Płock, dn. 01.10.2012 r. GZ/GZI/ZIR/TJ/ 1918 /2012 ZAPYTANIE OFERTOWE Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna zaprasza Państwa do złożenia oferty na wykonanie nw. prac remontowych. 1. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO Remont pomieszczeń socjalnych : -w budynku na instalacji Przygotowanie Wsadu do Alkilacji, zgodnie z zapotrzebowaniem nr 29/TPP/2012, wg zakresu rzeczowego B nr TP3/114/12. -w budynku na instalacji Fenolu i Ekspedycji, zgodnie z zapotrzebowaniem nr 30/TPP/2012, wg zakresu rzeczowego B nr TP3/147/12. 2. ZAKRES PRAC Zakres rzeczowy remontu zawarty jest w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego (który zostanie przekazany Oferentom po złożeniu deklaracji udziału w akcji ofertowej). Zabezpieczenie materiałów i sprzętu niezbędnych do realizacji robót - zgodnie z zapisami zawartymi w zakresie/ach rzeczowym/ch remontu. 3. TERMIN REALIZACJI Termin realizacji robót: 1) Od 11.03.2013r do 23.03.2013r dla zakresu rzeczowego B nr TP3/114/12 2) Od 03.12.2012r do 21.12.2012r dla zakresu rzeczowego B nr TP3/147/12 4. DEKLARACJA UDZIAŁU W AKCJI OFERTOWEJ W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem ofertowym, należy przesłać deklarację złożenia oferty, potwierdzającą chęć wzięcia udziału w akcji ofertowej (wzór deklaracji stanowi Załącznik nr 5) na adres e-mail: Teresa.Jaworska@orlen.pl lub fax (024) 367 72 11 do dn. 18.10.2012 r. W odpowiedzi na złożoną deklarację, Oferent otrzyma (drogą mailową/w inny ustalony sposób) specyfikację przetargu, tj. zakres/y rzeczowy/e remontu wraz z załącznikami. (W przypadku osobistego odbioru specyfikacji w Biurze Zakupów, prosimy o kontakt mailowy/telefoniczny z p. Teresą Jaworską w celu ustalenia terminu odbioru dokumentów - z minimum jednodniowym wyprzedzeniem). W przypadku rezygnacji z udziału w akcji ofertowej po zapoznaniu się z zakresem remontu, prosimy o przesłanie mailowej informacji o rezygnacji ze złożenia oferty na w/w adres e- mail. Przed złożeniem oferty Oferent zobowiązany jest do zapoznania się z zakresem prac i warunkami ich realizacji bezpośrednio na obiekcie. Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku 09-411 Płock, ul. Chemików 7. tel: (+48 24) 365 00 00, fax: (+48 24) 365 28 41, www.orlen.pl wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod nr KRS 0000028860, NIP 774 00 01 454, kapitał zakładowy / kapitał wpłacony : 534.636.326,25 zł będąca czynnym podatnikiem podatku VAT
W celu wejścia na teren Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A., Oferent powinien skontaktować się z przedstawicielami Instalacji : 1. p. Dariusz Wiśniewski, Tel. 24 256-88-98 dla Przygotowania Wsadu do Alkilacji 2. p. Marek Krakowiak, Tel. 24 256-54-36 dla Fenolu i Ekspedycji z którymi ustali dokładny termin wizji lokalnej i warunki przebywania na terenie Zakładu. Oferent nie posiadający przepustki upoważniającej do wejścia na teren PKN ORLEN S.A. zobowiązany jest zwrócić się (z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem) do w/w osoby z wypełnionym wnioskiem (wzór wniosku w Załączniku nr 6) o wystawienie przepustki na wejście na teren Zakładu Produkcyjnego. 5. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy przesyłać lub składać osobiście w Recepcji Biura Zakupów PKN ORLEN S.A. w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock do dnia 25.10.2012 r. do godziny 13.00. Oferty przesłane po w/w terminie nie będą dopuszczone do dalszego postępowania. Oferta powinna składać się z dwóch oddzielnych części: część techniczna i część handlowa, zapakowanych w oddzielne, zamknięte koperty, opisane odpowiednio: oferta techniczna lub oferta handlowa. Na każdej kopercie należy podać nazwę i dokładny adres Oferenta, nr i tytuł zapytania ofertowego (ew. branżę, jakiej dotyczy), imię i nazwisko Kupca prowadzącego postępowanie. a) OFERTA TECHNICZNA POWINNA ZAWIERAĆ: 1. Kopię posiadanego Certyfikatu ISO 18001 lub równoważnego certyfikatu w zakresie Bezpieczeństwa i higieny pracy. UWAGA: Brak wdrożonego przez Oferenta Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy będzie skutkować odrzuceniem jego oferty. 2. Oświadczenie Oferenta, że prace będą prowadzone zgodnie z Certyfikatami ISO 9001, ISO 14001 i ISO 18001. 3. Oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem rzeczowym (zamieszczonym w Załączniku nr 1). Deklarację wykonania pełnego zakresu robót zawartego w zapytaniu ofertowym i potwierdzenie jego zgodności z oględzinami i pomiarami wykonanymi podczas wizji na obiekcie. 4. Potwierdzenie terminu realizacji prac zgodnie z zapytaniem ofertowym 5. Wypełnione Oświadczenie Oferenta (Załącznik nr 2). 6. Wypełnione Oświadczenie o Zachowaniu Tajemnicy Spółki (Załącznik nr 3). 7. Wypełnione Oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami realizacji prac bezpośrednio na obiekcie potwierdzone przez przedstawicieli Instalacji (p. Dariusz Wiśniewski, Tel. 24 256-88-98 dla Przygotowania Wsadu do Alkilacji, p. Marek Krakowiak, Tel. 24 256-54-36 dla Fenolu i Ekspedycji) (Załącznik nr 4). 8. Akceptacja wzoru Umowy (zawartego w Załączniku nr 7) oraz pisemne zobowiązanie do zawarcia umowy w przypadku wyboru na Wykonawcę przedmiotowych prac. 9. Przedstawienie min. 3 referencji Listę wykonanych prac remontowych o tym samym charakterze w ostatnich 5 latach w przemyśle rafineryjnym, petrochemicznym, chemicznym, w przypadku podzlecenia prac również referencje podwykonawcy potwierdzające doświadczenie w wykonywaniu prac będących przedmiotem niniejszez zakresu wykonania prac o takim samym lub zbliżonym charakterze.. 10. Oświadczenie o podporządkowaniu się w trakcie prowadzenia prac przepisom, zarządzeniom obowiązującym na terenie Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A., w tym o zapoznaniu się z dokumentem KSP. (o ile prace wykonywane będą na terenie Zakładu PKN ORLEN S.A.) 11. Oświadczenie, że oferent realizować będzie przedmiotowe prace we własnym zakresie pracownikami o potwierdzonych (zweryfikowanych) kwalifikacjach posiadających minimum 2-letni staż pracy w tej branży lub przy użyciu podwykonawców (w przypadku ewentualnego podzlecania prac należy podać procentową wartość prac podzleconych, nazwę firmy i dokładny zakres prac) wybranych spośród sprawdzonych kwalifikowanych podwykonawców : - 2 -
a. oświadczenie, że zapłata dla Wykonawcy za prace podzlecone nastąpi na podstawie potwierdzenia podwykonawcy otrzymania należności (w przypadku podzlecania prac); b. oświadczenie, że Wykonawca przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za pracowników podwykonawcy (w przypadku podzlecania prac); c. oświadczenie podwykonawcy o zgodzie i gotowości do realizacji przedmiotowych robót; d. oświadczenie Podwykonawcy w zakresie posiadania ISO 18001 lub równoważnego certyfikatu; e. zaproponowany Podwykonawca musi uzyskać pozytywną opinię Zespołu Oceniającego Zamawiającego i zostać dopuszczony jako podwykonawca podzlecanego zakresu prac. 12. Oświadczenie, że Oferent zobowiązuje się do postępowania z odpadami zgodnie z ustawą o odpadach z dnia 27.04.2001 r. - Dz. U. Nr 185 z 2010 r. poz.1243 z późn. zm. (w tym do sporządzenia zbiorczego zestawienia odpadów powstałych w trakcie realizacji prac, podania ich kodów oraz sposobu i miejsca ich utylizacji (odpady powinny zostać przekazane do utylizacji zgodnie z zasadą bliskości ). W przypadku podzlecenia prac Wykonawca i Podwykonawca w zawartej między sobą umowie jasno określą, kto jest wytwórcą odpadów powstałych w trakcie realizacji prac). 13. Oświadczenie Oferenta o braku zaległości w płatności składek ubezpieczeniowych ZUS oraz braku zaległości w płatności podatków. 14. Aktualny odpis z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej. 15. Oświadczenie, że w stosunku do Oferenta nie wszczęto postępowania likwidacyjnego lub układowego oraz nie jest ogłoszona upadłość. 16. Okres gwarancji na wykonane roboty. 17. Okres ważności oferty (min. 6 m-cy). b) OFERTA HANDLOWA POWINNA ZAWIERAĆ 1.Cenę ryczałtową za zrealizowanie całości prac zgodnie z zakresami rzeczowymi : - B nr TP3/114/12 na instalacji Przygotowania Wsadu do Alkilacji, - B nr TP3/147/12 na instalacji Fenolu i Ekspedycji w rozbiciu na R, M, S (robocizna, materiały, sprzęt) bez podatku VAT. W tym : 1.1. Cenę ryczałtową za wykonanie prac zgodnie z zakresem rzeczowym - B nr TP3/114/12 na instalacji Przygotowania Wsadu do Alkilacji w rozbiciu na R, M, S (robocizna, materiały, sprzęt) bez podatku VAT 1.2. Cenę ryczałtową za wykonanie prac zgodnie z zakresem rzeczowym - B nr TP3/147/12 na instalacji Fenolu i Ekspedycji w rozbiciu na R, M, S (robocizna, materiały, sprzęt) bez podatku VAT Ceny powinny zawierać: koszt zagospodarowania odpadów poremontowych przez Wykonawcę, zgodnie z obowiązującymi na terenie Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. przepisami i ustawą o odpadach z dnia 27.04.2001 r. - Dz. U. Nr 185 z 2010 r. poz.1243 z późn. zm., w powyższych cenach należy uwzględnić koszty wytworzenia załadunku, transportu, rozładunku, składowania przekazania odpadów na wysypisko odpadów (za wyjątkiem elementów stalowych, które należy przekazać na MG-33) wraz z kosztami unieszkodliwienia/zagospodarowania odpadów, koszt robót towarzyszących, wynikających ze stanu faktycznego prac na obiekcie, w przypadku podzlecania prac należy podać wartość prac podzlecanych z rozbiciem na poszczególne branże, zakresy i R, M, S. Ceny ofertowe powinny wynikać z przedmiaru robót i szczegółowego kosztorysu, które Oferent ma obowiązek sporządzić i przesłać z ofertą handlową. 2. Okres ważności oferty (min. 6 m-cy). 3. Warunki płatności ilość faktur, okres płatności, preferowany okres płatności: 90 dni. - 3 -
4. Oświadczenie o niezmienności cen(y) w trakcie realizacji prac. Kompletność złożonej oferty technicznej i handlowej (według wymagań opisanych powyżej) ma wpływ na łączną ocenę oferty techniczno-handlowej. Ze strony Oferenta ofertę powinna podpisać osoba(y) upoważniona(e) do zaciągania stosownych zobowiązań. 6. OTWARCIE I OCENA OFERT Otwarcie ofert nastąpi bez udziału Oferentów. Otwarcia ofert oraz ich oceny dokona Zespół Oceniający ze strony PKN ORLEN S.A. W pierwszej kolejności zostaną otwarte koperty oznaczone napisem,,oferta techniczna. W przypadku gdy oferta techniczna Oferenta uzyska pozytywną opinię Zespołu Oceniającego, zostanie otwarta i oceniona oferta handlowa. W przypadku gdy oferta techniczna, mimo dokonanych uzupełnień, uzyska negatywną opinię Zespołu Oceniającego, oferta cenowa nie będzie otwierana i zostanie dołączona do akt sprawy. 7. NEGOCJACJE I WYBÓR WYKONAWCY PKN ORLEN zastrzega sobie prawo prowadzenia kilkustopniowych negocjacji handlowych w różnych formach, tj. negocjacji bezpośrednich, korespondencyjnych oraz negocjacji za pomocą elektronicznego systemu aukcyjnego. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Wykonawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia procesu wyboru Wykonawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyny. Z tego tytułu nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zapraszającego. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. Negocjacje z przedstawicielami Oferentów odbędą w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Przedstawiciel Oferenta podczas negocjacji powinien posiadać pełnomocnictwo do reprezentowania firmy i zaciągania zobowiązań oraz wszelkich czynności niezbędnych do prowadzenia negocjacji. W przypadku nieobecności przedstawiciela Oferenta podczas negocjacjach bezpośrednich, nie wzięcia udziału w aukcji internetowej, do której został zaproszony, bądź niedostarczenia w wyznaczonym terminie rewizji oferty handlowej, będącej podstawą wyboru Wykonawcy, o ile Oferent nie przesłał uprzednio informacji o rezygnacji z udziału w dalszym postępowaniu, Zamawiający uzna wcześniejszą ofertę tego Oferenta za ostateczną i nie podlegającą negocjacjom. KRYTERIA WYBORU OFERT Po spełnieniu wymagań technicznych określonych w Zapytaniu Ofertowym, elementami wpływającymi na ocenę ofert i wybór Wykonawcy będą: najkorzystniejsza cena uzyskana w trakcie negocjacji. 8. INFORMACJE OGÓLNE Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji poszczególnych zakresów rzeczowych. Wszelkich informacji technicznych z ramienia Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. udziela:.p. Zbigniew Wilamowski Tel. 24 256-54-00, PKN ORLEN S.A. nie ponosi odpowiedzialności za treść ogłoszeń przetargowych publikowanych na stronach internetowych innych niż www.orlen.pl i dotyczących PKN ORLEN S.A. Dostęp do ogłoszeń przetargowych na stronie www.orlen.pl jest bezpłatny. - 4 -
Oferty należy składać w zamkniętych kopertach na adres: PKN ORLEN S.A., Biuro Zakupów Zespół ZIR, ul. Chemików 7, 09-411 Płock Z poważaniem: Teresa Jaworska Zespół Zakupów Usług Remontowych ZIR tel. +48 (24) 2567811 kom. 605 177 962 e-mail: Teresa.Jaworska@orlen.pl - 5 -
Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta dn. OŚWIADCZENIE OFERENTA W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia nr oświadczam, że reprezentowana przeze mnie firma: 1. jest uprawniona do występowania w obrocie prawnym; 2. posiada uprawnienia do wykonywania następujących prac lub czynności zgodnie z treścią zapytania ofertowego:. 3. dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania zamówienia 4. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. podpis i pieczęć - 6 -
Załącznik nr 3 Zobowiązanie Zachowania Tajemnicy Spółki.. miejscowość, dnia., z siedzibą w, ul. wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS, NIP.. reprezentowaną przez: OŚWIADCZENIE W związku z prowadzonym postępowaniem ofertowym. (nr/sprawa) prowadzonym przez Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A. (PKN ORLEN S.A.).. (firma) zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy, nie ujawniania i nie przekazywania osobom trzecim informacji przekazanych przez PKN ORLEN S.A. i określonych jako informacje objęte tajemnicą Spółki oraz posiadających oznaczenie TAJEMNICA SPÓŁKI, przez okres trzech lat od dnia ich przekazania. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób reprezentujących, jak i pracowników i współpracowników, którzy uzyskali dostęp do ww. informacji, z zastrzeżeniem, że wszelkie ww. osoby zostaną zobowiązane do zachowania w tajemnicy ww. informacji poprzez podpisanie stosownego oświadczenia... (firma) ma prawo ujawniać informacje objęte tajemnicą Spółki, tylko w przypadkach wskazanych ustawą lub odrębnymi przepisami, odpowiednim organom ścigania, organom skarbowym oraz innym organom administracji lub sądom. W takim przypadku firma.. zobowiązana jest do pisemnego poinformowania PKN ORLEN S.A. o charakterze i zakresie informacji złożonych tym organom. Za naruszenie obowiązków wynikających z niniejszego oświadczenia powodujące dla PKN ORLEN S.A. konsekwencje prawne lub majątkowe, firma obowiązana będzie uiścić karę umowną w wysokości 3 000,00 złotych. PKN OR- LEN S.A. dodatkowo zastrzega sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania w sytuacji, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższać będzie wysokość kary umownej... - 7 -
(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji) Załącznik nr 4 Oświadczenie Oferenta o zapoznaniu się z pracami bezpośrednio na obiekcie. Firma : Data:. Zapoznała się z niżej wymienionym zakresem prac. Dotyczy prac : Zakresy rzeczowe: Instalacja:.. Oferent:. Przedstawiciel ze strony Instalacji: - 8 -
Załącznik nr 5...dn.... DEKLARACJA ZŁOŻENIA OFERTY* Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie firma: (pełna nazwa i adres firmy) składa deklarację złożenia oferty na zapytanie ofertowe nr.... p.t...... Podstawowe dane firmy: - dane rejestracyjne (wpis do KRS/ewidencji działalności gospodarczej): - Nr NIP : - adres e-mail : - nr tel/fax. :. - osoba do kontaktu nr tel :...... (podpis osoby upoważnionej i pieczęć) - 9 -
- Deklarację należy sporządzić na papierze firmowym. Załącznik nr 6.... Dane firmy (nazwa, adres, telefon, faks, NIP) Zapotrzebowanie na karty identyfikacyjne,,gość Prosimy o wystawienie kart identyfikacyjnych,,gość ważnych od.. do.. dla niżej wymienionych osób. Lp. Imię Nazwisko 1 2 3 4 5 PESEL ( nr paszportu lub dowodu osobistego dla osób nie posiadających PESEL) Numer rej. i marka pojazdu Rodzaj pojazdu ( z dowodu rej. osobowy/ciężarowy) Uwagi Ww. osoby zostały poinformowane przez pracodawcę, że ich dane w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych będą przetwarzane przez Polski Koncern Naftowy ORLEN S.A. z siedzibą w Płocku ul. Chemików 7. Miejsce pobytu Gościa. Osoba odpowiedzialna za opiekę nad Gościem.. MPK i symbol komórki organizacyjnej występującej o wejście Gościa.. Firma występująca o wejście Gościa Podpis osoby upoważnionej do wystawienia zapotrzebowania na karty identyfikacyjne - 10 -