FB.III.431.9.2018.JZ Opole, dnia 21 listopada 2018 r. Pani Krystyna Pacholik Prezes Polskiego Związku Niewidomych Okręg Opolski ul. Kościuszki 251 45-063 Opole WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalnoprawne dotyczące kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Polski Związek Niewidomych Okręg Opolski z siedzibą w Opolu ul. Kościuszki 251, 45-063 Opole (dalej: Związek). 2. Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 29 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 1. 3. Zakres kontroli: przedmiot kontroli: prawidłowość gromadzenia i wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w 2017 r., okres objęty kontrolą: od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. 4. Rodzaj kontroli: problemowa. 5. Tryb kontroli: zwykły. 6. Termin kontroli: od 19 października do 6 listopada 2018 r. (z przerwą w dniu 2 listopada 2018 r.). 7. Osoba kontrolująca: Justyna Zatajska, starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Finansowej w Wydziale Finansów i Budżetu Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, 8. Kierownik jednostki kontrolowanej: Krystyna Pacholik - Prezes Polskiego Związku Niewidomych Okręg Opolski - data objęcia stanowiska służbowego od dnia 28 września 2005 r. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta Ustalenia kontroli zostały przedstawione w protokole podpisanym dnia 19 listopada 2018 r. przez Wice Prezesa Zarządu Związku. Do ustaleń zawartych w protokole nie wniesiono wyjaśnień ani zastrzeżeń. W wyniku kontroli działalność Stowarzyszenia w kontrolowanym zakresie, ocenia się jako pozytywną z nieprawidłowościami. Formułując ocenę pozytywną z nieprawidłowościami uwzględniono w szczególności prawidłowe wykorzystanie środków przeznaczonych na 1 Dz. U. z 2018 r., poz. 450, z późn. zm. 112
działalność pożytku publicznego określoną w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej ustawa) oraz w Statucie Stowarzyszenia. Ujawnione w wyniku kontroli nieprawidłowości polegały m.in. na: nieprowadzeniu wyodrębnionej ewidencji dla wszystkich przychodów dotyczących działalności odpłatnej, niesporządzeniu sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2 przeznaczonym m.in. dla Stowarzyszeń, podaniu w sprawozdaniu merytorycznym z działalności Stowarzyszenia za 2017 r. danych niezgodnych z dokumentacją źródłową oraz zapisami ewidencji księgowej. W związku z powyższym, działając na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy, przekazuję wystąpienie pokontrolne. 1. W dniu 30 listopada 2001 r. Związek został wpisany do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS nr 0000067813 i posiada status organizacji pożytku publicznego 3. Terenem działania Związku jest obszar Rzeczypospolitej Polskiej, siedzibą naczelnych władz Związku - m.st. Warszawa. Natomiast siedzibą władz Okręgu Opolskiego jest Opole a miejscem prowadzenia działalności jest województwo opolskie. Okręgi Związku (władze stopnia wojewódzkiego) posiadają osobowość prawną, z tym że okręgi działają na podstawie statutu Polskiego Związku Niewidomych i nie mogą uchwalać odrębnych statutów; prawo samodzielnego działania z tytułu posiadania osobowości prawnej odnosi się do sfery działań cywilno-prawnych i praw majątkowych. Związek zgodnie z zapisami KRS posiada 12 terenowych jednostek organizacyjnych (Koła). 2. Spełnienie wymogów uprawniających Związek do otrzymania statusu organizacji pożytku publicznego Do celów i kierunków działania Związku należy m.in: zrzeszanie osób niewidomych i słabowidzących w celu ich społecznej integracji, rehabilitacji, wyrównywania szans w dostępie do informacji, edukacji, zatrudnienia i szeroko pojętej aktywności społecznej. Ustalono na podstawie dokumentów źródłowych, że Związek w roku 2017 realizował swoje cele jako odpłatną i nieodpłatną działalność pożytku publicznego. Organizacja, zgodnie z 10 statutu, realizuje swoje cele m.in. poprzez: prowadzenie rehabilitacji podstawowej, leczniczej, społecznej i zawodowej niewidomych dorosłych i dzieci w różnych formach oraz prowadzenie własnych ośrodków leczniczo - i szkoleniowo-rehabilitacyjnych, działania na rzecz zaopatrzenia niewidomych w sprzęt rehabilitacyjny, organizowanie różnych form działalności kulturalnej i artystycznej niewidomych, a także sportu, turystyki i rekreacji oraz wypoczynku dorosłych i dzieci, 2 Dz.U.2018, poz. 395, z późn. zm. 3 Zgodnie z aktualnym wypisem z KRS (stan na dzień 16 października 2018 r.) oraz wykazem organizacji pożytku publicznego uprawnionych do otrzymania 1% podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2017 (prowadzonym przez Narodowy Instytut Wolności). 212
działania na rzecz aktywizacji zawodowej niewidomych, pomoc w organizowaniu się zawodowych środowisk niewidomych, organizowanie różnych form kształcenia i szkolenia zawodowego, poradnictwo oraz pomoc w znajdowaniu zatrudnienia. Zgodnie ze złożonym oświadczeniem i dowodami źródłowymi dochód z odpłatnej działalności pożytku publicznego może służyć wyłącznie realizacji zadań należących do celów statutowych Związku. W okresie objętym kontrolą Związek prowadził odpłatną działalność pożytku publicznego. Koszty z tego tytułu wyniosły 53 378,64 zł oraz uzyskano przychody w łącznej kwocie 36,99 zł z tytułu wpłat za karmę dla psów przewodników beneficjentów projektu. Organizacja osiągnęła nadwyżkę kosztów nad przychodami na odpłatnej działalności pożytku publicznego w wysokości 53 341,65 zł. W wyjaśnieniu dotyczącym poniesienia wyższej o 50 386,16 zł straty w porównaniu do 2016 r. (2 955,49 zł) Prezes Zarządu podała: ( ) W sprawozdaniu za 2017 rok błędnie ujęto przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego. Przychody dotyczące: zadania PFRON psy przewodnicy (wpłata beneficjentów projektu za karmę) w kwocie 3 600,00 zł (konto 730-001-21 - część z dotacji PFRON) oraz zadania Starostwa Powiatowego Opole (wycieczki integracyjne do Torunia i Łowicza) w kwocie 12 900,00 zł (konto 730-001-16) winny być wykazane w pozycji A. II RZiS Przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego zamiast w poz. A. I Przychody z nieodpłatnej działalności pożytku publicznego. W związku z tym przychody z nieodpłatnej działalności powinny wynosić 535 969,14 zł. Natomiast przychody z odpłatnej działalności powinny wynosić 16 536,99 zł. Tym samym strata na odpłatnej działalności winna wynosić 36 841,65 zł ( ). Ponadto wysoka strata na odpłatnej działalności w 2017 roku wynikała również z wysokich kosztów własnych odpłatnej działalności pożytku publicznego kwota 31 128,98 zł, - koszty własne utrzymania psów (karma), oraz koszty własne imprez integracyjnych. Popełnione w ewidencji księgowej błędy uniemożliwiły prawidłowe wyliczenie przychodów i wyniku na nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, czym naruszono zapis art. 10 ust. 1 ustawy. 3. Organami Okręgu (władze stopnia wojewódzkiego) są: okręgowy zjazd delegatów, zarząd okręgu, prezydium zarządu okręgu, komisja rewizyjna okręgu Zgodnie z 16 ust. 1 pkt 10 Statutu kadencja Zarządu i Komisji Rewizyjnej trwa 4 lata. Zarząd Okręgu składa się z prezesa, 3 wiceprezesów, sekretarza i prezesów zarządów kół. Ustalono w toku kontroli, że członkowie Zarządu nie pozostają w stosunku pracy ze Związkiem, swoją funkcję pełnią nieodpłatnie. Kontrolującej zostały przedstawione oświadczenia członków Zarządu, że nie byli skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe. Na podstawie Statutu ustalono, że Związek posiada organ kontrolny, tj. Komisję Rewizyjną, która składa się z 5 osób wybranych spośród członków Związku. Komisja rewizyjna okręgu wybiera ze swojego grona przewodniczącego, wiceprzewodniczącego i sekretarza. 312
Kontrolującym zostały przedstawione oświadczenia członków organu nadzoru, że nie są jednocześnie członkami organu zarządzającego, ani nie pozostają z nimi w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej z członkiem Zarządu oraz nie byli skazani za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe (co jest zgodne z art. 20 ust. 1 pkt 4 a i b ustawy). Ponadto członkowie organu nadzoru oświadczyli, że nie pobierali wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji w organie kontroli wewnętrznej. 4. Na podstawie przedłożonego oświadczenia ustalono, że Związek w badanym okresie nie udzielał pożyczek lub zabezpieczenia zobowiązań majątkiem Związku w stosunku do jego członków, członków organów lub pracowników oraz osób, z którymi członkowie, członkowie organów oraz pracownicy organizacji pozostają w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, zwanych dalej osobami bliskimi. 5. Według danych zawartych w sprawozdaniu merytorycznym za 2017 r., Związek korzystał ze świadczeń wolontariuszy. W sprawozdaniu tym podano, że nie wykonywano świadczeń przez okres krótszy niż 30 dni oraz przez okres od 30 dni do 6 miesięcy. Natomiast świadczenia w ramach wolontariatu przez okres dłuższy niż 6 miesięcy wykonywały 42 osoby (w tym 40 osób będących członkamipracownikami organizacji, osobami świadczącymi usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, członkami organu zarządzającego), z którymi organizacja powinna zawrzeć porozumienie w formie pisemnej, zgodnie z wymogami art. 44 ust. 4 ustawy. Kontrola dowodów źródłowych wykazała, że organizacja podpisała tylko 18 porozumień. Wyjaśnienia udzielił Sekretarz Zarządu podając: ( ) wpisaliśmy 42 wolontariuszy, natomiast podpisanych umów wolontaryjnych mamy 18. Z pracy wolontariuszy korzystamy zarówno przy realizacji projektów, jak też i bieżącej działalności statutowej biura naszego Okręgu i Kół na terenie całego województwa opolskiego. Często jest to krótka współpraca, trwająca nie więcej niż 30 dni, dlatego też nie ze wszystkimi wolontariuszami podpisujemy umowy. W sprawozdaniu merytorycznym przeoczyliśmy ten podział. W rubryce 3.2 powinniśmy wpisać liczbę 24, natomiast w rubryce 3.4 powinno być 16 wolontariuszy, a nie 18, jak wynika z wpisanej ogólnej liczby wolontariuszy w ilości 42, ponieważ z dwoma osobami były podpisane po dwie umowy. Na przyszłość zobowiązujemy się pilnować tego podziału i dokładnie rozdzielać wolontariuszy( ). Z informacji uzyskanych w toku kontroli wynika, że organizacja dopełniła określonych w ustawie obowiązków względem wolontariuszy wynikających z art. 45 ust.1 pkt 1 i art. 47. 6. Związek w odniesieniu do prowadzonej działalności pożytku publicznego w 2017 r. korzystał ze zwolnień od podatku dochodowego od osób prawnych, na zasadach określonych w art. 17 ust. 1 pkt 6 c ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych 4 oraz zawarła w dniu 1 stycznia 1991 r. na preferencyjnych warunkach z podmiotem publicznym umowę najmu lokalu będącym siedzibą organizacji. 4 Dz. U. z 2018 r., poz.1036 z późn. zm. 412
Nie korzystano w roku 2017 ze zwolnień od podatku od czynności cywilnoprawnych, opłat sądowych i opłat skarbowych, podatku od nieruchomości na zasadach określonych w art. 7 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych 5 oraz z możliwości wykonywania pracy przez osoby skierowane do odbycia służby zastępczej. Według oświadczenia złożonego przez Prezesa Zarządu Związku, organizacja korzystała z prawa nieodpłatnego informowania o swojej działalności w środkach masowego przekazu, wynikającego art. 23a ust.1 ustawy z dnia 29 grudnia 1992 r. o radiofonii i telewizji 6. 7. Gromadzenie i wydatkowanie przez Związek środków pochodzących z odpisu 1% podatku dochodowego od osób fizycznych W okresie objętym kontrolą księgi rachunkowe Związku były prowadzone przez Biuro Rachunkowe xxxxxxxx z siedzibą w Opolu na podstawie umowy nr 22017PZN zawartej w dniu 2 stycznia 2017 r. Organizacja posiada dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady politykę rachunkowości zatwierdzone uchwałą Prezydium Zarządu Polskiego Związku Niewidomych Okręgu Opolskiego Nr XVI-242006 z dnia 21 kwietnia 2006 r. w sprawie ustalenia zasady (polityki) prowadzenia rachunkowości oraz instrukcję sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych wprowadzoną Zarządzeniem nr 22014 Dyrektora Okręgu Opolskiego Polskiego Związku Niewidomych z dnia 7 stycznia 2014 r. Stwierdzono, że zapisy w przedmiotowych dokumentach nie zostały zaktualizowane do znowelizowanych przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w wyniku czego nie opisano zasad klasyfikacji zdarzeń dotyczących gromadzenia i wydatkowania środków pochodzących z odpisu 1% podatku dochodowego, natomiast plan kont nie został dostosowany do występujących w jednostce zdarzeń gospodarczych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych (m.in. nie wyodrębniono przychodów i kosztów dotyczących środków z odpisu 1 % podatku dochodowego). Natomiast zapisy art. 27 ust. 2c ustawy, obowiązujące od listopada 2015 r., wymagają zmiany dotychczas stosowanych przez organizacje rozwiązań księgowych i dostosowania ich do nowych potrzeb, co jest niezbędne m.in. do prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania merytorycznego. Prezes Zarządu wyjaśniła: Aktualizację zasad polityki rachunkowości oraz instrukcji obiegu dokumentów w zakresie m.in. gromadzenia i wydatkowania środków z odpisu 1 % podatku dochodowego zobowiązujemy się opracować jak najszybciej i przedłożyć do wglądu. ( ) Najbliższe spotkanie Zarządu odbędzie się w pierwszej połowie grudnia i wtedy zostaną one zatwierdzone. Ewidencję kosztów prowadzono w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4 Koszty według rodzaju i kontach zespołu 5 Koszty według typu działalności. Wynik finansowy sporządzany jest w wariancie kalkulacyjnym. 7.1. Na podstawie kontroli ewidencji księgowej ustalono, że w 2017 r. organizacja ewidencjonowała środki otrzymane z odpisu 1% podatku dochodowego na wyodrębnionym koncie przychodów. Ewidencję księgową dla środków finansowych pochodzących z odpisu 5 Dz. U. z 2018 r. poz. 1445 z późn. zm. 6 Dz. U. z 2017 r., poz. 1414 z późn. zm. 512
1% podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2016 (dalej: odpis 1% podatku dochodowego), prowadzono na koncie 730-002 Darowizny 1%, w korespondencji z kontem 119-003 BRE Bank-Olesno dla ewidencji wpłat środków z tego tytułu, dokonywanych przez urzędy skarbowe. Prezes Zarządu zobowiązała się w wyjaśnieniu złożonym w dniu 26 października 2018 r. w najbliższym czasie zmienić nazwy obu kont tak, by wyraźnie wskazywały, że dotyczą środków z odpisu 1 % podatku. Ustalono, że w roku 2017 na kocie 730-002 zaewidencjonowano środki w wysokości 45 462,90 zł natomiast na koncie 119-003 kwotę 47 962,90 zł. W związku z powyższym wyjaśnienie złożyła Prezes Zarządu podając: różnica w środkach pochodzących z odpisu 1 % podatku dochodowego pomiędzy kontem 119-003 BRE Bank- Olesno (47 962,90 zł) a kontem 730-002 Darowizny 1% (45 462,90 zł) wynika z omyłkowego przelania w dniu 31.10.2017 r. kwoty 2500 zł na konto bankowe, na którym gromadzimy środki z 1%. Kwota ta została przelana z konta bankowego, na którym mamy środki związane z realizacją projekt z PFRON i był to zwrot kosztów za umowę zlecenie, realizowaną w ramach tego projektu, którą zapłaciliśmy ze środków własnych we wrześniu tego roku. Kwota ta powinna zostać zwrócona na nasze konto podstawowe. Po stwierdzeniu pomyłki, w dniu 21.11.2017 r. kwota 2500 zł została zwrócona. W trakcie kontroli ewidencji księgowej ustalono, że środki otrzymane z odpisu 1 % podatku są rozdzielane przez Zarząd Związku i przelewane do poszczególnych kół terenowych w wyniku czego stan początkowy na dzień 1 stycznia 2017 r. oraz stan końcowy na dzień 31 grudnia 2017 r. na koncie 119-003 wynosi 0,00 zł. Sprawdzeniu poddano ewidencję księgową środków otrzymanych w 2017 r. z odpisu 1% podatku dochodowego (konto 730-002), tj. 26 wyciągów bankowych, na ogólną kwotę 45 462,90 zł (100% otrzymanych środków). Nie wnosi się uwag w przedmiotowym zakresie. 7.2. Ustalono, że w Związku nie ustalono zasad gromadzenia i wydatkowania środków finansowych uzyskanych z odpisu 1% podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku z tym kontrolującej przedstawiono informację o sposobie dysponowania ww. środkami, z której wynikało m.in., że: ( ) wszystkie środki przesłane nam przez powiatowe Urzędy Skarbowe z naszego województwa zostały przekazane na potrzeby Koła, które działa na terenie danego powiatu i to bez względu na to czy był wskazany cel przeznaczenia tych środków czy nie. Na potrzeby Okręgu zostały one przekazane tylko wówczas, kiedy był wyraźnie wskazany taki cel. Środki z 1%, przekazane nam przez Urzędy Skarbowe spoza województwa opolskiego, zostały podzielone zgodnie z celem ich przeznaczenia, a jeśli nie było wskazanego celu, to zostały przekazane na potrzeby biura Okręgu, chyba że Zarząd Koła potrafił udowodnić, że te środki powinny być przekazane na jego potrzeby ( ). Po dokonaniu tego podziału, 10% z zebranej kwoty każde Koło przekazało na potrzeby działalności statutowej biura Okręgu. ( ) Do tego Zarządy Kół otrzymują tabelę, gdzie mają wpisywać faktury lub rachunki, którymi chcą rozliczyć wspomniane środki. Następnie dyrektor Okręgu w porozumieniu z Prezydium Zarządu Okręgu, które zbiera się średnio raz w miesiącu, decyduje czy dany wydatek można zakwalifikować do rozliczenia ze środków z 1%.( ) Należy też wspomnieć, że niektóre Koła, pomimo realizacji zadań statutowych, wykorzystują mniej środków z 1% niż otrzymują ze wskazań. W takich sytuacjach wykorzystujemy te środki do działań statutowych, jakie prowadzi biuro naszej Organizacji w Opolu. Inaczej wygląda rozliczenie środków z 1% jeśli dotyczy to środków zebranych ze 612
wskazanym celem na osoby fizyczne, członków lub podopiecznych naszej Organizacji. Mamy tylko jedną taką osobę ( ). Nie miała ona wyodrębnionego konta przychodów, ale miała założone konto w analityce przychodów prowadzonej komputerowo w biurze naszego Okręgu w Opolu. W ewidencji księgowej było przewidziane tylko konto kosztów. Z ogółu zebranych środków przez osobę fizyczną również pobierane jest 10 % na obsługę konta. Środki są wypłacane osobie po przedłożeniu rachunkówfaktur do Okręgu i zaakceptowaniu ich przez dyrektora Okręgu i Prezydium Zarządu. Analiza dowodów źródłowych wykazała, że wydatki ponoszono w formie gotówkowej i bezgotówkowej, natomiast w planie kont Związku nie wyodrębnionego konta kasy dotyczącego środków pochodzących z 1 % podatku. Wyjaśnienie w tej kwestii złożyła Prezes Zarządu: ( ) Siedziba biura naszego Okręgu, w którym prowadzimy kasę, mieści się w Opolu. Poza tym biurem mamy jeszcze 12 świetlic powiatowych siedzib naszych Kół terenowych, które znajdują się w każdym mieście powiatowym województwa opolskiego. ( ) Przy rozliczaniu przedstawiciele Kół terenowych przedstawiają nam faktury, które chcą rozliczyć ze środków zebranych w ramach 1%. Nie wszystkie faktury możemy jednak w ten sposób rozliczyć, bo nie zawsze tytuł poniesionych kosztów jest zgodny z zasadami rozliczania środków zebranych w ramach 1%. Wówczas wydatki takie rozliczamy ze składek lub innych darowizn na cele statutowe. Księgowanie tych wydatków na osobnym kocie księgowym kasy dotyczącego środków z odpisu 1 % podatku dochodowego, naszym zdaniem, wprowadziłoby spory chaos. Jednocześnie chcielibyśmy dodać, że wszystkie wypłaty gotówki z kasy, które następnie są rozliczone ze środków zebranych w ramach 1% są księgowane na osobnym koncie księgowym dotyczącym kosztów poniesionych z tych środków. 7.3. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że organizacja wydatkowała środki z odpisu 1% podatku dochodowego na prowadzoną działalność statutową w 2017 r. w wysokości 45 033,28 zł. Kontroli poddano 100 % dowodów księgowych dokumentujących poniesione wydatki, które zostały przeznaczone m.in. na: rehabilitację społeczną, imprezy integracyjne, utrzymanie świetlic terenowych i wkład własny do realizowanych projektów dofinansowywanych przez Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz jednostki samorządu terytorialnego. W wyniku kontroli dowodów źródłowych stwierdzono następujące nieprawidłowości: a ) w ewidencji księgowej ujęto 8 dowodów źródłowych (faktura nr: FV692017- Namysłów, FAV274, S564F001661092017, 277PAP2017, GB10201739D, GB10201711D, GB9201710D, GB1120175D) na łączną kwotę 1 189,51 zł, które zawierały prawidłowy numer NIP Związku, ale nieprawidłowy adres organizacji. W złożonym wyjaśnieniu Prezes Zarządu podała: ( ) Wszystkie faktury powinny być wystawnie na adres biura w Opolu, czyli siedziby naszej Organizacji (zgodnie z KRS). Często zdarza się tak, że grantodawcy z danego powiatu naszego województwa życzą sobie faktur wystawionych na adres Koła, bo chcą mieć pewność, że ich środki będą przeznaczone na działania na ich terenie. Czasami bywa tak, że ktoś z Zarządu Koła przez pomyłkę poda adres siedziby Koła, a potem faktury są już wystawiane z systemu sprzedającego z takim właśnie adresem. ( ) Zobowiązujemy się na przyszłość zwrócić jeszcze większą uwagę na poprawność adresów na wystawianych fakturach dla wszystkich Kół naszego Okręgu. b) 5 faktur (nr: LUF-2017-11266MZBK, UM2112017ARN, GB9201710D, GB10201711D, GB1120175D, LUF-2017-1045MZBK) dotyczących kosztów w łącznej 712
kwocie 565,75 zł poniesionych z tytułu czynszów, ujęto w ewidencji księgowej na koncie 429-002 Pozostałe usługi obce Czynsze, natomiast w zakładowym planie kont ustalonym w polityce rachunkowości konto 429 nazywa się Wynagrodzenia (Pozostałe usługi obce przewidziano dla konta 428). W związku z powyższym Prezes Zarządu zobowiązała się do zaktualizowania zasad rachunkowości, w tym plan kont dostosowując go do zdarzeń występujących w jednostce. c) 8 faktur (nr: LUF-2017-11266MZBK, LUF-2017-1045MZBK, GB10201739D, UM2112017ARN, UM2102017ARN, 007092017RS, 007102017RS, 007112017RS) dokumentujących poniesione koszty w ogólnej kwocie 929,61 zł, dotyczące opłaty za czynsz, CO, wodę, ścieki, odpady komunalne, zaliczki na domofon i abonamentu za wodomierz księgowano na kontach 419-001 Energia oraz 429-002 Czynsze nie zachowując jednolitej klasyfikacji zdarzeń. Na powyższą okoliczność wyjaśnienie złożyła Prezes Zarządu, podając: ( ) koszty zespołu 4 dotyczące opłat eksploatacyjnych (czynsz, CO, woda) z faktur księgowane były zgodnie z zasadą większościową, czyli jeżeli główną pozycją kwotowo z danej faktury była energia (CO, woda) to faktura ta była księgowane na konto 419 energia, natomiast jeżeli główna pozycja z faktury dotyczyła czynszu, księgowana była na koncie 429 usługi obce. Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości operacje gospodarcze powinny być ujmowane w księgach rachunkowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Analiza ewidencji księgowej wykazała, że koszty finansowane ze środków otrzymanych z odpisu 1% podatku dochodowego ewidencjonowano na wyodrębnionych kontach zespołu 5. Koszty stanowiące wkład własny Związku do realizowanych projektów ujmowano w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych wystawionych na organizację. Kontrola dowodów księgowych stanowiących podstawę poniesionych wydatków ze środków pochodzących z odpisu 1 % podatku dochodowego wykazała, iż faktury zawierają opis operacji, dekretację, sprawdzone zostały pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Dowody zatwierdzone zostały do wypłaty przez dyrektora biura Okręgu Opolskiego Związku Niewidomych. Wydatki poniesione w 2017 r. przez Związek z uzyskanych przychodów pochodzących z odpisu 1% podatku dochodowego były zasadne i dotyczyły nieodpłatnej działalności pożytku publicznego jednostki. 8. Sprawozdanie finansowe i merytoryczne organizacji Kontrola wykazała, że Związek zamieścił sprawozdanie finansowe i merytoryczne za 2017 r. w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności w terminie do 15 lipca roku następującego po roku, za który składane były sprawozdania, zgodnie z przepisem art. 23 ust. 6 ustawy. Ustalono, że sprawozdanie finansowe i merytoryczne za rok obrotowy 2017 nie zostały zamieszczone na stronie internetowej Związku, co jest niezgodne z wytycznymi art. 23 ust. 2a ustawy. W wyjaśnieniu Prezes Związku podała: ( ) Niestety, na naszej stronie internetowej nie umieszczaliśmy dotychczas sprawozdania merytorycznego i finansowego, ponieważ myśleliśmy, że wystarczy jeśli umieścimy je na stronie Narodowego Instytutu Wolności. Do czasu zakończenia czynności pokontrolnych sprawozdanie finansowe i merytoryczne zostało zamieszczone na stronie internetowej organizacji. 812
8.1. W rocznym sprawozdaniu finansowym z działalności pożytku publicznego za 2017 r. Związek wykazał osiągnięty przychód organizacji ogółem w wysokości 1 151 481,47 zł oraz koszty organizacji ogółem w wysokości 1 140 667,79 zł. Działalność Związku w kontrolowanym okresie zamknęła się nadwyżką przychodów nad kosztami, która w 2017 r. wyniosła 10 813,68 zł. Sprawozdanie finansowe za 2017 r. zostało zatwierdzone przez plenum Opolskiego Zarządu Okręgu uchwałą nr IXI - 12018 z dnia 29 marca 2018 r. Kontrola wykazała, że zatwierdzony rachunek zysków i strat Związku nie został sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przeznaczonym m.in. dla Stowarzyszeń tak, aby spełnić wymogi art. 47 ust. 4 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz art. 23 ust. 2 ustawy. Wyjaśnienie złożyła Prezes Zarządu podając: ( ) na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności zamieściliśmy prawidłowe sprawozdanie finansowe, tzn. na druku, który jest załącznikiem nr 6 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z wymogami art. 47 ust. 4 pkt 6 tejże ustawy. Natomiast sprawozdanie finansowe, zatwierdzone przez nasz Zarząd zostało omyłkowo sporządzone na innym druku. ( ) W przyszłości zobowiązujemy się dbać o jednolitość tych druków. W wyniku kontroli Rachunku Zysków i Strat ustalono następujące nieprawidłowości: a) w pozycjach A. I oraz A.II wykazano nieprawidłowe kwoty przychodów z nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego, co zostało szerzej opisane w pkt 2. wystąpienia; b) w pozycji B.I. wpisano kwotę kosztów działalności nieodpłatnej poniesionych ze środków dotacji w wysokości 398 875,54 natomiast z informacji uzupełniającej do bilansu wynika, że powinno być 431 135,16 zł, tj. mniej o 32 259,62 zł. W złożonym wyjaśnieniu Prezes Zarządu podała: ( ) w Rachunku Zysków i Strat w poz. B.I omyłkowo (błędnie zsumowano otrzymane dotacje z tytułu realizowanych projektów z PFRON i FIO) wpisano kwotę dotacji w wysokości 398 875,54 zł zamiast kwotę 431 135,16 zł. 8.2. Analiza rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego za 2017 r wykazała nieprawidłowości i uchybienia w następujących pozycjach: a) w części III pkt 1. wykazano nieprawidłowe kwoty przychodów z działalności odpłatnej i nieodpłatnej, co zostało szerzej opisane w pkt 2. wystąpienia; b) w części III pkt 2. ppkt 2.2. wykazano w przychodach ze źródeł publicznych kwotę ogółem 504 606,04 zł natomiast w Rachunku Zysków i Strat wskazano kwotę dotacji w wysokości 504 569,05 zł, tj. o 36,99 zł niższą; c) w części III pkt 2. ppkt 2.2. c) wpisano kwotę przychodów ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego w wysokości 72 070,88 zł, natomiast w informacji uzupełniającej do bilansu wykazano kwotę 72 033,89 zł, tj. o 36,99 zł niższą. W związku z różnicą w kwocie 36,99 zł pomiędzy ww. dokumentami wyjaśnienie złożyła Prezes Zarządu, informując : ( ) podsumowując przychody otrzymane ze środków budżetu jednostek samorządu terytorialnego omyłkowo dodano kwotę 36,99 (PFRON udział własny karma dla psów asystujących), co poskutkowało podaniem we wszystkich ww częściach sprawozdania błędnej kwoty. 912
d) W części III pkt 3. ppkt 3.1. wykazano stan środków pochodzących z 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych na pierwszy dzień roku sprawozdawczego w wysokości 31 858,07 zł, natomiast zgodnie ze stanem środków na rachunku bankowym oraz ewidencją księgową bilans otwarcia wynosi 0,00 zł. Wyjaśnienie w tej kwestii złożyła Prezes Zarządu: ( ) Pod koniec roku wszystkie środki zgromadzone na koncie przeznaczonym do zbiórki 1% są przelewane na konta Kół terenowych. Niewykorzystane środki z 1% pozostają na kontach Kół do rozliczenia na następny rok, a saldo na rachunku bankowym, dotyczącym gromadzenia 1%, wynosi 0,00 zł. W związku z powyższym na potrzeby kontroli organizacja sporządziła zestawienie dotyczące stanu środków z 1 % podatku dochodowego na 1 stycznia 2017 r. oraz 31 grudnia 2017 r., z którego wynika, że bilans otwarcia tych środków wynosi 31 858,07 zł natomiast niewykorzystane środki na prowadzoną działalność pożytku publicznego Związku, pochodzące z 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych, pozostały do wykorzystania na następny rok w kwocie 32 287,69 zł. e) W części III pkt 5 ppkt 5.1. i 5.2. wykazano nieprawidłowe kwoty wyniku działalności odpłatnej i nieodpłatnej. Nieprawidłowość i jej przyczyny zostały opisane w pkt 2. wystąpienia. f) W części IV pkt 2 wskazano, że Związek nie korzystał z prawa do nieodpłatnego informowania przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji o prowadzonej działalności nieodpłatnej pożytku publicznego. Natomiast ze złożonego kontrolującej oświadczenia wynika, że organizacja korzystała z prawa do nieodpłatnego informowania o swojej działalności w środkach masowego przekazu, wynikającego z art. 23a ust.1 ustawy z dnia 29 grudnia 1992 r. o radiofonii i telewizji 7, Wyjaśniając tą kwestię Prezes Zarządu podała: ( ) zgodnie z naszym oświadczeniem korzystaliśmy z prawa nieodpłatnego informowania o naszej działalności przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji. Jest to błąd w sprawozdaniu merytorycznym, który na przyszłość zobowiązujemy się wyeliminować. g) W części VII pkt 2. wpisano kwotę otrzymanych dotacji z jednostek samorządu terytorialnego o 36,99 zł większą niż wynika to z informacji uzupełniającej do bilansu. Zaistniałą sytuację wyjaśniła Prezes Zarządu, podając, że omyłkowo dodano kwotę 36,99 zł, (przychody otrzymane z działalności odpłatnej karma dla psów asystujących). h) W części VII pkt 3. nie wpisano zadania realizowanego w ramach Programu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich na które organizacja otrzymała środki w wysokości 99 080,00 zł. Na powyższą okoliczność Prezes Zarządu podała: ( ) wpisaliśmy tylko zadanie zlecone przez PFRON, co wynikło z naszej interpretacji umowy podpisanej z FIO. ( ) W przyszłości w celu uniknięcia podobnych pomyłek, będziemy zwracać większą uwagę na interpretacje umów podpisywanych z grantodawcami. Ustalono, że Związek nie spełniał warunków określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego 8, które zobowiązuje organizacje pożytku publicznego do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta. 7 Dz. U. z 2017 r., poz. 1414 z późn. zm. 8 Dz. U. z 2004 r., Nr 285, poz. 2852. 1012
III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości Ujawnione w wyniku kontroli nieprawidłowości polegały na: 1. Nieprowadzeniu wyodrębnionej ewidencji wszystkich przychodów odpłatnej działalności pożytku publicznego. Przyczynami tej nieprawidłowości było niestaranne prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz brak nadzoru kierownika jednostki w przedmiotowym zakresie. Skutkiem był brak wydzielenia tych środków jako niezbędnego warunku do prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego i merytorycznego. 2. Niesporządzeniu sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości. Przyczynami tej nieprawidłowości była niepełna wiedza o obowiązujących przepisach prawnych w powyższym zakresie oraz brak nadzoru ze strony kierownika jednostki. Skutkiem było naruszenie przepisów ustawy oraz ustawy o rachunkowości. 3. Podaniu w sprawozdaniu finansowym i merytorycznym z działalności Związku za 2017 r. danych niezgodnych z dokumentacją źródłową oraz zapisami ewidencji księgowej. Przyczyną tych nieprawidłowości był brak nadzoru ze strony kierownika jednostki, natomiast skutkiem ujęcie w rocznym sprawozdaniu finansowym i merytorycznym danych niewynikających z ewidencji księgowej. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Okręgu Opolskim Polskiego Związku Niewidomych pod poz. 3. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń - nie dotyczy. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące nieprawidłowości, uchybień lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej Działalność organizacji pożytku publicznego winna być prowadzona zgodnie z regulacjami ustawy. Zatem, w celu usprawnienia realizacji zagadnień objętych kontrolą, zaleca się pełne wykorzystanie ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz podjęcie skutecznych działań dążących do wyeliminowania powstałych nieprawidłowości i uchybień, tj.: 1. Prowadzić ewidencję księgową w sposób umożliwiający prawidłowe wyliczenie przychodów i wyniku na nieodpłatnej i odpłatnej działalności. 2. Sporządzać sprawozdanie finansowe zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. 3. Wykazywać w rocznym sprawozdaniu merytorycznym i finansowym dane zgodne ze stanem faktycznym i wynikające z dowodów źródłowych oraz ewidencji księgowej. 4. Zaktualizować politykę rachunkowości i zakładowy plan kont do znowelizowanych przepisów ustawy i ustawy o rachunkowości oraz dostosować ww. dokumenty do zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce. 5. Ewidencjonować poniesione koszty zachowując jednolitą klasyfikację zdarzeń. 6. Ujmować w księgach rachunkowych dowody źródłowe zawierające prawidłowe dane nabywcy. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości nie dotyczy. 1112
VIII. Na podstawie 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 r. w sprawie przeprowadzania kontroli organizacji pożytku publicznego 9, w związku z art. 32 ustawy, członek organu zarządzającego lub osoba przez niego upoważniona, której przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu jest zobowiązany poinformować wojewodę o sposobie usunięcia uchybień oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W związku z powyższym oczekuję, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. 9 Dz. U. Nr 173, poz.1172. 1212