ZARZĄDZENIE NR 22.2016.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 29 sierpnia 2016 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), art. 92 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016r. poz. 814), 1 ust. 3, 81 i 93 zarządzenia nr 1.2015.K Prezydenta Miasta Zielona Góra- Kierownika Urzędu z dnia 5 stycznia 2015r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra z późn zm. 1) oraz zarządzenia nr 3.2013.K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się: REGULAMIN WYDZIAŁU SPORTU, KULTURY I TURYSTYKI Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. 1. Siedziba wydziału znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej 22. 2. Dane teleadresowe sekretariatu wydziału: 1) telefon: 68 45 64 309; 2) faks: 68 45 64 319; 3) e-mail: sport@um.zielona-gora.pl. 2. 1. W niniejszym zarządzeniu używa się określeń: urząd, miasto, system zarządzania, prezydent, naczelnik, komórka organizacyjna urzędu w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny wydziału; 3) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników wydziału; 4) miejskich jednostkach organizacyjnych należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Zielonej Górze oraz instytucje kultury. Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna wydziału 3. W skład wydziału wchodzą: 1) naczelnik; 2) stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu wydziału (SK); 3) stanowisko pracy ds. budżetu (SK-I); 4) wieloosobowe stanowisko pracy ds. kultury (SK-II); 5) wieloosobowe stanowisko pracy ds. upowszechniania kultury fizycznej (SK-III); 6) samodzielne stanowisko pracy ds. turystyki (SK-IV); 7) samodzielne stanowisko pracy ds. organizacji pozarządowych (SK-V). 1) Tekst w ymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr 3.2015.K z dnia 27 marca 2015 r., nr 14.2015.K z dnia 19 czerwca 2015 r. i nr 24.2015.K z dnia 18 grudnia 2015 r. oraz nr 9.2016.K z dnia 14 marca 2016 r.
Rozdział 3 Zadania wydziału 4. Wydział jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania własne miasta, zadania o charakterze ponadgminnym oraz zadania zlecone. 5. Do zadań stanowiska pracy ds. obsługi sekretariatu wydziału (SK) należy w szczególności: 1) obsługa kancelaryjno-biurowa oraz prowadzenie sekretariatu wydziału; 2) przyjmowanie przesyłek wpływających oraz rejestrowanie jej w podsystemie informatycznym właściwym ds. obiegu korespondencji; 3) sporządzanie list obecności, dokonywanie na bieżąco właściwych wpisów o nieobecności pracowników i przekazywanie na koniec każdego miesiąca właściwej komórce organizacyjnej urzędu; 4) rejestracja w podsystemie informatycznym właściwym ds. obiegu korespondencji przejętej korespondencji wcześniej niezarejestrowanej, w tym faksów, e-maili; 5) sporządzanie zapotrzebowań na pieczątki, materiały biurowe i sprzęt biurowy; 6) pobieranie materiałów biurowych z magazynu urzędu na potrzeby pracowników; 7) rozdzielanie korespondencji poszczególnym pracownikom wydziału, zgodnie z dekretacją naczelnika; 8) prowadzenie korespondencji w sprawach organizacyjnych wydziału; 9) współdziałanie z właściwą komórką organizacyjną urzędu w zakresie spraw osobowych wydziału (m.in. związanych planami urlopów, zakresami odpowiedzialności i uprawnień); 10) współdziałanie z właściwą komórką organizacyjną urzędu w zakresie zaopatrzenia pracowników w bilety MZK, w tym: a) składanie zamówień na bilety, b) prowadzenie rejestru wydawanych biletów rejestr papierowy; 11) gromadzenie i przekazywanie informacji o zmianach w wymaganiach prawnych realizowanych przez wydział; 12) prowadzenie ewidencji aktualnego stanu mienia komunalnego miasta w zakresie pomników, rzeźb, tablic pamiątkowych, tablic informacyjnych znajdujących się przy pomnikach, oznakowań turystycznych; 13) przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji majątku wydziału; 14) organizowanie spotkań z miejskimi jednostkami organizacyjnymi; 15) udzielanie informacji interesantom o miejscu i sposobie załatwienia spraw w wydziale lub w komórkach organizacyjnych urzędu; 16) koordynowanie w wydziale cząstkowych odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 17) aktualizacja danych wydziału w Biuletynie Informacji Publicznej. 6. Do zadań stanowiska pracy ds. budżetu (SK-I) należy w szczególności: 1) koordynacja planowania, przygotowania i realizacji budżetu miasta w zakresie wydziału i miejskich jednostek organizacyjnych; 2) aktualizacja planów dochodów i wydatków budżetowych wydziału i miejskich jednostek organizacyjnych; 3) prowadzenie spraw związanych z właściwym wydatkowaniem dotacji budżetowej (zgodnie z planem rzeczowo-finansowym); 4) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem środków finansowych miejskim jednostkom organizacyjnym; 5) analiza wydatków poprzez okresowe opracowywanie zaangażowania środków budżetowych; 6) prowadzenie spraw związanych z wykonaniem budżetu przez miejskie jednostki organizacyjne; 7) sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych i zamówień oraz informacji o udzielonych zamówieniach; 8) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem środków finansowych na realizację zadań inwestycyjnych i remontowych miejskim jednostkom organizacyjnym; 9) kontrola i analiza miesięcznych, półrocznych i rocznych sprawozdań z wykonania budżetu miejskich jednostek organizacyjnych; 10) sporządzanie rzeczowego sprawozdania z wykonania budżetu; 11) opracowywanie projektu budżetu zadaniowego planu dochodów i wydatków wydziału; 12) prowadzenie spraw związanych z udzieloną pomocą finansową miejskim jednostkom organizacyjnym; Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 2
13) załatwianie wniosków, interpelacji w zakresie spraw finansowych. 7. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. kultury (SK-II) należy w szczególności: 1) badanie zgodności działalności merytorycznej instytucji kultury z rocznym planem działania; 2) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem stypendiów twórczych i artystycznych oraz nagród kulturalnych miasta; 3) współdziałanie z instytucjami kultury, stowarzyszeniami i związkami twórczymi, fundacjami, twórcami i artystami oraz szkołami wyższymi w dziedzinie rozwoju i promocji kultury; 4) współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie wspierania działań dotyczących kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego poprzez: a) ogłaszanie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych, b) analizowanie i opiniowanie ofert złożonych w ramach konkursu, c) przygotowywanie umów i przekazywanie środków, d) rozliczanie merytoryczne i finansowe zleconych zadań; 5) realizacja budżetu miasta w dziale kultura i ochrona dziedzictwa narodowego poprzez: a) przygotowywanie projektu budżetu miasta, b) przygotowywanie dyspozycji finansowych, c) przygotowywanie sprawozdań z wykonania budżetu miasta, d) uzgadnianie z komórką organizacyjną urzędu właściwą ds. budżetu zaangażowania środków budżetowych; 6) współorganizacja imprez i przedsięwzięć kulturalnych dla mieszkańców miasta; 7) udzielanie pomocy instytucjom kultury i stowarzyszeniom w realizowaniu działań zmierzających do rozwoju kultury w mieście; 8) opieka nad pomnikami i rzeźbami znajdującymi się na terenie miasta oraz dbałość o ich estetyczny wygląd; 9) prowadzenie spraw związanych z budową pomników, rzeźb i tablic pamiątkowych na terenie miasta, w tym współpraca z Radą Do Spraw Realizacji Form Przestrzennych w Zielonej Górze; 10) współpraca z Zielonogórskim Ośrodkiem Kultury w sprawie wydawania Informatora Kulturalnego ; 11) prowadzenie kalendarium wydarzeń kulturalnych w miejskim serwisie internetowym; 12) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji administracyjnych na przeprowadzenie masowych imprez kulturalnych w mieście; 13) przygotowywanie listów gratulacyjnych i innych tekstów okolicznościowych z zakresu zadań wydziału; 14) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi urzędu oraz instytucjami w zakresie organizacji obchodów świąt państwowych, regionalnych, miejskich i innych imprez okolicznościowych; 15) prowadzenie rejestru miejskich instytucji kultury; 16) udzielanie patronatu prezydenta nad najważniejszymi imprezami i uroczystościami związanymi z kulturą i dziedzictwem narodowym; 17) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie kultury; 18) przygotowywanie bieżących informacji do zamieszczenia w miejskim serwisie internetowym, dotyczących wydarzeń kulturalnych. 8. Do zadań wieloosobowego stanowiska pracy ds. upowszechniania kultury fizycznej i sportu (SK-III) należy w szczególności: 1) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie wspierania działań, dotyczących upowszechniania kultury fizycznej i sportu poprzez: a) ogłaszanie konkursów ofert na realizację zadań publicznych, b) analizowanie i opiniowanie ofert złożonych w ramach konkursu, c) przygotowywanie umów i przekazywanie środków, d) rozliczanie wykonania zadań; 2) realizacja budżetu miasta w dziale kultura fizyczna poprzez: a) przygotowywanie projektu budżetu miasta, b) przygotowywanie dyspozycji finansowych, c) przygotowywanie sprawozdań z wykonania budżetu miasta; 3) prowadzenie wykazu wysokości przekazanych środków na realizację zadań dla poszczególnych stowarzyszeń kultury fizycznej; 4) przyjmowanie i ocena rozliczeń finansowych stowarzyszeń, którym udzielono dotację na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej; Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 3
5) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród sportowych zawodnikom, szkoleniowcom i zespołom, osiągającym wysokie wyniki sportowe w międzynarodowym lub krajowym współzawodnictwie sportowym oraz wyróżnień sportowych działaczom zasłużonym w osiąganiu tych wyników i osobom fizycznym wspierającym działalność sportową w mieście; 6) współdziałanie z komórką organizacyjną urzędu właściwą ds. funduszy europejskich w sprawach wykorzystania funduszy europejskich w zakresie kultury fizycznej i sportu; 7) współdziałanie z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wykorzystania bazy sportowej związanej z upowszechnianiem kultury fizycznej i sportu; 8) prowadzenie spraw w zakresie realizacji Miejskiego Programu Współzawodnictwa Sportowego Szkół, programu Lokalny Animator Sportu oraz zajęć nadobowiązkowych i pozalekcyjnych z kultury fizycznej; 9) prowadzenie ewidencji osiągnięć sportowych zawodników z zielonogórskich klubów sportowych; 10) przeprowadzanie kontroli zgodności przebiegu imprezy masowej podwyższonego ryzyka z warunkami określonymi w zezwoleniu; 11) organizowanie spotkań okolicznościowych z działaczami, trenerami i zawodnikami w zakresie sportu; 12) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie kultury fizycznej i sportu. 9. Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. turystyki (SK-IV) należy w szczególności: 1) współpraca z Polsko-Niemieckim Centrum Informacji i Promocji Turystyki w Zielonej Górze w zakresie promocji turystycznej miasta; 2) prowadzenie spraw związanych z systemem oznakowania turystycznego na terenie miasta; 3) przygotowywanie i udział w targach turystycznych promujących miasto w kraju i zagranicą; 4) współpraca z organizacjami pozarządowymi, szkołami, placówkami oświatowymi w zakresie wspierania działań, dotyczących wspierania i rozwoju turystyki; 5) opiniowanie zadań realizowanych przez inne komórki organizacyjne urzędu w zakresie projektów zagospodarowania terenów dla potrzeb turystyki i rekreacji; 6) udział w pracach komitetów organizacyjnych imprez turystycznych promujących miasto; 7) przygotowywanie i współpraca w zakresie programowania i realizacji wydawnictw turystycznych i rekreacyjnych; 8) współdziałanie z komórką organizacyjną urzędu właściwą ds. funduszy europejskich w sprawach wykorzystania funduszy europejskich w zakresie turystyki; 9) opracowywanie kalendarza imprez turystycznych; 10) współdziałanie w zakresie imprez objętych patronatem prezydenta; 11) przygotowywanie i koordynowanie polsko - niemieckich imprez sportowych i wydarzeń młodzieżowych; 12) realizacja budżetu miasta w dziale turystyka poprzez: a) przygotowywanie projektu budżetu miasta, b) przygotowywanie dyspozycji finansowych, c) przygotowywanie sprawozdań z wykonania budżetu miasta; 14) prowadzenie spraw w zakresie wspierania działań, dotyczących turystyki poprzez: a) ogłaszanie konkursów ofert na realizację zadań publicznych, b) analizowanie i opiniowanie ofert złożonych w ramach konkursu, c) przygotowywanie umów, przekazywanie środków, d) rozliczanie wykonanych zadań; 13) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie turystyki; 14) przygotowywanie bieżących informacji do zamieszczenia w miejskim s erwisie internetowym, dotyczących turystyki. 10. Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. organizacji pozarządowych (SK-V) należy w szczególności: 1) koordynacja współpracy z organizacjami pozarządowymi prowadzącymi działalność pożytku publicznego; 2) prowadzenie spraw związanych z działalnością stowarzyszeń mających siedzibę w Zielonej Górze; 3) prowadzenie spraw związanych z działalnością fundacji mającymi siedzibę w Zielonej Górze oraz fundacjami korzystającymi ze środków publicznych i prowadzącymi działalność na obszarze całego kraju w zakresie działalności prowadzonej w mieście; 4) prowadzenie ewidencji stowarzyszeń zwykłych, uczniowskich klubów sportowych i stowarzyszeń kultury fizycznej, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej; Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 4
5) współpraca z Sądem Rejonowym - Krajowym Rejestrem Sądowym w zakresie występowania z wnioskami o: udzielenie upomnienia władzom stowarzyszenia, uchylenia niezgodnej z prawem lub statutem uchwały, nałożenia grzywny w razie niezastosowania się stowarzyszenia do żądań organu nadzorującego, ustanowienia kuratora, rozwiązania stowarzyszenia; 6) koordynacja w zakresie opracowywania i aktualizacji Programu współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi oraz sporządzanie informacji z jego realizacji; 7) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie wspierania działań dotyczących udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej poprzez: a) ogłaszanie konkursów ofert na realizację zadania publicznego; b) analizowanie i opiniowanie ofert złożonych w ramach konkursu; c) przygotowywanie umów i przekazywanie środków; d) rozliczanie wykonania zadań; e) sprawozdawczość dotycząca nieodpłatnej pomocy prawnej; 8) obsługa organizacyjno- administracyjna Zielonogórskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego; 9) udzielanie informacji o przepisach prawnych regulujących zasady dofinansowania organizacji pozarządowych ze środków budżetu miasta; 10) udzielanie wsparcia metodycznego organizacjom pozarządowym; 11) inspirowanie i promowanie nowych rozwiązań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi; 12) organizacja szkoleń dla organizacji pozarządowych; 13) nadzór nad procesem w Systemie Zarządzania Jakością Urzędu Miasta: Zarządzanie Infrastrukturą Społeczną; 14) redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie organizacji pozarządowych; 15) przygotowywanie bieżących informacji do zamieszczenia w miejskim serwisie internetowym, dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi. Rozdział 4 Wspólne zadania pracowników wydziału 11. Do zadań wspólnych pracowników wydziału należy: 1) przestrzeganie terminów realizowanych zadań; 2) przygotowywanie projektów uchwał rady i zarządzeń prezydenta miasta; 3) realizacja zadań wynikających z uchwał rady, zarządzeń, decyzji i poleceń prezydenta; 4) opracowywanie na polecenie przełożonego danych, ankiet, analiz, informacji, sprawozdań; 5) opracowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; 6) przygotowywanie projektów zmian do regulaminu organizacyjnego wydziału oraz kart stanowisk pracy; 7) przestrzeganie zasad polityki jakości w ramach świadczonych usług publicznych; 8) realizacja zadań z zakresu udzielania informacji publicznej, ochrony danych osobowych i przestrzegania tajemnic ustawowo chronionych; 9) obsługa podsystemów informatycznych wspomagających realizację zadań; 10) przygotowywanie korespondencji do wysyłki; 11) sporządzanie metryk dla decyzji administracyjnych; 12) opracowywanie kart usług publicznych w zakresie działania wydziału. Rozdział 5 Zasady zarządzania wydziałem 12. Pracą SK kieruje naczelnik, który bezpośrednio nadzoruje pracę wydziału. 13. Naczelnik wykonuje obowiązki i uprawnienia kierownika komórki organizacyjnej wynikające z regulaminu organizacyjnego oraz innych, odrębnych zarządzeń prezydenta. 14. Do zadań naczelnika należy m.in.: Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 5
1) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz nadzór nad opracowywaniem odpowiedzi przez pracowników; 2) monitorowanie wdrażania nowych przepisów prawnych przez podległych pracowników ; 3) nadzór nad prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi, wydawanie i podpisywanie decyzji; 4) przygotowywanie lub nadzór nad przygotowywanymi przez podległych pracowników projektami aktów prawnych i administracyjnych; 5) przygotowywanie założeń do projektu budżetu i jego zmian w zakresie działania wydziału; 6) prezentowanie właściwemu zastępcy prezydenta propozycji rozwiązań w zakres ie działań korygująco zapobiegawczych z zaleceń i wniosków pokontrolnych w kontroli zewnętrznej i audytów wewnętrznych. 15. 1. Realizując zadania wydziału naczelnik z upoważnienia prezydenta wydaje zaświadczenia, decyzje administracyjne w trybie przepisów: 1) o bezpieczeństwie imprez masowych; 2) o sporcie. 2. Pracownicy SK-II i SK-III posiadają imienne upoważnienia do przeprowadzania kontroli zgodności przebiegu imprezy masowej podwyższonego ryzyka z warunkami określonymi w zezwoleniu. 3. W czasie nieobecności pracownika SK-II lub SK-III kontrola zgodności imprez masowej podwyższonego ryzyka z warunkami określonymi w zezwoleniu przejmuje pracownik wydziału wskazany przez naczelnika. 16. W czasie nieobecności naczelnika jego obowiązki jako kierownika komórki organizacyjnej przejmuje pracownik wydziału wskazany przez naczelnika za zgodą właściwego zastępcy prezydenta, a pisma i decyzje administracyjne podpisuje właściwy zastępca prezydenta. 17. 1. Wykazy aktów prawnych prowadzi pracownik sekretariatu w formie papierowej. 2. Pracownik prowadzący wykaz przesyła informację o zmianach w przepisach prawnych na poszczególne stanowiska pracy i do miejskich jednostek organizacyjnych w formie elektronicznej zgodnie z dekretacją. 3. Informacje o zmianach wymagań prawnych w zakresie działalności wydziału omawiane są na spotkaniach naczelnika z pracownikami. 18.1. Naczelnik analizuje protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne, przekazuje je do zapoznania i realizacji pracownikom oraz nadzoruje ich wdrożenie. 2. Ustalenia kontroli zewnętrznych, audytu i kontroli wewnętrznych omawiane są na spotkaniach z pracownikami wydziału odpowiedzialnymi za realizację kontrolowanego zadania. 3. Pracownicy wydziału przygotowują naczelnikowi wnioski w zakresie rozwiązań i proponowanych działań korygująco - zapobiegawczych, celem usunięcia uchybień kontrolowanego zadania. Rozdział 6 Kontrola zarządcza 19. Elementy realizacji standardów kontroli zarządczej I-go poziomu w zakresie środowiska wewnętrznego, mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji oraz monitorowania i oceny kontroli zarządczej są realizowane: 1) w ramach systemu zarządzania jakością procesu infrastruktury społecznej poprzez koordynację działań komórek organizacyjnych urzędu w ramach współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi oraz tworzeniem standardów tej współpracy; 2) poprzez prowadzenie banku i rejestru organizacji pozarządowych; 3) poprzez rzetelny i efektywny system komunikacji z organizacjami pozarządowymi; 4) poprzez roczny monitoring i ocenę współpracy z organizacjami pozarządowymi; 5) w ramach kontroli wydatków związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi. 20. Elementy realizacji standardów kontroli zarządczej II-go poziomu w zakresie mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji oraz monitorowania i oceny kontroli zarządczej są realizowane poprzez m.in.: 1) bieżący przepływ informacji pomiędzy wydziałem a miejskimi jednostkami organizacyjnymi ; Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 6
2) przekazywanie informacji o najnowszych wymaganiach prawnych oraz innych informacji i danych, służących prawidłowej realizacji przez miejskie jednostki organizacyjne zadań Miasta określonych w statutach tych jednostek oraz zleconych w trybie odrębnych przepisów; 3) planowanie, przygotowanie, prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem środków finansowych w zakresie wydziału i miejskich jednostek organizacyjnych; 4) kontrolę i analizę wykonania budżetu miejskich jednostek organizacyjnych; 5) nadzór nad prawidłowością realizacji przez miejskie jednostki organizacyjne zadań miasta określonych w statutach tych jednostkach oraz zleconych - w trybie odrębnych przepisów; 6) bieżące monitorowanie i ocenianie poszczególnych elementów kontroli zarządczej przez właściwych pracowników wydziału, celem identyfikowania i rozwiązywania problemów. Rozdział 7 Zasady zarządzania dokumentacją w wydziale 21. 1. Korespondencja kierowana do wydziału odbierana jest i przyjmowana przez pracownika SK zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 2. Pracownik SK zobowiązany jest przynajmniej raz dziennie odebrać korespondencję przychodzącą w formie papierowej z kancelarii ogólnej urzędu. 22.1. Korespondencja wpływająca bezpośrednio do wydziału jest rejestrowana w podsystemie informatycznym właściwym ds. obiegu korespondencji i przedkładana naczelnikowi do dekretacji. 2. Jeśli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie informatycznym właściwym ds. obiegu korespondencji, pracownik SK rejestruje pisma i przekazuje na właściwe stanowisko pracy wydziału zgodnie z dekretacją naczelnika. 23. 1. Pracownicy wydziału zakładają sprawy zgodnie z instrukcją kancelaryjną, rejestrują w podsystemie informatycznym właściwym ds. obiegu korespondencji, przygotowują do wysyłki korespondencję w zakresie realizowanych spraw. 2. Wysyłka korespondencji jest realizowana za pośrednictwem kancelarii ogólnej urzędu. 3. Wysyłka korespondencji pocztą elektroniczną realizowana jest samodzielnie przez pracowników ją przygotowujących. 24. Ustala się, że przekazywanie projektów pism do akceptacji naczelnika następuje w postaci papierowej. 25. Przekazywanie spraw zakończonych do archiwum zakładowego dokonują samodzielnie pracownicy wydziału poprzez przygotowywanie dokumentacji i opis teczek aktowych na podstawie sporządzonego spisu zdawczo odbiorczego. 26. Dokumentacją nietworzącą akt sprawy w wydziale są dane zawarte w prowadzonych rejestrach, programach i ewidencjach, w tym: 1) dokumentacja finansowo-księgowa związana z realizacją zadań SK; 2) rejestr zaopatrywania pracowników w bilety MZK rejestr papierowy; 3) rejestr miejskich instytucji kultury (na podstawie odrębnych przepisów); 4) dane w specjalistycznych podsystemach informatycznych właściwych ds. dochodów, wydatków, umów, rejestracji stowarzyszeń. 1) 27. Wyłącznie drogą elektroniczną przesyłane są m.in.: 1) informacje o najnowszych wymaganiach prawnych; 2) informacje, komunikaty dotyczące organizowanych przedsięwzięć kulturalnych i sportowych na terenie miasta; 3) informacje, komunikaty dotyczące bieżącej działalności i funkcjonowania organizacji pozarządowych. Rozdział 8 Przepisy końcowe 28. Do dnia 31 grudnia 2016 r. samodzielne stanowisko pracy ds. turystyki używa dotychczasowego znaku SK-VI. Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 7
29. Traci moc zarządzenie Prezydenta Miasta Zielona Góra nr 26.2013.K z dnia 14 sierpnia 2013r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki z późn. zm. 2). 30. Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki. 31. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 2) Zarządzenie zmienione zarządzeniem nr 33.2013.K z dnia 22 października 2013r. oraz zarządzeniem nr 35.2013.K z dnia 27 listopada 2013r. Regulamin wewnętrzny Wydziału Sportu, Kultury i Turystyki 8