DZIAŁ IV Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego, zastępcy dyrektora administracyjnego, kwestora i zastępcy kwestora

Transkrypt

1 DZIAŁ IV Zakres działania i kompetencje dyrektora administracyjnego, zastępcy dyrektora administracyjnego, kwestora i zastępcy kwestora 20 Dyrektor administracyjny 1. Dyrektor administracyjny podlega bezpośrednio rektorowi. 2. Dyrektor administracyjny kieruje administracją i gospodarką Uczelni, podejmuje decyzje dotyczące mienia w zakresie zwykłego zarządu z wyłączeniem spraw zastrzeżonych w ustawie lub statucie dla organów Uczelni. 3. Dyrektor administracyjny wykonuje swoje funkcje przy pomocy: - zastępcy dyrektora administracyjnego, - kwestora (Głównego Księgowego), - kierowników bezpośrednio podporządkowanych jednostek administracyjnych. 4. Szczegółowy zakres kompetencji dyrektora administracyjnego: w zakresie organizacji pracy administracji: 1) organizowanie i koordynowanie pracy podległej administracji Uczelni, 2) wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji regulujących działalność gospodarczo-administracyjną i finansową, 3) nadzór nad działalnością jednostek administracyjnych oraz pracowników bezpośrednio podległych, 4) wnioskowanie do rektora w sprawach struktury organizacyjnej administracji Uczelni, w zakresie spraw pracowniczych: 1) zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę i innych cywilno-prawnych z pracownikami swojego pionu, przyznawanie premii i nagród, 2) nagradzanie, awansowanie, przenoszenie i karanie pracowników zatrudnionych w podległych jednostkach organizacyjnych, 3) zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, 4) rozpatrywanie skarg, zażaleń i wniosków, 5) zatwierdzanie planów urlopów wypoczynkowych dla pracowników administracji i obsługi,

2 - 19-6) określanie zakresu obowiązków swoich zastępców, 7) opracowywanie planów zatrudnienia pracowników administracji i obsługi, przedstawianie ich do zatwierdzenia rektorowi oraz wspólne z kwestorem czuwanie nad prawidłowym wykorzystaniem funduszu płac, w zakresie gospodarki mieniem: 1) podejmowanie decyzji i zawieranie umów o wykonanie remontów i inwestycji, 2) zawieranie umów dotyczących eksploatacji budynków, 3) zawieranie umów o wynajem pomieszczeń i umów dzierżawy, 4) ustalanie stawek odpłatności za: - wynajem pomieszczeń, - korzystanie z miejsca w Hotelu Asystenckim, - korzystanie z miejsca na parkingu, - dzierżawę gruntu, - wynajem środków transportu, 5) akceptowanie zamówień i zawieranie umów przy dokonywaniu zakupów na cele administracyjne i gospodarcze, 6) akceptowanie faktur i rachunków, po ich sprawdzeniu pod względem formalnym i merytorycznym przez odpowiedzialnych pracowników, 7) podejmowanie decyzji w sprawach likwidacji i przeceny środków trwałych i materiałów, 8) podejmowanie decyzji o sprzedaży zbędnych środków trwałych, przedmiotów i materiałów, 9) akceptowanie protokołów komisji likwidacyjnej oraz zatwierdzanie rozliczeń i obciążeń za wynikłe różnice inwentaryzacyjne, 10) powoływanie komisji ds. przetargu środków trwałych, 11) przygotowanie projektu planu rzeczowo-finansowego Uczelni i przedkładanie go rektorowi do uchwalenia przez senat oraz przygotowanie sprawozdania z jego wykonania na podstawie planów i sprawozdań cząstkowych, 12) przygotowanie projektu planu rzeczowo-finansowego swojego pionu i sprawozdania z jego wykonania, 13) sprawowanie nadzoru nad pionem finansowo-księgowym w zakresie prowadzenia ewidencji w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów jednostek zdecentralizowanych i scentralizowanych dla celów umożliwiających właściwe funkcjonowanie systemu finansowoekonomicznego, 14) prowadzenie bieżącej kontroli nad realizacją budżetu przez poszczególne piony; możliwość wnioskowania do rektora o wstrzymanie finansowania jednostek organizacyjnych, 15) odpowiedzialność za wydatkowanie środków przeznaczonych na następujące cele:

3 a) odtwarzanie i modernizację środków trwałych w pionie dyrektora, b) koszty bhp i p.poż., c) koszty środków czystości, d) administrowanie wydatkami, na które są przeznaczone określone fundusze, tj.: - eksploatacja obiektów Uczelni, - eksploatacja środków transportu, - wydatki socjalne dla pracowników, - remonty i inwestycje z dotacji dydaktycznej Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu oraz środków przekazanych przez wydziały w drodze uzgodnień z rektorem, - eksploatacja domów studenckich i stołówki z funduszu pomocy materialnej dla studentów, w zakresie spraw socjalnych i mieszkaniowych: 1) administrowanie funduszem świadczeń socjalnych w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, 2) zawieranie umów o kolonie, zimowiska i wczasy, 3) uruchamianie naliczonego funduszu świadczeń socjalnych, 4) udzielanie pożyczek z funduszu świadczeń socjalnych, 5) wydawanie i zmiana regulaminu przyznawania pomocy ze środków funduszu świadczeń socjalnych. 21 Zastępca dyrektora administracyjnego Do podstawowych obowiązków zastępcy dyrektora administracyjnego należy w szczególności: 1) nadzorowanie racjonalnej i oszczędnej gospodarki składnikami majątkowymi, w tym również związanymi z inwestycjami i remontami, 2) nadzorowanie należytego przechowywania, zabezpieczenia przed pożarem i kradzieżą oraz ewidencji składników majątkowych, o których mowa w pkt 1), 3) nadzorowanie gospodarki transportem samochodowym, stołówki studenckiej, eksploatacji, konserwacji obiektów Uczelni i sprzętu, 4) sporządzanie zakresów obowiązków służbowych podległych kierowników jednostek organizacyjnych, 5) nadzorowanie działalności podległych jednostek organizacyjnych, 6) wykonywanie wszystkich obowiązków służbowych dyrektora administracyjnego podczas jego nieobecności, nie zastrzeżonych dla dyrektora administracyjnego.

4 Kwestor 1. Do obowiązków kwestora należy w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegające zwłaszcza na: a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki, - sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej, b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych, c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 2) prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami, b) zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę, c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, 3) analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu i innych będących w dyspozycji jednostki, 4) dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków, b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planu rzeczowo-finansowego, c) następnej kontroli operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowania,

5 - 22-5) kierowanie pracą podległych jednostek organizacyjnych oraz pracowników, 6) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektora administracyjnego, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dochodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. 2. Oprócz obowiązków określonych w pkt 1-6 należy także: - opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania planu rzeczowo-finansowego oraz wstępna kontrola legalności dokumentów dot. wykonania planu rzeczowo-finansowego. 3. Dowodem dokonania przez kwestora kontroli wewnętrznej operacji gospodarczej, o której mowa w pkt 4 i 7, jest jego podpis złożony na dokumentach tej operacji. Złożenie podpisu przez kwestora na dokumencie oznacza, że: a) sprawdził, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta, c) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej oraz operacji mieszczących się w planie rzeczowo-finansowym, d) stwierdził formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. 4. Główny Księgowy w razie ujawnienia: a) nieprawidłowości formalno-rachunkowych dokumentu zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu ich usunięcia, b) nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w planie rzeczowo-finansowym, odmawia jego podpisania. 5. Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego przez niego kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji gospodarczej, której dokument ten dotyczy. Jednocześnie kwestor powinien na piśmie zawiadomić dyrektora administracyjnego o odmowie podpisania dokumentu i odmowę tę umotywować. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zawiadomienia dyrektor administracyjny wyda w formie pisemnej polecenie realizacji zakwestionowanej operacji gospodarczej, kwestor jest obowiązany dokument podpisać, z wyjątkiem przypadku, gdy wykonanie polecenia dyrektora administracyjnego stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie.

6 Odmowa podpisania przez kwestora dokumentu poddanego kontroli następnej powoduje księgowanie kwoty zakwestionowanej operacji gospodarczej, której dokument dotyczy jako kwoty do dalszego rozliczenia. Jednocześnie kwestor powinien zawiadomić pisemnie dyrektora administracyjnego o odmowie podpisania dokumentu, odmowę tę umotywować oraz przedstawić wniosek co do sposobu rozliczenia kwestionowanej operacji gospodarczej. Jeżeli po zapoznaniu się z treścią tego zaświadczenia dyrektor administracyjny wyda w formie pisemnej polecenie rozliczenia operacji w sposób zakwestionowany przez kwestora, kwestor jest obowiązany dokument podpisać i przekazać go do zaksięgowania stosownie do polecenia, z wyjątkiem przypadku gdy wykonanie dyspozycji dyrektora administracyjnego stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie. 7. W razie, gdy wykonanie polecenia dyrektora administracyjnego stanowiłoby przestępstwo lub wykroczenie, kwestor jest obowiązany powiadomić o tym rektora. 8. W celu realizacji swoich zadań kwestor ma prawo: 1) wnioskować określając tryb, według którego mają być wykonane przez inne służby prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej, 2) żądać od innych służb udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 3) żądać od innych służb usunięcia w wyznaczonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, - systemu kontroli wewnętrznej, - systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej, 4) występować z wnioskiem do dyrektora administracyjnego o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień, które nie leżą w zakresie działania kwestora. 23 Zastępca Kwestora Do podstawowych obowiązków zastępcy kwestora należy:

7 - 24-1) wykonywanie wszystkich obowiązków służbowych kwestora podczas jego nieobecności, 2) organizacja i nadzór nad całością spraw związanych z księgowością Uczelni, 3) organizowanie i doskonalenie wiedzy fachowej pracowników księgowości, 4) nadzorowanie właściwego przechowywania i zabezpieczania druków ścisłego zarachowania oraz dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych, 5) dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów finansowych, 6) prowadzenie kont analitycznych do: - inwestycji budowlanych, - działalności wydawniczej Uczelni, 7) sporządzanie sprawozdawczości finansowej i statystycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8) nadzorowanie ewidencji majątku Uczelni, 9) prowadzenie dokumentacji finansowej dotyczącej środków inwestycji i środków na wyposażenie, 10) sporządzanie wniosków kredytowych do NBP.