będą wyświetlane w formacie ogólnym, a dane pojawią się dokładnie w takiej postaci, w jakiej zostały wprowadzone. Format wyświetlania pola jest: wykorzystywany w arkuszach danych tabel i zapytań, kopiowany do nowych formularzy i raportów. Zmiana formatu wyświetlania pola nie dotyczy istniejących wcześniej formularzy i raportów. Aby i tam wprowadzić poczynione zmiany, należy zmienić format wyświetlania dat istniejących elementów sterujących, związanych z polem. Format wpływa jedynie na sposób wyświetlania wartości, a nie na sposób ich przechowywania w tabelach baz danych. W programie Microsoft Access można używać wiele formatów narodowych. Jeśli dane nie są wyświetlane w formacie właściwym dla danego kraju, należy zmienić ustawienie w sekcji Opcje regionalne, w Panelu sterowania. 7

8 18. Formaty danych liczbowych Jeśli nie został określony format lub jeśli został określony format Liczba ogólna, liczby będą wyświetlane bez separatora tysięcy i jakiegokolwiek innego formatowania. Jeśli jest potrzebny separator tysięcy, należy wybrać ustawienie Standardowy lub Waluta. W tabeli przedstawiono formaty dostępne dla pól o typie danych Liczba lub Waluta oraz domyślny sposób wyświetlania danych w formularzu albo arkuszu danych. Format Liczba Sposób wyświetlania Liczba ogólna 1234,5 1234,5 Waluta 1234, ,50 zł Euro 1234, ,50 Stałoprzecinkowy 1234, Standardowy 1234, ,5 Procent 0,824 82,40% Wykładniczy 1234,5 1,23E+03 W formacie Liczba ogólna jest wyświetlana tylko niezbędna dla każdej wartości liczba miejsc po przecinku. Jeśli zostanie określony format inny niż Liczba ogólna, taki jak Stałoprzecinkowy, można określić dokładną liczb miejsc po przecinku, które mają być wyświetlone, ustawiając właściwość Miejsca dziesiętne. Jeśli właściwość ta jest ustawiona na Auto, co jest ustawieniem domyślnym, wyświetlana jest domyślna liczba miejsc dziesiętnych (0 dla formatu Stałoprzecinkowy, 2 dla pozostałych formatów). 19. Formaty pól typu Data\Godzina W tabel przedstawiono formaty dostępne dla pól o typie danych Data\Godzina oraz sposób wyświetlania danych w formularzu albo arkuszu danych. Format Sposób wyświetlania dat i czasu Data ogólna :34:23 (Polska) :30:00 PM (USA) :30:00 (Wlk. Brytania) Data długa 19 czerwca 2008 (Polska) June 19, 2008 (USA) 19 June 2008 (Wlk. Brytania) Data średnia 19-cze-2008 (Polska) 19-Jun-2008 Data krótka (Polska) Godzina pełna 17:34:23 (Polska) 5:34:23 PM 8

9 Godzina średnia 05:34 (Polska) 05:34 PM Godzina krótka 17: Formaty pól typu Tak/Nie Standardowo w polach typu Tak/Nie jest ustawione pole wyboru. Można je jednak zmienić, wybierając Odnośnik i ustawiając opcje Pole tekstowe. Wtedy domyślnie w polach typu Tak/Nie są wyświetlane słowa Tak lub Nie. Można jednak określić format Prawda/Fałsz lub Wł/Wył. Po usunięciu ustawienia formatu, zamiast słowa Tak jest wyświetlana wartość 1, a zamiast słowa Nie wartość 0. UWAGA. Wpisując dowolną liczbę różną od zera do pola typu Tak/Nie zostanie ona zakwalifikowana na wartość Tak. Tym niemniej, w przypadku kwerend tylko pola z wartościami 1 są przyjmowane jako pola o wartości Tak. A zatem należy unikać wpisywania do tych pól innych wartości niż 0 i 1, po prostu najlepiej wpisywać słowa Tak lub Nie. 21. Formaty dostosowawcze (użytkownika) Chociaż formaty zawarte w programie Microsoft Access mogą zaspokoić większość potrzeb, użytkownik może określić dowolny inny format. Aby ustawić właściwość na format dostosowany należy wprowadzić symbole formatu, reprezentujące żądany format wyświetlania. Format dostosowawczy pola Nie dotyczy ; Nieznane Format dostosowawczy pola tekstowego składa się z trzech części: pierwsza część i zapewnia, iż tekst w polu jest wyświetlany tak, jak został wprowadzony do pola, druga dotyczy tekstu o zerowej długości (w tym przypadku, gdy pole zawiera tekst o zerowej długości wyświetlane są słowa Nie dotyczy, trzecia część dotyczy wartości zerowej NULL (w tym przypadku, gdy pole jest puste wyświetlane jest słowo Nieznane ). Format dostosowawczy pola typu Tak/Nie ; Format dla pól o wartości Tak ; Format dla pól o wartości Nie Format dostosowawczy pola typu Tak/Nie składa się z dwóch części: Format dla pól o wartości Tak ustawia, jak będą wyświetlane wartości Tak w polu typu Tak/Nie, Format dla pól o wartości Nie ustawia, jak będą wyświetlane wartości Nie w polu typu Tak/Nie, UWAGA. Przed ustawianiem formatu użytkownika dla pól typu Tak/Nie, najpierw trzeba usunąć pole wyboru ustawiając w Odnośniku dla tego pola Typ formantu pole Tekstowe. 22. Tworzenie masek do wprowadzania danych Jeśli wszystkie wartości mają być wprowadzone do pola w tym samym formacie, można uprościć te czynność tworząc wzorzec, nazwany maską wprowadzania. 9

10 Maska wprowadzania: automatycznie pokazuje w polu określone znaki, zapewnia, iż w trakcie wprowadzania danych do pola nie ma potrzeby wprowadzania tych znaków, nawet jeśli mają one być przechowywane w polu wystarczy tylko wypełnić puste miejsce w masce wprowadzania, zapewnia zgodność wprowadzania danych ze zdefiniowanym formatem oraz typem danych, może być także wykorzystana do ochrony poufnych informacji. Jeśli znaki wprowadzone w polu mają być ukryte, można wykorzystać maskę wprowadzania dla hasła. W takim przypadku wszystkie znaki wprowadzone do pola będą wyświetlane jako gwiazdki (*). UWAGA. Maska wprowadzania utworzona dla pola w tabeli jest także stosowana dla tego pola w zapytaniach, formularzach i raportach, w których wykorzystano tę tabelę. Jeśli maska wprowadzania ma być użyta w formularzu lub raporcie, lecz nie w tabeli, należy utworzyć maskę wejściową tylko dla elementu sterującego w formularzu lub raporcie, a nie dla pola podstawowego. Należy ostrożnie ustawiać formaty wyświetlania dla pól lub elementów sterujących, które mają już maski wprowadzania. Jeśli zostanie ustawiona właściwość Format dla pola w tabeli, w zapytaniu lub elementu sterującego w formularzu lub raporcie, do wyświetlania danych w polu zostanie wykorzystany określony format, a nie maska wprowadzania. Jeśli jednak pole jest edytowane w formularzu, wyświetlana jest maska wprowadzania, a nie określony format. 23. Symbole maski wprowadzania Znak Zastosowanie 0 Cyfra. W tym miejscu należy wprowadzić pojedynczą cyfrę. 9 Cyfra. W tym miejscu można opcjonalnie wprowadzić pojedynczą cyfrę. # W tym miejscu można wprowadzić cyfrę, spację, znak plus lub minus. Jeśli ta pozycja zostanie pominięta przez użytkownika, program Access wprowadzi odstęp. L Litera. W tym miejscu należy wprowadzić pojedynczą literę.? Litera. W tym miejscu można opcjonalnie wprowadzić pojedynczą literę. A Litera lub cyfra. W tym miejscu należy wprowadzić pojedynczą literę lub cyfrę. a Litera lub cyfra. W tym miejscu można opcjonalnie wprowadzić pojedynczą literę lub cyfrę. & Dowolny znak lub spacja. W tym miejscu należy wprowadzić dowolny pojedynczy znak lub spację. C Dowolny znak lub spacja. W tym miejscu można opcjonalnie wprowadzić dowolny znak lub spację.., : ; - / Separatory: dziesiętny, tysięcy, daty i godziny. Wybrany znak zależy od ustawień regionalnych systemu Microsoft Windows. > Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako wielkie litery. < Wszystkie znaki występujące po tym symbolu są wyświetlane jako małe litery.! Powoduje wypełnianie maski wprowadzania od lewej do prawej zamiast od prawej do lewej. \ Wymusza w programie Access wyświetlenie znaku, który następuje bezpośrednio po tym znaku. Pełni tę samą funkcję co ujęcie znaku w podwójny cudzysłów. "Tekst Każdy tekst, który ma być widoczny dla użytkowników, należy ująć w podwójny cudzysłów. 10

11 dosłowny" Hasło Jeśli w widoku projektu tabeli lub formularza właściwości Maska wprowadzania zostanie nadana wartość Hasło, program utworzy pole wprowadzania hasła. Program Access zapisuje znaki wpisywanych przez użytkowników haseł, ale w ich miejsce wyświetla gwiazdki (*). 24. Struktura maski wprowadzania Maska wprowadzania składa się z trzech części oddzielonych średnikami. Pierwsza część określa strukturę maski. Wprowadzenie drugiej i trzeciej części, oddzielonych średnikami, powoduje zmianę działania maski. Druga część maski wprowadzania określa, czy znaki formatujące są przechowywane w tabeli po wprowadzeniu danych: wartość 0 oznacza, że wraz z wprowadzoną wartością mają być przechowywane znaki formatujące, jeśli zostanie podana wartość 1 lub nie są podane żadne wartości, w tabeli są przechowywane tylko wprowadzone wartości. W tym drugim przypadku (domyślnym), gdy są przechowywane tylko wprowadzone dane, należy pamiętać, że w tabeli nie ma znaków formatujących maski wprowadzania. A zatem określając kryteria w zapytaniach, nie należy do nich włączać znaków formatujących maski wprowadzania. Trzecia część maski wprowadzania określa znaki wyświetlane w masce w pustych miejscach. Można podać znak ANSI lub wpisać spację ujętą w cudzysłów w celu wyświetlenia spacji. Jeśli znak nie zostanie określony, będzie wyświetlone znak podkreślenia (_). 25. Ustawianie wartości domyślnej Jeśli dla większości rekordów w określonym polu będzie pojawiać się taka sama wartość, można ustawić wartość domyślną (we właściwości tego pola Wartość domyślna, która będzie pojawiać się w polu przy dodawaniu rekordu w formularzu lub arkuszu danych. Wartość domyślna: jest wykorzystywana przy dodawaniu rekordów do tabeli, nie ma wpływu na istniejące dane w tabeli, jest stosowana w przypadku dodawania rekordów w formularzu, ustawioną dla polu tabeli można jednak ominąć, ustawiając inną wartość domyślną dla elementu sterującego w formularzu. W takim przypadku, gdy rekordy są dodawane w formularzu, do pola jest wprowadzana wartość domyślna ustawiona dla elementu sterującego. UWAGA. Dla pól o typie danych Liczba i Waluta, wartości domyślne są ustawiane automatycznie na 0. Ustawienie to można wyczyścić (w wyniku czego wartością domyślną będzie wartość NULL) lub zmienić na dowolną inną wartość liczbową. 11

12 Wartość domyślna pola jest zwykle określona jako wartość stała. Jako ustawienie właściwości Wartość domyślna można także podać wyrażenie. Np. można wprowadzić wyrażenia =Date() lub =Now() w celu wstawienia do pola bieżącej daty lub godziny. Wyrażenia wprowadzane jako wartości domyślne nie mogą zawierać żadnych odwołań do elementów sterujących lub pól ani funkcji definiowanych przez użytkownika. 26. Wymaganie wprowadzenia danych do pola W każdym rekordzie, w którym pole musi zawierać jakieś dane, można ustawić właściwość Wymagane dla tego pola na Tak. W tym polu nie będą mogły wówczas występować wartości typu NULL (wartości puste). UWAGA. Jeśli właściwość Wymagane zostanie ustawiona na Tak w tabeli, która już zawiera dane, pojawi się pytanie, czy dane mają być sprawdzone z punktu widzenia zgodności z nową zasadą. Właściwość może być ustawiona nawet, jeśli w istniejących rekordach brak wartości w wymaganym polu, jednak warto użyć zapytania aktualizującego lub usuwającego w celu uzupełnienia istniejących danych tak, aby wszystkie rekordy zawierały wartość w tym polu. 27. Wartość NULL i ciągi znaków o zerowej długości Pola zawierające Tekst lub Nota, prócz właściwości Wymagane, mają związaną właściwość Zerowa długość?, która określa, czy pole może zawierać ciągi znaków o zerowej długości, czyli ciągi nie zawierające znaków lub spacji. Ciąg znaków o zerowej długości można wprowadzić do pola tekstowego wpisując podwójny cudzysłów bez spacji pośrodku. Standardowo, ciągi znaków o zerowej długości nie są przechowywane. Jeśli w polu typu Tekst lub Nota nie zostanie wpisana żądana wartość, w polu zostanie zachowana wartość NULL. Podobnie, jak pola zawierające wartości NULL, pola tekstowe zawierające ciągi znaków o zerowej długości są wyświetlane jako puste. Jeśli wartość NULL i ciągi znaków o zerowej długości mają być wyświetlane w inny sposób, można ustawić dodatkowe elementy we właściwości Format (ustawiając format użytkownika dla pola tekstowego). W niektórych typach wyrażeń i zapytań, ciągi znaków o zerowej długości zachowują się inaczej niż wartości NULL, np. w dynamicznym zestawie wyników zapytania nie występują rekordy, które w odpowiadających sobie polach, należących do połączonych tabel, mają wartości NULL. Jeśli jednak rekordy zawierają ciągi znaków o zerowej długości w odpowiadających sobie polach, są one włączane do dynamicznego zestawu wyników. Właściwość Zerowa długość? powinna być ustawiona na Tak, jeśli mają być: Przechowywane ciągi znaków o zerowej długości zamiast wartości NULL. Jeśli w przypadku braku danych, mają być przechowywane ciągi znaków o zerowej długości, a nie wartości NULL, należy ustawić na Tak obydwie właściwości, Zerowa długość? i Wymagane. Przechowywane zarówno wartości NULL, jak i ciągi znaków o zerowej długości. Może być konieczne rozróżnienie między wartościami nieznanymi a tymi, które nie istnieją, np. jeśli nieznany jest numer telefonu pewnej osoby, lepiej pozostawić puste pole Telefon (zachowując wartość NULL). Jeśli jednak wiadomo, że osoba ta nie ma telefonu, trzeba po prostu zachować ciąg znaków o zerowej długości. UWAGA. Ustawienie właściwości Zerowa długość? na Nie w tabeli zawierającej już dane powoduje wyświetlenie pytania, czy istniejące dane mają być sprawdzone z punktu widzenia z godności z nową zasadą. Właściwość ta może być ustawiona w ten sposób, nawet jeśli istniejące rekordy zawierają ciągi znaków o zerowej 12

13 długości. Warto jednak użyć zapytania aktualizującego lub usuwającego w celu uzupełnienia istniejących danych tak, aby wszystkie rekordy zawierały wartość w tym polu. 28. Wykorzystanie reguł poprawności do ograniczania wartości w polu Wartości wprowadzane do pola są automatycznie sprawdzane pod względem zgodności z typem pola; np. nie można wprowadzić tekstu do pola numerycznego. Można ustawić więcej szczegółowych zasad wykorzystując reguły poprawności, ustawiając je dla pola we właściwości Reguła poprawności. Ustawienie właściwości Reguła poprawności jest równoznaczne z określeniem wymagań względem danych, które mogą być wprowadzone do pola. Przy próbie wprowadzenia wartości nie spełniającej określonej reguły poprawności, można zażądać by był wyświetlany komunikat wyjaśniający, co się stało. Tekst komunikatu można określić ustawiając dla pola właściwość Komunikat o błędzie. Określony tekst zostanie wyświetlony w przypadku usiłowania wprowadzenia wartości nie spełniającej reguły poprawności. Komunikat powinien zawsze jasno informować, dlaczego wprowadzana wartość jest niedozwolona. Po ustawieniu dla pola właściwości Reguła poprawności albo Komunikat o błędzie, ustawienia te są wykorzystywane w zapytaniach i formularzach zawierających to pole. Chociaż w formularzach można także ustawić właściwość Reguła poprawności, ustawiając reguły poprawności w tabelach uzyskuje się jednak pewność, że są one zawsze przestrzegane. UWAGA. Jeśli właściwości Reguła poprawności zostanie ustawiona zarówno w tabeli, jak i w formularzu, w trakcie wprowadzania danych za pomocą formularza będą stosowane obydwa ustawienia. 29. Wprowadzenie wyrażenia sprawdzającego Reguły poprawności zapisuje się w postaci wyrażeń. Wyrażenie określa, kiedy wartość jest dozwolona w polu, a kiedy nie. Wyrażenia mogą być bardzo proste, takie jak >=0, lecz również złożone jak: Polska Or USA Or Francja. Właściwość Reguła poprawności najszybciej ustawia się wpisując odpowiednie wyrażenie, tym niemniej w przypadku złożonych wyrażeń, można skorzystać z Konstruktora wyrażeń. UWAGA. Wyrażenia wprowadzone jako reguły poprawności nie mogą zawierać żadnych odwołań do elementów sterujących lub pól ani funkcji definiowanych przez użytkownika. Jeśli jednak trzeba porównać wartości w różnych polach, aby sprawdzić ich poprawność, można ustawić reguły poprawności dla rekordów w tabeli. Aby natomiast włączyć do wyrażenia sprawdzającego funkcję języka Visual Basic lub odwołanie do formularzy, należy te reguły ustawić dla elementu sterującego w formularzu, a nie dla pola. 30. Przykłady reguł poprawności W tabeli podano przykłady wyrażeń sprawdzających. Ustawienie reguły poprawności Komunikat o błędzie <>0 Proszę wprowadzić wartość niezerową. 0 Or >100 Wartość musi być albo równa 0, albo większa niż 100. Like K??? Wartość musi składać się z czterech znaków, z których pierwszy jest literą K 13

14 <#1/1/92# Wprowadź datę sprzed roku 1992 >=#1/1/91# And <#1/1/92# Data musi być z roku Tworzenie indeksów Indeks: tworzy się dla pola, jeśli tabela jest często przeszukiwana lub jej rekordy są sortowane według tego pola, co pozwala skrócić czas wykonywania tych operacji, w tabeli jest wykorzystywane podobnie, jak w książce: w celu znalezienia danych zagląda się do indeksu, aby zlokalizować położenie danych, dla pojedynczego pola tworzy się ustawiając właściwość Indeksowanie. W tabeli przedstawiono możliwe ustawienia tej właściwości. Ustawienie właściwości Indeksowanie Znaczenie Nie Nie tworzy indeksu dla tego pola (lub usuwa istniejący indeks). Tak (Duplikaty OK) Tworzy się indeks dla tego pola. Tak (Bez duplikatów) Tworzy się indeks unikatowy dla tego pola. Po utworzeniu indeksu unikatowego, nie da się wprowadzić do pola wartości, która już wcześniej była wprowadzona do tego samego pola w innym rekordzie. Dla kluczy podstawowych są automatycznie tworzone indeksy unikatowe, czasem jednak trzeba uniemożliwić wprowadzanie duplikatów wartości także w innych polach. 32. Decydowanie, które pola indeksować Ogólnie, indeksy przyśpieszają przeszukiwanie i działanie zapytań, jednak w niektórych przypadkach mogą one spowalniać wprowadzanie danych. Gdy dane są wprowadzane do tabeli zawierającej jedno lub więcej indeksowanych pól, dodanie lub zmiana każdego rekordu powoduje konieczność aktualizacji indeksów. Dodawanie rekordów za pomocą zapytania dołączającego lub dołączanie importowanych rekordów jest wolniejsze, jeśli tabela docelowa zawiera indeksy. Klucz podstawowy tabeli jest indeksowany automatycznie. Pola zawierające dane typu Nota lub Obiekt OLE nie można indeksować. Dla innych pól należy rozważyć możliwość indeksowania, jeśli są spełnione następujące warunki: pole jest typu Tekst, Liczba, Waluta lub Data/Godzina. przewiduje się wyszukiwanie określonych wartości lub zakresów wartości przechowywanych w polu albo przewiduje się sortowanie według tego pola. przewiduje się przechowywanie wielu różnych wartości w polu. Jeśli w polu występuje wiele identycznych wartości, indeksowanie może nie przyśpieszyć znacząco działania zapytań. Indeksowanie pola jest uzasadnione tylko możliwością przyśpieszenia działania zapytań, wyszukiwania lub sortowania. Jeśli użytkownik uważa te operacje za dostatecznie szybkie, indeks nie jest niezbędny. Jeśli w przyszłości indeks okaże się potrzebny, można go utworzyć w każdej chwili. 14

15 33. Właściwości całej tabeli Oprócz właściwości dla pola, można ustawić także właściwości stosowane do całej tabeli i do całych rekordów. Właściwości te ustawia się w arkuszu właściwości tabeli. Wśród właściwości tabeli wyróżniamy m.in. : Właściwość Działanie Opis Przechowuje opis zawartości i przeznaczenia tabeli. W przypadku tabel przyłączonych jest także zachowywany opis źródła tabel. Widok domyślny Widok, w jakim tabela otwiera się po kliknięciu myszą na jej nazwie Reguła poprawności Tekst reguły poprawności Filtr Uporządkuj według Ogranicza dane wprowadzane do rekordu do wartości spełniających pewne wymagania. Przed zachowaniem każdego rekordu w tabeli, jego zawartość jest sprawdzana pod względem zgodności z regułami poprawności. W regule poprawności dla całej tabeli dozwolone są w wyrażeniach odwołania do pół tabeli. Zawiera komunikat wyświetlany w przypadku niezgodności wprowadzanych danych z regułami poprawności. Zdefiniowanie kryteriów służących do wyświetlania tylko dopasowanych wierszy w widoku arkusza danych. Określenie domyślnego porządku sortowania wierszy w widoku arkusza danych przez wybranie co najmniej jednego pola. 34. Połączenia pomiędzy tabelami Microsoft Access jest relacyjną bazą danych, można zatem równocześnie wykorzystać dane z wielu tabel lub zapytań. Jeśli baza danych zawiera tabele z powiązanymi danymi, można w niej określić połączenia pomiędzy tabelami, zwane w Microsoft Access relacjami. Relacje umożliwiają: Tworzenie połączeń w nowych zapytaniach. Jeśli tworzy się zapytanie i dodaje do niego tabele lub zapytania z określonymi relacjami, są w nim automatycznie generowane połączenia w celu powiązania danych. Wyświetlanie powiązanych rekordów w podformularzu lub podraporcie. Typowym zastosowaniem podformularza lub podraportu jest dołączanie rekordów z powiązanej tabeli. Po przeciągnięciu formularza lub raportu do innego formularza lub raportu, relacje zostaną wykorzystane do wyświetlenia poprawnych danych w podformularzu lub podraporcie. Wymuszanie więzów integralności w celu ochrony relacji miedzy tabelami, w trakcie dodawania, zmiany lub usuwania rekordów. Więzy integralności m.in. zapobiegają powstawaniu rekordów odłączonych w bazie danych. Rekord odłączony to rekord odwołujący się do rekordu, który nie istnieje na przykład rekord zamówienia, który odwołuje się do nieistniejącego rekordu klienta. 35. Tworzenie i edycja relacji pomiędzy tabelami W programie Microsoft Access, aby tworzyć lub edytować relacje pomiędzy tabelami musimy wybrać okno relacji. Istnieją różne sposoby wyboru tego okna. 15

16 36. Okienko relacji tworzenie relacji 16

17 37. Okienko relacji tworzenie relacji Po wypełnieniu okna Relacje wszystkimi tabelami przystępujemy do tworzenia połączeń pomiędzy nimi, oczywiście zgodnie z wcześniej przygotowanym schematem danych projektowanej bazy. W tym celu na pole klucza tabeli po stronie jeden relacji (powiedzmy tabela Klienci) najeżdżamy myszą i trzymając wciśnięty klawisz myszy upuszczamy na pole klucza obcego tabeli po stronie wiele relacji (tabela Zamówienia). 38. Okno Edytowanie relacji Pojawia się okno Edytowanie relacji, w którym możemy ustawić własności tworzonego połączenia pomiędzy tabelami Klienci i Zamówienia. UWAGA. Jeśli pola łączące tabele będą miały nieodpowiednie typy lub będą źle sformatowane, to wtedy połączenie nam się nie utworzy w ogóle lub typ relacji będzie miał wartość Nieokreślony. Należy takie połączenie usunąć, poprawić formatowanie pól łączących i powtórnie utworzyć połączenie pomiędzy tabelami. 17

18 39. Edytowanie relacji typ połączenia 40. Typ połączenia W poniższej tabeli (opracowanej dla tabel Klienci i Zamówienia) przedstawiono trzy opcje wyświetlane w oknie dialogowym Właściwości sprzężenia, typ używanego w nich sprzężenia oraz informację, czy są uwzględniane wszystkie wiersze, czy pasujące wiersze z poszczególnych tabel. Opcja Sprzężenie relacyjne Lewa tabela Prawa tabela 1. Zawiera tylko te wiersze, w których sprzężone pola Sprzężenie Pasujące Pasujące z obu tabel są równe. wewnętrzne wiersze wiersze 2. Uwzględnia WSZYSTKIE rekordy z tabeli Klienci i tylko te rekordy z tabeli Zamówienia, dla których sprzężone pola są równe. Lewe sprzężenie zewnętrzne Wszystkie wiersze Pasujące wiersze 3. Uwzględnia WSZYSTKIE rekordy z tabeli Zamówienia i tylko te rekordy z tabeli Klienci, dla których sprzężone pola są równe. Prawe sprzężenie zewnętrzne Pasujące wiersze Wszystkie wiersze W przypadku wybrania opcji 2 lub opcji 3 na linii relacji zostanie wyświetlona strzałka. Ta strzałka wskazuje stronę relacji, dla której są pokazane tylko pasujące wiersze. 18

19 41. Okno Edytowanie relacji 42. Wymuszanie więzów integralności Więzy integralności mają na celu zapobieganie powstawaniu rekordów odłączonych i synchronizowanie odwołań, tak aby nie było rekordów odwołujących się do rekordów, które już nie istnieją. Więzy integralności wymusza się przez włączenie ich dla relacji pomiędzy tabelami. Jeśli więzy integralności są wymuszone, program Access odrzuca każdą operację, która naruszyłaby te więzy w danej relacji pomiędzy tabelami. Program Access odrzuca więc aktualizacje zmieniające obiekt docelowy odwołania, a także operacje usuwające obiekt docelowy odwołania Po wymuszeniu więzów integralności są stosowane następujące reguły: Nie można wprowadzić wartości w polu klucza obcego tabeli powiązanej, jeśli ta wartość nie istnieje w polu klucza podstawowego tabeli podstawowej czynność ta powoduje powstanie rekordów odłączonych. Nie można usunąć rekordu z tabeli podstawowej, jeśli w tabeli powiązanej istnieją rekordy pasujące do niego, np. nie można usunąć rekordu klienta z tabeli Klienci, jeśli w tabeli Zamówienia istnieją zamówienia przypisane temu klientowi. Można jednak zdecydować się na usunięcie rekordu podstawowego oraz wszystkich rekordów pokrewnych w ramach jednej operacji, zaznaczając pole wyboru Kaskadowo usuń rekordy pokrewne. Nie można zmienić wartości klucza podstawowego w tabeli podstawowej, jeśli spowodowałoby to powstanie rekordów odłączonych., np. nie można zmienić kodu klienta w tabeli Klienci, jeśli w tabeli Zamówienia istnieją przypisane mu zamówienia. Można jednak zdecydować się na zaktualizowanie rekordu podstawowego oraz wszystkich rekordów pokrewnych w ramach jednej operacji, zaznaczając pole wyboru Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne. 43. Ustawianie opcji operacji kaskadowych Dla relacji, dla których są wymuszane więzy integralności, można określić, czy mają być wykonywane automatyczne operacje kaskadowego usuwania i aktualizacji związanych rekordów. Jeśli te opcje są zaznaczone, operacje usuwania i aktualizacji, które normalnie łamałyby zasady więzów integralności, stają się dopuszczalne. W celu ich 19

20 zachowania, w przypadku usuwania rekordów lub zmiany klucza podstawowego w tabeli, do związanych tabel są automatycznie wprowadzane niezbędne zmiany. UWAGA. Więzy integralności należy wymuszać w większości przypadków. Natomiast opcje kaskadowego usuwania powiązanych rekordów i kaskadowej aktualizacji pokrewnych pól już niekoniecznie dla każdej relacji należy rozważyć to dla konkretnego połączenia w konkretnym schemacie bazy danych. Należy pamiętać przy tym, iż opcje kaskadowe łamią więzy integralności, które są przecież pewnym zabezpieczeniem przed możliwością powstania niespójności przechowywanych danych. Jeśli dla relacji zostanie zaznaczona opcja Kaskadowo usuń rekordy pokrewne, to przy usuwaniu rekordów z tabeli podstawowej, z tabeli związanej są automatycznie usuwane rekordy związane. Np., jeśli jest usuwany rekord klienta z tabeli Klienci, Zamówienia automatycznie usuwane są wszystkie zamówienia klienta z tabeli Zamówienia. Gdy użytkownik zamierza usunąć rekordy z tabeli, dla której ustawiono opcję Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów, pojawia się ostrzeżenie, że rekordy związane także mogą być usunięte. 20

21 Jeśli dla relacji zostanie zaznaczona opcja Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne, w przypadku zmiany klucza podstawowego rekordu w tabeli podstawowej, we wszystkich rekordach związanych jest automatycznie zmieniana wartość klucza podstawowego. Np., jeśli zostanie zmieniona wartość w polu Kod klienta w tabeli Klienci, pole Kod klienta w tabeli Zamówienia jest automatycznie aktualizowane dla każdego z zamówień tego klienta, dzięki czemu więzy integralności nie zostają naruszone. Aktualizacja kaskadowa jest wykonywana bez wyświetlania jakiegokolwiek komunikatu. 44. Okno Relacje schemat bazy danych Po połączeniu wszystkich tabel, w oknie Relacje powinniśmy otrzymać schemat projektowanej bazy danych. 21