Warszawa, 04 grudnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VIII.431.1.25. 2017.JN Pani Katarzyna Piórkowska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Goworowie ul. Ks. Stanisława Dulczewskiego 1A 07-440 Goworowo WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 697, z późn. zm.) kontrolerzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce: Justyna Brodzik starszy inspektor wojewódzki i Joanna Nurczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 20 21 marca, 23 24 marca i 27 marca 2017 r. kontrolę kompleksową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Goworowie, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia i pomocy asystenta rodziny w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszach ustaleń kontroli, podpisanych przez Panią Hanną Siekierską p.o. kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Goworowie w dniu 3 kwietnia 2017 r. Na podstawie art. 197d wyżej wymienionej ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1
Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo uchybień ocenił sposób realizacji przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Goworowie zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny, 2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości, 3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej, trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Stanowisko kierownika Ośrodka w Goworowie objęła Pani z dniem 20 kwietnia 2017 r. Wcześniej, tj. do 4 listopada 2016 r. kierownikiem Ośrodka była Pani Bożena Pomacho (zatrudniona na stanowisku kierownika od 1990 r.), natomiast od 7 listopada 2016 r. obowiązki kierownika powierzono Pani Hannie Siekierskiej (do czasu przeprowadzenia naboru). Kierownicy posiadali stosowne upoważnienie do prowadzenia postępowań i spraw z zakresu wspierania rodziny. Uchwałą nr XVII/113/12 Rady Gminy Goworowo z dnia 27 lutego 2012 r. nadano Statut Ośrodka, do którego wprowadzono zmiany uchwałą nr XXXVIII/232/13 z dnia 8 listopada 2013 r. W statucie wskazano, że Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów, w tym ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zastrzeżenia budzi jednak zapis 3 ust. 2 pkt 7 ww. statutu, w którym niepoprawnie ujęto realizację przez gminę zadań określonych w ustawie o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej 1. Zgodnie z 7 1 Art. 176 Do zadań własnych gminy należy: 1) opracowanie i realizacja 3-letnich gminnych programów wspierania rodziny; 2) tworzenie możliwości podnoszenia kwalifikacji przez asystentów rodziny; 3) tworzenie oraz rozwój systemu opieki nad dzieckiem, w tym placówek wsparcia dziennego, oraz praca z rodziną przeżywającą trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez: a) zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności wsparcia i pomocy asystenta rodziny oraz dostępu do specjalistycznego poradnictwa, b) organizowanie szkoleń i tworzenie warunków do działania rodzin wspierających, c) prowadzenie placówek wsparcia dziennego oraz zapewnienie w nich miejsc dla dzieci; 4) finansowanie: b) podnoszenia kwalifikacji przez asystentów rodziny, c) kosztów związanych z udzielaniem pomocy, o której mowa w art. 29 ust. 2, ponoszonych przez rodziny wspierające; 5) współfinansowanie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej, rodzinnym domu dziecka, placówce opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej lub interwencyjnym ośrodku preadopcyjnym; 6) sporządzanie sprawozdań rzeczowo-finansowych z zakresu wspierania rodziny oraz przekazywanie ich właściwemu wojewodzie, w wersji elektronicznej, z zastosowaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 187 ust. 3; 7) prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej, zamieszkałego na terenie gminy. 2
ust. 7 statutu, szczegółową organizację wewnętrzną Ośrodka ustala kierownik w regulaminie organizacyjnym zatwierdzonym przez Wójta Gminy Goworowo. Zarządzeniem nr 1/12 wprowadzono Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Goworowie, do którego wprowadzono zmiany zarządzeniem: nr 6/13 z 19 listopada 2013 r., nr 5/14 z 15 stycznia 2014 r., nr 6/14 z 26 lutego 2014 r. wskazano, że komórkami organizacyjnymi Ośrodka są działy, sekcje i stanowiska pracy. W Ośrodku wyodrębniono dział pieczy zastępczej, a w nim stanowisko asystenta rodziny, wskazując jednocześnie na możliwość tworzenia zespołu do spraw asysty rodzinnej. Uszczegółowione w 12 regulaminu zadania dla asystenta rodziny odpowiadają działaniom określonym w art. 15 ust. 1 ustawy, natomiast zgodnie z obowiązującym art. 15 ust. 4 ustawy, liczba rodzin, z którymi jeden asystent rodziny może w tym samym czasie prowadzić pracę, jest uzależniona od stopnia trudności wykonywanych zadań, jednak nie może przekroczyć 15. Należy podkreślić, że intencją ustawodawcy jest rozwój systemu opieki nad dzieckiem i rodziną, czemu posłużyć może dyspozycja zawarta w art. 10 ust 2 ustawy, który stanowi, że w przypadku gdy wyznaczonym podmiotem jest ośrodek pomocy społecznej, w ośrodku można utworzyć zespół do spraw asysty rodzinnej. Zgodnie z art. 28a ustawy, wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W kontrolowanym okresie nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie. Gmina spełniła obowiązek wynikający z art. 176 pkt 1 ustawy 2, opracowała Program Wspierania Rodziny w Gminie Goworowo na lata 2014-2016, który został przyjęty uchwałą Nr XLVI/273/14 z dnia 29 lipca 2014 r. oraz Program Wspierania Rodziny w Gminie Goworowo na lata 2017-2019 wprowadzony uchwałą Nr XXX/186/16 z dnia 29 grudnia 2016 r. Należy podkreślić, że Program powinien stanowić naturalną kontynuację wcześniej podjętych działań wynikających z oceny potrzeb gminy, mając na uwadze zasady i formy wspierania rodzin 2 Art. 176. Do zadań własnych gminy należy: 1) opracowanie i realizacja 3-letnich gminnych programów wspierania rodziny. 3
przeżywających trudności opiekuńczo-wychowawcze określone w art. 8, art. 9 i art. 10 ust. 3 ww. ustawy 3. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny Zgodnie z regulaminem, komórkami organizacyjnymi Ośrodka są działy, sekcje i stanowiska pracy, w tym stanowisko asystenta rodziny. Należałoby więc rozważyć rozwiązanie wzmacniające Ośrodek w realizacji powyższego zadania, które przewidział ustawodawca dopuszczając w art. 10 ust 2 ustawy, utworzenie zespołu do spraw asysty rodzinnej. W okresie objętym kontrolą Ośrodek zatrudniał asystenta rodziny na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie zadaniowego czasu pracy. Osoba zatrudniona na stanowisku asystenta rodziny posiadała kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy, spełniała wymogi zawarte w art. 12 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 oraz art. 17 ust. 3 i 4 ustawy, uczestniczyła w szkoleniach z zakresu pracy z dziećmi i rodziną, jak również posiadała zakres obowiązków wykonywanych na stanowisku asystenta rodziny. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Gmina wypełniła terminowo obowiązek wynikający z 3 ust. 1 rozporządzenia 4 i przekazała sprawozdanie rzeczowo finansowe z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca oraz za okres od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia 2016 r. 3 Art. 8. 1. Rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wójt zapewnia wsparcie, które polega w szczególności na: 1) analizie sytuacji rodziny i środowiska rodzinnego oraz przyczyn kryzysu w rodzinie; 2) wzmocnieniu roli i funkcji rodziny; 3) rozwijaniu umiejętności opiekuńczo-wychowawczych rodziny; 4) podniesieniu świadomości w zakresie planowania oraz funkcjonowania rodziny; 5) pomocy w integracji rodziny; 6) przeciwdziałaniu marginalizacji i degradacji społecznej rodziny; 7) dążeniu do reintegracji rodziny. 2. Wspieranie rodziny jest prowadzone w formie: 1) pracy z rodziną; 2) pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Art. 9. Rodzina może otrzymać wsparcie przez działania: 1) instytucji i podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny; 2) placówek wsparcia dziennego; 3) rodzin wspierających. Art. 10 ust. 3. Praca z rodziną jest prowadzona w formie: 1) konsultacji i poradnictwa specjalistycznego; 2) terapii i mediacji; 3) usług dla rodzin z dziećmi, w tym usług opiekuńczych i specjalistycznych; 4) pomocy prawnej, szczególnie w zakresie prawa rodzinnego; 5) organizowania dla rodzin spotkań, mających na celu wymianę doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych dalej grupami wsparcia lub grupami samopomocowymi. 4 rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r w sprawie sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. (Dz. U. poz. 213). 4
Biorąc pod uwagę przedstawioną w trakcie kontroli dokumentację prowadzonych spraw w badanym okresie oraz przekazane sprawozdania rzeczowo-finansowe z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej w 2016 r., stwierdzono brak zgodności w danych dotyczących liczby dzieci z rodzin objętych wsparciem przez asystenta rodziny w 2016 r. W 2016 r. asystent rodziny współpracował z 17 rodzinami, w tym 4 rodziny były objęte wyłącznie monitoringiem po zakończeniu pracy z rodziną w 2015 r. W sprawozdaniu za okres od 1 stycznia do dnia 30 czerwca 2016 r. wykazano błędnie liczbę 4 rodzin z którymi zakończono pracę, natomiast były to rodziny monitorowane po zakończeniu pracy z rodziną 5. Z art. 179 ustawy 6 wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. W trakcie kontroli okazano Sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania przez gminę zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za 2016 rok, natomiast nie przedstawiono potrzeb związanych z realizacją zadań z zakresu wspierania rodziny. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowanych działań, mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji 7, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu. Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej 5 Art. 15 ust. 1 pkt 16 Do zadań asystenta rodziny należy w szczególności monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną. 6 Art. 179. 1. W terminie do dnia 31 marca każdego roku wójt składa radzie gminy roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawia potrzeby związane z realizacją zadań. 2. Rada gminy, biorąc pod uwagę potrzeby, o których mowa w ust. 1, uchwala gminne programy wspierania rodziny. 7 Art. 2. ust.1. Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowych działań mających na celu przywrócenie rodzinie zdolności do wypełniania tych funkcji. 5
trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wskazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami, stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań, wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. Przydzielanie asystenta rodziny następowało zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy, na wniosek pracownika socjalnego po przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego i po dokonaniu analizy sytuacji rodzin. Praca z rodziną, zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, jest jedną z form wsparcia rodziny. Artykuł 10 ust. 3 ustawy przewiduje jednak dodatkowy podział pracy z rodziną, wymieniony w pkt 1-5. Rodzinom przeżywającym trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych zapewniono dostęp do specjalisty w funkcjonującym w Ośrodku punkcie konsultacyjnym ds. uzależnień i przemocy w rodzinie. Rodziny miały tez możliwość skorzystania z bezpłatnych porad prawnych, które były świadczone w Zespole Szkół Powiatowych w Goworowie. Ośrodek nie organizował grup wsparcia lub grup samopomocowych dla rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, o których mowa w art. 10 ust. 3 pkt 5 ustawy. W okresie od 01.01.2016 r. do 20.03.2017 r. wsparciem asystentów rodziny objęto 18 rodzin wychowujących 50 dzieci, w tym 10 dzieci w wieku do 5 r ż. 8, z tego: jedna rodzina została ponownie objęta pomocą (asystent pracował już z rodziną w okresie od 20 sierpnia 2013 r. do 31 grudnia 2015 r.), przydzielono asystenta rodziny 5 rodzinom w 2016 r. i 2 rodzinom w 2017 r., 7 rodzin było objętych nadzorem kuratora, z 4 rodzinami była ona prowadzona powyżej 3 lat, natomiast z 2 powyżej 2, 8 Analiza działań prowadzonych przez asystentów rodziny od 01 stycznia 2016 r. do 20 marca 2017 r. 6
5 dzieci z dwóch rodzin, mimo prowadzonej przez asystenta pracy z rodzicami, zostało umieszczonych w rodzinnej pieczy zastępczej, w 2016 r. w 2 rodzinach objętych wsparciem asystenta wszczęto procedurę Niebieskiej Karty, w 2016 roku asystent zakończył pracę z 5 rodzinami, odpowiednio z powodu: zmiany miejsca zamieszkania przez 2 rodziny, braku współpracy przez 2 rodziny, i osiągnięcia celów w 1 rodzinie, 12 rodzin korzysta nadal z usług. Sprawdzono dokumentację 12 rodzin korzystających ze wsparcia asystenta rodziny w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia kontroli. Dokumentacja prowadzona przez asystenta rodziny i pracowników socjalnych w obszarze podejmowanych działań była gromadzona dla każdej rodziny w indywidualnej teczce. Asystent rodziny realizował zadania, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, w tym: opracowywał plany pracy z rodziną, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów wychowawczych z dziećmi, prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną, współpracował z instytucjami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny. W aktach spraw znajdowały się podpisane zgody rodzin na współpracę z asystentem rodziny i indywidualne plany pracy z rodziną, o których mowa w art. 15 ust.1 pkt 1. Opracowanie planu było poprzedzone wstępną diagnozą rodziny sporządzoną przez asystenta rodziny podczas jego pierwszego spotkania z rodziną, która była zamieszczona w Karcie Rodziny Objętej Wsparciem Asystenta. Plany były opracowane w porozumieniu z rodziną i pracownikiem socjalnym, a także osobą koordynującą i nadzorującą pracę asystenta. Dla uzyskania poprawy funkcjonowania rodziny w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej ustalono cele i działania służące rozwiązywaniu w rodzinie problemów socjalnych, psychologicznych, zdrowotnych, prawnych i wychowawczych z dziećmi, podnoszeniu umiejętności prowadzenia gospodarstwa domowego, załatwianiu spraw urzędowych, motywowaniu rodzin do podnoszenia kwalifikacji oraz wspieraniu aktywności społecznej rodziny. Plany uwzględniały również terminy realizacji działań i przewidywane efekty pracy. Działania na rzecz rodziny i przebieg spotkania z rodziną z uwzględnieniem daty, miejsca 7
i godziny spotkania, asystent dokumentował w miesięcznej Karcie Pracy Asystenta. Dokument był zatwierdzany przez koordynatora pracy środowiskowej. Okresowa ocena sytuacji rodzin przez asystenta rodziny dokonywana była nie rzadziej niż co pół roku. W 2016 r. dokonano 19 takich ocen. W Ocenie opisano działania jakie zostały podjęte w celu osiągnięcia wyznaczonych w Indywidualnym Planie Pracy z Rodziną celów szczegółowych. We wnioskach i uwagach oceniono dalszą zasadność pomocy rodzinie poprzez wsparcie asystenta. Dokument podpisany był przez asystenta rodziny i starszego specjalistę pracy socjalnej, nie był jednak przekazywany kierownikowi Ośrodka, o czym mowa w art. 15 ust. 1 pkt 15 ustawy. W aktach spraw, w przypadku zaprzestania pracy z rodziną, znajdowało się Sprawozdanie z zakończenia współpracy z rodziną, uzasadniające decyzję o zakończeniu jego pracy z rodziną. Na podstawie art. 197d ustawy o wspieraniu i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) i wobec stwierdzonych uchybień kieruję do pani kierownik następujące zalecenia pokontrolne: wypracować do stosowania procedury określające standardy pracy asystenta rodziny, które staną się podstawą udoskonalenia stosowanych metod pracy i przyczynią się do podejmowania adekwatnych i zaplanowanych działań, a w efekcie sporządzania rzetelnej sprawozdawczości w tym zakresie. Uwagi i wnioski pokontrolne Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: dostosowania statutu i regulaminu organizacyjnego Ośrodka do obowiązujących unormowań prawnych, wypracowania rozwiązania wzmacniającego skład zespołu do spraw asysty rodzinnej, odpowiedzialnego za realizację zadania z zakresu wspierania rodziny, wypełniania obowiązku określonego w art. 179 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemu pieczy zastępczej. 8
Pouczenie: Zgodnie z art. 179d ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej kontrolowana jednostka może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. Zgodnie z art. 197d ust. 3 Wojewoda w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przedstawia stanowisko w sprawie uwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji zaleceń kierując pismo na adres: Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ww. ustawy o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Joanna Nurczyk 9