Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA CZĘŚĆ II NA Zamówienie niepubliczne Przetarg nieograniczony Konstancin - Jeziorna, listopad 2013
Spis treści SPIS TREŚCI 1. Słownik terminów i skrótów... 3 2. Przedmiot i termin realizacji zamówienia oraz opis istniejącego rozwiązania... 5 2.1. Przedmiot zamówienia... 5 2.2. Termin realizacji zamówienia... 6 2.3. Opis obecnie wykorzystywanego rozwiązania... 6 3. Wymagania ogólne... 7 4. Wymagania szczegółowe... 8 5. Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru... 9 2
Słownik terminów i skrótów 1. SŁOWNIK TERMINÓW I SKRÓTÓW Tabela 1. Słownik terminów i skrótów Lp. Termin/Skrót Opis 1. Dokumentacja Dokumentacja wdrożeniowa, Dokumentacja powykonawcza, Dokumentacja użytkowa oraz pozostałe dokumenty dostarczone przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu postepowania. 2. Dokumentacja powykonawcza 3. Dokumentacja użytkowa 4. Dokumentacja wdrożeniowa 5. Podręcznik użytkownika 6. Podręcznik administratora 7. Grupa Kapitałowa PSE lub GK PSE Dokumentacja opisująca Rozwiązanie i jego konfigurację po jego wdrożeniu, obejmująca wszelkie zmiany w dokumentacji wytworzonej w ramach realizacji przedmiotu postępowania. Plan instalacji wraz z instrukcją instalacji i konfiguracji, podręczniki użytkownika i administratora oraz wszelkie inne opracowania opisujące Rozwiązanie oraz sposób jego działania, konfiguracji i administrowania, które są niezbędne do prawidłowego użytkowania oraz eksploatacji Rozwiązania. Projekt rozwiązania, projekt aplikacji wraz z projektami raportów oraz migracji danych, plan testów wraz ze scenariuszami testowymi, raport z testów wraz z formularzami przeprowadzenia testów oraz pozostała dokumentacja wdrożenia Rozwiązania na potrzeby PSE S.A. Dokument zawierający szczegółowy opis procesów wykonywanych przez Użytkownika Końcowego w systemie SAP. Dokument zawiera ścieżki postępowania zilustrowane ekranami z systemu SAP. Dokument zawierający szczegółowy opis funkcji administracyjnych w sposób, który zapewni wsparcie realizacji usług eksploatacyjnych. PSE S.A. oraz spółki, w których PSE S.A. posiada ponad 50% udziałów lub akcji. 8. Produkty Konfiguracja Rozwiązania, przeprowadzone instruktaże i testy Rozwiązania, dokumentacja Rozwiązania oraz inne produkty dostarczone Zamawiającemu przez Wykonawcę będące wynikiem realizacji przedmiotu postępowania. 9. PSE S.A. Polskie Sieci Elektroenergetyczne Spółka Akcyjna 10. Funkcjonalność lub Rozwiązanie Rozwiązanie, będące przedmiotem wdrożenia w ramach niniejszego postepowania. 11. System SAP lub ZSZ Zintegrowany System Zarządzania stosowany w PSE S.A. do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem oparty na oprogramowaniu mysap.com (SAP ECC 6.0) firmy SAP AG. System będący źródłem informacji kadrowo-płacowych na potrzeby wdrożenia. 3
Słownik terminów i skrótów Lp. Termin/Skrót Opis 12. Usługi Usługi wdrożeniowe, instruktaże lub inne usługi świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w ramach realizacji przedmiotu Umowy 13. Wykonawca Firma wybrana przez PSE S.A. do dostarczenia i wdrożenia funkcjonalności umożliwiających obsługę w systemie SAP. 14. Zamawiający PSE S.A. 4
Przedmiot i termin realizacji zamówienia oraz opis istniejącego rozwiązania 2. PRZEDMIOT I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA ORAZ OPIS ISTNIEJĄCEGO ROZWIĄZANIA 2.1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w PSE S.A. funkcjonalności umożliwiających obsługę w systemie SAP. Zamawiający wymaga, aby dostarczone Rozwiązanie oparte było o funkcjonalność, która była przedmiotem wdrożenia w co najmniej jednej firmie zatrudniającej minimum 700 osób. Przedmiot zamówienia obejmuje również: 1. Opracowanie Dokumentacji Wdrożeniowej w tym m.in.: 1.1. Projekt rozwiązania, 1.2. Projekt aplikacji wraz z projektami raportów oraz migracji danych. 1.3. Plan instalacji wraz z instrukcją instalacji i konfiguracji. 1.4. Raport z testów wraz z formularzami przeprowadzenia testów. 2. Uruchomienie funkcjonalności umożliwiających obsługę w systemie SAP, w tym: 2.1. dostawa oprogramowania w polskiej wersji językowej, umożliwiającego pracę w systemie SAP wszystkim użytkownikom oraz instalacja rozwiązania IT; 2.2. opracowanie testów (w tym planów i scenariuszy testowych, raportów podsumowujących testy) oraz wsparcie realizacji testów odbiorczych wdrożonego w PSE S.A. Rozwiązania; 2.3. pełna migracja danych z obecnie wykorzystywanego rozwiązania klienckiego do nowego Rozwiązania; 2.4. przygotowanie dokumentacji użytkownika końcowego (Podręcznik użytkownika) oraz administratora (Podręcznik administratora); 2.5. przeprowadzenie instruktaży dla użytkowników końcowych oraz administratorów Rozwiązania w zakresie umożliwiającym pracę i administrację wdrożonym Rozwiązaniem; 2.6. wdrożenie produkcyjne funkcjonalności umożliwiających obsługę w systemie SAP ; 2.7. opracowanie Dokumentacji powykonawczej funkcjonalności umożliwiającej obsługę w systemie SAP. 3. Zapewnienie w ciągu trwania okresu Gwarancji Jakości, 48 roboczogodzin pracy konsultantów realizowanych w siedzibie Zamawiającego w zakresie rozwoju wdrożonego Rozwiązania do wykorzystania zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Intencją Zamawiającego jest to, aby rezultatem prac projektowo-wdrożeniowych było wytworzenie i przekazanie Zamawiającemu wszystkich produktów wymienionych w rozdziale nr 5, posiadających cechy i właściwości określone w tabeli 3 w tym rozdziale. 5
Przedmiot i termin realizacji zamówienia oraz opis istniejącego rozwiązania 2.2. Termin realizacji zamówienia Przedmiot Umowy zostanie wykonany w terminie nie późniejszym niż 8 (osiem) tygodni od dnia zawarcia Umowy z tym, że: 1. prace projektowe rozpoczną się od 7 stycznia 2014 r., a realizacja przedmiotu Umowy wraz z odbiorem końcowym, nastąpi w terminie nie późniejszym niż do 28 lutego 2014 roku, 2. gotowość wdrożonego Rozwiązania do startu produkcyjnego musi nastąpić do dnia 14.02.2014r., przy czym przez gotowość wdrożonego Rozwiązania do startu produkcyjnego Zamawiający rozumie możliwość automatycznego wygenerowania raportu na potrzeby KNF na podstawie danych z systemu SAP. 2.3. Opis obecnie wykorzystywanego rozwiązania Poniżej zamieszczony został opis rozwiązania wykorzystywanego do obsługi PPE. W bieżącej eksploatacji w PSE S.A. wykorzystywane jest klienckie rozwiązanie oparte o następujące infotypy klienckie: 9102 9103 9104 9105 9106 9107 Dane funduszu Dane osób uposażonych Wypłaty z PPE Wartości środków PPE Status PPE Inne dane PPE Dane w infotypach są ewidencjonowane podczas rejestracji zdarzeń: Y0 Pierwsza deklaracja PPE Y2 Zmiany w deklaracji PPE Składka podstawowa oraz dodatkowa PPE jest rejestrowana w infotypie 0014 podczas wykonywania zdarzeń Y0 oraz Y2. Składnikami płacowymi do rejestracji składki PPE w infotypie 0014 są: 4532 7112 PPE składka podstawowa Skł.dod. PPE Dodatkowo w systemie istnieją raporty kliencie umożliwiające wykonanie: zestawienia przekazanych składek PPE za pracowników, deklaracja uczestnictwa w pracowniczym programie emerytalnym dla wskazanego pracownika (korespondencja seryjna). 6
Wymagania ogólne 3. WYMAGANIA OGÓLNE Wymagania określone w niniejszym rozdziale mają charakter obligatoryjny dla oferowanego Systemu. Tabela 2. Wymagania ogólne Systemu Lp. Funkcjonalność 1. Wszystkie obszary Rozwiązania, z którymi ma kontakt użytkownik końcowy muszą być w polskiej wersji językowej. 2. Cała funkcjonalność Rozwiązania musi być wewnętrznie zintegrowana, tj. niezależnie od tego w ramach jakiego procesu biznesowego czy modułu rozwiązania użytkownik zarejestruje dane, ich rejestracja musi być jednorazowa a Rozwiązanie w każdym wymagającym tych danych module musi udostępniać te dane, umożliwiać ich przetwarzanie, a przetworzone przez Rozwiązanie lub uzupełniane przez użytkownika dodatkowe dane muszą być widoczne w innych modułach rozwiązania, które ich potrzebują. Niedopuszczalna jest sytuacja wymagająca podwójnej rejestracji przez użytkownika tych samych informacji w różnych funkcjach, modułach czy aplikacjach rozwiązania. 3. Rozwiązanie musi umożliwiać parametryzację uprawnień dostępu poszczególnych użytkowników do poszczególnych funkcji, raportów oraz danych rejestrowanych w Systemie, tak aby było możliwe tworzenie niezależnych obszarowo organizacji, których użytkownicy widzą wyłącznie dane ze swojego obszaru organizacyjnego oraz mają ściśle określone uprawnienia związane z obsługą rozwiązania. 4. Rozwiązanie musi uwzględniać obowiązujące prawo polskie w zakresie prawa pracy, ustawy o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004, Nr 100, poz. 1024). 5. Format dokumentacji tworzonej w ramach wdrożenia musi być zgodny z zapisami, które zawiera Tabela 3. Produkty wdrożenia przyporządkowane etapom projektu oraz kryteria ich odbioru oraz ze standardami dokumentacji specjalistycznej projektów IT obowiązującymi u Zamawiającego. Sposób i zakres wykorzystania standardów zostaną doprecyzowane w ramach prac projektowych. 7
Wymagania szczegółowe 4. WYMAGANIA SZCZEGÓŁOWE Wdrożone funkcjonalności zapewniające obsługę w systemie SAP Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE) muszą umożliwiać: 1. Utworzenie raportu zgodnie z wzorem formularza KNF w sprawie rocznej informacji dotyczącej pracowniczego programu emerytalnego przekazywanej do organu nadzoru. Konieczne jest sporządzenie sprawozdania do KNF za rok 2013 i lata kolejne. Źródłem danych dla raportu będą dane zaewidencjonowane w SAP HR. 2. Gromadzenie danych osobowych wymaganych ustawą o PPE związanych z prowadzeniem programu, tj.: ewidencjonowanie danych osobowych dotyczących uczestników programu, osób uposażonych wskazanych przez uczestnika programu. 3. Wystawianie umowy / deklaracji w formie korespondencji seryjnej. 4. Utworzenie raportów obsługujących formularze dotyczące wypłaty, wypłaty transferowej, wypłaty na rzecz uposażonego w formie korespondencji seryjnej w zakresie koniecznym do uzupełnienia przez pracodawcę. 5. Raportowanie dokonanych wypłat/wypłat transferowych z programu oraz wypłat na rzecz osób uposażonych. 6. Raportowanie zdarzeń dotyczących programu, tj.: zmian subfunduszy, założenia/likwidacji składki podstawowej. 7. Raportowanie uczestników programu w podziale na rodzaj wybranego przez uczestnika subfunduszu, udział procentowy w poszczególnych subfunduszach, 8. Raportowanie pracowników Spółki, którzy spełniają wymagania do przystąpienia do programu (mechanizm wcześniejszego informowania o pracownikach nabywających prawo do przystąpienia do programu) oraz pracowników, którzy nabyli prawo do przystąpienia do programu a nie przystąpili do niego. 9. Komunikacja z Agentem Transferowym, w tym obsługa interfejsów wymiany danych w zakresie przekazywania informacji generowanych z systemu SAP dotyczących: a. zgłoszeń nowych uczestników do PPE, b. zgłoszeń zmian (np. zmiany alokacji / zamiany, na podstawie danych z systemu SAP), c. przesyłania informacji o składkach wygenerowanych bezpośrednio z rozliczeń listy płac. 8
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru 5. SPECYFIKACJA PRODUKTÓW I KRYTERIA ICH ODBIORU W ramach realizacji każdego z zadań Wykonawca musi opracowywać produkty przynależne do danego zadania i podlegające odbiorom zgodnie z kryteriami określonymi w Tabeli 3. Tabela 3. Produkty wdrożenia przyporządkowane etapom projektu oraz kryteria ich odbioru Nr. Zadanie Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru Prod. Opracowanie dokumentacji projektowej 1 01 Projekt Dokument opisujący architekturę Rozwiązania rozwiązania oraz opis procesu instalacji i konfiguracji wszystkich komponentów rozwiązania w tym: 02 Projekt aplikacji wraz z projektami raportów oraz migracji danych opis funkcji/funkcjonalności wspieranych przez Rozwiązanie, opis komponentów aplikacyjnych i technicznych wspierających i realizujących funkcje rozwiązania. Dokument zawierający m.in.: opis zakresu objętego projektem oraz poszczególnych funkcjonalności Rozwiązania, w tym: o algorytmów realizacji funkcji Rozwiązania, o danych ewidencjonowanych i przetwarzanych przez Rozwiązanie, Projekt rozwiązania musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. Projekt aplikacji wraz z projektami raportów oraz migracji danych musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Projekt musi być kompletny tzn. musi zawierać opisy wszystkich procesów i podprocesów związanych z obsługą w systemie SAP funkcjonalności Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE), opisy raportów oraz migracji danych. 9
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru o interfejsów wewnętrznych i zewnętrznych, o interfejsu użytkownika. opisy procesów związanych z obsługą w systemie SAP funkcjonalności Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE), projekty raportów (dane, algorytmy przetwarzania, szata graficzna, formatowanie), projekt migracji danych opisujący m.in.: o zakres danych objętych migracją, o mechanizmy transformacji i migracji danych. Uruchomienie funkcjonalności umożliwiających obsługę w systemie SAP 2 01 Plan instalacji wraz z instrukcją instalacji i konfiguracji Dokument opisujący proces instalacji i konfiguracji dedykowanych komponentów Rozwiązania w sposób, który umożliwi poprawne wykonanie czynności instalacyjnych i konfiguracyjnych w środowisku rozwojowym, testowym lub produkcyjnym. Plan wraz z instrukcją instalacji i konfiguracji opisują: czynności wykonywane w procesie Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. Plan instalacji wraz z instrukcją instalacji i konfiguracji musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. 10
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 02 Plan testów wraz ze scenariuszami testowymi instalacji i konfiguracji. przewidywany czas instalacji oraz ryzyka związane z instalacją. istotne dla pracy wdrażanego Rozwiązania parametry konfiguracji. czynności wykonywane w procesie instalacji i konfiguracji. Celem dokumentu jest zaplanowanie zakresu i harmonogramu testów komponentów Rozwiązania dla podanej w planie testów kategorii w sposób, który zapewni potwierdzenie poprawności ich instalacji, konfiguracji oraz implementacji. Dokument zawierający m.in.: cel przeprowadzenia testu, zasady organizacyjne, role uczestników testów, podział zadań, harmonogram testów, uwzględniający podział ze względu na procesy biznesowe, scenariusze testów opracowane odrębnie dla każdego zamodelowanego procesu, przygotowane w postaci formularzy zawierających specyfikację wszystkich czynności wchodzących w skład danego Plan testów wraz ze scenariuszami testowymi musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. 11
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 03 Skonfigurowane w systemie SAP Rozwiązanie gotowe do testów procesu, uporządkowanych zgodnie z przebiegiem procesu i zawierających co najmniej takie informacje jak: o o o o o o nr kroku testowego, opis czynności do wykonania, dane testowe (opis danych, którymi należy zasilić System, przy czym mogą to być dane, które należy wprowadzić za pomocą formatek edycyjnych, wpisując dane ręczenie lub zmieniając statusy, lub zaczytując dane z zewnątrz), użytkownik wykonujący (rola, funkcja), oczekiwany rezultat, uwagi. System informatyczny, zainstalowany w przygotowanym przez Zamawiającego środowisku sprzętowym zawierający: zainstalowane i skonfigurowane wszystkie składniki Rozwiązania, założone konta wszystkich użytkowników Systemu, zgłoszonych do testowania Rozwiązania, Skonfigurowane w systemie SAP Rozwiązanie gotowe do testów musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. 12
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 04 Raport z testów wraz z formularzami przeprowadzenia testów założone konta administratorów Systemu, zgłoszonych do zapoznawania się ze specyfiką systemu oraz zapoznawania z zadaniami administracyjnymi zaimplementowane raporty zgodnie z dokumentacją projektową. Dokument zawierający opis wyników przeprowadzonych testów w sposób, który pozwoli na podjęcie decyzji o ich akceptacji lub konieczności powtórzenia oraz umożliwi podjęcie decyzji dot. produkcyjnego uruchomienia Rozwiązania. Formularza przeprowadzenia testów zawierają: opis przebieg procesu testowania zgodnie z przyjętą specyfikacją, ewentualne uwagi do testów wraz z zastrzeżeniami do przetestowanej funkcjonalności oraz zrzutami ekranów (ang. screenshots) świadczącymi o niewłaściwym działaniu Rozwiązania, imiona i nazwiska przedstawicieli Zamawiającego wykonujących testy przyporządkowane do poszczególnych czynności/kroków testowych. Raport z testów wraz z formularzami przeprowadzenia testów musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. 13
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 05 Podręcznik użytkownika i administratora podpisy osób wykonujących testy. Podręcznik użytkownika zawierający szczegółowy opis procesów biznesowych realizowanych przez niego w systemie SAP. Dokument zawiera ścieżki postępowania zilustrowane ekranami z systemu SAP. Podręcznik administratora zawierający opis działań podejmowanych przez administratora w celu realizacji usług eksploatacyjnych. Podręcznik użytkownika jest dokumentem zawierającym m.in.: opis pełnej funkcjonalność i działania Rozwiązania, zasady nawigowania, wprowadzania, modyfikacji i usuwania danych, opis realizacji wszystkich procesów i procedur biznesowych obsługiwanych przez Rozwiązanie, wdrożone raporty oraz sposób ich prezentacji. Podręcznik administratora jest dokumentem zawierającym m.in.: opis funkcji administracyjnych i zadań administratora, Podręcznik użytkownika i administratora musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. 14
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 06 Instruktaż dla pracowników Zamawiającego 07 Wdrożone rozwiązanie 08 Dokumentacja powykonawcza opis sposobu konfiguracji i parametryzacji Rozwiązania. Instruktaże dla pracowników Zamawiającego będą przeprowadzone w liczbie i zakresie pozwalającym uzyskać niezbędną wiedzę do samodzielnego użytkowania, konfigurowania i administrowania dostarczonym Rozwiązaniem w zakresie użytkowym i eksploatacyjnym. Rozwiązanie zainstalowane i uruchomione w środowisku produkcyjnym SAP zawierające: zainstalowane i skonfigurowane wszystkie składniki zgodnie z dokumentacją Rozwiązania, zaimplementowane wszystkie procesy, zaimplementowane wszystkie raporty, zaimportowane i wprowadzone do Rozwiązania wszystkie dane zgodnie z dokumentacją. Zbiór zaktualizowanej na dzień przekazania Rozwiązania do eksploatacji produkcyjnej całości dokumentacji wykonanej w ramach zawartej Umowy na wdrożenie Rozwiązania. Instruktaż dla pracowników Zamawiającego musi spełniać wszystkie cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Zrealizowane Instruktaże będą potwierdzone listą obecności. Wdrożone rozwiązanie musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu, Zgodność z wcześniej przekazanymi i odebranymi przez Zamawiającego produktami wdrożenia. Dokumentacja powykonawcza musi zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu. Zgodność z wcześniej przekazanymi i odebranymi przez Zamawiającego 15
Specyfikacja produktów i kryteria ich odbioru Zadanie Nr. Prod. Nazwa produktu Właściwości produktu Kryteria odbioru 09 Licencje rozwiązania Dokumenty określające szczegółowe warunki użytkowania Rozwiązania oraz poświadczające prawo Zamawiającego do użytkowania wszystkich dostarczonych przez Wykonawcę elementów Rozwiązania. produktami wdrożenia. Format wersji elektronicznej: Adobe PDF (jako odpowiednik oryginału) oraz MS Word 97/2003 lub wyższa. Licencje rozwiązania muszą zawierać wszystkie składniki i cechy określone w rubryce Właściwości produktu 16