ROZDZIAŁ I CELE I OGÓLNE ZASADY INSTRUKCJI



Podobne dokumenty
P o l i t y k a z a r z ą d c z a

Zarządzenie Nr 53/2010 r. Wójta Gminy w Brojcach. z dnia 31 grudnia 2011 r. w sprawie zasad kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Brojcach

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Włoszakowice

Podstawą opracowania w/w zakresu były następujące akty prawne:

Warszawa, dnia 21 października 2013 r. Poz. 9 ZARZĄDZENIE NR 9 PREZESA PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI. z dnia 21 października 2013 r.

Zarządzenie Nr 2/2010 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 15 stycznia 2010 r.

Przepisy ogólne. 2 Zakres instrukcji

Dokumentacja księgowa

DOWODY KSIĘGOWE I ICH OBIEG

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia 2284/2004 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia r.

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW DLA PROJEKTU Szkoła horyzontem świetlanej przyszłości młodego człowieka II

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr /2011 Dyrektora ZPO Nr 3 we Wrocławiu z dnia 10 lutego 2011 r.

Wykaz dowodów księgowych stosowanych w Państwowej Agencji Atomistyki oraz zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 884/F/10 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r.

POLITYKA RACHUNKOWOŚCI

Kontrola zarządcza w Zespole Szkół Publicznych w Borzechowie REGULAMIN KONTROLI FINANSOWEJ

INSTRUKCJA. sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim w Gorzowie Wlkp.

pilotażowe staże dla nauczycieli i instruktorów kształcenia zawodowego w przedsiębiorstwach

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 115/09 Starosty Lubelskiego z dnia 17 lutego 2009

Sposób obiegu ważniejszych dokumentów księgowych

Schemat Obiegu Dokumentów Księgowych w Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie

Instrukcja kasowa. 4. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone.

Procedury kontroli wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 24/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 11 marca 2013 r.

ZASADY RACHUNKOWOŚCI DLA PROJEKTÓW FINANSOWANYCH Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW EUROPEJSKICH W URZĘDZIE MIASTA JELENIA GÓRA

ZARZĄDZENIE NR 153 Burmistrza Miasta i Gminy Mirsk z dnia r.

Zarządzenie Nr 38/15 Wójta Gminy Łomża z dnia 2 czerwca 2015 r

z dnia 15 marca 2016 r.

SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW

Zarządzenie Nr 25/2014 Dyrektora Tarnowskiego Organizatora Komunalnego z dnia 31 października 2014 roku

Dokumenty i inwentaryzacja

ZARZĄDZENIE NR 178/2010 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 20 lipca 2010 r. Wójt Gminy Zbrosławice zarządza:

Zarządzenie Nr 20/2011 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 31 marca 2011 roku

ZARZĄDZENIE Nr 686/F/2014 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 17 października 2014 r.

Podstawy prawne dotyczące. obiegu i kontroli obiegu dowodów i kontroli księgowych dokumentów finansowo-księgowych. Prowadzący: Artur Przyszło

DZIENNIK URZĘDOWY MINISTRA ZDROWIA

ZARZĄDZENIE NR 36/2013. Starosty Nowodworskiego z dnia 20 czerwca 2013 roku

PliJAo-"'" w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych) w Kuratorium Oświaty w Kielcach. Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 111/08 Starosty Lubelskiego z dnia

Zarządzenie nr 4/2011 Dyrektora Centrum Informacyjnego Lasów Państwowych z dnia 30 czerwca 2011 roku

WYKAZ DOKUMENTÓW. Wykaz dokumentów stosowanych w zakresie sprzedaży usług i towarów przez jednostki organizacyjne Uczelni.

SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH

Załącznik do Zasad (polityki) Rachunkowości ZPM Nr 1015/PRIK/2017 z.5 października 2017 r.

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW DLA PROJEKTU Gmina Biała Twoje dobre miejsce

Zarządzenie Nr 8/2015 Wójta Gminy Krasne z dnia 16 lutego 2015 r.

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW ZESPOŁU SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH NR 6 Z ODDZIAŁAMI INTEGRACYJNYMI W TARNOWIE

ZASADY POLITYKI RACHUNKOWOŚCI I OBOWIAZUJĄCE PRZY REALIZACJI ZADAŃ FINANSOWANYCH Z WYKORZYSTANIEM ŚRODKÓW POMOCOWYCH Z UNII EUROPEJSKIEJ.

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie. Rozdział I.

Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 2284/2004 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia r.

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY WE WŁOCŁAWKU

Starosty Nowodworskiego z dnia 29 sierpnia 2016 r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w projekcie Kadry dla Gospodarki

PREZYDENTA MIASTA JELENIEJ GÓRY

STRUKTURA WEWNĘTRZNA I ZAKRES DZIAŁANIA DZIAŁU KSIĘGOWOŚCI MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W RADOMIU

Kwalifikowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie

Zasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych

Zarządzenie Nr 19/2015 Prezydenta Miasta Konina z dnia 29 października 2015 roku

OK-III Kraków, r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Zarządzenie Nr 145 /F/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 08 marca 2006r.

OPIS STANOWISKA PRACY

ZARZĄDZENIE NR 10/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 21 lutego 2014 r.

DZIAŁ IV Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego, zastępcy dyrektora administracyjnego, kwestora i zastępcy kwestora

OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W LUBANIU

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 112/10 Burmistrza Bytomia Odrzańskiego z dnia 30 listopada 2010r.

Dostać dotację i przeżyć autor(ka): Ewa Kolankiewicz, Alina Gałązka

ZARZĄDZENIE NR 131/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 10 października 2014 r.

WK.60/P-22/K-23/J/14 Stanisława Borodacz Dyrektor Zespołu Szkół im. Tadeusza Kościuszki w Wołowie

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 23 czerwca 2011 rok

Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu

Uchwała Nr 5/2016 Zarządu Stowarzyszenia Nasze Osiedla z dnia 19 maja 2016 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych

UMOWA o przekazanie środków publicznych w formie dotacji celowej zawarta w dniu... w Opolu pomiędzy:

Zarządzenie Nr W Wójta Gminy Przesmyki z dnia 28 października 2013 r.

Instrukcja obiegu dokumentów księgowych w Miejsko-Gminnym Zespole Oświaty w Janikowie

Sprawozdawczość po zmianach w jednostkach państwowych (sprawozdania budżetowe) Prowadząca: mgr Krystyna Gąsiorek

ZARZĄDZENIE NR VII/287/2017 BURMISTRZA MIASTA ORZESZE. z dnia 14 grudnia 2017 r.

Zarządzenie Nr 75/2011 Burmistrza Stąporkowa z dnia 31 maja 2011 roku. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 97/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 1 października 2013 r.

Załącznik do zarządzenia Nr 1806/2007 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia r.

ZARZĄDZENIE Nr 20/2014. z dnia 24 marca 2014 r.

Załącznik Nr 3 WZÓR. z wykonania zadania publicznego.... (tytuł zadania publicznego) w okresie od... do...

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 38 A/2014 Burmistrza Miłakowa z dnia 15 maja 2014 roku

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR

URZĄD MIEJSKI W SŁUPSKU ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA SKARBU PAŃSTWA

Zarządzenie Nr B Burmistrz Ożarowa Mazowieckiego. z dnia 3 lutego 2017 r.

ZARZĄDZENIE NR 411/2010 BURMISTRZA MIASTA I GMINY OGRODZIENIEC z dnia 6 grudnia 2010 roku

Z A R Z Ą D Z E N I E N r 14/2010 PREZYDENTA MIASTA SKARŻYSKA KAMIENNEJ z dnia 27 stycznia 2010 roku

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 110/09 Starosty Lubelskiego z dnia

1 Wyjaśnienie pojęć użytych w instrukcji

Zarządzenie Nr 12 /2014 Wójta Gminy Wizna z dnia 9 maja 2014 roku

Zarządzenie wewnętrzne Nr OR Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia rok

Zarządzenie Nr 112/2009 Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia z dnia 31 sierpnia 2009 r.

Zarządzenie nr 27/2014 Wójta Gminy Wiżajny z dnia 01 kwietnia 2014r.

ZARZĄDZENIE NR 173/12 BURMISTRZA RAJGRODU

Powyższe przyjmuje i zatwierdza podpisem Przewodniczący lub jego zastępca. Druk/wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.

Podniesienie kompetencji cyfrowych mieszkańców województwa mazowieckiego W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO POLSKA CYFROWA NA LATA

ZAKŁADOWY PLAN KONT MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ w LUBANIU DLA PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO

Procedura kontroli wewnętrznej Gimnazjum nr 11 im. Jerzego Kukuczki w Bielsku-Białej

Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Radomiu.

Transkrypt:

-1- Załącznik nr 1 Do Zarządzenia nr 1/2009 z dnia 16 stycznia 2009r. ROZDZIAŁ I CELE I OGÓLNE ZASADY INSTRUKCJI Celem instrukcji jest doprowadzenie do zgodności ewidencji księgowej z wymogami ustawy o rachunkowości i prawa podatkowego w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie szczecińskim, jak również stworzenie odpowiedniego systemu kontroli w tym zakresie. Realizowane jest to przez: 1) Zapewnienie właściwego sporządzenia, przyjmowania, obiegu, archiwowania i kontroli dokumentów, bieżącego i prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzenia sprawozdawczości finansowej według odpowiednich procedur, 2) Zapewnienie prawidłowego i terminowego dokonywania rozliczeń finansowych (terminowego ściągania należności i spłat zobowiązań), 3) Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi, 4) Zapewnienie prawidłowego zawierania umów, zaciąganych zobowiązań. Odpowiedzialnym za dokonywanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jest główna Księgowa. W związku z powyższym wskazuje samodzielnym stanowiskom procedury związane z realizacją operacji gospodarczych i odpowiadających im dokumentów. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dokumencie, obok pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz w harmonogramie dochodów i wyników, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. Dowody zatwierdzone do zapłaty winny być uznane przez Dyrektora za zgodne z prawem i prawidłowe pod względem merytorycznym. W celu realizacji swoich zadań ma prawo: 1) wnioskować o określenie trybu, w jakim mają być wykonywane prze inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej, 2) żądać od innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również dokumentów do wglądu i wyliczeń będących źródłem informacji i wyjaśnień, -2-

3) żądać usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących m.in. a) przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, b) systemu kontroli dokumentów, c) przebiegu realizacji budżetu. Za gospodarkę materiałową w PCPR, zabezpieczenie przed kradzieżą i włamaniem pomieszczeń magazynowych oraz zapewnienie wymogów bezpieczeństwa, higieny i ochrony przeciwpożarowej tych pomieszczeń odpowiedzialny jest dyrektor. Dyrektor na wniosek Głównej Księgowej zarządzeniem powołuje komisję inwentaryzacyjną oraz przewodniczącego komisji, jak również stałą komisję likwidacyjną oraz przewodniczącego komisji (szczegółowe omówienia w odrębnej instrukcji inwentaryzacyjnej). Wszelkie czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wymagają kontrasygnowania przez Główną Księgową. Dysponent środków odpowiedzialny jest za: 1) potwierdzenie, iż środki finansowe na pokrycie zobowiązań mieszczą się w planie finansowym, w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej, 2) sprawdzenie czy realizacja zobowiązań jest zgodna z planem finansowym. Podpis dysponenta pod umową lub zleceniem oznacza zapewnienie o przyjęciu do realizacji ww. zlecenia w ramach zapreliminowania środków. w razie ujawnienia: 1) nieprawidłowości formalno rachunkowych dokumentu zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu usunięcia, 2) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujeta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie lub planie finansowym, z wyjątkiem przypadków dopuszczonych w przepisach odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jego przyczynach zawiadamia pisemnie Dyrektora PCPR. może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji lub wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Obsługę bankową budżetu reguluje ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Art. 134 tej ustawy stanowi, że bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez Radę Powiatu, czyli w przypadku Powiatu Stargardzkiego Bank PKO BP S.A. Oddział w Stargardzie Szczecińskim. Liczbę i rodzaj rachunków bankowych prowadzonych przez bank w celu obsługi bankowej ustala Zarząd Powiatu w drodze umowy z bankiem o prowadzenie rachunków bankowych. Rachunkiem bieżącym PCPR dysponuje Dyrektor PCPR i oraz innymi rachunkami bankowymi, tworzonymi na potrzeby realizacji zadań budżetowych. Plan kont PCPR zawiera analitykę rachunków bankowych. Obsługę kasową budżetu PCPR i PFRON prowadzi Bank PKO BP Oddział w Stargardzie Szczecińskim, który zgodnie z zawartą umową na obsługę bankową utworzył w siedzibie Starostwa kasę zewnętrzna. Wszelkie wpłaty i wypłaty gotówki z rachunków bankowych dokonywane są w kasie w siedzibie Starostwa. -3-

Dyrektor PCPR jako główny dysponent budżetu PCPR odpowiedzialny jest za prawidłową gospodarkę finansową. ROZDZIAŁ II DOWODY KSIĘGOWE Dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym źródłem zapisów księgowych. Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości dowodów księgowych powinien zawierać conajmniej : 1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca lub sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenia ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. W dowodzie księgowym, w którym nie dokumentuje się: 1) przekazania lub przejęcia składnika aktywów, 2) przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu, 3) nie jest dowodem zastępczym podpisy osób o których mowa w ust. 2 pkt.5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. -4-

Dysponent przekazujący dowody księgowe sporządzone w języku obcym ma zapewnić wiarygodne ich przetłumaczenie na język polski ich treści. Dowody księgowe powinny być: 1) rzetelne tj. zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, które dokumentują, 2) kompletne tj. zawierające dane określone w ust. 2 3) wolne od błędów rachunkowych. W dowodach księgowych nie dokonuje się wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz z uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czystości skreślonych wydarzeń wyrażeń i liczb, wpisanie treści poprawnej daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedna operację dokonuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą dokonania zapisu. Dowód księgowy musi być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione. Na dowodzie przedstawionym do realizacji potencjalnego zobowiązania umieszcza się pieczęć zawierająca informację: 1) zatwierdzono do wypłaty ze środków..( podaje się dysponenta środków lub rachunek, z którego ma być realizowana płatność) 2) symbol podziałki klasyfikacji budżetowej 3) kwotę 4) razem należność 5) Potrącenia 6) do wypłaty 7) datę 8) podpis Dyrektora i Głównego Księgowego. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione 2) korygujące poprzednie zapisy 3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obecnego dowodu źródłowego 4) rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. -5-

Zestawienia dowodów księgowych powinny składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu którego dotyczą objęte nim dowody, kwoty do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej. Zestawienia winny obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części oraz zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu przeniesienia ze stosowanej techniki księgowości. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych (lub dowodów obcych uprzednio wystawionych poprzez kontrahentów) oraz dowody wystawione przez jednostkę dokonującą ich księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych. Z chwilą wprowadzenia faktury VAT i rachunków korekty przeprowadza się fakturami korygującymi lub notami korygującymi. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowymi źródłami do sporządzenia listy jest pismo angażujące, które może mieć formę: 1) aktu mianowania 2) umowy o pracę 3) zmiany umowy o pracę 4) wniosków o nagrodę. Pismo angażujące nowego pracownika, które jest potwierdzeniem zawarcia umowy o pracę wystawia komórka służb pracowniczych w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem :- oryginał dla pracownika - księgowość, kadry Pismo angażujące powinno być zawierać datę rozpoczęcia, określenie stanowiska i warunków wynagrodzenia oraz podpis Dyrektora. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane : 1) okres za jaki obliczono wynagrodzenie 2) sumę wynagrodzeń netto 3) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły 4) sumę zasiłku rodzinnego Zgodnie z ustaleniami ogólnych przepisów kodeksu w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń z tytułu należności egzekucyjnej na podstawie nakazów egzekucyjnych. Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyraźną zgodą na piśmie pracownika. Na listach płac nie dopuszcza się dokonywania jakichkolwiek poprawek. Błędy poprawia się poprzez sporządzanie dodatkowych list płac -6-

Listy płac pracowników powinny być podpisane przez : 1) Dyrektora PCPR 2) Głównego Księgowego W Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie stosuje się bezgotówkową formę realizacji wypłat wynagrodzeń tj. poprzez przelew na rachunek oszczędnościowo rozliczeniowy pracownika. W wyjątkowych wypadkach za zgodą Dyrektora dopuszcza się wypłaty wynagrodzenia w kasie prowadzonej przez bank w siedzibie Starostwa. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia składek zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich dokumentowanie zawarte są w instrukcji i zarządzeniach ZUS. ROZDZIAŁ III KONTROLA MERYTORYCZNA I FORMALNO-RACHUNKOWA Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu: -czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, -czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego uprawnione, -czy planowana operacja gospodarcza,znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, -czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia, itp.., -czy dane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, -czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta : umowa o pracę lub wykonanie usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie, -czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, -czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, który winien zwierać datę i podpis sprawdzającego. Jeżeli zachodzi taka konieczność,opis nieprawidłowości winien być potwierdzony dodatkowo przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej. Korekta błędów zawartych w dowodach wewnętrznych może być dokonywana tylko w sposób określony przepisami ustawy o rachunkowości. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędnym jest jego uzupełnienie. Uzupełnienie takie winno być zamieszczone na odwrocie dokumentu. -7-

Kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę dokonania kontroli wraz ze wskazaniem jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja opatrując ją własnym podpisem. Kontrola merytoryczna powinna być dokonywana przez osoby do tego upoważnione przez dyrektora jednostki. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej : Lp Rodzaj dokumentu Rodzaj działalności/ Obszar kontroli 1 Umowy, zamówienia i zlecenia Zgodność z prawem, Z planem wydatków Celowość zamówienia Nazwisko i Imię oraz stanowisko Dyrektor Ryszard Falkowski Wzór podpisu Osoba zastępująca Wzór podpisu Lucyna Lamla 2 Faktury, rachunki dot. zakupu usług, materiałów, wyposażenia itp. Zgodność prawem Z planem wydatków Celowość zakupu lub usługi 3 Dokumentacja i płacy Zgodność z Kodeksem Pracy Dyrektor Ryszard Falkowski Dyrektor Ryszard Falkowski Lucyna Lamla Lucyna Lamla KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy: 1) wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, 2) przedstawione dowody są kompletne, 3) zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, 4) dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych, 5) potencjalne zobowiązanie jest zgodne z planem finansowym, 6) jednostka posiada środki finansowe na pokrycie potencjalnego zobowiązania.. Nieprawidłowości formalno rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony do poprawienia błędów w dowodach księgowych. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne Kontrola formalno-rachunkowa powinna być przeprowadzana przez osoby do tego upoważnione. -8-

Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej. Lp. Rodzaj dokumentacji Obszar kontroli Nazwisko i imię Stanowisko 1 Dokumentacja i płacy Czy nie zawiera błędów Lucyna Lamla matem. Wzór podpisu 2 Faktury, rachunki dotyczące zakupu materiałów, usług, wyposażenia Czy nie zawiera błędów formalnych, matematycznych Lucyna Lamla 3 Umowy, zamówienia i zlecenia Formalno-rachunkowe Lucyna Lamla ROZDZIAŁ IV Terminarz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz stanowisk biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych Lp Nazwa dokumentu Symbol / Kat.akt 1 Nota księgowa 2 Polecenie wyjazdu służbowego 3 Polecenie księgowania PK 4 Faktury, rachunki, Sprawdzenie formalnorachunkowe 5 czeki Opis czynności sporządza Termin wykonania Il. egz.. otrzymuje Obciążenie lub uznanie kosztami FK Do 5 dnia 2 Adresat następnego FK miesiąca Wpisanie do rejestru wydanych pracownik Przed wyjazdem 1 FK delegacji służbowych uzyskanie podpisu dyrektora Zapis księgowy bez faktu FK Do 5dnia 1 FK dokonania operacji gospodarczej następnego,poprawienie błędów miesiaca Wypisanie czeku, uzyskanie podpisów osób upoważnionych Dostawca lub wykonawca usługi FK Po dokonaniu Usługi lub zakupu Przed wypłatą w banku 1 FK 1 Odbiorca środków 6 Przelewy bankowe Sporządzenie przelewu FK Przed terminem płatności 2 bank 7 Wyciąg bankowy 8 Kwestionariusz osobowy 0 Sporządzenie informacji o bank Zmianach na rachunku bankowym Wypełnienie druku Kandydat na pracownika, pracownik Po zmianie salda W dniu zatrudnienia 1 FK 1 kadry 9 Zaświadczenie lekarskie o zdolności do Uzyskanie lekarskiego zaświadczenia lekarz Przed rozpoczęciem 1 kadry 10 Oświadczenie podatnika podatku doch. od osób fizycznych Pit-3 Wypełnienie f ormularza pracownik W 1 dniu lub po zmianie 1 kadry 11 Umowy o pracę, angaże i zmiany angaży 12 Umowy-zlecenia pracowników własnych i obcych, umowy o dzieło 0 -ubezp. 0 -nie ubezp. Sporządzenie umowy KADRY Najpóźniej o 7 dni po rozpoczęciu Sporządzenie umów FK Przed rozpoczęciem 3 1-pracownik 1-kadry 1-FK 2 1-zleceniob. 1-FK Nazawa dokumentu 13 Oświadczenie zleceniobiorcy dot. ubezpieczeń Symbol Kat. akt 0 Opis czynności Oświadczenie o podleganiu lub Nie - Ubezpieczeniom społecznym Kto sporządza Zleceniobiorca Termin wykonania W momencie podpisyania Umowy lub Zaistniałej zmiany Ilość Kto Egz. otrzymuje 1 FK

14 Wniosek o urlop B2 Uzyskanie akceptacji dyrektora pracownik 7 dni przed urlopem 1 kadry 15 Plan urlopów B2 Zaplanowanie urlopów na rok bieżący przez pracowników kadry Do 20 stycznia br 2 1-starostwo 1-kadry 16 Listy płac 17 Zasiłki chorobowe, 18 Wnioski premiowe lub dot.. innych dodatków 0 0 Naliczenie wynagrodzeń zgodnie FK Przed dniem FK z angażem wypłaty Naliczenie wynagrodzenia za czas FK W dniu 1 FK choroby, naliczenie wynagr. za pracę FK dyrektor Przed wypłatą 1 FK 19 Listy obecności Potwierdzenie obecności w pracownika pracownik Każdego dnia 1 FK 20 Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do Dostarczenie zaświadczenia do zakładu pracownik Do 7 dni po otrzymaniu 1 kadry 21 Druki ZUS Wypełnienie druków w programie ZUS-Płatnik Do 7 dni po zmianie faktu 1 FK 22 Wypowiedzenie umowy o pracę Lub warunków, Rozwiązanie umowy 23 Świadectwo 0 0 Złożenie podania przez pracownika lub wypowiedzenie przez zakład Zakład lub pracownik Zgodnie z Kodeksem Pracy Sporządzenie Swiadectwa KADRY W ostatnim dniu 24 Likwidacja środka trwałego LT Po uzyskaniu zaświadczenia że koszt naprawy przewyższa wartość przedmiotu 25 Likwidacja pozostałego środka trwałego w używaniu 26 Dyspozycje wypłat dotacji zgodnie Z ustalonym układem wykonawczym budżetu 27 Zestawienie należnych powiatowi dotacji 28 Rozliczenia udzielonych dotacji wraz z podjętą uchwałą 29 Projekty umów porozumień między powiatami dot. zwrotu poniesionych kosztów utrzymania Dzieci w rodzinach zastępczych i placówkach 30 Wstrzymanie wypłaty świadczenia LW Powołanie komisji która dokona zniszczenia Sporządzenie dyspozycji Dot. zwrotu kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych i placówkach Sporządzenie informacji Podsumowanie roczne Sporządzenie umów, Pismo do wychowanka lub rodz. Zast. o wstrzymaniu świadczenia do czasu wyjaśnienia sytuacji 2 Dyrektor Lub pracownik 3 1-pracownik 1-kadry 1-FK FK Na bieżąco 1 FK FK Na bieżąco 1 FK socjalny PCPR socjalny PCPR socjalny PCPR socjalny PCPR socjalny Do 7 dnia każdego miesiąca Niezwłocznie po otrzym. informacji 2 1-starostwo 1-pcpr 2 1-starostwo 1-pcpr 2 1-starostwo 1-pcpr 2 1-starostwo 1-pcpr 3 1-zainter. 2-a/a 3-ksieg. 31 Zawiadomienie o terminie komisji orzekającej Pismo informujące o dacie i miejscu odbycia się składu orzekającego 32 postanowienie Pismo o terminie rozpatrzenia sprawy /w przypadku złożenia wniosku 30 dni przed upływem ważności poprzedniego/ 33 orzeczenie B 50 Na podstawie orzeczenia składu orzekającego zespołu zespołu zespołu 30 dni od daty wpływu wniosku 14 dni od daty komisji 2 1-zainter. 1-a/a 2 1-zainter. 1-a/a 4 2-zainter. 2-a/a - 10 -

Oświadczenie pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie i Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Stargardzie Szczecińskim o zapoznaniu się z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów 1.Lamla Lucyna 2.Krętkowska Agnieszka 3.Kręźlewicz Ewa 4.Kwarciak Paulina 5.Galczak Anna 6.Tarnawska Agnieszka 7.Szypowski Krzysztof 8.Tomczak Anna 9.Machocka Emilia 10 11 12