SPÓŁKA AKCYJNA Biuro Zakupów 02-305 Warszawa Al. Jerozolimskie 142 a e-mail: katarzyna.karczewska@intercity.pl BFZ3-073-1273/2018 Warszawa, 2018-08-17 Dotyczy: Postępowania zakupowego o udzielenie zamówienia oznaczonego numerem 29/07/ADM/2018, na realizację szkolenia z zakresu udzielania pierwszej pomocy dla drużyn konduktorskich. Przekazanie treści pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami Do Zamawiającego, we wskazanym w Zapytaniu ofertowym terminie, zostały wniesione pytania, na które Zamawiający udziela poniższych odpowiedzi. Pytanie 1 (pisownia oryginalna): dot. V.1. czy liczba osób przeszkolonych przez Oferenta, potwierdzona dowodami, ma się odnosić do wszelakich szkoleń z przedmiotowego zakresu, czy wyłącznie do szkoleń w których uczestnikami były osoby bezpośrednio związane z obsługą klienta, o czym jest mowa w pkt. XIII3. ocena merytoryczna? Odpowiedź Zamawiającego: Liczba osób (wynikająca z wykazu usług) przeszkolonych przez Oferenta potwierdzona dowodami, dotyczy realizacji szkoleń z zakresu udzielania pierwszej pomocy. Zamawiający wymaga powyższych informacji na potrzeby oceny wiedzy i doświadczenia Oferenta (tj.: potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu). Natomiast w zakresie kryterium merytorycznego, Zamawiający dokona oceny na podstawie podanej przez Oferenta liczby osób przeszkolonych z udzielania pierwszej pomocy, których praca związana jest z bezpośrednią obsługą klienta i na tej podstawie przyzna punkty w tym podkryterium. Pytanie 2 (pisownia oryginalna): dot. V.1.d czy liczba osób przeszkolonych przez ratownika ma się odnosić do wszelakich szkoleń z przedmiotowego zakresu wykonanych przez danego ratownika, czy wyłącznie do szkoleń w których ratownik szkolił tylko osoby bezpośrednio związane z obsługą klienta, o czym jest mowa w pkt. XIII3. ocena merytoryczna? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający zwraca uwagę, że w pytaniu poruszone zostały dwie odrębne kwestie. Po pierwsze: - dotycząca spełnienia warunku udziału w postępowaniu, na potwierdzenie czego Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą wykazu osób (trenerów), którzy spełniają warunek określony w rozdziale V pkt 1) d., gdzie liczba osób przeszkolonych przez ratownika odnosi się do szkoleń z zakresu udzielania pierwszej pomocy (V.1.d.). www. intercity. pl NIP 526 25 44 258 REGON 017258024 Kapitał zakładowy: 2 489 033 640,00 - PLN Kapitał wpłacony: 2 489 033 640,00 - PLN KRS 0000296032 Sąd Rejonowy dla m. st. W-wy / XII Wydz. Gosp.
Po drugie: - dotycząca oceny merytorycznej złożonych ofert, na podstawie podanej przez Oferenta sumy osób przeszkolonych przez wskazanych trenerów z udzielania pierwszej pomocy, których praca związana jest z bezpośrednią obsługą klienta i na tej podstawie przyzna punkty w podkryterium. Pytanie 3 (pisownia oryginalna): proszę o informację jak się rozkłada planowana ilość osób i grup na poszczególne miasta Odpowiedź Zamawiającego: W chwili obecnej Zamawiający nie posiada takich informacji. Pytanie 4 (pisownia oryginalna): proszę o informacje jaki Zamawiający przyjął budżet na realizację szkoleń Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie udziela takich informacji. Pytanie 5 (pisownia oryginalna): proszę o informację czy pod pojęciem "wydruk stanowiący streszczenie informacji poruszanych podczas szkolenia" Zamawiający oczekuje, że do oferty zostanie dołączony program szkolenia? jeśli tak, to czy wystarczy oświadczenie, iż szkolenie zrealizuje program, o którym mowa w zał nr 1 do OPZ Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający przygotował i dołączył program do Zapytania ofertowego. "Wydruk stanowiący streszczenie informacji poruszanych podczas szkolenia" to podsumowanie wiedzy z poszczególnych elementów programu, która będzie przekazywana uczestnikom. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą w/w streszczenia. Pytanie 6 (pisownia oryginalna): proszę o informacje w jakim terminie i w jaki sposób Oferent ma przesłać hasło do części handlowej? Odpowiedź Zamawiającego: Oferent przesyła hasło do części handlowej oferty po terminie składania ofert. Pytanie 7 (pisownia oryginalna): Czy konieczne jest posiadanie wpisu do RIS biorąc pod uwagę, że nie jest to wymagane żadnymi polskimi przepisami od firm prowadzących szkolenia z pierwszej pomocy dla innych firm bądź instytucji Odpowiedź Zamawiającego: zgodnie z treścią Zapytania ofertowego, Zamawiający wymaga dokumentu potwierdzającego wpis do RIS. Pytanie 8 (pisownia oryginalna): zwracam się z uprzejmą prośbą o wydłużenie terminu składania ofert z uwagi na okres urlopowy Odpowiedź Zamawiającego: Termin został zmieniony na 22-08-2018 do godz. 10:00 (informacja przesłana do Oferentów i zamieszczona na stronie www w dniu 13-08-2018 g. 14:59).
Pytanie 9 (pisownia oryginalna): Dot rozdziału V.Wymagania Formalne i Merytoryczne punkt C ( )1. Czy Zamawiający biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienia Zamawiający uzna za posiadanie doświadczenia opisanego w rozdziale V pkt c jeżeli Oferent wykonał bardziej zaawansowane szkolenia z pomocy przedmedycznej i przedstawi protokoły na łączną ilość co najmniej 500 osób potwierdzające czas trwania kursu oraz ilość osób która kurs ukończyła a także ilość osób która zdała egzamin w zakresie kwalifikowanej pierwszej pomocy zwane KPP przez powołaną komisję egzaminacyjna pod przewodnictwem konsultanta wojewódzkiego w dziedzinie medycyny ratunkowe w wyniku którego egzaminu uczestnik na okres 3 lat otrzymuje tytuł Ratownika? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający jasno określił warunki udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia Oferentów. Zamawiający wymaga wykazania się co najmniej 2 umowami na usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj.: dotyczącymi realizacji szkoleń z zakresu udzielania pierwszej pomocy, gdzie w ramach każdej, przeszkolonych zostało minimum 200 osób w grupach co najmniej 10-osobowych. Pytanie 10 (pisownia oryginalna): jakie są regulacje dotyczące ewentualnego odwołania szkolenia przez Państwa? Odpowiedź Zamawiającego: Odwołania szkoleń dla tej grupy zawodowej zdarzają się niezwykle rzadko, a w praktyce prawie nigdy. Drużyny konduktorskie mają planowane i przekazywane grafiki pracy na każdy kolejny miesiąc, w których uwzględniane są szkolenia. Może się co najwyżej zdarzyć że szkolenia nie rozpoczną się we wrześniu, ale w październiku br. z uwagi na przedłużone postępowanie. Gdyby się jednak zdarzyła nietypowa sytuacja związana z koniecznością odwołania szkolenia, Zamawiający przyjmuje iż odwołanie w terminie krótszym niż 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem danego szkolenia powoduje, że szkolenie traktowane jest jako odbyte. Pytanie 11 (pisownia oryginalna): czy nie należy zamieszczać również cv i referencji za trenerów? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający wymaga jedynie informacji wskazanych w Zapytaniu. Pytanie 12 (pisownia oryginalna): czy jeśli firma jest jednoosobową działalnością gospodarczą to prowadzenie szkoleń przez trenerów zatrudnionych na podstawie umowy ma być wykazane jako prace podzlecone? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający nie określa formy zatrudnienia trenerów. Pytanie 13 (pisownia oryginalna): czy w ramach oceny merytorycznej będziecie państwo oceniać jak największą liczbę szkoleń? w tabeli wyszczególniacie tylko 3?
Odpowiedź Zamawiającego: W ramach oceny merytorycznej ocenie podlegać będzie doświadczenie oferenta na podstawie podanej przez Oferenta liczby osób przeszkolonych z udzielania pierwszej pomocy, których praca związana jest z bezpośrednią obsługą klienta. Liczbę szkoleń o których mowa powyżej należy wpisać w Formularzu oferty formalno-merytorycznej w punkcie 20). Tabela, o której mowa w pytaniu dotyczy wykazania umów potwierdzających doświadczenie Oferenta, tj.: jednego z warunków udziału w postępowaniu. Pytanie 14 (pisownia oryginalna): jak należy wykazać fakt posiadania niezbędnego wyposażenia? Odpowiedź Zamawiającego: Wypełniając i podpisując załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Formularz oferty formalno- merytorycznej pkt 6)., w którym zawarte są oświadczenia, w tym również dotyczące wyposażenia. Pytanie 15 (pisownia oryginalna): czy nie mamy przedstawić oferty z programem, doświadczeniem firmy i zdjęciami a jedynie wypełnić formularz? Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający odsyła do treści Zapytania ofertowego, w który wskazuje dokumenty jakie należy złożyć wraz z ofertą. Informacje zawarte są w rozdziale V pkt 3) ppkt a-g oraz w rozdziale VIII pkt II 5) ppkt a-f. Pytanie 16 (pisownia oryginalna): czy rzeczywiście zarówno jako oferent jak i poszczególni trenerzy mamy przedstawić jedynie doświadczenie szkoleniowe dla osób, które na co dzień pracują z klientami? Odpowiedź Zamawiającego: W celu weryfikacji wiedzy i doświadczenia oraz potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu (rozdz. V 1) pkt a-f), natomiast informacje dotyczące liczby szkoleń w obszarze obsługi klienta, które Oferent powinien wskazać wypełniając Formularz oferty formalno -merytorycznej posłużą do oceny merytorycznej złożonych ofert. Powyższe jest również wyjaśnione w odpowiedzi na pytanie nr 2, powyżej. Pytanie 17 (pisownia oryginalna): jak szeroki ma być opis szkoleń prowadzonych przez trenerów (tabela)? Odpowiedź Zamawiającego: Zgodnie z formularzem zawartym w załączniku nr 6 do Zapytania ofertowego. W opisie mają znajdować się ogólne informacje. Pytanie 18 (pisownia oryginalna): Czy zapis dotyczący ilości szkoleń w ciągu 1 dnia oznacza, że: wykonawca ma przeprowadzić w 2 lokalizacjach (Szkolenia realizowane będą w 4 lokalizacjach: Warszawa, Kraków/Katowice, Gdynia, Wrocław) szkolenie 4 godzinne (240 minut) i następnie po małej przerwie drugie szkolenie 4 godzinne (240 minut)? Odpowiedź Zamawiającego: W ciągu jednego wskazanego w harmonogramie dnia będą odbywać się po 2 szkolenia 4-godzinne (z krótką przerwą). Takie 2 szkolenia mogą być realizowane w jednej,
dwóch, trzech lub czterech lokalizacjach równocześnie (w zależności od harmonogramu szkolenia na dany miesiąc). Pytanie 19 (pisownia oryginalna): ile czasu ma trwać przerwa pomiędzy 1 szkoleniem a 2 szkoleniem w ciągu 1 dnia w jednej lokalizacji? Odpowiedź Zamawiającego: W zależności od potrzeb grupy oraz trenera prowadzącego, średnio ok. 10-15 min. Pytanie 20 (pisownia oryginalna): czy w 1 lokalizacji grupa na 1 szkoleniu będzie większa niż 6 osób, (czyli podczas 2 szkoleń w 1 lokalizacji 12 osób)? Odpowiedź Zamawiającego: Na jednym szkoleniu grupa raczej nie powinna przekraczać 6 osób. Pytanie 21 (pisownia oryginalna): czy w ciągu 1 dnia w 2 lokalizacjach będzie więcej niż 24 osoby? Odpowiedź Zamawiającego: Łączna liczba Uczestników w jednym dniu w każdej lokalizacji wynosić będzie ok. 12 osób, czyli w 2 lokalizacjach ok 24 osób. Może się zdarzyć, że będzie więcej lub mniej niż 24 osoby. Pytanie 22 (pisownia oryginalna): ile ma być przerw i ile mają trwać? (Szkolenie 240 minut np. 20 minut przerwy powoduje, że szkolenie będzie trwało tylko 220 minut). Odpowiedź Zamawiającego: Jedna przerwa podczas 4 godzinnego szkolenia max 10-15 min. Pytanie 23 (pisownia oryginalna): ile pytań ma być w pre-teście? Odpowiedź Zamawiającego: Liczba pytań w pre-teście nie jest sprecyzowana. Pytania należy przygotować zgodnie z przedstawionym programem szkolenia. Pytanie 24 (pisownia oryginalna): ile pytań ma być w post-teście? Odpowiedź Zamawiającego: Liczba pytań w post-teście nie jest sprecyzowana. Pytania należy przygotować zgodnie z przedstawionym i omówionym programem szkolenia. Pytanie 25 (pisownia oryginalna): ile pytań ma być w ankiecie po szkoleniu? (Wypełnienie 2 testów i ankiety podczas szkolenia spowoduje, że ucieknie kolejne 20 minut, co spowoduje, że szkolenie będzie trwało 200 minut). Odpowiedź Zamawiającego: Wzór ankiety zostanie przekazany przez Zamawiającego, nie będzie to ankieta zabierająca więcej niż kilka minut. Pytanie 26 (pisownia oryginalna): czy zakres materiału wymaga poruszenia i przećwiczenia udzielania pierwszej pomocy małym dzieciom (niemowlakom)? Odpowiedź Zamawiającego: Zakres udzielania pierwszej pomocy obejmuje wszystkich podróżujących, naszymi pasażerami są również niemowlęta. Pytanie 27 (pisownia oryginalna): czy zakres materiału wymaga poruszenia i przećwiczenia udzielania pierwszej pomocy dzieciom?
Odpowiedź Zamawiającego: Zakres udzielania pierwszej pomocy obejmuje wszystkich podróżujących, naszymi pasażerami są również dzieci. Pytanie 28 (pisownia oryginalna): czy zakres materiału wymaga poruszenia i przećwiczenia udzielania pierwszej pomocy dorosłym? W tym kobietom w ciąży i osobom otyłym? Odpowiedź Zamawiającego: Zakres udzielania pierwszej pomocy obejmuje wszystkich podróżujących, naszymi pasażerami są również kobiety w ciąży i osoby otyłe. Pytanie 29 (pisownia oryginalna): Jaka jest przewidziana liczebność grup (zakładamy, że każdego dnia wykonane zostaną dwa szkolenia dla dwóch, odrębnych grup. W OPZ wskazali Państwo Łączna liczba Uczestników w jednym dniu w każdej lokalizacji wynosić będzie ok. 12 osób (rotacja grup). W treści Projektu umowy widnieje informacja: Zamawiający skieruje na Szkolenia grupy szkoleniowe w liczbie... Każda grupa będzie liczyć ok. 10 osób. Odpowiedź Zamawiającego: W ciągu jednego dnia przeszkolonych zostanie ok. 12 osób (w ciągu dwóch szkoleń 4-godzinnych). Jedna grupa nie powinna raczej przekroczyć 6 osób, może się jednak zdarzyć że będzie nieco liczniejsza i wyniesie 10 osób. Pytanie 30 (pisownia oryginalna): Proszę o potwierdzenie, że na jedną grupę szkoleniową ma przypadać 1 (jeden) trener. Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający potwierdza, że na jedną grupę przypada jeden trener. Pytanie 31 (pisownia oryginalna): Proszę o wskazanie choćby szacunkowej ilości osób i tym samym grup w poszczególnych lokalizacjach (Warszawa, Kraków/Katowice, Gdynia i Wrocław). Odpowiedź Zamawiającego: średnio w poszczególnych lokalizacjach może być 200-300 osób, jednak liczba ta może ulec zmianie. Pytanie 32 (pisownia oryginalna): Czy dobrze rozumiemy, iż rozliczenie za wykonaną usługę dotyczy organizacji szkolenia dla każdej grupy niezależnie od tego, ilu faktycznie Państwa pracowników stawi się na zajęciach? Jako wykonawcy nie mamy wpływu na frekwencję ze strony uczestników. Odpowiedź Zamawiającego: Ceną jednostkową jest jedno 4 godzinne szkolenie przeprowadzone dla jednej grupy. Za liczebność grup odpowiada Zamawiający. Wykonawca nie odpowiada za frekwencję podczas szkolenia. Pytanie 33 (pisownia oryginalna): Proszę o wyjaśnienie zapisów Projektu umowy: "Na wypadek wykonania przez Wykonawcę przy realizacji umowy usług o zakresie szerszym niż zlecony przez Zamawiającego, w szczególności zwiększenia liczby przeprowadzonych Szkoleń, Strony zgodnie postanawiają, że wynagrodzenie Wykonawcy z tego tytułu zawiera się w kwocie wskazanej w ust. 3 powyżej i Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie za te usługi." Niestety zapis ten jest dla nas niejasny gdyż nie jest określona faktyczna ilość szkoleń i tym samym nie wiemy w jakiej sytuacji Wykonawca miałby wykonać więcej szkoleń niż to wynika ze zlecenia?
Odpowiedź Zamawiającego: Po zakończeniu postępowania i wyborze oferenta w umowie zostaną wpisane stawki: cena jednostkowa szkolenia oraz łączna wartość umowy. Łączna wartość umowy zostanie tak podana, by możliwe było zrealizowanie wszystkich zaplanowanych szkoleń oraz ewentualnych szkoleń dodatkowych dla nieobecnych. W cytowanym przez Państwo zapisie chodzi o to, że w interesie obu stron jest monitorowanie stanu wykonania budżetu umowy (tj. jej maksymalnej wartości), tak by nie została przekroczona (np. omyłkowo). Pytanie 34 (pisownia oryginalna): Pomimo, iż zdajemy sobie sprawę z faktu rozpoczętego postępowania przetargowego pragnę poinformować, iż istnieje możliwość organizacji całkowicie niezobowiązującego i darmowego szkolenia lub prezentacji sposobu prowadzenia zajęć przez naszych trenerów. Odpowiedź Zamawiającego: Dziękujemy bardzo za informację. Oferenci ubiegający się o zamówienie zobowiązani są do uwzględnienia w ofercie treści udzielonych odpowiedzi. Treść odpowiedzi na pytania Zamawiający umieszcza ponadto na stronie internetowej www.intercity.pl Z poważaniem Katarzyna Karczewska Przewodnicząca Zespołu Zakupowego