Znak sprawy: DZ-A30-240-1-9/14 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza 30.000 euro. Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: 12/421-00-33, fax: 12/430 38 85, http://www.inig.pl, e-mail office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na dostawę i obsługę prenumeraty zagranicznych czasopism naukowych specjalistycznych w roku 2015. 1. Zaproszenie do złożenia oferty dotyczy: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i obsługa prenumeraty zagranicznych czasopism naukowych specjalistycznych w 2015r. Szczegółowy wykaz czasopism: LP. Tytuł ISBN 1. AAPG Bulletin 0149-1423 2. Acta Geophysica 1895-6572 3. Analytical Chemistry Columbus 0003-2700 4. Bulletin of Canadian Petroleum Geology 0007-4802 5. Clean Fuels and Electric Vehicles Report 1095-2691 6. Erdol Erdgas Kohle 0179-3187 7. Fuel 0016-2361 8. Fuel Processing Technology 0378-3820 9. Geomicrobiology Journal 0149-0451 10. Geophysical Prospecting 0016-8025 11. Geophysics 0016-8033 12. GWF - Gas - Erdgas 0016-4909 13. Hydrocarbon Engineering 1468-9340 14. Hydrocarbon Processing 0018-8190 15. Journal of Canadian Petroleum Technology 16. Journal of Energy Resources Technology. Transactions of ASME 0195-0738 17. Journal of Petroleum Geology 0141-6421 18. Journal of Petroleum Science and Engineering 0920-4105 19. Journal of Petroleum Technology 0149-2136 20. Journal of Sedimentary Research 1527-1404 21. Leading Edge 1070-485x 22. Lubrication Science 0954-0075 23. Marine and Petroleum Geology 0264-8172 24. NLGI Spokesman 0027-6782 25. Oil & Gas Science & Technology 1294-4475 26. Oil and Gas Journal 0030-1388 27. Oilfield Review 0923-1730 28. Organic Geochemistry 0146-6380 29. Petrophysics 1529-9074 30. S P E Drilling and Completion 1064-6671 31. S P E Journal: (Society of Petroleum Engineers, Inc.) 1086-055X 32. S P E Reservoir Evaluation and Engineering 1094-6470 33. Tribology & Lubrication Technology (formerly: Lubrication Engineering) 0024-7154 34. Tribology Transactions 0569-8197 1
Dostawa do siedziby INiG-PIB w Krakowie, ul. Lubicz 25 A. Terminy i warunki płatności: Płatność zostanie dokonana co najmniej w 4 ratach: I rata 30% do końca 2014 r. II rata 30% przed zakończeniem I kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 marca 2015r. III rata 20% przed zakończeniem II kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 czerwca 2015r. IV rata 20% przed zakończeniem III kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 września 2015r. na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Wymagania: 1 Dostawa czasopism importowanych do siedziby Instytutu ma nastąpić bezpośrednio po opublikowaniu przez wydawnictwo. Dostawa następować będzie w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w systemie skonsolidowanym, pocztą kurierską. 2 Wykonawca zapewni natychmiastowe załatwienie reklamacji na czasopisma niedostarczone w terminie. 3 Wszystkie dostarczone numery czasopism będą objęte 12 miesięczną gwarancją, licząc od daty dostawy, jeżeli w tym czasie Zamawiający stwierdzi uszkodzenia fizyczne lub inne wady (np. brak stron) oraz zgłosi je do Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć reklamowany egzemplarz czasopisma bez usterek. 4 Wykonawca zapewni dostęp do pełnotekstowych elektronicznych wersji wszystkich czasopism prenumeraty bieżącej, do których Wydawcy umożliwiają dostęp w cenie prenumeraty drukowanej. Dostęp do czasopism on-line rozpocznie się 01.01.2015r. 5 Wykonawca zapewni dostęp do archiwum pełnotekstowych elektronicznych wersji wszystkich czasopism, do których wydawcy umożliwiają dostęp w cenie prenumeraty drukowanej. 6 Wykonawca zobowiązany jest do załatwienia wszelkich formalności związanych z uzyskaniem i administrowaniem dostępu on- line dla Instytutu oraz bieżącego informowania o zmianach w warunkach dostępu on-line do wersji pełnotekstowych oferowanych czasopism. 7 Wykonawca zapewni kompleksową obsługę celną dostaw czasopism objętych prenumeratą. Obsługa celna wliczona w ostateczną cenę oferty. 8 Korespondencja zagraniczna dotycząca zamawianych tytułów oraz korespondencja z biblioteką prowadzona będzie wyłącznie w języku polskim. 9 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał doświadczenie w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, tj. zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej 3 zamówienia, polegające na dostawie i obsłudze prenumeraty czasopism zagranicznych, o wartości nie niższej niż 60.000,00zł netto każde. Wykonawca może zaproponować w ofercie dodatkowe propozycje w zakresie obsługi prenumeraty w ramach podanej ceny. Propozycje takie będą podlegały ocenie zgodnie z kryteriami oceny ofert. 2. Sposób sporządzenia oferty Oferta musi zawierać: Nazwę i adres Wykonawcy. Cenę oferty - (uwzględniając ceny jednostkowe poszczególnych czasopism wg. zał. nr 1a) - w złotych polskich (PLN). Ceny w ofercie muszą być wyrażone w kwocie netto oraz brutto. Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1. Cena oferty winna uwzględniać wszelkie koszty, także nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy, związane z realizacją opisanej usługi. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2
Wykaz wykonanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku opisanego w rozdziale wymagania pkt 9 (wzór zał 1b), wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających należyte wykonanie. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem. 3. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena oferty brutto - 80% Dodatkowe bezpłatne propozycje Wykonawcy, w tym propozycje w zakresie obsługi prenumeraty - 20% Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Wykonawców w zakresie każdego kryterium według następujących zasad: Według kryterium cena oferty /z VAT/ cena najniższa Wc = -------------------------------------------------------------- x 80 cena przedstawiona w badanej ofercie Według kryterium dodatkowe bezpłatne propozycje Wykonawcy w zakresie obsługi prenumeraty oferta może uzyskać od członków Komisji oceniającej oferty 20 punktów. Ocenę stanowić będzie średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w sumie uzyska najwyższą ilość punktów. 4. Wymagany termin realizacji zamówienia od 1 stycznia 2015r. do 31 grudnia 2015r. 5. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 5 grudnia 2014r. do godz. 10.00 w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na dostawę i obsługę prenumeraty zagranicznych czasopism naukowych specjalistycznych w roku 2015. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3
7. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Monika Stachnik tel. 12/ 617 76 42 Elżbieta Turek tel. 12/ 617 76 50 Magdalena Szymanik tel. 12/ 617 76 43 Tomasz Kusia tel. 12/ 617 76 44 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 poniedziałek-piątek w godz. 9:00-13:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-12:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 fax. 12/ 430 38 85 fax. 12/ 430 38 85 fax. 12/ 430 38 85 fax. 12/ 430 38 85 stachnik@inig.pl turek@inig.pl szymanik@inig.pl kusia@inig.pl 8. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego, danych i cen zawartych w ofercie. 9. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy Nr 1a Wycena poszczególnych pozycji prenumeraty Nr 1b Wykaz doświadczenia Wykonawcy Nr 2 Wzór umowy zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, 26 listopada 2014r. 4
Załącznik nr 1... Pieczęć Wykonawcy FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu, składamy niniejszą OFERTĘ: Oferujemy realizację zamówienia, którego przedmiotem jest dostawa i obsługa prenumeraty zagranicznych czasopism naukowych specjalistycznych w roku 2015 za kwotę: Wartość oferty netto:...pln, VAT.% brutto: PLN (słownie:.) 1. Terminy i warunki płatności: I rata 30% do końca 2014 r. II rata 30% przed zakończeniem I kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 marca 2015r. III rata 20% przed zakończeniem II kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 czerwca 2015r. IV rata 20% przed zakończeniem III kwartału, jednak nie wcześniej niż 10 września 2015r. 2. Termin realizacji zamówienia: sukcesywnie w 2015r. 3. Dostawa do siedziby INiG-PIB w Krakowie, ul. Lubicz 25 A. 4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić dostęp do pełnotekstowych elektronicznych wersji wszystkich czasopism prenumeraty bieżącej, do których Wydawcy umożliwiają dostęp w cenie prenumeraty drukowanej. Osoba do kontaktu:.. imię, nazwisko, fax/mail Ofertę naszą składamy na... kolejno ponumerowanych stronach. Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty są: 1. Wycena poszczególnych pozycji (zał. 1a) 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub oświadczenie Wykonawcy na podst. art. 24 ust. 1 pkt 2 3. Wykaz dostaw wraz z dokumentami potwierdzającymi, iż wykazane dostawy zostały wykonane należycie. 4. Dodatkowe bezpłatne propozycje Wykonawcy w zakresie obsługi prenumeraty 5.......... miejscowość, data pieczęć i podpis 5
Wycena poszczególnych pozycji prenumeraty w 2015r. LP. Tytuł ISBN 1. AAPG Bulletin 0149-1423 2. Acta Geophysica 1895-6572 3. Analytical Chemistry Columbus 0003-2700 4. Bulletin of Canadian Petroleum 0007-4802 Geology 5. Clean Fuels and Electric Vehicles 1095-2691 Report 6. Erdol Erdgas Kohle 0179-3187 7. Fuel 0016-2361 8. Fuel Processing Technology 0378-3820 9. Geomicrobiology Journal 0149-0451 10. Geophysical Prospecting 0016-8025 11. Geophysics 0016-8033 12. GWF - Gas - Erdgas 0016-4909 13. Hydrocarbon Engineering 1468-9340 14. Hydrocarbon Processing 0018-8190 15. Journal of Canadian Petroleum Technology 16. Journal of Energy Resources Technology. Transactions of ASME 0195-0738 17. Journal of Petroleum Geology 0141-6421 18. Journal of Petroleum Science and 0920-4105 Engineering 19. Journal of Petroleum Technology 0149-2136 20. Journal of Sedimentary Research 1527-1404 21. Leading Edge 1070-485x 22. Lubrication Science 0954-0075 23. Marine and Petroleum Geology 0264-8172 24. NLGI Spokesman 0027-6782 25. Oil & Gas Science & Technology 1294-4475 26. Oil and Gas Journal 0030-1388 27. Oilfield Review 0923-1730 28. Organic Geochemistry 0146-6380 29. Petrophysics 1529-9074 30. S P E Drilling and Completion 1064-6671 31. S P E Journal: (Society of 1086-055X Petroleum Engineers, Inc.) 32. S P E Reservoir Evaluation and 1094-6470 Engineering 33. Tribology & Lubrication Technology 0024-7154 (formerly: Lubrication Engineering) 34. Tribology Transactions 0569-8197 Razem *) zaznaczyć znakiem x pozycje, do których zapewniony jest dostęp online. Cena netto VAT (%) Cena brutto Załącznik nr 1a Dostęp do wersji online *).. podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 6
(Pieczęć/nazwa Wykonawcy) Załącznik nr 1b Wykaz zrealizowanych/realizowanych zamówień w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku opisanego w rozdziale wymagania pkt 9 tj.: wykaz min. 3 zamówień zrealizowanych w ostatnich trzech latach, polegających na dostawie i obsłudze prenumeraty czasopism zagranicznych, o wartości nie niższej niż 60.000,00zł netto każde, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonywania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że zamówienia te zostały wykonane należycie Lp Nazwa i adres Zlecającego Opis zamówień Wartość zamówienia netto Data zakończenia realizacji zamówienia 1. 2. 3. 4. Miejscowość..., dnia... 2014 r... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 7
Załącznik nr 2 Wzór Umowy Zawarta w dniu... pomiędzy : Instytutem Nafty i Gazu-Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą przy ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków, zwanym dalej Zamawiającym, NIP 675-000-12-77 reprezentowanym przez: Maria Ciechanowska - Dyrektor Instytutu. a firmą.. z siedzibą zwaną dalej Wykonawcą, NIP reprezentowanym przez:. 1 Umowa zostaje zawarta w efekcie przeprowadzonego postępowania o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) art. 4 pkt. 8. Podstawą do zawarcia umowy jest przedstawiona przez Wykonawcę oferta na rok 2015 stanowiąca integralną część umowy załącznik nr 1. 2 1. Przedmiotem umowy jest dostawa i obsługa prenumeraty czasopism zagranicznych z datą wydania od 1 stycznia 2015r. do 31 grudnia 2015 r. wraz z dostawą do siedziby Instytutu Nafty i Gazu-Państwowego Instytutu Badawczego w Krakowie, ul. Lubicz 25A. 2. W przypadku opóźnień wydawców w opublikowaniu numerów czasopism objętych planem wydawniczym w roku 2015 zobowiązania Wykonawcy przechodzą na lata następne. 1. Koszt prenumeraty czasopism zagranicznych wraz z obsługą wynosi Kwota netto...zł. Podatek VAT..% Razem kwota brutto wynosi...zł (słownie:...). 3 Wynagrodzenie należne Wykonawcy podlegać będzie automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę 8
podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku, obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 2. Żadne dodatkowe kwoty z tytułu różnic kursowych po stronie Wykonawcy, ceł, opłat granicznych i podatków nie będą obciążać Zamawiającego. 3. Wykonawca będzie informował Zamawiającego o zmianach w obrębie przedmiotu Umowy, dokonanych po złożeniu oferty przywołanej w 1, spowodowanych zmienionymi warunkami wydawców, bez prawa decydowania o wzroście wartości Umowy określonej w 3. Decyzja o przyjęciu zmienionych warunków należy do Zamawiającego. 4. Z wyłączeniem zastrzeżeń wymienionych w ust. 3 umówiona kwota oferty jest ostateczna. 4 1. Należność określona w 3 ust. 1 niniejszej Umowy zostanie uregulowana przez Zamawiającego na konto Wykonawcy, wskazane na fakturze. 2. Należność zostanie uregulowana w terminie do:.... na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. 3. Za niedostarczone numery czasopism przysługuje Zamawiającemu zwrot kosztów. Wykonawca zobowiązuje się: 5 1. do dostawy czasopism importowanych do siedziby Instytutu bezpośrednio po opublikowaniu przez wydawnictwo. Dostawa następować będzie w dni robocze od poniedziałku do piątku, w systemie skonsolidowanym, pocztą kurierską. 2. do regularnej i terminowej realizacji zamówień Zamawiającego na zasadach określonych Umową oraz do koordynowania dostaw wydawnictw pod adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy, ul. Lubicz 25A, 31-503 Kraków chyba, że Zamawiający postanowi inaczej w odniesieniu do niektórych tytułów i powiadomi o tym Wykonawcę na piśmie, 3. do załatwiania formalności celnych (również w wypadku zatrzymania przesyłki w urzędzie celnym), 4. do załatwiania reklamacji dotyczących realizacji prenumeraty w sposób ustalony w 7 oraz prowadzenia całej korespondencji związanej z realizacją zamówień, 5. do stwierdzania braków i automatycznego ich reklamowania u wydawców bez konieczności interwencji ze strony Zamawiającego, 6. do zapewnienia bezpłatnego dostępu on-line do wszystkich pełnotekstowych wersji czasopism, do których wydawcy umożliwiają dostęp w cenie prenumeraty wersji drukowanej, oraz załatwienia wszystkich formalności związanych z uruchomieniem dostępu on-line do prenumerowanych czasopism. Dostęp do czasopism on-line rozpocznie się 01.01.2015r. 9
7. do zapewnienia dostępu do archiwum pełnotekstowych elektronicznych wersji wszystkich czasopism, do których wydawcy umożliwiają dostęp w cenie prenumeraty drukowanej. 8. wszystkie dostarczone numery czasopism są objęte 12 miesięczną gwarancją, licząc od daty dostawy, jeżeli w tym czasie zamawiający stwierdzi uszkodzenia fizyczne lub inne wady (np. brak stron) oraz zgłosi je do Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć reklamowany egzemplarz czasopisma bez usterek. 9. korespondencja zagraniczna dotycząca zamawianych tytułów oraz korespondencja z biblioteką prowadzona będzie wyłącznie w języku polskim. 10. realizacji dodatkowych, bezpłatnych propozycji zawartych w ofercie, która stanowi załącznik do niniejszej umowy. 6 1. Dostawa czasopism importowanych do siedziby Instytutu ma następować bezpośrednio po opublikowaniu przez wydawnictwo. W przypadku rażącego opóźnienia w konkretnej dostawie wydawnictwa Zamawiający zwróci się pisemnie do Wykonawcy z żądaniem realizacji dostawy lub udzielenia wyjaśnień. W sytuacji braku reakcji ze strony Wykonawcy, Zamawiający prześle kolejne pismo, w którym wyznaczy ostateczny termin realizacji dostawy. W przypadku niedotrzymania terminu wskazanego w drugim piśmie, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wartości netto niedostarczonego towaru za każdy dzień zwłoki. Zamawiający ma prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 2. W przypadku niedotrzymania uzgodnionych terminów uregulowania przedpłaty Wykonawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe. 7 1. Zamawiający składa reklamacje brakujących numerów u Wykonawcy pocztą, faxem, pocztą elektroniczną lub automatycznie w jego reklamacyjnej bazie on-line. 2. W przypadku nie dostarczenia egzemplarzy będących przedmiotem reklamacji, Wykonawca wystawi fakturę korygującą na kwotę równą wartości reklamacji. 3. Ostateczny termin wystawienia przez Wykonawcę faktur korygujących za nie dostarczone egzemplarze ustala się na 30 czerwca roku następnego po okresie prenumeraty z wyjątkiem tytułów, których okres prenumeraty nie kończy się z upływem roku kalendarzowego oraz tytułów, których wydanie jest opóźnione przez wydawcę. Ustala się, że osobą odpowiedzialną za realizację prenumeraty ze strony Wykonawcy jest:... ze strony Zamawiającego:... 8 9 Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas określony roczną prenumeratą zagranicznych czasopism 10
naukowych z 2015 r. i ulega rozwiązaniu po dostarczeniu ostatniego egzemplarza objętego prenumeratą. Postanowienia końcowe 10 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 3. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 4. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 5. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 11