PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra DP-AD-II.1711.20.2013 RISS 2385458 Zielona Góra, 12 listopada 2013 r. Pani Małgorzata Ragiel Dyrektor Zespołu Szkół Budowlanych im. Tadeusza Kościuszki ul. Botaniczna 50 65-392 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia 22 sierpnia 2013 r. do dnia 19 września 2013 r. kontrolę kompleksową w Zespole Szkół Budowlanych im. Tadeusza Kościuszki w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem. W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole z kontroli znak DP-AD-II.1711.20.2013 RISS 2367008 podpisanym w dniu 30 września 2013 r., przekazuję Pani dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w dokumentach przedstawiających funkcjonowanie Zespołu brak bieżącej aktualizacji aktów prawnych, na podstawie których opracowano wewnętrzne regulaminy oraz instrukcje. 2. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że: w kilku przypadkach wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103 z póżn. zm.). Wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S na dz. 31.07.2012 r. Wydatki wykazane w ewidencji księgowej na dz. 31.07.2012 r. 80130 4010 1 457 875,44 1 457 575,44 300,00 85415 4170 8 663,97 8 963,97-300,00 600,00 ul. Henryka Sienkiewicza 8a 65-443 Zielona Góra
w kilku przypadkach zaangażowanie wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S jest niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zaangażowanie wykazane w kwartalknym sprawozdaniu Rb-28S za okres od poczatku roku do dnia 30.06.2012 r. Zaangażowanie wykazane w ewidencji księgowej na dz. 30.06.2012 r. 80130 4210 28 319,88 28 507,67-187,79 80130 4300 70 134,93 70 221,03-86,10 Zaangażowanie wykazane w kwartalnym sprawozdaniu Rb-28S za okres od początku roku do dnia 30.09.2012 r. Zaangażowanie wykazane w ewidencji księgowej na dz. 30.09.2012 r. 80195 4210 28 458,74 28 476,75-18,01 291,90 w kilku przypadkach zobowiązania wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 28S na dz. 31.03.2012 r. księgowej na dz. 31.03.2012 r. 80130 4300 86,10 0,00 86,10 28S na dz. 30.06.2012 r. księgowej na dz. 30.06.2012 r. 80130 4210 0,00 187,79-187,79 80130 4300 1 137,51 1 223,61-86,10 28S na dz. 30.09.2012 r. księgowej na dz. 30.09.2012 r. 80195 4210 17,06 35,06-18,00 28S na dz. 31.12.2012 r. księgowej na dz. 31.12.2012 r. 80130 4260 10 956,32 6 500,46 4 455,86 80130 4300 2 865,10 2 817,83 47,27 4 881,12 w kilku przypadkach nastąpiło przekroczenie planu wydatków budżetowych Zespołu, co jest niezgodne z art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. 2
30.06.2012 r. 30.06.2012 r. 80195 4110 940,00 941,76-1,76 31.07.2012 r. 31.07.2012 r. 80195 4110 940,00 941,76-1,76 80195 4110 940,00 941,76-1,76 85415 4170 8 664,00 8 964,00-300,00 30.09.2012 r. 30.09.2012 r. 80195 4110 1 559,00 1 563,84-4,84 31.10.2012 r. 31.10.2012 r. 80195 4110 1 908,00 1 909,44-1,44 30.11.2012 r. 30.11.2012 r. 80146 4300 14 544,00 14 544,12-0,12 30.12.2012 r. 30.12.2012 r. 80195 4210 55 339,00 55 339,52-0,52 312,20 w kilkunastu przypadkach dochody wykazane w sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 3
sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.01.2012 r. dz. 31.01.2012 r. 80130 0830 150,00 184,50-34,50 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 29.02.2012 r. dz. 29.02.2012 r. 80130 0830 457,00 492,00-35,00 80130 0970 253,10 259,31-6,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.03.2012 r. dz. 31.03.2012 r. 80130 0830 1 078,78 1 631,78-553,00 80130 0970 551,00 557,21-6,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 30.04.2012 r. dz. 30.04.2012 r. 80130 0830 5 417,58 7 209,58-1 792,00 80130 0970 551,00 557,21-6,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.05.2012 r. dz. 31.05.2012 r. 80130 0830 4 992,37 7 239,58-2 247,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 30.06.2012 r. dz. 30.06.2012 r. 80130 0970 8 051,00 8 057,21-6,21 80130 0830 9 841,35 12 629,35-2 788,00 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.07.2012 r. dz. 31.07.2012 r. 80130 0830 12 304,22 15 092,22-2 788,00 80130 0970 8 051,00 8 057,21-6,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. dz. 80130 0830 12 304,22 15 092,22-2 788,00 80130 0970 14 704,00 15 188,21-484,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 30.09.2012 r. dz. 30.09.2012 r. 80130 0830 11 622,82 15 184,47-3 561,65 80130 0970 15 016,65 15 188,21-171,56 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.10.2012 r. dz. 31.10.2012 r. 80130 0830 11 008,26 15 184,47-4 176,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 30.11.2012 r. dz. 30.11.2012 r. 80130 0830 20 694,79 25 999,79-5 305,00 80130 0970 15 582,00 15 588,21-6,21 sprawozdaniu Rb-27S na dz. 31.12.2012 r. dz. 31.12.2012 r. 80130 0830 20 453,14 26 245,79-5 792,65 80130 0970 25 402,65 25 637,21-234,56 32 788,81 3. W zakresie obrotów na rachunkach bankowych oraz rozrachunków stwierdzono, że: w kilku przypadkach zaewidencjonowano koszty oraz wydatki niezgodnie z paragrafem klasyfikacji budżetowej planu finansowego: o koszt wysyłki i opakowania ujęto w koszty i wydatki na 4210 zakup materiałów i wyposażenia, zamiast na 4300 zakup usług pozostałych, 4
o opłatę za stronę internetową ujęto w koszty i wydatki na 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet zamiast na 4300 zakup usług pozostałych, o koszt przesyłki ujęto w koszty i wydatki na 4210 zakup materiałów i wyposażenia, zamiast na 4300 zakup usług pozostałych. Powyższe jest niezgodne z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Zespół fakturę proforma nr 40095-05-9-V z dnia 07.02.2012 r. zaewidencjonował w koszty działalności podstawowej, co jest niezgodne z art. 20 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U z 2013 r. poz 330 tekst jedn. z póź zm.), gdyż faktura proforma nie stanowi dokumentu księgowego. Zespół fakturę proforma nr 28180/PF/2012 z dnia 05.10.2012 r. dotyczącą odnowienia domeny zaewidencjonował w koszty działalności podstawowej, co jest niezgodne z art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości, natomiast otrzymaną w dniu 19.10.2012 r. fakturę VAT nr 14930/H/2012 z dnia 17.10.2012 r. dotyczącą odnowienia domeny Zespół nie ujął w ewidencji księgowej, co jest niezgodne z art. 20 ust 1 ustawy o rachunkowości. 4. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: zaliczkę udzieloną w dniu 30.05.2012 r. w kwocie 200,00 zł rozliczono po upływie terminu wskazanego we wniosku. We wniosku wskazano termin rozliczenia zaliczki na dzień 01.06.2012 r., natomiast z dokumentów księgowych wynika, że zaliczkę rozliczono w dniu 15.06.2012 r. zaliczkę udzieloną w dniu 31.10.2012 r. w kwocie 700,00 zł rozliczono po upływie terminu wskazanego we wniosku. We wniosku wskazano termin rozliczenia zaliczki na dzień 31.10.2012 r., natomiast z dokumentów księgowych wynika, że zaliczkę rozliczono w dniu 09.11.2012 r. 5. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono, że: pracownikowi Zespołu zatrudnionemu na stanowisku kierowcy od dnia 06.01.2009 r. nie naliczano i nie wypłacano dodatku za wysługę lat, co jest niezgodne z art. 38 ust 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.) oraz 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U z 2013 r. poz.1050 tekst jedn.). W związku z powyższym zalecam: 1. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie Zespołu zaktualizować i na bieżąco uzupełniać akty prawne. 2. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Zespołu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 3. Koszty i wydatki ewidencjonować z prawidłowymi paragrafami klasyfikacji budżetowej planu finansowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji 5
dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 5. Zobowiązać pracowników Zespołu do terminowego rozliczania zaliczek. 6. Dodatek za wieloletnią pracę dla pracowników Zespołu naliczać i wypłacać w prawidłowej wysokości, zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6