Projekt Kompetentne organizacje obywatelskie budują III sektor jest współfinansowany w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich REGULAMIN REKRUTACJI UCZESTNIKÓW DO PROJEKTU I. Informacje ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady rekrutacji uczestników do Projektu Kompetentne organizacje obywatelskie budują III sektor, który jest realizowany przez Stowarzyszenie Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Obywatelskich (CWOP) w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (P FIO) Narodowego Instytutu Wolności Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. 2. Organizacja oznacza podmiot (Stowarzyszenie, Fundacja), który zamierza wziąć udział w Projekcie, złożył dokumenty rekrutacyjne (stanowiące załączniki niniejszego Regulaminu) i bierze udział w procesie rekrutacyjnym do Projektu. 3. Uczestnik/Uczestniczka Projektu oznacza osobę, która została wskazana przez podmiot oraz: a. została zakwalifikowana do udziału w Projekcie w oparciu o Regulamin Rekrutacji, b. złożyła pisemną deklarację uczestnictwa w działaniach projektowych. 4. Realizator Projektu (Beneficjent) oznacza Stowarzyszenie Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych i Inicjatyw Obywatelskich. 5. Biuro Projektu ma siedzibę w 14 100 Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 9, pok. 116. 6. Okres realizacji Projektu: 01.06.2018 r. - 31.12.2019 r. II. Cele Projektu Celem Projektu jest: Wzrost potencjału instytucjonalnego 100 przedstawicieli z min. 25 organizacji pozarządowych i 7 grup nieformalnych powiatu ostródzkiego poprzez kompleksowy zindywidualizowany system wsparcia, w tym akademię organizacji społecznych (2 edycje), platformę współpracy ngo, szkolenia/warsztaty tematyczne i eventy pozarządowe w okresie 19 miesięcy (tj. od VI 2018 do XII 2019). III. Formy wsparcia przewidziane w ramach Projektu 1) AKADEMIA ORGANIZACJI SPOŁECZNYCH W ramach działania zorganizowane zostaną 2 cykle edukacyjne prowadzone przez okres 8 miesięcy każdy, dla przedstawicieli podmiotów ekonomii społecznej zarejestrowanych i/lub działających na terenie powiatu ostródzkiego. W każdym cyklu wezmą udział przedstawiciele z 10 organizacji, które objęte zostaną kompleksowym coachingiem 1 osoba z każdej organizacji. Działanie podzielone na 5 etapów: BIURO 14-100 Ostróda, ul. Jana III Sobieskiego 9, lok. 116 tel., faks 89 642 11 28 www.cwop.org.pl, cwop@cwop.org.pl SIEDZIBA STOWARZYSZENIA 14-300 Morąg, ul. Kujawska 5/26
1/ DIAGNOZA - w ramach zadania organizacja wyznaczy do współpracy osoby zaangażowane w proces rozwoju podmiotu. Przeprowadzone zostaną badania oraz wywiady w zakresie dotychczasowej działalności, podejmowanych inicjatyw, realizowanych projektów, współpracy z podmiotami zewnętrznymi i samorządami, promocji a także samoewaluacji. Określony zostanie stan wyjściowy organizacji. 2/ INDYWIDUALNY PLAN ROZWOJU (IPR) - stworzony przez Coacha wspólnie z przedstawicielami organizacji. Określone zostaną cele długo i krótkofalowe a także sposób ich realizacji, rezultaty i działania jakie należy podjąć by je osiągnąć. Ponadto wskazane zostaną również możliwości finansowania działalności organizacji (uwzględniając dywersyfikację dochodu organizacji-ekonomizacja podmiotów). 3/ COACHING - realizacja IPR przez organizację poprzez udział w szkoleniach/warsztatach tematycznych dostosowanych do ich potrzeb, doradztwo ogólne i specjalistyczne i inne formy wsparcia dostępne na otwartym rynku edukacyjnym (realizowane przez inne podmioty tj. Urząd Marszałkowski, samorządy lokalne i inne instytucje). Wsparcie również w zakresie infrastrukturalnym udostępnianie sprzętu (laptop, rzutnik, ekran, flipchart) i materiałów (np. usługi ksero). 4/ SZKOLENIA/WARSZTATY TEMATYCZNE - proponowana tematyka zajęć: 1/ Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i jej stosowanie (możliwości, ograniczenia, obowiązki itp.); 2/ Księgowość ngo (obowiązki, uprawnienia, terminy itp.); 3/ Finansowanie działalności ngo (działalność gospodarcza, odpłatna pożytku publicznego, projekty i dotacje, sponsoring); 4/ Promocja i marketing w organizacji (layout organizacji, media społecznościowe, współpraca z mediami itp.); 5/ Partnerstwo (uprawnienia, zobowiązania, korzyści itp.); 6/ Tworzenie projektów (indywidualnych, oferty wspólne i partnerskie); 7/ Zarządzanie organizacją (komunikacja w zespole, praca w grupie, zarządzanie zasobami); 8/ Sprawozdawczość w organizacji (w tym sprawozdawczość projektowa). W sumie zrealizowanych zostanie: Liczba szkoleń/warsztatów - 8. Liczba godzin szkoleń/warsztatów 12h każde; łącznie 96h dydaktycznych. Liczba osób biorących udział w szkoleniu/warsztacie 10 każdorazowo (po 1 przedstawicielu ngo); 5/ EWALUACJA - po okresie 8 miesięcy coachingu organizacje zostaną poddane ewaluacji. Zbadany zostanie poziom realizacji celów i osiągniętych rezultatów, zweryfikowane zostaną założenia na kolejny okres pracy samodzielny organizacji (bez wsparcia coacha, pozaprojektowy). 2) EDUKACJA OPEN Szkolenia i warsztaty kierowane do przedstawicieli wszystkich organizacji powiatu ostródzkiego, które nie chciały brać udziału w cyklu Akademii Organizacji Społecznych z uwagi na np. posiadaną wystarczającą wiedzę w określonym temacie. Rekrutacja na zajęcia będzie otwarta by zapewnić dostęp do edukacji wszystkim podmiotom. Proponowana tematyka zajęć: 1/ Zadania publiczne (tworzenie oferty, realizacja i sprawozdawczość); 2/ Księgowość ngo; 3/ Formy wsparcia organizacji pozarządowych; 4/ Organizacja w mediach społecznościowych; 5/ Partnerstwo; 6/ Tworzenie projektów; 7/ Partycypacja publiczna; 8/ Komunikacja. Tematyka szkoleń i warsztatów zostanie dostosowana do potrzeb organizacji po przeprowadzeniu rekrutacji oraz nie będzie pokrywała się zakresem z Akademią Organizacji Społecznych, a Strona 2
jedynie będzie stanowiła jej uzupełnienie. Na każde szkolenie prowadzona będzie odrębna rekrutacja. Szkolenia OPEN będą trwały 8h dydaktycznych każde. 3) DORADZTWO OGÓLNE I SPECJALISTYCZNE Doradztwo dla wszystkich organizacji pozarządowych (nie tylko tych będących w Akademii) prowadzone będzie indywidualnie lub grupowo - jeśli kilka osób/organizacji będzie dotyczył ten sam problem/aspekt. Miejsce doradztwa ustalane będzie indywidualnie - dogodnie dla organizacji (siedziba ngo, biuro CWOP, inne wskazane miejsce). Zakres doradztwa dotyczyć może wszystkich aspektów działalności pożytku publicznego, wolontariatu, współpracy z samorządami lokalnym, konsultacje projektowe, promocja organizacji i jej działalności, aspekty prawno-księgowe, partycypacja publiczna i wiele innych. Szczegółowy zakres będzie ustalany na bieżąco i wynikać będzie z bieżących potrzeb organizacji. 4) ANIMACJA ŚRODOWISK LOKANYCH Działanie w ramach którego Animator będzie wspierał grupy nieformalne, które same zgłoszą się do CWOP w procesie rekrutacji lub będzie animował środowiska lokalne do tworzenia organizacji pozarządowych. Praca animatora to przede wszystkim spotkania w terenie, diagnozowanie grup/środowisk, pomoc w przygotowaniu statutów oraz uchwał, organizacji zebrania założycielskiego i wsparcie w prowadzeniu, przygotowanie dokumentacji do rejestracji w KRS i inne niezbędne czynności. Ponadto najważniejszą rolą Animatora będzie zachęcanie i kreowanie potrzeb grup nieformalnych i uświadamianie im roli organizacji pozarządowej w środowisku lokalnym. Grupy nieformalne będą mogły po rejestracji w KRS jako organizacja pozarządowa skorzystać ze szkoleń/warsztatów i innych forma wsparcia oferowanych ngo. Wsparcie udzielane będzie również przez Coacha/Doradcę. Ponadto grupy nieformalne będą również uczestnikami TOPPO oraz Pozarządowego Kiermaszu Świątecznego. 5) e - NEWSLETTER Działanie polegające na wydawaniu e-newslettera. Newsletter to publikacja bezpłatna dostarczana mailowo do organizacji, które wyrażą chęć jego otrzymywania. Zamieszczona zostanie również (każdy numer) na stronie www.cwop.org.pl do pobrania przez wszystkich zainteresowanych (w formacie pdf). e-newsletter wydawany będzie 2 razy w miesiącu. Informacje w nim zawarte dotyczyć będą dostępnych szkoleń/warsztatów bezpłatnych i płatnych, wizyt studyjnych, dotacji, pożyczek dla ngo, konkurów, programów i wszelkich innych informacji ważnych dla trzeciego sektora z powiatu ostródzkiego. Ponadto jest to doskonałe narzędzie promocji niniejszego projektu oraz jego beneficjentów. Organizacje zainteresowane umieszczeniem informacji w newsletterze również mogą takową przygotować i przesłać na adres CWOP, wówczas zostanie ona zamieszczona z podaniem źródła. Oczywiście wcześniej następuje weryfikacja treści, tak by nie była ona obraźliwa dla nikogo. 6) TOPPO Targi Organizacji Pozarządowych Powiatu Ostródzkiego to cykliczna (coroczna) impreza mająca na celu promocję organizacji pozarządowych oraz różnych przejawów aktywności społecznej wśród mieszkańców powiatu ostródzkiego, a także integrację sektora publicznego i pozarządowego. Targi to znakomita okazja do poszerzenia bazy kontaktów, poznania zakresu działań innych organizacji i podmiotów ekonomii społecznej Strona 3
oraz zdobycia nowych informacji o pracy w NGO. Udział w Targach daje organizacjom pozarządowym możliwość wypromowania swojej działalności, pozyskania wolontariuszy oraz budowy wizerunku. 7) POZARZĄDOWY KIERMASZ ŚWIĄTECZNY W ramach zadania w 2019 r. zorganizowany zostanie całodniowy Kiermasz Bożonarodzeniowy. Będzie to wydarzenie o charakterze kulturalnym, odbywające się w urokliwej scenerii dziedzińca dawnych Białych Koszar Wojskowych w Ostródzie zrewitalizowanych w 2013 r. Wydarzenie będzie wspólną inicjatywą organizacji pozarządowych powiatu ostródzkiego w partnerstwie z samorządami. Na kiermaszu zaprezentowany zostanie dorobek III sektora m.in. produkty lokalne, rękodzieło, prace artystyczne, kulinarne i inne. IV. Zasady udziału w Projekcie 1. Grupę docelową stanowi: - 25 organizacji pozarządowych z powiatu ostródzkiego, - 100 przedstawicieli, członków, wolontariuszy, organizacji pozarządowych powiatu ostródzkiego, - 7 liderów grup nieformalnych, wyrażających wolę założenia organizacji pozarządowej. 2. Kryteria rekrutacji dotyczące poszczególnych grup wymienionych w punkcie 1 będą weryfikowane w I etapie rekrutacji na podstawie danych z formularza rekrutacyjnego dla organizacji. V. Proces rekrutacji 1. Za działania rekrutacyjne będzie odpowiedzialny koordynator Projektu 2. Rekrutacja organizacji do Projektu będzie się odbywała w dwóch etapach: a. etap I: przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń organizacji na podstawie formularza rekrutacyjnego do 10.08. 2018r. b. etap II: ocena punktowa organizacji do 13.08. 2018r. i wyłonienie uczestników Projektu oraz utworzenie listy podstawowej i rezerwowej. 3. Warunkiem uczestnictwa w Projekcie i zakwalifikowania w pierwszym etapie rekrutacji jest złożenie przez organizację wypełnionego formularza rekrutacyjnego oraz podpisanie deklaracji uczestnictwa z podaniem przedstawicieli danej organizacji uczestniczących w działaniach. 4. Formularz rekrutacyjny oraz oświadczenia muszą być opatrzone własnoręcznym, czytelnym podpisem osób reprezentujących daną organizację wraz z datą wypełnienia. 5. Dokumenty rekrutacyjne będą dostępne w Biurze Projektu (Jana IIII Sobieskiego 9/116) i na stronie www.cwop.org.pl 6. Formularz należy przesłać na adres e-mail: cwop@cwop.org.pl w terminie do 10.08.2018 r. 7. Po zakończeniu naboru dokumentów rekrutacyjnych Komisja Rekrutacyjna dokona weryfikacji dokumentów zgłoszeniowych pod kątem spełnienia kryteriów formalnych. 8. Organizacje, które spełnią wymagania formalne zostaną o tym poinformowane osobiście lub telefonicznie przez koordynatora. Strona 4
9. Organizacje, które przejdą ocenę formalną zostaną zakwalifikowane do oceny punktowej. 10. Punkty zostaną przyznane na podstawie poniższych kryteriów: Lp. Opis Liczba punktów 1 Wizja i misja organizacji, 0-3 2 Cele działalności podmiotu, 0-3 3 Zaangażowanie członków organizacji w wolontariat (praca na rzecz 0-3 organizacji) 4 Sposób zarządzania organizacją oraz dotychczas zrealizowane 0-3 działania 5 Motywacja członków organizacji do podnoszenia swoich kompetencji 0-3 6 Dotychczasowe zaangażowanie członków w działaniach organizacji 0-3 11. Na podstawie sumy punktów przyznanych przez Komisję utworzona zostanie lista podstawowa i rezerwowa według malejącej liczby punktów (w przypadku równej liczny punktów kryterium rozstrzygającym będzie kolejność zgłoszeń). 12. Minimalną liczbą punktów jaka organizacja musi osiągnąć by zakwalifikować się do wsparcia 6. 13. Organizacje z listy rezerwowej będą kwalifikowane w przypadku rezygnacji organizacji z listy podstawowej. 14. Przedstawiciele organizacji zakwalifikowanych do udziału w Projekcie (lista podstawowa) będą zobowiązani do podpisania deklaracji przystąpienia do Projektu oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych. 15. Wymienione powyżej dokumenty muszą być opatrzone własnoręcznym, czytelnym podpisem Uczestnika/Uczestniczki wraz z datą wypełnienia dokumentów. 16. Niedostarczenie deklaracji w wyznaczonym terminie będzie skutkować wykreśleniem Uczestnika/Uczestniczki z Projektu. 17. W zaistniałej sytuacji do Projektu zostanie zakwalifikowana inna osoba wskazana przez organizację. 18. Organizacja zakwalifikowana do Projektu z listy rezerwowej musi dostarczyć wymienione w punkcie 5 dokumenty w terminie określonym przez koordynatora Projektu. VIII. Prawa i obowiązki Uczestnika Projektu 1. Uczestnik/Uczestniczka Projektu ma prawo do: a. udziału we wszystkich formach wsparcia przewidzianych w Projekcie dla danej grupy, b. traktowania z uwzględnieniem zasady równości i poszanowania godności osobistej, c. dostępu do wglądu oraz poprawiania swoich danych osobowych i wizerunku na potrzeby realizacji Projektu. 2. Uczestnik/Uczestniczka Projektu jest zobowiązany do: a. udziału w zadeklarowanych działaniach, b. powiadomieniu koordynatora Projektu o niemożliwości skorzystania ze wsparcia (np. spowodowanej pobytem w szpitalu), Strona 5
c. wypełniania ankiet oceny przewidzianych dla danej grupy form wsparcia w trakcie ich trwania i po ich zakończeniu, d. udzielania wszelkich informacji związanych z uczestnictwem w Projekcie instytucjom zaangażowanym we wdrażanie FIO IX. Rezygnacja z uczestnictwa w Projekcie 1. Rezygnacja z uczestnictwa w Projekcie w trakcie jego trwania może nastąpić w formie pisemnej z ważnej przyczyny. 2. W przypadku gdy organizacja zrezygnuje z udziału w Projekcie w trakcie jego trwania w jej miejsce zostaje zakwalifikowana organizacja z listy rezerwowej. 3. Realizator Projektu zastrzega sobie prawo skreślenia z listy uczestników osobę, która nie korzysta z przewidzianych dla niej form wsparcia przez okres dłuższy niż 1 miesiąc. X. Postanowienia końcowe 1. Biuro Projektu zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie w szczególności w przypadku, gdy będzie to konieczne z uwagi na zmianę zasad realizacji Projektu, a także w przypadku pisemnego zlecenia wprowadzenia określonych zmian ze strony Narodowego Instytutu Wolności Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. 2. Wszelkie zmiany w Regulaminie zostaną opublikowane na stronie internetowej Stowarzyszenia. 3. Rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym Regulaminem, pozostają w gestii koordynatora Projektu. 4. Zgłoszone dokumenty rekrutacyjne nie podlegają zwrotowi. 5. Powyższy Regulamin wchodzi w życie z datą podpisania i obowiązuje przez okres realizacji Projektu. Strona 6