Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra 2015.06.02 RIO. I.092.47.2015 Pan Dariusz Ejchart Burmistrz Sulęcina WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 7.01.2015 r. do 24.04.2015 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sulęcin o statusie miejsko - wiejskim za 2014 rok. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 24.04.2015 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Sprawdzając stan i kompletność urządzeń księgowych kontrolujący ustalili, że kierownik jednostki w polityce rachunkowości nie dokonywał aktualizacji wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, do czego zobowiązuje art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Ze złożonych wyjaśnień Burmistrza wynika, że przyczyną wyżej opisanej nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. Kontrola w zakresie operacje kasowych wykazała, że do wszystkich badanych raportów załączano zestawienia zbiorcze bez źródłowych dowodów przychodowych, ponadto w raportach kasowych ujmowano wpłaty i wypłaty gotówki z kasy bez zachowania ich chronologii, co stanowi naruszenie 6 i 8 Instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Sulęcinie. Skarbnik Gminy w złożonych wyjaśnieniach jako przyczynę wskazała błędną interpretację zapisów zawartych w Instrukcji gospodarki kasowej. W 22 przypadkach dokonywano wypłat na podstawie dowodów księgowych pomimo, że nie zawierały podpisu osoby upoważnionej do zlecenia tych wypłaty, czym naruszono zasady określone w Instrukcji gospodarki kasowej. Osoba odpowiedzialna za powyższą nieprawidłowość Skarbnik jako przyczynę wskazała przeoczenie. W zakresie ewidencji księgowej kontrolujący stwierdzili, iż nie prowadzono kont pozabilansowych o numerach 991, 992, 993 dla organu. Nieprowadzenie ewidencji na tych kontach jest niezgodne z uregulowaniami zawartymi w Zarządzeniu Nr SO.120.13.2013 Burmistrza w sprawie dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości oraz załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było niestosowanie przepisów prawa. Nie prowadzono także kont pozabilansowych do ewidencji należności i zobowiązań warunkowych w zakresie wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania umów i właściwego usunięcia wad i usterek wnoszonych w formie niepieniężnej, bonifikat udzielonych przy sprzedaży lokali mieszkalnych. Ewidencja ta jest niezbędna do sporządzenia dodatkowych 2
informacji i objaśnień do sprawozdania finansowego, wymaganych w załączniku Nr 1 do ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było przeoczenie. Kontroli poddano zagadnienia dotyczące zadłużenia Miasta Sulęcin, w tym zgodność ze stanem faktycznym założeń przyjętych w wieloletniej prognozie finansowej na lata 2014-2020. Z ustaleń kontroli wynika, że w wieloletniej prognozie finansowej na lata 2014 2020 ujęto rozchody kredytów w wysokościach niezgodnych z zawartymi umowami kredytowymi. W trakcie roku budżetowego, dokonano uchwałą Nr III/17/14 z dnia 30 grudnia 2014 r. zmiany WPF na lata 2014-2020 m.in. zwiększając rozchody. Zmiany te spowodowały, że wskaźnik zadłużenia określony w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) nie został spełniony w roku 2014 i 2016. Z uwagi na podjęte środki nadzorcze w dniu 4 lutego 2015 r. Miasto Sulęcin rozpoczęło starania restrukturyzacyjne zadłużenia w celu spełnienia ww. indywidualnego wskaźnika zadłużenia. W zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) kontrolujący wykazali, że w dokumentacji dotyczącej 2 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie pn. Przebudowa ulicy Spokojnej w Sulęcinie oraz na zadanie pn. Budowa kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej na Os. Ostrówek w Sulęcinie znajdują się niezwrócone oryginały 6 gwarancji ubezpieczeniowych. Niedokonanie zwrotu oryginałów gwarancji ubezpieczeniowych wniesionego wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tj.: - 4 wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, tj. w dniu 6 marca 2014 r. oraz w dniu 19 sierpnia 2014 r., stanowi naruszenie art. 46 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; - wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w dniu 18 marca 2014 r., stanowi naruszenie art. 46 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych; - wykonawcy, który zabezpieczył roszczenia w związku zawarta umową w sprawie zamówienia publicznego, w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, stanowi naruszenie art. 151 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z wyjaśnień złożonych przez J.J. inspektora ds. zamówień publicznych wynika, że przyczyną powyższych nieprawidłowości była duża ilość wykonywanych obowiązków służbowych. 3
W przypadku postępowań na: Świadczenia usług w zakresie utrzymania czystości i porządku na terenie gminy Sulęcin oraz usuwania skutków zimy w roku 2015 oraz Kredyt na wyprzedzające finansowanie działań finansowych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej kontrolujący ustalili, że nie zamieszczono w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, skierowanym do wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniach, informacji o terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, co jest wymagane przepisami art. 92 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z wyjaśnień złożonych przez J.J. inspektora ds. zamówień publicznych wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było niedopatrzenie. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia pn. Kredyt na wyprzedzające finansowanie działań finansowych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych 105 dni po zawarciu umowy, co jest niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z wyjaśnień złożonych przez J.J. inspektora ds. zamówień publicznych wynika, że przyczyną powyżej nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa oraz niedopatrzenie. Kontrola zawarcia umowy na usługi audytorskie wykazała, że wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania tej umowy, zawartej przez Gminę w dniu 1 sierpnia 2012 r. na okres od 1 sierpnia 2012 r. do 31 lipca 2014 r. z wynagrodzeniem miesięcznym 2.600,00 zł, przekraczała równowartość kwoty 14.000 euro, do której nie stosowało się ustawy Prawo zamówień publicznych. Wobec tego Gmina jako zamawiający zobowiązana była do udzielenia zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Powyższym naruszono art. 32 ust. 1 w zw. z art. 34 ust. 3 pkt 2 lit. b oraz art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę powyższej nieprawidłowości wskazał niewłaściwą interpretację przepisów. W zakresie gospodarki nieruchomościami kontrolujący wykazali, że Burmistrz nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.). W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę nieprawidłowości wskazał przeoczenie. Kontrola wykazała, że jednostka nie udostępniła informacji o stanie mienia komunalnego w Biuletynie Informacji Publicznej stosownie do obowiązku wynikającego z art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 782 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna E.G. - Naczelnik Wydziału Inwestycji, Zagospodarowania 4
Przestrzennego, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa w złożonych wyjaśnieniach stwierdziła, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek błędnej interpretacji zapisu w polityce rachunkowości. Jednocześnie informujemy, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Bieżące aktualizowanie wersji oprogramowania wraz określeniem daty jego eksploatacji zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 2. Sporządzanie raportów kasowych poprzez załączanie do zestawień zbiorczych źródłowych dowodów przychodowych, ujmowanie wpłat i wypłat gotówką z zachowaniem ich chronologii, zgodnie z przyjętymi w jednostce uregulowaniami zawartymi w instrukcja gospodarki kasowej. 3. Dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów źródłowych spełniających wymogi określone w instrukcja gospodarki kasowej. 4. Prowadzenie pozabilansowej ewidencji zgodnie z zasadami funkcjonowania kont, określonymi w zakładowym planie kont i załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. z 2013 r. poz. 289). 5. Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), w szczególności w zakresie: a. zwrotu gwarancji ubezpieczeniowej wniesionego wadium zgodnie z art. 46 ust. 1 i ust. 1a ustawy, b. zwrotu gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania kontraktu zgodnie z art. 151 ust. 1 ustawy ; c. zawiadomienia wykonawcy po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z art. 92 ust.1 pkt 4 ustawy; 5
d. publikacji ogłoszenia o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy, e. ustalania wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy. 6. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518 z późn. zm.). 7. Udostępnianie informacji o stanie mienia komunalnego w Biuletynie Informacji Publicznej stosownie do obowiązku wynikającego z art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 782 z późn. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości : Rada Miejska Sulęcina. 6