Istotne postanowienia umowy zał. 2 Umowa zawarta w dniu... roku pomiędzy : Gminą Miejską Kraków, reprezentowaną przez mgr inż. Krzysztofa Kowala Dyrektora Zarządu, ul. W. Sławka 10, 30-633 Kraków, posiadającego NIP: 6792988495 i REGON:120776650 zwanego dalej Zamawiającym a...... reprezentowanym przez:... posiadającym REGON:... i NIP:..., zwanym dalej Wykonawcą. Strony zawierają niniejszą umowę po przeprowadzeniu przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, i wyborze oferty Wykonawcy jako najkorzystniejszej. 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji - zgodnie z ofertą przetargową z dnia... roku, sporządzoną na podstawie materiałów dostarczonych Wykonawcy przez Zamawiającego w ramach specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz wynikiem przetargu nieograniczonego na wykonanie usługi pomiaru czas podczas imprez sportowych organizowanych przez Zarząd. 2. Szczegółowy zakres rzeczowy niniejszej umowy określony jest w dokumentacji przetargowej oraz w ofercie Wykonawcy, a także w zakresie rzeczowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest wykonać umowę z należytą starannością a także zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Wykonawca w pełni odpowiada za jakość i terminowość wykonania zadania. 5. Wszystkie dostarczone przez Wykonawcę elementy i materiały mają być fabrycznie nowe, stanowić jego wyłączną własność i być wolne od praw i roszczeń osób trzecich 2 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę w roku 2016, w następujących etapach: 1) Etap I - 13 15 maja 2016 roku pomiar czasu podczas imprez składających się na Krakowskie Spotkania Biegowe, 2) Etap II 1 2 października 2016 roku - pomiar czasu podczas imprez składających się na Bieg Trzech Kopców, 3) Etap III 14 16 października 2016 roku pomiar czasu podczas imprez składających się na Cracovia Półmaraton Królewski oraz 4) Etap IV 30 31 grudnia 2016 roku pomiar czasu podczas imprez składających się na Krakowski Bieg Sylwestrowy oraz imprezy współorganizowane, na podstawie odrębnego wskazania Zamawiającego, zgodnie z ust. 3, z których każda będzie traktowana jako odrębny etap. 2. Odbiór wykonania usługi nastąpi odrębnie dla każdego etapu po jego zakończeniu. Z czynności odbioru strony niezwłocznie sporządzą pisemny protokół odbioru. 3. Ilości osób (uczestników biegów) wskazane w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, którzy będą brać udział w poszczególnych imprezach jest szacunkowa: Zamawiający na dwa tygodnie przed każdym z etapów wskazanych w ust. 1 określi precyzyjnie ilość osób (uczestników biegów), dla których wykonawca zobowiązany jest wykonać usługę, stanowiącą przedmiot niniejszej umowy w ramach danego etapu i powiadomi o tym Wykonawcę. O terminie, nazwie oraz ilości osób -1-
(uczestników biegów), dla których Wykonawca zobowiązany jest wykonać usługę w ramach imprez współorganizowanych Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Ilość osób (uczestników biegów), dla których wykonawca zobowiązany jest wykonać usługę, stanowiącą przedmiot niniejszej umowy nie może przekroczyć ilości 18 300 w ciągu całego okresu obowiązywania umowy, jednak Zamawiający nie gwarantuje Zamawiającemu minimalnej ilości osób (uczestników biegów), dla których wykonawca zobowiązany jest wykonać usługę, stanowiącą przedmiot niniejszej umowy. 2a 1. Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe uczestników każdego z biegów, jako innemu podmiotowi" w rozumieniu art. 31 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity: w Dz. U. z 2015 r.poz.2135). 2. Zamawiający powierza Wykonawcy dane osobowe uczestników biegów, wskazanych w 2 ust. 1, dla każdego biegu oddzielnie w następującym zakresie:: imię i nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania/pobytu, kraj, klub, płeć, numer telefonu, adres email, niepełnosprawność. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu przez Zamawiającego danych osobowych wyłącznie w celu i zakresie określonym niniejszą Umową. Przez przetwarzanie danych należy rozumieć jakiekolwiek operacje w rozumieniu art. 7 pkt 2 ww. ustawy i wykonywane na powierzonych danych osobowych; 4. Powierzenie przetwarzania, o którym mowa w ust. 2 następuje w celu realizacji niniejszej umowy. 5. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem zbiorów danych osobowych, o których mowa w ust. 1. 6. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) przetwarzania danych osobowych zgodnie z ww. Ustawą o ochronie danych osobowych, przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających zastosowanie wysokiego bezpieczeństwa, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), 2) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania powierzonych danych osobowych, 3) stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, 4) niezwłocznego powiadomienia zamawiającego o każdym żądaniu udostępnienia danych osobowych organom państwa, chyba że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa, 5) niezwłocznego powiadomienia zamawiającego o każdym nieupoważnionym dostępie do powierzonych mu danych osobowych oraz o każdym wystąpieniu osoby, której dane przetwarza Wykonawca w ramach przysługujących tej osobie uprawnień kontrolnych, 6) dopuszczania do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób, posiadających upoważnienie nadane przez Wykonawcę oraz do prowadzenia ewidencji osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego, w zakresie wskazanym w art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz do przekazania ewidencji Zamawiającemu, na każde jego żądanie, w terminie do 2 godzin o otrzymania żądania przekazania ewidencji w formie elektronicznej (skan) oraz do 24 godzin w formie pisemnej. 7. Zamawiający oświadcza, że na dzień zawarcia Umowy i przez okres jej obowiązywania dane osobowe, powierzone do przetwarzania na podstawie Umowy, są i będą -2-
zabezpieczone po stronie Zamawiającego przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a zabezpieczenia te spełniają wymogi Ustawy i odpowiednich przepisów. 8. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania wszelkich niezbędnych działań, aby osoby, które zostaną upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia, także po wygaśnięciu zawartych z tymi osobami umów o pracę oraz innych tytułów kształtujących stosunek pracy, lub wszelkich innych umów, porozumień i tytułów, na podstawie których osoby te świadczyły usługi na rzecz Wykonawcy. 9. Wykonawca w celu realizacji Umowy Odrębnej może powierzyć dalsze przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w 2 ust. 1 Umowy podmiotowi trzeciemu (np. podwykonawcy) po uzyskaniu uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego na powierzenie podmiotowi wskazanemu przez Wykonawcę dalszego przetwarzania danych osobowych w określonym celu i zakresie, przy czym cel i zakres dalszego powierzenia przetwarzania nie mogą być szersze niż wynikające z niniejszej Umowy. 10. Dane osobowe powierzone Wykonawcy do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy będą przetwarzane za pomocą systemu/systemów zainstalowanego/ych w infrastrukturze sprzętowo-programowej Wykonawcy. 11. Zamawiający ma prawo do kontrolowania w każdym miejscu i czasie sposobu wykonywania przez Wykonawcę obowiązków, wskazanych w niniejszym paragrafie, za uprzednim powiadomieniem Wykonawcy o rozpoczęciu kontroli. Wykonawca zobowiązany jest na żądanie Zamawiającego przedstawić mu wszelkie niezbędne dokumenty oraz złożyć pisemne wyjaśnienia oraz odpowiedzieć na zadane pytania; odpowiedni termin na złożenie dokumentów, wyjaśnień i odpowiedzi na pytania określi Zamawiający. Po zakończeniu kontroli Zamawiający sporządzi i przekaże Wykonawcy protokół kontroli. Wykonawca może w terminie do 5 dni wnieść zastrzeżenia do protokołu. Wykonawca zobowiązany jest do zastosowani się do zaleceń pokontrolnych Zamawiającego w celu usunięcia uchybień i poprawy bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. 12. Strony zobowiązują się wykorzystywać wszelkie informacje uzyskane w ramach wykonywania niniejszej umowy wyłącznie w celu jej realizacji. 13. Zamawiający zastrzega, że niniejsza umowa jest jawna w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej. 14. Niezwłocznie po zakończeniu każdego z etapów, wskazanych w 2 ust. 1 Wykonawca jest zobowiązany do trwałego usunięcia wszystkich otrzymanych od Zamawiającego plików, zawierających dane osobowe uczestników biegów oraz do fizycznego usunięcia wszystkich nośników, na jakich te pliki otrzymał. Wykonawca wraz z fakturą obejmującą wynagrodzenie za wykonanie usługi w ramach każdego kolejnego etapu, wskazanego w 2 ust. 1 dostarczy Zamawiającemu pisemny protokół, potwierdzający wykonanie czynności zniszczenia plików i nośników z danymi osobowymi uczestników biegów w ramach każdego z ww. etapów. 15. Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie, ale nie później niż w terminie do 3 dni kalendarzowych, usunąć wszelkie daneh osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone z wszelkich nośników pozostających w jego dyspozycji i przesłać Zamawiającemu protokół z wykonania tego obowiązku. Protokół ten winien być dołączony do faktury obejmującej wynagrodzenie za realizację Etapu IV, o którym mowa w 2 ust. 1 pkt 4. Obowiązek usunięcia danych nie dotyczy danych osobowych w zakresie: imię, nazwisko, kraj, miasto -3-
zamieszkania/pobytu, klub, które Wykonawca zamieści na ogólnodostępnej stronie internetowej, bez ograniczenia czasowego. 3 1. Za wykonanie pełnego zakresu prac, stanowiących przedmiot niniejszej umowy, zgodnie z 1, otrzyma wynagrodzenie w kwocie nie przekraczającej zł brutto (słownie złotych:.), z tym że wynagrodzenie, którego płatność przypadnie na rok 2017 nie może przekroczyć kwoty zł brutto (wpisać sumę równą ofertowej cenie jednostkowej i ilości uczestników Biegu Sylwestrowego wg załącznika nr 1 umowy). 2. Wynagrodzenie zostanie rozliczone na podstawie ilości rzeczywiście wykonanych przez Wykonawcę i odebranych przez Zamawiającego usług, w oparciu o cenę jednostkową w wysokości zł (słownie złotych::..) brutto wskazaną w ofercie Wykonawcy.. 3. Wynagrodzenie będzie płatne jednorazowo, po wykonaniu każdego z etapów, wskazanych w 2 ust. 1, po dokonaniu protokolarnego odbioru tego etapu przez Zamawiającego i podpisaniu protokołu odbioru, o którym mowa w 2 ust. 2, w terminie do 30 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. 4. Za dzień zapłaty strony przyjmować będą dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT. 6. Faktura winna być wystawiona na: Zarząd, ul. Walerego Sławka 10, 30-633 Kraków, NIP: 6792988495. 7. Wykonawca nie jest uprawniony do dokonania przelewu wierzytelności z tytułu wynagrodzenia za realizację niniejszej umowy bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 4 1. Zamawiający ustanawia p... osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją przedmiotu umowy. W przypadku nieobecności ww. osoby, kierownik Działu Marketingu i Organizacji Imprez Sportowych Zamawiającego wskaże zastępcę i powiadomi o tym Wykonawcę. 2. Wykonawca ustanawia p... jako osobę odpowiedzialną za wykonanie przedmiotu umowy. 3. Strony ustalają, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy. 4. Zamawiający będzie przekazywać Wykonawcy dane osobowe uczestników biegów, o których mowa w 2a w postaci cyfrowej pliku w formacie *.xlsx, w terminie do.. dni przed rozpoczęciem każdej z imprez, wskazanych w 2 ust. 1, dla każdego z biegów oddzielnie. 5 1. Strony ustalają, że zapłacą kary umowne: 1) Zamawiający w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych w wysokości 10 % wynagrodzenia ryczałtowego brutto, wskazanego w 3 ust. 1, 2) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku: a) odstąpienia od umowy z przyczyn za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności - w wysokości 10% kwoty, wskazanej w 3 ust. 1 b) zwłoki w wykonaniu świadczenia określonego w umowie w wysokości 0,2% wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1 zdanie pierwsze, za każdy stwierdzony przez Zamawiającego przypadek zwłoki nienależytego wykonania świadczenia przez Wykonawcę, c) zwłoki w usuwaniu wad przedmiotu umowy w wysokości 0,2% wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, za każdy dzień zwłoki licząc od terminu ustalonego przez Zamawiającego na usunięcie wad. -4-
2. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 3. Wykonawca wyraża zgodę by naliczone kary umowne były potrącane z wynagrodzenia za wykonane prace. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu i osobom trzecim w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. W szczególności Wykonawca jest odpowiedzialny za przetwarzanie powierzonych mu danych osobowych niezgodnie z niniejszą umową, a w szczególności za udostępnienie ich w jakikolwiek sposób osobom nieupoważnionym. W przypadku naruszenia przepisów Ustaw o ochronie danych osobowych lub niniejszej Umowy przez Wykonawcę, w następstwie czego Zamawiający jako administrator danych osobowych zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany finansowo, Wykonawca zwróci Zamawiającemu poniesione z tego tytułu wydatki i koszty. 6 1. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach wskazanych w przepisach prawa, w szczególności w przepisach kodeksu cywilnego (odstąpienie ustawowe). 2. Zamawiający może nadto w terminie od daty podpisania niniejszej umowy do 31.01.2017 roku odstąpić od umowy w przypadku: 1) złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub rozwiązania firmy Wykonawcy, albo wydania nakazu zajęcia jego majątku, 2) powzięcia przez Zamawiającego informacji o utracie przez Wykonawcę zdolności do dalszego wykonywania niniejszej Umowy, a w szczególności o niespełnianiu przez Wykonawcę wymagań, wskazanych w 2a ust. 6, 3) rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy, w tym w szczególności w zakresie przetwarzania powierzonych Wykonawcy danych osobowych, 4) zwłoki Wykonawcy w realizacji przedmiotu umowy dłuższej niż 1 dzień, licząc od terminów określonych dla danego etapu w 2 ust. 1. 7 1. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Spory wynikłe w trakcie wykonywania niniejszej umowy rozstrzygał będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.. 8 Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach: - 3 egzemplarze dla Zamawiającego, - 1 egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: -5-