ELEKTRONICZNA ADMINISTRACJA ZADOWOLONY KLIENT
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa Nazwa inwestycji: WND-RPLD.04.02.00-00-022/12 Elektroniczna administracja zadowolony klient. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Całkowita wartość projektu: 2 882 863,02 PLN Kwota dofinansowania z EFRR: 2 420 683,42 PLN Nazwa Beneficjenta: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ROZWOJU REGIONU ŁÓDZKIEGO
Projekt Nowoczesna administracja zadowolony klient realizowany był od października 2012 do marca 2015 roku. Ponad 220 klas spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie Ponad 50 tysięcy pism rocznie wysyłanych drogą elektroniczną Prawie 800 urzędników pracujących w systemie EZD Ponad 100 szkoleń, warsztatów, spotkań i konferencji dla urzędników i klientów Blisko 3 mln zł dofinansowania z RPO WŁ 3
Podstawą nowoczesnego urzędu jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją, w którym pracują wszyscy urzędnicy. EZD to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu teleinformatycznego. W szczególności dotyczy to: + prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, + dokonywania rozdziału przesyłek, + sporządzania projektów pism i przekazywania ich do akceptacji, + wykonywania dekretacji, akceptacji pism przez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym, + gromadzenia wszelkich dokumentów w postaci elektronicznej, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w tym także wiadomości poczty elektronicznej, opinii, notatek. 4
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi 800 pracowników 13 wydziałów 18 sekretariatów 5 lokalizacji 200 tysięcy przesyłek wpływających 200 tys. pism wychodzących 2012 100 procent obieg tradycyjny (papierowy) 5
W ŁUW ponad połowa klas spraw prowadzona jest wyłącznie elektronicznie. 2014 W niemal wszystkich - urząd przyjmuje i wysyła pisma drogą elektroniczną, jeśli klient ma takie życzenie. 153 klasy spraw tradycyjne 222 klasy spraw elektroniczne 6
Dzięki systemowi elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) urzędnicy wysyłają do obywateli i instytucji korespondencję elektroniczną za pośrednictwem platformy epuap. 2012 700 2013 3455 2014 52000
Korzyści obywatela
KORZYŚCI OBYWATELA + możliwość składania pism, wniosków, dokumentów drogą elektroniczną przy wykorzystaniu bezpłatnego podpisu elektronicznego, tzw. profilu zaufanego + możliwość otrzymywania dokumentów elektronicznych na własną skrytkę na platformie epuap + powiadamianie o otrzymaniu korespondencji elektronicznej mailem + korzystanie z gotowych formularzy + dostęp do urzędu poza godzinami urzędowania + dysponowanie urzędowym potwierdzeniem przedłożenia (UPP) wystawianym przez urząd + oszczędność czasu i pieniędzy 9
Nowoczesny urzędnik
KORZYŚCI URZĘDNIKA + tworzenie pism wg szablonów + dysponowanie pełną historią czynności + łatwe i szybkie tworzenie korespondencji seryjnej + tworzenie kopert (etykiet adresowych) z bazy adresów + wyszukiwarka spraw, pism, wpływów + korzystanie z rejestrów + archiwizacja elektroniczna + katalog sygnatur JRWA + doręczanie elektroniczne (integracja z epuap) + elektroniczna korespondencja wewnętrzna 11
Menu sprawy
Korzyści urzędu
Dzięki jednolitemu systemowi elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) urząd funkcjonuje sprawniej, szybciej, oszczędniej i przejrzyście. Do najważniejszych korzyści należy: + standaryzacja usług, procesów i procedur + porządek w aktach spraw + oszczędność na obiegu korespondencji wewnętrznej + poprawa współpracy między komórkami i instytucjami + stosowanie narzędzi zarządzania: statystyk i raportów + dzielenie się wiedzą w zakresie e-administracji + szansa na wzmocnienie potencjału organizacyjnego małych jednostek administracji 14
Rozwój kadr
Wdrożenie e-administracji wpływa decydująco na rozwój kadr administracji i powoduje wzrost wydajności. Stosowanie nowoczesnych narzędzi teleinformatycznych uwzględnia adaptację pracowników do nowych rozwiązań i sprzyja upowszechnianiu e-administracji. Dzięki funkcjonującym systemom wykorzystywany jest pełniej potencjał dobrze wyszkolonej kadry użytkowników. Zaangażowanie urzędników we wdrożenia i rozwój systemów pozwala na włączenie ich w proces modernizacji i zmian organizacyjnych jako aktywnych uczestników. 16 ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI
Dobre praktyki
Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, wdrażając system EZD, zorganizował ponad 100 szkoleń, warsztatów, spotkań i konferencji. Korzystają z nich pracownicy urzędu, instytucji współpracujących, samorządów, organizacji pozarządowych. Autorskim przedsięwzięciem stała się Letnia Szkoła EZD. Od 3 lat w okresie letnim (czerwiec-wrzesień) zajęcia odbywają się przez 5 dni w tygodniu. Program oferuje każdego dnia różne przedmioty w sesjach przed- i popołudniowych. Urzędnicy poznają nowe funkcjonalności, doskonalą procedury, dzielą się swoimi doświadczeniami. Letnia Szkoła EZD wykształciła swoją własną grupę kilkudziesięciu urzędników-trenerów, specjalizujących się w różnych obszarach eadministracji. 18
Letnia Szkoła EZD
20
21
22
Wizerunek administracji
Zastosowanie e-administracji wpływa na wizerunek instytucji publicznych w społeczeństwie: + promuje społeczeństwo informacyjne + umożliwia wzrost dostępności dla klientów + pokazuje gotowość administracji do współpracy + buduje pozytywny obraz nowoczesnej administracji + wzmacnia walkę z biurokracją + zapewnia transparentność działalności administracji 24
IT w administracji
Dzięki wdrażaniu zaawansowanych i powszechnych systemów teleinformatycznych zmianie ulega podejście do IT w administracji. Integracja różnych obszarów działalności organizacji w jednolitym systemie oraz zdolność rozwoju do systemu klasy ERP (obieg dokumentów, zarządzanie informacją, zarządzania zasobami, system kadrowo-płacowy, itd.) wzmacnia znaczenie IT w instytucji. Wyzwaniem dla urzędów nie będzie już wdrażanie nowych rozwiązań i szkolenie użytkowników, ale maksymalna funkcjonalność, użyteczność i dostępność. 26
Polska i Łódzkie
Stan wdrożenia EZD w Polsce System EZD działa już w ponad 200 urzędach administracji rządowej: centralnej i terenowej. Trwa pilotaż EZD dla samorządów. 28
Stan wdrożenia EZD w województwie System podstawowy: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Łodzi (+ 2 nadleśnictwa) System wspierający: Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Łodzi Testy: Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Łodzi, Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Łodzi, Kuratorium Oświaty w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Łodzi, Państwowa Straż Rybacka zs. w Sieradzu Współpraca: Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi Komenda Wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi 29
Prawo
Podstawowe przepisy regulujące funkcjonowanie a-administracji Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. 2014 poz. 1114) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych ((Dz.U. Z 2011 Nr 14 poz. 67) 31
Opracowanie: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi Czerwiec 2015 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 www.lodzkie.eu kancelaria@lodz.uw.gov.pl Elektroniczna Skrzynka Podawcza: uwlodz/skrytka/ Zdjęcia, wykresy, infografiki: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku www.pixabay.com 32
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu państwa Nazwa inwestycji: WND-RPLD.04.02.00-00-022/12 Elektroniczna administracja zadowolony klient. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Całkowita wartość projektu: 2 882 863,02 PLN Kwota dofinansowania z EFRR: 2 420 683,42 PLN Nazwa Beneficjenta: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ROZWOJU REGIONU ŁÓDZKIEGO