Jednolity Plik Kontrolny. Przewodnik dla Przedsiębiorców 1.0

Jednolity Plik Kontrolny Przewodnik dla Przedsiębiorców 1.0

Spis treści Wstęp 4 Rozdział 1 Jednolity Plik Kontrolny czyli podatkowe trzęsienie ziemi 5 Rozdział 2 Jednolity Plik Kontrolny i kilka istotnych faktów na jego temat 10 Rozdział 3 Jednolity Plik Kontrolny co dalej? 16 Słownik skrótów 18 2

3

Nie czekaj z wdrożeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego Polska jako kolejny, piąty, kraj Unii Europejskiej wprowadza Jednolity Plik Kontrolny (JPK, SAF-T, Standard Audit File for Tax). Jest on nowym sposobem raportowania danych finansowo-księgowych, oraz działaniem prowadzącym do uszczelnienia systemu podatkowego. Już od 1 lipca 2016 roku, wszystkie firmy mające obrót przekraczający 50 mln Euro rocznie, lub zatrudniające więcej niż 250 pracowników, są zobowiązane przesyłać taki plik, w strukturze zdefiniowanej przez Ministerstwo Finansów w dniu 9 marca br. Elektronicznej kontroli skarbowej będą podlegać wszyscy spełniający wymienione wyżej kryteria, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności zarówno tej online jak i offline. Przwiduje się, że niektóre branże będą bardziej niż inne narażone na szybką e-kontrolę, np. budowlana, finansowa, informatyczna, czy paliwowa. Ten krótki przewodnik porusza najważniejsze i najbardziej wrażliwe kwestie dotyczące wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. 4

Co to jest jednolity plik kontrolny? Jest to format zapisu dokumentacji finansowo - księgowej firmy, w pliku o rozszerzeniu XML który należy przekazać organom podatkowym w czasie e-kontroli. Struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego obejmuje 7 obszarów ewidencji działalności gospodarczej. Obowiązek został nałożony na podatników w oparciu o art. 193a dodany do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm., dalej: O.p.). Nowelizacji tej dokonano w drodze ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1649, dalej: ustawa nowelizująca). 5

1 Jednolity Plik Kontrolny czyli podatkowe trzęsienie ziemi Można powiedzieć, że samo wygenerowanie pliku XML wg standardów narzuconych przez Ministerstwo Finansów, nie przedstawia dużej trudności. Jednakże praktyka pokazuje, że problem bywa w wielu wypadkach bardziej złożony. Obserwacje i rozmowy z firmami, jakie zostały przeprowadzone na przestrzeni wielu lat, pozwalają wyciągnąć wnioski, że przedsiębiorstwa przechowuje swoje dane w wielu systemach. Niekiedy takie archiwa systemowe wykazują luki i braki, które uniemożiwiją ich prawidłowy eksport do struktur JPK i to w zgodności np. z deklaracjami VAT. Duże przedsiębiorstwa zazwyczaj stosują kompleksowe rozwiązania dostosowane do ich potrzeb jak oprogramowanie dedykowane zaprojektowane specjalnie dla nich od podstaw lub oprogramowanie wyraźnie dostosowane do indywidualnego charakteru procesów biznesowych. Dane składowane są często w wielu niezależnych systemach, co może być np. efektem fuzji, czy przejęć innych firm jakie miały miejsce w przeszłości, gdzie osobne systemy obsługują np. różne marki koncernu. Taki układ jest przyjazny funkcjonowaniu danej firmy, nie ułatwia kontroli z zastosowaniem algorytmów sprawdzających w dodatku w formie odgórnie narzuconej przez Ministerstwo Finansów. 6

Należy zwrócić uwagę, że celem systemów finansowo-księgowych pozwalających na zarządzanie warstwą finansową w przedsiębiorstwach, jest monitorowanie finansowych wyników firmy w wygodny i optymalny sposób. Intencją wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego jest ułatwienie algorytmicznej kontroli danych finansowych przedsiębiorstw. W związku z tym architektura i układ danych, oraz ich wymagany zakres w obu podejściach się różnią. Czas jaki Ustawodawca przewidział na dostosowanie się do tego wymogu jest bardzo krótki. Muszą one przeprowadzić audyt swoich rozwiązań pod kątem możliwości dostosowania ich do wymogów związanych z wprowadzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego, a następnie przygotować rozwiązania informatyczne pozwalające na realizację wymogów prawnych przy zachowaniu swoich procesów zarządzania finansami. Oczywiście nie wszystkie firmy zostaną 1 lipca poproszone o jednolity plik kontrolny ale ryzyko odpowiedzialności osobistej zgodnie z KKS jest duże i z pewnością wszyscy będą chcieli zdążyć na czas. W tej sytuacji firmy objęte wymogiem pilnie potrzebują wsparcia z zakresu integracji systemów informatycznych, połączonej z solidną wiedzą o wymogach nakładanych przez Ministerstow Finansów. 7

Z czym należy się liczyć w związku z wprowadzeniem Jednolitego Pliku Kontrolnego? Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego spowoduje wzrost możliwości kontrolnych organów skarbowych. Posiadanie danych w określonej strukturze pozwoli na algorytmiczne kontrole wstępne, które skierują prace we wstępnie wytypowane obszary. Jednocześnie firmy stracą na mozliwości podejmowania działań pozwalających na optymalizację kosztów podatkowych. Rozwój algorytmów testujących, gromadzenie dużych zbiorów danych i działania na nich stworzą zupełnie nowe możliwości w zakresie poprawienie efektywności ściągania należności, w tym zwłaszcza z podatku VAT. 8

Niektórzy przedsiębiorcy mogą spodziewać się częstszych kontroli Według Krajowego Planu Działań Administracji Podatkowej na 2016 rok, sporządzonego przez Ministerstwo Finansów, niektóre branże będą bardziej od innych narażone na kontrole organów podatkowych. Należą do nich: doradztwo i inne usługi niematerialne; handel hurtowy; nieruchomości; branża budowlana; usługi finansowe i ubezpieczeniowe; handel elektroniką; ecommerce branża informatyczna; handel artykułami spożywczymi, tytoniem; motoryzacja i paliwa. 9

Według danych resortu finansów na wzmożone kontrole podatkowe w 2016 r. jest narażona szczególnie branża budowlana. Jest to rezultatem dużej ilości nadużyć w tym obszarze gospodarki w latach ubiegłych, dokonywanych zarówno przez firmy budowlane jak i podmioty deweloperskie. Do najczęstszych nadużyć należą między innymi: niewpłacanie zaliczek na poczet podatku dochodowego, zatrudnienie na czarno, zawyżanie kosztów uzyskania przychodu. Kontrole skarbowe będą także częściej przeprowadzane w przedsiębiorstwach prowadzących swoja działalność przez Internet. Według badań resortu finansów, również ta branża wiąże się z dużą możliwością dokonywania nadużyć. W poprzednim okresie stwierdzono na przykład braki w ewidencji podatkowej czy też zatajanie realnego przychodu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Mimo powyższych wskazań na poszczególne branże, każdy przedsiębiorca powinien skrupulatnie rozliczać swoje podatki, ponieważ kontrole podatkowe dotyczą tak naprawdę wszystkich. 10

2 Jednolity Plik Kontrolny i kilka istotnych faktów na jego temat Mamy do czynienia z rewolucyjną zmianą w zakresie ordynacji podatkowej. Trwa wyścig z czasem, a duże przedsiębiorstwa i ich działy księgowe we współpracy z firmami informatycznymi łamią sobie głowy, jak szybko i w miarę bezboleśnie sprostać najnowszym wymogom Ministerstwa Finansów dotyczących obowiązku dostarczenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). W związku z tym pojawiają się liczne wątpliwości i problemy. Co już wiemy na pewno? Od 1 lipca 2016 każda duża firma, czyli taka która zatrudnia więcej niż 250 pracowników lub posiada 50 mln Euro rocznego obrotu lub min. 43 mln Euro rocznej sumy bilansowej, ma na żądanie dostarczyć Jednolity Plik Kontrolny do Urzędu Skarbowego. 11

Gdzie w Europie już funkcjonuje Jednolity Plik Kontrolny i od kiedy? Opracowany przez OECD, Jednolity Plik Kontrolny czyli SAFT (Standard Audit File for Tax) jako standard wymiany elektronicznych danych między przedsiębiorstwami, a państwowymi organami podatkowymi w formacie XML, który po raz pierwszy pojawił się w Portugalii w 2008 roku. Od tamtej pory wprowadziły go kolejne kraje Niemcy, Francja, Austria, Luksemburg oraz Litwa. 12

Jaki jest stopień trudności dostosowania systemów informatycznych by sprawnie generować Jednolity Plik Kontrolny? Jeśli firma posiada uproszczone środowisko informatyczne i korzysta np. z jednego programu, wówczas sprawa wygenerowania JPK w pożądanym formacie XML nie przedstawia większej trudności. Natomiast dla średnich i dużych firm z zdecentralizowaną infrastrukturą IT, wyzwaniem może okazać się odnalezienie odpowiednich danych umieszczonych w różnych systemach, tak aby na żądanie bezbłędnie wygenerować plik XML zawierający siedem elementów składowych: Księgi Rachunkowe Wyciągi Bankowe Magazyn Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT Faktury VAT Podatkowa księga przychodów i rozchodów Ewidencja przychodów Każdy z tych elementów zawiera dane identyfikujące podatnika, system księgowy jakiego używa oraz nazwę firmy, która dostarczyła oprogramowanie generujące Jednolity Plik Kontrolny. To skomplikowanie informatyczne może stworzyć problem z zapewnieniem spójności danych zawartych w każdym z wymienionych elementów. To jedno z podstawowych zagadnień dla programistów - opracowanie systemu eliminacji błędów mogących powstać przy generowaniu JPK. Pamiętajmy, że plik będzie weryfikowany przez algorytmy zatem struktura danych i ich poprawność musi być bezbłędna. 13

Zakres danych jakie mają być przesyłane organom podatkowym w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego powinien być dostosowany do kroków jakie należe podjąć wprowadzając JPK: jak przegląd posiadanych systemów IT, ich aktualizacja, dostosowanie do struktur JPK oraz zachowanie spójności. Oznacza to, że przedsiębiorcy, a przynajmniej ich część, poza zmianami w środowisku informatycznym, muszą uwzględnić także pewne konieczne zmiany procesowe, pozwalające na gromadzenie i udostępnianie wielu danych. Ile czasu zajmie firmie informatycznej dostosowanie oprogramowania by sprawnie generować Jednolity Plik Kontrolny? JPK jest to projekt, który jest związany z produkcją oprogramowania i jak niemal wszystkie wdrożenia IT składa się z kilku etapów. Oczywiście każdy projekt posiada swoje indywidualne cechy, które wydłużają bądź skracają jego realizację. Biorąc pod uwagę zbliżający się wielkimi krokami 1.07.2016 czyli termin wprowadzenia w życie JPK dla dużych firm, im wcześniej przedsiębiorcy zlecą podjęcie odpowiednich prac, tym lepiej. Przy wyborze odpowiedniej firmy informatycznej warto kierować się jej doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań typu workflow, ERP, CRM czy programów księgowych. 14

Część danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego trzeba będzie przesyłać co miesiąc Według obecnie procedowanej nowelizacji dotyczącej JPK, przedsiębiorcy będą zobowiązani do przesyłania informacji dotyczących VAT cyklicznie co miesiąc lub kwartał, a nie na żądanie organu podatkowego, ja wcześniej zostało to zaplanowane. Ponieważ ta poprawka została przyjęta w komisji sejmowej, należy się liczyć z tym, że wejdzie w życie i zobowiąże wszystkie duże firmy do stałego przesyłania co miesiąc częsci zakresu JPK już od 1 lipca 2016r. Celem poprawki jest oczywiście dalsze uszczelnianie systemu VAT. Ponieważ kluczowy termin jest coraz bliżej, tym bardziej przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę, czy systemy informatyczne jakie funkcjonują w firmach są dostosowane do generowania pliku XML, jakim jest Jednolity Plik Kontrolny. Czy właściciele firm będą mieli wpływ i możliwość zmian treści Jednolitego Pliku Kontrolnego? Jeżeli wersje oprogramowania funkcjonujące dotychczas w firmie, nie są w stanie wygenerować JPK, trzeba jak najszybciej podjąć kroki by dostosować je do nowych wymogów. Jednolity Plik Kontrolny ma być generowany w sposób automatyczny. Przedsiębiorca powinien sprawdzić jego treść, tak by uniknąć nieprzyjemności po przeprowadzonej ewentualnej e-kontroli. Wcześniejsza, dokładna analiza treści zawartej w gotowym pliku XML, pozwoli na wyłowienie błędów zanim zrobi to US. 15

Czy Jednolity Plik Kontrolny przyniesie korzyści przedsiębiorstwom? Na pierwszy rzut oka jest to rozwiązanie stworzone po to, aby uszczelnić system podatkowy, poprawić ściągalność należności i ograniczyć wyłudzenia podatku VAT. I nie jest to wrażenie mylne, aczkolwiek są też pozytywne efekty dla przedsiębiorstw. JPK przyczyni się do skrócenia czasu kontroli skarbowej u przedsiębiorcy, a przede wszystkim ułatwi innym, zewnętrznym i wewnętrznym audytorom na weryfikacje dokumentacji firmowej, dzięki czemu będzie można uniknąć różnych problemów na linii firma - Urząd Skarbowy. 16

3 Jednolity Plik Kontrolny - co dalej? Proces wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego do ordynacji podatkowej rozpoczął się dwa lata temu. W tym okresie trwały konsultacje społeczne, debaty w Ministerstwie Finansów, a urzędy skarbowe miały czas na dostosowanie procesów organizacyjnych, kompetencji urzędników oraz zaplecza technologicznego. Jest niemal pewne, że Ministerstwo Finansów jak i podlegające instytucje są w pełni przygotowane do realizacji ustawy o JPK. Na ten cel wydano 55 mln złotych, a także przeszkolono część personelu. Problem zaczyna się jednak po stronie dużych firm, które jako pierwsze zostały zobligowane do przekształcenia i integracji własnych systemów IT, w celu uzyskania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Ministerstwo Finansów dopiero w pierwszej dekadzie marca opublikowało dokładny opis JPK czyli wzór dla firm i developerów oprogramowania, czego dokładnie organy podatkowe będą żądać w czasie kontroli elektronicznych. Wzór jest zbiorem wytycznych dla dokumentu, który na polecenie US ma być wygenerowany z oprogramowania używanego w firmie i posiadać określoną strukturę logiczną. 17

Prognozy wynikające z wdrożenia JPK Ujednolicenie formy i automatyzacja procesów weryfikacji poprawności ksiąg podatkowych ma być podstawą do przyspieszenia i docelowo ułatwienia zarówno kontroli skarbowych zarówno dla przedsiębiorców jak i dla urzędów skarbowych. Oszczędności z tego tytułu mają znacznie przewyższyć wydatki poniesione przez MF na wdrożenie procedur. Samo wprowadzenie elektronicznej kontroli podatkowej i skarbowej ma zwiększyć dochody budżetowe o 200 mln w 2016 r. oraz o 300 mln zł rocznie począwszy od 2017 r. Wprowadzenie JPK ma zmniejszyć skalę uszczupleń podatkowych nawet o 7,5 proc. rocznie. Konieczność generowania plików kontrolnych przez firmowe oprogramowanie, w narzuconym odgórnie formacie XML, już teraz zmusza przedsiębiorców do weryfikacji swoich systemów finansowo-księgowych. 18

Słownik skrótów JPK Jednolity Plik Kontrolny KKS Kodeks Karny Skrabowy SAF-T Standard Audit File for Tax US Urząd Skarbowy XML format zapisu danych 19