Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich Państwowa jednostka budżetowa podległa Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej ul. Tamka 3, 00-349 Warszawa tel. 0 22 237 00 00, fax. 0 22 237 00 99, www.crzl.gov.pl Zamawiający: Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich ul. Tamka 3 00-349 Warszawa Tel. 22 237 00 00; Fax: 22 237 00 99 www.crzl.gov.pl Wykonawca: Sygnity S.A. al. Jerozolimskie 180 02-486 Warszawa Tel. 22 571 10 00; Fax: 22 571 10 01 www.sygnity.pl Wykonanie usług rozbudowy, wdrożenia i rozwoju aplikacji WUP-Viator Raport z wdrożeń produkcyjnych P04.04 Identyfikator produktu: P04.04 Stworzony dla: Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich Podstawa prawna (nr umowy): Umowa numer U/119/2009/ZP/2011 z dnia 2011-07-28 wraz z aneksem nr 3 Nazwa skrócona: Wersja: 0.2 Data ostatniej modyfikacji: 2012-11-30 Autor: Firma: Wojciech Krupa Sygnity S.A. Liczba stron: 40 Status dokumentu: Przekazany do akceptacji Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Modyfikacje Wersja Data Zmodyfikował Miejsce w dokumencie / komentarz 0.1 2012-07-01 Wojciech Krupa Utworzenie dokumentu 0.2 2012-07-02 Wojciech Krupa Uzupełnienie raportu o rozdział: Uruchomienie produkcyjne Strona: 2 z 40
SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI 3 1. SŁOWNIK POJĘĆ 7 2. WSTĘP 8 2.1 CEL DOKUMENTU 8 2.2 ZAKRES DOKUMENTU 8 2.3 LISTA URZĘDÓW OBJĘTYCH WDROŻENIEM PRODUKCYJNYM APLIKACJI WUP-VIATOR 8 3. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W BIAŁYMSTOKU. 9 3.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 9 3.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 9 3.3 SZKOLENIA 9 3.4 MIGRACJA DANYCH 10 2.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 10 3.5 WNIOSKI I POSTULATY 10 4. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W POZNANIU. 11 4.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 11 4.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 11 4.3 SZKOLENIA 11 4.4 MIGRACJA DANYCH 12 4.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 12 4.6 WNIOSKI I POSTULATY 12 5. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W WARSZAWIE. 13 5.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 13 5.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 13 5.3 SZKOLENIA 13 5.4 MIGRACJA DANYCH 14 5.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 14 Strona: 3 z 40
5.6 WNIOSKI I POSTULATY 14 6. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W GDAŃSKU. 15 6.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 15 6.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 15 6.3 SZKOLENIA 15 6.4 MIGRACJA DANYCH 16 6.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 16 6.6 WNIOSKI I POSTULATY 16 7. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W TORUNIU. 17 7.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 17 7.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 17 7.3 SZKOLENIA 17 7.4 MIGRACJA DANYCH 18 7.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 18 7.6 WNIOSKI I POSTULATY 18 8. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W SZCZECINIE. 19 8.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 19 8.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 19 8.3 SZKOLENIA 19 8.4 MIGRACJA DANYCH 20 8.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 20 8.6 WNIOSKI I POSTULATY 20 9. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W ZIELONEJ GÓRZE. 21 9.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 21 9.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 21 9.3 SZKOLENIA 21 9.4 MIGRACJA DANYCH 22 9.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 22 9.6 WNIOSKI I POSTULATY 22 Strona: 4 z 40
10. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W DOLNOŚLĄSKIM WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY 23 10.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 23 10.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 23 10.3 SZKOLENIA 23 10.4 MIGRACJA DANYCH 24 10.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 24 10.6 WNIOSKI I POSTULATY 24 11. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W ŁODZI 25 11.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 25 11.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 25 11.3 SZKOLENIA 25 11.4 MIGRACJA DANYCH 26 11.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 26 11.6 WNIOSKI I POSTULATY 26 12. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KRAKOWIE 27 12.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 27 12.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 27 12.3 SZKOLENIA 27 12.4 MIGRACJA DANYCH 28 12.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 28 12.6 WNIOSKI I POSTULATY 28 13. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KATOWICACH 29 13.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 29 13.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 29 13.3 SZKOLENIA 29 13.4 MIGRACJA DANYCH 30 13.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 30 13.6 WNIOSKI I POSTULATY 30 14. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W RZESZOWIE 32 Strona: 5 z 40
14.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 32 14.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 32 14.3 SZKOLENIA 32 14.4 MIGRACJA DANYCH 33 14.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 33 14.6 WNIOSKI I POSTULATY 33 15. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KIELCACH 34 15.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 34 15.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 34 15.3 SZKOLENIA 34 15.4 MIGRACJA DANYCH 35 15.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 35 15.6 WNIOSKI I POSTULATY 35 16. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W LUBLINIE 36 16.1 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WDROŻENIE 36 16.2 GOTOWOŚĆ JEDNOSTKI DO WDROŻENIA 36 16.3 SZKOLENIA 36 16.4 MIGRACJA DANYCH 37 16.5 ZAKOŃCZENIE WDROŻENIA 37 16.6 WNIOSKI I POSTULATY 37 17. URUCHOMIENIE PRODUKCYJNE 38 17.1 STAN NA DZIEŃ 2012-06-25 38 17.2 STAN NA DZIEŃ 2012-07-05 39 18. PODSUMOWANIE 40 Strona: 6 z 40
1. SŁOWNIK POJĘĆ 1) Dokument - zapis (elektroniczny lub papierowy) będący świadectwem jakiegoś zdarzenia lub czynności. 2) Jednostka Wojewódzki Urząd Pracy, w którym planowane jest przeprowadzenie wdrożenia, a następnie eksploatacja aplikacji WUP-Viator; 3) Jednostka macierzysta siedziba główna Wojewódzkiego Urzędu Pracy, który posiada filie lub oddziały. 4) Platforma sprzętowo-systemowa sprzęt oraz oprogramowanie systemowe niezbędne do funkcjonowania aplikacji WUP-Viator; 5) Procedura - unormowany przepisami sposób prowadzenia, załatwiania jakiejś sprawy; tok, tryb, przebieg. 6) Przedstawiciel wykonawcy - osoba upoważniona i oddelegowana przez Wykonawcę posiadająca aktualny, imienny certyfikat uprawniający do realizacji wskazanych zadań wdrożeniowych aplikacji WUP-Viator w jednostce PSZ w czasie trwania wdrożenia w tej jednostce. 7) Publiczne Służby Zatrudnienia (dalej: PSZ) - urząd obsługujący Ministra właściwego do spraw pracy, powiatowe i wojewódzkie urzędy pracy, filie urzędów pracy, urzędy wojewódzkie oraz urzędy marszałkowskie realizujące zadania określone ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; 8) SaaS Software as a Service - jest sposobem udostępniania oprogramowania (systemu informatycznego) użytkownikom, w postaci możliwości użytkowania takiego systemu poprzez łącza teleinformatyczne, bez konieczności posiadania tego oprogramowania ani zasadniczego sprzętu koniecznego do jego uruchomienia. Na potrzeby aplikacji WUP-Viator zakłada się instalację jednej instancji serwera aplikacyjnego i bazy danych. 9) Umowa Umowa nr U/119/2009/ZP/2011 z dnia 2011-07-28 wraz z aneksami nr 1-3 zawarta pomiędzy CRZL a Sygnity SA. 10) Użytkownik - pracownik Jednostki korzystający z aplikacji WUP-Viator. Strona: 7 z 40
2. WSTĘP 2.1 Cel dokumentu Celem dokumentu jest przedstawienie przebiegu wdrożeń produkcyjnych aplikacji WUP- Viator we wszystkich urzędach z wyłączeniem urzędów pilotażowych: WUP Opole oraz WUP Olsztyn. Dokument zawiera podsumowanie prac przeprowadzonych przez Wykonawcę w ramach wdrożeń. Dokument stanowi produkt określony w Umowie nr U/119/2009/ZP/2011 z dnia 2011-07-28. 2.2 Zakres dokumentu W kolejnych rozdziałach niniejszego dokumentu przedstawiono raporty z wdrożeń produkcyjnych w poszczególnych urzędach. Treść niniejszego dokumentu została sporządzona w oparciu o zapisy Umowy, doświadczenia wdrożeniowe wyniesione z wdrożeń pilotażowych i poprzednich projektów oraz dobre praktyki działań wdrożeniowych stosowane w firmie Sygnity. 2.3 Lista urzędów objętych wdrożeniem produkcyjnym aplikacji WUP- Viator Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Imię WUP Białystok WUP Poznań WUP Warszawa WUP Gdańsk WUP Toruń WUP Szczecin WUP Zielona Góra WUP Dolnośląski WUP Łódź WUP Kraków WUP Katowice WUP Rzeszów WUP Kielce WUP Lublin Uwaga: WUP Olsztyn i WUP Opole były objęte wdrożeniem pilotażowym zakończonym sukcesem i odebranym przez Zamawiającego. Strona: 8 z 40
3. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W BIAŁYMSTOKU. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Białymstoku zostało przeprowadzone w okresie od 21.05.2012r. do 25.06.2012r. 3.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Teresa Szumiel teresa.szumiel@wup.wrotapodlasia.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Arkadiusz Bilikiewicz arkadiusz.bilkiewicz@wup.wrotapodlasia.pl Telefon 857497212 510994749 857497234 3.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Białymstoku był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator. Urząd przekazał podpisaną umowę dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych. Na czas wdrożenia urząd przygotował salę szkoleniową wyposażoną w sprzęt komputerowy odpowiadający wymaganiom przedstawionym na spotkaniu organizacyjnym. Ogólny stan przygotowania technicznego można określić jako bardzo dobry. Nie było potrzeby aby Wykonawca udostępniał własny sprzęt komputerowy. 3.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 38 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 7 Szkolenie prowadzone w formie CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 17 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 9 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 3 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 4 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 5 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 2 Szkolenie prowadzone w formie 3.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 2.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 3.5 Wnioski i postulaty Podczas prowadzenia szkoleń widoczne było pozytywne nastawienie pracowników WUP do aplikacji. Użytkownicy nie mieli problemów z przyswojeniem wiedzy dot. obsługi programu. Najwięcej pytań i postulatów dotyczyło modułu Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Podczas wdrożenia zwrócono także uwagę na brak predefiniowanych wydruków dokumentów, przez co powstała konieczność aby urząd przygotował je we własnym zakresie. Uwagi i postulaty rozwojowe zakresie aplikacji WUP-Viator zostały przekazane do Zamawiającego i Wykonawcy. Strona: 10 z 40
4. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W POZNANIU. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu w okresie od 21.05.2012r. do 25.06.2012r. 4.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Monika Figacz m.figacz@wup.poznan.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Monika Figacz m.figacz@wup.poznan.pl Telefon 618463812 510994749 618463812 4.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator. Urząd dysponował salą szkoleniową wyposażoną w sprzęt multimedialny do prowadzenia zajęć. Nie było potrzeby aby Wykonawca dostarczał swój sprzęt komputerowy. Urząd przekazał podpisaną umowę dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych. 4.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 26 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 15 Szkolenie prowadzone w formie CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 7 1 13 Szkolenie prowadzone w formie Szkolenie prowadzone w formie Strona: 11 z 40
SZ Szkolenia dla pracowników 1 3 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 10 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 2 Szkolenie prowadzone w formie 4.4 Migracja danych Przed rozpoczęciem wdrożenia, WUP w Poznaniu rozważał możliwość migracji danych do systemu. Po zapoznaniu się z formatem (określonym w dokumentacji projektowej) jaki powinny posiadać dane migrowane do aplikacji WUP-Viator, urząd podjął decyzję o rezygnacji z migracji danych. 4.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 4.6 Wnioski i postulaty Wdrożenie systemu WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Poznaniu spotkało się z dobrym odbiorem pracowników urzędu. Przyszli użytkownicy programu pozytywnie odnosili się w stosunku do aplikacji, aczkolwiek zgłaszali problemy z powolnym działaniem aplikacji (prawdopodobnie spowodowane jakością połączenia internetowego). Najwięcej pytań pojawiło się podczas szkoleń z modułów Koordynacja Systemów Pomocy Społecznej, Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej oraz Pośrednictwo Pracy i Usługi EURES. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 12 z 40
5. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W WARSZAWIE. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie zostało przeprowadzone w okresie od 21.05.2012r. do 15.06.2012r. 5.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko Email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Marcin Rucki m.rucki@wup.mazowsze.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Adam Pisarek a.pisarek@wup.mazowsze.pl Telefon 22 5784465 510994749 22 5784465 5.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator. Wszystkie szkolenia odbywały się w przygotowanych przez urząd dwóch salach szkoleniowych, wyposażonych w projektor oraz stanowiska komputerowe. Urząd przekazał podpisaną umowę dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych. Z racji dużej ilości pracowników do przeszkolenia, szkolenia z komponentów Elementy Wspólne oraz Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej odbyły się dla dwóch grup szkoleniowych. Nie było potrzeby aby Wykonawca udostępniał własny sprzęt komputerowy. 5.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 2 50 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 9 Szkolenie prowadzone w formie CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 2 26 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 13 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 12 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 2 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 5 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 4 Szkolenie prowadzone w formie 5.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 5.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 5.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP Warszawa uczestniczący w szkoleniach wykazywali pozytywne odniesienie do funkcjonalności aplikacji. Nie zauważono także problemów z poruszaniem się po systemie, pracownicy podkreślali jego przejrzystość i ergonomię. W wielu przypadkach zwracano uwagę na nadmiar danych, które powinny być wprowadzane do systemu. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Najwięcej uwag dotyczyło komponentów Koordynacja Systemów Zabezpieczenie Społecznego oraz Sprawozdawczość Lokalna. Strona: 14 z 40
6. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W GDAŃSKU. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku zostało przeprowadzone w okresie od 29.05.2012r. do 25.06.2012r. 6.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Radosław Jagiełło r_jagiello@wup.gdansk.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Radosław Jagiełło r_jagiello@wup.gdansk.pl Telefon 609694548 510994749 609694548 6.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku wykazał się odpowiednim przygotowaniem do rozpoczęcia wdrożenia aplikacji WUP-Viator. Urząd przekazał podpisaną umowę dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z wcześniejszymi deklaracjami zapewnił salę szkoleniową wraz z projektorem. Z racji braku wystarczającej ilości sprzętu komputerowego, na potrzeby poprawnej realizacji szkoleń, Wykonawca udostępnił 5 stacji roboczych. Urząd nie wyrażał chęci integracji systemu WUP-Viator z systemem elektronicznego obiegu dokumentów. 6.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 30 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 9 Szkolenie prowadzone w formie 1 6 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 15 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 4 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 7 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 8 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie 6.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 6.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 6.6 Wnioski i postulaty Pracownicy uczestniczący w szkoleniach w ramach wdrożenia w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku pozytywnie odbierali proces wdrożenia, aplikację wraz z jej funkcjonalnościami. Nie odnotowano uwag co do przejrzystości interfejsu użytkownika. Większość problemów zgłaszanych przez użytkowników została już zgłoszona przez inne urzędy, które wcześniej rozpoczęły proces wdrożenia. Najwięcej uwag oraz wątpliwości było rejestrowanych podczas zajęć z modułów Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego, Sprawozdawczość oraz Administracja Lokalna. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 16 z 40
7. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W TORUNIU. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Toruniu zostało przeprowadzone w okresie od 31.05.2012r. do 21.06.2012r. 7.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Przemysław Kuciński przemyslaw.kucinski@wup.torun.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Tomasz Perlik tomasz.perlik@wup.torun.pl Telefon 56 6693900 510994749 56 6693977 7.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu wykazał gotowość do rozpoczęcia wdrożenia. Urząd zapewnił dwie sale szkoleniowe wyposażone w projektor oraz stanowiska komputerowe dla uczestników szkoleń. Nie było konieczności aby Wykonawca udostępnił własnych sprzęt komputerowy. Z racji dużej ilości osób do przeszkolenia, zajęcia z komponentów Elementy Wspólne oraz Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej zostały przeprowadzone dla dwóch grup szkoleniowych. 7.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 2 35 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego CIiPKZ - Centrum Informacji i InformacjiPlanowania Kariery Planowania Kariery Zawodowej 1 9 Szkolenie prowadzone w formie 2 21 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 17 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 10 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 3 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 4 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 5 Szkolenie prowadzone w formie 7.4 Migracja danych Urząd rozważał przeprowadzenie migracji danych z wcześniej wdrożonej aplikacji WUP- Viator lecz ostatecznie podjęto decyzje o rezygnacji z migracji danych. 7.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Toruniu aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. Dodatkowo, na prośbę urzędu dokonano weryfikacji poprawności działania integracji z Aplikacją Centralną oraz Rejestrem Instytucji Szkoleniowych na środowisku produkcyjnym. 7.6 Wnioski i postulaty Użytkownicy biorący udział w szkoleniach w ramach wdrożenia w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Toruniu wykazywali pozytywne podejście do systemu. Podczas prowadzenia zajęć pojawił się problem wydajności działania aplikacji spowodowany łączem internetowym po stronie Urzędu. Tak jak w przypadku wdrożeń w innych urzędach najwięcej pytań i niejasności pojawiło się przy okazji szkoleń z komponentu Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki Urząd zgłosił także postulat o dodanie możliwości logowania do systemu WUP-Viator z wykorzystaniem domeny Active Directory (LDAP). Uwagi i postulaty rozwojowe w zakresie aplikacji WUP-Viator zostały przekazane do Zamawiającego i Wykonawcy. Strona: 18 z 40
8. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W SZCZECINIE. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Szczecinie zostało przeprowadzone w okresie od 04.06.2012r. do 22.06.2012r. 8.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Andrzej Przewoda Andrzej_przewoda@wup.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Piotr Rzetecki piotr_rzetecki@wup.pl Telefon 91 4254950 510994749 91 4254950 8.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Przygotowanie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie do wdrożenia można ocenić jako dobre. Na potrzeby realizacji szkoleń Urząd udostępnił salę szkoleniową wyposażoną w projektor oraz stanowiska komputerowe. Aby zapewnić poprawną formę realizacji szkoleń Wykonawca udostępnił 5 własnych komputerów. Na dzień rozpoczęcia wdrożenia WUP Szczecin nie przekazał podpisanej umowy dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych argumentując to podważeniem poprawności zawartych w niej zapisów. Po uwzględnieniu uwag urzędu umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych została podpisana. 8.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą : Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 36 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 9 Szkolenie prowadzone w formie CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 14 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 19 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 4 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 14 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 4 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie 8.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 8.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 8.6 Wnioski i postulaty Pracownicy uczestniczący w szkoleniach w ramach wdrożenia w WUP Szczecin pozytywnie odbierali aplikację wraz z jej funkcjonalnościami. Nie odnotowano uwag co do przejrzystości interfejsu użytkownika. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Najwięcej uwag oraz wątpliwości było zgłaszanych podczas zajęć z modułów Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego oraz Sprawozdawczość. Strona: 20 z 40
9. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W ZIELONEJ GÓRZE. Wdrożenie aplikacji WUP-Viator w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Zielonej Górze zostało przeprowadzone w okresie od 11.06.2012r. do 25.06.2012r. 9.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Łukasz Hudziak L.Hudziak@wup.zgora.pl Sławomir Gowkielewicz sgowkielewicz@netland.com.pl Andrzej Zajączkowski A.Zajaczkowski@wup.zgora.pl Telefon 68 4565600 510994749 608536610 9.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze wykazał pełną gotowość do wdrożenia aplikacji WUP-Viator. Na potrzeby realizacji szkoleń urząd zapewnił odpowiednią salę szkoleniową wyposażoną w projektor oraz stanowiska komputerowe spełniające wymogi przedstawione podczas spotkania organizacyjnego. Nie było potrzeby udostępniania sprzętu komputerowego przez Wykonawcę. Urząd przekazał podpisaną umowę dot. powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo, wyrażał chęć integracji systemu WUP-Viator z aktualnie używanym systemem elektronicznego obiegu dokumentów programem edok. 9.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 23 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 7 Szkolenie prowadzone w formie CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 10 Szkolenie prowadzone w formie Strona: 21 z 40
PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 7 Szkolenie prowadzone w formie SZ Szkolenia dla pracowników 1 9 Szkolenie prowadzone w formie SPR - Sprawozdawczość 1 10 Szkolenie prowadzone w formie AL Administracja Lokalna 1 2 Szkolenie prowadzone w formie 9.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 9.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 9.6 Wnioski i postulaty Pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze uczestniczący w szkoleniach wykazywali pozytywne podejście do wdrożenia aplikacji. System spotkał się z pozytywnym odbiorem. Podczas zajęć zwracano uwagę na nadmiar danych, które powinny być wprowadzane do systemu (moduł Szkolenia ) oraz powolne działanie aplikacji. Zgłoszono też uwagi dotyczące widoczności szablonów wydruków z innych Urzędów oraz braku zagranicznych kodów niepełnosprawności. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 22 z 40
10. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W DOLNOŚLĄSKIM WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Dolnośląskim Wojewódzkim Urzędzie Pracy w okresie od 22.05.2012r. do 11.06.2012r. 10.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Telefon Lider wdrożenia ze strony Jednostki Tomasz Dębicki tomasz.debicki@dwup.pl 713974320 Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Janusz Sanocki jsanocki@sygnity.pl 504142447 Administrator lokalny Jednostki Tomasz Dębicki tomasz.debicki@dwup.pl 713974320 10.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia Dolnośląski WUP był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była akceptacja jej treści przez Konwent Dyrektorów WUP. Po akceptacji treści umowy przez Konwent Dyrektorów umowa została zawarta. 10.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 19 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 18 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 21 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 10 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. SZ Szkolenia dla pracowników 1 14 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR - Sprawozdawczość 1 6 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dzień. AL Administracja Lokalna 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. Strona: 23 z 40
10.4 Migracja danych Po podpisaniu zaakceptowanej przez Konwent Dyrektorów WUP umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych WUP Dolnośląski przekazał dane do migracji. Dane do migracji pochodziły z zewnętrznego systemu nieobjętego dokumentacją projektową i wymagały dostosowania do standardu przedstawionego szczegółowo w dokumentacji projektowej WUP- Viator. Po dostosowaniu formatu danych przez urząd zgodnie ze specyfikacją Wykonawca przeprowadził migrację danych, a dane zostały pozytywnie zweryfikowane przez urząd. Urząd wyraził potrzebę migracji wykonania dodatkowej migracji danych o pracownikach urzędu. Ta migracja nie została objęta dokumentacją projektową rozbudowanej aplikacji WUP- Viator. Wykonawca zgodził się na nieodpłatne przygotowanie dedykowanych mechanizmów migracyjnych i przeprowadzenie procesu migracji na platformę produkcyjną. Po dostosowaniu formatu danych przez urząd Wykonawca przeprowadził migrację danych, a dane zostały pozytywnie zweryfikowane przez urząd. 10.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 10.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje. Najwięcej wątpliwości dotyczyło komponentu KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 24 z 40
11. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W ŁODZI Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Łodzi w okresie od 24.05.2012r. do 12.06.2012r. 11.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Telefon Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Anna Tomczyk-Kłosińska a.tomczykklosinska@wup.lodz.pl 426389147 Janusz Sanocki jsanocki@sygnity.pl 504142447 Anna Tomczyk-Kłosińska a.tomczykklosinska@wup.lodz.pl 426389147 11.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Łodzi był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była akceptacja jej treści przez Konwent Dyrektorów WUP. Po akceptacji treści umowy przez Konwent Dyrektorów umowa została zawarta. 11.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 28 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 6 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 2 19 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. SZ Szkolenia dla pracowników 1 1 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR - Sprawozdawczość 1 6 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dzień. Strona: 25 z 40
AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. 11.4 Migracja danych Po podpisaniu zaakceptowanej przez Konwent Dyrektorów WUP umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych WUP Łódź przekazał dane do migracji. Dane do migracji pochodziły z aplikacji PULS zgodnie z dokumentacją projektową aplikacji WUP-Viator. Wykonawca wykonał migrację danych zgodnie z dokumentacją projektową, a dane zostały pozytywnie zweryfikowane przez urząd. Wykonawca wykonał migrację tych danych w trakcie trwania wdrożenia, w więc przed podpisaniem protokołu zakończenia wdrożenia. Urząd wyraził potrzebę migracji dodatkowych danych o pracownikach urzędu. Ta migracja nie została objęta dokumentacją projektową rozbudowanej aplikacji WUP-Viator. Wykonawca zgodził się na nieodpłatne przygotowanie dedykowanych mechanizmów migracyjnych i przeprowadzenie procesu migracji na platformę produkcyjną. Powyższa migracja została wykonana w dniu 22.06.2012, czyli po podpisaniu protokołu zakończenia wdrożenia. 11.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenia w WUP Łódź zostały zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane w ramach wdrożenia zostały wykonane. Przekazano liderom wdrożenia ze strony Jednostki aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 11.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje. Najwięcej wątpliwości dotyczyło komponentu KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 26 z 40
12. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KRAKOWIE Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie w okresie od 28.05.2012r. do 21.06.2012r. 12.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Telefon Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Monika Permus mper@wup-krakow.pl 124240712 Janusz Sanocki jsanocki@sygnity.pl 504142447 Monika Permus mper@wup-krakow.pl 124240712 12.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Krakowie był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była akceptacja jej treści przez Konwent Dyrektorów WUP. Po akceptacji treści umowy przez Konwent Dyrektorów umowa została zawarta. 12.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 27 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 9 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 12 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. SZ Szkolenia dla pracowników 1 2 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR - Sprawozdawczość 1 5 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dzień. Strona: 27 z 40
AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. 12.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 12.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenia w WUP Kraków zostały zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane w ramach wdrożenia zostały wykonane. Przekazano liderom wdrożenia ze strony Jednostki aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 12.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje. Najwięcej wątpliwości dotyczyło komponentu KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Strona: 28 z 40
13. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KATOWICACH Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Katowicach w okresie od 14.05.2012r. do 20.06.2012r. 13.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Dariusz Płaska Janusz Sanocki jsanocki@sygnity.pl Dariusz Płaska Telefon dplaska@wup-katowice.pl 343638989 504142447 dplaska@wup-katowice.pl 343638989 13.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Katowicach był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była akceptacja jej treści przez Konwent Dyrektorów WUP. Po akceptacji treści umowy przez Konwent Dyrektorów umowa została zawarta. 13.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 34 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 11 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 12 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 6 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. SZ Szkolenia dla pracowników 1 2 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR - Sprawozdawczość 1 10 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dzień. AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. Strona: 29 z 40
13.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych przewidzianych w dokumentacji projektowej niniejszego przedsięwzięcia. Urząd wyraził potrzebę migracji archiwalnych sprawozdań MPiPS. Ta migracja nie została objęta dokumentacją projektową rozbudowanej aplikacji WUP-Viator. Wykonawca zgodził się na nieodpłatne przygotowanie mechanizmów migracyjnych i przeprowadzenie procesu migracji na platformę produkcyjną. Powyższa migracja zostanie wykonana po przedłożeniu przez urząd danych w uzgodnionym formacie. 13.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony WUP w Katowicach aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 13.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje. Najwięcej wątpliwości dotyczyło komponentu KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Wszystkie uwagi zostały wyjaśnione przez reprezentantów Wykonawcy z osobami zgłaszającymi z ramienia Jednostki. Do protokołu zakończenia wdrożenia urząd dopisał następujący komentarz: 6. Komentarz do wdrożenia aplikacji Lp. Etap 1. Uruchomienie integracji wymiany dokumentów z kierunku WUP-Viator do systemu obiegu dokumentów w WUP (Talgos) wymaga współpracy Wykonawcy, użytkownika końcowego oraz wykonawcy systemu obiegu dokumentów - Talgos a także przeszkolenia warsztatowego użytkowników z zakresu tej funkcjonalności. 2. Propozycje modyfikacji działania aplikacji (dot. wersji 2.0.20.0_rc6) w zakresie m.in.: - komponent KSZS: umożliwienie wprowadzania dokumentów SED otrzymywanych przez WUP z instytucji zewnętrznych (w wersji 2.0.20.0_rc9 opcja przyjmowanych SED zablokowana); - umożliwienie wprowadzania zdarzenia rejestracji beneficjenta z prawem do zasiłku aby umożliwić korzystanie z opcji Oblicz decyzji na podstawie daty rejestracji (komponent KSZS), - możliwość wystawiania poprawnych decyzji, zaświadczeń z danymi charakterystycznymi dla lokalizacji użytkownika w filiach WUP, stanowi znaczne utrudnienie w pracy z komponentem KSZS systemu WUP-Viator. Strona: 30 z 40
Ad 1. Integracja aplikacji WUP-Viator z lokalnym obiegiem dokumentów wymaga uprzedniego przygotowania przez urząd lokalnego obiegu dokumentów do współpracy. Urząd ma za zadanie uruchomić elektroniczną usługę komunikacyjną (ang. WebService) stanowiącą element lokalnego obiegu dokumentów (szczegółowych informacji w tym zakresie powinien dostarczyć dostawca lokalnego obiegu dokumentów) oraz udostępnić ją w taki sposób aby centralna aplikacja WUP-Viator mogła się do niej podłączyć. W trakcie trwania wdrożenia urząd nie przygotował samodzielnie powyższej usługi co spowodowało opóźnienie podłączenia aplikacji WUP-Viator do lokalnego obiegu dokumentów. Powyższa sytuacja powstała z przyczyn NIEZALEŻNYCH od Wykonawcy. Integracja aplikacji WUP-Viator z lokalnym obiegiem dokumentów jest OPCJONALNYM elementem wdrożenia zależnym od gotowości urzędu, dlatego jej opóźnienie nie powoduje opóźnienia w zamknięciu wdrożenia. Ad 2. Zgłoszone do wersji 2.0.20.0_rc6 propozycje działania aplikacji wykraczają poza funkcjonalność aplikacji WUP-Viator przedstawioną szczegółowo w zatwierdzonej dokumentacji projektowej i nie były dostępne w trakcie wdrożeń. Jednakże zostały one uwzględnione przez Wykonawcę i przygotowane w kolejnej wersji aplikacji: 2.0.20.1. Strona: 31 z 40
14. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W RZESZOWIE Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Rzeszowie w okresie od 21.05.2012r. do 01.06.2012r. 14.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Katarzyna Tworzydło ktworzydlo@wup-rzeszow.pl Marcin Krzywonos marcin.krzywonos@combitgroup.pl Krzysztof Siuzdak ksiuzdak@wup-rzeszow.pl Telefon 602270681 502708122 178509200 14.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Rzeszowie był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była zmiana i akceptacja kilku zapisów w niej zawartych. Po akceptacji treści umowy przez obydwie strony umowa została zawarta i podpisana z dniem 01.06.2012. 14.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW Elementy Wspólne 1 47 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. Czas przeprowadzonego szkolenia optymalny ze względu na duże zainteresowanie nową aplikacją. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 8 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1,5 dnia. CIiPKZ Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 24 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PpiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 5 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1,5 dnia. SZ Szkolenia dla pracowników 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR Sprawozdawczość 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1.5 dnia. Strona: 32 z 40
AL Administracja Lokalna 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. 14.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 14.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony WUP w Rzeszowie aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 14.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje choć w trakcie szkoleń zgłaszano wiele propozycji zmian i poprawek, które zostały przekazane liderowi wdrożenia ze strony WUP w Rzeszowie oraz liderowi ze strony Wykonawcy. Uwagi i postulaty rozwojowe zakresie aplikacji WUP-Viator zostały przekazane do Zamawiającego i Wykonawcy. Strona: 33 z 40
15. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W KIELCACH Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Kielcach w okresie od 05.06.2012r. do 20.06.2012r. 15.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Cezary Mielczarz m.mielczarz@wup.reszow.pl Marcin Krzywonos marcin.krzywonos@combitgroup.pl Grzegorz Basiński g.basinski@wup.rzeszow.pl Telefon 413641600 502708122 413641615 15.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Kielcach był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Po akceptacji treści umowy przez dwie strony umowa została zawarta. 15.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 20 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. Czas przeprowadzonego szkolenia optymalny ze względu na duże zainteresowanie nową aplikacją. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1,5 dnia. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 1 4 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 2 dni. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 5 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1,5 dnia. SZ Szkolenia dla pracowników 1 1 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 0,5 dnia. SPR - Sprawozdawczość 1 8 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1.5 dnia. AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów przez 1 dzień. Strona: 34 z 40
15.4 Migracja danych Urząd nie wyraził potrzeby migracji danych. 15.5 Zakończenie wdrożenia Wdrożenie zostało zakończone. Wszystkie czynności wdrożeniowe przewidziane do wykonania w siedzibie urzędu zostały wykonane. Przekazano liderowi wdrożenia ze strony WUP w Kielcach aplikację WUP-Viator do użytku w wersji produkcyjnej. 15.6 Wnioski i postulaty Pracownicy WUP uczestniczący w szkoleniach generalnie pozytywnie odbierają aplikację i jej funkcje choć w trakcie szkoleń zgłaszano wiele propozycji zmian i poprawek, które zostały przekazane liderowi wdrożenia ze strony WUP w Kielcach oraz liderowi wdrożenia ze strony Wykonawcy. Uwagi i postulaty rozwojowe zakresie aplikacji WUP-Viator zostały przekazane do Zamawiającego i Wykonawcy. Strona: 35 z 40
16. RAPORT Z WDROŻENIA APLIKACJI WUP-VIATOR W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W LUBLINIE Wdrożenie aplikacji WUP-Viator zostało przeprowadzone w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Olsztynie w okresie od 11.06.2012r. do 28.06.2012r. 16.1 Osoby odpowiedzialne za wdrożenie Rola Imię Nazwisko email Lider wdrożenia ze strony Jednostki Lider wdrożenia ze strony Wykonawcy Administrator lokalny Jednostki Wojciech Bielski w.bielski@wup.lublin.pl Michał Nagrodzki michal.nagrodzki@combitgroup.pl Piotr Makarewicz p.makarewicz@wup.lublin.pl Telefon 814635312 785732425 814635312 16.2 Gotowość Jednostki do wdrożenia WUP w Lublinie był odpowiednio przygotowany do wdrożenia aplikacji WUP-Viator pod kątem infrastruktury teleinformatycznej oraz posiadał odpowiednie pomieszczenia do przeprowadzenia szkoleń. Wykonawca przedłożył urzędowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych do podpisu. Warunkiem zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stawianym przez Jednostkę była akceptacja jej treści przez Konwent Dyrektorów WUP. Po akceptacji treści umowy przez Konwent Dyrektorów umowa została zawarta. 16.3 Szkolenia W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia zgodnie z poniższą tabelą: Szkolenie Liczba Liczba Komentarz grup uczestników EW - Elementy Wspólne 1 37 Szkolenie prowadzone w formie prezentacji. KSZS Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego 1 8 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. CIiPKZ - Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej 2 22 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. PPiE Pośrednictwo Pracy i Eures 1 13 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. SZ Szkolenia dla pracowników 1 7 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. SPR - Sprawozdawczość 1 5 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. AL Administracja Lokalna 1 3 Szkolenie prowadzone w formie warsztatów. Strona: 36 z 40