Roczny Plan Kontroli

Załącznik do Uchwały Nr 984/15 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 28 lipca 2015 r. Roczny Plan Kontroli Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 na okres od 1 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. (rok obrachunkowy 2015/2016) Projekt nr: 1 Projekt z dnia: 23 lipca 2015 r. Przyjęty przez Zarząd Województwa Małopolskiego w dniu: 28 lipca 2015 r. liczba stron: 18 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Kraków 2015

SPIS TREŚCI 1. Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w roku obrachunkowym 2015/2016. 3 a) zwięzły opis struktury instytucjonalnej j za prowadzanie kontroli, w tym liczba osób i etatów zaangaŝowanych w proces kontroli w podziale na instytucje zaangaŝowane w ramach Programu Operacyjnego... 3 b) Opis struktury, obsady personalnej i organizacji komórki j zadań kontrolnych IZ... 4 c) Opis struktury, obsady personalnej i organizacji komórek odpowiedzialnych zadań kontrolnych w Instytucjach Pośredniczących... 8 i. Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (WUP)... 8 ii. Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (MCP)... 10 d) Opis dokumentów w których ujęto procedury związane z realizacją kontroli w ramach RPO WM... 14 i. Instytucja Zarządzająca... 14 ii. Instytucje Pośredniczące... 15 e) ZałoŜenia metodyki IZ... 16 i. kontrola projektów/kontrola wniosków o płatność... 16 ii. kontrola systemowa/pomoc techniczna... 16 f) ZałoŜenia metodyki IP... 16 i. dobór próby dokumentów do kontroli wniosków o płatność... 16 ii. dobór próby projektów do kontroli w miejscu realizacji lub siedzibie beneficjenta, w tym kontroli trwałości,... 16 2. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemowych w roku obrachunkowym 2015/2016... 17 3. Kontrola Instrumentów Finansowych... 18 4. Kontrola trwałości projektu... 18 5. Kontrole krzyŝowe programu oraz kontrole krzyŝowe horyzontalne z projektami PROW 14-20 i PO RYBY... 18 Strona 2 z 18

1. Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w roku obrachunkowym 2015/2016 W ramach wypełniania obowiązków wynikających z zapisów art. 125 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, Instytucja Zarządzająca (IZ) zapewnić musi realizację dwóch typów kontroli: weryfikacje administracyjne w odniesieniu do kaŝdego złoŝonego przez beneficjentów wniosku o refundację, kontrole operacji na miejscu. W związku z tym, iŝ na podstawie porozumień IXA/459/ZPO/15 oraz IXA/460/ZPO/15 z dnia 3.06.2015 r., IZ powierzyła część swoich zadań, określonych w art. 125 rozporządzenia ogólnego IP, IZ zobowiązana jest do prowadzenia kontroli systemowych. a) zwięzły opis struktury instytucjonalnej j za prowadzanie kontroli, w tym liczba osób i etatów zaangaŝowanych w proces kontroli w podziale na instytucje zaangaŝowane w ramach Programu Operacyjnego W Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM) kontrola obejmie przede wszystkim kontrolę prawidłowości funkcjonowania systemu w zakresie wdraŝania działań objętych następującymi osiami: Oś priorytetowa 1. Gospodarka wiedzy Oś priorytetowa 2. Cyfrowa Małopolska Oś priorytetowa 3. Przedsiębiorcza Małopolska Oś priorytetowa 4. Regionalna polityka energetyczna Oś priorytetowa 5. Ochrona środowiska Oś priorytetowa 6. Dziedzictwo regionalne Oś priorytetowa 7. Infrastruktura transportowa Oś priorytetowa 8. Rynek pracy Oś priorytetowa 9. Region spójny społecznie Oś priorytetowa 10. Wiedza i kompetencje Oś priorytetowa 11. Rewitalizacja przestrzeni regionalnej Oś priorytetowa 12. Infrastruktura społeczna Oś priorytetowa 13. Pomoc Techniczna Strona 3 z 18

Zadania związane z zarządzaniem i wdraŝaniem poszczególnych osi priorytetowych /działań/ poddziałań RPO WM 2014 2020 zostały przydzielone następującym jednostką: oś 2, 5, 6, 7, 11, 12 oraz działania 1.1, 3.1, 4.1, 4.3, 4.4, 4.5 - Departamentowi Funduszy Europejskich - jednostce ds. WdraŜania w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego oś 8 - Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Krakowie - jednostce budŝetowej Województwa Małopolskiego pełniącemu funkcję Instytucji Pośredniczącej. oś 9, 10 oraz działania 1.2, 1.3, 3.2, 3.3, 3.4 i 4.2 - Małopolskiemu Centrum Przedsiębiorczości jednostce budŝetowej Województwa Małopolskiego pełniącemu funkcję Instytucji Pośredniczącej. ZałoŜono, iŝ kontrole IP przeprowadzane będą zarówno w formie kontroli na miejscu ( w siedzibie instytucji kontrolowanej) jak i kontroli na dokumentach ( w siedzibie instytucji kontrolującej). Procedury dopuszczają takŝe moŝliwość realizacji kontroli doraźnych. Wszystkie powyŝsze typy kontroli przeprowadzane będą w oparciu o listy sprawdzające, a zasadniczym elementem podlegającym weryfikacji w trakcie działań kontrolnych będą procedury (podręczniki procedur) IP. Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 28 maja 2015 r. w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, IZ RPO jest zobowiązana do przeprowadzenia w kaŝdym roku obrachunkowym co najmniej jednej kontroli systemowej w kaŝdej IP, której powierzyła swoje zadania. Dopuszczalne jest wyłonienie mniejszej liczby podmiotów do kontroli systemowej w rocznym planie kontroli lub w aktualizacji zaakceptowanego wcześniej rocznego planu kontroli, pod warunkiem, Ŝe wielkość próby podmiotów do kontroli systemowej nie będzie mniejsza niŝ 50%. Próba ta powinna być wybrana w oparciu o analizę ryzyka, zawartą w tym planie. W przypadku zadań wdroŝeniowych Departamentu Funduszy Europejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, realizowana będzie weryfikacja prawidłowej realizacji procesów na potrzeby zapewnienia/utrzymania warunków desygnacji. Kompletny przebieg procesu kontroli systemowej, uregulowany został w Podręczniku Instytucji Zarządzającej RPO WM (proces nr 10). b) Opis struktury, obsady personalnej i organizacji komórki j zadań kontrolnych IZ Za realizację zadań kontrolnych w Instytucji Zarządzającej odpowiada: 1) Zespół ds. Systemów i Procedur (ZPO-V) w Departamencie Zarządzania Programami Operacyjnymi (ZPO) UMWM w zakresie kontroli systemowej, 2) Zespół ds. Pomocy Technicznej (ZPO-VI) w Departamencie Zarządzania Programami Operacyjnymi (ZPO) UMWM w zakresie kontroli Pomocy Technicznej, 3) Zespół ds. Zamówień Publicznych RPO (FE-II) w Departamencie Funduszy Europejskich UMWM w zakresie kontroli zamówień publicznych, 4) Zespół ds. Realizacji Projektów RPO I i Zespół ds. Realizacji Projektów RPO II (FE-IV i FE-VI) w Departamencie Funduszy Europejskich UMWM w zakresie weryfikacji wniosków o płatność beneficjentów, 5) Zespół ds. Kontroli Projektów RPO (FE-V) w Departamencie Funduszy Europejskich UMWM w zakresie kontroli realizacji projektów. Strona 4 z 18

Umiejscowienie Zespołów w strukturze zarządzania i wdraŝania RPO WM przedstawiono na schemacie nr 1. Zakres obowiązków oraz obsadę kadrową powyŝszych zespołów zamieszczono w formie tabelarycznej. Schemat nr 1. Struktura Instytucji Zarządzającej RPO WM z wyszczególnieniem jednostek zaangaŝowanych w procesy kontrolne. Strona 5 z 18

Tabela nr 1. Zadania i obsada personalna zespołu go za kontrolę systemową. Nazwa Departamentu: Departament Zarządzania Programami Operacyjnymi Departamentu: Nazwa Zespołu: Zespół ds. Systemu i Procedur Zespołu: ZPO-V 1 Sporządzanie Rocznych Planów Kontroli IZ oraz sprawozdań z ich realizacji 10A 2 Przygotowanie i prowadzenie kontroli systemowych w IP 10B 3 Weryfikacja Rocznych Planów Kontroli IP oraz sprawozdań z ich realizacji 10C 4 Sporządzanie rocznego podsumowanie /deklaracji zarządczej 10C 5 Koordynacja kontroli zewnętrznych dotyczących RPO 10D 6 weryfikacja prawidłowej realizacji procesów na potrzeby zapewnienia /utrzymania warunków desygnacji. 10B Nr NAZWA STANOWISKA 1 Stanowisko ds. Kontroli 2 2 Kierownik Zespołu ds. Systemu i Procedur 1 Całkowita liczba zespołu odpowiedzialnych za kontrolę systemową 3 Tabela nr 2. Zadania i obsada personalna zespołu go za kontrolę Pomocy Technicznej. Nazwa Departamentu: Departament Zarządzania Programami Operacyjnymi Departamentu: Nazwa Zespołu: Zespół ds. Pomocy technicznej Zespołu: ZPO-VI 1 2 Koordynacja działań z zakresu realizacji Pomocy Technicznej RPO WM, w tym przygotowywanie i wprowadzanie zmian do procedury realizacji działań finansowanych z PT w ramach RPO WM na lata 2014 2020 oraz koordynacja i obsługa prac Zespołu ds. PT w ramach 13 osi priorytetowej RPO WM (Pomoc Techniczna) Współudział w przygotowywaniu i prowadzeniu kontroli systemowych sprawozdawczości oraz prowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu (zadania budŝetowego) współfinansowanego z PT RPO WM w Instytucjach Pośredniczących II stopnia (IP II); ZPO ZPO Nr NAZWA STANOWISKA 1 Stanowisko ds. pomocy technicznej 5 2 Kierownik Zespołu ds. Pomocy Technicznej 1 Całkowita liczba zespołu odpowiedzialnych za kontrolę Pomocy Technicznej RPO WM 6 11 10 Strona 6 z 18

Tabela nr 3. Zadania i obsada personalna jednostki j za kontrolę zamówień publicznych. Nazwa Departamentu: Nazwa Zespołu: Departament Funduszy Europejskich Ds. Kontroli Zamówień Publicznych RPO Departamentu: Zespołu: FE FE-II 1 Kontrola zamówień Publicznych 15A Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Zespołu 1 2 Stanowisko ds. Kontroli zamówień publicznych 10 Całkowita liczba zespołu odpowiedzialnych za kontrolę zamówień publicznych Tabela nr 4. Zadania i obsada personalna zespołów odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność beneficjentów. Nazwa Departamentu: Departament Funduszy Europejskich Departamentu: Nazwa Zespołu: Zespół ds. Realizacji Projektów RPO I/II Zespołu: FE-IV,FE-VI 1 Kontraktacja umów o dofinansowanie 14 2 Weryfikacja wniosków o płatność 16 3 Monitorowanie trwałości projektów 16 4 Korekty finansowe 16, 18 5 Planowanie i monitorowanie płatności 2 6 Monitorowanie dochodu 16 7 Analiza dokonanych zwrotów w ramach realizowanych projektów 17 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Zespołu 2 2 Stanowisko ds. realizacji i rozliczeń finansowych projektów 23 3 Stanowisko ds. zwrotów i realizacji projektów 2 4 Stanowisko ds. korekt i realizacji projektów 2 5 Stanowisko ds. trwałości i realizacji projektów 1 6 Stanowisko ds. planowania i monitorowania płatności 2 Całkowita liczba zespołów odpowiedzialnych za 32 weryfikację wniosków o płatność beneficjentów 11 FE Strona 7 z 18

Tabela nr 5. Zadania i obsada personalna zespołu go za kontrolę realizacji projektów. Nazwa Departamentu: Departament Funduszy Europejskich Departamentu: Nazwa Zespołu: Zespół ds. Kontroli Projektów RPO Zespołu: FE-V FE 1 Kontrola realizacji projektów 15B a kontrola projektu w miejscu jego realizacji 15B b kontrola na zakończenie realizacji projektu 15B Nr NAZWA STANOWISKA 1 Stanowisko ds. Kontroli projektów RPO 11 2 Kierownik Zespołu ds. 1 Całkowita liczba zespołu odpowiedzialnych za kontrolę realizacji projektów 12 c) Opis struktury, obsady personalnej i organizacji komórek odpowiedzialnych zadań kontrolnych w Instytucjach Pośredniczących i. Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (WUP) Komórką odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli na miejscu projektów realizowanych w ramach 8 osi priorytetowej RPO WM w WUP w Krakowie jest Zespół Kontroli (KO). W kontrolach projektów bierze udział 11 Zespołu KO. Za weryfikację wniosków o płatność beneficjentów i danych uczestników odpowiada Zespół Programów Pomocy i Integracji Społecznej (PIS), Zespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki (RKG), Zespół Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji (RWK) 25 osób. Strona 8 z 18

Schemat nr 2. Struktura Instytucji Pośredniczącej (WUP) z wyszczególnieniem zespołów odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu projektów/weryfikację wniosków o płatność. Tabela nr 6. Zadania i obsada personalna zespołu go za kontrolę na miejscu projektów w ramach 8 osi priorytetowej Rynek pracy. Nazwa Zespołu: Zespół Kontroli Zespołu: KO 1 Sporządzanie Rocznego Planu Kontroli 7.1 2 Analiza ryzyka i wybór projektów do kontroli 7.2 3 Kontrola w miejscu realizacji projektu 7.3 4 Sporządzanie Sprawozdań z Realizacji Rocznego Planu Kontroli 7.4 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Stanowisko ds. kontroli (KO) 10 2 Kierownik Zespołu Kontroli (KO) 1 Całkowita liczba zespołu odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu projektów 11 Strona 9 z 18

Tabela nr 7. Zadania i obsada personalna zespołów odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność beneficjenta w ramach 8 osi priorytetowej Rynek pracy. Nazwa Zespołu: 1 Zespoły WdraŜające (Zespół Programów Rozwoju Wykształcenia i Kompetencji; Zespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki; Zespół Programów Pomocy i Integracji Społecznej) Zespołu: Weryfikacja wniosku o płatność i monitorowanie postępu rzeczowego projektów RWK RKG PIS 2 Rozliczanie końcowe projektów 6.3 Nr NAZWA STANOWISKA 6.1 1 Stanowisko ds. wdraŝania 22 2 Kierownik Zespołu 3 Całkowita liczba zespołów odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność beneficjenta 25 ii. Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (MCP) Komórką odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli w ramach osi 9, 10 oraz działania 1.2, 1.3, 3.2, 3.3, 3.4 i 4.2 RPO WM jest Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości. Struktura instytucjonalna Instytucji Pośredniczącej (IP) oparta została na trzech merytorycznych pionach. Dwa z nich to piony realizujące działania projektowe (wybór, rozliczanie, kontrola) w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS). Trzeci pion realizuje działania dotyczące instrumentów finansowych oraz procesy horyzontalne, które są wspólne dla EFRR i EFS. Graficzny układ struktury instytucjonalnej IP przedstawiony został na Schemacie nr 3. Za realizację procesu kontroli projektów w zakresie: I. weryfikacji wniosków o płatność, odpowiadają: 1) Referat ds. Realizacji w pionie EFS (ZR.I) w przypadku działań finansowanych z EFS; 2) Referat ds. Realizacji w pionie EFRR (ZR.II) w przypadku działań finansowanych z EFRR; 3) Referat ds. Instrumentów Finansowych w pionie Horyzontalnym (ZF.III) w przypadku działań dotyczących instrumentów finansowych. II. kontroli w miejscu realizacji projektu (w tym wizyt monitoringowych) lub w siedzibie beneficjenta, kontroli dotyczących udzielania zamówień publicznych/zasad konkurencyjności, kontroli na zakończenie realizacji projektu, kontroli trwałości projektu oraz kontroli doraźnych, odpowiadają: 1) Referat ds. Kontroli w pionie EFS (ZK.I) - w przypadku działań finansowanych z EFS; 2) Referat ds. Kontroli w pionie EFRR (ZK.II) - w przypadku działań finansowanych z EFRR; 3) Referat ds. Instrumentów Finansowych w pionie Horyzontalnym (ZF.III) w przypadku działań dotyczących instrumentów finansowych. Strona 10 z 18

Schemat nr 3. Struktura Instytucji Pośredniczącej (MCP) z wyszczególnieniem zespołów odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu projektów/weryfikację wniosków o płatność/kontrolę instrumentów finansowych. Strona 11 z 18

Tabela nr 8. Zadania i obsada personalna referatu go za weryfikację wniosków o płatność EFS. Nazwa Referatu: Referat ds. Realizacji EFS Zespołu ZR.I 1 Weryfikowanie i zatwierdzanie wniosków o płatność 7.2 2 Nadzór nad prawidłową realizacją projektów 7.2 3 Monitorowanie osiągania wskaźników w poszczególnych projektach 7.2 4 Weryfikowanie i zatwierdzanie zmian w projektach 6.2 5 Przygotowywanie aneksów do umów 6.2 6 Realizacja czynności związanych ze zmianami udzielonej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis 7.2 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Referatu ds. Realizacji EFS 1 2 Stanowisko ds. realizacji 40 Całkowita liczba referatu go weryfikację 41 wniosków o płatność EFS Tabela nr 9. Zadania i obsada personalna referatu go za kontrolę projektów EFS. Nazwa Referatu: Referat ds. Kontroli EFS Zespołu ZK.I 1 Przekazywanie danych do Instytucji Zarządzającej na potrzeby przygotowania Rocznego Planu Kontroli 8.3 2 Opracowywanie planów kontroli w zakresie wdraŝanych działań 8.3 3 Przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz wizyt monitorująco-kontrolnych w okresie realizacji projektów 8.2 4 Przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz wizyt monitorująco-kontrolnych w okresie trwałości projektów 8.2 5 Monitorowanie trwałości projektów 8.2 6 Przeprowadzanie kontroli krzyŝowych 8.2 7 Sporządzanie informacji, zaleceń oraz sprawozdań z przeprowadzonych kontroli i wizyt 8.2 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Referatu ds. Kontroli 1 2 Stanowisko ds. kontroli 13 Całkowita liczba referatu go za kontrolę 14 projektów EFS Strona 12 z 18

Tabela nr 10. Zadania i obsada personalna referatu go za weryfikację wniosków o płatność EFRR. Nazwa Zespołu: Referat ds. realizacji EFRR Zespołu: ZR.II 1 weryfikowanie i zatwierdzanie wniosków o płatność 7.2 2 prowadzenie nadzoru nad prawidłową realizacją projektów 7.2 3 monitorowanie osiągania wskaźników w poszczególnych projektach 7.2 4 weryfikowanie i zatwierdzanie zmian w projektach 6.2 5 przygotowywanie aneksów do umów 6.2 6 realizacja czynności związanych ze zmianami udzielonej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis 7.2 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Referatu ds. Realizacji 1 2 Zastępca Kierownika Referatu ds. Realizacji 1 3 Stanowisko ds. realizacji 16 Całkowita liczba referatu go za 18 weryfikację wniosków o płatność EFRR Tabela nr 11. Zadania i obsada personalna referatu go za kontrolę projektów EFRR. Nazwa Zespołu: Referat ds. Kontroli EFRR Zespołu: ZK.II 1 Przekazywanie danych do Instytucji Zarządzającej na potrzeby przygotowania Rocznego Planu Kontroli 8.3 2 Opracowywanie planów kontroli w zakresie wdraŝanych działań 8.3 3 Przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz wizyt monitorująco-kontrolnych w okresie realizacji projektów 8.2 4 Przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz wizyt monitorująco-kontrolnych w okresie trwałości projektów 8.2 5 Monitorowanie trwałości projektów 8.2 6 Przeprowadzanie kontroli krzyŝowych 8.2 7 Sporządzanie informacji, zaleceń oraz sprawozdań z przeprowadzonych kontroli i wizyt 8.2 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Referatu ds. Kontroli 1 2 Zastępca Kierownika Referatu ds. Kontroli 1 3 Stanowisko ds. kontroli 15 Całkowita liczba referatu go za kontrolę 17 projektów EFRR Strona 13 z 18

Tabela nr 12. Zadania i obsada personalna referatu go za weryfikację wniosków o płatność oraz za kontrolę w zakresie Instrumentów Finansowych. Nazwa Zespołu: Referat ds. Instrumentów Finansowych Zespołu: ZF.III 1 Opracowywanie dokumentów oraz realizacja czynności związanych z wyborem podmiotów wdraŝających instrumenty finansowe - 2 sprawowanie nadzoru nad realizacją umów i wdraŝaniem instrumentów finansowych; 7 3 rozliczanie wniosków o płatność składanych przez podmioty wdraŝające instrumenty finansowe 7 4 monitoring i sprawozdawczość w zakresie instrumentów finansowych; 7,8,12 5 przygotowywanie i przeprowadzanie kontroli planowych, doraźnych oraz wizyt monitorująco-kontrolnych w zakresie instrumentów 8 finansowych 6 opiniowanie dokumentów związanych z wdraŝaniem instrumentów finansowych - 7 współpraca przy opracowaniu i zmianach strategii wdraŝania instrumentów finansowych - 8 opracowywanie i aktualizacja instrukcji oraz wytycznych w zakresie wdraŝania instrumentów finansowych - 9 realizacja polityki wyjścia z instrumentów finansowych 7,8,12 Nr NAZWA STANOWISKA 1 Kierownik Referatu ds. Instrumentów Finansowych 1 2 Stanowisko ds. WdraŜania Instrumentów Finansowych 3 3 Stanowisko ds. Kontroli Instrumentów Finansowych 3 4 Stanowisko ds. Monitoringu Instrumentów Finansowych 1 Całkowita liczba referatu go za weryfikację wniosków o płatność oraz za kontrolę w zakresie 8 Instrumentów Finansowych d) Opis dokumentów w których ujęto procedury związane z realizacją kontroli w ramach RPO WM i. Instytucja Zarządzająca Stosowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WM procedury związane z kontrolą systemową/pomocy technicznej ujęte zostały w Podręczniku IZ RPO WM (procesy instrukcje wykonawcze, proces nr: 10 KONTROLA SYSTEMOWA/Pomocy Technicznej, podprocesy 10 A-D). Dla zachowania przejrzystości instrukcji, a zarazem kompleksowości opisu, proces kontroli systemowej podzielony został na cztery podprocesy: 10A Roczny Plan Kontroli 10B Kontrola Systemowa / Pomocy Technicznej 10C Roczne podsumowanie / Deklaracja zarządcza 10D Koordynacja kontroli zewnętrznych dotyczących RPO Strona 14 z 18

Załącznik nr 1 do PROCESU nr 10 Kontrole krzyŝowe horyzontalne z projektami realizowanymi w ramach programów PROW oraz PO RYBY Procedury związane z kontrolą projektów/weryfikacją wniosku o płatność beneficjenta ujęte zostały w Podręczniku IZ RPO WM (procesy instrukcje wykonawcze, proces nr: 15 Kontrola Projektów, podprocesy 15 A-B oraz proces nr: 16 Płatności, podprocesy A-G). Dla zachowania przejrzystości instrukcji, a zarazem kompleksowości opisu, procesy te podzielone zostały na podprocesy: 15A Kontrola zamówień publicznych 15B Kontrola realizacji projektu 16A Weryfikacja i zatwierdzenie finansowego wniosku o płatność pośrednią 16B Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku o płatność zaliczkową / wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki 16C Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku o płatność końcową 16D Korekty finansowe 16E Weryfikacja finansowo księgowa wniosku o płatność finansową / końcową / zaliczkową / wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki 16F Wypłaty środków dla beneficjentów 16G Weryfikacja i zatwierdzenie wniosku sprawozdawczego Dla kaŝdego z tych podprocesów w Podręczniku IZ zamieszczono tabelaryczny opis realizacji, a docelowo umieszczone zostaną takŝe ich schematy blokowe. W opisie wymienione zostały czynności składające się na przebieg procesu, dokumenty, jakie inicjują i kończą kaŝdą czynność w procesie oraz istotne terminy realizacji. Instrukcje zawierają takŝe opis trybu postępowania w zakresie przekazywania informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli. Wyszczególnienie procedury kontroli systemowej zamieszczono takŝe w Opisie Funkcji i Procedur obowiązujących w Instytucji Zarządzającej oraz Biurze Certyfikacji (rozdział 2.1.2. wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez Instytucję Zarządzającą.). ii. Instytucje Pośredniczące Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (WUP) Stosowane przez Instytucję Pośredniczącą (WUP) RPO WM procedury związane z kontrolą projektów/weryfikacją wniosku o płatność beneficjenta ujęte zostały w Podręczniku Procedur IP RPO WM (proces nr: 6 Płatności, podprocesy 6.1 i 6.3 oraz proces 7 Kontrole projektów, podprocesy 7.1-7.4). Dla zachowania przejrzystości instrukcji, a zarazem kompleksowości opisu, procesy te podzielone zostały na podprocesy: 6.1 Weryfikacja wniosku o płatność i monitorowanie postępu rzeczowego projektów 6.3 Rozliczanie końcowe projektów 7.1 Sporządzanie Rocznego Planu Kontroli 7.2 Analiza ryzyka i wybór projektów do kontroli 7.3 Kontrola w miejscu realizacji projektu 7.4 Sporządzanie Sprawozdań z Realizacji Rocznego Planu Kontroli Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (MCP) Stosowane przez Instytucję Pośredniczącą (MCP) RPO WM procedury związane z kontrolą projektów/weryfikacją wniosku o płatność beneficjenta/kontrolę w zakresie Instrumentów Finansowych, ujęte zostały w Podręczniku Procedur IP RPO WM (proces nr: 6 Kontraktacja, proces nr: 7 Poświadczenie wydatków, płatności, proces nr: 8 Kontrola projektów, proces nr: 12 Sprawozdawczość). Strona 15 z 18

Wyszczególnienie procedur kontroli, które IZ powierzyła IP zamieszczono takŝe w Opis Funkcji i Procedur obowiązujących w Instytucji Zarządzającej oraz Biurze Certyfikacji (rozdział 2.1.3. Wyszczególnienie funkcji oficjalnie oddelegowanych przez Instytucję Zarządzającą). e) ZałoŜenia metodyki IZ i. kontrola projektów/kontrola wniosków o płatność Wszystkie realizowane przez IZ projekty, zostaną objęte kontrolą na miejscu realizacji lub w siedzibie beneficjenta, co najmniej raz (w trakcie realizacji lub na jego zakończenie). Weryfikacji podlegać będzie takŝe, kaŝdy złoŝony przez beneficjenta wniosek o płatność na podstawie dokumentów potwierdzających dane wykazane w tym wniosku. Weryfikacja odbywać się będzie na podstawie próby dokumentów ujętych we wniosku o płatność w oparciu o statystyczne lub niestatystyczne metody doboru próby, polegającą na wyłonieniu minimalnie 5 % wydatków objętych danym wnioskiem o płatność. ii. kontrola systemowa/pomoc techniczna Kontroli systemowej w danym roku obrachunkowym poddawana będzie kaŝda jednostka, której IZ powierzyła część swoich zadań, określonych w art. 125 rozporządzenia ogólnego. Dodatkowo w przypadku zadań wdroŝeniowych Departamentu Funduszy Europejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, realizowana będzie weryfikacja prawidłowej realizacji procesów na potrzeby zapewnienia/utrzymania warunków desygnacji. Głównym załoŝeniem jest, iŝ pełny zakres kontroli systemowej w kaŝdej jednostce zostanie przeprowadzony co najmniej jednokrotnie w okresie realizacji wieloletniego projektu RPO WM na lata 2014-2020, z moŝliwością przeprowadzenia częstszych kontroli w obszarach uznanych za najbardziej ryzykowne. f) ZałoŜenia metodyki IP i. dobór próby dokumentów do kontroli wniosków o płatność W celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacji wniosku o dokonywana jest weryfikacji dokumentów źródłowych. Weryfikacji podlega kaŝdy złoŝony przez beneficjenta wniosek o płatność na podstawie dokumentów potwierdzających dane wykazane w tym wniosku. Pozycje z wniosku o płatność są wybierane do weryfikacji w oparciu o metodykę doboru dokumentów dotyczących wydatków do sprawdzenia w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i danych uczestników, określoną w Rocznych Planach Kontroli IP. Przy doborze próby dokumentów moŝna stosować statystyczne lub niestatystyczne metody doboru próby, mając na uwadze, iŝ przy doborze próby metodą niestatystyczną, powinno bazować się na doświadczeniu kontrolerskim oraz wiedzy o działalności objętej kontrolą i uwzględniać odpowiednie kryteria związane z ryzykownością zadań i poszczególnych wydatków. Minimalna próba wydatków/dokumentów do weryfikacji wniosku o płatność wynosi 5%. ii. dobór próby projektów do kontroli w miejscu realizacji lub siedzibie beneficjenta, w tym kontroli trwałości Co do zasady wszystkie realizowane przez IP projekty zostaną objęte kontrolą na miejscu, co najmniej raz w trakcie ich realizacji. Dobór kolejności projektów do kontroli polegający na określeniu okresu (kwartału lub roku obrachunkowego), w którym zostanie przeprowadzona kontrola będzie wynikał z analizy ryzyka przeprowadzonej dla wszystkich projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym, tzn. takich w przypadku których zostały zawarte umowy o dofinansowanie oraz został złoŝony co najmniej jeden wniosek o płatności. Metodyka doboru kolejności projektów do kontroli będzie uwzględniać stopień zaawansowania realizacji projektu. Harmonogram kontroli będzie opracowywany oddzielnie dla kaŝdego działania oraz aktualizowany co najmniej raz w trakcie roku obrachunkowego. Strona 16 z 18

2. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemowych w roku obrachunkowym 2015/2016 Tabela nr 13. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemu w ciągu roku obrachunkowego. Instytucja Zarządzająca - Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Miesiąc/ kwartał Kontrolowana instytucja lub komórka Czas trwania Temat / zakres kontroli kontroli Kontrole systemowe IP Liczebność zespołu kontrolnego Informacje dodatkowe I kwartał 2016 II kwartał 2016 II kwartał 2016 Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (WUP) Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości (MCP) Stowarzyszenie Metropolia Krakowska (ZIT) Zgodności wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie dla danego Działania oraz prawidłowość podpisywania umów kompletność i poprawność procesu wyboru projektów oraz kontraktacji; do 15 dni roboczych Zespół ZPO-V Departament Zarządzania Programami Operacyjnymi Zespół kontrolny max. 4 osoby Wypełnienie listy sprawdzającej przez jednostkę kontrolującą wg. stanu na określony dzień oraz kontrola na miejscu. Kontrola na dokumentach przekazanych przez kontrolowaną jednostkę. Analiza i ocena procedur IP zostanie dokonana w szczególności pod kątem skutecznego zapewnienia: 1. zgodności wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie dla danego Działania oraz podpisywania umów kompletność i poprawność procesu wyboru projektów oraz kontraktacji, 2. zapewnienia, Ŝe proces weryfikacji wniosków o płatność beneficjenta - kompletność i poprawność procesu realizacji płatności, 3. zgodności realizowanych projektów z odpowiednimi zasadami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego przez cały okres ich realizacji kompletność i poprawność procesu kontroli projektów, 4. poprawności procesu informowania o nieprawidłowościach oraz odzyskiwania środków od beneficjentów, 5. właściwej ścieŝki audytu dla realizowanych procesów, 6. kompletności i poprawności wprowadzania danych do centralnego systemu teleinformatycznego SL2014 oraz lokalnego systemu teleinformatycznego e-rpo, 7. zapewnienia, Ŝe wszystkie dokumenty dotyczące wydatków, wymagane do zapewnienia właściwej ścieŝki audytu są przechowywane zgodnie z art. 140 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1303/2013) - kompletność i poprawność procesu archiwizacji, 8. poprawności i skuteczności procedur stosowanych w zakresie realizacji 13 osi priorytetowej RPO WM Pomoc Techniczna, przez IP. Zlecanie działań kontrolnych Instytucja Zarządzająca oraz Instytucje Pośredniczące nie planuje zlecania działań kontrolnych podmiotom zewnętrznym. Strona 17 z 18

3. Kontrola Instrumentów Finansowych Kontrole realizacji umowy o finansowaniu prowadzone są przez IZ w instytucjach, z którymi zawarła umowę o finansowaniu, przynajmniej raz w trakcie roku obrachunkowego, minimalny zakres kontroli IZ obejmuje: a) kontrole realizacji umowy o finansowaniu, b) weryfikacje wydatków prowadzone przez podmioty wdraŝające instrumenty finansowe, c) kontrole dokumentów, potwierdzające zachowanie ścieŝki audytu, d) kontrole w momencie zamknięcia PO. Uszczegółowienie uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli Instrumentów Finansowych (IF) nastąpi po podjęciu decyzji dotyczącej modelu wdraŝania IF w RPO WM, z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie regulacji prawnych, w szczególności rozporządzeń wspólnotowych. 4. Kontrola trwałości projektu Kontroli trwałości, co do zasady podlegać będzie 5% projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, z uwzględnieniem przypadku operacji, o których mowa w art. 71 ust. 3 rozporządzenia ogólnego. Kontrola trwałości słuŝy sprawdzeniu, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego. Kontrola trwałości prowadzona jest w okresie pięciu lat od daty dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Okres ten moŝe być skrócony do trzech lat w zakresie utrzymania inwestycji lub miejsc pracy w projekcie beneficjenta, który jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą. 5. Kontrole krzyŝowe programu oraz kontrole krzyŝowe horyzontalne z projektami PROW 14-20 i PO RYBY W ramach RPO WM prowadzone są kontrole krzyŝowe, które mają na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WM oraz w ramach RPO WM i innych programów, w tym w szczególności Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020 oraz Programu Operacyjnego RYBY 2014-2020. Instytucja Zarządzająca odpowiada za sposób realizacji kontroli krzyŝowej: programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego Programu Operacyjnego. kontroli krzyŝowej horyzontalnej z projektami PROW 14-20 i z projektami PO RYBY. Wyniki kontroli krzyŝowej programu oraz kontroli krzyŝowej horyzontalnej z projektami podlegają rejestracji w SL2014. Strona 18 z 18