Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. I N S T R U K C J A W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W OŚRODKU PRZETWARZANIA INFORMACJI 1
S p i s t r e ś c i strona 1. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI 3 2. PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE 3 3. ZAKRES DZIAŁANIA I PERSONEL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 4 4. LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO OPI 4 5. PRZEJMOWANIE AKT PRZEZ ARCHIWUM OPI 5 6. EWIDENCJA I PRZECHOWYWANIE AKT 6 7. UDOSTĘPNIANIE AKT 6 8. WYDZIELANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI 7 9. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO 8 10. KONTROLE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 8 11. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI PO USTANIU DZIAŁALNOŚCI OŚRODKA PRZETWARZANIA INFORMACJI 8 2
1. Przedmiot i zakres instrukcji 1.1. Instrukcja określa zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania materiałów archiwalnych Ośrodka Przetwarzania Informacji (zwany dalej OPI), w szczególności: tryb postępowania z aktami przekazywanymi do archiwum zakładowego, zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania akt w archiwum zakładowym, zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (przygotowania do zniszczenia dokumentacji, której okres przechowywania minął), zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 1.2. Archiwum zakładowe podlega Koordynatorowi ds. Techniczno- Administracyjnych. 1.3. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy. 1.4. Nadzór nad postępowaniem z aktami w archiwum zakładowym OPI sprawuje Archiwum Akt Nowych, dalej zwane AAN. 2. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 2.1. Zgodnie z rzeczowym wykazem akt OPI (zwanym dalej wykazem akt) dokumentacja spraw załatwianych w OPI ze względu na okres jej przechowywania dzieli się na dwie kategorie: materiały archiwalne, dokumentację niearchiwalną. 2.2. Materiały archiwalne - w rozumieniu artykułu l ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 ze zm.), są to akta i dokumenty, tj. korespondencja, dokumentacja finansowa, statystyczna, techniczna i naukowa oraz konserwatorska, mapy, plany, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, a takŝe inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i przeznaczone do wieczystego przechowywania. Stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego. Po 25 latach od momentu wytworzenia są przejmowane przez archiwum państwowe. Do oznaczenia materiałów archiwalnych uŝywa się symbolu A". 2.3. Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie okresową wartość uŝyteczną. Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol B". Szczegółowe znaczenie tego symbolu jest następujące: 1) Obok symbolu B zostały umieszczone cyfry arabskie, które oznaczają lata przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od pierwszego stycznia następnego roku po załatwieniu sprawy (np. dokumentację spraw załatwionych w ciągu 2002 roku oznaczoną symbolem B5 naleŝy przechowywać do 31 grudnia 2007 i zniszczyć od l stycznia 2008 roku). Dokumentację tę wraz z upływem właściwego jej okresu przechowywania OPI niszczy po uzyskaniu zezwolenia AAN. 2) Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwum państwowego. AAN moŝe w wyniku ekspertyzy zakwalifikować tę dokumentację do materiałów archiwalnych bądź przedłuŝyć okres jej przechowywania. 3) Symbolem Bc oznaczono dokumentację, którą po pełnym wykorzystaniu do prac bieŝących moŝna zniszczyć po uzgodnieniu z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe OPI. 3
3. Zakres działania i personel archiwum zakładowego 3.1. Archiwum zakładowe OPI gromadzi i przechowuje akta, o których mowa w rozdziale II instrukcji kancelaryjnej. 3.2. Do zadań archiwum zakładowego naleŝy : a) przejmowanie akt poszczególnych komórek organizacyjnych OPI, b) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, c) udostępnianie akt osobom upowaŝnionym, d) prowadzenie kwerend na zlecenie przełoŝonych, e) przekazywanie materiałów archiwalnych ( akt kat. A ) do AAN, f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia po uprzednim uzyskaniu zezwolenia AAN, g) stałe gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych w OPI. h) przesyłanie zestawień rocznych działalności archiwum do AAN 3.3. Pracownik obsługujący archiwum zakładowe OPI powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie oraz odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Powinien takŝe znać strukturę organizacyjną macierzystej jednostki oraz stosowany przez nią system kancelaryjny. 3.4. Do obowiązków pracownika prowadzącego archiwum zakładowe naleŝy wykonywanie prac wymienionych w punkcie 3. rozdziału III. instrukcji kancelaryjnej oraz sporządzenie rocznego zestawienia ilościowego zasobu aktowego (w metrach i jednostkach archiwalnych - teczkach aktowych) z podziałem na materiały archiwalne (akta kat. A) oraz dokumentację niearchiwalną (akta kat. B), 3.5. Pracownik obsługujący archiwum ma obowiązek stałej współpracy z komórkami organizacyjnymi OPI, w zakresie prawidłowego porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji, oraz brakowania dokumentacji kat. Bc 3.6. Pracownik obsługujący archiwum zakładowe OPI ma obowiązek przekazać je protokolarnie swemu następcy. 4. Lokal archiwum zakładowego OPI 4.1. Lokal archiwum zakładowego powinien składać się co najmniej z dwóch pomieszczeń: a) magazynu przeznaczonego na akta OPI, b) pomieszczenia umoŝliwiającego pracę pracownikowi obsługującemu archiwum zakładowe oraz osobom korzystającym. 4.2. Magazyn archiwalny powinien być suchy, wolny od przewodów kanalizacyjnych, równomiernie ocieplany w ciągu całego roku, nie naraŝony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych. Wymagana temperatura powinna wynosić 14-18 o C, + 1 o C; wilgotność 35% - 50%, + 3%. 4.3. Magazyn archiwalny powinien być wyposaŝony w: a) regały metalowe, rozmieszczone w sposób ułatwiający dostęp do dokumentacji (odstępy między regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm), b) sprzęt przeciwpoŝarowy (gaśnicę proszkową, koc gaśniczy i worki ewakuacyjne), c) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności (higrometr włosowy i termometr), d) schemat topograficzny rozmieszczenia akt, umieszczony w widocznym miejscu. 4.4. Lokal archiwum zakładowego powinien być skutecznie chroniony przed dostępem osób niepowołanych i włamaniem. W lokalu naleŝy zainstalować drzwi wejściowe antywłamaniowe, zaopatrzone w solidne zamki, a takŝe okna antywłamaniowe. 4.5. W lokalu archiwum zakładowego nie naleŝy przechowywać innych przedmiotów niŝ te, które stanowią niezbędne wyposaŝenie pomieszczenia. 4.6. Po zakończeniu pracy lokal archiwum zakładowego naleŝy zamknąć i zaplombować. 4.7. Prawo wstępu do magazynu archiwalnego ma pracownik obsługujący archiwum zakładowe, jego bezpośredni przełoŝony oraz przedstawiciele organów kontrolnych po okazaniu upowaŝnienia, 4
4.8. W pomieszczeniach archiwum zakładowego zabrania się palenia tytoniu oraz uŝywania źródeł ognia, 4.9. Regały w archiwum powinny być oznaczone cyframi rzymskimi a półki arabskimi, 5. Przejmowanie akt przez Archiwum OPI 5.1. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych po dwóch latach ich przechowywania przez koordynatorów projektów / zadań OPI. Okres przechowywania naleŝy liczyć od pierwszego stycznia następnego roku po załatwieniu sprawy. 5.2. Archiwum przejmuje akta w kompletnych rocznikach. Akta spraw zakończonych potrzebne nadal do celów słuŝbowych koordynatorom projektów / zadań mogą być wypoŝyczone na okres umówiony po ich formalnym przekazaniu do archiwum i umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo - odbiorczym akt. 5.3. Przejęcie akt naleŝy poprzedzić ich przeglądem w komórce organizacyjnej dokonanym przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe w celu stwierdzenia, czy zostały prawidłowo skompletowane, uporządkowane i zaewidencjonowane. 5.4. Akta przejmowane przez archiwum zakładowe powinny zostać przygotowane do przekazania przez pracowników komórki organizacyjnej, w której akta te powstały lub były gromadzone. Prawidłowe przygotowanie akt do przekazania do archiwum zakładowego OPI polega na: a) ułoŝeniu akt spraw wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej (sprawami według kolejności zarejestrowania w spisie spraw, a w obrębie spraw - według chronologicznej kolejności wpływów, na wierzchu pierwszy wpływ). b) umieszczeniu na okładce teczki aktowej następujących danych: na środku u góry - pełnej nazwy Ośrodka Przetwarzania Informacji i nazwy komórki organizacyjnej, w ramach której tworzono i gromadzono dokumentację, w lewym górnym rogu - znaku akt złoŝonego z symbolu nazwy komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego ( cyfrowego) hasła z rzeczowego wykazu akt, w prawym górnym rogu - symbolu oznaczającego kategorię archiwalną akt zawartych w teczce aktowej, na środku okładki - tytułu teczki, tzn. hasła z wykazu akt, uzupełnionego o rodzaj akt zawartych w teczce, pod tytułem - dat skrajnych akt, tzn. daty rocznej najwcześniej i najpóźniej sporządzonych dokumentów, wyłączeniu wtórników, usunięciu elementów metalowych, c) umieszczeniu materiałów archiwalnych (akt kat. A) wyłącznie w tekturowych teczkach wiązanych lub tekturowych pojemnikach, d) ponumerowaniu stron w teczkach z materiałami archiwalnymi (aktami kat. A) e) paginuje się równieŝ dokumentację kat. B50, f) w przypadku akt kat. A i B50, podaje się na wewnętrznej stronie spodniej okładki ilość paginowanych stron, g) przekazywane teczki akt muszą być usystematyzowane zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z rzeczowego wykazu akt i w podziale na kategorię A i B. 5.5. Przejmowanie akt przez archiwum zakładowe odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt, sporządzonych przez komórki organizacyjne w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych ( akt kat. A ) i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji nie archiwalnej (akt kat. B). Trzy egzemplarze spisów zdawczoodbiorczych akt kat. A i dwa egzemplarze spisów akt kat. B są przeznaczone dla archiwum zakładowego (jeden egzemplarz spisów akt kat. A archiwum zakładowe przesyła do AAN ), trzeci egzemplarz jest przeznaczony dla jednostki organizacyjnej przekazującej akta. 5
5.6. Spisy zdawczo - odbiorcze akt podpisuje kierujący komórką organizacyjną przekazujący dokumentację oraz pracownik obsługujący archiwum zakładowe OPI. 5.7. W przypadku braku niektórych dokumentów w przekazywanej dokumentacji, osoba przekazująca akta sporządza oświadczenie, w którym podaje rodzaj dokumentu, przyczynę jego braku i termin dostarczenia. 6. Ewidencja i przechowywanie akt 6.1. Ewidencję akt w archiwum zakładowym stanowią: a) spisy zdawczo - odbiorcze (formularz - zał. nr l do instrukcji), b) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych (formularz - zał. nr 2 do instrukcji), c) karty udostępniania dokumentacji (formularz - zał. nr 3 do instrukcji), d) protokoły oceny dokumentacji nie archiwalnej (formularz - zał. nr 4 do instrukcji), e) spisy dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (formularz - zał. nr 5 do instrukcji), f) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego - zob. zał. nr 6 do instrukcji), g) protokóły zaginięcia lub uszkodzenia akt. 6.2. Pomoce ewidencyjne wymienione w punkcie 6.1. są materiałami archiwalnymi (aktami kat. A) z wyjątkiem kart udostępniania. Pomoce te powinno się przechowywać w oddzielnych teczkach. Karty udostępnienia dokumentacji (kat. B2) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt. 6.3. Spisy zdawczo - odbiorcze akt otrzymane z komórek organizacyjnych rejestruje się w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych w kolejności ich wpływu do archiwum zakładowego i nadaje kolejne numery z tego wykazu. 6.4. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt: zbiór I tworzą egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt ułoŝonych według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zbiór II tworzą egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt przechowywanych w teczkach złoŝonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych; zbiór ten słuŝy do udostępniania dokumentacji. 6.5. Dokumentację układa się na regałach pionowo - systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie, poziomo - teczka na teczce, od dołu do góry. 6.6. Materiały archiwalne (akta kat. A) naleŝy przechowywać na oddzielnych regałach w jednej części archiwum zakładowego, natomiast w drugiej części - dokumentację niearchiwalną (akta kat. B). 6.7. Przed umieszczeniem akt na regałach naleŝy kaŝdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą archiwalną, składającą się z numeru spisu zdawczo - odbiorczego akt łamanego przez numer pozycji w tym spisie. 6.8. Po ułoŝeniu teczek na regałach naleŝy odnotować w rubryce 7 spisu zdawczoodbiorczego numer regału oraz numer półki, na której umieszczono akta. 7. Udostępnianie akt 7.1. Akta przechowywane w archiwum są udostępniane do celów słuŝbowych i innych celów w lokalu archiwum zakładowego. 7.2. WypoŜyczanie akt poza lokal archiwum moŝe nastąpić tylko w uzasadnionych sytuacjach na podstawie zezwolenia Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji. 7.3. Nie naleŝy wypoŝyczać poza archiwum akt zastrzeŝonych prze komórkę organizacyjną, która je wytworzyła, dokumentów uszkodzonych oraz ewidencji zasobu archiwum zakładowego. 6
7.4. Korzystanie z akt przechowywanych w archiwum zakładowym przez instytucje zewnętrzne i osoby prywatne wymaga kaŝdorazowo zgody Dyrektora OPI lub zgody upowaŝnionego pracownika i odbywa się stosownie do przepisów: ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz.673 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883), ustawy z dnia 26 stycznia 1984 Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 ze zm.), ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 ze zm.), ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach administracji rządowej ( Dz. U. Nr 4, poz.36) aktów wykonawczych do ustaw i rozporządzeń. 7.5. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe, nie wypoŝycza się pojedynczych dokumentów zawartych w teczce. 7.6. Akta udostępnia pracownik obsługujący archiwum zakładowe na podstawie karty udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania dokumentów i sygnatury teczki. Przy zwrocie dokumentów pracownik obsługujący archiwum zakładowe sprawdza ich stan. Fakt odbioru odnotowuje na karcie udostępniania. 7.7. Korzystający ponosi pełną odpowiedzialność za wypoŝyczone akta. 7.8. JeŜeli zostanie stwierdzony brak akt lub nastąpi ich uszkodzenie, pracownik obsługujący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje wypoŝyczający oraz jego zwierzchnik. Protokół sporządza się w miejsce zagubionej dokumentacji lub dołącza do dokumentów uszkodzonych, drugi egzemplarz doręcza kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentację udostępniono, trzeci - przechowuje się w specjalnej teczce. 8. Wydzielanie i brakowanie dokumentacji 8.1. W pierwszym kwartale kaŝdego roku pracownik obsługujący archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym. 8.2. Przez wydzielenie akt naleŝy rozumieć: a) wydzielenie materiałów archiwalnych (akt kat. A) podlegających przekazaniu do AAN, b) wydzielenie dokumentacji kategorii BE podlegającej w danym roku ekspertyzie AAN, c) wydzielenie do zniszczenia dokumentacji nie archiwalnej (akt kat. B), której okres przechowywania upłynął. 8.3. Wydzielenia akt dokonuje się komisyjnie na wniosek pracownika obsługującego archiwum zakładowe OPI. W skład komisji wchodzą: przełoŝony pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega wydzieleniu, obsługujący archiwum zakładowe; do zadań komisji naleŝy: wytypowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego, typowanie akt kat. BE do ekspertyzy archiwalnej, zakwalifikowanie dokumentacji nie archiwalnej do zniszczenia względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania, 7
sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął oraz sporządzenie spisu tej dokumentacji (w dwóch egzemplarzach). 8.4. Komisja nie moŝe zmienić kwalifikacji akt zaliczonych w wykazie akt do materiałów archiwalnych (akt kat. A), moŝe jednak przedłuŝyć okres przechowywania dokumentacji nie archiwalnej. 8.5. Dokumentację przeznaczoną do zniszczenia naleŝy wydzielić i przechowywać w kolejności pozycji spisu tej dokumentacji do czasu uzyskania zezwolenia AAN. 8.6. Protokół oceny dokumentacji nie archiwalnej wraz ze spisem tej dokumentacji komisja przedkłada Dyrektorowi OPI w celu uzyskania akceptacji. 8.7. Jeden egzemplarz protokołu i spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia naleŝy przesłać do AAN w celu uzyskania zezwolenia. 8.8. AAN wydaje zezwolenie w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w archiwum zakładowym wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi jest przeznaczony dla instytucji zajmującej się niszczeniem dokumentacji. 8.9. AAN moŝe przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, dokonać zmiany kwalifikacji dokumentacji oraz zaŝądać ponownego brakowania. Od decyzji AAN słuŝy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 8.10. Po uzyskaniu zezwolenia pracownik obsługujący archiwum zakładowe nadzoruje niszczenie dokumentacji oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o jej zniszczeniu. 9. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 9.1. Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji przekazuje materiały archiwalne (akta kat. A) do AAN po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia lub po wcześniejszym ustaniu działalności OPI. 9.2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do archiwum państwowego powinny być uporządkowane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.(dz. U. Nr 167, poz. 1375). 9.3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych akt sporządzonych w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze są przeznaczone dla AAN, jeden dla archiwum zakładowego OPI. Do spisów dołącza się notatkę o działalności OPI, a takŝe wykaz akt obowiązujący w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały, 9.4. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do AAN ponosi OPI. 10. Kontrole archiwum zakładowego 10.1. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania akt w archiwum zakładowym OPI sprawuje AAN 10.2. Przedstawiciel AAN sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli oraz wydaje zalecenia pokontrolne, do realizacji których jest zobowiązany OPI 10.3. Protokół z kontroli podpisuje Dyrektor OPI, pracownik obsługujący archiwum zakładowe i przedstawiciel AAN. 11. Postępowanie z aktami po ustaniu działalności Ośrodka Przetwarzania Informacji 11.1. Po ustaniu działalności OPI postępowanie z aktami określa 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.(dz. U. Nr 167, poz. 1375). 8
Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji... (nazwa projektu / zadania) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki, tomu, segregatora Daty skrajne oddo Kat. akt Liczba teczek, tomów, segregatorów Data Miejsce zniszczenia lub przechowania akt przekazania do w archiwum OPI AAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9
Załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt Nr spisu Data przyjęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Liczba teczek, Uwagi poz. spisu tomów, segregatorów 1. 2. 3. 4. 5. 6. 10
Załącznik nr 3 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji Nazwisko i imię koordynatora Projektu / zadania KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT NR... **) Dnia... **) **) Termin zwrotu akt Proszę o udostępnienie *)... wypoŝyczenie *) akt dotyczących:...... o znakach... i upowaŝniam do ich wykorzystania *)... odbioru *) Pana (ią) (imię, nazwisko)... Podpis Zezwalam na udostępnienie *) wypoŝyczenie *) wymienionych wyŝej akt.... Data i podpis *) Zbędne skreślić **) Wypełnia archiwum 11
Załącznik nr 4 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt - tomów... kart... Data:.../... Podpis:... Adnotacje o zwrocie akt: Akta zwrócono do archiwum... Podpis odbierającego data...... Podpis odbierającego 12
Załącznik nr 5 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska słuŝbowe członków komisji): dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... m.b.*) i stwierdziła, Ŝe stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania określone w rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. podpisy członków komisji...... (przewodniczący komisji)...... Zał.... kart,... pozycji spisu *) Materiały bieŝące akt w rozumieniu Polskiego Słownika Archiwalnego 13
Załącznik nr 6 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji... (nazwa projektu / zadania) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu Tytuł teczki, tomu, segregatora Daty skrajne Liczba teczek, tomów, segregatorów Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 14
Załącznik nr 7 do Instrukcji w sprawie Organizacji i Zakresu Działania Archiwum Ośrodka Przetwarzania Informacji... dnia... (pieczęć państwowej jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR... materiałów archiwalnych... (nazwa komórki organizacyjnej) przekazanych do Archiwum Państwowego w... Lp. Znak teczki tomu, segregatora (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki, tomu, segregatora (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) Daty skrajne od-do Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 15