S ZPITAL POWIATOWY im. Edmunda Biernackiego w Mielcu ul. Żeromskiego 22 39-300 Mielec KRS: 0000002538 NIP 817-17-50-893 centrala ( 017 ) 78 00 100 fax. ( 017 ) 78 00 273 http://www.szpital.mielec.pl email: poczta@szpital.mielec.pl SzP VIII-2233-69P-I/16 Mielec, dnia 20.09.2016r. Wszyscy uczestnicy postępowania Dotyczy: zaproszenie do złożenia oferty cenowej o wartości poniżej 30.000 euro na usługi wykonywania okresowych przeglądów technicznych i konserwacji, naprawy sprzętu oraz aparatury medycznej będącej na wyposażeniu Szpitala Szpital Powiatowy im. Edmunda Biernackiego w Mielcu w odpowiedzi na zadane pytania udziela następujących wyjaśnień: Pytanie nr 1, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 1a) tiret 7 (- legalizację): Prosimy o doprecyzowanie i dopisanie na końcu tiretu: jeśli dotyczy. Zgodnie z Modyfikacją Zaproszenia. Pytanie nr 2, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 1a) tiret 8: Prosimy o doprecyzowanie o jakie wyceny chodzi? Pragniemy dodać, że Wykonawcy co do zasady nie mają uprawnień rzeczoznawców i nie mogą dokonywać, a także nie mają profesjonalnych narzędzi, by dokonywać wiążących wycen w rozumieniu oszacowania wartości. Pytanie nr 3, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 2): Prosimy uprzejmie o zastąpienie słowa: Zamawiającemu słowem: Wykonawcy. Zwracamy uwagę, że firma nasza stosuje system organizacji zaopatrzenia w fabryczne oryginalne części zamienne uwzględniający wszelkie wymogi związane z ochroną środowiska m.in. wynikające z ustawy Prawo ochrony środowiska. System taki zgodny z ISO nakazuje powtórne wykorzystanie elementów w pełni sprawnych, takich które nie podlegają obciążeniom mechanicznym i zmęczeniowym, a wymianę elementów składowych mogących mieć wpływ na jakość i trwałość wymienianego modułu. Powyższe nadaje priorytet wszelkim procesom przygotowania produktu do ponownego użycia oznaczającego procesy odzysku polegające na sprawdzeniu, czyszczeniu lub naprawie, w ramach których produkty lub ich składniki, są przygotowywane do tego, by mogły być ponownie wykorzystywane. Wymontowane części, mogące podlegać procesowi regeneracji lub utylizacji zostaną przekazane Wykonawcy i odesłane do producenta w celu utylizacji lub podjęcia innych działań zgodnych z europejskimi przepisami dotyczącymi gospodarki odpadami. Zwracamy uwagę, że dla Zamawiającego uszkodzone lub zużyte części zamienne nie przedstawiają żadnej wartości i są tylko zepsutym elementem urządzenia medycznego, który należy wymienić. Z uwagi na opłaty środowiskowe, pozostawione u Zamawiającego części zamienne będą droższe niż te, które zostaną odesłane do producenta.
Pytanie nr 4, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 6): Zwracamy się z prośbą o nadanie następującego brzmienia pierwszemu zdaniu: Wykonawca przystąpi do świadczenia usług przeglądów i konserwacji po pisemnym zgłoszeniu Zamawiającego w terminie ustalonym wcześniej przez strony w dni robocze (od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 do 14:35) Zwracamy uprzejmie uwagę, że terminy przeglądów okresowych będą wcześniej ustalone przez obie strony i nie będzie istniała potrzeba zgłaszania ich 24 godzin wcześniej. Analogiczna zmiana miałaby miejsce we Wzorze Umowy par.2 ust.5. Pytanie nr 5, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 11) oraz Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzór Umowy par. 2 ust.7: Uprzejmie prosimy o doprecyzowanie zapisów i dopisanie po słowie: kalkulację sformułowania: w formie oferty cenowej. Analogicznie w tym samym punkcie prosimy o dopisanie po słowie: kalkulacji słów: oferty cenowej. Prosimy również o dopisanie po słowach: akceptacji kosztów sformułowania doprecyzowującego: i warunków przedstawionych w ofercie cenowej. Pytanie nr 6, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 11) oraz Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzór Umowy par. 2 ust.7: Prosimy o wydłużenie czasu przygotowania oferty cenowej/kalkulacji do 48 godzin. Pytanie nr 7, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 13): Uprzejmie prosimy o doprecyzowanie zapisów i dopisanie po słowie: zgodnych słów: z zaleceniami producenta. Zgodnie z Modyfikacją Zaproszenia. Pytanie nr 8, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 13): W celu ujednolicenia zapisów umownych prosimy o dopisanie po słowach: jest stosowanie słów: produktów (częściej). Pytanie nr 9, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 16) tiret 3: Prosimy o usunięcie kalkulacja kosztów w formie oferty cenowej zostanie sporządzona i przedstawiona odrębnie. Inżynier serwisowy nie posiada narzędzi (dostępu do kalkulacji, cenników, warunków finansowych) do sporządzenia takiej oferty bezpośrednio po zakończeniu czynności serwisowych w siedzibie Zamawiającego. Analogiczna zmiana miałaby miejsce we Wzorze Umowy par.2 ust.12 tiret 3. Pytanie nr 10, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 18): Celem doprecyzowania zapisów prosimy o nadanie następującego brzmienia punktowi: Rozliczenie wykonanej usługi każdorazowo odbywać się będzie na podstawie zaakceptowanej uprzednio oferty cenowej przez Zamawiającego oraz przedłożonej Zamawiającemu faktury. Pytanie nr 11, dot. Zaproszenia rozdz. II pkt 19) : Zwracamy uprzejmie uwagę, że Wykonawca nie jest w stanie nadzorować w takim stopniu procesu użytkowania sprzętu. W gestii Zamawiającego będzie poinformowanie Wykonawcy o zaprzestaniu użytkowania sprzętu a Wykonawca na tę okoliczność sporządzi i dostarczy Zamawiającemu orzeczenie techniczne.
Mając na uwadze powyższe prosimy o nadanie następującego brzmienia punktowi: W przypadku wyłączenia urządzenia z użytkowania do Zamawiającego należy obowiązek niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Wykonawcy. Pytanie nr 12, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 2 ust.9: Prosimy o weryfikację zapisów w powyższym punkcie, przez wykreślenie słów: wykonane naprawy oraz na. Wykonawca nie udziela gwarancji na usługi, co jest zgodne z brzmieniem kodeksu cywilnego, który gwarancję przewiduje na rzeczy sprzedane, a nie w przypadku usług. Gwarancja jakości jest instytucją charakterystyczną dla rzeczy i udzielana jest na ewentualne części zamienne. Natomiast należyte wykonywanie usług jest zabezpieczone odpowiedzialnością kontraktową Wykonawcy wynikającą z przepisów kodeksu cywilnego. Pytanie nr 13, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 2 ust.10: Prosimy o doprecyzowane zapisów przez dopisanie po słowie: użytkowania sformułowania: z zastrzeżeniem ust.7. Pytanie nr 14, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 3 ust. 2 pkt b): Prosimy o wydzielenie kosztu dojazdu jako odrębnej składowej wykonania usługi. Pragniemy zwrócić uwagę, że pozostając przy aktualnym wymogu Zamawiający będzie ponosił koszt dojazdu doliczany do każdej roboczogodziny a nie zgodnie ze stanem faktycznym tj. 1 wizyta serwisowa = 1 dojazd + np. 3 roboczogodziny pracy inżyniera przy aparacie. Pytanie nr 15, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 3 ust. 3 oraz Załącznik nr 3 do Zaproszenia - Formularz Oferty cz. III, tiret 5: Prosimy o skrócenie terminu płatności do 30 dni. Proponowany przez Zamawiającego termin 60 dni może mieć wpływ na cenę oferty wynikającą z konieczności finansowania Zamawiającego przez Wykonawcę. Pytanie nr 16, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 3 ust.3: Prosimy o usunięcie słów: wraz z załączoną do niej kartą pracy, oraz (jeżeli dotyczy) kserokopiami faktur potwierdzających zakup części na konto Wykonawcy wskazane na fakturze. Raport serwisowy po każdej wykonanej usłudze będzie przekazywany upoważnionemu przedstawicielowi Zamawiającego. Nie widzimy sensu dublowania dokumentów. Pytanie nr 17, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 3 ust.3: Mając na uwadze powyższe (pytanie 16) zwracamy się z prośbą o usunięcie ustępu. Pytanie nr 18, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 6 ust.1 pkt a): Prosimy o zmianę słowa: opóźnienia na słowo: zwłoki. Zgodnie z art.476 Kodeksu cywilnego Wykonawca powinien być obciążany karami umownymi w razie niedotrzymania terminu z przyczyn przez siebie zawinionych, a nie także za okoliczności całkowicie niezależne od jego woli, jak to ma miejsce w przypadku opóźnienia. W przypadku opóźnienia Wykonawca odpowiada za niedotrzymanie terminów niezależnie od przyczyny, która je spowodowała np.: siła wyższa". Brak jest uzasadnienia dla nakładania kar umownych za zdarzenia niezawinione przez Wykonawcę. Pytanie nr 19, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 6 ust.1 pkt a): Wziąwszy pod uwagę, iż zastrzeżenie kar umownych ma na celu zdyscyplinowanie Wykonawcy a nie wzbogacenie Zamawiającego oraz fakt, że zastrzeżenie zbyt wysokich kar umownych negatywnie wpłynie na
kalkulacje ryzyk oraz cenę oferowaną przez Wykonawcę zwracamy się z prośbą o miarkowanie kary względem wartości umowy. Proponujemy powszechnie stosowane 10% wartości umowy netto, przez dodanie sformułowania: jednak łącznie nie więcej niż 10% wartości umowy netto na końcu punktu. Podstawą powinno być odniesienie do konkretnej kwoty zgodnie z wyrokiem SN z 8 lutego 2007 I CSK 420/06 Sformułowanie art. 483 1 k.c. dopuszczające zastrzeżenie kary umownej w "określonej sumie" w sposób jednoznaczny prowadzi do wniosku, że kara ta powinna być w chwili zastrzegania wyrażona kwotowo. Dopuszczalne byłoby posłużenie się innymi miernikami wysokości, np. ułamkiem wartości rzeczy albo ułamkiem innej sumy (wartości kontraktu), jeżeli ustalenie kwoty byłoby tylko czynnością arytmetyczną, natomiast przyjęcie konstrukcji prawnej zakładającej ustalanie w przyszłości podstawy naliczania kary umownej nie byłoby zgodne z art. 483 1 k.c. i stanowiłoby inną czynność prawną. Pytanie nr 20, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 6 ust.5: Prosimy o doprecyzowanie zapisów i dopisanie na końcu ustępu słów: z zastrzeżeniem ust.6. Pytanie nr 21, dot. Załącznika nr 3 do Zaproszenia - Wzoru Umowy par. 6: Prosimy o dopisanie ustępu 6 o treści: Wykonawca ponosi bez ograniczeń umownych odpowiedzialność w zakresie, w jakim bezwzględne przepisy prawa nie pozwalają na zmianę lub ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej. W pozostałym zakresie łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy wynikająca z umowy lub pozostająca z nią w związku, niezależnie od podstaw prawnych dochodzonego roszczenia (w tym z tytułu kar umownych) ograniczona jest do wartości umowy netto. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę przychodów, utracone dane, utratę zysków, utratę możliwości eksploatacji, przerwy w pracy, koszty kapitałowe, odszkodowania i kary umowne płacone przez Zamawiającego swoim kontrahentom. Przedmiotowa prośba uzasadniona jest coraz szerszą międzynarodową praktyką, w której standardem są klauzule ograniczające odpowiedzialność odszkodowawczą Wykonawcy, w kontekście coraz powszechniejszej zasady, że odpowiedzialność Wykonawcy nie powinna przekraczać określonej części wynagrodzenia umownego Wykonawcy (min. klauzule takie funkcjonują w umowach Banku Światowego). Pragniemy zauważyć, że ograniczenie odpowiedzialności do konkretnej kwoty i do sytuacji, w których wystąpiła bezpośrednia strata Zamawiającego pozwoli na zaoferowanie znacznie niższej ceny, a wyznaczony pułap kar umownych i łącznej kwoty odpowiedzialności odszkodowawczej są i tak wystarczającym czynnikiem motywującym Wykonawcę do należytego, w tym terminowego wykonania umowy. Pytanie nr 22, Dotyczy przedmiotu umowy - Pakietu nr 36: Wykonawca prosi o podanie czy aparaturze z wyżej wymienionego pakietu w ostatnim roku zostały wymienione akumulatory? Informacja ta jest niezbędna w celu oszacowania konkurencyjnej oferty. Grupa 36 poz. 1 wymiana była, poz. 2 nie było wymiany. Pytanie nr 23, Dotyczy przedmiotu umowy - Pakietu nr 36: Wykonawca zwraca się z zapytaniem do Zamawiającego czy przy aparatach znajdują się kardiomonitory? W przypadku pozytywnej odpowiedzi prosimy o podanie numerów seryjnych monitorów wraz informacje czy Zamawiający będzie wymagał przeglądów również ich podczas wykonywania przeglądów aparatów do znieczulenia. Grupa 36 monitor anestetyczny S/5 CAM nr fabr. 6713387, monitor anestetyczny S/5 CAM nr fabr. 6713388, monitor anestetyczny AM nr fabr. 6899851. Pytanie nr 24, Dotyczy przedmiotu umowy - Pakietu nr 36: Czy podczas przeglądu Zamawiający będzie wymagał od Wszystkich wykonawców wymiany części zgodnie z wymaganiami producenta tzn.: AESPIRE: uszczelki gniazd parownikówx1, uszczelkę filtra 2mx1, akumulator x1 Wymiana pakietu serwisowego podczas przeglądu zgodnie z zaleceniami producenta. Pytanie nr 25, Dotyczy przedmiotu umowy - Pakietu nr 40:
Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z zapytaniem czy nie zaszła pomyłka w powyższym pakiecie dotycząca nazwy producenta danej aparatury? Zgodnie z Modyfikacją Zaproszenia. Pytanie nr 26, Dotyczy warunków udziału w postepowaniu: Wykonawca zwraca się z zapytaniem do Zamawiającego czy będzie wymagał od wszystkich Wykonawców złożenia wraz ofertą certyfikatów szkolenia wystawione przez producenta dla poszczególnej aparatury w celu zapewnienia rzetelnego wykonania umowy? Pytanie nr 27, Dotyczy warunków udziału w postepowaniu: Wykonawca zwraca się z zapytaniem do Zamawiającego czy podana cena w formularzu ofertowym przez Wykonawcę ma obejmować ceną samej roboczogodziny czy roboczogodziny wraz dojazdem? Pytanie nr 28, Dotyczy załącznika nr 1 do zaproszenia (Grupa 1,2,12): Czy Zamawiający udzieli informacji, czy w ramach przeglądów Wykonawca ma uwzględnić cenę wymiany akumulatorów czy będzie to rozliczane dodatkową ofertą? Według zaleceń producenta wymiana akumulatorów nie następuje co roku, zależne jest to od wielu czynników m.in. warunków eksploatacji, dlatego po odpowiedniej diagnozie serwisant może stwierdzić taką konieczność. Jeżeli mamy wymieniać akumulatory, prosimy o informację w których urządzeniach w przeciągu 3 lat nastąpiła taka wymiana? Zwracam się z uprzejmą prośbą także o informacje czy w ramach przeglądów respiratorów mają być wymieniane pakiety serwisowe? Jeżeli tak prosimy o informację co zostało wymienione w podanych respiratorach w przeciągu 4 lat oraz ilości przepracowanych godzin? Wymiana akumulatorów zgodnie z Zaproszeniem. Grupa 1 w przeciągu 3 lat nie było wymiany akumulatorów, Grupa 2 w przeciągu 3 lat nie było wymiany akumulatorów, Grupa 12, poz. 1 w przeciągu 3 lat nie było wymiany akumulatorów, Grupa 12, poz. 2 wymiana była w 2015 r. Wymiana pakietu serwisowego podczas przeglądu respiratorów zgodnie z zaleceniami producenta. Grupa 12, poz. 1 brak możliwości sprawdzenia godzin pracy respiratora, Grupa 12, poz. 2 czas pracy respiratora 30240 h. Pytanie nr 29, Dotyczy 2 punkt 1 Umowy: Zamawiający Wymaga od Wykonawców wykonania przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami w związku z powyższym prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający wymaga wykonania przedmiotu umowy zgodnie z Ustawą art.90 ust.4 ustawy z dnia 20.05.2010 r o Wyrobach Medycznych oraz zgodnie z wymaganiami producenta sprzętu.? W trosce o zdrowie i życie pacjentów, a także celu prawidłowego i bezpiecznego działania aparatury medycznej rozumiemy, że Zamawiający wymaga aby roczne przeglądy konserwacyjne wykonywały osoby upoważnione przez producenta danego sprzętu oraz z obowiązującymi instrukcjami sprzętu. Chcieliśmy Zwrócić uwagę na fakt, iż za prawidłowe działanie aparatury medycznej wykorzystywanej do świadczenia usług medycznych odpowiada Zamawiający. W przypadku zaistnienia incydentu medycznego którego przyczyną jest wadliwe działanie aparatury medycznej odpowiedzialność ponosi Zamawiający. Z tego tytułu za wszelki ewentualne roszczenia z strony pacjentów zamawiający będzie mógł domagać się rekompensaty ze strony producenta aparatury medycznej tylko w sytuacji gdy konsekwencje i naprawy tej aparatury dokonują podmioty o których mowa w art. 90 ust.4 i 5 z dnia 20 maja 2010 r o wyrobach medycznych. Pytanie nr 30, Dotyczy 2 umowy punkt 1, dotyczy GRUPA 45, aparat RTG Ziehm SOLO: Producent wymaga zgodnie z instrukcją obsługi,że wszystkie czynności serwisowe w tym m.in. przeglądy mogą wykonać jedynie osoby przeszkolone u producenta danego aparatu i posiadające certyfikat imienny poświadczający ukończenia takiego szkolenia. Rozumiemy tym samym że zgodnie z Wymogami producenta oraz Ustawy o Wyrobach Medycznych wymagają Państwo dołączenia Certyfikatów ukończenia szkolenia od producentów na którego urządzenia jest składana oferta. Tym samym rozumiemy, iż Zamawiający musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami tzn Ustawa o wyrobach medycznych z dnia 20.05.2010 r., która reguluje jakie podmioty mogą wykonywać m.in. przeglądy
okresowe. Każda firma składająca oferty powinna wykazać, że dysponuje odpowiednimi osobami mogącymi wykonać przeglądy i udokumentować to dołączając kopie certyfikatów tych osób. Pytanie nr 31, Dotyczy 2 punkt 5: Wracamy się do zamawiającego z pytaniem czy wyrazi zgodą na zmianę/w zapisu na : Wykonawca przystąpi do świadczenia usług przeglądów i konserwacji po pisemnym zgłoszeniu Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych. Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykonania przeglądów technicznych, a nie napraw urządzeń, które są sprawne i pracują wiec nie ma potrzeby tak szybkiego czasu reakcji. Pytanie nr 32, Dotyczy Umowy: Zwracamy się do zamawiającego czy wraża zgodę na dodanie w umowie następującego paragrafu : Zaleganie zamawiającego z płatnościami powyżej 90 dni spowoduje wstrzymanie realizacji umowy do czasu uregulowania wszystkich zaległości przez Zamawiającego. Pytanie nr 33, Dotyczy 3 punkt 3 Umowy: Prosimy o modyfikacje Umowy poprzez wykreślenie obowiązku załączania faktur potwierdzających zakup części. Zwracamy uwagę, że kontrahenci jak również marże są częścią polityki handlowej jako spółki i jako takie objęte są tajemnicą przedsiębiorstwa. 6) Gupa 45 Dotyczy przedmiotu zamówienia II p 6) Czy Zamawiający zgodzi się ma wydłużenie terminu przystąpienia do przeglądów i konserwacji do 48 godzin. Aparaty poddawane przeglądom są zwykle w ciągłym użyciu ze względu na badania i uzyskane do nich dostępu w ciągu 24 godzin może okazać się niemożliwe.