INSTRUKCJA DLA CERTYFIKATU FIRMOWEGO Niniejsza instrukcja przeznaczona jest dla osób, które ubiegają się o nowy certyfikat Firmowy. Certyfikatem Firmowym nazywamy certyfikat, który oprócz imienia i nazwiska posiadacza certyfikatu zawiera również nazwę Organizacji (jest to firma, instytucja państwowa lub inna jednostka organizacyjna zwana w niniejszej instrukcji Zamawiającym). Instrukcja składa się z 3 części. Każda z nich opisuje kolejny etap, który należy przejść aby przygotować wszelkie dane potrzebne w procesie certyfikacji. Pierwszy etap to utworzenie własnego konta w ERP Elektronicznym Punkcie Rejestracji. Etap ten nie dotyczy osób, które już takie konto posiadają. Drugi etap polega na wypełnieniu Formularza Zgłoszeniowego przez Zamawiającego. Trzeci etap polega na wypełnieniu tzw. Kuponów czyli Formularzy Zgłoszenia Certyfikacyjnego przez poszczególne osoby, które ubiegają się o certyfikat Firmowy. Spis treści: Etap I - tworzenie własnego konta w ERP Elektronicznym Punkcie Rejestracji str. 1 Etap II - wypełnianie Formularza Zgłoszeniowego str. 6 Etap III - wypełnianie kuponów czyli Formularza Zgłoszenia Certyfikacyjnego str. 13 ETAP I tworzenie własnego konta w ERP Elektronicznym Punkcie Rejestracji. W pierwszej kolejności zakładamy konto w EPR Elektroniczny Punkt Rejestracji. Należy wejść na stronę www.podpiselektroniczny.slask.pl, i kliknąć na przycisk Elektroniczny Punkt Rejestracji widoczny po lewej stronie ekranu. Patrz rys 1. Strona 1
Rys. 1. Wtedy nastąpi przekierowanie do Elektronicznego Punktu Rejestracji, gdzie należy rozpocząć procedurę zakładania konta. Patrz rys. 2. Rys. 2. Przyciskamy myszką w miejscu wskazanym przez kursor na Rys. 2. Zostaniemy przekierowani do krótkiego formularza, który należy wypełnić w celu utworzenia konta z pozycji którego będzie można wypełnić Formularze. Wpisane do formularza hasło musi zawierać przynajmniej 8 znaków, w tym przynajmniej jeden raz musi występować wielka litera, mała litera, Strona 2
cyfra i symbol (np.!, @, #, $ itp.). Wpisane hasło proszę zapamiętać, gdyż będzie potrzebne w przyszłości np. do odnowienia certyfikatu. Procedura przypomnienia/zmiany hasła opisana jest w osobnej instrukcji. Wzór wypełnienia znajduje się na Rys. 3. Rys. 3. Strona 3
Po wypełnieniu formularza zgodnie z powyższym wzorem przyciskamy myszką w miejscu wskazanym przez kursor na Rys. 3. Po wciśnięciu tego przycisku pojawi się komunikat na żółtym tle - patrz Rys. 4. Rys. 4. Kod aktywacyjny przesyłany jest na adres e-mail niemal natychmiast, należy więc sprawdzić na swojej skrzynce pocztowej czy w poczcie przychodzącej pojawił się mail o tytule: Kod aktywacyjny przykład na Rys. 5. Uwaga: jeżeli nie otrzyma się takiego maila, zaleca się po upływie np. 30 minut skontaktować się z infolinią Sigillum ( tel. 22 464 79 79 w godz. 7 15) celem wyjaśnienia przyczyny. Rys 5. W czasie do 12 godzin od przesłania formularza należy otworzyć ten e-mail i kliknąć na załączony link patrz Rys. 6. Rys. 6. Kliknięcie spowoduje otwarcie się konta EPR z komunikatem na żółtym tle: Aktywacja konta zakończyła się sukcesem. Patrz Rys. 7. Rys 7. Strona 4
Na tym kończy się pierwszy etap załatwienia certyfikatu. Kolejnym etapem będzie zalogowanie się do założonego konta oraz wypełnienie stosownych formularzy. Przejdź do Etapu II. Uwaga: Aktywacja nie zakończy się sukcesem, jeżeli przekroczony został czas 12 godzin od założenia konta, zobaczymy wtedy następujący ekran patrz Rys. 8. Rys. 8. Wtedy należy wpisać swój e-mail, hasło i wcisnąć przycisk: Wyślij ponownie link aktywacyjny. Patrz Rys. 9. Rys. 9. Po otrzymaniu nowego e-maila z kodem aktywacyjnym należy powtórzyć czynności pokazane na Rys. 6 i 7. Strona 5
ETAP II wypełnianie Formularza Zgłoszeniowego. Należy zalogować się do utworzonego konta EPR wpisując swój e-mail oraz hasło. Patrz Rys. 10. Rys. 10. Po zalogowaniu się na konto, po lewej stronie zobaczymy menu, w sekcji Certyfikat firmowy przyciskamy opcję: Nowy. Patrz Rys. 11. Rys. 11. Na ekranie pojawi się tzw. przyjazna nazwa sprawy, którą możemy zmienić np. wpisując nazwę naszej Firmy. Pod nazwą sprawy zobaczymy listę nazw miast, w których znajdują się Punkty Rejestracji. Śmiało wybieramy Punkt Rejestracji w Bytomiu patrz Rys. 12. Strona 6
Rys. 12. Następnie po prawej stronie pojawi się adres Punktu Rejestracji i nazwa firmy prowadząca ten Punkt należy na ten tekst kliknąć i kiedy podświetli się na niebiesko przycisnąć przycisk Dalej patrz Rys. 13. Rys. 13. Wtedy na ekranie wyświetli nam się FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY będzie on stanowił załącznik nr 2 do Umowy pomiędzy Zamawiającym a Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. Treść umowy jest publikowana na stronach: www.podpiselektoniczny.slask.pl w zakładce: Do pobrania lub na stronie www.sigillum.pl w zakładce: Repozytorium. Zachęcamy do zapoznania się z jej treścią przed udaniem się do Punktu Rejestracji. Powyżej formularza znajduje się komunikat informacyjny. Patrz Rys. 14. Strona 7
Rys. 14. W przypadku pozostawienia pustymi pól oznaczonych gwiazdką podczas próby wysyłania formularza pojawią się komunikaty o błędach i będzie trzeba te pola uzupełnić, w przypadku gdy pole nie jest obowiązkowe np. nr faxu to jeżeli nie chcemy go wypełniać wpisujemy myślnik: -,w przypadku wątpliwości co mamy wpisać w dane pole korzystamy z pomocy (dostępnej po najechaniu myszką na dane pole). Część A Formularza Zgłoszeniowego DANE ZAMAWIAJĄCEGO. W tej części podajemy pełną nazwę i adres Zamawiającego. W przypadku, gdy nie jest to firma zapisana w odpowiednich rejestrach w polu A3 wpisujemy np. jednostka budżetowa, jednostka samorządu terytorialnego itd. w polu A4 i A5 należy postawić myślnik: -. Jeżeli siedziba nie posiada numeru lokalu pole A10 to należy wpisać tam myślnik a nie cyfrę 0. Jeżeli adres korespondencyjny jest taki sam jak siedziby to można zaznaczyć myszką kwadracik usytuowany pod polem A11. Patrz Rys. 15 i 16. Rys. 15. pola A1 A5 - wzór dla firm. Strona 8
Rys. 16. pola A1 A5 - wzór dla instytucji państwowych lub samorządowych. Część B1 i B2 Formularza Zgłoszeniowego UPOWAŻNIENI PRZEDSTAWICIELE ZAMAWIAJĄCEGO. Jest to część formularza, do której wpisujemy dane jednej osoby (ew. 2 osób), która będzie podpisywała Umowę czyli osoby reprezentująca firmę lub instytucję. W sytuacji gdy wśród subskrybentów (czyli osób które są przez Zamawiającego zgłaszane do certyfikacji) nie znajduje się nikt z zarządu firmy lub z dyrekcji instytucji, osoba reprezentująca Zamawiającego może upoważnić jednego z subskrybentów do podpisania umowy. Wzór upoważnienia znajduje się na stronach: www.podpiselektoniczny.slask.pl w zakładce: Do pobrania lub na stronie www.sigillum.pl w zakładce: Repozytorium. Tak więc w pola od B1 do B8 należy wpisać dane osoby która będzie podpisywała umowę! Dodatkowy dokument tożsamości wpisujemy tylko wtedy, gdy upoważniony przedstawiciel nie dysponuje dowodem osobistym. Szczegóły na temat jakie dokumenty tożsamości są potrzebne do załatwienia certyfikatu znajdują się w przewodniku klienta, który można pobrać ze strony: www.podpiselektoniczny.slask.pl w zakładce: Do pobrania. Jeżeli umowę będzie podpisywała jedna osoba należy kliknąć w kwadracik nad polem A13. Brak drugiego przedstawiciela, wtedy pola od B13 do B24 znikną. Patrz Rys. 17. Rys. 17. Część C Formularza Zgłoszeniowego USŁUGI CERTYFIKACYJNE. Pola od C1 do C5 pomijamy, gdyż będą same się uzupełniały na skutek dopisywania przez nas kolejnych subskrybentów w dalszej części formularza (część L). Pola od C 6 do C 12 są to pola do Strona 9
wpisania danych Zamawiającego, które zostaną wpisane do Certyfikatu prosimy o uważne wprowadzanie danych. Część L Formularza Zgłoszeniowego LISTA SUBSKRYBENTÓW USŁUG CERTYFIKACYJNYCH. Aby dopisać subskrybentów do listy należy kliknąć przycisk: : Dodaj subskrybenta do listy. Patrz Rys. 18. Rys. 18. Poniżej na Rys. 19. Znajduje się przykład dopisywania subskrybenta do listy. Rys. 19. sytuacja w której osoba wypełniająca Formularz Zgłoszeniowy będzie również subskrybentem. Pola jednostka organizacyjna i stanowisko nie są obowiązkowe! Uwaga! Dopisanie subskrybenta do listy powoduje wygenerowanie tzw. kuponu, który jest zalążkiem Formularza Zgłoszenia Certyfikacyjnego (w skrócie FZC). Formularze te stanowią załącznik do umowy pomiędzy Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. a subskrybentem. Osoba dopisująca subskrybenta do listy musi zdecydować o tym kto będzie wypełniał w/w formularz FZC. Jeżeli sam zamierza wypełniać te Formularze musi wybrać odpowiednią opcję. Wybór polega na kliknięciu na kwadracik e-mail do obsługi konta wtedy pojawi się nowy wiersz do którego wpisuje adres e-mail używany do własnego konta w EPR patrz Rys. 20. Wtedy kupon umożliwiający wypełnienie formularza FZC trafi do na jego konto w EPR. Jeżeli jednak zdecyduje, że Formularze FZC mają wypełniać poszczególni subskrybenci w EPR zostaną utworzone nowe konta dla poszczególnych subskrybentów patrz Rys. 21 i kupony trafią na te konta. System EPR tworzy konta subskrybenckie na podstawie wprowadzanych adresów e-mail wpisywanych w pole e-mail zamieszczony w certyfikacie dlatego należy bardzo starannie wpisywać adresy e-mail. Strona 10
Rys. 20. - sytuacja w ktorej osoba wypełniająca Formularz Zgłoszeniowy nie jest subskrybentem ale będzie wypełniała tzw. kupon (czyli Formularz Zgłoszenia Certyfikacyjnego) w imieniu subskrybenta. Rys. 21. - sytuacja taka, że osoba wypełniająca Formularz Zgłoszeniowy nie jest subskrybentem a kupon (czyli Formularz Zgłoszenia Certyfikacyjnego) będzie wypełniał subskrybent. Informacje w jaki sposób tworzone są nowe konta dla poszczególnych subskrybentów oraz gdzie znajdują się kupony i jak się je wypełnia znajdują się w części III niniejszej instrukcji patrz str. 13. Kolejnym ważnym polem jest pole: Wartość graniczna transakcji jest to pole które należy wypełnić obowiązkowo. Określa ono do jakiej wartości subskrybent będzie mógł zawierać transakcje przy użyciu certyfikatu. Może to być cyfra zero wpisujemy 0 jeżeli Zamawiający nie zamierza umożliwiać subskrybentowi zawierania transakcji w jego imieniu z użyciem certyfikatu. Innym przypadkiem jest podanie konkretnej kwoty do jakiej subskrybent będzie mógł zawrzeć transakcję np. dziesięć tysięcy złotych wpisujemy 10000, jeżeli nie chcemy wprowadzać ograniczeń kwotowych wpisujemy myślnik -. Aby wypełnić pole źródło klucza należy wybrać właściwą kartę z listy wyboru. Patrz Rys 22. Strona 11
Rys. 22. Jeżeli wyrabiamy podpis elektroniczny po raz pierwszy musimy zakupić kartę i zazwyczaj czytnik. Zdjęcia produktów znajdują się w cenniku w następującej lokalizacji: www.sigillum.pl/cennik.html Karta Msign SETID v.1.format duża wybieramy gdy zamierzamy zakupić kartę klasyczną Karta Msign SETID v.1.format Mini SIM - wybieramy gdy zamierzamy zakupić kartę mini Karta w posiadaniu Subskrybenta wybieramy gdy odnawiamy certyfikat i nie zamierzamy zmieniać karty. Jeżeli zamierzamy zakupić czytnik to należy wybrać odpowiedni czytnik do karty Patrz Rys. 23 i 24. Rys. 23. Karta klasyczna i czytnik SCR 3310. Rys. 24. Karta mini i czytnik TOKEN. Strona 12
ETAP III - Wypełnianie kuponów czyli Formularza Zgłoszenia Certyfikacyjnego. Osoba posługująca się certyfikatem kwalifikowanym PCCE Sigillum zwana jest: subskrybentem usług certyfikacyjnych w skrócie: subskrybentem. Celem uzyskania certyfikatu subskrybent powinien samodzielnie wypełnić elektroniczny formularz (w tak zwanym Elektronicznym Punkcie Rejestracji - EPR )zwany: Formularzem Zgłoszenia Certyfikacyjnego, który jest załącznikiem do umowy (prosimy o wcześniejsze zapoznanie się z treścią umowy) pomiędzy nim a Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A. Wzór treści umowy oraz formularza można pobrać ze strony: www.podpiselektoniczny.slask.pl z zakładki: Do pobrania lub www.sigillum.pl z zakładki: Repozytorium. Poniżej prezentujemy instrukcję jakie czynności należy wykonać aby prawidłowo wypełnić formularz. Subskrybent otrzymuje dwie wiadomości e-mail w dniu, w którym osoba wypełniająca Formularz Zgłoszeniowy dopisze danego subskrybenta do listy i prawidłowo zapisze formularz (jeżeli osoba dopisująca subskrybenta do listy podała swój adres e-mail do obsługi konta nie musi wykonywać czynności opisanych od rysunku 25 do 29 od razu klika na nowy kupon w sposób pokazany na Rys. 30.) Wiadomości pocztowe przyjdą z adresu: Sigillum PCCE epr@sigillum.pl - patrz Rys. 25. Rys. 25. Należy otworzyć wiadomość: Powiadomienie o założeniu konta patrz Rys.26. Rys. 26. Należy kliknąć na link załączony do maila patrz Rys.27. Strona 13
Rys.27. Po ukazaniu się okna logowania do Elektronicznego Punktu Rejestracji należy wpisać adres e-mail, na który otrzymaliśmy wiadomość oraz wkleić otrzymane w wiadomości hasło a następnie wcisnąć przycisk: Zaloguj się. Po zalogowaniu się zobaczymy następujący ekran patrz Rys 28. Rys. 28. Teraz należy wpisać swoje dane. NIP i nazwę firmy można pominąć. Po wpisaniu danych klikamy przycisk: Zapisz dane patrz Rys. 29. Można też zmienić hasło. Strona 14
Rys. 29. W rezultacie prawidłowego wypełnienia formularza otrzymamy następujący komunikat patrz Rys. 30. Rys. 30. W tym momencie możemy rozpocząć wypełnianie formularza klikając na przycisk: Nowe kupony (1) patrz Rys. 30, wtedy wyświetli nam się w środkowej części ekranu nazwa sprawy, gdzie klikamy na kupon, patrz Rys. 31 Strona 15
Rys. 31. Po pojawieniu się następnego ekranu klikamy przycisk: Wypełnij patrz Rys. 32. Rys. 32. Wtedy wyświetli nam się częściowo wypełniony formularz. Patrz rys. 33. Proszę zwrócić uwagę komunikat na górze formularza! Strona 16
Rys. 33. Brakujące pola wypełniamy. W części B1 wpisujemy tylko dane z dowodu osobistego. Drugi dokument nie jest wymagany. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy subskrybent nie dysponuje ważnym dowodem osobistym to wpisuje dane z paszportu oraz z prawa jazdy. W dolnej części formularza zatytułowanej: USŁUGI CERTYFIKACYJNE w polu C1 nazwa powszechna zawiera zaznaczamy kwadracik przy imię i nazwisko, patrz Rys. 34. Rys. 34. Następnie musimy dwukrotnie podać tzw. sekretną frazę czyli hasło do dyspozycji certyfikatem. Jest to hasło służące między innymi do unieważnienia certyfikatu na telefon. Musi składać się przynajmniej z ośmiu znaków. Wśród tych znaków musi przynajmniej raz być wpisana cyfra, wielka litera, mała litera, symbol (np.!, @, # itp.). Patrz rys. 35. Sekretną frazę proszę zanotować i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Strona 17
Rys. 35. Następnie wciskamy przycisk: Wyślij patrz Rys. 36. Rys. 36. Jeżeli formularz został prawidłowo wypełniony to otrzymamy komunikat o pomyślnym wysłaniu formularza, patrz Rys. 37. W przeciwnym przypadku otrzymamy komunikat o błędach, a pola w których są błędy zostaną oznaczone kolorem czerwonym, po poprawieniu błędów w tych polach ponownie należy wcisnąć przycisk wyślij. Rys. 37. Pojawienie się komunikatu wskazanego kursorem na Rys. 37. Świadczy o prawidłowym wypełnieniu formularza. Strona 18
Ważne uwagi! Proszę o zapoznanie się z treścią umów i treścią tzw. polityk i regulaminów przed wizytą w Punkcie Rejestracji. Po odbiór certyfikatu należy zgłosić się z dokumentami tożsamości wpisanymi do formularza. W razie problemów z wypełnieniem formularza lub w przypadku nieotrzymania wiadomości o utworzeniu konta i przydzieleniu kuponu prosimy o kontakt z pracownikami naszego Punktu Rejestacji: Tel. 32 2803269. Więcej danych kontaktowych na stronie www.podpiselektoniczny.slask.pl w zakładce: Kontakt. Zastrzegamy możliwość wystąpienia w niniejszej instrukcji drobnych błędów lub informacji nieaktualnych. Ponieważ proces załatwienia certyfikatu z założenia jest czynnością dosyć skomplikowaną prosimy w razie wątpliwości o telefon do naszych inspektorów do spraw rejestracji. Po wypełnieniu formularzy proszę telefonicznie kontaktować się z naszym Punktem Rejestracji celem ustalenia terminu wizyty oraz omówienia jakie dokumenty dotyczące Zamawiającego należy dostarczyć. DZIĘKUJEMY Z SKORZYSTANIE Z NASZEJ INSTRUKCJI pracownicy Punktu Rejestracji w Bytomiu! Ul. Smolenia 18, Bytom, Tel. 32 2803269 Strona 19