Integracja EAP XML Legislator z SIP Legalis JST

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Integracja EAP XML Legislator z SIP Legalis JST Dokument zawiera opis możliwości aplikacji wynikających z integracji : EAP XML Legislator i SIP Legalis JST Data dokumentu: 1 marca 2013 r. Wersja: 2.0 Opracowanie: A. Grytner, P. Jegorow

Spis treści WPROWADZENIE... 3 CZĘŚĆ 1 SPOSÓB I CEL INTEGRACJI... 4 1. Korzyści wynikające z integracji Edytora XML z SIP Legalis:... 4 2. Zapewnienie dostępu do SIP Legalis dla wszystkich pracowników urzędu... 4 3. Możliwość korzystania z EAP XML Legislator oraz SIP LEGALIS w całym Urzędzie Jak to zrobić?... 5 4. SIP Legalis w całym Urzędzie - Informacje uzupełniające... 6 5. Integracja z SIP Legalis jak to wygląda i jak działa?... 8 5.1. Dostęp do SIP Legalis bezpośrednio z poziomu Edytora Aktów Prawnych XML Legislator (w wersji Standard i Premium)... 8 5.2. Automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną... 10 5.3. Automatyczne uzupełnianie danych aktów stanowiących podstawę prawną... 11 CZĘŚĆ 2 ZASTOSOWANIE INTEGRACJI W PRAKTYCE ĆWICZENIA DO WYKONANIA... 12 1. Funkcjonalności w odniesieniu do nowych aktów (tworzonych przy użyciu EAP XML Legislator)... 12 1.1. Utworzenie nowego aktu w EAP XML Legislator... 12 1.2. Podstawowe funkcjonalności wynikające z integracji Edytora XML Legislator z SIP Legalis... 13 1.2.1. Automatyczne rozpoznawanie aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną... 13 1.2.2. Natychmiastowy, bezpośredni dostęp do pełnej treści aktu normatywnego w SIP Legalis... 13 1.2.3. Automatyczne uzupełnianie daty i pełnego tytułu aktu w treści podstawy prawnej... 14 1.2.4. Automatyczne tworzenie przypisów z informacją o zmianach aktu prawnego (podanie wszystkich adresów publikacyjnych aktów zmieniających)... 16 1.3. Dodatkowe funkcjonalności wynikające z integracji Edytora XML Legislator z SIP Legalis:... 17 1.3.1. Ręczna modyfikacja przypisów stanowiących podstawę prawną... 17 1.3.2. Dodawanie kolejnych aktów do podstawy prawnej bezpośrednio z SIP Legalis... 17 2. Funkcjonalności w odniesieniu do już istniejących aktów prawnych (utworzonych wcześniej przy użyciu innych popularnych edytorów biurowych w szczególności MS Word)... 22 2.1. Utworzenie nowego aktu prawnego w EAP XML Legislator i skopiowanie do niego tekstu z MS Word... 22 2.2. Prezentacja podstawowych funkcjonalności w odniesieniu do przeklejonej treści z MS WORD:... 23 2.2.1. Automatyczne rozpoznanie aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną (w Word tego nie ma)... 23 2.2.2. Natychmiastowy, bezpośredni dostęp do pełnej treści aktu normatywnego w SIP Legalis (z poziomu Worda jest to nie możliwe)... 23 2.2.3. Automatyczne utworzenie przypisów z informacją o zmianach aktu prawnego (podanie wszystkich adresów publikacyjnych aktów zmieniających)... 24 3. Wybrane funkcjonalności EAP XML Legislator przydatne w codziennej pracy... 25 3.1. Kopiowanie treści aktu napisanego wcześniej w MS Word... 25 3.2. Automatyczne przeformatowanie aktu w sposób zgodny z zasadami techniki prawodawczej... 25 3.3. Automatyczne przeformatowywanie aktu (w układzie paragraf na środku/z lewej strony)... 27 3.4. Kopiowanie treści aktu z PDF:... 29 CZĘŚĆ 3 DODATKI... 31 1. Aktywowanie wyższych wersji SIP Legalis w EAP XML Legislator.... 31 2. Zasady działania dodatku SIP Legalis w aplikacji Legislator.... 31 Strona 2 z 31

Wprowadzenie Celem opracowania niniejszego materiału jest udzielenie maksymalnego wsparcia dla użytkowników Edytora Aktów Prawnych LEGISLATOR w wersji zintegrowanej z Systemem Informacji Prawnej LEGALIS. Ze względu na to, że integracja SIP Legalis z Edytorem Aktów Prawnych XML Legislator jest pierwszym tego rodzaju rozwiązaniem dostępnym na rynku, konieczne jest maksymalnie dokładne wyjaśnienie zarówno celów i zakresu dokonanej integracji oraz wynikających z tego korzyści dla Użytkownika. Równocześnie, aby użytkownicy potrafili wykorzystywać w odpowiedni sposób dodatkowe funkcjonalności jakie daje integracja, w pełni zasadnym jest przedstawienie ich działania w możliwie przystępny i zrozumiały sposób - najlepiej metodą krok-po-kroku. Cały materiał składa się z trzech zasadniczych części: Część 1: to opis sposobu i celu integracji Część 2: zawiera szczegółowy opis funkcjonalności zostały one opisane metodą krok po kroku, należy je wykonać samodzielnie na swoim komputerze (wcześniej należy oczywiście zainstalować na nim aplikację Edytor Aktów Prawnych XML Legislator w odpowiedniej wersji w razie jakichkolwiek problemów należy się skontaktować z ABC PRO biuro@abcpro.pl). Dodatkowo do wykorzystania dla tej części przygotowano pliki prezentacyjne, które można/należy użyć w trakcie ćwiczeń. Pliki te są odpowiednio przygotowane tak aby w jak najprostszy sposób można było wykonać dane ćwiczenie w sposób prawidłowy. Są to w szczególności następujące pliki: przykład aktu prawnego sporządzonego w edytorze MS WORD (do kopiowania do EAP Legislator) plik PDF z tekstem do skopiowania do EAP Legislator Część 3: zawiera opis sposobu aktywacji płatnych wersji SIP Legalis w edytorze oraz krótki opis sposobu działania dodatku Dodatkowo, na stronie www.abcpro.pl dostępny jest także materiał VIDEO (do pobrania) prezentujący sposób działania funkcjonalności opisanych w niniejszym podręczniku użytkownika. Strona 3 z 31

Część 1 Sposób i cel integracji Edytor Aktów Prawnych XML Legislator, zarówno w wersji Standard jak i Premium, jest zintegrowany z Systemem Informacji Prawnej LEGALIS C.H.BECK. Dzięki temu, już na etapie tworzenia aktu prawnego użytkownik ma bezpośredni, kontekstowy dostęp do pełnej treści aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną, jak również orzeczeń i komentarzy. Integracja Edytora XML z SIP Legalis stanowi pierwszy, ale jakże ważny krok do realizacji idei dostarczania użytkownikowi wiedzy na biurko kontekstowo, w zależności od aktualnie wykonywanego działania. Na obecnym poziome integracji EAP XML z SIP Legalis realizowane są m.in. następujące funkcjonalności: automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną wraz z tworzeniem powiązań do tych przepisów w SIP Legalis, automatyczne uzupełnianie pełnych tytułów przywoływanych aktów normatywnych oraz wszystkich adresów publikacyjnych, wraz z tworzeniem stosownych przypisów, etc., bezpośredni dostęp do treści aktu normatywnego lub konkretnego przepisu oraz orzecznictwa, komentarzy w SIP Legalis bezpośrednio z poziomu Edytora XML. 1. Korzyści wynikające z integracji Edytora XML z SIP Legalis: Rozszerzenie i poprawa funkcjonalności posiadanego Edytora XML Legislator - automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną tworzonego aktu prawnego, wprowadzanie do treści aktu pełnego tytułu rozpoznanej ustawy (wraz ze wszystkimi adresami publikacyjnymi) oraz zapewnienie bezpośredniego dostępu do treści rozpoznanych aktów; Zapewnienie bezpośredniego dostępu do treści aktów normatywnych (publikowanych w Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim i innych dziennikach urzędowych) oraz orzeczeń, komentarzy zapewnia dostęp do pełnej informacji prawnej bezpośrednio z poziomu Edytora XML, kontekstowo w trakcie pisania aktu. Możliwość zapewnienia dostępu do Systemu Informacji Prawnej dla wszystkich pracowników bezpłatnie w wersji FREE oraz komercyjnie w wersjach Basic, Standard i Premium (ceny bardzo atrakcyjne i konkurencyjne) 2. Zapewnienie dostępu do SIP Legalis dla wszystkich pracowników urzędu Zapewnienie stałego dostępu do profesjonalnego, komercyjnego systemu informacji prawnej (wraz z orzecznictwem, komentarzami, itp.) z reguły wiąże się z dość poważnymi wydatkami - istotnymi w skali budżetu każdego Urzędu. Równocześnie, w sytuacji, gdy pracownicy takiego dostępu nie mają, stanowi to znaczące utrudnienie w realizacji zadań oraz wpływa na obniżenie jakości i zapewnienie zgodności z prawem. Dzięki dokonanej integracji Edytora XML firmy ABC PRO z SIP Legalis wydawnictwa C.H. BECK, dotychczasowe problemy i ograniczenia w powyższym zakresie zostały przezwyciężone. Od tego momentu, zapewnienie dostępu do SIP Legalis dla wszystkich pracowników stało się nie tylko łatwe i wygodne, ale równocześnie także i nieporównywanie tańsze!! a nawet, w określonym zakresie BEZPŁATNE!!! Strona 4 z 31

3. Możliwość korzystania z EAP XML Legislator oraz SIP LEGALIS w całym Urzędzie Jak to zrobić? 1. Przede wszystkim należy zaopatrzyć się w Edytor Aktów Prawnych XML LEGISLATOR - w wersji Standard lub Premium (integracja z SIP Legalis jest dostępna jedynie dla tych wersji EAP XML) W zależności od tego, jaki chcemy uzyskać efekt, należy zaopatrzyć się w odpowiednią liczbę licencji EAP XML Legislator, przy czym: mogą to być licencje sieciowe (bez limitu stanowisk, na których można instalować aplikację, ale z limitem liczby równoczesnych dostępów np. przy zakupie 3 licencji sieciowych, EAP XML Legislator można instalować na dowolnej liczbie komputerów w Urzędzie, nawet na wszystkich, z tym, że tylko TRZECH użytkowników będzie mogło z aplikacji korzystać równocześnie, w tym samym momencie (dlatego też liczba licencji sieciowych powinna być dostosowana do równoczesnego zapotrzebowania na dostęp tak do EAP XML jak i SIP Legali); może to być licencja OPEN (bez limitu stanowisk oraz bez limitu równoczesnych dostępów) warto rozważyć skorzystanie z tej właśnie opcji, ponieważ nie stwarza ona żadnych ograniczeń dla użytkowników i równocześnie jest atrakcyjna cenowo. Uwaga: W celu zakupu licencji na EAP XML Legislator należy skontaktować się z dostawcą tej aplikacji, to jest z firmą ABC PRO www.abcpro.pl ; mail: biuro@abcpro.pl ; infolinia: 801 044 102 2. Następnie, należy zaopatrzyć się w odpowiednią wersję Systemu Informacji Prawnej LEGALIS, przy czym: Dostęp do SIP Legalis może być realizowany w różnym zakresie zarówno w wersji bezpłatnej (tylko treść aktów normatywnych, ale z tekstami ujednoliconymi, we wszystkich wersjach czasowych), jak i w płatnych wersjach komercyjnych dostęp do orzecznictwa i modułów komentarzowych. SIP Legalis w wersji zintegrowanej z EAP XML Legislator, dostępny jest dla JST w następujących wersjach: Free - zapewnia dostęp do bazy wybranych aktów prawnych z Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego. Wersja udostępniana jest nieodpłatnie dla użytkowników Legislator Standard i Legislator Premium. Aby posiadać dostęp do pełnej bazy aktów prawnych (w tym orzecznictwa oraz wzorów) konieczny jest zakup wersji Basic lub wyższej. Basic - pełna baza aktów prawnych i orzecznictwa, w tym niepublikowane orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz moduł komentarzowy Prawo Samorządowe. Standard - pełna baza aktów prawnych i orzecznictwa, w tym niepublikowane orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz 6 dowolnych modułów komentarzowych z zakresu prawa, np.: samorządowego, administracyjnego, zamówień publicznych, Unii Europejskiej, cywilnego, nieruchomości. Premium - pełna baza aktów prawnych i orzecznictwa, w tym niepublikowane orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz 14 dowolnych modułów komentarzowych z zakresu prawa, np.: samorządowego, administracyjnego, zamówień publicznych, Unii Europejskiej, cywilnego, nieruchomości, postępowania cywilnego, spółek handlowych, pracy, podatkowego, rodzinnego, karnego, gospodarczego, System Prawa Administracyjnego. Uwaga: Możliwe jest dokonanie zakupu licencji w sposób najbardziej efektywny i ekonomiczny z punktu widzenia potrzeb Urzędu, to jest np.: dla wszystkich pracowników zakupywany jest SIP LEGALIS w wersji BASIC lub STANDARD (są to wersje wystarczające dla zdecydowanej większości pracowników merytorycznych), natomiast oddzielnie, dla wybranych osób (radca prawny, sekretarz, skarbnik, dyrektorzy/kierownicy/naczelnicy wydziałów) dokonuje się zakupu WERSJI PREMIUM. Jest to dlatego tak korzystne, ponieważ przy zakupie wersji Premium w takim wariancie możliwe jest uzyskanie upustu cenowego nawet do 70%. Strona 5 z 31

4. SIP Legalis w całym Urzędzie - Informacje uzupełniające Jak to zaznaczono wcześniej, dodatek SIP Legalis JST dostępny jest WYŁĄCZNIE z poziomu Edytora Aktów Prawnych XML LEGISLATOR (w wersjach Standard oraz Premium).Tak więc, aby mieć dostęp do bazy aktów normatywnych oraz orzeczeń i komentarzy, konieczne jest posiadanie Edytora XML Legislator. Bardzo ważne jest to, aby liczbę licencji na Edytor XML oraz liczbę licencji na SIP Legalis dostosować do potrzeb Urzędu. Należy pamiętać o tym, że np. w przypadku posiadania 3 licencji sieciowych, umożliwia to równoczesną pracę tylko dla 3 użytkowników. W takim przypadku, w sytuacji, gdy dwóch pracowników uruchomi Edytor XML (np. w celu sporządzenia aktu prawnego), to pozostanie tylko jeden wolny dostęp do systemu np. w celu skorzystania z systemu informacji prawnej. Powyższe może stanowić wąskie gardło, w szczególności w zakresie korzystania z informacji prawnej, co jest przecież potrzebne nie tylko tym pracownikom, którzy zajmują się sporządzeniem aktów prawnych, ale także i innym (przy wydawaniu decyzji, postanowień, zaświadczeń, oraz sporządzaniu innych dokumentów urzędowych wszak wszystkie te dokumenty opierają się na konkretnych aktach normatywnych, do których każdy pracownik powinien mieć maksymalnie pełny dostęp). Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że rozwiązaniem najlepszym jest korzystanie przez Urząd z tzw. wersji OPEN (no-limit) zarówno w odniesieniu do Edytora XML Legislator jak i systemu informacji prawnej SIP Legalis. Jedynie, bowiem takie rozwiązanie daje możliwość: instalowania Edytora XML na dowolnej liczbie stanowisk w Urzędzie, bez żadnych ograniczeń, jak również możliwość równoczesnego korzystania zarówno z Edytora XML jak i SIP Legalis przez dowolną (nieograniczoną) liczbę użytkowników. W przypadku posiadania licencji OPEN, Edytor XML Legislator należy udostępnić na komputerach wszystkich pracowników, którym potrzebny na bieżąco dostęp do aktów prawnych i orzeczeń a potrzebny jest przecież wszystkim: zarówno tym, którzy tworzą akty prawne, ale też i tym, którzy wydają decyzje administracyjne, czy też wykonują inne zadania. Dzięki temu, każdy z tych pracowników, po uruchomieniu Edytora XML będzie miał zapewniony bezpośredni dostęp także do informacji prawnej (czyli do SIP LEGALIS). Uwaga: Edytor XML Legislator OPEN może być instalowany zarówno jako jednostanowiskowy jak i w wersji sieciowej. W przypadku wersji sieciowej aplikacja EAP XML Legislator umieszczana jest na serwerze Urzędu, natomiast użytkownicy korzystają z niej w ramach sieci komputerowej urzędu równocześnie, na stanowiskach niepodłączonych do sieci komputerowej, można dokonywać instalacji Edytora XML w wersji stanowiskowej. Takie rozwiązanie umożliwia korzystanie zarówno z Edytora XML jak i SIP Legalis z dowolnych komputerów, zarówno pracujących w sieci Urzędu jak i poza nią. Podobny efekt można uzyskać w przypadku zakupu pakietu licencji sieciowych (licencje sieciowe są sprzedawane standardowo w pakietach 3, 5 i 10 licencji). Podstawowym ograniczeniem jest w takim przypadku oczywiście to, że z aplikacji może równocześnie korzystać jedynie tylu pracowników ile jest wykupionych licencji. Kolejnym ograniczeniem jest to, że instalując Edytor XML w wersji sieciowej, będą mogli korzystać z niego jedynie ci pracownicy, których komputery są podłączone do sieci komputerowej Urzędu. Tak więc, w przypadku konieczności zainstalowania Edytora XML także na innych komputerach, poza siecią urzędu (np. na laptopie radcy prawnego, sekretarza, wójta/burmistrza/starosty), konieczne staje się wykupienie licencji stanowiskowej, co oczywiście pociąga za sobą określone, dodatkowe koszty. Jak zaznaczono wyżej, w przypadku posiadania licencji OPEN (no-limit), ograniczeń takich nie ma. Równocześnie, co należy podkreślić, ceny licencji OPEN są bardzo atrakcyjne i konkurencyjne w porównaniu z cenami licencji sieciowych. Strona 6 z 31

PODSUMOWANIE: EAP XML Legislator w połączeniu z SIP LEGALIS to pierwsze i jedyne rozwiązanie tego typu na rynku. Łączy w sobie: innowację użytkową (bezpośredni, kontekstowy dostęp do informacji prawnej bezpośrednio z poziomu Edytora XML) innowację techniczną (zaawansowana, inteligentna integracja pomiędzy EAP XML a SIP Legalis, z możliwością rozwoju innowację cenową (specjalny model sprzedaży dla JST, w tym w szczególności w odniesieniu do licencji OPEN ceny na poziomie umożliwiającym dokonanie zakupu przez każdy Urząd. Strona 7 z 31

5. Integracja z SIP Legalis jak to wygląda i jak działa? 5.1. Dostęp do SIP Legalis bezpośrednio z poziomu Edytora Aktów Prawnych XML Legislator (w wersji Standard i Premium) Z poziomu EAP XML Legislator uzyskujemy dostęp do Systemu Informacji Prawnej Legalis w jego najnowszej wersji, to jest w wersji INTERNETOWEJ. Jest to bardzo ważne m.in. dlatego, ponieważ dzięki temu baza aktów w SIP Legalis aktualizowana jest codziennie. Domyślnie Dodatek SIP Legalis uruchamiany jest automatycznie wraz z utworzeniem nowego (otwarciem z dysku) aktu prawnego (dodatek otwierany w osobnej zakładce). Widzimy to poniżej: Po przejściu do okna dodatku uzyskujemy dostęp do SIP Legalis - w takim samym zakresie jak przez standardową stronę WWW SIP Legalis. Dzięki temu, SIP Legalis jest dostępny dla użytkownika bezpośrednio z poziomu Edytora XML Legislator - w zakresie merytorycznym zależnym od zakupionej wersji SIP Legalis. Poniżej przykład SIP Legalis w wersji PREMIUM: Strona 8 z 31

Niewątpliwą korzyścią takiego rozwiązania jest m.in. to, że gdy pracujemy nad jakimś aktem prawnym / innym dokumentem i mamy otwarty Edytor XML, to w celu skorzystania z informacji prawnej nie musimy uruchamiać żadnych innych programów. Tym samem nie musimy tracić czasu na przełączanie się pomiędzy oknami całą niezbędną wiedzę SIP uzyskujemy bezpośrednio z poziomu okna Edytora XML Legislator! Widzimy to poniżej: Reasumując: Dzięki integracji Edytora XML Legislator z SIP Legalis, użytkownik ma dostęp do systemu informacji prawnej bezpośrednio z poziomu Edytora XML w dowolnym momencie, bez konieczności otwierania innych aplikacji, logowania się, etc. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne, w sposób istotny skraca czas niezbędny na dotarcie do interesującej użytkownika informacji prawnej, tym samym znacząco podnosi zarówno komfort jak i efektywność pracy. Strona 9 z 31

5.2. Automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną Wprowadzenie Bardzo ważną i przydatną w praktyce funkcjonalnością jest automatyczne rozpoznawanie przepisów stanowiących podstawę prawną. Gdy tworzymy nowy akt prawny (lub akt zmieniający), konieczne jest podanie, i to w sposób prawidłowy, jego podstawy prawnej. W tym celu należy podać datę i pełny tytuł stosownej ustawy / innego aktu normatywnego, wskazać wszystkie adresy publikacyjne (dla aktu pierwotnego jak i dla aktów mieniających), jak również podać konkretne przepisy stanowiące podstawę prawną tworzonego aktu własnego / innego dokumentu (np. porozumienia, decyzji, wyroku.). Powyższe, w praktyce nastręcza szereg trudności, w szczególności zajmuje dość dużo czasu konieczne jest bowiem m.in. dokładne sprawdzenie zarówno brzmienia tytułu danego aktu prawnego, jak również znalezienie informacji o wszystkich adresach publikacyjnych. Automatyczne rozpoznanie podstawy prawnej Jeżeli używamy Edytora XML zintegrowanego z SIP Legalis, wszystkie te operacje system jest w stanie wykonać automatycznie. Wystarczy, że wpiszemy stosowne artykuły i nawet bardzo ogólnie podamy tytuł ustawy (innego aktu stanowiącego podstawę prawną). Nie trzeba nawet podawać daty aktu, czy też adresów publikacyjnych system samodzielnie wyszuka odpowiedni akt w oparciu o tekst, jaki wprowadziliśmy. Poniżej przykład: Po zakończeniu pisania podstawy prawnej, po kliknięciu ENTER, edytor automatycznie wyszuka w Systemie Informacji Prawnej LEGALIS akty stanowiące podstawę prawną wyszuka je na podstawie takich danych, jakie wpiszemy (nawet niepełnych). Jeżeli okaże się, że do wprowadzonego tekstu pasuje więcej aniżeli jeden akt, wówczas zostanie wyświetlona lista aktów pasujących do tytułu i wystarczy wybrać z niej akt właściwy. Taka sama operacja wyszukiwania zostanie wykonana, gdy klikniemy przycisk WYSZUKAJ PONOWNIE. Strona 10 z 31

Wynik widzimy poniżej: 5.3. Automatyczne uzupełnianie danych aktów stanowiących podstawę prawną Po kliknięciu przycisku POPRAW PODSTAWĘ PRAWNĄ, system automatycznie uzupełnia w treści PEŁNY TYTUŁ aktu prawnego i ponadto dodaje datę wydania aktu oraz przywołuje wszystkie adresy publikacyjne danego aktu normatywnego. Widzimy to poniżej tekst podkreślony na czerwono został dodany automatycznie przez system: W przypadku dużej liczby zmian, są one umieszczane w stosownym odnośniku (przypisie), zgodnie z zasadami techniki prawodawczej. Automatyczne uzupełnianie adresów publikacyjnych nie tylko zaoszczędza czas, ale równocześnie zapewnia ich kompletność i zapobiega powstawaniu błędów (np. nieprawidłowo podany numer lub pozycja dziennika, itp..). Poniżej przypisy do ustawy o samorządzie gminnym, podatku rolnym oraz ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych UWAGA przypisy dostępne są dopiero po eksporcie aktu do plik PDF klawisz F4): Strona 11 z 31

Część 2 Zastosowanie integracji w praktyce ćwiczenia do wykonania 1. Funkcjonalności w odniesieniu do nowych aktów (tworzonych przy użyciu EAP XML Legislator) 1.1. Utworzenie nowego aktu w EAP XML Legislator 1. Uruchomienie Edytora Aktów Prawnych XML Legislator. 2. Utworzenie nowego aktu prawnego: a) w pierwszej kolejności należy wypełnić dane metrykowe widzimy to poniżej: b) po utworzeniu nowego aktu prawnego, wprowadźmy następujące brzmienie podstawy prawnej: Na podstawie art. 2 i art. 4 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 12 i art 25 ustawy o lasach Strona 12 z 31

1.2. Podstawowe funkcjonalności wynikające z integracji Edytora XML Legislator z SIP Legalis 1.2.1. Automatyczne rozpoznawanie aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną Po przejściu do nowego akapitu (klawisz ENTER), Legislator rozpozna wprowadzoną treść, wyszuka wymienione ustawy i wyświetli wyniki na lewym menu: 1.2.2. Natychmiastowy, bezpośredni dostęp do pełnej treści aktu normatywnego w SIP Legalis Po kliknięciu, np.: na art. 2 znalezionej ustawy o samorządzie gminnym treść ustawy zostanie otwarta w oknie SIP Legalis, od razu na wybranym artykule: Strona 13 z 31

Jeżeli po sprawdzeniu uznamy, że powinniśmy wskazać jednak inny artykuł wybranej ustawy, wracamy do okna aktu, poprawiamy numer artykułu w treści podstawy prawnej i przechodzimy do nowej linii (ENTER) lub wybierając Wyszukaj ponownie system ponownie wyszuka przywołane artykuły: 1.2.3. Automatyczne uzupełnianie daty i pełnego tytułu aktu w treści podstawy prawnej W celu wstawienia pełnej treści podstawy prawnej dla przywołanych ustaw wraz z przypisami zawierającymi informacje o zmianach tych ustaw, wystarczy wybrać przycisk Popraw podstawę prawną : Strona 14 z 31

Po zaakceptowaniu (Tak) pełna treść podstawy prawnej zostanie wstawiona do aktu: W przypadku, gdy dla danego aktu normatywnego ogłoszone zostało obwieszczenie z tekstem jednolitym, (w powyższym przykładzie widzimy to w odniesieniu do ustawy o samorządzie gminnym), system, jako pierwszy adres publikacyjny przywołuje adres publikacji tego właśnie obwieszczenia (najnowszego). Dodatkowo, w wygenerowanych przypisach podawana jest także pełna informacja o wszystkich kolejnych zmianach do tekstu jednolitego (jeżeli takie były). Strona 15 z 31

1.2.4. Automatyczne tworzenie przypisów z informacją o zmianach aktu prawnego (podanie wszystkich adresów publikacyjnych aktów zmieniających) Standardowo w Legislatorze przypisy widoczne są na podglądzie PDF (zakładka Eksport Podgląd PDF lub klawisz F4): W podglądzie PDF, przypisy są umieszczane analogicznie jak w popularnych edytorach biurowych widzimy to poniżej: Strona 16 z 31

1.3. Dodatkowe funkcjonalności wynikające z integracji Edytora XML Legislator z SIP Legalis: 1.3.1. Ręczna modyfikacja przypisów stanowiących podstawę prawną W tym celu należy wybrać zakładkę Przypisy jeżeli do dokumentu zostały dodane jakieś przypisy, wówczas ich lista zostanie wyświetlona na zakładce przypisy. Po kliknięciu interesującego nas przypisu, system wyświetli jego treść w osobnym oknie z możliwością edycji treści. Ważne: Jest to bardzo ważna opcja. Pozwala, bowiem na modyfikowanie treści przypisów zarówno tych, które są dodawane do dokumentu ręcznie, jak i tych, które są dodawane w sposób automatyczny (jak np. w przypadku wstawiania informacji o adresach publikacyjnych aktu normatywnego stanowiącego podstawę prawną). Widzimy to poniżej: 1.3.2. Dodawanie kolejnych aktów do podstawy prawnej bezpośrednio z SIP Legalis. Może zdarzyć się tak, że już po wprowadzeniu przepisów stanowiących podstawę prawną, okazuje się, że należy dodać jeszcze kolejne (bo zostały pominięte przez nieuwagę, czy też z innego powodu). Może się to zdarzyć na każdym etapie tworzenia nowego aktu. Wykonanie takiej operacji w Legislatorze jest bardzo łatwe. Jeżeli uznamy, że w podstawie prawnej należy przywołać jeszcze inne lub dodatkowe artykuły, czy też dodać do podstawy prawnej dodatkową ustawę, zawsze możemy wprowadzić stosowne zmiany / modyfikacje, po czym kliknąć przycisk Wyszukaj ponownie. Następnie wystarczy kliknąć przycisk Popraw podstawę prawną system automatycznie uzupełni wszystkie informacje o aktach wskazanych, jako podstawa prawna. DODAWANIE NOWEGO / KOLEJNEGO AKTU: Kolejne akty prawne możemy dodawać do podstawy prawnej na dwa sposoby: 1) albo poprzez wpisywanie ich tytułów ręcznie 2) albo poprzez wskazanie w systemie informacji prawnej SIP Legalis. Strona 17 z 31

W celu dodania aktu bezpośrednio z SIP Legalis, należy kliknąć przycisk Dodaj akt do podstawy : Po wybraniu Dodaj akt do podstawy zostanie wyświetlone okno wyszukiwania: Strona 18 z 31

Po wybraniu aktu prawnego, który zamierzamy dodać do podstawy prawnej tworzonego aktu, należy kliknąć przycisk Zastosuj - informacja o wybranej ustawie zostanie dodana do podstawy prawnej: Aby dodany do podstawy prawnej akt prawny został wyświetlony na zakładce (w lewym menu) i tym samym, aby możliwy stał się natychmiastowy, bezpośredni dostęp do jego treści, należy kliknąć przycisk Wyszukaj ponownie. Po kliknięciu tego przycisku, system ponownie wykona operację wyszukania przywołanych ustaw i wyświetlenia stosownych odnośników na lewym menu widzimy to poniżej: Strona 19 z 31

Analogicznie jak przy wcześniej przywołanych ustawach, klikając na tytuł ustawy możemy wyświetlić jej treść w oknie SIP Legalis i odszukać artykuły, które chcielibyśmy w podstawie prawnej przywołać. UWAGA: Jeżeli następnie dokonamy zmian w treści podstawy prawnej (np. zmienimy numery przepisów, lub niektóre z nich usuniemy a inne dodamy), zawsze należy kliknąć przycisk Wyszukaj ponownie w celu aktualizacji informacji o przywołanych przepisach, umieszczanej na lewym menu. Poniżej ręczne dodanie kolejnego artykułu Strona 20 z 31

Po kliknięciu przycisku Popraw podstawę prawną w podglądzie PDF widzimy także zmiany w przypisach. UWAGA: Jak to wskazano wyżej, treść przypisu może być w każdym momencie poprawiona ręcznie przez użytkownika. Widzimy to na poniższym przykładzie: Strona 21 z 31

2. Funkcjonalności w odniesieniu do już istniejących aktów prawnych (utworzonych wcześniej przy użyciu innych popularnych edytorów biurowych w szczególności MS Word) 2.1. Utworzenie nowego aktu prawnego w EAP XML Legislator i skopiowanie do niego tekstu z MS Word Najpierw tworzymy nowy akt w Legislatorze widzimy to poniżej: Następnie, do utworzonego w Legislatorze aktu ( pustego ) metodą kopiuj-wklej przeklejamy z MS Word już istniejącą treść aktu. Po wklejeniu tekstu z MS Word i kliknięciu przycisku Zastosuj formatowanie uzyskamy efekt jak niżej tekst zostanie automatycznie rozpoznany i sformatowany (zgodnie z zasadami techniki prawodawczej) oraz zapisany w wymaganym przepisami formacie XML. Po opatrzeniu podpisem elektronicznym (co można zrobić w EAP XML Legislator), akt jest gotowy do przekazania do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Strona 22 z 31

2.2. Prezentacja podstawowych funkcjonalności w odniesieniu do przeklejonej treści z MS WORD: 2.2.1. Automatyczne rozpoznanie aktów normatywnych stanowiących podstawę prawną (w Word tego nie ma) 2.2.2. Natychmiastowy, bezpośredni dostęp do pełnej treści aktu normatywnego w SIP Legalis (z poziomu Worda jest to nie możliwe) Strona 23 z 31

2.2.3. Automatyczne utworzenie przypisów z informacją o zmianach aktu prawnego (podanie wszystkich adresów publikacyjnych aktów zmieniających) Najczęściej w akcie kopiowanym z MS Word w ogóle nie ma tych przypisów, a być powinny EAP XML Legislator doda je automatycznie Strona 24 z 31

3. Wybrane funkcjonalności EAP XML Legislator przydatne w codziennej pracy 3.1. Kopiowanie treści aktu napisanego wcześniej w MS Word Automatyczne przekształcenie tekstu na postać strukturalną w XML tego MS Word nie robi, a taka właśnie strukturalna postać w XML jest bezwzględnie wymagana w odniesieniu do aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym. Sposób wykonania: po przeklejeniu treści aktu z MS WORD i zastosowaniu formatowania -> z lewej strony uzyskujemy na drzewie pełną strukturę dokumentu (jak również jest już gotowy jego zapis w XML), Taki akt jest gotowy do opatrzenia podpisem elektronicznym. A po podpisaniu można go przekazać do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym. 3.2. Automatyczne przeformatowanie aktu w sposób zgodny z zasadami techniki prawodawczej Akty prawne tworzone w urzędach (na stanowiskach merytorycznych) bardzo często zawierają szereg błędów, w tym w szczególności związanych z prawidłowym stosowaniem tzw. zasad techniki prawodawczej. Najczęściej nieprawidłowości polegają na niewłaściwym sposobie FORMATOWANIA TREŚCI AKTU. EAP XML Legislator pozwala na automatyczne przeformatowanie aktu prawnego jednym kliknięciem doprowadzenie do w ten sposób do postaci zgodnej z ZTP (zasadami techniki prawodawczej). Uwaga: Do wykonania tego ćwiczenia można użyć pliku o nazwie akt_techniki.docx. Strona 25 z 31

Sposób wykonania ćwiczenia: przeklejamy treść z pliku akt_techniki.docx (najlepiej włączyć znaczniki redakcyjne tak aby było widać zastosowane spacje i wcięcia symbol w zakładce Narzędzia główne): następnie wybieramy Zastosuj formatowanie: Strona 26 z 31

3.3. Automatyczne przeformatowywanie aktu (w układzie paragraf na środku/z lewej strony) W praktyce urzędów JST często jest tak, że w fazie procedowania PROJEKTU aktu prawnego (uchwały rady gminy, zarządzenia wójta/burmistrza/prezydenta miasta), oznaczenia paragrafów/artykułów pisze się zazwyczaj NAD TEKSTEM. Ma to oczywiście swoje konsekwencje dla całego układu treści aktu. Taka jest jednak PRAKTYKA. Niemniej jednak, należy pamiętać o tym, że zgodnie z obowiązującymi zasadami techniki prawodawczej, oznaczenia paragrafów / artykułów powinny być umieszczane PO LEWEJ STRONIE tekstu, a nie PONAD tekstem. Powyższa zasada nabiera znaczenia w szczególności wówczas, gdy dany akt podlega ogłoszeniu w dzienniku urzędowym (np. w wojewódzkim dzienniku urzędowym). W takiej bowiem sytuacji, akt przekazywany do ogłoszenia, winien odpowiadać szeregu wymogom, w tym również wymogom wynikającym z zasad techniki prawodawczej w tym dotyczących jego formatowania. Równocześnie, jeżeli na wcześniejszych etapach pracy nad aktem, akt został napisany w ten sposób, że oznaczenia paragrafów/artykułów były PONAD TEKSTEM, to przed jego podpisaniem i przekazaniem do ogłoszenia, staje się konieczne dokonanie zmiany sposobu formatowania (tak aby oznaczenia paragrafów/artykułów były z lewej strony tekstu a nie ponad nim). Gdyby tego typu operację chcieć robić ręcznie, byłoby to bardzo pracochłonne. Dlatego też EAP XML Legislator został wyposażony w stosowne funkcjonalności pozwalające na automatyczne przeformatowanie tekstu, zgodnie z aktualnymi potrzebami i preferencjami użytkownika. PARAGRAFY NAD TEKSTEM W celu skorzystania z funkcji formatowania tekstu należy wejść na zakładkę Narzędzia główne i wybrać opcję Ustawienia dokumentu. Po otwarciu się formularza Metadane dokumentu, należy odpowiednio ustawić parametry formatowania. Ustawiamy je osobno dla artykułów i paragrafów. Widzimy to poniżej: Strona 27 z 31

Po wybraniu formatowania paragrafów Nad tekstem ponownie klikamy opcję Zastosuj formatowanie w efekcie paragrafy znajdą się nad tekstem i cały akt zostanie automatycznie przeformatowany, co widzimy poniżej: PARAGRAFY PO LEWEJ STRONIE Jak to wyżej wskazano, jest to formatowanie zgodne z zasadami techniki prawodawczej. Aby zmienić sposób formatowania aktu z paragrafy nad tekstem na paragrafy po lewej stronie, robimy to analogicznie jak w poprzednim przykładzie w tą jedynie różnicą, że po wejściu na zakładkę Narzędzia główne i kliknięciu Ustawienia dokumentu, zmieniamy formatowanie paragrafów na Z lewej, po czym klikamy opcję Zastosuj formatowanie. Uwaga: Ta funkcjonalność pozwala na automatyczne przeformatowywanie aktów w zależności od potrzeb, np: o na etapie PROJEKTU aktu, gdy trwają nad nim prace jeszcze wewnątrz urzędu, najczęściej akt jest pisany w ten sposób, że paragrafy są wyśrodkowane (i tak mogą sobie pisać, skoro tak lubią i takie są przyzwyczajenia) o natomiast na etapie końcowym, gdy akt jest podpisywany i ma zostać przekazany do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym, powinien być sformatowany w taki sposób jak to wynika z zasad techniki prawodawczej, czyli z paragrafami po lewej stronie (a nie na środku). Wykonanie tego przy użyciu EAP XML Legislator jest banalnie proste (klikniecie jednego przycisku). Strona 28 z 31

3.4. Kopiowanie treści aktu z PDF: To kolejna bardzo ważna i przydatna w praktyce funkcjonalność. Sposób wykonania ćwiczenia: 1) kopiujemy treść aktu z PDFa (wystarczy jedna strona) można do tego wykorzystać plik ćwiczeniowy akt.pdf ; 2) widzimy jak to wygląda bezpośrednio po wklejeniu do Legislatora a wygląda tak samo ŹLE jak w MS Word, czyli: utracone zostało całe formatowanie jakie widzieliśmy w PDF, poza tym na końcu każdej linii tekstu z PDF jest enter znak nowej linii) aby można było taki tekst prawidłowo sformatować w MS Word, należałoby RĘCZNIE pousuwać te znaki nowej linii oraz ręcznie wszystko poustawiać, etc.. Strona 29 z 31

3) następnie klikamy przycisk formatowanie -> widzimy jak Edytor XML automatycznie przeformatował cały tekst (pousuwał entery i całość doprowadził do odpowiedniego stanu/wyglądu) widzimy to poniżej: Po automatycznym sformatowaniu, możemy oczywiście sprawdzić działanie funkcjonalności wynikających z integracji Edytora XML z SIP Legalis np. automatycznego wyszukania i uzyskania dostępu do aktów stanowiących podstawę prawną oraz poszczególnych przepisów, etc.. Uwagi: 1) Musi być wyłączona opcja pozwalaj na używanie akapitów (domyślnie jest wyłączona ustawimy ją z poziomu opcji Ustawienia dokumentu tam gdzie ustawialiśmy sposób formatowania paragrafów) 2) W celu automatycznej identyfikacji aktów stanowiących podstawę prawną, należy ustawić kursor na końcu elementu podstawa prawna i kliknąć ENTER (system dokona identyfikacji aktów i będzie można pokazać pozostałe funkcjonalności) Strona 30 z 31

Część 3 Dodatki 1. Aktywowanie wyższych wersji SIP Legalis w EAP XML Legislator. Domyślnie, przy uruchomieniu aplikacji Legislator, użytkownicy uzyskują dostęp do wersji FREE SIP Legalis. Jeżeli urząd posiada płatną wersje dodatku, należy w opcjach programu wprowadzić stosowny klucz lub login i hasło do SIP Legalis (to czy będzie to klucz produktu czy też login i hasło zależne jest od typu zakupionej licencji). W celu wprowadzeni danych integracyjnych należy wykonać następujące czynności: w opcjach programu( Plik Opcje) przechodzimy do zakładki Ustawienia edytora i wprowadzamy klucz SIP Legalis lub korzystając z przycisku poniżej wprowadzamy Login i hasło do usługi (po podaniu loginu i hasła klucz produktu zostanie wygenerowany automatycznie): po wprowadzeniu danych wybieramy Zastosuj. Jeżeli dodatek ma być dostępny w wersji sieciowej aplikacji Legislator dodatkowo wybieramy opcję Zapisz jako dane globalne, która będzie dostępna przy przycisku Zastosuj, jeżeli Legislator jest uruchomiony w wersji sieciowej. 2. Zasady działania dodatku SIP Legalis w aplikacji Legislator. Jeżeli urząd posiada wersję OPEN Legislatora i wersję OPEN SIP Legalis dostęp do dodatku jest nieograniczony ilością stanowisk. Jeżeli liczba licencji SIP Legalis jest mniejsza niż Legislatora, to w przypadku, gdy w danym momencie, wszystkie licencje SIP Legalis będą zajęte, w Legislatorze zostanie uruchomiona wersja FREE SIP Legalis. Strona 31 z 31