Warszawa, 20 maja 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na: Usługa gastronomiczna w Rzeszowie i w Warszawie w ramach przyjazdowej misji inwestycyjnej z Japonii Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany w ramach Projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja, na podstawie umowy zawartej pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości a Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. o dofinansowanie projektu Nr POPW.01.04.01-00-001/09. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa, www.paiz.gov.pl II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Docelowym miejscem organizacji usługi jest Rzeszów woj. Podkarpackie oraz Warszawa, woj. Mazowieckie. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: Usługa gastronomiczna w Rzeszowie i w Warszawie w ramach przyjazdowej misji inwestycyjnej z Japonii IV.II. Usługa będzie obejmować: 1. Kompleksowa usługa gastronomiczna polegająca na zapewnieniu dwudaniowego obiadu w swoim lokalu gastronomicznym na terenie Rzeszowa woj. Podkarpackie 26.05.2015 r. 2. Kompleksowa usługa gastronomiczna polegającej na zapewnieniu cateringu w postaci szwedzkiego stołu w siedzibie Zamawiającego w Warszawie ul. Bagatela 12 28.05.2015 1
Zamawiający informuje, że odbiorcami usługi będą osoby z Polski i Japonii. Ad. 1 Miejsce i czas realizacji usługi: Rzeszów woj. podkarpackie (najlepiej okolice Parku Naukowo Technologicznego AEROPOLIS, ponieważ przed obiadem odbędzie spotkanie biznesowe na terenie parku). 26 maja 2015 r. godz. ok. 13.00 13.30 (dokłada godzina ustalona zostanie z Wykonawcą po podpisaniu zlecenia). Przewidywany czas obiadu: to max. 1,5 h. Lokal powinien posiadać infrastrukturę odpowiednią do organizacji obiadu dla 20 osób. Spotkanie ma charakter biznesowy i międzynarodowy. Podczas realizacji usługi zapewniona powinna być ciągła opieka i nadzór nad wykonywaniem usługi menadżera lokalu oraz obsługa kelnerska (kelnerzy w liczbie pozwalającej na sprawną obsługę 20 osób podczas dwudaniowego obiadu dokładna liczba ustalona zostanie po dokonaniu wyboru formy serwowania posiłków). Usługa obejmuje Zapewnienie zasiadanego obiadu dla 20 osób. Obiad powinien składać się ze świeżo przygotowanych dań: Przystawki na zimno typu finger foods np. koreczki, nadziewane mini papryczki, oliwki, pieczywo i oliwa. 1 danie: 3 zupy do wyboru. Np. krem pomidorowy, rosół, krem z cukinii. 2 danie: do wyboru 3 dania w tym min. jedno wegetariańskie. Np. kotlet schabowy z dodatkami, kaczka z dodatkami, risotto jarskie, ryba. Dodatki do 2 dania do wyboru: opiekane ziemniaki, ziemniaki z wody, ryż oraz warzywa gotowane na parze i sałatka ze świeżych warzyw. Deseru - 3 opcje do wyboru np. ciasta, deser owocowy, lody. Napoje w ilości nieograniczonej. Dostępne podczas całego posiłku do wyboru: kawa, herbata czarna i zielona, sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana. Nie przewiduje się serwowania napojów alkoholowych. Zapewnienie wyposażenia koniecznego do spożycia posiłku: talerze, szklanki, sztućce, filiżanki, serwetki, mleczko do kawy, cukier, plasterki cytryny. Wszystkie dania powinny być przygotowane z najwyższej jakości świeżych składników podane w sposób elegancki i estetyczny. Preferowana forma organizacji obiadu: wszystkie potrawy wystawione w formie szwedzkiego stołu (gorące posiłki w naczyniach podgrzewanych) do samodzielnej obsługi przez klientów (z pomocą kelnerów). Ostateczna forma będzie jednak ustalona z Wykonawcą po podpisaniu zlecenia. Wyliczając ofertę Wykonawca winien wziąć pod uwagę wszelkie koszty związane z zapewnieniem lokalu i odpowiedniej infrastruktury w lokalu (stoły, krzesła, WC, parking dla 2 autokarów). Ad 2. Miejsce i czas realizacji usługi: Warszawa woj. mazowieckie (siedziba Polskiej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznej ul. Bagatela 12), 28 maja 2015 r. godz. ok. 12.00 13.30 (dokłada godzina ustalona zostanie z Wykonawcą po podpisaniu zlecenia). Przewidywany czas obiadu: to max. 1,5 h. 2
Spotkanie ma charakter biznesowy i międzynarodowy. Podczas realizacji usługi zapewniona powinna być ciągła opieka i nadzór nad wykonywaniem usługi oraz obsługa kelnerska (kelnerzy w liczbie pozwalającej na sprawną obsługę 20 osób podczas dwudaniowego obiadu dokładna liczba ustalona zostanie po dokonaniu wyboru formy serwowania posiłków). Usługa obejmuje Zapewnienie obiadu dla 20 osób w formie bufetu. Obiad powinien składać się ze świeżo przygotowanych dań: Przystawki na zimno typu finger foods np. koreczki, nadziewane mini papryczki, pieczywo i oliwa. 1 danie: 3 zupy do wyboru. Np. krem pomidorowy, rosół, krem z cukinii. 2 danie: do wyboru 3 dania w tym min. jedno wegetariańskie. Np. kotlet schabowy z dodatkami, kaczka z dodatkami, risotto jarskie, ryba. Dodatki do 2 dania do wyboru: opiekane ziemniaki, ziemniaki z wody, ryż oraz warzywa gotowane na parze i sałatka ze świeżych warzyw. Deseru - 3 opcje do wyboru np. ciasta, deser owocowy. Napoje w ilości nieograniczonej. Dostępne podczas całego posiłku do wyboru: kawa, herbata czarna i zielona, sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowane. Nie przewiduje się serwowania napojów alkoholowych. Zapewnienie wyposażenia koniecznego do spożycia posiłku dla 20 osób: talerze, szklanki, sztućce, filiżanki, serwetki, mleczko do kawy, cukier, plasterki cytryny zapewnia Wykonawca Wszystkie dania powinny być przygotowane z najwyższej jakości świeżych składników podane w sposób elegancki i estetyczny. wszystkie potrawy wystawione w formie szwedzkiego stołu (gorące posiłki w naczyniach podgrzewanych) do samodzielnej obsługi przez klientów ( z pomocą kelnerów). Ostateczna forma będzie jednak ustalona z Wykonawcą po podpisaniu zlecenia. Cały sprzęt niezbędny do wykonania zlecenia np. bemary itp. zapewnia Wykonawca IV. III. Informacje dodatkowe 1. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, tylko na usługę w Rzeszowie lub tylko na usługę w Warszawie. 2. Wykonawca jest zobowiązany w ciągu 1 dnia roboczego od daty podpisania Zlecenia do przedstawienia szczegółów dotyczących menu spełniającego warunki opisane w pkt. IV.II. 3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o stopniach przygotowania usługi. 4. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia rachunku/ faktury do siedziby PAIiIZ S.A. lub karta AMEX w miejscu i dniu wykonania usługi. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu zlecenia i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze lub karta AMEX, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do Zlecenia oraz załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. 3
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania do wyjaśnienia treści złożonej oferty i negocjacji w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub odwołania warunków postępowania (zapytania ofertowego). W takim przypadku Zamawiający niezwłocznie ogłosi zmiany na stronie internetowej oraz przekaże je wszystkim podmiotom, do których rozesłano zapytanie ofertowe. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. V. OCENA OFERT 1. Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG etc.), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3. Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację usługi = 100%. 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanego kryterium. VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 22 maja 2015 r. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone niekompletnie oraz oferty złożone po terminie nie zostaną dopuszczone do rozpatrywania. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania mailowo lub pocztą tradycyjną pod adresem: aleksandra.sobczak@paiz.gov.pl lub: Aleksandra Sobczak, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa z dopiskiem: Usługa gastronomiczna w Rzeszowie / w Warszawie w ramach przyjazdowej misji inwestycyjnej z Japonii Osobą do kontaktu jest: Aleksandra Sobczak, tel. +48 (22) 334 99 42, aleksandra.sobczak@paiz.gov.pl ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór zlecenia Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru 4
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:............ Tel.... e-mail... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na............, oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę netto:... zł (słownie:...), powiększoną o wartość podatku VAT:... zł (słownie:..., dające łączną cenę brutto:... zł (słownie:...). Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) Oświadczamy, że : Firma nie pełni wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Firma nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności jej przedstawiciele nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i akceptujemy bez zastrzeżeń jego postanowienia; Akceptujemy wzór umowy stanowiącej Załącznik nr 2 oraz wzór protokołu odbioru, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania Ofertowego i zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego ; Uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 5
Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym w sposób należyty. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;... czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i pieczątka 6
Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Warszawa,, 20135 Dane Wykonawcy Zlecenie usługi: Usługa. Przedmiot usługi: 1. Data wykonania usługi 1 : 2. Miejsce: 3. Koszt brutto: 4. Warunki usługi 2 : 5. Zleceniodawca i dane kontaktowe reprezentanta Zleceniodawcy: 6. Wykonawca i dane kontaktowe Wykonawcy:, Podpisy: PAIiIZ Wykonawca 1 Format: dd-mm-yyyy. 2 Fill if needed to make the service realisation easier. 7
Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Protokół odbioru oferty: 1. Protokół sporządzono... (data i miejsce) 2. Usługa wykonana zgodnie z protokołem wyboru oferty z 3. Potwierdzający wykonania usługi reprezentujący Zamawiającego : 4. Potwierdzenie wykonania usługi reprezentujący Wykonawcę:. Uwagi: 5. Protokół stanowi załącznik i podstawę realizacji faktury nr.wystawionej przez (nazwa Wykonawcy) Podpisy: PAIiIZ Wykonawca 8