Regulamin pracy Tworzenie Wprowadzanie Ruchome rozkłady. Maciej Nałęcz

Regulamin pracy Tworzenie Wprowadzanie Ruchome rozkłady Maciej Nałęcz

Regulamin pracy

Maciej Nałęcz Regulamin pracy Tworzenie Wprowadzanie Ruchome rozkłady Wydawnictwo C.H.Beck Warszawa 2014

Regulamin pracy Tworzenie Wprowadzanie Ruchome rozkłady wydanie I styczeń 2014 Autor: Maciej Nałęcz Redakcja: Marta Figuła Korekta: Monika Mielczarek Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji stanowią osobisty punkt widzenia Autora Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H.Beck Druk: Totem, Inowrocław Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa tel. 22 33 77 600, faks 22 33 77 602 www.beckinfobiznes.pl ISBN: 978-83-255-5498-9 ISBN e-book: 978-83-255-5499-6

Spis treści Wykaz skrótów... Wykaz piktogramów... IX XI Wprowadzenie... 1 1. Zakres regulacji regulaminu pracy... 5 1.1. Charakter prawny regulaminu pracy... 5 1.2. Umiejscowienie regulaminu pracy w hierarchii źródeł prawa... 6 1.3. Wpływ zmiany przepisów wyższej rangi na postanowienia regulaminu... 9 1.4. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy... 12 1.5. Wprowadzenie regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników... 17 1.6. Wpływ układu zbiorowego pracy na regulamin pracy... 19 1.7. Spadek liczby pracowników poniżej 20 osób... 20 1.8. Zakres podmiotowy regulaminu... 23 2. Procedura wydania regulaminu... 27 2.1. Wymóg uzgodnienia... 27 2.2. Tryb uzgadniania treści regulaminu... 28 2.3. Podanie regulaminu do wiadomości i jego wejście w życie... 33 3. Zmiana treści regulaminu... 36 3.1. Tryb wprowadzania zmian... 36 3.2. Wejście w życie regulaminu pracy lub jego zmiany... 38

Spis treści VI 4. Ujednolicenie treści regulaminu... 39 4.1. Korzyści z ujednolicenia treści regulaminu... 39 4.2. Procedura ujednolicania regulaminu... 40 5. Działania szczególne... 42 5.1. Wpływ przejścia zakładu pracy na regulamin... 42 5.2. Zawieszenie stosowania... 43 5.3. Utrata mocy obowiązującej... 44 6. Zakres przedmiotowy regulaminu pracy... 45 6.1. Cel utworzenia regulaminu pracy... 45 6.2. Podział treści regulaminu pracy... 48 6.3. Powtarzanie w regulaminie przepisów Kodeksu pracy i innych aktów państwowych... 49 7. Szczegółowa treść regulaminu pracy... 52 7.1. Postanowienia wstępne... 52 7.2. Obowiązki pracowników... 54 7.3. Tajemnica pracodawcy i tajemnica przedsiębiorstwa... 57 7.4. Rażące naruszenia obowiązków służbowych... 63 7.5. Obowiązki pracodawcy... 64 7.6. Przeciwdziałanie mobbingowi... 65 7.7. Prawa pracodawcy... 69 7.8. Organizacja procesu pracy... 70 7.8.1. Podległość służbowa... 71 7.8.2. Przyjęty w zakładzie sposób komunikowania... 72 7.8.3. Zorganizowanie zastępstwa... 73 7.8.4. Nowy pracownik... 74 7.8.5. Odzież służbowa reprezentacyjna... 77 7.8.6. Otoczenie miejsca pracy... 80 7.8.7. Informowanie pracodawcy o wystąpieniu przestoju... 82 7.8.8. Przebywanie na terenie zakładu... 82 7.8.9. Monitoring pomieszczeń... 83 7.8.10. Kontrola rzeczy osobistych i ubrań pracowników... 84 7.8.11. Potwierdzanie obecności w pracy... 86 7.8.12. Usprawiedliwianie nieobecności w pracy... 86 7.8.13. Przyjmowanie skarg i wniosków... 88 7.8.14. Zawieranie i rozwiązywanie umów... 88

Spis treści 7.9. Regulacja czasu pracy... 90 7.9.1. Podstawowe pojęcia czasu pracy... 91 7.9.2. System organizacji czasu pracy... 96 7.9.3. Rozkład czasu pracy... 104 7.9.4. Ruchome rozkłady czasu pracy... 124 7.9.5. Indywidualny rozkład czasu pracy... 147 7.9.6. Okres rozliczeniowy czasu pracy... 150 7.9.7. Okres rozliczeniowy przedłużony maksymalnie do 12 miesięcy... 153 7.9.8. Przerwa na posiłek... 161 7.9.9. Praca w godzinach nadliczbowych... 161 7.9.10. Podróż służbowa... 168 7.9.11. Praca w niedziele, święta i wolne soboty... 170 7.9.12. Wykazy stanowisk objętych ochroną... 171 7.9.13. Pora nocna... 171 7.9.14. Pracownicy pracujący w nocy... 172 7.10. Urlop wypoczynkowy... 175 7.11. Urlop bezpłatny... 181 7.12. Zwolnienia okolicznościowe... 182 7.13. Zasady udzielania fakultatywnych zwolnień od pracy i ich odpracowywania... 184 7.14. Zagadnienia płacowe... 187 7.14.1. Termin wypłaty... 188 7.14.2. Czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia... 190 7.14.3. Miejsce wypłaty... 190 7.11.4. Nabycie prawa do wynagrodzenia... 192 7.15. Szczególna regulacja pracy kobiet... 193 7.16. Uprawnienia rodzicielskie... 197 7.17. Szczególna regulacja pracy młodocianych... 198 7.18. Określenie obowiązków z zakresu bhp... 203 7.18.1. Obowiązki pracodawcy i pracowników... 204 7.18.2. Badania lekarskie, szkolenia okresowe, odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej, powstrzymanie się od wykonywania pracy... 206 7.18.3. Ochrona przeciwpożarowa... 209 7.18.4. Poinformowanie o ryzyku zawodowym... 211 VII

Spis treści 7.18.5. Palarnia tytoniu w zakładzie pracy... 212 7.18.6. Przestrzeganie obowiązku trzeźwości... 213 7.18.7. Okulary korekcyjne... 218 7.19. Informacja o karach porządkowych... 220 7.20. Odpowiedzialność materialna... 224 7.21. Nagrody i wyróżnienia... 226 7.22. Ograniczenie dodatkowej pracy i działalności konkurencyjnej... 226 7.22.1. Obowiązek uzyskania zgody na podjęcie dodatkowej pracy... 226 7.22.2. Zakaz podejmowania działalności konkurencyjnej w stosunku do pracodawcy... 229 7.23. Telefon służbowy... 231 7.23.1. Powierzenie pracownikowi telefonu służbowego... 232 7.23.2. Monitorowanie korzystania z telefonu... 233 7.23.3. Korzystanie z telefonu służbowego w celach prywatnych... 234 7.23.4. Dyżur telefoniczny... 235 7.24. Korzystanie ze służbowego komputera, oprogramowania, Internetu i poczty elektronicznej... 238 7.25. Postanowienia końcowe regulaminu... 241 7.26. Kontrola treści regulaminu... 245 8. Wzór regulaminu pracy... 246 9. Akty prawne... 270 9.1. Ustawa z 26.6.1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) wyciąg... 270 9.2. Rozporządzenie MPiPS z 15.5.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.)... 299 9.3. Rozporządzenie RM z 10.9.1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. Nr 114, poz. 545 ze zm.)... 305 9.4. Rozporządzenie RM z 1.12.2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym (Dz.U. Nr 200, poz. 2047 ze zm.)... 311 9.5. Rozporządzenie MPiPS z 5.12.2002 r. w sprawie przypadków, w których wyjątkowo jest dopuszczalne zatrudnianie młodocianych, którzy nie ukończyli gimnazjum, oraz osób niemających 16 lat, które nie ukończyły gimnazjum (Dz.U. Nr 214, poz. 1808)... 328 VIII

Wykaz skrótów art.... artykuł Dz.U.... Dziennik Ustaw ew.... ewentualnie FEP... Fundusz Emerytur Pomostowych KC... ustawa z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny KK... ustawa z 6.6.1997 r. Kodeks karny KP... ustawa z 26.6.1974 r. Kodeks pracy KPA... ustawa z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lit.... litera MF... Minister Finansów m.in.... między innymi MoPr... Monitor Prawa Pracy MPiPS... Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MZ... Minister Zdrowia np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny Nr... numer OSNAPiUS... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNP... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych IX

Wykaz skrótów PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PIS... Państwowa Inspekcja Sanitarna pkt... punkt pkt.... punkty por.... porównaj poz.... pozycja r.... rok red.... redakcja RM... Rada Ministrów rozdz.... rozdział rozp.... rozporządzenie s.... strona (y) SN... Sąd Najwyższy t.j.... tekst jednolity tj.... to jest tzn.... to znaczy ust.... ustęp w zw.... w związku wg... według ww.... wyżej wymieniony (a, e) zd.... zdanie ze zm.... ze zmianami zob.... zobacz ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych... paragraf X

Wykaz piktogramów WAŻNE PyTANIE PRZYKŁAD

Wprowadzenie Opracowanie regulaminu pracy to nie tylko kolejny obowiązek narzucony przepisami Kodeksu pracy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Regulamin ten ustala organizację i porządek w procesie pracy, przez co konkretyzuje stosownie do istniejących u pracodawcy warunków obowiązki pracowników i pracodawcy. Jego postanowienia muszą być przy tym zgodne z aktami prawa pracy wyższego rzędu. Mogą też zawierać treści informacyjne dostosowane do poziomu znajomości prawa pracy wśród załogi. Potrzeba przygotowania kompleksowego opracowania na temat regulaminu pracy nasiliła się po 23.8.2013 r., tj. po wejściu w życie zmiany przepisów Kodeksu pracy wprowadzonej ustawą z 12.7.2013 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 896). Ustawa ta wprowadziła trzy ważne zmiany w zakresie czasu pracy, które znacznie uelastyczniają proces pracy. Polegają one w szczególności na ustaleniu: 1) możliwości przedłużania okresów rozliczeniowych czasu pracy maksymalnie do 12 miesięcy (art. 129 2 KP), z jednoczesnym dopuszczeniem możliwości opracowywania rozkładów czasu pracy pracowników na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie krótszy niż 1 miesiąc (art. 129 3 KP); 2) dopuszczalności stosowania tzw. ruchomego czasu pracy polegającego na: ustalaniu przez pracodawcę rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w kolejnych dniach pracy pracowników (art. 140 1 1 KP), albo na 1

Wprowadzenie określaniu przedziału czasu, w którym pracownik decydowałby o godzinie rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach pracy (art. 140 1 2 KP) z jednoczesnym przyjęciem w obu przypadkach, że ponowna praca w tej samej dobie pracowniczej nie jest pracą nadliczbową; 3) możliwości odpracowywania prywatnych wyjść pracowników z pracy bez zagrożenia powstania z tego powodu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 2 1 KP). Pierwowzorem tych rozwiązań była ustawa antykryzysowa obowiązująca do końca 2011 r. Obecnie podstawa ich stosowania została na stałe przeniesiona do Kodeksu pracy, a ich wykorzystanie wymaga zmiany organizacji pracy utrwalonej w zakładzie najczęściej na podstawie regulaminu pracy. Wprowadzenie nowych rozwiązań, np. w zakresie przedłużonych okresów rozliczeniowych wymaga porozumienia z zakładową organizacją związkową albo jeśli taka nie działa w zakładzie z przedstawicielami pracowników. Oprócz porozumienia z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników, do wykorzystania nowych rozwiązań w zakresie czasu pracy konieczna jest też zmiana regulaminu pracy, którego obowiązkowym elementem treści są m.in. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Niniejsza publikacja przeznaczona jest do wykorzystania przy opracowywaniu nowego regulaminu pracy lub zmian w regulaminie już obowiązującym. Przedstawiona została też procedura wprowadzania regulaminu w życie w wariantach zależnych od istnienia u pracodawcy organizacji związkowych lub ich braku. Książka przydatna będzie również w sytuacjach nietypowych, wymagających podejmowania różnorodnych działań dotyczących regulaminu pracy, np. w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zmniejszeniem się liczby pracowników poniżej 20 osób albo decyzją o ujednoliceniu wielokrotnie zmienianej treści aktu. 2

Wprowadzenie W celu ułatwienia pracy w książce zawarto nie tylko omówienie możliwości ukształtowania poszczególnych elementów regulaminu, ale do każdego opisywanego zagadnienia przygotowany został przykładowy zapis postanowienia regulaminu wyróżniony innym niż treść całości pismem, dodatkowo opatrzony jest wyróżnikiem graficznym na marginesie. Kwestie najważniejsze oraz sprawy wymagające szczególnej uwagi, w których w praktyce najczęściej popełniane są błędy, podkreślone zostały ujęciem w ramki. Graficznie wyróżnione są ponadto przyporządkowane do poszczególnych obszarów tematycznych odpowiedzi na autentyczne pytania praktyków, pochodzące w przeważającej mierze z maili i dyżurów telefonicznych przygotowanych dla użytkowników portalu EkspertBeck.pl. Ponadto dla szybkiego odnalezienia poszukiwanych treści na marginesach stron umieszczono informacje o tematyce poruszanej w danym fragmencie. Podkreślenia wymaga, że opracowanie nie ogranicza się tylko do obowiązkowych treści regulaminu pracy skatalogowanych w art. 104 1 KP. Uwzględniono w nim również propozycje regulacji zagadnień umieszczanych w regulaminach fakultatywnie, obejmujących przykładowo zasady zachowania poufności informacji pozyskiwanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, zakładową procedurę antymobbingową, czy też sposób korzystania ze służbowego telefonu, komputera, oprogramowania, poczty elektronicznej, i wiele innych. W części ostatniej przedstawiono wybór przepisów Kodeksu pracy i przepisów wykonawczych, których wykorzystanie jest niezbędne lub użyteczne przy opracowywaniu regulaminu. Funkcji tej służy też zamieszczony na końcu wzór regulaminu. Wzór ten powinien być jednak traktowany jako przykładowy. Ustalone przez pracodawców regulaminy pracy, przy udziale zakładowych organizacji związkowych lub bez ich udziału, powinny być dostosowane do konkretnych warunków w ich zakładach pracy. Konkretyzacja organizacji pracy powinna następować w oparciu o specyfikę

Wprowadzenie działalności prowadzonej przez pracodawcę. Przy opracowywaniu regulaminu należy więc skupiać się na potrzebach i wymaganiach danego pracodawcy. Ustalając regulamin pracy należy mieć na uwadze, że jest to akt prawny o doniosłym znaczeniu. Jego postanowienia wchodzą bowiem w skład norm obowiązującego u pracodawcy prawa pracy (art. 9 1 KP). Kształtują więc treść stosunków pracy zatrudnionych u pracodawcy pracowników i mogą być podstawą roszczeń pracownika, dochodzonych na drodze sądowej. Maciej Nałęcz 4

1. Zakres regulacji regulaminu pracy 1.1. Charakter prawny regulaminu pracy Regulamin pracy jest aktem prawnym o charakterze organizacyjno-porządkowym obowiązującym u konkretnego pracodawcy. Jego funkcją jest dostosowanie ogólnych przepisów prawa pracy do specyfiki warunków panujących w danym zakładzie, zabezpieczenie prawidłowej organizacji pracy oraz informowanie o treści obowiązujących przepisów. WAŻNE Regulamin pracy dostosowuje ogólne przepisy prawa pracy do specyfiki prowadzonej przez pracodawcę działalności. Wprowadzenie w życie regulaminu pracy jest korzystne dla pracodawcy. Jest to bowiem podstawowy akt zakładowy określający organizację i porządek w procesie pracy, takie jak np.: warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, systemy i rozkłady czasu prac, czy też sposób zgłaszania nieobecności w pracy, itp. Jego zadaniem jest konkretyzacja określonych ogólnie w przepisach prawa pracy obowiązków pracodawcy i pracowników w warunkach istniejących u pracodawcy, tak by zagwarantować właściwą organizację pracy oraz informować o przyjętych regułach organizacyjnych. Postanowienia regulaminu pracy wchodzą w skład obowiązującego u pracodawcy prawa pracy (art. 9 1 KP), przez co kształtują treść indywidualnych stosunków pracy za- Konkretyzacja obowiązków pracodawcy i pracowników Znaczenie regulaminu pracy

1. Zakres regulacji regulaminu pracy trudnionych u pracodawcy pracowników. Ustalenia regulaminu zobowiązują zatem pracowników do przestrzegania określonego porządku pracy, np. w zakresie godziny rozpoczynania pracy, ale mogą być też źródłem roszczeń pracowników, dochodzonych na drodze sądowej, np. w zakresie koniecznych okularów korekcyjnych. Regulamin pracy ma więc doniosłe znaczenie prawne zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. 1.2. Umiejscowienie regulaminu pracy w hierarchii źródeł prawa Zasada uprzywilejowania pracownika Relacje między źródłami prawa pracy Regulamin pracy należy do kategorii wewnątrzzakładowych (swoistych) źródeł prawa pracy. Obszar jego regulacji ogranicza się przedmiotowo do obowiązków pracodawcy i pracowników w zakresie organizacji i porządku pracy w zakładzie. Zgodnie z zasadą wyrażoną w przepisach art. 9 2 i 3 KP postanowienia normatywne regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy znajdujące się, w myśl przepisu art. 9 1 KP, na wyższym szczeblu w hierarchii źródeł prawa pracy, tj. Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a także układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa pracy mają przede wszystkim semiimperatywny charakter, a więc wyznaczone w nich standardy świadczeń mogą być w aktach prawnych wewnątrzzakładowych przekraczane w kierunku korzystnym dla pracownika. Akt hierarchicznie niższy, lecz korzystniejszy dla pracownika, ma zatem w prawie pracy pierwszeństwo zastosowania przed aktem hierarchicznie wyższym (post. SN z 27.2.2003 r., I PK 361/02, OSNP 2003, Nr 14, poz. 7). Tak samo jest też ukształtowana relacja pomiędzy postanowieniami regulaminu pracy oraz umową o pracę lub pozostałymi podstawami nawiązania stosunku pracy (art. 18 KP), dla których regulamin jest źródłem prawa wyższego rzędu.

1.2. Umiejscowienie regulaminu pracy w hierarchii źródeł prawa WAŻNE Przepis art. 9 KP ustanawia zakaz zawierania w przepisach wewnątrzzakładowych rozstrzygnięć mniej korzystnych dla pracownika niż zawarte w aktach państwowych (wyższej rangi). Wnioskując a contrario w aktach niższej rangi dopuszcza się możliwość wprowadzenia postanowień korzystniejszych dla pracownika niż przepisy państwowe. Powyższą regulację określa się zasadą uprzywilejowania pracownika. Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż regulacje ustalone w prawie państwowym (Kodeks pracy i rozporządzenia wykonawcze) oraz w prawie wewnątrzzakładowym wyższej rangi (układ zbiorowy pracy, porozumienia zbiorowe) (art. 9 2 i 3 KP). W przypadku sprzeczności postanowień regulaminu pracy z zasadą równego traktowania pracowników w zatrudnieniu, z uwagi na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, postanowienia regulaminu pracy są nieważne (art. 9 4 KP). Może w tej sytuacji powstać pytanie o relację między postanowieniami regulaminu mniej korzystnymi dla pracownika niż przepisy prawa pracy wyższego rzędu (art. 9 2 i 3 KP), a postanowieniami naruszającymi zasadę równego traktowania w zatrudnieniu (art. 9 4 KP). W obu przypadkach postanowienia takie nie mają mocy wiążącej. Można więc stwierdzić, że ich charakter jest bardzo zbliżony. Kolizja przepisów PRZYKŁAD Pracodawca wprowadził regulamin pracy przewidujący system czasu pracy w ruchu ciągłym, w którym dopuszcza się możliwość niepłatnej dwugodzinnej przerwy w dobowym