UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Transkrypt

1 Numer sprawy: CUS/ZP/3/2017 Załącznik nr 9 do Umowy UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu.. w Warszawie (zwana dalej: Umową ) pomiędzy: 1) Ośrodkiem Pomocy Społecznej/Centrum Pomocy Społecznej m.st. Warszawy - zwanym dalej Ośrodkiem Pomocy Społecznej, z siedzibą w Warszawie przy ul.., reprezentowanym przez: Pana/ią - Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej i 2) Centrum Usług Społecznych Społeczna Warszawa - zwanym dalej Organizatorem usług z siedzibą przy ul. Nałkowskiej 11, Warszawa, reprezentowanym przez: Panią Martę Sadurską - p.o. Dyrektora Centrum Usług Społecznych Społeczna Warszawa, zwanych łącznie dalej Powierzającym lub Administratorem danych, a 3)... z siedzibą w..., ul...., wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy... zwanym w dalszej części niniejszej Umowy Przetwarzającym, NIP:, REGON:.. reprezentowanym przez:..., zwanymi łącznie dalej Stronami, o następującej treści: mając na uwadze, że Ośrodek Pomocy Społecznej jest Administratorem danych osobowych osób korzystających ze świadczeń przyznawanych na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 1769), natomiast Przetwarzający jest Wykonawcą/Podwykonawcą umowy Nr.... zawartej w dniu. pomiędzy Wykonawcą... a Organizatorem usług, której przedmiotem jest realizacja świadczeń w miejscu zamieszkania, w formie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w tym dla osób z autyzmem oraz osób niepełnosprawnych intelektualnie na rzecz osób, w stosunku do których Ośrodek Pomocy Społecznej wydał decyzję administracyjną przyznającą usługi, dla realizacji której konieczne będzie przetwarzanie danych osobowych związanych z ww. usługami, Strony postanowiły zawrzeć niniejszą Umowę w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez Powierzającego o następującej treści: 1 1. Dane osobowe w ramach niniejszej Umowy przetwarzane są w celu realizacji świadczeń usługowych na rzecz odbiorców, o których mowa w ust. 2 pkt Dla potrzeb niniejszej Umowy, o ile z kontekstu nie wynika inaczej, przyjmuje się następujące znaczenie dla poniżej wymienionych określeń: 1) Umowa niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych; 2) Ustawa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 922); 3) Rozporządzenie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 4) Dane osobowe dane osobowe w rozumieniu art. 6 Ustawy;

2 5) Zbiór danych prowadzony zgodnie z Ustawą zbiór danych osobowych gromadzonych przez Ośrodek Pomocy Społecznej pn ; 6) Zakres powierzonych danych dane ze zbioru, o którym mowa w pkt 5). Zakres powierzonych danych obejmuje: imię i nazwisko odbiorcy usług, adres i wszelkie dane kontaktowe w postaci numeru telefonu odbiorcy oraz dane kontaktowe, które są niezbędne do właściwego świadczenia usługi tj. kontakt do rodziny, osoby upoważnionej do udzielania informacji a także wymiar i zakres przyznanej pomocy oraz stan zdrowia; 7) Przetwarzanie danych osobowych przetwarzanie zgodnie z art. 7 pkt. 2 Ustawy: - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych ; 8) Powierzający Administrator danych osobowych w rozumieniu art. 7 pkt. 4 Ustawy. 9) Przetwarzający podmiot w rozumieniu art. 31 Ustawy; 10) odbiorca usług osoba uprawniona do specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w tym dla osób z autyzmem oraz osób niepełnosprawnych intelektualnie, której przyznano prawo do ich świadczenia na podstawie decyzji administracyjnej wydanej przez Ośrodek Pomocy Społecznej; 11) usługi specjalistyczne usługi opiekuńcze dla osób z zaburzeniami psychicznymi w tym dla osób z autyzmem oraz osób niepełnosprawnych intelektualnie; 12) ustawa o pomocy społecznej ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 1769). 2 Powierzenie przetwarzania danych 1. Ośrodek Pomocy Społecznej oświadcza, że przetwarza dane osobowe ze zbioru danych wymienionego w 1 ust. 2 pkt 5, na podstawie art. 100 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, w tym m.in. przeprowadza postępowanie administracyjne z uwzględnieniem art. 106 ust. 1 i 4 ustawy o pomocy społecznej, przyznaje usługi dla odbiorców usług, ustala i zwalnia z odpłatności za usługi w środowisku, kontroluje realizację usług w środowisku. 2. Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Organizator usług oświadczają, że działając wspólnie w imieniu m.st. Warszawy realizują zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej realizowane przez gminę wynikające z art. 18 ust. 1 pkt 3 ustawy o pomocy społecznej polegające na organizowaniu i świadczeniu usług w miejscu zamieszkania i w tym zakresie stanowią jednego Administratora danych osobowych w rozumieniu art. 23 ust. 2a Ustawy. 3. Organizator usług oświadcza, że przetwarza dane osobowe ze zbioru danych wymienionego w 1 ust. 2 pkt 5, w zakresie organizowania i koordynowania świadczenia usług oraz nadzorowania i kontrolowania realizacji usług. 4. Administrator danych stosownie do art. 31 Ustawy powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych stanowiących przedmiot Umowy, w związku z wykonywaniem przez pracowników Przetwarzającego usług na rzecz odbiorców usług. 5. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w niniejszej Umowie. 3 Zabezpieczenie przetwarzanych danych 1. Przetwarzający zobowiązuje się do przestrzegania obowiązków określonych w art. 31 Ustawy, w tym do przetwarzania danych osobowych zgodnie z Ustawą przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających stosowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, zgodnie z Rozporządzeniem oraz nie przetwarzać ich w sposób inny niż określony Umową. 2. Osoby wskazane przez Przetwarzającego przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do posiadania aktualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, wydanych przez Przetwarzającego, zgodnie z art. 37 Ustawy. 2

3 3. Przetwarzający zobowiązany jest do prowadzenia aktualnej ewidencji osób, posiadających ważne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 Ustawy. 4. Powierzający może w każdym czasie żądać od Przetwarzającego przedstawienia aktualnej ewidencji osób, o której mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu. 5. Strony zobowiązują się zachować w tajemnicy informacje lub materiały pisane dotyczące drugiej strony, które znajdują się w ich posiadaniu z tytułu realizacji Umowy. Jednakże postanowienie to nie odnosi się do informacji lub materiałów, które są powszechnie znane Przetwarzający zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych, co najmniej w zakresie określonym w art. 36 i Ustawy. 2. Przetwarzający jest zobowiązany zapewnić, aby urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania powierzonych mu danych były zgodne z wymogami Rozporządzenia. 3. Przetwarzający zobowiązuje się do zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych powierzonych do przetwarzania. 4. Przetwarzający zobowiązuje się zachować w tajemnicy przekazane dane osobowe oraz sposoby ich przetwarzania, o których mowa w art. 39 ust. 2 Ustawy. 5. Przetwarzanie danych osobowych przez Przetwarzającego w zakresie oraz celach innych niż wyraźnie wskazane w Umowie nie jest dozwolone. 6. Strony podejmą środki organizacyjne mające na celu zapewnienie zachowania przez upoważnionych pracowników poufności danych, do których uzyskali dostęp, sposobów dostępu i stosowanych zabezpieczeń zarówno w okresie zatrudnienia jak i po ustaniu zatrudnienia. 7. Strony zobowiązane są do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia tajemnicy danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji Umowy. 8. Przetwarzający zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie na każde pytanie Administratora Danych dotyczące przetwarzania powierzonych mu na podstawie niniejszej Umowy danych. 5 Odpowiedzialność za szkody 1. Przetwarzający odpowiada za szkody, jakie powstały wobec Powierzającego w wyniku niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych. 2. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego, w następstwie którego Powierzający zostanie obciążony karą finansową lub zobowiązany do wypłaty odszkodowania, Przetwarzający zostanie obciążony karą finansową lub zobowiązany do wypłaty odszkodowania, Przetwarzający zobowiązuje się do zwrotu Powierzającemu poniesionych z tego tytułu strat. 6 Kontrola przetwarzania danych 1. Powierzającemu przysługuje prawo kontroli Przetwarzającego w zakresie prawidłowości wykonywania obowiązków wynikających z Umowy pod względem zgodności z treścią Umowy oraz oceny zgodności przetwarzania danych z Ustawą. 2. W celu wykonania kontroli upoważnieni pracownicy Powierzającego mają prawo: a) wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe objęte przedmiotem Umowy i przeprowadzenia niezbędnych czynności kontrolnych, b) żądania złożenia pisemnych i ustnych wyjaśnień w celu ustalenia stanu faktycznego, c) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych. 3. Z czynności kontrolnych Strony sporządzają protokół. 3

4 7 Zasady współpracy 1. Strony zobowiązują się, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych, w szczególności zobowiązują się niezwłocznie poinformować o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na zgodność z przepisami prawa dot. przetwarzania danych osobowych. 2. Wszelkie decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych odbiegające od ustaleń zawartych w niniejszej Umowie, powinny być przekazywane Stronom w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Do koordynowania spraw związanych z Umową Strony wyznaczają przedstawicieli: 1) Ośrodek Pomocy Społecznej wyznacza Panią/Pana.. zatrudnioną(nego) na stanowisku.. 2) Organizator usług wyznacza Panią/Pana. zatrudnioną(nego) na stanowisku. 3) Przetwarzający wyznacza Panią/Pana.. zatrudnioną(nego) na stanowisku.. 4. Zastąpienie osób wymienionych w ust. 3 innymi osobami nie wymaga zmiany Umowy w sposób określony w 10 ust Strony oświadczają, że zawierają Umowę na czas określony od dnia.... r. do dnia 31 grudnia 2018 roku, wynikający z okresu obowiązywania umowy Nr... z dnia. zawartej między Wykonawcą a Organizatorem usług, której przedmiotem jest realizacja świadczeń w formie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w tym dla osób z autyzmem oraz osób niepełnosprawnych intelektualnie, o której mowa w preambule. 2. Umowa jest ważna od dnia podpisania i wygasa z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, o której mowa w ust Umowa może zostać wypowiedziana przez Powierzającego ze skutkiem natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku: a) naruszenia przez Przetwarzającego postanowień Umowy, b) wyrządzenia przez Przetwarzającego przy realizacji Umowy szkody Powierzającemu, c) wstrzymywania się przez Przetwarzającego z realizacją zaleceń pokontrolnych, w terminie określonym przez Powierzającego. 4. Oświadczenie Strony o wypowiedzeniu Umowy powinno być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy, Przetwarzający jest bezwzględnie zobowiązany do zwrotu Powierzającemu, powierzonych mu danych osobowych oraz trwałego usunięcia wszelkich kopii tych danych, będących w posiadaniu Przetwarzającego oraz podjąć stosowne działania w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na podstawie niniejszej Umowy. 6. Przetwarzający ma obowiązek przedstawić Powierzającemu w terminie 7 dni od rozwiązania Umowy pisemny protokół potwierdzający fakt zniszczenia danych osobowych. 7. Wypowiedzenie Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 3 będzie stanowiło okoliczność uzasadniającą rozwiązanie umowy Nr z dnia. zawartej między Wykonawcą a Organizatorem usług, której przedmiotem jest realizacja świadczeń w formie specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi w tym dla osób z autyzmem oraz osób niepełnosprawnych intelektualnie, o której mowa w preambule z winy Przetwarzającego. 9 Postanowienia końcowe Strony oświadczają, iż znany jest im fakt, że treść niniejszego Umowy, a w szczególności dotyczące ich dane identyfikujące i przedmiot Umowy, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 1764), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy. 4

5 10 1. Wszelka korespondencja związana z wykonaniem Umowy doręczana będzie na adresy wskazane w komparycji Umowy. Doręczenia będą uważane za skuteczne z chwilą potwierdzenia otrzymania korespondencji przez osoby wymienione w 7 ust. 3 Umowy. 2. W przypadku zmiany danych kontaktowych wskazanych w komparycji Umowy, w tym siedziby i adresu, każda ze Stron zobowiązana jest poinformować o tym drugą Stronę pod rygorem uznania dotychczasowych danych za aktualne. Zmiana danych, o których mowa w ust. 1 wymaga jednostronnego oświadczenia Strony, która dokonuje zmiany danych, złożonego na piśmie pod rygorem nieważności. 3. Zmiana Umowy może nastąpić tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają przepisy Ustawy o ochronie danych osobowych oraz kodeksu cywilnego. 2. Wszelkie spory związane z zawarciem i wykonaniem Umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby m.st. Warszawy. 12 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla Przetwarzającego, jeden dla Organizatora usług i jeden dla Ośrodka Pomocy Społecznej. Organizator usług Ośrodek Pomocy Społecznej Przetwarzający